PhytoActéa vous répond

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1 PhytoActéa vous répond Comment utiliser le gestionnaire d activité (BONS DE COMMANDES)? Conserver vos Bons de commandes ne suffit pas pour gérer votre activité. Combien ai-je fais de commandes clients, quand passer mes propres commandes, quand revoir un client et que lui proposer, devient simple avec le tableur. 1 Mise au point par l un de nos partenaires VDI ex-contrôleur de gestion, cet outil pratique est la clé d une bonne gestion de vos bons de commandes et de votre suivi client. Il offre une bonne visibilité sur vos activités : - Liste des dates de commandes, des noms clients, des villes, des produits commandés par mois en un coup d œil - Sommes des montants des Chiffre d affaires et Gain par mois en bas de page - Suivi des dates d encaissements des paiements (suivi commande) - Suivi des dates de relance clients (suivi client) Pour utiliser le tableur, vous devez télécharger celui-ci sur votre ordinateur et apprendre à le remplir. Grâce aux formules de calcul automatique, vous n aurez qu à remplir les prix et les quantités vendues de vos commandes et le tableur vous donnera les montants, les prix catalogues de vos achats sur l e-boutiques et les gains perçus avec un taux de commissions de 30% brut soit 27% net. Où le trouver : vdi-phytoactea.fr/mon COMPTE/ OUTIL/Gestionnaire d activité (version Excel)

2 Guide d utilisation du tableur En pratique, reportez, le plus simplement possible, les informations de vos bons de commandes dans ce tableau Remplissez rapidement les champs à gauche de la colonne jaune (date, nom, ville) puis, dans la colonne jaune*, les numéros des produits dans COMMANDE (exemple 3 MARINE A = 3L21) le prix public TTC des produits vendus (exemple 3X39,50 pour MARINE-A qui est le prix public conseillé catalogue) et le port de 15 si la commande est inférieure à 150 prix public TTC. A droite de la colonne jaune, seules les colonnes mode de paiement et les 2 colonnes suivi sont à remplir. 2 Pour vous guider, vous avez une page modèle que vous ouvrez en cliquant en bas sur l onglet : JANVIER 2013 (EXEMPLE) Dedans, vous y trouvez 3 lignes de remplies avec des exemples concrets Dans la zone jaune *La zone jaune signifie que vous renseignez des formules de calcul automatique qui donnent des résultats de calcul dans les cellules MONTANT, PRIX ACHAT, GAIN (30% de commission brute, soit 27% de commission nette).

3 Colonne PRIX PUBLIC TTC Remplissez la formule de calcul de la manière suivante au niveau de la barre d outil (pas directement dans la cellule): Remplacez le zéro après le signe égal =0 par le ou les chiffres : - si 1 produit, taper 39,5 - si 2 produits 39,5+26,5 - si 3 fois le même produit 3*39,50 =0 3 Vous remplacez le 0 par le 39,5 Attention, ne supprimer jamais le signe = avant le chiffre 0 ou un autre. Tapez entrée pour valider Sur votre clavier, les additions se font avec le signe + (voir1), les multiplications avec le signe étoile * (voir 2). Précautions : utilisez les virgules (voir3) pour séparer les décimales (pas les points) et ne mettez pas d espace avant ou après les chiffres et les signes ( +, *, parenthèses). Pour valider la formule de calcul taper sur la touche ENTREE (voir4). (1) (2) (4) (3)

4 Quelques exemples pour vous familiariser avec les formules de calcul : =0 Vous remplacez le 0 par tous les signes et chiffres suivants 26,6+26,4 Le + correspond à l addition des deux produits Tous les signes sont sur votre clavier! Tapez entrée pour valider 4 =0 Vous remplacez le 0 par tous les signes et chiffres suivants (3*39,5)+(3*28,8) Les 3 en rouge correspondent aux quantités produits Les * en bleu correspondent à l opération de multiplication Le + correspond à l addition des deux opérations produits Tous les signes sont sur votre clavier! Tapez entrée pour valider Pour ajouter le port Tapez simplement 15 directement dans la cellule ou ne mettez rien si le port est offert (à partir de 150 de commande client TTC)

5 Une fois les prix et port renseignés, les colonnes MONTANT, PRIX ACHAT et GAIN vont se remplir automatiquement. Vous n avez rien à faire d autre. 5 Dans la partie basse du tableur, les sommes des colonnes se font d emblée pour le mois donné. Vos gains sont de 80,30 en 3 commandes Le tableur a 50 lignes, des lignes noires séparent 10 lignes (repère visuel) Nous vous recommandons de garder vos bons de commandes et une trace de votre comptabilité, en cas de contrôles et de réclamations clients. Dans SUIVI COMMANDE et SUIVI CLIENT PAS ENREGISTRER Signifie que votre commande n est pas passée auprès de la plateforme logistique puisque vous ne l avez pas enregistrer. PAYE LE Signifie que vous accordez un délai de paiement à votre client et décidez de la date d enregistrement de son paiement. REVOIR Signifie que votre client a terminé son programme et peu avoir besoin de vos nouveaux conseils

6 Pour les mois suivants, il suffit de copier la feuille et de la renommée. Placer votre curseur sur l onglet du mois en cours, et faire un clic droit(souris). Dans le menu déroulant, choisir déplacer copier, puis dans le 2 ème menu déroulant cocher créer une copie et faireok pour valider. 6 La page créée est une copie de la précédente qu il faut renommée maintenant ; Pour cela, placer le curseur sur le nouvel onglet et faite un clic droit (souris) ; choisir renommée et taper le nouveau mois FEVRIER 12.