Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox (contrôleur USA)?

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1 Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox (contrôleur USA)? Cette procédure s applique pour tous les nouveaux modèles xerox avec contrôleur USA : WorkCentre 232/238/245/255/265/275 WorkCentre 5632/5638/5645/5655/5665/5675 WorkCentre 7655/7665 ColorQube 9201/9202/9203 Tous les modèles récents Il se peut que les illustrations ou les thèmes utilisés dans ce document soient quelque peut différents de votre modèle de machine. 1. Activer la comptabilisation Pour la configuration de la comptabilisation sur votre appareil, il faut accéder au WebTools de votre appareil. Pour cela, tapez l adresse IP de votre Xerox (si vous ne la connaissez pas, vous pouvez la retrouver en imprimant un relevé de configuration depuis la machine) dans un WebBrowser (Internet Explorer, FireFox, ). a. Cliquez sur l onglet «Propriétés», puis saisissez l accès administrateur de votre machine, puis sélectionnez «Connexion» Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 1 sur 17

2 Les accès administrateur par défaut sont : User : admin Password : 1111 b. Dans l arborescence de gauche, sélectionnez «Comptabilité». Cliquez ensuite sur «Activer la comptabilité» pour verrouiller l accès libre sur la machine. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 2 sur 17

3 2. Gérer la comptabilisation Dans la partie comptabilisation, il existe 3 notions : 1. Utilisateurs ( Gestion de la comptabilité ) Propre à un utilisateur, permet l authentification sur la machine en mode copie, impression, fax et/ou la numérisation 2. Compte groupe ( 1 obligatoire ) Permet de grouper des comptes utilisateurs pour faire une statistique au moment du relevé et n ont donc aucune notion de contrôle d authentification. Par exemple, un utilisateur peut faire parti du groupe «administration» et «comptabilité». Au moment de son authentification sur la machine pour faire une copie, il pourra préciser dans quel groupe comptabiliser la copie. La copie est toujours comptabilisée sur le compte personnel de l utilisateur, et incrémenté dans le compte groupe. 3. Compte généraux ( facultatif ) A la différence des comptes groupes, les compte généraux ont une notion de contrôle de coûts, sans comptabiliser dans le compte personnel de l utilisateur. Par exemple, un utilisateur peut faire parti du compte général «Commun». Au moment de son authentification sur la machine, il pourra préciser dans quel compte général (s il y est autorisé) comptabiliser la copie. La copie est ensuite comptabilisée UNIQUEMENT sur le compte général choisi, et non sur le compte personnel de l utilisateur. 3. Créer un compte groupe ( 1 obligatoire ) a. Cliquez sur «Compte de groupe» b. Entrez un ID de Compte, indiquez le nom du groupe, puis cliquez sur le bouton «Ajouter un compte» Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 3 sur 17

4 4. Créer/Gérer les utilisateurs a. Allez sous «Gestion de la comptabilité» b. Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur «Ajouter un nouvel utilisateur» c. Indiquez l ID utilisateur (de préférence un numéro), puis le nom de l utilisateur concerné. Vous pouvez ensuite définir des quotas d utilisation à cet utilisateur. Cliquez ensuite sur «Appliquez» pour valider la création du compte. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 4 sur 17

5 d. Après avoir valider la création du compte, vous pouvez définir (si nécessaire) dans quel groupe et/ou compte général votre utilisateur appartient. e. Cliquez ensuite sur «Gestion de la comptabilité» pour revenir sur l écran principal. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 5 sur 17

6 f. Vous pouvez ensuite à tout moment venir gérer vos utilisateurs en cliquant sur «limite et accès»: i. Remettre ses compteurs à zéro ii. Gérer ses quotas iii. Changer les comptes groupes et/ou généraux dans lesquels il appartient iv. Changer le nom de l utilisateur g. Si vous souhaitez supprimer un utilisateur, cochez le, puis cliquez sur «Supprimer les éléments sélectionnées» Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 6 sur 17

7 5. Sauvegarder/cloner vos paramètres Afin d éviter de perdre votre configuration des comptes, nous vous conseillons de faire une sauvegarde de votre comptabilisation après création ou modification de vos comptes utilisateurs. Par exemple, si le contrôleur réseau de votre appareil subit un disfonctionnement et qu un technicien doivent le réinitialiser, vous perdrez tous les utilisateurs que vous avez entré dans la machine. Le clonage, en plus de service de fichier de sauvegarde, permet également de répliquez votre paramètres sur un modèle équivalent. Il vous évite ainsi de devoir entrer à nouveau tous vos comptes sur une autre machine de votre réseau. a. Dans «Configuration générale», allez sous «clonage» b. Cochez ensuite les éléments que vous souhaitez inclure dans le fichier de clonage. Dans notre cas, celui qui nous intéresse est «Comptabilité». Cliquez ensuite sur Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 7 sur 17

8 «cloner» pour créer le fichier de clonage. c. Après quelques secondes, le fichier de clonage est prêt à être enregistré. Faites un clic droit sur le fichier et «Enregistrer la cible sous». Sauvegardez le fichier dans un endroit sur, par exemple sur votre serveur. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 8 sur 17

9 d. Si vous êtes amené à devoir utiliser le fichier de clonage, il vous suffit ensuite de pointer sur votre fichier et de l installer. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 9 sur 17

10 6. Générer un rapport et remettre le compte de tous les utilisateurs à zéro a. Cliquez sur «Rapport et réinitialisation» b. Cliquez sur «Générer» un rapport pour créer un fichier de l état actuel des utilisations. Pensez toujours à contrôler que vous avez bien générer le rapport à la date du jour avant de télécharger le fichier. c. Faites ensuite un clic droit sur le lien, puis demander «Enregistrer la cible sous». Enregistrer ensuite le fichier par exemple sur bureau. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 10 sur 17

11 d. Ouvrez tout d abord Excel. Dans les menus, demandez d importer un fichier de donnée Version Excel 2007 Version Excel Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 11 sur 17

12 e. Pointez ensuite sur le fichier télécharger précédemment, puis cliquez sur «importer» f. Indiquez que votre fichier est délimité, puis cliquez sur «suivant» Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 12 sur 17

13 g. Comme séparateurs, vous devez sélectionnez «Virgule», puis cliquez sur «terminer» h. Terminer l importation en cliquant sur «OK» i. Voici maintenant votre relevé prêt à être consulté. Vous avez ensuite la possibilité de l imprimer, le sauvegarder et de formater l apparence à votre convenance. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 13 sur 17

14 j. Une fois le relevé fait, il ne reste plus qu à remettre les compteurs d utilisations de chaque utilisateur et compte groupe à zéro. Pour ce faire, retournez sur l interface web et cliquez sur le bouton «Réinitialiser les données d utilisation» Attention de ne pas cliquez sur «Rétablir les valeurs par défaut», car cette fonction vous effacera tous les comptes. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 14 sur 17

15 7. Activez le contrôle pour l impression dans le pilote de l imprimante Une fois que la comptabilisation est activé sur la machine, le mode copie, impression, fax et numérisation sont bloqué. Lorsque vous souhaitez faire une copie, un fax ou une numérisation depuis la machine, un écran vous demandera de saisir votre ID utilisateur afin de vous authentifier. Pour l impression, il faut tout d abord indiqué que la comptabilisation est activé pour envoyer les informations ID utilisateur. a. Dans les imprimantes et télécopieur Windows, faites un clic droit sur l imprimante xerox et cliquez sur «propriétés». Dans la page qui s affiche, allez sous l onglet «Configuration», puis cliquez sur «Comptabilisation» b. Dans la liste «Système de comptabilisation», sélectionnez «Comptabilisation standard Xerox ou Auditron». Vous avez ensuite 2 choix : Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 15 sur 17

16 i. Toujours demander un invite de comptabilisation : Un pop up apparaîtra à chaque fois que vous imprimerez un document vous demandant de saisir votre code. Par exemple, si vous êtes une fiduciaire et qu à chaque impression vous voulez saisir le numéro de client concerné par l impression. ii. Ne pas demander d invite de comptabilisation : Vous utilisez toujours le même code pour l impression et vous ne souhaitez pas avoir de pop up à chaque impression. Par exemple, depuis le poste du secrétariat, on utilisera toujours le même compte utilisateur. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 16 sur 17

17 Si votre entrer votre code utilisateur faux ou si vous n en entrer aucun, la machine fera un bip d erreur et imprimera un relevé d erreur. Support Axius Comment configurer/gérer la comptabilisation standard xerox? Page 17 sur 17