Solution de workflow pour la gouvernance des données d entreprise avec Oracle Data Relationship Management - Acheter ou Créer?

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1 Un livre blanc Oracle Mars 2014 Solution de workflow pour la gouvernance des données d entreprise avec Oracle Data Relationship Management - Acheter ou Créer?

2 Note de synthèse Les organisations aspirant à déployer la gouvernance des données d entreprise à l aide d un système de workflow avec Oracle Data Relationship Management (DRM) doivent choisir l une des options suivantes pour gérer l intégration du workflow : 1. Tirer parti d Oracle Data Relationship Governance (DRG), qui utilise le workflow intégré, dans la dernière version DRM. Il s agit d une configuration, et non pas d un modèle de création basé sur du code pour les workflows. (Achat) 2. Intégrer DRM à l aide du service web et d un outil de workflow choisi par le client, par exemple Microsoft SharePoint ou Savvion. (Création). Le développement du workflow offre à l entreprise la possibilité d automatiser complètement le processus, de la demande jusqu à l implémentation de la modification ou la mise à jour dans DRM. Les avantages et les inconvénients de ces deux approches, achat et création, sont exposés cidessous. Au final, tous ces éléments mènent à la conclusion qu il est plus judicieux et plus économique d acheter. Création d un workflow de gouvernance automatisé : avantages et inconvénients. Lorsque les organisations réfléchissent à la création d un workflow, elles éprouvent souvent des difficultés à évaluer le coût total de possession associé au processus de création. En effet, de nombreux facteurs entrent en jeu, notamment le fait que la définition des besoins de la solution de workflow soit plus ou moins précise, que la perception et la compréhension des étapes du workflow soient plus ou moins correctes et que les risques liés aux applications personnalisées soient plus ou moins compris. Les compétences et les capacités des collaborateurs internes nommés pour créer le processus de workflow constituent également un facteur à prendre en compte. Cette section répertorie les avantages et les inconvénients de la création d une solution de workflow personnalisée intégrée à DRM, par rapport à l achat et la configuration d une solution de gouvernance des données d entreprise. Avantages de la création : Le contrôle du workflow est total La réponse est adaptée aux besoins spécifiques de l entreprise Le code logiciel de la solution de workflow appartient à l entreprise Des informations externes peuvent être intégrées dans la conception du workflow Aucune licence supplémentaire n est nécessaire pour la solution de gouvernance des données d entreprise et la maintenance qui lui est associée 2

3 L infrastructure du workflow est conçue selon les préférences Les ressources internes sont utilisées pour prendre en charge la solution de workflow entièrement personnalisée Inconvénients de la création : Le code personnalisé n offre pas de séparation nette entre la logique de présentation et la logique métier, ce qui entrave la possibilité de faire évoluer le système Les modifications sont soumises aux cycles de développement informatique, ce qui entraîne généralement de longs délais La résolution des problèmes peut s avérer lente et onéreuse Le coût des améliorations peut être élevé Le codage et la dépendance à l expertise Java, WDK, API etc. sont importants Les organisations sont chargées de procéder à toutes les mises à niveau et modifications nécessaires pour prendre en charge les modifications de la plateforme, par exemple des modifications liées aux API, à JAVA, etc. Le service informatique est chargé de créer et de gérer l ensemble des nouvelles fonctionnalités et des améliorations Le coût total de possession sur la durée de vie de la solution est beaucoup plus élevé Des licences supplémentaires sont en général nécessaires pour la plateforme servant de base à l exécution Aucune équipe de support n est dédiée pour aider à résoudre les problèmes La formation et le support doivent être personnalisés Le retour sur investissement complet est réalisé moins rapidement Les hiérarchies ne peuvent pas être affichées au format DRM natif Un codage est nécessaire pour permettre l affichage de la hiérarchie Les mises à niveau de logiciel sont dépendantes du calendrier informatique prévoyant des tests et mises à jour du code personnalisé Achat d un workflow de gouvernance automatisé : avantages et inconvénients Lorsqu une organisation choisit d acheter une solution, il lui est beaucoup moins difficile d évaluer le coût total de possession, car cette méthode offre une vision plus claire du temps de développement. L organisation doit néanmoins rester vigilante face à la possible dérive des objectifs lors des processus de conception et d implémentation. En outre, les risques sont minimisés lorsque vous optez pour l achat. En effet, Oracle, votre fournisseur, offre un support dédié et met à votre disposition une équipe de développement pour vous aider avec la solution Oracle Data Relationship Governance (DRG). Oracle propose également des formations. Ainsi, les équipes chargées de la solution DRG en interne peuvent acquérir les compétences nécessaires pour gérer les mises à jour et les améliorations apportées au modèle de workflow. La section répertoriant les avantages et les inconvénients de l achat compare l achat de la solution Oracle Data Relationship Governance (DRG) et la création d une intégration de workflow personnalisée. 3

4 Avantages de l achat : Le temps de développement est beaucoup plus court (pour plus d informations, consultez l étude de cas) Le retour sur investissement est plus rapide Une équipe de développement et de support est dédiée aux solutions DRG et DRM Des ressources d implémentation du réseau Oracle et de partenaires sont disponibles L application préintégrée est complète, profitant des meilleures pratiques liées à l environnement de travail composé de plus de 500 clients et partenaires L installation repose sur une configuration plutôt que sur le codage utilisé dans les solutions personnalisées La formation et le support sont plus facilement disponibles Oracle est responsable des nouvelles fonctionnalités et du support de la future plateforme Le coût total de possession est largement inférieur à l échelle de la durée de vie de la solution Les ressources commerciales sont chargées des modifications, et non les ressources informatiques Le délai de mise en place des nouvelles fonctionnalités et fonctions d un nouveau workflow est très court Les modifications et les mises à jour apportées à la configuration sont simples et répondent à l évolution des besoins de l entreprise Les hiérarchies sont affichées au format DRM natif Des mises à jour et des améliorations sont disponibles auprès d Oracle Les mises à niveau de logiciel ne dépendent pas des tests et de la mise à niveau des solutions de workflow personnalisées Inconvénients de l achat : L investissement dans une licence logicielle initiale est nécessaire et les coûts de maintenance sont continus L intégration avec des sources externes peut s avérer difficile Les informations des sources externes doivent être intégrées à DRM pour être référencées La fonction du workflow est différente des standards de l entreprise Des compromis peuvent s avérer nécessaires au niveau des exigences, afin de s adapter aux limitations des outils. Sinon, une réflexion doit être menée pour concevoir les workflows de manière à ce qu ils soient mieux alignés sur la fonctionnalité DRG fournie La solution peut ne pas tirer pleinement parti de l infrastructure du workflow conçue selon les préférences 4

5 Étude de cas basée sur des projets de workflow DRM En comparant plusieurs anciennes activités d implémentation visant à créer un workflow DRM, plusieurs différences majeures ont été relevées au niveau de la durée des projets, avec un impact direct sur le coût de ces projets. Tous les projets de l exemple ont été exécutés par les services Oracle Consulting et correspondaient à des créations de workflow personnalisées définies par les clients. Les durées correspondent à quatre projets personnalisés commandés par les clients pour des tâches et des fonctions spécifiques. Le diagramme suivant présente les différences de durée pour la création d un workflow simple pour deux dimensions différentes dans le cadre d une intégration de workflow personnalisée DRM (Création) et dans le cadre d une solution DRG (Achat). La différence de durée pour la Dimension 2 est liée à la réutilisation des tâches de la Dimension 1 de la solution Achat, et au code de la Dimension 1 qui est réutilisé dans la solution Création. Les étapes répertoriées dans le diagramme sont les étapes spécifiques à l ajout d un workflow dans un projet et comprennent uniquement le test unitaire des fonctionnalités du workflow. Les workflows de chaque dimension sont conçus pour pouvoir gérer les actions suivantes : ajouter, mettre à jour, déplacer, activer et désactiver les membres. Chacune de ces actions comprend plusieurs tâches de workflow. Étapes de l implémentation Achat (en semaines) Création (en semaines) Installation et configuration de DRM pour l intégration du workflow - 3 Installation du Business Process Manager pour la connexion DRM - 2 Conception DRM 3 8 Création des écrans de workflow client - 20 Dimension Dimension Durée totale de l implémentation 6 55 Étapes de l amélioration Nouvelle dimension du workflow Installation et configuration de DRM pour l intégration du workflow - 2 Installation du Business Process Manager pour la connexion DRM - - Conception DRM 1 4 Création des écrans de workflow client - 4 Dimension 3-8 Durée totale de l amélioration, en semaines 3 18 Maintenance DRM Support pour le middleware Support pour l application du workflow Durée totale de la maintenance, en semaines 1 3 Durée totale du projet Différence entre Création et Achat 8 x plus long Tableau 1 : Durées des implémentations des services Oracle Consulting (1 semaine = 40 heures) 5

6 Achat Création Implémentation Amélioration Maintenance Durée, en jours Figure 1 : Diagramme créé à partir des données du tableau 1 D après l étude de cas ci-dessus, la durée de l intégration d un workflow personnalisée (Création) est huit fois plus longue. Résumé D après l étude de cas et l analyse des avantages et des inconvénients d une création par rapport à un achat, il s avère généralement plus avantageux d acheter une solution (DRG) que de la créer (solution de workflow personnalisée). Dans le cas d une solution Oracle Data Relationship Management, la durée est huit fois plus courte. Achat Création Coût de développement et de déploiement Faible Durée de développement Niveau de personnalisation Élevé Figure 2 : Modèle de personnalisation Par ailleurs, les coûts ultérieurs liés à la maintenance de la solution créée, ainsi que le besoin de procéder à des tests et mises à niveau supplémentaires de la solution créée rendent cette solution encore plus onéreuse. Par conséquent, l achat d une solution de workflow prête à l emploi telle qu Oracle Data Relationship Governance (DRG) permet de limiter les risques, de mieux évaluer le coût total de possession et offre une plateforme stable et configurable. 6

7 Oracle s engage à développer des pratiques et des produits contribuant au respect de l environnement. Solution de workflow pour la gouvernance des données d entreprise avec Oracle Data Relationship Management - Acheter ou Créer? Avril 2014 Auteur : Robert Paramore Collaborateurs : Anne Marie Price, Srujan Peddy, Michael Schramm Oracle Corporation World Headquarters 500 Oracle Parkway Redwood Shores, CA États-Unis Demandes mondiales : Téléphone : Télécopie : Copyright 2014, Oracle et/ou ses filiales. Tous droits réservés. Ce document est uniquement fourni à titre d information et son contenu peut faire l objet de modifications sans préavis. Ce document, malgré tout le soin apporté à sa relecture, peut comporter certaines erreurs, et ne fait l objet d aucune autre garantie ou condition, explicite ou implicite prévue par la loi, notamment les garanties et conditions implicites de qualité marchande ou d adéquation à un usage particulier. Nous déclinons expressément toute garantie en ce qui concerne ce document, et aucune obligation contractuelle n est formulée directement ou indirectement par ce document. Ce document ne peut être reproduit ni transmis sous quelque forme, par quelque moyen (électronique ou mécanique) ou à quelque fin que ce soit, sans notre autorisation écrite préalable. Oracle et Java sont des marques déposées d Oracle et/ou de ses filiales. Tout autre nom mentionné peut correspondre à des marques appartenant à leurs propriétaires respectifs. Intel et Intel Xeon sont des marques commerciales ou déposées d Intel Corporation. Toutes les marques de SPARC sont utilisées sous licence et sont des marques commerciales ou déposées de SPARC International, Inc. AMD, Opteron, le logo AMD et le logo AMD Opteron sont des marques commerciales ou déposées d Advanced Micro Devices. UNIX est une marque déposée de The Open Group oracle.com