Demande de propositions relative au Portail des étudiants de l AFMC / AFMC Student Portal Services d hébergement

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1 Demande de propositions relative au Portail des étudiants de l AFMC / AFMC Student Portal Services d hébergement Date d émission : le 7 février 2014 Date de présentation : le 3 mars 2014, à 16 h (HNE) Catherine Peirce, gestionnaire de projet, Cyberapprentissage Association des facultés de médecine du Canada 265, avenue Carling, bureau 800 Ottawa, ON K1S 2E , poste 239 [email protected] PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 1 de 20

2 Demande de propositions Table des matières A. Introduction... 3 Invitation lancée aux soumissionnaires... 3 Aperçu de l organisme... 3 Personne-ressource... 3 Type de contrat relativement aux éléments livrables... 3 Aucune garantie quant au volume de travail ou à l exclusivité du contrat... 3 Accord sur le commerce intérieur... 3 B. Calendrier et directives de présentation... 4 Calendrier*... 4 Retrait d une proposition... 4 C. Spécifications détaillées... 4 Projet... 4 Description de l utilisateur... 5 Équipe chargée du projet... 5 Divulgations matérielles... 5 Matériel à présenter... 6 D. Évaluation de la proposition... 6 Étapes de l évaluation de la proposition... 6 Étape I Exigences obligatoires, présentation et rectification... 6 Étape II Évaluation des critères cotés... 7 Étape III Évaluation des tarifs... 7 Étape IV - Pointage cumulatif et sélection du soumissionnaire ayant accumulé le plus grand nombre de points... 7 Score à égalité... 7 E. Modalités du processus de DP Renseignements généraux et directives Communication après l émission de la DP Négociations, avis et compte rendu Communications interdites et renseignements confidentiels Processus d approvisionnement non contraignant Loi applicable et interprétation Annexe A Détails de la DP Description détaillée des exigences relatives au service Annexe B Matériel à présenter Formulaire de reconnaissance Modalités Veuillez cocher les cases ci-après pour indiquer que vous avez pris connaissance de ce qui suit et que vous êtes en accord Conflit d intérêt ANNEXE C : Critères cotés PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 2 de 20

3 A. Introduction Invitation lancée aux soumissionnaires La présente demande de propositions («DP» ) consiste en une invitation lancée par l Association des facultés de médecine du Canada (l «AFMC») à des soumissionnaires éventuels en vue de les inciter à présenter des propositions relativement à la prestation de services d hébergement pour le Portail des étudiants de l AFMC / The AFMC Student Portal (le «Portail»). Aperçu de l organisme Fondée en 1943, l AFMC représente les 17 facultés de médecine canadiennes et agit comme porteparole de la médecine universitaire au pays. Nous appuyons l éducation médicale, la recherche en santé et les soins cliniques dans nos facultés de médecine. Nos facultés membres décernent plus de diplômes en médecine par année et comptent plus de étudiants au niveau prédoctoral. Personne-ressource Aux fins du présent processus d approvisionnement, la personne-ressource à l AFMC sera Catherine Peirce, gestionnaire de projet, Cyberbapprentissage. On peut la joindre à l adresse suivante : [email protected]. Type de contrat relativement aux éléments livrables Les soumissionnaires seront évalués en fonction des critères décrits à l Annexe A et du processus décrit à la section D. Le soumissionnaire choisi devra entreprendre des négociations en vue de conclure un accord avec l AFMC concernant la prestation des éléments livrables. Cet accord sera valide pour une durée de trois ans et l AFMC pourra choisir de le prolonger selon les mêmes modalités et conditions pour une durée supplémentaire de deux ans. L accord devrait être signé entre avril et mai. Aucune garantie quant au volume de travail ou à l exclusivité du contrat L AFMC n offre aucune garantie quant au volume ou à la valeur du travail qui sera attribué au soumissionnaire retenu. L accord qui sera négocié avec le soumissionnaire retenu ne sera pas un contrat d exclusivité relativement à la prestation des éléments livrables décrits. L AFMC pourra conclure un contrat avec d autres soumissionnaires relativement à des éléments livrables identiques ou similaires à ceux décrits dans la DP ou se tourner vers ses ressources internes pour obtenir ces mêmes éléments livrables identiques ou similaires. Accord sur le commerce intérieur Les soumissionnaires devraient noter que les contrats d approvisionnement relevant du chapitre 5 de l Accord sur le commerce intérieur sont assujettis au libellé de ce chapitre, mais que les droits et obligations des parties sont gérés par les modalités précises de chaque appel d offres précis. Pour tout complément d information, veuillez consulter le site Web du Secrétariat du commerce intérieur à l adresse suivante : PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 3 de 20

4 B. Calendrier et directives de présentation Les soumissionnaires devront présenter leur proposition conformément aux directives et au calendrier suivants. Calendrier* Date d émission de la DP Le 7 février 2014 Date limite de présentation par le soumissionnaire Le 18 février 2014, à 16 h (HNE) de questions liées à la DP Réponse de l AFMC aux questions liées à la DP Le 21 février 2014 Date de présentation Le 3 mars 2014, à 16 h (HNE) Date de rectification Le 5 mars 2014, à 16 h (HNE) *Le calendrier de la DP n est que provisoire et l AFMC peut le modifier en tout temps. Les propositions doivent être présentées de la manière prescrite Les soumissionnaires doivent présenter leur proposition par courriel à l adresse suivante : Catherine Peirce, gestionnaire de projet, Cyberapprentissage Association des facultés de médecine du Canada [email protected] Les propositions doivent arborer de façon visible le titre de la DP, la dénomination sociale complète et l adresse de retour du soumissionnaire, ainsi que la date de présentation de la proposition. Les propositions doivent être présentées par courriel au plus tard à la date de présentation. Les présentations présentées après la date de présentation seront rejetées. Retrait d une proposition À tout moment durant le processus de DP, un soumissionnaire peut retirer une proposition présentée. Pour ce faire, un avis de retrait doit être envoyé à la personne-ressource de l AFMC et être signé par un représentant autorisé. L AFMC n est nullement tenue de retourner les propositions retirées. C. Spécifications détaillées Projet L AFMC invite les intéressés à lui soumettre une proposition relative à un service d hébergement situé dans un centre de données au Canada relativement au Portail des étudiants de l AFMC / The AFMC Student Portal. L infrastructure du fournisseur du service d hébergement doit être configurée de manière à assurer une sécurité et un rendement optimaux pour toutes les composantes du Portail des étudiants de l AFMC, notamment le serveur Web, le serveur d applications Web et la base de données. Les serveurs requis doivent être situés dans le même centre de données et sur le même réseau local (LAN) afin d assurer une communication efficace. La gestion du serveur, notamment l entretien régulier PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 4 de 20

5 du serveur et les mises à jour constitue également une exigence (reportez-vous à l Annexe A - I. Description détaillée des exigences relatives au service). Le Portail sera un service Web sécuritaire et bilingue qui aidera les étudiants en médecine à présenter une demande et à obtenir une place dans le cadre d un stage optionnel pour étudiants visiteurs au sein des 17 facultés de médecine du Canada. Le Portail offrira un guide sur les stages optionnels pour étudiants visiteurs (c.-à-d. un répertoire consultable renfermant de l information sur les occasions de stages optionnels pour étudiants visiteurs), un service de demande en ligne pour les étudiants, un système de gestion du flux de travail administratif relatif au placement des étudiants et à la confirmation des stages optionnels pouvant être configuré par chaque faculté de médecine ainsi qu une interface pour l échange de données. Comme on procédera à la saisie de renseignements personnels et de données confidentielles, le système doit respecter les normes les plus rigoureuses en matière de protection de la confidentialité de l information, y compris, sans s y limiter, celles de la Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée (LAIPVP) en Ontario et celles de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) au fédéral. Les services qu offre le Portail sont conçus pour répondre aux besoins des étudiants, des facultés de médecine du Canada et des autres intervenants en lien avec les stages optionnels pour étudiants visiteurs. Description de l utilisateur On s attend à ce qu environ 6000 étudiants s inscrivent au Portail et y soient titulaires d un compte durant une période de 12 mois. Ce nombre comprend les étudiants de troisième et quatrième année des facultés de médecine canadiennes ainsi que les étudiants internationaux en médecine. On ne connaît pas les données relatives au nombre d utilisateurs anonymes qui visiteront le Portail pour accéder à des renseignements sur les stages optionnels. On s attend à ce que le nombre d utilisateurs anonymes soit considérablement plus élevé que le nombre de titulaires de compte. En outre, entre 20 et 30 établissements représentés par les administrateurs de facultés accéderont régulièrement au Portail en qualité d utilisateurs enregistrés. Équipe chargée du projet L AFMC est responsable des opérations et assume l entière responsabilité juridique et financière de la réalisation du projet. Elle a créé, avec l Université de Toronto qui assume la responsabilité technique du projet, un partenariat pour guider la conception du Portail. L AFMC a conclu un contrat avec une entreprise de création de logiciels nommée Wired Solutions aux termes duquel cette dernière s acquitte du développement technique du Portail des étudiants de l AFMC. Cette entreprise est considérée comme le développeur de l application. Divulgations matérielles Cet accord n est pas exclusif. L AFMC se réserve le droit d obtenir le matériel, le logiciel, l hébergement et le soutien d autres fournisseurs. Cet accord ne comprend pas l élaboration de sites ou d applications Web. Il porte uniquement sur l hébergement des sites et des applications Web élaborés par l AFMC ou ses entrepreneurs. PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 5 de 20

6 Aucun appui aux utilisateurs finaux n est requis dans le cadre de cet accord. L appui ne sera fourni qu aux membres du personnel de l AFMC ou aux autres membres de l équipe chargée du projet. Matériel à présenter Les soumissionnaires doivent présenter tous les documents requis et le Formulaire de reconnaissance, tel qu indiqué à l Annexe B. D. Évaluation de la proposition Étapes de l évaluation de la proposition L AFMC procédera à l évaluation des propositions en quatre (4) étapes : Étape I Exigences obligatoires, présentation et rectification L étape I consiste en un examen visant à déterminer quelles propositions se conforment à toutes les exigences obligatoires. Le soumissionnaire d une proposition qui ne satisfait pas aux exigences obligatoires à la date de présentation aura la possibilité de rectifier toute déficience. Les propositions qui ne satisfont pas aux exigences obligatoires à la date de rectification seront exclues de la suite de l évaluation. Documents à présenter (liste de contrôle) C.1 Expérience et qualifications C.1 Renseignements sur l entreprise Renseignements sur l entreprise et coordonnées Personne-ressource pour la DP Expérience, qualifications et accréditations Références de l entreprise Formulaire de reconnaissance (voir Annexe B) PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 6 de 20

7 C.2 Capacités d hébergement Infrastructure Services de contrôle et d établissement de rapports Gestion du serveur Services de sauvegarde et de récupération des données Gestion du changement Appui Accès Continuité des opérations C.3 Établissement des tarifs Coûts uniques Coûts permanents Coûts horaires Présentation et date de rectification Les soumissionnaires qui présentent des propositions qui ne satisfont pas aux exigences obligatoires auront l occasion de rectifier toute déficience avant la date de rectification. Date de rectification Les propositions qui satisfont aux exigences obligatoires avant la date de rectification passeront à l étape II. Celles qui ne satisfont pas aux exigences obligatoires à la date de rectification seront exclues de la suite de l évaluation. Étape II Évaluation des critères cotés L étape II consiste en une évaluation par l AFMC de chacune des propositions qualifiées sur la base des critères cotés. Les soumissionnaires devraient se reporter à l Annexe C Critères cotés pour une ventilation des critères cotés. Étape III Évaluation des tarifs L étape III consiste en une évaluation des tarifs présentés. Cette étape de l évaluation se déroulera après que les exigences obligatoires aient été évaluées et que les exigences cotées soient complétées. Les soumissionnaires devraient se reporter à l Annexe C Critères cotés. Étape IV - Pointage cumulatif et sélection du soumissionnaire ayant accumulé le plus grand nombre de points Au terme de l étape III, tous les points accumulés aux étapes II et III seront comptabilisés et le soumissionnaire affichant la note la plus élevée sera choisi pour les négociations contractuelles conformément à la Section E. Modalités du processus de DP. Score à égalité En cas de score à égalité, le soumissionnaire choisi sera déterminé en tirant à pile ou face. PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 7 de 20

8 E. Modalités du processus de DP 1. Renseignements généraux et directives 1.1 Les soumissionnaires doivent suivre les directives Les soumissionnaires devraient structurer leur proposition conformément aux directives de la DP. Lorsque des renseignements sont demandés dans la DP, toute réponse fournie dans le cadre de la proposition devrait faire référence aux numéros de section applicables de la DP dans le cadre de laquelle la demande a été faite. 1.2 Langue de présentation Nous acceptons les propositions en français ou en anglais. 1.3 L information sur l AFMC figurant dans la DP n est qu une estimation L AFMC et ses conseillers ne suggèrent ni ne garantissent l exactitude de l information contenue dans la DP ou émise au moyen d addenda. Toute quantité indiquée ou donnée contenue dans la DP ou fournie dans le cadre d addenda ne sont qu estimatives et sont fournies dans le seul but de donner aux soumissionnaires une idée de l ampleur du travail. Le soumissionnaire est tenu de se prévaloir de tous les renseignements nécessaires pour préparer une proposition en réponse à la DP. 1.4 Les soumissionnaires doivent supporter leurs propres dépenses Le soumissionnaire doit supporter tous les coûts associés à la préparation et à la présentation de sa proposition ou en découlant, notamment, le cas échéant, les frais encourus en relation avec les entrevues ou les démonstrations. 2. Communication après l émission de la DP 2.1 Obligation des soumissionnaires de revoir la DP Les soumissionnaires doivent rapidement examiner tous les documents qui composent la DP et (a) signaler toute erreur, omission ou ambiguïté (b) peuvent poser des questions ou demander des renseignements supplémentaires en envoyant un courriel à la personne-ressource de l AFMC au plus tard à la date limite de présentation des questions. Toutes les questions présentées par les soumissionnaires par courriel à la personneressource de l AFMC seront réputées reçues une fois le courriel entré dans la boîte de réception de la personne-ressource de l AFMC. Aucune communication de ce type ne doit être dirigée à une personne autre que la personne-ressource de l AFMC. L AFMC n est nullement tenue de fournir des renseignements supplémentaires. Il incombe au soumissionnaire de demander des éclaircissements à la personne-ressource de l AFMC concernant tout point pour lequel il est incertain. L AFMC ne sera pas responsable de tout malentendu de la part du soumissionnaire concernant la DP ou le processus y afférent. 2.2 Tout renseignement nouveau sera transmis aux soumissionnaires sous forme d addenda Conformément à la présente section, la DP ne peut être modifiée que par le biais d un addendum. Si pour quelque raison que ce soit, l AFMC détermine qu il est nécessaire de fournir des renseignements PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 8 de 20

9 supplémentaires concernant la DP, de tels renseignements seront communiqués à tous les soumissionnaires par addenda. Chaque addendum constitue une partie intégrante de la DP. De tels addendas peuvent renfermer des renseignements importants, notamment des changements importants apportés à la DP. Il incombe aux soumissionnaires de se procurer tous les addenda émis par l AFMC. 2.3 Addenda émis après l échéance et report de la date limite de présentation Si un addendum est émis après la date limite d émission des addenda, l AFMC peut, à sa discrétion, reporter la date de présentation pour une période raisonnable. 2.4 Vérifier, clarifier et compléter Au moment de l évaluation des réponses, l AFMC pourra demander des renseignements supplémentaires au soumissionnaire ou aux tiers afin de vérifier, éclaircir ou compléter l information fournie dans la proposition du soumissionnaire. L AFMC peut reconsidérer et réévaluer la réponse ou le classement du soumissionnaire à la lumière d une telle information. 2.5 Aucune incorporation par renvoi La totalité du contenu de la proposition du soumissionnaire devrait être présentée sous forme donnée et le contenu des sites Web ou d autres documents externes auxquels il est fait référence dans la proposition du soumissionnaire ne sera pas considéré comme faisant partie de sa proposition. 2.6 L AFMC conservera les propositions L AFMC ne retournera ni la proposition ni les documents à l appui présentés par un soumissionnaire. 3. Négociations, avis et compte rendu 3.1 Sélection du meilleur soumissionnaire Le meilleur soumissionnaire, tel que déterminé aux termes de la Section B. Calendrier et directives de présentation recevra une invitation écrite l encourageant à amorcer des négociations contractuelles directes avec l AFMC. 3.2 Calendrier des négociations L AFMC a l intention de conclure les négociations dans les trente (30) jours débutant à la date à laquelle elle invite le meilleur soumissionnaire à amorcer des négociations. Un soumissionnaire invité à amorcer des négociations contractuelles directes devrait par conséquent être prêt à fournir les renseignements requis en temps voulu et à mener ses négociations rapidement. 3.3 Règles de fonctionnement des négociations Toutes les négociations seront assujetties aux règles de fonctionnement contenues à la présente Section E. Modalités du processus de DP et dans le Formulaire de présentation en ligne et ne constitueront pas une offre juridiquement contraignante de conclure un contrat de la part de l AFMC ou du soumissionnaire. Dans le cadre des négociations, l AFMC peut demander au soumissionnaire de lui fournir des renseignements supplémentaires pour vérifier, clarifier ou compléter l information fournie dans sa proposition ou pour confirmer les conclusions atteintes dans l évaluation. Les négociations PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 9 de 20

10 peuvent également comprendre des demandes de l AFMC relativement à une amélioration des tarifs du soumissionnaire. 3.4 Modalités Les modalités figurant dans le Formulaire de présentation en ligne doivent servir de point de départ aux négociations entre l AFMC et le soumissionnaire choisi. 3.5 Défaut de conclure une entente Les soumissionnaires devraient prendre note que si les parties ne peuvent exécuter un contrat dans les trente (30) jours désignés, l AFMC peut inviter le deuxième meilleur soumissionnaire à entamer des négociations. Conformément aux règles de fonctionnement énoncées à la présente Section E. Modalités du processus de DP et au Formulaire de présentation en ligne, aucune relation contractuelle juridiquement contraignante ne sera créée avec aucun soumissionnaire avant l exécution d une entente écrite. En vue d accélérer l officialisation du contrat, à mi-chemin du délai susmentionné, l AFMC peut choisir de débuter des négociations concomitantes avec le deuxième meilleur candidat. Lorsque le délai susmentionné arrivera à échéance, l AFMC pourra cesser les négociations avec ce soumissionnaire. Ce processus se poursuivra jusqu à l officialisation d un contrat, jusqu à ce qu il n y ait plus de soumissionnaires restants admissibles aux négociations ou jusqu à ce que l AFMC choisisse d annuler le processus de DP. 3.6 Avis aux autres soumissionnaires D autres soumissionnaires pouvant être admissibles à participer à des négociations contractuelles seront avisés au début du processus de négociation. Lorsqu un contrat aura été signé entre l AFMC et un soumissionnaire, les autres soumissionnaires pourront en être avisés directement par écrit et seront informés par un affichage public identique à celui utilisé pour afficher initialement la DP du processus d approvisionnement et de l octroi du contrat. 3.7 Compte rendu Les soumissionnaires peuvent demander un compte rendu après avoir reçu une notification signifiant l octroi du contrat. Toutes les demandes doivent être présentées par écrit à la personne-ressource de l AFMC dans les soixante (60) jours de l avis d octroi du contrat. La séance d information a pour but d aider le soumissionnaire à présenter une meilleure proposition dans les occasions d approvisionnement futures. Tout compte rendu effectué n a pas pour objet d offrir l occasion de mettre le processus d approvisionnement en cause. 4. Communications interdites et renseignements confidentiels 4.1 Communications interdites du soumissionnaire Le soumissionnaire ne doit pas s engager dans des communications présentant un conflit d intérêt et devrait prendre note de la déclaration sur le conflit d intérêt figurant dans la portion Renseignements généraux du Formulaire de présentation en ligne. Aux fins de cette section, la notion de «conflit d intérêt» aura la signification qui lui est attribuée dans la portion sur les Renseignements généraux du Formulaire de présentation en ligne. PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 10 de 20

11 4.2 Le soumissionnaire ne doit pas communiquer avec les médias Un soumissionnaire ne peut pas communiquer directement ou indirectement avec les médias relativement à la DP ou à tout contrat octroyé en relation avec la DP sans avoir d abord obtenu la permission écrite de la personne-ressource de l AFMC. 4.3 Renseignements confidentiels de l AFMC Toute information fournie par l AFMC ou obtenue auprès de celle-ci sous quelque forme que ce soit en relation avec la DP soit avant ou après l émission de la DP (a) (b) (c) (d) demeure la propriété exclusive de l AFMC et doit être traitée comme de l information confidentielle; ne doit être utilisée à aucune fin autre que pour répondre à la DP ou pour l exécution de tout contrat subséquent; ne peut être divulguée sans l autorisation écrite préalable de l AFMC; doit être retournée par les soumissionnaires à l AFMC immédiatement à la demande de l AFMC. 4.4 Renseignements confidentiels du soumissionnaire Un soumissionnaire devrait identifier toute information contenue dans sa proposition ou toute documentation jointe fournie à titre confidentiel pour laquelle l AFMC doit maintenir la confidentialité. La confidentialité d une telle information sera préservée par l AFMC sauf si la législation applicable ou la décision d un tribunal l exige. On prévient les soumissionnaires que les renseignements contenus dans leur proposition seront au besoin divulgués sur une base confidentielle aux conseillers retenus par l AFMC aux fins d évaluation ou de participation à l évaluation de leur proposition. Si un soumissionnaire a des questions concernant la collecte et l utilisation de renseignements personnels en relation à la DP, il peut les poser à la personne-ressource de l AFMC. 5. Processus d approvisionnement non contraignant 5.1 Ni contrat A ni réclamation Le processus d approvisionnement n a pas pour effet de créer et ne doit pas être interprété de manière à créer un processus d appel d offres officiel ou juridiquement contraignant et devra plutôt être régi par la loi applicable aux négociations commerciales directes. Il est entendu, sans limiter la portée de ce qui précède, que (a) la DP n entraînera aucune obligation relative à la loi régissant les procédures de soumission en relation avec le contrat A ni aucune autre obligation juridique découlant de tout contrat lié au processus ou accessoire et que (b) ni le soumissionnaire ni l AFMC n aura le droit de procéder à une rupture de contrat, une réclamation en responsabilité civile délictuelle ou autre contre l autre partie en ce qui a trait à l octroi d un contrat, le refus d octroyer un contrat ou le refus d honorer une réponse dans le cadre de la DP. 5.2 Aucun contrat avant l exécution d un accord écrit Le processus de DP vise à déterminer les fournisseurs potentiels aux fins de négocier des accords potentiels. Aucune relation ou obligation juridique concernant l acquisition de biens ou services ne sera créée entre le soumissionnaire et l AFMC par le processus de DP avant la négociation et l exécution réussies d un accord écrit afférent à l acquisition de tels biens ou services. 5.3 Estimations de prix non contraignantes PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 11 de 20

12 Bien que les renseignements sur les prix fournis dans les réponses n auront pas force exécutoire avant l exécution d un accord écrit, de tels renseignements seront examinés pendant l évaluation des réponses et le classement des soumissionnaires. Tout renseignement inexact, trompeur ou incomplet, notamment des prix retirés ou modifiés, pourrait avoir une incidence défavorable sur une telle évaluation, un tel classement ou un tel octroi de contrat. 5.4 Disqualification pour fausse représentation L AFMC peut disqualifier le soumissionnaire ou mettre fin au contrat négocié ultérieurement si la réponse du soumissionnaire renferme des informations fausses ou trompeuses ou toute autre information inexacte, trompeuse ou incomplète. 5.5 Références et résultats passés L évaluation de l AMFC peut comprendre de l information fournie dans le cadre des références du soumissionnaire et peut également tenir compte des résultats passés du soumissionnaire dans le cadre de contrats antérieurs avec l AFMC ou d autres établissements. 5.6 Conduite inappropriée L AFMC peut empêcher un fournisseur de participer à un processus d approvisionnement à la lumière de résultats passés ou d un comportement inapproprié dans le cadre d un processus d approvisionnement antérieur. Un tel comportement inapproprié comprend ce qui suit sans toutefois s y limiter : (a) la présentation d offres qui contiennent des informations trompeuses ou toute autre information inexacte, trompeuse ou incomplète, (b) le refus du fournisseur d honorer les prix ou autres engagements énoncés dans sa proposition, (c) toute autre conduite, situation ou circonstance, à la seule discrétion de l AFMC, qui constitue un conflit d intérêt. Aux fins de la présente section, la notion de «conflit d intérêts» a la signification qui lui a été attribuée dans le Formulaire de présentation en ligne. 5.7 Annulation L AFMC peut annuler ou modifier le processus de DP sans responsabilité à tout moment. 6. Loi applicable et interprétation 6.1 Loi applicable Les modalités de la Section E Modalités du processus de DP (a) sont incluses pour plus de certitude et sont conçues pour être interprétées au sens large et séparément (aucune disposition particulière n est conçue pour limiter la portée de toute autre disposition), (b) ne sont pas exhaustives (et ne doivent pas être interprétées comme voulant limiter les droits préexistants des parties de s engager dans des discussions précontractuelles conformément aux principes de common law qui régissent les négociations commerciales directes et (c) doivent être régies par les lois de la province ou du territoire dans lequel l AFMC est située et les lois fédérales canadiennes qui s y appliquent. PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 12 de 20

13 Annexe A Détails de la DP Description détaillée des exigences relatives au service Le Portail des étudiants de l AFMC est une application Web basée sur ASP.NET qui doit être hébergée à l intérieur d une configuration à deux serveurs : un serveur pour application web et un serveur de bases de données. Nous prévoyons que ces deux serveurs seront des serveurs virtuels, configurés et supportés comme suit : Serveur Web virtuel Serveur Windows 2012 R2 X86-64 Standard Processeur à double coeur Xeon (Quad Core (e5620+) de préférence) Minimum de 4gb de mémoire vive 250gb+ d espace de disque dur, configuré dans une configuration RAID multiple pour la redondance Serveur de bases de données virtuel Serveur Windows 2012 R2 X86-64 Standard Processus Xeon quadricoeurs Minimum de 8gb de mémoire vive 500gb+ d espace de disque dur (les fichiers d application téléchargés sont entreposés sur le serveur Web). Une fois encore, on recommande RAID. La rapidité de lecture/d écriture est aussi importante; plus c est vite, mieux c est. SQL Server 2012 Enterprise Edition Niveau de service Garantie de temps de bon fonctionnement de 99,9 %. o Pour plus de clarté, peut être défini par 8 h 45 minutes de pannes imprévues par année, ou environ 44 minutes de pannes imprévues par mois. o Les pannes prévues (c.-à-d. pour des mises à jour du système d exploitation ou l entretien du système) devraient être programmées avec au moins 1 semaine d avis. Veuillez préciser si cette garantie du temps de bon fonctionnement s applique toujours dans le cas de la destruction complète du principal centre de données (c.-à-d. si vous assurez ou non la redondance géographique). Sauvegardes (Nous demandons un devis pour chacune des options ci-dessous) Options de sauvegarde o Option un : Sauvegarde complète une fois par mois et sauvegardes incrémentielles quotidiennes o Option deux : Sauvegarde complète toutes les deux semaines et sauvegardes incrémentielles quotidiennes Restauration o Quelle que soit l option de sauvegarde choisie, le soumissionnaire doit être en mesure de procéder à une restauration «bare-metal» complète dans les 24 heures. PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 13 de 20

14 Conformité et certification Le centre de données doit être conforme à la norme PCI DSS (industrie des cartes de paiement) et doit également respecter une norme de vérification de sécurité externe telle que SAS70 Type II / SSAE 16 ou ISO Autres exigences Les serveurs Web et de base de données doivent être situés dans les mêmes centres de données et sur le même réseau local (LAN) pour assurer une communication efficace et sécuritaire entre les serveurs. Les serveurs doivent être situés dans un centre de données canadien et toutes caractéristiques liées aux systèmes de sauvegarde ou à la redondance géographique doivent également être situées au Canada. Il doit y avoir un pare-feu matériel configuré de manière à ne permettre que le trafic autorisé. Il doit y avoir des caractéristiques de contrôle et d établissement de rapports pour clairement identifier l adhésion à la garantie de temps de bon fonctionnement, l utilisation de la bande passante, la fréquence et le succès des sauvegardes, etc. Bande passante (On demande un devis pour chacune des options ci-après) Option un : bande passante de base garantie de 2 téraoctets par mois avec option d augmentation et coût des surplus * Option deux : devis pour le deuxième échelon de téraoctets par mois (c.-à-d. > 2 téraoctets par mois) et coût des surplus *Nota : Un devis de 2 téraoctets par mois est obligatoire. PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 14 de 20

15 Annexe B Matériel à présenter A. Renseignements sur l entreprise et coordonnées Veuillez nous fournir les renseignements suivants sur votre entreprise Raison sociale complète de l entreprise Toute autre raison sociale pertinente sous laquelle l entreprise exerce ses activités : Adresse civique Numéro de téléphone Numéro de télécopieur Site Web de l entreprise (le cas échéant) Personne-ressource pour la DP Nom et titre Numéro de téléphone Numéro de télécopieur Courriel Expérience, qualifications et accréditations Veuillez nous fournir une description de votre entreprise et un aperçu des produits et services qu elle offre ou a offert précédemment. Cette section devrait mettre en lumière toute expérience qu a pu avoir le soumissionnaire dans les secteurs de l éducation supérieur, des soins de santé et de l éducation médicale. Veuillez également fournir un exemple d un accord de niveau de service que vous penseriez utiliser comme modèle au cas où le soumissionnaire est choisi. Veuillez indiquer les processus ou les meilleures pratiques devant être utilisées par l AFMC en ce qui a trait à l hébergement de ce service. Veuillez fournir de la documentation indiquant que le centre de données est conforme à la norme PCI DSS (industrie des cartes de paiement) et qu il respecte la norme de vérification de sécurité externe (p. ex., SAS70 Type II / SSAE 16, ISO 27001). Références de l entreprise Veuillez fournir trois (3) références de clients qui ont obtenu des biens ou services semblables à ceux demandés dans le cadre de la DP au cours des deux (2) dernières années. Les soumissionnaires qui affichent une expérience plus pertinente et qui ont obtenu des commentaires de rétroaction plus positifs des clients se verront octroyer davantage de points. (Pour chaque référence, veuille inclure : le nom de l entreprise, l adresse, le nom d une personne-ressource, le numéro de téléphone, la date à laquelle le travail a été entrepris ainsi qu une courte description de la nature du travail effectué). B. Capacités d hébergement Veuillez déterminer les processus et les procédures qui seront en place pour assurer la prestation d une solution de qualité qui répondra aux exigences de rendement et réduira au minimum les PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 15 de 20

16 risques afférents à la sécurité et les temps d arrêt (Voir Annexe A). Votre réponse devrait comprendre les catégories suivantes, sans toutefois s y limiter : Infrastructure : Le soumissionnaire devrait fournir une description qui démontre clairement que son infrastructure respecte la Description détaillée des exigences relatives au service identifiée à la Section 1, notamment tous les points suivants : Environnement physique Pare-feu et réseau Connectivité Internet Sécurité (tant physique que virtuelle) Matériel du serveur Puissance et redondance Services de contrôle et d établissement de rapports : Le soumissionnaire devrait donner une description des services de contrôle fournis et montrer comment le client pourra y accéder. Il devrait fournir un exemple des rapports qui seront mis à la disposition du client, en indiquant comment ce dernier y accédera et à quels fréquence ils seront fournis. Gestion du serveur : Le soumissionnaire devrait donner une description du processus et un exemple d échéancier des arrêts planifiés (notamment les avis qui sont fournis et à quel moment ils le sont) utilisés pour mettre à jour et assurer la maintenance des serveurs afin d assurer le niveau de sécurité le plus haut qui soit et réduire au minimum les interruptions non planifiées. Services de sauvegarde et de restauration des données : Le soumissionnaire devrait fournir une description des services de sauvegarde et de restauration des données qu il offrira. Gestion du changement : Le soumissionnaire devrait fournir une description de son processus de gestion du changement en prévision de situations où des changements devraient être apportés à l infrascture hébergée ou des serveurs. Appui : Le soumissionnaire devrait souligner quelles sont les méthodes disponibles pour communiquer avec le service de dépannage en cas de panne ou d un changement à l application. La description devrait comprendre tous les niveaux de service disponibles en matière de réponse et de résolution et décrire précisément un processus de résolution en cas de différends entre le soumissionnaire et le vendeur de l application (par exemple, un désaccord portant sur la cause des problèmes de performance de l application). Accès : Le soumissionnaire devrait décrire l accès qui sera fourni au vendeur de l application afin qu il apporte en toute sécurité des mises à jour au code de programme du Portail des étudiants de l AFMC. Continuité des opérations : Le soumissionnaire devrait fournir une description des services et de l infrastructure technique offerts en ce qui a trait à la continuité des opérations afin de garantir un temps de bon fonctionnement minimum de 99, 9 %, y compris toute redondance sur le plan du matériel du serveur, de la puissance et du réseautage. Veuillez également indiquer la récompense offerte si le niveau de bon fonctionnement de 99,9 % n est pas atteint. Si le bon fonctionnement PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 16 de 20

17 comprend une garantie géographique, veuillez indiquer le niveau de redondance géographique qui sera mis en place en cas de destruction du centre de données. C. Établissement des tarifs Les soumissionnaires devraient fournir leurs tarifs selon les catégories suivantes : Coûts d établissement uniques Cette catégorie doit comprendre tous les éléments requis pour l installation et la configuration de l environnement et toutes les licences des logiciels de base (p. ex., Windows Server 2008, SQL Enterprise) qui peuvent être requis pour le Portail des étudiants de l AFMC. Coûts permanents Les coûts qui sont susceptibles de se répéter sur une base annuelle. Ces coûts devraient être répartis dans les catégories suivantes : a. Bande passante et transfert des données (voir Annexe A) b. Serveurs et gestion des serveurs c. Sauvegarde et recuperation des données d. Ajout d unité centrale (UC) ou UC e. Continuité des opérations f. Autres (comprend toutes activités de surveillance ou autres points non couverts dans les catégories susmentionnées) Coûts horaires Au cas où des services techniques supplémentaires d un montant supérieur aux coûts permanents se révéleraient nécessaires, les soumissionnaires devraient inclure un taux horaire unique couvrant l accès à ces services. PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 17 de 20

18 Formulaire de reconnaissance Modalités Veuillez cocher les cases ci-après pour indiquer que vous avez pris connaissance de ce qui suit et que vous êtes en accord Reconnaissance du processus d approvisionnement non contraignant Le soumissionnaire reconnait que le processus entourant la DP sera régi par les modalités de la DP et qu entre autres choses, de telles modalités confirment que ce processus d approvisionnement ne constitue pas un processus d appel d offres formel et contraignant et qu aucun rapport ou obligation juridique ne sera créé avant que l AFMC et le soumissionnaire choisi n ait exécuté un contrat écrit. Capacité à fournir les éléments livrables Le soumissionnaire a soigneusement examiné les documents de la DP et possède une connaissance claire et détaillée des éléments livrables requis aux termes de la DP. Le soumissionnaire déclare et garantit sa capacité à fournir les éléments livrables requis aux termes de la DP conformément aux exigences de celle-ci en ce qui a trait aux tarifs établis dans l Annexe B, section C : Établissement des tarifs et a fourni une liste des sous-traitants devant être utilisés pour exécuter le contrat proposé. Estimations de prix non contraignantes Le soumissionnaire a présenté ses tarifs conformément aux directives qui figurent à la Section E de la DP : Modalités du processus de DP. Il confirme l exactitude de l information fournie au sujet des tarifs. Il reconnait que toute information inexacte, trompeuse ou incomplète, un retrait ou une modification des tarifs, pourrait avoir un effet négatif sur l acceptation de son devis ou son admissibilité à du travail futur. Conflit d intérêt Aux fins de la présente section, on entend ce qui suit par «conflit d intérêt» : (a) en relation avec le processus de DP, le soumissionnaire jouit d un avantage indu ou affiche une conduite, directe ou indirecte, qui peut lui conférer un avantage indu, y compris, mais de façon non limitative (i) le fait d avoir en sa possession ou d avoir accès, dans le cadre de la préparation de sa proposition, à des renseignements confidentiels de l AFMC dont les autres soumissionnaires ne disposent pas, (ii) le fait de communiquer avec une personne en vue d obtenir un traitement de faveur dans le cadre du processus de DP (y compris, mais de façon non limitative, tenter de convaincre les décideurs qui participent au processus de DP), ou (iii) le fait d adopter une conduite susceptible de compromettre, ou pouvant être perçue comme pouvant compromettre, l intégrité du processus de DP; (b) en relation avec l exécution de ses obligations contractuelles envisagées dans le contrat qui fait l objet du présent contrat d approvisionnement, les autres engagements, relations ou intérêts financiers du soumissionnaire (i) pourraient exercer, ou pourraient être perçus comme exerçant une influence répréhensible sur l objectif, l exercice objectif et impartial de son jugement indépendant ou (ii) pourraient compromettre, nuire ou être incompatibles, ou pourraient être perçus comme pouvant PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 18 de 20

19 compromettre, nuire ou être incompatibles avec la bonne exécution de ses obligations contractuelles. S il ne coche pas la case suivante, le soumissionnaire sera réputé avoir déclaré (a) que la préparation de cette proposition n a donné lieu à aucun conflit d intérêt et (b) qu il n y a aucun conflit d intérêt prévisible relativement à l exécution des obligations contractuelles liées à la DP. Autrement, si l énoncé suivant s applique, prière de cocher la case. Le soumissionnaire déclare avoir un conflit d intérêt réel ou potentiel relativement à la préparation de sa proposition ou encore prévoit qu il aura un conflit d intérêt réel ou potentiel lorsqu il s acquittera des obligations contractuelles de la DP. Divulgation de l information Le soumissionnaire convient que tout renseignement fourni dans cette proposition, même sous le sceau de la confidence, peut être divulgué lorsque la loi l exige ou sur ordonnance d une cour de justice ou d un tribunal. Le soumissionnaire consent aux présentes à la divulgation, sur une base confidentielle, de cette proposition par l AFMC aux conseillers dont elle a retenu les services pour évaluer ou participer à l évaluation de cette proposition. Reconnaissance En ma qualité de représentant autorisé, je confirme avec lu et compris les modalités de la DP et en avoir respecté les exigences sur le plan de la présentation. Signature du témoin Nom du témoin Signature du représentant du soumissionnaire Nom et titre du représentant du soumissionnaire Date J ai le pouvoir d engager le soumissionnaire PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 19 de 20

20 ANNEXE C : Critères cotés Vous trouverez ci-après un aperçu des catégories et de la pondération des critères cotés pour la DP. Les soumissionnaires qui n atteignent pas un seuil minimal pour les catégories C.1 et C.2 ne passeront pas à l Étape III du processus d évaluation (évaluation des tarifs). Catégorie des critères cotés Pondération Seuil minimal (Points) C.1 Expérience et qualifications Expérience, qualifications et accréditations 10 Références de l entreprise 10 C.2 Capacités d hébergement Infrastructure 10 Services de contrôle et d établissement de rapports 5 Gestion du serveur 5 Services de sauvegarde et de récupération des données 5 Gestion du changement 5 Appui 5 Accès 5 Continuité des opérations 5 C.3 Établissement des tarifs Coûts uniques 10 Coûts permanents 20 Coûts horaires 5 Nombre total des points 100 Formule d établissement des tarifs relatifs L établissement des tarifs sera évalué en fonction des critères d évaluation déterminés à cette fin. En vertu de la formule d établissement des tarifs relatifs, chaque soumissionnaire recevra une pourcentage du total possible des points attribués au prix pour cette catégorie précise pour laquelle il a présenté une soumission obtenu en divisant le prix énoncé par le soumissionnaire pour cette catégorie par l offre la moins chère de cette catégorie. Par exemple, si un soumissionnaire propose 120,00 $ pour une catégorie précise et qu il s agit de l offre la moins chère de cette catégorie, ce soumissionnaire reçoit 100 % des points possibles pour cette catégorie (120/120 = 100 %). Un soumissionnaire qui propose 150,00 $ reçoit 80 % des points possibles pour cette catégorie (120/150 = 80 %) et un soumissionnaire qui propose 240,00 $ reçoit 50 % des points possibles pour cette catégorie (120/240 = 50 %). Taux le plus bas x Total des points disponibles = Note de la proposition avec le deuxième plus bas taux Deuxième plus bas taux Taux le plus bas x Total des points disponibles = Note de la proposition avec le troisième plus bas taux Troisième plus bas taux Et ainsi de suite pour chaque proposition. PORTAIL DES ÉTUDIANTS DE L AFMC, DP Services d hébergement 2014 Page 20 de 20