Cher Exposant, L équipe d Event See a spécialement conçu pour vous ce dossier afin de faciliter votre
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- Camille Bureau
- il y a 8 ans
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2 Cher Exposant, L équipe d a spécialement conçu pour vous ce dossier afin de faciliter votre participation au Wallonie Equestre Event Vous y trouverez les principales informations relatives à la préparation et l installation de votre stand, les plans détaillés et horaires du salon, les mesures de sécurité à respecter, les détails concernant les assurances et les formulaires à retourner. N hésitez pas à nous contacter, nous sommes à votre disposition pour toute précision. Dans l attente de vous accueillir prochainement, Meilleures salutations, L Equipe Memo : - website : - Facebook page : 1
3 Sommaire 1. L équipe à votre service 3 2. Informations générales 4 a. Accès au WEX 4 b. Planning de l évènement 5 c. Paiement 5 d. Aménagement des stands 5 e. Autres informations pratiques Gardiennage et sécurité 13 a. Mesures et règlement de sécurité 14 b. Sécurité et règlement sur les stands 14 c. Interdictions Assurances Procédures de participation 18 2
4 1. L équipe à votre service L équipe d : Personne de contact Téléphone Adresses Organisateur David Rossomme Responsables Exposants Charlène Defoy Eric Dancot Responsables Logistique Frédéric Deville Gérald Cuvellier Bureau : / Sur place : / Bureau : / Charlène : / Eric : / / / info@eventsee.be charlene@eventsee.be eric@eventsee.be frederic@eventsee.be gerald@eventsee.be Resp. animations et boxes : Tony Colichia Responsable Sabot d Or Isabelle Goos Responsable Jumping Jacques Frasel Responsable technique WEX : Jean Louis Sauvage / colicchia.tony@gmail.com / goosisabelle@gmail.com / ghra@belgacom.net / Jean-louis@wex.be Resp. technique : Léopold Brilot Comptabilité : Anne-Sophie Poncelet / / anne-sophie@eventsee.be 3
5 2. Informations générales a. Accès au WEX : Adresse : Rue des Deux Provinces, 1 B Marche-en-Famenne En voiture : Accès direct par la N4 Namur - Arlon et la N63 Marche Liège Coordonnées GPS : , En train : Accès rapide TGV (Namur ou Liège), liaison train vers les gares de Marloie (5 km) ou Marche (2 km) puis bus (TEC) vers le rond-point du camp militaire. En bus : Ligne 1 ou 15. Voir site : En taxi : Taxi «Verrecas et fils»: (0)475/
6 b. Planning de l évènement : Ouverture des Montage Accueil des Ouverture du portes aux exposants exposants salon au public exposants jeudi 17 avril 9h 19h 9h - 19h Vendredi 18 avril 9h 20h 9h - 19h Samedi 19 avril 9h 9h - 19h 10h 21h* Dimanche 20 avril 9h 9h - 19h 10h 20h Démontage exposants Lundi 21 avril 9h 9h - 18h 10h 18h 18h -21h Mardi 22 avril 9 h - 18h *Nocturne c. Paiement Le paiement de toutes les factures est impératif avant le premier jour de montage, sans quoi les accès nécessaires au montage de votre stand ne vous seront pas délivrés d. Accueil exposants et aménagement des stands Accueil exposants L accueil exposants sera ouvert les jours selon l horaire spécifié ci-dessus. Cet accueil sera situé à l entrée du palais 6. C est à cet endroit que le personnel sera disponible pour répondre à vos questions durant toute la durée du salon. 5
7 Bracelets exposants Les bracelets exposants et autres documents utiles sont à retirer à l accueil situé à l entrée du palais 6 (voir plan à la page précédente), à partir du jeudi 17 avril à 9h. Ceux-ci ne seront remis qu aux exposants en ordre de paiement. Merci de vous munir de la copie de l ordre du virement bancaire. Les bracelets doivent être portés en permanence de façon apparente pendant toute la durée du salon (hors montage et démontage). Pour éviter d être bloqué à l entrée, il est important de distribuer vos bracelets au personnel préposé au stand ou de nous prévenir de l arrivée «tardive» de l un de vos collaborateurs afin que nous gardions son bracelet à l accueil. Cartes d invitation Il est possible d acheter des cartes d invitation pour votre clientèle et votre entourage à 50% du tarif visiteur. Pour ce faire, veuillez passer votre commande par mail via notre site internet ou via le responsable en charge de votre dossier maximum 10 jours avant le salon. Les cartes d invitation sont à retirer à l accueil administratif situé à l entrée du palais 6, à partir de jeudi 17 avril à 9h, en même temps que vos bracelets. Elles ne sont envoyées que sur demande, avec participation aux frais d envoi. Montage et démontage Avant le montage, chaque exposant doit impérativement se présenter à l accueil exposants situé à l entrée du palais 6 afin de recevoir ses bracelets et, pour les rares exposants qui ne sont pas encore en ordre de paiement, de solder leur dû. Nous vous rappelons qu un exposant qui n est pas en ordre de paiement ne sera pas autorisé à exposer lors de l évènement. 6
8 Le montage et le démontage se feront pendant les périodes précisées dans le tableau au point 2.B. Attention : - L accès est interdit aux véhicules dans les halls - Pour des raisons de sécurité, les véhicules doivent être garés à minimum 3 mètres du bardage (mur) - Les véhicules ou remorques exposés et les structures plus importantes sont priés d arriver le jeudi matin entre 9h et 11h afin de faciliter leur installation. - Nous vous prions de ne pas stationner devant les portes des halls pour faciliter l accès à chacun. Une fois le déchargement/chargement terminé, vous serez prié de déplacer votre véhicule afin d éviter de perturber le montage des autres exposants. - Nous vous rappelons que le démontage des stands n est pas autorisé avant la fermeture officielle du salon, soit le lundi 21 avril à 18h Chaque exposant est responsable du transport de son matériel, de la réception et de la réexpédition de ses colis. La société organisatrice se décharge de toute responsabilité en cas de vol, de perte ou de détérioration de marchandises entreposées. Accès pour le montage/démontage : 7
9 Formules d aménagement des stands Espace sol nu : -Traçage et délimitation standard de la surface du stand par nos soins - Tapis obligatoire par vos soins Stand clé sur porte : -Traçage et délimitation de la surface du stand -Cloison de mitoyenneté (Hauteur: 2,50 m) -Tapis gris -Rail de 2 spots de 100W par 9m² -Boitier Mono 20 ampères Du matériel peut également être loué auprès d. Votre demande devra être spécifiée dans le formulaire d inscription sur le site internet ou auprès du responsable exposants en cas d ajout de dernière minute. Pour rappel, il est interdit de clouer, agrafer, visser, coller, percer, sceller, découper ou peindre sur les sols, parois et piliers des halls ou cloisons. Liste des biens et services disponibles sur place : Electricité Chaque exposant dispose d une quantité d électricité «de base» de 4000W. Si vous avez besoin d une quantité supérieure, vous êtes prié d en informer l organisation. Pour des raisons de sécurité, chaque branchement électrique fourni par le WEX ne pourra alimenter qu un seul stand. 8
10 Tapis La pose d un tapis est obligatoire pour tous. Les exposants ayant réservé un espace sol nu peuvent commander du tapis via notre site, dans le formulaire exposant. La couleur du tapis sera grise. La formule de stand clé sur porte comporte automatiquement un tapis. Nettoyage Il est possible de réserver une prestation nettoyage du stand via le site internet dans le formulaire exposant. La prestation comprend : - la remise en état de votre stand la veille de l ouverture (évacuation des déchets de montage et aspiration du tapis) - le nettoyage quotidien (effectué la nuit : aspiration du sol, vidage des poubelles, remise d un nouveau sac poubelle). Par ailleurs, deux containers sont à votre disposition tout au long du salon pour évacuer vos déchets. Vous êtes prié de respecter la propreté du site. Internet L accès à internet est gratuit pendant 4 heures. Pour vous connectez, vous devez encoder votre adresse . 9
11 Electricité sur les stands Chaque stand est desservi à partir du réseau des tableaux, coffrets de branchement ou armoires électriques de l établissement (installations fixes et semi-permanentes). Un coffret protégé dans sa partie supérieure est mis à disposition de chaque stand ou exposant. Il est rigoureusement interdit de faire sauter le plombage de ce coffret. Le coffret doit à tout moment rester accessible au personnel agréé du WEX, mais demeurer hors de portée immédiate du public. Si vous rencontrez des problèmes durant le montage du stand, faites appel au responsable technique sur place. Les installations électriques particulières des stands, notamment l éclairage, doivent être réalisées, sous la responsabilité des exposants, par des personnes particulièrement averties des risques de la manifestation et possédant les connaissances leur permettant de concevoir et de faire exécuter les travaux en conformité avec la réglementation. Pendant la période de mise sous-tension, une surveillance permanente est mise en place par du personnel qualifié et connaissant les installations. Concernant votre raccordement électrique de 220v, un adaptateur CEE sera disponible sur simple demande à l accueil exposants moyennant une caution de
12 e. Autres informations pratiques Parking exposants Le parking exposant est gratuit. Il n est pas surveillé, seul l accès est contrôlé. Pour accéder à ce parking, vous devez vous rendre à l accueil exposants (voir «secrétariat» plan cidessous) pour recevoir votre pass «parking exposants». Celui-ci vous donnera l accès au parking et doit être déposé sur le tableau de bord de votre véhicule de manière visible afin faciliter la vérification. Le stationnement a lieu aux risques et périls des propriétaires des véhicules. Horeca Bar Palais 3 ; palais 4 ; palais 6 Brasserie Palais 3 ; palais 6 (le long des pistes) Tex-Mex Palais 5 (H10, H12) 11
13 Friterie (près de la sortie publique) Drink exposant Quand? Le samedi 19 avril 2014 entre 21h et 22h Où? Dans le hall du palais 3 (voir plan ci-dessus) Qui? Les exposants et les éleveurs Comment? Vous recevrez, dès votre arrivée au salon, une enveloppe avec les documents utiles pour exposer ainsi que les tickets boissons. Remarque : Vous aurez également la possibilité d assister au Cabaret Equestre qui se déroulera au même moment. 12
14 Hôtellerie Pour de plus amples informations sur les services hôteliers des environs, veuillez vous adresser à la Maison du Tourisme de Marche et de Nassogne au (0) ou via l adresse mail infotourisme@marche.be 3. Gardiennage et sécurité prend en charge le gardiennage de l événement dans les meilleures conditions mais il s agit là d une obligation de moyen et non de résultat. Il appartient donc à chaque exposant de surveiller son stand pendant les heures d ouverture au public. Quelques conseils : - Respecter les horaires d ouverture aux exposants et ne pas laisser les stands sans surveillance durant l ouverture du salon - Ne laisser aucun objet de valeur sur les stands en dehors des heures d ouverture - A la fermeture, recouvrir votre stand d un filet ou d une bâche, ou fermer l accès au stand - Planning gardiennage de nuit : Nuit du vendredi 18/04 au samedi 19/04-20h 8h Nuit du samedi 19/04 au dimanche 20/04-21h 8h Nuit du dimanche 20/04 au lundi 21/04-21h 8h Nuit du lundi 21/04 au mardi 22/04-20h 8h 13
15 a. Mesures et règlement de sécurité Par la signature de la demande de participation, l exposant s est engagé à respecter toutes les clauses du présent cahier ainsi que celles du règlement général inhérent au salon, dont il conserve un double dans son dossier. Toute infraction aux dispositions du règlement éditées dans ce cahier ou auxquelles il se réfère, peut entraîner l exclusion immédiate de toute personne ou de toute société exposante contrevenante et ce, à la seule volonté de l organisateur du salon. Il en est ainsi en particulier pour le défaut d assurance, la non-conformité de l agencement, non-respect des règles de sécurité et de «l échéancier des règlements», la non-occupation des stands, etc. L Equipe dispose à cet égard d un droit de rétention sur les articles exposés et les éléments de mobilier ou décoratifs appartenant à la société exposante. En cas de contestation, le tribunal de Commerce de Dinant est seul compétent, le texte du présent règlement en français en faisant foi. b. Sécurité et règlement sur les stands Pour toute installation électrique, de sonorisation, de pont lumière, d infrastructure aérienne, d estrade, de gradins et quel que soit leur mode de montage, d accrochage ou de fixation, il impératif que : - L exposant fasse une demande d autorisation préalable à - L installation fasse l objet d un contrôle de l organisme ou d un technicien agréé avant l ouverture au public - L exposant fournisse une attestation de vérification au chargé de sécurité 14
16 Il est interdit de percer, sceller, découper ou de peindre sur les sols, parois et piliers des halls. Les exposants sont responsables des dommages qu ils pourraient occasionner aux cloisons de stands et aux bâtiments lors du montage ou du démontage de leur stand. Ils ne doivent en aucun cas faire obstacle au bon fonctionnement des installations de sécurité incendie (extincteurs, commande de désenfumage), ni à la circulation des personnes. Il est impératif d utiliser un double face ou collant spécifique pour placer votre tapis ou tout autre élément au sol. Ce-dernier devra être non-traçant. Un état des lieux sera réalisé en fin de salon et, au cas ou cette mesure n aurait pas été respectée, les frais de nettoyage seront attribués à l exposant. Le matériel exposé ne doit dépasser ni la hauteur des cloisons des stands, ni la surface louée. Tous les matériaux utilisés pour l aménagement et la décoration doivent impérativement présenter les caractéristiques conformes aux normes données par le règlement de sécurité. L emploi d enseignes ou panneaux publicitaires en lettres blanches sur fond vert est interdit, ces couleurs étant exclusivement réservées à l indication des sorties et sorties de secours. Les organes en mouvement, les surfaces chaudes, les pointes et les tranchants doivent être, soit protégés par un écran rigide, soit placés en retrait d au moins un mètre des allées. Les sécurités hydrauliques des engins présentés en position haute statique doivent être complétées par un dispositif mécanique s opposant aux repliements intempestifs. 15
17 Tous les matériaux présentés doivent être correctement stabilisés pour éviter tout risque de renversement. Les aménagements de stand doivent être achevés lors du passage de la Commission de sécurité, une heure avant l ouverture des portes au public. Sur chaque stand, l exposant ou son représentant doit être présent lors de ce contrôle. Il doit être en mesure de fournir les procès verbaux et réaction au feu (en cours de validité) de tous les matériaux utilisés. et le WEX déclinent toute responsabilité en cas de fermeture d un stand ordonnée par la Commission de sécurité pour inobservation des règlements. Le chargé de sécurité doit veiller au respect des mesures de sécurité décrites dans le présent document. En matière de sécurité incendie, il est votre interlocuteur unique. Vis-à-vis des exposants, le chargé de sécurité a pour mission : - de renseigner et conseiller les exposants sur les dispositions techniques de sécurité à prendre pour leurs aménagements - d examiner les déclarations et demandes d autorisation des machines de fonctionnement et de détenir la liste des stands dans lesquels se situent ces machines - de contrôler, dès le début du montage des stands et jusqu à la fin de l ouverture au public, l application des mesures de sécurité - de s assurer que les équipements de sécurité de l établissement ne soient pas neutralisés par les installations de la manifestation en cours Tous les éléments de ce type, quel que soit leur mode de montage, d accrochage ou de fixation, doivent obligatoirement faire l objet d un contrôle par un organisme ou une personne agréée avant l ouverture au public. Pour les ponts lumières autoportés, 16
18 seule une vérification électrique par un organisme agréé doit être faite après le montage. Pour les ponts lumières suspendus, une vérification électrique et de solidité doit être faite après le montage. c. Interdictions Sont rigoureusement interdits dans l enceinte du WEX : - L emploi de liquide inflammable - La distribution d échantillons ou produits contenant un gaz inflammable - Les ballons gonflés avec un gaz inflammable ou toxique - Les ballons gonflés avec un gaz plus léger que l air, quelle qu en soit sa nature - Les articles en celluloïd - Les artifices pyrotechniques et explosifs - La présence d oxyde d éthylène, de sulfure, de carbone, d éther sulfurique et d acétone 17
19 4. Assurances ne propose pas d assurance aux exposants. Chaque exposant doit donc prendre ses dispositions pour assurer son stand et son contenu. Obligations à respecter par l exposant : - Les biens assurés doivent demeurer sous surveillance permanente de l exposant ou de ses préposés y compris pendant les heures de montage et de démontage. La nuit, un gardiennage professionnel est mis en place par l organisateur. - Les écrans plats ainsi que les ordinateurs doivent, pendant les heures d ouverture de la manifestation, être fixés au stand par des filins de sécurité ou protégés par un système antivol ; pendant les heures de fermeture (au public et/ou professionnels), ils doivent être entreposés dans un meuble ou un local fermé à clé. - Les vêtements en fourrure, cuir ou en peau doivent être exposés enchaînés ou fixés avec un système antivol. 5. Procédures pour participer Récapitulatif des procédures pour participer au Wallonie Equestre Event : - Remplir l inscription en ligne sur le site dans l onglet «Exposant» puis «Devenir exposant» avec le mot de passe wee Payer un premier acompte de 30% du total de votre facture dans les 15 jours après réception de la facture et finaliser le paiement du stand à la date limite indiquée sur votre facture. 18
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