Métrika - IDB. Production et commercialisation des débités.

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1 Métrika - IDB METRIKA SCIERIE Production et commercialisation des débités.

2 Métrika - IDB METRIKA SCIERIE Module I Production de débités Production et commercialisation des débités 2

3 Métrika Scierie - Production est une application Windows, qui automatise la chaîne de procédures fonctionnelles relatives à la production des débités, depuis la réception des ordres de débit et les entrées parc scierie des grumes, jusqu à la confection et l acheminement des colis correspondants aux commandes enregistrées. Cet outil intègre (entre autres) toute la chaîne de procédures relatives, d une part, aux opérations de tronçonnage (transformation en billons des grumes), des entrées/sorties séchoirs et de roulage, et d autre part, aux opérations de confection et d expédition des débités (en fonction du mode transport : navire, trains, camions) pour une destination finale. Métrika Scierie - Production intègre (entre autres) les fonctionnalités suivantes : Entrées parc scierie et ordres de débit : Il s agit de la réception d une part, des ordres de débit en provenance de l unité de commercialisation, et d autre part, des grumes pour tronçonnage (transformation en billons). Les documents de référence pour cette opération sont : l ordre de débit, la liste des grumes en provenance de l exploitation et le bon d entrée parc scierie. Tronçonnage des grumes : Il s agit de sectionner les grumes (entrées dans le parc scierie) en billons. Le document de référence pour cette opération est la feuille de tronçonnage. Production des débités : Elle concerne la production des débités et la confection des colis conformes aux ordres de débit reçus. Les documents de référence pour cette opération sont : la fiche de cubage, la feuille de production, l ordre de débit, et le récapitulatif de production journalière. Les règles d application sont : les numéros des colis produits sont successifs - un colis peut avoir une longueur fixe ou variable, et figurer sur une ou plusieurs lignes. Entrées/Sorties séchoirs : Il s agit d envoyer au séchoir les colis devant respecter un taux d humidité donné. La sortie consiste à retirer du séchoir les colis déjà séchés. Gestion des refactions et des mises au rebut : elle concerne d une part, la reconfection des colis détruits dans le séchoir, et d autre part, la mise au rebut des grumes arrivées sur le parc scierie sous forme de billons. Roulage : Il s agit de l évacuation des débités. Configuration conseillée Matériel : Serveur NT 32Mo RAM Clients: PC Pentium 8Mo RAM 20 Mo d espace disque Système d exploitation : Windows 95 ou suivant, Windows NT Production et commercialisation des débités 3

4 Sécurité et configuration Comme tous les logiciels de la suite forestière de Métrika, Métrika-Scierie Production peut être utilisé par plusieurs opérateurs de saisie et offre à cet effet un module complet d administration et de gestion de la sécurité. Entrées parc scierie et ordres de débit La réception des grumes au niveau du parc scierie n est que la résultante de la commande des grumes faites par le directeur de l usine auprès du Directeur de l exploitation forestière. Lorsque les grumes commandées sont livrées au parc de la scierie, le pointeur de l usine se charge de les réceptionner. La procédure de réception des grumes est valable quelque soit la provenance de ces grumes. Pour Importer les billes de manière automatique de l exploitation, le directeur de l usine va ouvrir le menu fichier de l application puis sélectionner l option Importer de Grumes ou de Exploitation suivant la source de données ou protocole de communication inter application existant. Les ordres de débits transférés par le responsable commercial doivent faire l objet d une importation au niveau de l application Scierie Usinage. Pour le faire, l utilisateur principal doit passer par les étapes suivantes : I. Aller dans le menu Fichier ; II. Sélectionner l option Importer La fenêtre de dialogue s affiche et donne la possibilité d importer les données de trois différentes plates-formes. Il doit sélectionner l option Importer de Commercial Scierie pour avoir les nouvelles données concernant les ordres de débit.. Production et commercialisation des débités 4

5 Tronçonnage des grumes Toutes les grumes réceptionnées par la scierie doivent être tronçonnées en billons tout en respectant les longueurs des spécifications des ordres de débit. Pour obtenir les grumes à tronçonner, il doit ouvrir le menu Gestion et sélectionner l option Tronçonnage. La fenêtre affiche sur la grille de gauche toutes les grumes réceptionnées et non encore tronçonnées. Les critères de filtre se trouvant à l intérieur de la grille permettent d obtenir des grumes qui respectent les critères choisis. Le directeur de l usine peut rechercher une bille donnée par insertion du numéro de la bille. Production et commercialisation des débités 5

6 Métrika - IDB METRIKA SCIERIE Module II Gestion Commerciale des débités Production et commercialisation des débités 6

7 Métrika Scierie - Commercial est une application Windows, qui automatise la chaîne de procédures fonctionnelles relatives à la commercialisation des débités, depuis le traitement des commandes (locales ou à l export), jusqu à l expédition des colis associés aux commandes. Cet outil intègre (entre autres) toute la chaîne de procédures relatives d une part aux opérations de transit (dans le cas des ventes à l export), et d autre part, aux opérations d expédition des débités (en fonction du mode d expédition : navire, trains, camions) pour une destination finale. Métrika Scierie - Commercial intègre (entre autres) les fonctionnalités suivantes : Traitement des ordres de débit : Il a pour objectif la prise en compte d une commande client faite par téléphone ou par fax, tout en précisant les spécificités de celle-ci. Un ordre de débit est généré et expédié vers le module Métrika Usinage pour la gestion de la production des débités. Les documents de référence sont les suivants : Documents clients : - Commande client : c est un document sous forme de fax, ou un appel téléphonique traduisant un contrat client à l intérieur duquel, le client passe la commande de une ou plusieurs essences. Chaque essence commandée donne lieu à l établissement d un ordre de débit. Ce contrat ayant un sens particulier chez le client va correspondre à un ordre de débit. Documents internes : - Ordre de débit : c est un document établi par le responsable commercial qui récapitule les informations d une commande. Il renseigne en en-tête les informations sur l essence, la qualité, le marquage, la destination, le délai de fabrication, le mode bois, le taux d humidité et le volume. Au détail se trouve la spécification qui renseigne sur la longueur, l épaisseur, la largeur et les surcôtes. Facturation : Il s agit d établir une facture à partir d une spécification d embarquement pour une vente à l export ou à partir d un Bon de livraison pour une vente locale. Les documents de référence sont les suivants : la spécification d embarquement et la facture de vente. Opération de transit : Il s agit de constituer dans le cadre d une vente à l export un dossier transit permettant l expédition des colis vers le client. Les documents de référence sont : Document transitaire : Facture transitoire, Bill of lading ou connaissement Document douanier : EUR 1 ou certificat d origine, Déclaration en douane Document interne : Ordre de transit, Certificat phytosanitaire. Configuration conseillée Matériel : Serveur NT 32Mo RAM Clients: PC Pentium 8Mo RAM 20 Mo d espace disque Système d exploitation : Windows 95 ou suivant, Windows NT Production et commercialisation des débités 7

8 Sécurité et configuration Comme tous les logiciels de la suite forestière de Métrika, Métrika Grumes peut être utilisé par plusieurs opérateurs de saisie et offre à cet effet un module complet d administration et de gestion de la sécurité. Métrika Commercial - scierie offre la possibilité d un paramétrage souple. Vous pouvez ainsi créer autant de navires que vous le désirez, les destinations des débités, les ports, les modes de conditionnement (AD, KD, ), les essences, les modes de règlements, les clients, les qualités de bois, etc..la prise en compte d un ordre de débit ou commande passe par l initiation d un contrat lient. Ce contrat regroupe toutes les commandes du contrat encours et toutes leurs caractéristiques (destination, essence, qualité, volume, date d embarquement..) Gestion des commandes Les commandes (ou l ordre de débit) sont traitées par essence et par client. Elles sont ensuite envoyées à la production pour exécution et prennent en compte de toutes les spécifications faites par le client. L unité de production est tenue de respecter les délais spécifiés dans l ordre de débit. Le Bon de commande permet de gérer les ordres de débit relatifs à un client, tout en respectant les délais les spécifications associés. Il est possible de commander plusieurs essences à la fois avec des spécificités différentes. Production et commercialisation des débités 8

9 Opération de transit REGLES D APPLICATION - Un ordre de transit équivaut à une spécification d embarquement - Un ordre de transit pour un et un seul client - Une spécification d embarquement comporte une ou plusieurs débits - Les colis restés à terre d un client doivent faire l objet d un autre dossier de transit PROCEDURE L opération de transit regroupe les étapes de production ou de réception des éléments du dossier qui suivent : - Ordre de transit (OT) - Certificat phytosanitaire - EUR 1 ou certificat d origine - Connaissement - Déclaration en douane. Livraison et Facturation REGLES D APPLICATION Un Ordre de débit ou commande client peut faire l objet de plusieurs embarquements et par conséquent de plusieurs facturations. Une spécification d embarquement fait l objet de une et une seule facture. Les colis déjà embarqués et facturés ne peuvent plus faire l objet d un autre embarquement. Les colis restés «à terre» d un ordre de débit peuvent faire l objet d un autre transit et d un autre embarquement du même client. Une commande «non validée» peut faire l objet d une modification. Une commande «validée» ne peut plus faire l objet d une modification. PROCEDURE Les colis en provenance de l usine de production et réceptionnés doivent faire l objet d une vente à proprement dit. Ces colis doivent passer par l une ou l autre des étapes suivantes, et ce en fonction du type de commande. Ce sont l embarquement pour les commandes à l export et la livraison pour les commandes locales et sur site de production. Production et commercialisation des débités 9