Extrait du registre des délibérations du BUREAU de la Communauté de l Agglomération d Annecy

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1 Extrait du registre des délibérations du BUREAU de la Communauté de l Agglomération d Annecy L an deux mil neuf Le treize du mois de mars à huit heures SEANCE du 13 mars 2009 Le BUREAU de la COMMUNAUTE de L AGGLOMERATION d ANNECY, dûment convoqué en séance officielle le 6 mars 2009, s est réuni au siège de la C2A en séance ordinaire sous la présidence de M. Jean-Luc RIGAUT, Président. Nombre de membres en exercice 20 Présents et représentés 18 Délibération Date d affichage Déposée en Préfecture le Étaient présents M. ACCOYER, M. AMOUDRY, M. BERNARD, M. BOSSON, M. BRUYERE, M. DAVIET, M. DELATTRE, M. DESILLE, M. FRANÇOIS, Mme GILLET de THOREY, M. GRIOT, Mme GUICHARD, M. LESIMPLE, Mme METRAL, M. PICCONE, Mme PIMONOW, Mme PROVENT, Vice-Présidents Étaient excusés M. BOUTRY et Mme CAMUSSO, Vice-Présidents M. Michel DELATTRE est désigné en qualité de Secrétaire de séance. OBJET 09 / 67 INDEMNISATION DES DÉPLACEMENTS TEMPORAIRES DES AGENTS DE LA C2A, DES ÉLUS ET DES PERSONNES APPORTANT LEUR CONCOURS A LA COLLECTIVITÉ Les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales et établissements publics sont encadrées par plusieurs textes : le décret n du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales et établissements publics, l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant le taux des indemnités de mission, le décret n du 5 janvier 2007 modifiant le décret n du 19 juillet 2001, l'arrêté du 5 janvier 2007 fixant le montant maximum de l'indemnité forfaitaire prévue à l'article 14 du décret n du 19 juillet Le décret du 5 janvier 2007 apporte des précisions quant au régime applicable dans la Fonction publique territoriale et amène les collectivités à délibérer sur plusieurs points.

2 I Le principe de l'indemnisation Lorsqu'ils se déplacent pour les besoins du service, hors de leur résidence administrative et hors de leur résidence familiale, les agents territoriaux, fonctionnaires et agents non titulaires, stagiaires étudiants, agents de droit privé en contrat d'insertion, apprentis peuvent prétendre à la prise en charge des frais suivants : frais de transport, frais de repas et d'hébergement sous la forme d'indemnités de mission ou d'indemnités de stage. Pour appréhender la prise en charge, il est nécessaire de définir la notion de résidence administrative. Au titre du décret du 3 juillet 2006, constituent "une seule et même commune, la commune et les communes limitrophes desservies par des moyens de transports publics de voyageurs". Il est proposé de dire que le territoire de la commune (résidence administrative) se compose des treize communes de l'agglomération à savoir : Annecy, Annecy le Vieux, Argonay, Chavanod, Cran Gevrier, Epagny, Metz-Tessy, Meythet, Montagny les Lanches, Poisy, Pringy, Quintal, Seynod. Pour le Service de l'eau, le périmètre de la commune regroupe les 13 communes ci-dessus mentionnées auxquelles s'ajoute la commune de Sevrier. Les déplacements effectués par l'agent entre son domicile et son lieu de travail ne donnent lieu à aucun remboursement. Cependant, le décret du 5 janvier 2007 introduit une dérogation pour les agents territoriaux utilisant les moyens de transport en commun entre leur domicile et leur lieu de travail. Les employeurs peuvent prévoir la prise en charge totale ou partielle des titres d'abonnement souscrits par les agents effectuant leurs déplacements au moyen des transports publics. Pour mémoire, ces dispositions ont fait l'objet de deux délibérations : 05/185 du 24 juin 2005 : «Plan de déplacements d'entreprise Participation de la C2A à l'abonnement bus de ses agents»; 07/200 du 8 juin 2007 : «Plan de mobilité employeurs / salariés de la C2A Extension du dispositif aux salariés de la C2A abonnés sur d'autres réseaux».

3 II Frais de transport Prise en charge Le service qui autorise le déplacement doit choisir le moyen de transport le moins cher et, lorsque l'intérêt du service l'exige, le plus adapté à la nature du déplacement. La notion d'intérêt de service peut être appliquée dans les cas de covoiturage, de gain de temps évident, d'absence de transports en commun ou encore de transport de matériels encombrants. Les frais de transport sont calculés à partir de la résidence administrative. Toutefois, l'indemnisation peut être basée sur la résidence familiale de l'agent lorsque le trajet est plus direct, plus économique pour l'agent et la collectivité. 1) Utilisation du véhicule personnel ou autre véhicule à moteur personnel Si le mode normal est l'utilisation des transports en commun, l'utilisation du véhicule personnel peut être autorisée par le service. Dans ce cas, l'agent est indemnisé de ses frais de transport sur la base d'indemnités kilométriques (article 10 décret du 3 juillet 2006). L'agent doit avoir souscrit au préalable une police d'assurance garantissant d'une manière illimitée sa responsabilité au titre de tous les dommages qui seraient causés par l'utilisation de son véhicule à des fins professionnelles. L'agent n'a droit à aucune indemnisation pour les dommages subis à son véhicule. Si l'agent utilise son véhicule personnel, sans justification d'un intérêt pour le service, il sera indemnisé sur la base du tarif de transport public le moins onéreux. Il est proposé que l'agent soit également indemnisé de ses frais d'utilisation de parcs de stationnement, de péage d'autoroute sur présentation des pièces justificatives au seul ordonnateur. 2) Utilisation d'un véhicule de location ou d'un taxi Il est proposé d'autoriser la prise en charge dans les mêmes conditions que l'utilisation du véhicule personnel. Pour l'utilisation du taxi, l'indemnisation est prévue si aucun autre moyen de transport n'est à la disposition de l'agent et après validation du chef de service. 3) Utilisation d'un moyen de transport en commun (bus, métro, train, avion...) L'indemnisation est accordée sur production du titre de transport au seul ordonnateur. Les déplacements en avion sont autorisés lorsque le coût est moins onéreux qu'un autre moyen de transport ou si le chef de service estime qu'il y a un gain de temps indéniable. 4) Présentation à un concours ou à un examen professionnel Sur sa demande, l'agent appelé à se présenter aux épreuves d'admissibilité ou d'admission à un concours ou à un examen professionnel, hors de sa résidence administrative et familiale, peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport. Cette prise en charge est limitée à un aller / retour par année civile.

4 Il est proposé de faire exception à cette limitation dans le cas où l'agent se présente à des épreuves d'admission d'un concours ou lorsque les épreuves d'admissibilité ou d'admission nécessitent plus d'un déplacement. Le remboursement aura lieu sur la base du tarif de transport public le moins onéreux. L'utilisation d'un véhicule de service n'est pas autorisée. L'utilisation du véhicule personnel est autorisée à la seule condition qu'il en résulte une économie pour la collectivité (covoiturage ou encore en l'absence de transports en commun). 5) Actions de formation L'agent peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport selon les mêmes modalités que celles définies au 4. L'agent, engagé sur une formation de plus d'un jour, qui choisit de rentrer à sa résidence familiale tous les soirs, ne pourra pas prétendre au remboursement de plus d'un aller / retour pour cette action. Aucune indemnisation n'est assurée par la collectivité pour les stages effectués auprès du CNFPT qui rembourse directement les agents. A noter que la loi du 12 juillet 1984 relative à la formation des agents territoriaux a été modifiée par la loi n du 19 février L'entrée en vigueur des nouvelles dispositions est subordonnée à la modification des textes réglementaires correspondants. Il sera probablement nécessaire de redéfinir les modalités d'indemnisation des frais engagés à l'occasion de formations. 6) Personnes apportant leur concours à la collectivité ou exerçant leurs fonctions dans le cadre d'une convention entre la C2A et un autre établissement Il est proposé de confirmer la délibération 03/210 du 19 Septembre 2003 : «Ecole nationale de musique et de danse Modalités de rémunération des membres des jurys» et de l'étendre aux intervenants extérieurs apportant leur concours à la C2A. Par ailleurs, les agents amenés à exercer leurs fonctions à la C2A et auprès d'un autre établissement, hors de la commune telle que définie précédemment, dans le cadre d'une convention, bénéficient de la prise en charge de leurs frais de déplacement. Dans ce cadre, l'indemnisation des frais de transport est proposée sur la base du tarif SNCF 2ème classe. 7) Jurys de recrutement C2A Les candidats à un jury de recrutement organisé par la C2A pourront être indemnisés de leurs frais de transport, sur la base d'un trajet SNCF 2ème classe dans le cadre d'un deuxième entretien uniquement. Il convient d'annuler la délibération 93/49 du 10 septembre 1993 : «Remboursement des frais de déplacement au profit des candidats aux concours de recrutement d'agents du district».

5 8) Agents itinérants Les agents ayant des fonctions les amenant à intervenir sur plusieurs sites à l'intérieur de la résidence administrative et ne disposant pas de véhicule de service peuvent bénéficier d'une prise en charge de leurs frais de déplacement dans la limite de l'indemnité forfaitaire de 210. L'attribution se fait sur la base d'un ordre de mission valable douze mois. Un arrêté individuel est remis à chaque agent concerné pour préciser les modalités d'indemnisation. Il convient d'annuler la délibération 03/116 du 16 mai 2003 : «Utilisation des véhicules personnels par les agents pour les besoins du service Remboursement des frais». 9) Aides à domicile Les agents du service d'aide et d'accompagnement à domicile bénéficient d'un dispositif d'indemnisation mensuel particulier pour les frais liés aux déplacements effectués entre chaque intervention : - utilisation du véhicule personnel Nombre de kilomètres réalisés par mois Forfait 1 à 50 kms à 75 kms à 100 kms kms et plus 45 - utilisation d'un autre moyen de transport 10) Elus Temps de travail Forfait 23 h 21,23 28 h 24,84 31,5 h 29,07 35 h 32,30 Dès lors que des indemnités sont versées au titre des fonctions exercées, les élus communautaires ne peuvent pas prétendre à la prise en charge des frais de déplacement qu'ils engagent. De même, les frais, autres que ceux de transport, ne peuvent pas également faire l'objet de remboursement. Toutefois, dans le cadre de l'exécution d'un mandat spécial, soit une opération déterminée de façon précise et excluant les activités courantes, les frais de déplacement, d'hébergement et de repas sont remboursés. L'indemnisation pour les déplacements est effectuée sur la base d'indemnités kilométriques. Quant aux repas et hébergement, le remboursement s'effectue au réel sur présentation de pièces justificatives.

6 Il convient d'annuler la délibération 03/180 du 11 juillet 2003 : «Remboursement des frais de déplacement des élus». III Indemnités de mission Prise en charge Pour prétendre à un remboursement, l'agent doit se trouver en mission (c'est-à-dire lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service) ou en formation (dispensée en cours de carrière, soit la formation continue) hors de sa résidence administrative et familiale. A Frais de repas Il est proposé de maintenir les tranches horaires telles qu'elles étaient définies dans l'ancienne réglementation pour déterminer le droit à l'indemnité de repas. L'agent a droit à une indemnité de repas lorsqu'il se trouve en mission pendant toute la période comprise entre 11 heures et 14 heures pour percevoir le repas du midi et entre 18 heures et 21 heures pour le repas du soir. Si l'agent utilise les transports en commun, un délai forfaitaire d'une demi-heure est pris en compte dans la durée de la mission avant l'heure de départ et après l'heure de retour. Ce délai est porté à une heure en cas d'utilisation du bateau ou de l'avion. La mission est présumée commencer à l'heure de départ de la résidence administrative et finir à l'heure de retour dans cette même résidence. Il est laissé à la discrétion de l'ordonnateur la possibilité de prendre en compte la résidence personnelle de l'agent lorsque cette possibilité a été validée par le service. Il est proposé le remboursement des frais de repas au forfait dans la limite fixée réglementairement à 15,25. B - Frais d'hébergement Il est proposé de maintenir le remboursement des frais d'hébergement au réel sur présentation des justificatifs au seul ordonnateur : dans la limite maximale de 60 fixée réglementairement pour les cinq premières communes françaises du classement INSEE qui sont : Paris, Marseille Aix en Provence, Lyon, Lille, Nice. dans la limite de 45 pour toutes les autres villes de France. Il est proposé de maintenir au réel les frais de mission pour l'étranger ou l'outre mer dans la limite maximale fixée par la réglementation, sur production des pièces justificatives de paiement au seul ordonnateur. Il est proposé d'annuler la délibération 02/144 du 7 Juin 2002 : «Frais de déplacement à l'étranger du personnel Modalités d'indemnisation».

7 C Formation L'agent peut prétendre à des indemnités de mission (repas et hébergement) lorsqu'il se déplace pour suivre une formation dispensée soit dans le cadre de la formation continue, soit dans le cadre de la préparation à un concours. Il est proposé d'appliquer les dispositions communes des agents en mission (indemnisation des frais de repas et d'hébergement). A noter qu'il sera probablement nécessaire de redéfinir les modalités d'indemnisation des frais de mission lorsque les nouvelles dispositions relatives à la formation seront publiées. IV Avances Frais de transport et de mission Des avances peuvent être consenties aux agents qui en font la demande. Le montant est fixé à hauteur de 75 % des sommes présumées dues à la fin du déplacement de l'agent en mission en France ou à l'étranger. Le versement des frais exposés par l'agent, non couverts par l'avance, fera l'objet d'un mandat de régularisation, appuyé des pièces justificatives nécessaires. Si l'avance s'avère supérieure à la dépense réelle justifiée, l'agent sera amené à rembourser l'excédent. En résumé, le Bureau décide de : dire que le territoire de la commune (résidence administrative) est composé des treize communes de l'agglomération d'annecy, étant précisé que pour le service de l'eau, la commune de Sevrier est ajoutée à cette liste. autoriser le versement de l'indemnité forfaitaire aux agents itinérants utilisant fréquemment leur véhicule personnel sur le territoire de la commune (résidence administrative), autoriser la prise en charge d'un aller / retour par année civile des frais de transport pour l'agent appelé à se présenter aux épreuves d'admissibilité ou d'admission d'un concours ou d'un examen professionnel ou plus dans le cas d'épreuves nécessitant plus d'un déplacement, autoriser la prise en charge d'un aller / retour dans le cas où l'agent est appelé à se présenter aux épreuves d'admission d'un concours ou examen professionnel dans la limite d'un concours ou examen professionnel par année civile ou plus, dans le cas d'épreuves prévues sur plusieurs jours, autoriser la prise en charge des frais d'utilisation de parcs de stationnement et de péages d'autoroute ainsi que les frais d'utilisation de taxis ou véhicules de location, autoriser le paiement des frais de transport, sur la base d'un aller / retour SNCF 2ème classe, pour les personnes apportant leur concours à la collectivité ou exerçant des fonctions dans le cadre d'une convention qui le prévoit,

8 autoriser le remboursement d'un aller / retour aux candidats à un jury de recrutement à la C2A amenés à participer à un deuxième entretien, autoriser le remboursement des frais de repas au forfait, dans la limite de la réglementation, autoriser le remboursement des frais d'hébergement au réel, dans la limite de la réglementation, maintenir le dispositif dérogatoire des aides à domicile, autoriser le versement d'avances à hauteur de 75 % des sommes présumées dues à la fin du déplacement de l'agent en mission en France ou à l'étranger, abroger les délibérations suivantes : - 93/49 du 10 Septembre 1993 : «Remboursement des frais de déplacement au profit des candidats aux concours de recrutement» - 03/116 du 16 Mai 2003 : «Utilisation des véhicules personnels» - 03/180 du 11 Juillet 2003 : «Remboursement des frais de déplacements des élus» - 02/144 du 7 Juin 2002 : «Frais de déplacement à l'étranger du personnel». Les dispositions de la présente délibération prendront effet au 1er Avril ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ - AINSI DELIBERE ont signé au registre le Président et les membres présents à la séance, Pour extrait conforme Pour le Président et par délégation, Le Directeur Général, Jean-Claude BELAÏDI.