Excel Utilisation de base. Manuel. Microsoft

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1 Microsoft Excel 2010 Utilisation de base Manuel

2 AVERTISSEMENT Microsoft Excel 2010 est une marque déposée de la société Microsoft. Toutes les marques citées dans cet ouvrage sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Cet ouvrage n est pas la documentation officielle de Microsoft Excel 2010 et son contenu n engage pas la société Microsoft. Ce document contient des informations protégées par copyright. La loi du 11 mars 1957 n autorisant aux termes des alinéas 2 et 3 de l article 41, d une part, que les «copies ou reproductions strictement réservées à l usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective», et, d autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d exemple et d illustration, «toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite» (alinéa 1 er de l article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal. Réf : PK0323 Manuel A4 Microsoft Excel 2010 : Utilisation de base Auteur : Philippe MOREAU juillet 2010 Editeur TSoft 10, rue du Colisée Paris Tél. : Fax :

3 Avant-propos Conçu par des pédagogues expérimentés sur Excel, l originalité de cet ouvrage est d être à la fois un guide de formation à l utilisation d Excel 2010 et un manuel de référence complet présentant les bonnes pratiques d utilisation. Ce manuel présente sous forme de fiches pratiques les fonctions de base d Excel 2010 et leur mode d emploi. Ces fiches peuvent être utilisées soit dans une démarche d'apprentissage pas à pas, soit au fur et à mesure de vos besoins, lors de la réalisation de vos propres documents. Une fois les bases du logiciel maîtrisées, vous pourrez également continuer à vous y référer en tant qu'aide-mémoire. Si vous vous êtes déjà aguerri sur une version plus ancienne de Microsoft Excel ou sur un autre logiciel tableur, ces fiches vous aideront à vous approprier rapidement Microsoft Office Excel version Vous trouverez chez le même éditeur Tsoft, un ouvrage d'exercices et de cas pratiques (référence PK0325), qui vous permettra de mettre en pratique les fonctions de base du tableur. La réalisation du parcours complet des exercices et cas pratiques constitue une excellente autoformation et vous prépare à concevoir vos propres applications de manière autonome. Un formateur pourra aussi utiliser ces cas pratiques pour animer une formation aux fonctions de base de Microsoft Excel 2010 : mis à disposition des apprenants, ils permettent à chaque élève de progresser à son rythme et de poser ses questions au formateur sans ralentir la cadence des autres élèves.

4 Conventions typographiques Pour faciliter la compréhension visuelle par le lecteur de l utilisation pratique du logiciel, nous avons adopté les conventions typographiques suivantes : Ruban : les onglets, les groupes, les boutons et les zones qui sont sur le Ruban. Section : noms des sections dans les menus ou dans les dialogues (*). Commande : noms des commandes dans les menus contextuels et des dialogues (*). Saisie : noms de dossier, noms de fichier, texte à saisir. [Commande] : boutons de commandes qui sont dans les dialogues (*). Actions : les actions à réaliser sont précédées d une puce. (*) Dans cet ouvrage, le terme «dialogue» désigne une «boîte de dialogue».

5 TABLE DES MATIÈRES 1. ERGONOMIE EXCEL Lancer Excel... 4 Arrêter Excel ou basculer vers une application... 5 Fenêtre Excel et fenêtres classeur... 6 Barre de formule et barre d état... 8 Le Ruban et les onglets... 9 La barre d outils Accès rapide Les boîtes de dialogue Les menus, les galeries et les commandes Utilisation du clavier Les options Excel Annuler, restaurer, répéter et récupérer Utiliser l Aide GÉRER LES FEUILLES DE CALCUL ET LES CLASSEURS Créer un classeur Ouvrir et fermer un classeur Enregistrer un classeur Options d enregistrement Créer et utiliser des modèles Propriétés et statistiques d un classeur Rechercher un classeur Organiser les feuilles de calcul Gérer l affichage des feuilles METTRE EN PAGE ET IMPRIMER Mise en page Gérer les sauts de page En-tête et pied de page Imprimer SAISIR ET MANIPULER LES DONNÉES Saisir, modifier et effacer des données Sélectionner une cellule Sélectionner une plage de cellules Insérer et supprimer des cellules Tsoft/Eyrolles Excel 2010 : Utilisation de base 1

6 Déplacer et copier des données Rechercher et remplacer CRÉER LES FORMULES Créer des formules Référencer des cellules Formules de liaisons entre feuilles Traitement des erreurs Définir et utiliser des noms Formules et constantes matricielles METTRE EN FORME LES CELLULES Ajuster la largeur des colonnes Ajuster la hauteur des lignes Mettre en forme les caractères Aligner et orienter le contenu des cellules Mettre en forme les nombres Syntaxe des formats personnalisés Bordures des cellules Couleur, motif et texture d arrière-plan Utiliser les thèmes Styles de cellules Reproduire des mises en forme LES FONCTIONS D EXCEL Utiliser les fonctions Fonctions mathématiques Fonctions trigonométriques Fonctions statistiques Fonctions d ingénierie Fonctions financières Fonctions date & heure Fonctions logiques Fonctions d information Fonctions de recherche et matrices Fonctions texte ANNEXE Correspondance avec les commandes Excel INDEX Tsoft/Eyrolles Excel 2010 : Utilisation de base

7 SAISIR ET MANIPULER LES DONNÉES 4 Tsoft/Eyrolles Excel 2010 : Utilisation de base 41

8 SAISIR, MODIFIER ET EFFACER DES DONNÉES SAISIR DES DONNÉES DANS UNE CELLULE Pour saisir une donnée dans une cellule, sélectionnez la cellule et saisissez la donnée, puis validez par ou + ou +, ou une flèche de direction., ou La sélection passe sur la cellule du dessous ( ), la cellule du dessus ( + ) la cellule de droite ( ), la cellule de gauche ( + ), ou sur la cellule voisine dans le sens de la flèche de direction. La touche pour valider est. Vous pouvez changer le sens du déplacement de la sélection après validation par dans les options Excel, rubrique Options Avancées : sous Options d édition, sous la case < Déplacer la sélection après validation> choisissez le sens du déplacement. Saisie d un texte Un texte plus long que la cellule dépasse à l affichage sur les cellules voisines vides. Pour qu un chiffre soit interprété comme un texte, faites-le précéder de l apostrophe : Vous pouvez appuyer sur + pour forcer le passage à la ligne au sein d une cellule. Saisie d un nombre Pour saisir un chiffre négatif, faites-le précéder du signe moins ou mettez-le entre parenthèses. Les séparateurs par défaut des décimales (virgule) et des milliers (espace) peuvent être changés dans le dialogue Options régionales et linguistiques (Panneau de configuration Windows). Si une cellule affiche #### au lieu du nombre, c est que suite à un changement du format du nombre la colonne n est plus assez large pour afficher la valeur. Si vous saisissez un nombre trop grand pour être affiché dans une cellule, Excel l affiche en format scientifique, sous la forme 1,23E+8, qui signifie : 1,23*108, soit Vous pouvez saisir un pourcentage : Excel interprète la saisie de 25% comme 0,25. Vous pouvez saisir une valeur en euro en la faisant suivre de ( +E). Saisie d une date Vous pouvez saisir une date sous la forme 15/8/08 ou , la cellule est automatiquement formatée comme une date. Le contenu de la cellule est en réalité un nombre calculé par Excel. En effet, pour Excel une date est le nombre écoulé depuis 1/1/1900. Pour saisir la date du jour +;, et pour saisir une date du jour qui s actualise à chaque ouverture du classeur saisissez la fonction AUJOURDHUI(). À propos du changement de siècle de l an 2000 : les années saisies sur deux positions de valeur 00 à 29 sont interprétées comme correspondant aux années 2000 à Les années saisies sur deux positions de valeur 30 à 99 sont interprétées comme correspondant aux années 1930 à SAISIR DES DONNÉES DANS UNE PLAGE DE CELLULES Saisir rapidement des valeurs différentes dans les cellules de la plage Sélectionnez la plage de cellules, puis saisissez la valeur de la première cellule et validez par, saisissez la valeur de la deuxième cellule et validez par et ainsi de suite pour toutes les cellules de la plage. La validation sur la dernière cellule de la plage ramène le curseur de cellule sur la première cellule de la plage. Pour enlever la sélection, cliquez sur une cellule en dehors de la plage. Saisir une donnée identique dans toutes les cellules d une plage Sélectionnez la plage de données, saisissez la valeur de la première cellule, validez par + La valeur est entrée dans toutes les cellules de la plage. 42 Tsoft/Eyrolles Excel 2010 : Utilisation de base.

9 SAISIR, MODIFIER ET EFFACER DES DONNÉES Saisir des données identiques dans des cellules correspondantes de plusieurs feuilles Cliquez sur la première feuille, puis maintenez la touche enfoncée et cliquez sur les onglets des autres feuilles dans lesquelles vous voulez saisir les mêmes données, puis Saisissez les données dans les cellules de la première feuille, puis lorsque la saisie est terminée, cliquez droit sur onglet d une feuille sélectionnée, puis sur la commande Dissocier les feuilles. Les données ont été saisies dans les cellules correspondantes des feuilles sélectionnées. Attention : si des données existent déjà dans les cellules correspondantes des autres feuilles, elles sont écrasées par les nouvelles saisies. SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DE TEXTES EN COLONNE Si vous avez saisi des textes dans les cellules successives d une colonne, et que vous commencez à saisir les premiers caractères dans une cellule de la colonne, Excel complète automatiquement dès qu il le peut votre saisie en proposant un des textes déjà saisis dans la colonne. Vous pouvez accepter la proposition par ou continuer la saisie sans vous en préoccuper. Si cette saisie semi-automatique vous gêne, vous pouvez la désactiver dans les options Excel : cliquez sur l onglet Fichier, puis sur Options. Sélectionnez la rubrique Options Avancées et décochez la case < Saisie semi-automatique des valeurs dans les cellules>. Vous pouvez aussi utiliser une liste de choix : Cliquez droit sur une cellule de la colonne, puis cliquez sur la commande contextuelle Liste déroulante de ce choix qui affiche la liste des textes déjà saisis dans la colonne, et sélectionnez dans cette liste le texte voulu à placer dans la cellule. MODIFIER LES DONNÉES D UNE CELLULE Vous pouvez modifier le contenu d une cellule soit dans la barre de formule, soit directement dans la cellule elle-même (modification directe). Pour éditer le contenu de la cellule dans la barre de formule : sélectionnez la cellule, puis appuyez sur F2 ou cliquez dans la barre de formule. Pour éditer le contenu de la cellule directement dans la cellule : double-cliquez dans la cellule. Modifiez le contenu dans la cellule, pour déplacer le point d insertion des caractères utilisez les touches fléchées : / vers la droite/gauche, et pour supprimer les caractères suivant le curseur ou les caractères précédant le curseur. Puis validez par. La modification directe dans la cellule peut être désactivée dans les options Excel : cliquez sur l onglet Fichier, puis sur Options. Sélectionnez la rubrique Options Avancées, et décochez la case < Modification directe>. EFFACER DES DONNÉES Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules dont vous voulez supprimer le contenu, puis : Pour effacer tout le contenu et le format : Onglet Accueil >groupe Edition cliquez sur le bouton Effacer, puis sur Effacer tout pour effacer le contenu et le format. Pour effacer le contenu en conservant le format : tapez sur. Vous pouvez utiliser la poignée de recopie : sélectionnez la plage de cellules à effacer puis, pour effacer tout, maintenez la touche appuyée en faisant glisser la poignée de recopie (carré noir situé au coin inférieur droit de la sélection) vers le haut jusqu à ce que la sélection devienne entièrement grise. Si vous effectuez la même action sans la touche, vous effacez le contenu en conservant le format. Tsoft/Eyrolles Excel 2010 : Utilisation de base 43

10 SÉLECTIONNER UNE CELLULE Pour saisir ou modifier une donnée dans une cellule, vous devez avant tout sélectionner la cellule dans la feuille de calcul. Si la cellule est affichée dans la fenêtre, il suffit de cliquer sur la cellule, vous pouvez aussi utiliser les touches du clavier. Si la cellule n est pas affichée dans la fenêtre, vous aurez à faire défiler la feuille ou atteindre la cellule par son adresse ou son nom. SÉLECTIONNER UNE CELLULE À L AIDE DU CLAVIER Cellule à droite. Cellule de début de ligne. Cellule à gauche., puis Cellule de fin de ligne. Cellule au-dessus. + Première cellule de la feuille. Cellule en dessous. + Dernière cellule de la zone remplie. Fenêtre au-dessus. + Cellule de la feuille précédente. Fenêtre en dessous. + Cellule de la feuille suivante., puis Début colonne en cours., puis Dernière cellule de la colonne. FAIRE DÉFILER LA FEUILLE DANS LA FENÊTRE La partie de la feuille affichée change mais la cellule active n est pas déplacée. Après avoir amené la partie de la feuille voulue dans la fenêtre, cliquez sur la cellule que vous voulez rendre active. Si votre souris dispose d une molette, vous pouvez l utiliser pour faire défiler le contenu de la fenêtre. Défilement vertical par ligne : cliquez sur une des icônes fléchées. Défilement vertical par fenêtre : cliquez au-dessous/dessus du curseur de défilement. Défilement horizontal colonne par colonne : cliquez sur une des icônes fléchées. Défilement horizontal fenêtre par fenêtre : à droite/gauche du curseur de défilement. Défilement continu : faites glisser le curseur de défilement ou. ATTEINDRE UNE CELLULE (OU UNE PLAGE) PAR SON ADRESSE OU SON NOM Avec la commande Atteindre Onglet Accueil>groupe Édition cliquez sur le bouton Rechercher et sélectionner, puis sur Atteindre, ou appuyez sur ou sur +T. Dans la zone <Atteindre>, cliquez sur le nom de la cellule ou de la plage à sélectionner, ou tapez la référence de cellule correspondante dans la zone <Référence>, par exemple, B3 ou B1:B3. Cliquez sur [OK]. Dans la zone <Atteindre>, sont listées les cellules ou plages de cellules sélectionnées avant d utiliser la commande Atteindre, ce qui permet de revenir au point de départ. Avec la zone nom dans la barre de formule Cliquez dans la zone <Nom> à gauche de la barre de formule, puis tapez la référence de la cellule et, ou cliquez sur la flèche de cette zone pour sélectionner un nom de cellule ou de plage à atteindre. 44 Tsoft/Eyrolles Excel 2010 : Utilisation de base

11 SÉLECTIONNER UNE PLAGE DE CELLULES SÉLECTIONNER UN PLAGE DE CELLULES Avant de passer une commande devant s appliquer à une plage de cellules, ou à plusieurs cellules disjointes, il faut les sélectionner. Avec la souris Cliquez dans la cellule du coin supérieur gauche de la plage à sélectionner et faites glisser le pointeur jusqu au coin inférieur droit de la plage, ou Cliquez sur la cellule du coin supérieur gauche de la plage à sélectionner, maintenez la touche appuyée et cliquez sur la cellule du coin inférieur droit de la plage à sélectionner. Avec le clavier Placez le curseur dans la cellule qui se trouve dans le coin supérieur gauche de la plage, appuyez sur : l indicateur Étendre la sélection s affiche dans la barre des tâches. À l aide des touches fléchées, déplacez le curseur jusqu à la fin de la plage à sélectionner. SÉLECTIONNER DES PLAGES DISJOINTES Sélectionnez la première plage à la souris, maintenez appuyée la touche, sélectionnez la seconde plage avec la souris, et ainsi de suite lorsque la dernière plage a été sélectionnée relâchez la touche. Au clavier : sélectionnez la première plage avec la touche F8, puis appuyez sur Maj+F8 l indicateur devient Ajouter à la sélection, déplacez le curseur au début de la deuxième plage, appuyez sur F8, sélectionnez la plage avec les touches de direction, et ainsi de suite lorsque la dernière plage a été sélectionnée appuyez sur F8. SÉLECTIONNER DES LIGNES OU COLONNES ENTIÈRES Pour sélectionner une ligne ou une colonne Cliquez sur le numéro de ligne ou de colonne dans les en-têtes de ligne ou colonne, par exemple sélection de la ligne 1, sélection de la colonne A, ou Cliquez sur une cellule de la ligne ou de la colonne, puis : Appuyez sur + pour sélectionner la colonne. Appuyez sur + pour sélectionner la ligne. Pour sélectionner plusieurs lignes ou colonnes Avec la souris : cliquez sur le numéro de ligne (1,2,3 ) ou de colonne (A,B,C ), puis faites glisser le pointeur (bouton de la souris appuyé) sur les numéros suivants. Au clavier : sélectionnez la première colonne ou la première ligne, appuyez sur, sélectionnez les lignes ou colonnes voisines avec les touches de direction. SÉLECTIONNER LE TABLEAU EN COURS Cliquez dans une cellule du tableau et appuyez sur + +. SÉLECTIONNER TOUTE LA FEUILLE DE CALCUL Cliquez sur la case Sélectionner tout qui se trouve à l intersection des en-têtes de ligne et de colonne de la feuille de calcul, ou appuyez sur + + une ou deux fois ou +A. ÉTENDRE LA SÉLECTION D UNE PLAGE SUR PLUSIEURS FEUILLES La sélection d une plage de cellules peut être étendue à d autres feuilles du classeur : effectuez la sélection, puis maintenez appuyée la touche et cliquez sur les onglets des autres feuilles. ANNULER LA SÉLECTION D UNE PLAGE Appuyez sur direction., ou cliquez sur une cellule quelconque ou appuyez sur une touche de Tsoft/Eyrolles Excel 2010 : Utilisation de base 45

12 INSÉRER ET SUPPRIMER DES CELLULES La structure d un tableau peut être amenée à évoluer. Les commandes suivantes permettent d insérer ou de supprimer des lignes ou des colonnes ou des cellules. Ne confondez pas «supprimer les cellules» qui décale les cellules situées à droite ou au-dessous et «effacer les cellules» qui ne fait que supprimer le contenu des cellules. INSÉRER DES CELLULES, DES LIGNES OU DES COLONNES Avec la poignée de recopie Sélectionnez la plage de cellules située au-dessus ou à gauche de l endroit où vous souhaitez insérer les nouvelles cellules, en maintenant la touche appuyée faites glisser la poignée de recopie (carré noir situé à l un des angles de la sélection) vers le bas ou vers la droite. Il est inséré sous la sélection ou à sa droite autant de cellules que vous en avez sélectionné. Poignée Avec les commandes Sélectionnez la plage de cellules ou les lignes ou colonnes à l emplacement desquels vous souhaitez insérer des cellules vierges, puis Cliquez droit sur la sélection, puis sur la commande contextuelle Insérer ou cliquez sur la flèche du bouton Insérer (Onglet Accueil>groupe Cellules), puis sur Insérer les cellules Si vous n avez pas sélectionné de lignes ou de colonnes entières, un dialogue Insertion de cellule s affiche : Spécifiez si les cellules sélectionnées doivent être décalées vers la droite ou vers le bas sous les cellules vierges insérées, cliquez sur [OK]. SUPPRIMER DES CELLULES Avec la poignée de recopie Sélectionnez la plage de cellules, ou les lignes ou colonnes à supprimer, en maintenant la touche appuyée faites glisser la poignée de recopie (carré noir situé à l un des angles de la sélection) vers le haut ou vers la droite. Il est supprimé dans la sélection autant de cellules que vous en sélectionnez. Avec les commandes Sélectionnez la plage de cellules, les lignes ou les colonnes à supprimer, puis Cliquez droit sur la sélection, puis sur la commande contextuelle Supprimer ou Onglet Accueil>groupe Cellules cliquez sur le bouton Supprimer, puis sur Supprimer les cellules Si vous n avez pas sélectionné de lignes ou de colonnes entières, un dialogue Supprimer s affiche : Spécifiez si les cellules à droite des cellules supprimées doivent être décalées vers la gauche, ou si ce sont les cellules audessous qui doivent être décalées vers haut, cliquez sur [OK]. 46 Tsoft/Eyrolles Excel 2010 : Utilisation de base

13 Vos critiques et suggestions TSOFT fait la mise à jour dès que les lecteurs lui font part de leurs remarques et chaque fois qu une mise à jour est nécessaire. Nous comptons sur vous pour nous faire part de toute correction à effectuer ou de toute amélioration à apporter. Nous y serons attentifs. Vous avez choisi les ouvrages TSOFT pour vous former ou former d autres personnes. Vous êtes donc les premiers concernés pour qu à votre prochaine commande, le guide de formation ait été rectifié si nécessaire ou complété s il le faut. Titre de l ouvrage :... Date d achat ou d entrée en possession de l ouvrage :... Erreurs relevées (notez les pages concernées) Sujets à ajouter (précisez éventuellement le chapitre) Critiques et suggestions M. Mme Mlle... Prénom... Société... Profession... Adresse Code postal... Ville... Pays... A découper ou télécopier et envoyer à : Tsoft Service lecteurs 10 rue du Colisée Paris Fax : lecteur@tsoft.fr Consultez tous nos ouvrages sur le site Web : Tsoft/Eyrolles Excel 2010 : Utilisation de base

14 Réf : PK0323 Manuel A4 Microsoft Excel 2010 : Utilisation de base Auteur : Philippe MOREAU juillet 2010 Tsoft/Eyrolles Excel 2010 : Utilisation de base