MODULES DE FORMATION DES MAGASINIERS A LA GESTION DES PRODUITS PHARMACEUTIQUES

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1 MODULES DE FORMATION DES MAGASINIERS A LA GESTION DES PRODUITS PHARMACEUTIQUES ELABORE AVEC L APPUI DE L OMS Mai 2007 MSP/DPM CENAME OMS

2 LISTE DES AUTEURS Coordination : - Dr TAOUSSE Oussoumanou, Directeur Général, CENTRALE NATIONALE D APPROVISIONNEMENT EN MEDICAMENTS EN CONSOMMABLES MEDICAUX ESSENTIELS (CENAME) - Dr NDO Jean Rollin, Directeur de la Pharmacie et du Médicament (DPM), Ministère de la Santé Publique Comité de rédaction: - Dr ABONG Bwemba Thérèse Lydie Olga, Pharmacien Microbiologiste, Consultant/ Secteur privé - Dr MIDOUNGUE MIMBANG Carole Gloria Sylvie, Pharmacien, Inspecteur N 1 des Services Pharmaceutiques/IGSP - Dr NDJITOYAP NDAM MAKOUET Pauline, Pharmacien, Sous Directeur de la Pharmacie et des Laboratoires/DPM - Dr EYONG OROCK HANNY OROCK, Chef de Service des Approvisionnements/DPM - Dr NGOKO MAMBE TCHOUANTE Marie-Louise, Pharmacien, Responsable de la Gestion des ARV/CENAME - Dr SAMBA Mistral Frédéric, Chef de la Division Commerciale et des Stocks, CENAME Appui technique : - Dr NGONO MBALLA Rose, Pharmacien, EDM/OMS 1

3 SOMMAIRE LISTE DES AUTEURS... 0 SOMMAIRE... 2 LISTE DES ABREVIATIONS... 3 INTRODUCTION... 5 MODULE 1 : DEFINITIONS UTILES... 6 MODULE 2 : GESTION DES PRODUITS PHARMACEUTIQUES I INTRODUCTION II SELECTION DES MEDICAMENTS III QUANTIFICATION IV ACQUISITION V RECEPTION DES MEDICAMENTS AU NIVEAU DU CAPP VI STOCKAGE DES MEDICAMENTS VII INVENTAIRE DES STOCKS VIII DISTRIBUTION DES MEDICAMENTS AUX FORMATIONS SANITAIRES IX LES OUTILS DE GESTION X MESURES DE SECURITE MODULE 3 : PARTICULARITES SUR LA GESTION DES PRODUITS DES PROGRAMMES SPECIFIQUES SCHISTOSOMIASE a. Définition : b. Liste des produits c. Gestion ONCHOCERCOSE DIABETE HYPERTENSION ARTERIELLE PSYCHOTROPES, STUPEFIANTS LES INFECTIONS OPPORTUNISTES LIEES AU VIH/SIDA PALUDISME VIH/SIDA TUBERCULOSE SANTE DE REPRODUCTION MODULE 4 : FINANCEMENT MODULE 5 : REGLEMENTATION PHARMACEUTIQUE DE L EXERCICE ET L ORGANISATION DE LA PROFESSION DE PHARMACIEN DU RECOUVREMENT DES COUTS DE LA PROCEDURE D IMPORTATION DES MEDICAMENTS ANNEXES ANNEXE 1 : AGENDA ANNEXE 2 : PRE ET POST TEST ANNEXE 4 : EXERCICES DE GROUPE ANNEXE 5 : ÉVALUATION DES MODULES ANNEXE 6 : ÉVALUATION DE L ATELIER DE FORMATION BIBLIOGRAPHIE :

4 LISTE DES ABREVIATIONS 3TC: Lamivudine ABC : Abacavir ACT: Combinaison Thérapeutique à base de dérivés d Artémisinine ADN : acide désoxyribonucléique AID : Autorisation d Importation des Dermocorticoïdes AL: artémether+lumefantrine AMM: Autorisation de Mise sur le Marché ARN : acide ribonucléique ARV: Antirétroviral AOI : Autorisation Officielle d Importation AS+AQ: artésunate + amodiaquine AZT : Zidovudine BK: Bacille de Koch BPD : Bonnes Pratiques de Distribution des Médicaments BPF : Bonnes Pratiques de Fabrication des Médicaments CAPP : Centre d Approvisionnement Pharmaceutique Provincial CENAME : Centrale Nationale d Approvisionnement en Médicaments et Consommables Médicaux Essentiels CMM : Consommation moyenne mensuelle D4T: Stavudine ddi: Didanosine DCI : Dénomination Commune Internationale DPM : Direction de la Pharmacie et du Médicament EDS : Enquête Démographique et de Santé EFZ : EFAVIRENZ FEFO: First Expired, First Out FTC : Emtricitabine HCY: Hôpital Central de Yaoundé LANACOME : Laboratoire National de Contrôle de Qualité des Médicaments et d Expertise PEPS : premier expiré, premier sorti FNUAP : Fonds des Nations Unies pour la Population IDV: Indinavir IO : Infection opportuniste IPA : Ingrédient Pharmaceutique Actif LAV: Lymphadenopathy associated virus LPV/r: Lopinavir/ritonavir MIO: Médicaments des infections opportunistes NFV: Nelfinavir NVP : NEVIRAPINE OICS : Organe Internationale de Contrôle des Stupéfiants OIT : Organisation Internationale du Travail OMS : Organisation Mondiale de la Santé ONUSIDA: Le Programme Commun des Nations Unies Sur le VIH/SIDA PAM : Programme Alimentaire Mondial PNLP: Programme National de Lutte contre le Paludisme PNLT : Programme National de Lutte contre la Tuberculose 3

5 PPTE : Pays Pauvres très Endettés PTME : Prévention de la Transmission Mère-enfant PNUD : Programme des Nations Unies pour le Développement PPN : Politique Pharmaceutique Nationale PVVIH : Personnes vivant avec le VIH QAC : Quantité à commander RTV: Ritonavir SDU : Stock disponible utilisable TDF: Ténofovir UNESCO: Organisation des Nations Unies pour l Éducation, la Science et la Culture UNICEF : Fonds des Nations Unies pour l Enfance USP : United States Pharmacopoeia VIH : Virus de l Immunodéficience Humaine SIDA : Syndrome d immunodéficience acquise 4

6 INTRODUCTION Le profil épidémiologique du Cameroun est dominé par le paludisme, le SIDA, la tuberculose, mais aussi par d autres affections telles que le diabète, le cancer, les helminthiases intestinales et autres maladies parasitaires. L engagement du gouvernement à lutter contre ces maladies s est traduit par la mise en place de programmes de prise en charge et l élaboration de la Stratégie de Mise en Oeuvre de la Politique Pharmaceutique Nationale dont l un des objectif est de rendre disponible aux populations des médicaments et des dispositifs médicaux essentiels de qualité à un coût abordable. L atteinte de cet objectif exige une gestion rigoureuse des produits pharmaceutiques à tous les niveaux de la pyramide sanitaire. Le présent document est un guide pour la formation des personnels en charge de la gestion desdits produits. Il aborde des questions opérationnelles et techniques pouvant aider à la prise de décision tout en mettant un accent particulier sur la gestion du cycle logistique dont le but est d assurer la continuité des services, de satisfaire la demande, et d éviter les ruptures de stock. Un accent particulier a également été mis sur des situations particulières relevant de la gestion des produits des programmes prioritaires de santé. 5

7 MODULE 1 : DEFINITIONS UTILES 1 DCI : Dénomination Commune Internationale est le nom chimique d un médicament. Il est le même dans tous les pays. 2 MEDICAMENT: Toute substance ou composition présentée comme possédant des propriétés curatives ou préventives à l égard des maladies humaines ou animales ainsi que tout produit pouvant être administré à l homme ou à l animal en vue d établir un diagnostic médical ou de restaurer, corriger ou modifier leurs fonctions organiques. 3 MEDICAMENTS ESSENTIELS : définis par l OMS comme ceux qui sont indispensables et nécessaires pour satisfaire les besoins de santé de la majorité de la population dans une région bien déterminée. Le médicament essentiel doit: Etre efficace ; Etre de qualité prouvée ; Etre disponible à tout moment ; Avoir le moins d effets indésirables possibles ; Etre accessible financièrement. 4 MEDICAMENT GENERIQUE: Copie d une spécialité princeps (première spécialité fabriquée et commercialisée) et dont le brevet est tombé dans le domaine public. Il est commercialisé sous Dénomination Commune Internationale (DCI) et/ou sous une dénomination spéciale. 5 SPECIALITE PHARMACEUTIQUE: Tout médicament préparé à l avance, présenté sous un conditionnement particulier, caractérisé par une dénomination spéciale et vendu dans plus d une officine. 6 PRODUIT PHARMACEUTIQUE: Les produits pharmaceutiques comprennent les médicaments, les réactifs biologiques, les produits chimiques officinaux, les produits galéniques, les objets de pansement et tout autre produit nécessaire à la médecine humaine ou vétérinaire. 7 DOCUMENT DE POLITIQUE PHARMACEUTIQUE NATIONALE: Document ayant été approuvé officiellement et largement diffusé. Y sont énoncés les objectifs, les stratégies retenues pour l atteinte desdits objectifs. 8 HOMEOPATHIE Mode de traitement fondé sur deux principes : l'usage de substances douées d'effets semblables aux symptômes de la maladie qu'elles sont destinées à combattre, et la dilution infinitésimale de ces substances. 9 ALLOPATHIE L'allopathie désigne la médecine conventionnelle par opposition à l homéopathie. 6

8 L'allopathie repose donc sur l'administration de substances visant à contrecarrer les effets ou les causes des maladies. Tous les praticiens allopathes ont aussi une activité préventive par la pratique des vaccinations, la promotion d'habitudes de vie en adéquation avec la physiologie naturelle de l'homme, et le suivi régulier. 10 PHYTOTHÉRAPIE : c'est l'art de se soigner par les plantes. 11 PHARMACOPÉE : Recueil à caractère officiel et réglementaire des médicaments autorisés dans un pays ou dans un groupe de pays. Il existe des pharmacopées nationales, comme la pharmacopée française, et des pharmacopées internationales, comme la pharmacopée européenne. Exemples de pharmacopées: Pharmacopée traditionnelle A base d'extrait de plantes médicinales, elle a été utilisée jusqu'à l'époque contemporaine en Europe et dans les sociétés primitives. Pharmacopées internationales - la Pharmacopée internationale publiée au niveau mondial par l'oms. Abréviation : Ph.Int. - la Pharmacopée européenne, publiée par le Conseil de l Europe. Abréviation : Ph.Eur. Pharmacopées nationales la Pharmacopée américaine ou United States Pharmacopoeia. Abréviation : USP ou USP XXIII La Pharmacopée britannique: BP la Pharmacopée japonaise (disponible en anglais) la Pharmacopée française. Abréviation : Ph.Fr. ou Ph.Fr.X la Pharmacopée belge. Identique à la Ph.Eur.II. Abréviation : Ph.Belg. ou Ph.Belg.VI la Pharmacopée helvétique. Abréviation : Ph.Helv. la Pharmacopée allemande. Abréviation : DAB (Deutsche Artzneibuch) la Pharmacopée autrichienne. Abréviation : ÖAB (österreichische Artzneibuch) 12 MATIERE PREMIERE: Toute substance utilisée dans la fabrication d un médicament, à l exclusion des articles de conditionnement. 13 PRINCIPE ACTIF: Le principe actif (également désigné par le terme IPA pour Ingrédient Pharmaceutique Actif) dans un médicament est la molécule qui possède un effet thérapeutique. Cette substance est, la plupart du temps, en très faible proportion dans le médicament par rapport aux excipients 14 EXCIPIENTS : Substance qui reçoit le ou les principes actifs. L excipient est constitué d une matière ou d un mélange de matières inactives sur la pathologie. Il favorise la réalisation et l administration du médicament en permettant une meilleure circulation de celui-ci jusqu au lieu d absorption dans l organe concerné. Il assure 7

9 la stabilité de la préparation et par extension sa conservation. La qualité primordiale d un excipient est son inertie à l égard : - des principes actifs - des matériaux de conditionnement - de l organisme. Dans les médicaments: Les excipients par opposition aux principes actifs sont des substances qui ont un rôle technique dans le médicament. Ce sont par exemple les diluants permettant d'augmenter le volume et faciliter la prise par le patient, les lubrifiants, les liants, les édulcorants, les délitants etc. Bien que n'étant pas des principes actifs, les excipients peuvent avoir un effet qu'il ne faut pas négliger. Certains sont même classés comme "excipients à effet notoire" et doivent figurer expressément dans la composition déclarée du médicament, tant en qualité qu'en quantité. 15 ARTICLE DE CONDITIONNEMENT Tout élément utilisé lors du conditionnement d un médicament, à l exclusion de l emballage destiné au transport ou à l expédition. Les articles de conditionnement sont appelés primaires ou extérieurs selon qu ils sont respectivement destinés ou non à être en contact avec le médicament. 16 FABRICATION : Toutes les opérations concernant l achat des matières premières, des articles de conditionnement, la production, le contrôle de la qualité, la libération des lots ainsi que les contrôles correspondant ; 17 LOT: Quantité définie d une matière première, d un article de conditionnement ou d un produit fabriqué en une opération ou en une série d opérations, telle qu elle puisse être considérée comme homogène. 18 NUMERO DE LOT : Combinaison caractéristique de chiffres ou de lettres ou de chiffres et de lettres qui identifie spécifiquement un lot. 19 ASSURANCE DE LA QUALITE : L assurance de la qualité est un large concept qui couvre tout ce qui peut, individuellement ou collectivement, influencer la qualité d un produit. Elle représente l ensemble des mesures prises pour s assurer que les médicaments fabriqués sont de la qualité requise pour l usage auquel ils sont destinés. L assurance de la qualité comprend donc les bonnes pratiques de fabrication mais également les Bonnes pratiques de stockage et de Distribution (BPD). 20 CONTROLE DE LA QUALITE: Le contrôle de qualité fait partie des bonnes pratiques de fabrication ; il concerne l échantillonnage, les spécifications, le contrôle, ainsi que les procédures d organisation, de documentation et de libération qui garantissent que les analyses nécessaires et appropriées ont réellement été effectuées et les produits finis ne sont pas libérés pour l utilisation, la vente ou l approvisionnement sans que leur qualité n ait été jugée satisfaisante. 8

10 21 QUALITE: Ensembles des caractéristiques d une entité qui lui confère l aptitude à satisfaire des besoins exprimés et implicites. 22 SECURITE: Etat dans lequel le risque de dommages corporels ou matériels est limité à un niveau acceptable. 23 BONNES PRATIQUES DE FABRICATION DES MEDICAMENTS (BPF): Les bonnes pratiques de fabrication des médicaments constituent un des éléments de l assurance de la qualité ; elles garantissent que les produits sont fabriqués et contrôlés de façon cohérente et selon les normes de qualités adaptées à leur emploi et requises par l autorisation de mise sur le marché. 24 BONNES PRATIQUES DE DISTRIBUTION DES MEDICAMENTS (BPD): Les bonnes pratiques de distribution des médicaments constituent un des éléments de l assurance de la qualité ; elles garantissent que les produits sont sélectionnés, stockés, transportés et contrôlés de façon cohérente et selon les normes de qualités adaptées à leur emploi et requises par l autorisation de mise sur le marché. 25 TRAITEMENT D UNE NON-CONFORMITE: Action à entreprendre vis à vis d une entité présentant une non-conformité en vue de résoudre cette dernière. 26 TRAÇABILITE: Aptitude à trouver l historique, l utilisation ou la location d une entité au moyen d identifications enregistrées. 27 COMITE THERAPEUTIQUE: Groupe de scientifiques et de membres du personnel hospitalier tels que pharmacologues, cliniciens, pharmaciens,. etc. 28 COMMISSION D HOMOLOGATION: Organe consultatif que les autorités nationales de réglementation pharmaceutique saisissent pour les questions en rapport avec l homologation des médicaments et l annulation ou la suspension des autorisations de commercialisation; elle fonde ses avis sur l évaluation de la qualité, de l innocuité, de l efficacité et de l utilité des produits. 29 REFERENTIEL: Enoncé d un ensemble d exigences ou de recommandations auquel on se réfère pour bâtir, améliorer, ou évaluer un système qualité. 30 SPECIFICATIONS: Description en détail des exigences auxquelles doivent répondre les produits utilisés ou obtenus au cours de la fabrication. Elles servent de base à l évaluation de la qualité. Document énonçant des exigences. 9

11 31 PHARMACOVIGILANCE: Centralisation, contrôle et diffusion des informations sur les effets nocifs ou imprévus des médicaments. La pharmacovigilance a pour objet la surveillance du risque d'effet indésirable résultant de l'utilisation des médicaments et produits à usage humain Elle vise à garantir la sécurité d emploi des médicaments. Elle repose sur le signalement des effets indésirables par les professionnels de santé et les industriels. Les professionnels de santé doivent donc déclarer les effets indésirables à la structure nationale en charge de la pharmacovigilance 32 VIRUS: En biologie, un virus est une entité biologique qui nécessite une cellule hôte, dont il utilise les constituants pour se multiplier. Les virus sont des objets particulaires, infectieux, constitués au minimum d'un acide nucléique et de protéines Structure de base d'un virus : Un virus se caractérise par son incapacité à se reproduire par division et nécessite pour cela d'utiliser une cellule hôte : un virus est un parasite intracellulaire obligatoire. Il est composé d'une molécule d'acide nucléique (soit d ADN soit d ARN, simple ou double brin) entourée d'une coque de protéine appelée la capside et parfois d'une enveloppe. Il ne possède aucune enzyme pouvant produire de l'énergie. 33 VIH : Virus d'immunodéficience humaine 34 LAV : Lymphadenopathy Associated Virus 35 LYMPHOCYTES T4 ET DÉFENSES IMMUNITAIRES : Les lymphocytes T sont les gardiens de notre corps. Ces cellules vont contrôler les réactions de défense dirigées contre un organisme étranger. Il existe plusieurs types de lymphocytes T, dont les CD4 et les CD8, qui se différencient par les récepteurs qu ils possèdent à leur surface. Ces récepteurs définissent ainsi des fonctions différentes. 36 COUNSELING Entretien dans lequel une personne tente d'aider une autre à comprendre et à résoudre des problèmes auxquels elle doit faire face. Counseling d Aide à l observance : Counseling spécial centré sur le traitement pour aider un patient à respecter la prescription médicale. 37 ONUSIDA (UNAIDS en anglais) C est un programme de l ONU destiné à coordonner l'action des différentes agences spécialisées de l ONU pour lutter contre la pandémie du SIDA. Il fut créé le 1er décembre 1995 et son siège est à Genève, en Suisse. Rôles de l ONUSIDA: Son principal rôle n'est donc pas de subventionner les différents programmes de lutte 10

12 contre le SIDA, mais de les coordonner. Son second rôle est de fournir des informations sur toutes les conséquences qu'entraîne la pandémie. Aussi bien au niveau médical (comme le nombre de personnes infectées), que social (condition de vie des sidéens) ou encore économique (impact de la pandémie sur l'économie des pays). Son troisième rôle est de servir de moteur à une politique globale de lutte contre le SIDA (comme la création de certains programmes). Agences de l'onu travaillant avec ONUSIDA : Pour pouvoir combattre efficacement le SIDA, ONUSIDA coordonne le travail de différentes agences spécialisées de l'onu, qui sont : - la Banque Mondiale pour les prêts d'argents - le Fonds des Nation Unies pour l Enfance (UNICEF) pour la protection des enfants sidéens ou dont les parents le sont - le Fonds des Nations Unies pour la Population (FNUAP) pour la protection des populations touchées directement ou indirectement par le SIDA - l Organe Internationale de Contrôle des stupéfiants (OICS) pour la prévention et la protection dans les milieux toxicomanes - l Organisation Internationale du Travail (OIT) pour la protection et la préventions des travailleurs sidéens ou étant en contact proche avec ces derniers - l Organisation des Nations Unies pour l Éducation, la Science et la Culture (UNESCO) pour la prévention et l'information sur le SIDA - l Organisation Mondiale de la Santé (OMS) pour la coordination des équipes médicales - le Programme Alimentaire Mondial (PAM) pour servir de «point d'entrée» aux équipes de préventions et de protections - le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) pour l'aide au développement des pays touchés par le SIDA 11

13 MODULE 2 : GESTION DES PRODUITS PHARMACEUTIQUES I INTRODUCTION L objectif de la Politique Pharmaceutique Nationale (PPN) est de rendre disponibles et accessibles à toutes les couches de la population les médicaments essentiels de préférence sous leur forme générique ainsi que les consommables médicaux essentiels. Pour avoir en permanence les médicaments essentiels, un certain nombre d actions doivent être menées. Il s agit de : Sélectionner parmi les médicaments existants ceux dont on a besoin ; S en procurer (quantification, acquisition/achat); Les stocker et les distribuer ; Les mettre à disposition des populations pour leur utilisation. FIGURE I : LE CYCLE DE GESTION 12

14 II SELECTION DES MEDICAMENTS La sélection des médicaments est un processus qui consiste à choisir quels médicaments sont les mieux adaptés à la prise en charge d une pathologie donnée dans une région en tenant compte des données épidémiologiques, socioéconomiques et sanitaires. Au niveau du Ministère en charge de la Santé, les médicaments sont sélectionnés sous les formes et dosages appropriés. Le pays dispose alors d une liste de médicaments essentiels présentée par niveau de formation sanitaire. Critères de sélection des médicaments Coûts abordables pour une utilisation optimale des ressources financières, Disponibilité des médicaments pour le traitement des maladies les plus répandues, Présence des médicaments sélectionnés sur la Liste Nationale des Médicaments Essentiels sous DCI, Détermination du niveau de la formation sanitaire d utilisation de chaque médicament, Nécessité d homologation des médicaments sélectionnés au Cameroun. Avantages de la Liste Nationale des Médicaments Essentiels (LNME) La Liste Nationale des Médicaments Essentiels : Tient compte du plateau technique des Formations Sanitaires, Comporte un nombre limité de médicaments essentiels d où approvisionnement, stockage et distribution faciles ; Permet que la formation des prescripteurs et dispensateurs soit focalisée sur un petit nombre de médicaments, Avantages de l'utilisation des DCI L utilisation des DCI : Permet la diversification de sources d approvisionnement avec l avantage d acheter à des prix compétitifs ; Facilite la prescription et la substitution de produit ; Minimise le risque de confusion des produits. III QUANTIFICATION La quantification est le processus utilisé pour déterminer les besoins quantitatifs en médicaments. Pourquoi quantifier? Pour éviter les ruptures de stock ; Pour éviter le sur- stockage ; Pour passer des commandes sur des bases objectives. 13

15 Méthodes de quantification : Il existe 3 méthodes de quantification : La méthode à partir des consommations antérieures ; La méthode basée sur les données épidémiologiques ; La méthode basée sur les statistiques d autres services de santé. La première méthode est la plus adaptée à notre contexte parce qu elle se base sur des données fiables. Données nécessaires à la quantification CMM = Consommation Moyenne Mensuelle, Stock minimum, Stock maximum, Stock d alerte, Stock disponible et utilisable, Stock de sécurité, Délai de livraison, Durée de vie du médicament. La consommation mensuelle peut être calculée à partir : des données des fiches de stocks ; de la consommation journalière ; du niveau de vente journalier ; des données des registres de médicaments. La consommation moyenne mensuelle (CMM) est obtenue : en calculant la consommation moyenne pendant une période donnée (ex : six mois), ou en divisant la consommation totale au cours d une période par le nombre de mois de consommation du médicament. N.B : Les mois de consommation atypiques (rupture ou consommation très élevée) ne doivent pas être pris en compte dans la période de consommation car cela fausserait les calculs. Détermination des types et des quantités Le choix des médicaments et leurs quantités sont influencés par : la population desservie par les formations sanitaires ; les patients à traiter ; les variations saisonnières des épisodes de maladie, la consommation mensuelle de chaque médicament ; la connaissance de la quantité de chaque médicament consommé ; le délai de livraison ou le temps qui s écoule entre le placement de la commande et la réception ; du stock d alerte de chaque médicament. La quantité maximale de médicaments à détenir en stock dépend de : La distance entre la CENAME et le CAPP ; 14

16 La taille du magasin de stockage ; Le nombre de formations sanitaires desservies. Le délai de livraison dépend entre autres de l état des routes en particulier en saison des pluies et de l état des véhicules de livraison. Le stock d alerte ou stock minimum C est le niveau du stock de médicament qui indique quand déclencher une nouvelle commande. Il représente le niveau minimal de stock qui met à l abri de rupture de stock avant la nouvelle commande. Le stock ne doit pas tomber en dessous de ce niveau minimal avant la passation d une nouvelle commande. Il est facile de le calculer. Il doit figurer sur chaque fiche de stock. Exemple de calcul de stock d alerte ou stock minimum Si le délai de livraison est de trois (3) mois et la consommation mensuelle de 3000 comprimés, le stock d alerte est de 3mois x 3000 = 9000 comprimés. Si le médicament est présenté en boîte de 1000, il faudra déclencher la commande chaque fois qu il restera neuf (9) boîtes en stock. Le niveau minimal de stock doit être calculé une fois que la consommation mensuelle est connue. Le stock disponible et utilisable Il représente le stock physique réel utilisable excluant les avaries et périmés. Exemple de calcul de la quantité QAC = Quantité à commander CMM = Consommation Moyenne Mensuelle SDU = Stock disponible utilisable CEC = commande en cours QAC = (CMM X 4 mois) SDU - CEC NB : Si le stock est vite consommé (sortie importante), pour éviter les ruptures, il faut procéder à une commande d urgence dont l exécution dépend de la distance, la disponibilité du produit en stock au niveau du CAPP et la motivation des agents. IV ACQUISITION Les CAPP acquièrent les médicaments à la CENAME. Les supports utilisés ainsi que les modalités de cette utilisation sont ci-dessous décrits. Bons de commande o Les bons de commande à la CENAME sont établis en un exemplaire. 15

17 o En faire une photocopie pour besoins d archivage et pour rappeler au responsable du CAPP les items demandés ; o Transmettre le bon de commande à la CENAME. o S assurer que les bons portent les informations suivantes : La désignation des médicaments commandés (noms, formes, dosages et présentations) ; Les quantités demandées ; Le numéro de la demande ou numéro d ordre ; Le nom du CAPP et la date de la commande ; Le nom et la signature de celui qui fait la commande. o Si le bon de commande comporte les noms de tous les médicaments, ne mettre que les quantités des items dont on a besoin ; o Remplir les prix unitaires et les coûts totaux de chaque item. V RECEPTION DES MEDICAMENTS AU NIVEAU DU CAPP Les médicaments essentiels et les consommables sont réceptionnés en présence d une commission de réception. Tous les colis sont regroupés par le représentant de la CENAME ou de tout autre fournisseur puis sont ouverts. Un relevé détaillé des médicaments et des consommables est porté sur un bon de réception. Chaque bon de réception est comparé aux bons de livraison et de commande (dès réception de ce document). Les médicaments réceptionnés doivent être inventoriés en présence de la personne qui livre. Suite à cet inventaire, les produits manquants éventuels sont mentionnés dans la colonne observation. NB : vérifier que les produits sont en bonne condition et qu ils n ont subi aucun dommage. Les produits livrés et recevables sont consignés dans le bordereau de livraison. Le bordereau de livraison et les factures qui l accompagnent sont classés dans des dossiers différents. Les produits non recevables sont retournés au fournisseur et mentionnés sur un bon de réclamation. Les quantités reçues sont enregistrées sur les fiches de stocks de médicaments, une attention particulière est prêtée aux dates de péremption portées sur les médicaments et consommables et aux numéros de lots. Taches du magasinier dans la réception des produits Préparer et nettoyer le local S assurer que l aire de stockage disponible est suffisante pour contenir le stock à réceptionner ; S assurer de la conformité de la livraison par rapport à la commande Contrôler les produits reçus avant de les stocker. Cette vérification permet de déceler d éventuelles avaries, des péremptions, des manquants ou surplus de stock. Divergences à la réception des médicaments 16

18 Il peut s agir de : Différences entre quantités reçues et quantités commandées, Présence de bouteilles cassées ou des paquets endommagés, Différences qualitatives entre les produits commandés et les produits reçus Présence de médicaments périmés ou avariés. Conduite à tenir en cas de divergences : Demander des explications au fournisseur et faire les corrections nécessaires ; Porter ceci à l attention du fournisseur en inscrivant toutes les contradictions observées dans la colonne observations du bon de retour. Le bon de retour C est un document qui rend compte des éventuelles divergences constatées. Le bon de retour doit être rempli en 3 exemplaires dont un original et deux copies. Une copie reste au niveau du CAPP. L original et la deuxième copie accompagnent les produits retournés. Garder à l esprit les règles ci-dessous : Eviter que les médicaments expirent dans les magasins des CAPP ; Transférer le plus rapidement possible les médicaments qui peuvent être utilisés ailleurs (ex : date de péremption proche) en utilisant les bons de retour du fournisseur ; Retourner immédiatement les médicaments périmés ou endommagés au fournisseur pour destruction ; Retourner les stocks en excès (surstock) au fournisseur trois mois au moins avant la date d expiration accompagnés d un bon retour. VI STOCKAGE DES MEDICAMENTS Cette activité constitue une étape importante dans la gestion efficace des produits et doit maintenir leur qualité et leur efficacité jusqu à la sortie. L entreposage doit permettre d avoir des produits toujours en bon état et éviter d éventuelles contaminations ou détériorations (à l abri des insecticides, des produits dangereux, des vieux dossiers, des fournitures de bureau, et de tout autre équipement). Lors du rangement, les médicaments sont classés selon leur date de péremption : ceux dont la date d expiration est éloignée sont rangés derrière ceux dont la date d expiration est plus proche. C est le principe FEFO (First Expired, First Out) = PEPS (premier expiré, premier sorti). Le magasin doit avoir une surface suffisante pour pouvoir contenir le stock nécessaire pour au moins 3 mois de consommation. Le lieu d entreposage doit : Être bien aéré, bien éclairé mais à l abri de la lumière directe du soleil, bien ventilé, Avoir des étagères compartimentées, Être nettoyé et désinfecté régulièrement, Être bien étanche (sans aucune fuite d eau), Présenter une surface plane et sèche, 17