Marques de conformité. Règlement Général de Certification de Produits

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1 AIB-VINÇOTTE International s.a. SECURITÉ, QUALITÉ, ENVIRONNEMENT Membre du Groupe VINÇOTTE Siège social : Bld. A. Reyers 80 B-1030 Bruxelles VINÇOTTE - CERTEST PRODUCTS Everest - Leuvensesteenweg 248 / B-1800 Vilvorde Tél. : +32(0) Fax : +32(0) vgs@vincotte.be okcompost@vincotte.be okbiodegradable@vincotte.be okbiobased@vincotte.be seedling@vincotte.be Marques de conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling Règlement Général de Certification de Produits Rédigé par : Vérifié par : Approuvé par : Signature sur copie maître Signature sur copie maître Signature sur copie maître Ph. DEWOLFS Activity Manager Vinçotte CERTEST / Products O. VANDEVOORDE Lead Quality Manager Vinçotte Ch. LEFEBVRE Directeur Vinçotte CERTEST TD-P04-01F Avril 2012 Ce document existe en français, néerlandais et anglais.

2 Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling TD-P04-01F Avril /04/2012 TABLES DES MATIERES 1 OBJET REGLES GENERALES CARACTERISTIQUES DU CERTIFICAT PROCESSUS DE CERTIFICATION APPOSITION & USAGE DE LA MARQUE MODALITES APPLICABLES A LA SURVEILLANCE DE CONFORMITE TRAITEMENT DE NON-CONFORMITES PROCEDURE DE RECOURS ARCHIVAGE & CONFIDENTIALITE RESPONSABILITE LANGUES FRAIS LIES A L OCTROI ET L USAGE DES MARQUES CHANGEMENT DES DOCUMENTS NORMATIFS DE REFERENCE ANNEXE 1 : SCHEMA DE CERTIFICATION ANNEXE 2 : LOGOS ANNEXE 3 MODALITES PARTICULIERES APPLICABLES A LA SURVEILLANCE DE CONFORMITE PAR CONTROLE INTERNE DE PRODUCTION ANNEXE 4 MODALITES PARTICULIERES APPLICABLES LORSQUE LE CLIENT S APPUIE SUR D AUTRES CERTIFICATS POUR OBTENIR LA CERTIFICATION DE SON PRODUIT...15 DEFINITIONS Période administrative Période de prélèvement Produit Famille de produits Unité de production AVI Période au terme de laquelle le Client doit fournir les renseignements relatifs aux quantités vendues durant cette période. Période au cours de laquelle au moins un prélèvement d échantillon est réalisé afin de vérifier la conformité de production. Résultat d un processus.dans le contexte du présent règlement, les produits sont des produits tangibles. Ensemble de produits qui possèdent des caractéristiques principales identiques. Installation(s) technique(s) ou sont réalisés les produits, utilisée(s) par un fournisseur, liée(s) à un lieu géographique AIB-Vinçotte International HISTORIQUE DES REVISIONS Original Mai 2001 Révision 1 Juillet 2003 Modifications mineures et introduction du nouveau logo VGS. Révision 2 Septembre 2003 Introduction du logo OK compost HOME Révision 3 Avril 2005 Modifications mineures et introductions des variantes du logo OK biodegradable Révision 4 Septembre 2009 Introduction de la marque de conformité OK biobased, modifications du 12 ( notamment intégration des anciennes annexes 5 et 6 ), transfert de l annexe 2 vers un document séparé et autres modifications. Révision 5 Avril 2012 Mise en conformité ISO et ajout du Seedling logo Les modifications par rapport à la version précédente sont signalées par une ligne dans la marge. Le présent document remplace et annule les versions précédentes. Page : 2 / 15

3 Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling TD-P04-01F Avril /04/ OBJET Le présent Règlement Général de Certification définit les règles applicables pour la certification volontaire et la surveillance du marché des produits couverts par les marques de conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling Lors de toute demande de certification, un contrat particulier - faisant référence au présent Règlement Général de Certification est établi afin de préciser les dispositions particulières relatives à l octroi et l usage de la licence pour le produit en question. 2 REGLES GENERALES 2.1 Remarque préliminaire Les marques VGS, OK compost, OK biodegradable et OK biobased sont la propriété de AVI. Seul AVI peut émettre des certificats pour ces marques de conformité La marque Seedling est la propriété d European Bioplastics 1 qui a délégué la certification à AVI Nul n est autorisé à apposer une des marques de conformité d AVI ( VGS, OK compost, OK biodegradable ou OK biobased ) sur un produit si celui-ci n est pas formellement certifié par AVI Nul n est autorisé à apposer la marque de conformité Seedling sur un produit si celui-ci n est pas formellement certifié par un organisme de certification dûment reconnu par European Bioplastics. 2.2 Application Le présent règlement de Certification est appliqué par AVI pour la certification de produits sous les marques de conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling Tout demandeur cherchant à obtenir les marques de conformité par AVI doit se soumettre au Règlement Général de Certification en vigueur au moment de la conclusion du contrat La présente version du Règlement Général de Certification remplace et annule les versions précédentes Les prescriptions du présent Règlement Général de Certification complètent et amendent les "Conditions générales régissant les prestations d AVI". 2.3 Schéma de certification Les opérations d évaluation de conformité sont réparties comme suit : - les essais de type sont réalisés par AVI sous la supervision d AVI ou par des laboratoires reconnus par AVI. - la certification est réalisée par AVI - la surveillance est réalisée par AVI ou sous la supervision d AVI - les essais de conformité sont réalisés par AVI ou sous la supervision d AVI Si le Client demande la prise en compte d autres certificats pour obtenir la certification de son produit, les modalités particulières décrites en annexe 4 sont d application Un organigramme du schéma de certification est repris en annexe. 3 CARACTERISTIQUES DU CERTIFICAT 3.1 Objet Le certificat d octroi et d usage de la marque de conformité confirme officiellement que le produit repris sur ce certificat répond aux exigences du schéma de certification mentionné sur ce certificat. 3.2 Période de validité Sauf mention contraire, le Certificat d octroi et d usage d une marque de Conformité est valable pour une durée de 5 ans ( 3 ans ou 6 ans pour le Seedling logo ). 1 European Bioplastics : Marienstrasse 19/ Berlin, Germany Page : 3 / 15

4 Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling TD-P04-01F Avril /04/ Condition de validité La validité d un certificat VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et/ou Seedling est maintenue à la condition que le Client satisfasse aux exigences suivantes : - a. la production reste conforme au produit initialement certifié ( prototype ) - b. la production reste conforme aux critères de certification ; - c. en cas de modification des critères de certification la production est adaptée dans les délais prescrits ; - d. la date de validité du certificat n est pas échue ; - e. toutes les obligations financières et administratives vis-à-vis d AVI soient acquittées. 3.4 Contenu du Certificat Ce certificat reprend : - l identification complète de l organisme de certification - la marque de conformité pour laquelle la licence est accordée - le numéro du certificat, ainsi qu éventuellement le numéro du certificat précédent - l identification complète du Client - la portée de la certification ( type de produit ) - les références des critères de certification - les conclusions de l examen et la référence du(es) rapport(s) d essai documentant la conformité du produit aux spécifications techniques d application - la date d effet et de fin de validité de la certification - la description succincte du système de certification applicable - la(es) langue(s) dans la(es)quelle(s) le certificat a été émis - les noms et fonctions des signataires - la présence éventuelle d annexes ainsi que leur nombre de pages Le certificat original, et ses annexes éventuelles, est imprimé - sur un papier A4 comportant un logo Vinçotte bleu clair en son centre en un exemplaire dans chaque langue spécifiée sur le certificat. 4 PROCESSUS DE CERTIFICATION 4.1 Dispositions générales Tout fournisseur intéressé par la certification d un produit pour une marque de conformité reprise dans le présent règlement peut transmettre sa demande à AVI. Dans la suite, cette personne/organisation sera identifiée comme demandeur 4.2 Demande informative Le fournisseur qui souhaite obtenir une licence et s est fait connaître auprès de l organisme de certification est invité par ce dernier à introduire une demande informative écrite en précisant : - la nature du produit à certifier - les unités de production visées ( nom, adresse, activité ) - la(es) marque(s) visée(s) - si le produit, ou certains de ses composants, ont déjà fait l objet d essais ou d une certification par AVI ou un autre organisme de certification 4.3 Envoi du Contrat de Certification L organisme de certification informe le Demandeur par écrit des principes de la procédure d octroi de la licence et lui transmet les documents suivants : - un exemplaire du présent règlement de certification - un exemplaire du(es) spécification(s) technique d application - un exemplaire du contrat de certification, y compris les conditions financières relatives à cette certification. La préparation du contrat implique que l organisme dispose de toutes les informations requises Si le Demandeur est déjà Client, et possède déjà les 2 premiers documents cités ci-avant, l envoi peut se limiter aux conditions financières relatives à cette nouvelle certification. 4.4 Demande formelle ( Commande ) La licence est demandée par unité de production et par produit séparément, selon les définitions du présent règlement Le Demandeur envoie à l organisme de certification un dossier de demande composé: Page : 4 / 15

5 Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling TD-P04-01F Avril /04/ de la demande formelle mentionnant : - la qualité du Demandeur prouvant qu il peut demander la certification ; - le nom et lieu de l unité de production pour laquelle la licence est demandée ; - la(es) marque(s) de conformité pour la(es)quelle(s) la licence est demandée ; - le nom d une personne assurant les contacts avec l organisme de certification ; - la (es) langue(s) dans la(es)quelle(s) le certificat doit être produit ; - du contrat de certification signé par une personne autorisé ; - d un ( projet de ) dossier technique ; En introduisant sa demande formelle, le Demandeur s engage - à se soumettre aux dispositions du présent règlement de certification ; - à prendre toutes les mesures afin que la conformité de chaque produit livré sous la(es) marque(s) de conformité soit garantie ; - à fournir toutes les informations techniques demandées par l organisme de certification nécessaires à la bonne exécution de sa mission ; - à fournir les informations relatives aux quantités vendues selon les modalités définis dans le présent règlement ; - à fournir des exemplaires du produit à certifier en nombre suffisant pour permettre la réalisation des essais ; - à préciser si les exemplaires fournis destinés aux essais de type sont issus d une production en série ou sont à considérer comme prototypes ; 4.5 Revue de la documentation et essais de type Lorsque la preuve est faite de la conformité du produit aux exigences des spécifications techniques d application, AVI établit un certificat de conformité. 4.6 Enregistrement et publication Le(s) produit(s) certifié(s) est(sont) ajouté(s) à la liste des produits certifiés. Cette liste est publique. 5 APPOSITION & USAGE DE LA MARQUE 5.1 Logos Chaque marque de conformité est identifiable par un logo Les logos peuventt avoir des variantes pour s adapter à la nature du produit certifié. Ces différents logos sont repris dans le document dont la référence est reprise en annexe 2 et sont disponibles sous forme informatique Les logos ne peuvent en aucun cas être altérés Les versions monochromes sont autorisées et les dimensions minimales des logos adaptées en fonction du type de produit. 5.2 Apposition de la marque Par défaut, le logo de la marque de conformité doit apparaître sur chaque produit certifié. Cette apposition peut être faite de différente façon, en fonction de la nature du produit Dans les cas ou il est impossible d apposer le marquage directement sur le produit, le marquage peut être réalisé sur l emballage Lorsque, pour des raisons techniques ou commerciales, le marquage est apposé sur l emballage non-certifié d un produit certifié, il doit être indiqué, de façon lisible et explicite, que le logo se rapporte au produit emballé et non à l emballage L apposition du marquage sur l emballage ne dispense pas sauf impossibilité mentionnée ci avant d apposer le marquage sur le produit certifié Les modalités d apposition sont toujours définies de commun accord entre le Client et AVI et précisées dans le contrat de certification et/ou validées dans le rapport Le marquage doit être inaltérable et ne peut en aucun cas modifier les caractéristiques essentielles du produit certifié L apposition d un logo ne dispense pas le Client de respecter ses obligations légales. Page : 5 / 15

6 Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling TD-P04-01F Avril /04/ Usage de la marque Chaque Client a le droit d utiliser à des fins commerciales - et dans les limites des produits certifiés - les logos des marques de conformité pour lesquels il a une licence Tout logo ( VGS, OK compost, OK biodegradable et OK biobased ) appliqué sur le produit doit porter le code du Licencié, intégré dans le coin inférieur droit du monogramme Vinçotte.. Le logo Seddling appliqué sur le produit doit toujours être accompagné du numéro de certificat Les utilisations frauduleuses, abusives ou pouvant semer le doute dans l esprit des utilisateurs feront l objet de poursuites Lorsqu un logo est accompagné d une communication ou une déclaration (par exemple imprimée sur le produit ou sur son emballage ), celles-ci ne peuvent en aucun cas prêter au(x) logo(s) utilisé(s) une signification différente de celle couverte par ce(s) logo(s). 5.4 Suspension de l usage de la marque La suspension du droit d usage de la marque est une mesure temporaire destinée à protéger l intégrité de la marque L organisme certificateur peut suspendre le droit d usage de la marque dans les cas suivants : - lorsque le produit certifié ou un de ses composants ne répond plus aux critères de certification ; - lorsque les clauses du contrat donnant au Client le droit d usage de la marque ne sont pas respectées ; - à la demande du Client lorsque la production des produits visés est temporairement suspendue. Dans ce cas, les conditions de la suspension font l objet d une convention entre le Client et l organisme certificateur La suspension est notifiée par écrit au Client avec les informations suivantes : - période de suspension ; - justification ; - aspects pratiques des conditions de la suspension, notamment en ce qui concerne les produits déjà sur le marché ; - conditions à remplir par le Client lorsque celui-ci désire lever la suspension Aucun dommage ne sera dû par AVI dans le cadre de ce type de suspension du droit d usage de la marque de conformité Les honoraires relatifs aux prestations engagées dans le cadre du contrat resteront dus. 5.5 Retrait de l usage de la marque AVI peut retirer le droit d usage de la marque : - lorsque le Client n a pas réalisé les actions correctives visant à éliminer une non-conformité dans les délais impartis; - lorsque la période de suspension de l usage de la marque est échue ; - lorsque le Client dissimule volontairement la non-conformité de parties de production ; - lorsque le Client ne se conforme pas au présent règlement, notamment en ce qui concerne les obligations administratives et financières vis-à-vis d AVI; - à la demande du Client Dans ce cas, le Client n'est plus autorisé à apposer la marque de conformité VGS et/ou OK Compost et/ou OK biodegradable et/ou OK biobased et/ou Seedling sur ses produits, sur les documents promotionnels, commerciaux ou autres et le produit est supprimé de la liste des produits auxquels la marque a été octroyée Aucun dommage ne sera dû par AVI dans le cadre de ce type de retrait du droit d usage de la marque de conformité Les honoraires relatifs aux prestations engagées dans le cadre du contrat resteront dus Lorsque le retrait du droit d usage d une marque de conformité est demandé par le Client, un préavis de 3 mois est applicable. Durant cette période, les obligations du Client sont maintenues. Page : 6 / 15

7 Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling TD-P04-01F Avril /04/ Adaptation de la liste des pays où les marques et logos sont protégés Les marques et logos sont protégés suite à un dépôt dans différents pays. La liste de ces pays est régulièrement mise à jour en fonction de nouveaux dépôts, renouvellement ou non, de décision de suppression dans certains pays par AVI ( ou European Bioplastics pour le Seedling logo ). Le Client ne pourra réclamer aucun dommages et intérêts suite à la mise à jour de la liste des pays. 6 MODALITES APPLICABLES A LA SURVEILLANCE DE CONFORMITE 6.1 Principe Par défaut, la surveillance de conformité se fait suivant le principe des essais ou de contrôles d échantillons prélevés, soit sur le marché, soit dans les stocks du Client Toutefois, les Clients disposant d un système de qualité certifié conforme à la norme EN ISO 9001 peuvent procéder à la surveillance de la conformité par contrôle de leur production. Ceci à la condition que le certificat soit accepté par AVI. Dans ce cas, les termes de l annexe 3 sont d application Le mode de surveillance lié à un produit donné est défini dans le contrat relatif à la certification de ce produit. 6.2 Modalités administratives Le Client doit fournir, à la fin de chaque période administrative, les informations utiles et nécessaires à l organisme chargé de la surveillance de la conformité afin que ce dernier puisse organiser sa mission Les informations à fournir sont détaillées dans le contrat de Certification Cette période administrative est définie dans le contrat de certification en fonction du type de produit certifié En cas de base annuelle, ces informations sont à fournir pour le 15 janvier de l année suivante En cas de base semestrielle, les informations relatives au premier semestre (1 er janvier / 30 juin) sont à fournir pour le 15 juillet. Celles qui sont relatives au second semestre (1 er juillet / 31 décembre) seront fournies au plus tard pour le 15 janvier de l année suivante Le compteur des ventes est réinitialisé au 1 er janvier. 6.3 Prélèvement Pour chaque type de produit, la période de prélèvement est définie dans le contrat de Certification Le nombre et la nature des essais réalisés dans le cadre de la surveillance de conformité dépendent du nombre de pièces vendues au cours de la période de prélèvement En cas de base semestrielle, si les quantités vendues au cours du premier semestre ne sont pas suffisantes pour permettre un prélèvement, la fréquence de prélèvement est réduite à un prélèvement qui, par la force des choses, aura lieu au cours du second semestre Au moins un prélèvement sera réalisé durant la période de prélèvement, quelles que soient les quantités vendues La quantité minimum faisant l objet d un prélèvement, dépendant du type de produit, est fixée dans le contrat de certification L organisme en charge de la surveillance de conformité peut procéder à des prélèvement et essais quand il le juge nécessaire, utile ou opportun En cas de plaintes motivées d un utilisateur, des campagnes de prélèvement complémentaires peuvent être organisées L agent chargé du prélèvement a, à tout moment, accès aux installations du Client et en particulier à son service Contrôle de qualité Le Client s engage à la mise à disposition de tous les moyens et possibilités ( personnel et matériel ) afin qu à chaque moment le contrôle de conformité des produits délivrés puisse avoir lieu En cas d absence de stock chez le Client lorsque l opération de prélèvement doit être réalisée, celui-ci fournit à l organisme de certification la liste des quantités vendues et de ses distributeurs afin que l organisme de certification puisse procéder à un prélèvement chez ces derniers. Page : 7 / 15

8 Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling TD-P04-01F Avril /04/ Essais Tous les essais réalisés dans le cadre de la surveillance du marché font l objet d un rapport Ce rapport est systématiquement communiqué au Client. 7 TRAITEMENT DE NON-CONFORMITES 7.1 Généralités Suite aux essais ou contrôles réalisés dans la cadre de la surveillance du marché, le non respect de critères de certification pour un produit provoque une procédure de traitement de non-conformité destinée à remédier à la défaillance observée Ces non-conformités peuvent être majeures ( dangereuses ou non ) ou mineures (techniques ou administratives) Le Client est prévenu par courrier ( recommandé pour les non-conformités majeures ) des décisions prises par AVI Le délai alloué pour le traitement des non-conformités commence à la date de signature du courrier prévenant le Client de l existence d une non-conformité Toutes les non-conformités doivent être traitées par le Client dans les délais impartis. 7.2 Non-conformité majeure Une non-conformité majeure est due à un défaut qui met fondamentalement en question la conformité du produit par rapport aux critères de certification Le délai accordé pour résoudre la non-conformité est fixé par AVI et est de maximum 3 mois Dans le cas où la non-conformité conduit à des situations dangereuses, le Client est tenu d agir immédiatement. Il en va de même en cas de non-conformité concernant des produits soumis à la réglementation Le détail des actions à prendre est fixé en accord avec l organisme en charge de la certification et est évalué au cas par cas en fonction du type de produit Le programme d'action comporte au minimum les points suivants : - recherche de l'origine des anomalies et prise des dispositions qui garantissent le retour à la conformité de production. - vérification par AVI ou sous sa supervision - au moyen d'essais du retour à la conformité du produit. 7.3 Défaut mineur non-conformité technique Une non-conformité mineure est une non-conformité du produit pour des critères qui ne sont pas essentiels Le délai accordé pour résoudre la non-conformité est fixé par AVI et est de maximum 6 mois La non-conformité est considérée comme éliminée au moment où les points suivants sont satisfaits: - présentation par le Client des actions correctives réalisées et d'un rapport de contrôle concernant les défauts constatés ; - vérification par AVI ou sous sa supervision - au moyen d'essais du retour à la conformité du produit. 7.4 Défaut mineur non-conformité administrative Non-conformité touchant à la documentation technique, au marquage ou à tout autre aspect n ayant pas d influence sur la nature du produit certifié Dans ce cas, le délai accordé pour remédier à la situation est fixé par AVI et est de maximum 3 mois. 7.5 Sanctions en cas de déviations Voir 5.4 et PROCEDURE DE RECOURS Page : 8 / 15

9 Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling TD-P04-01F Avril /04/ Toute partie intéressée peut faire objection contre une décision de AVI. Pour être recevable, toute objection doit être introduite par lettre recommandée adressée au Président du Comité de Certification de Produits d AVI- Vinçotte CERTEST Toute objection est d'abord examinée par le Comité de Certification. Si le problème tombe dans les limites de son pouvoir, ce Comité propose une solution à l'appelant en lui écrivant dans les quinze jours suivant la réception de son objection L'appelant peut lui-même, par lettre recommandée, présenter son objection au Comité de Recours, soit directement, soit lorsque la solution proposée par le Comité de Certification ne lui satisfait pas Si le Comité de Certification est incapable de résoudre le problème, une réunion du Comité de Recours est convoquée Le Comité de Recours est composé par le Directeur d Exploitation de AVI La composition est communiquée à l'appelant qui a la possibilité de contester celle-ci par lettre recommandée endéans les huit jours. La réunion est convoquée dans les deux semaines après formation définitive du Comité de Recours A cette réunion, et l'appelant, et le Comité de Certification auront le droit d'être entendus en confiance. Le Comité de Recours peut aussi entendre toute autre personne. Chaque intervenant sera prévenu une semaine à l'avance de l'heure et du lieu de la réunion Le Comité de Recours doit formuler sa décision dans les deux semaines après sa réunion La décision du Comité de Recours est définitive Durant toute la procédure de Recours, les décisions appelées sont maintenues. 9 ARCHIVAGE & CONFIDENTIALITE Les documents transmis par le Demandeur ou le Client dans le cadre de l'évaluation de conformité seront conservés par AVI comme partie de la documentation d'essai AVI garantit la confidentialité des données et résultats relatifs aux produits présentés à la certification Toutes les décisions concernant les Demandeurs et les Clients sont tenues confidentielles AVI peut fournir des parties de dossiers ou des dossiers complets à des autorités compétentes, à des organismes d'accréditation ou à d'autres organismes de certification avec qui un accord de reconnaissance mutuelle des certificats existe ou est prévu. Dans ce cas, le client sera prévenu de la fourniture de l information Les Clients acceptent, le cas échéant, la présence de représentants d'organismes nationaux d'accréditation ou de certification accompagnant les auditeurs d'avi lors des audits de certification et de suivi. 10 RESPONSABILITE La responsabilité de AVI vis-à-vis du Client ne peut être évoquée qu'en cas de faute prouvée dans le chef de AVI ou de son personnel Elle ne peut en aucun cas dépasser le double de la redevance annuelle payée par le Client pour l'année précédent la mise en cause de la responsabilité Une utilisation erronée du produit ou la diminution de la qualité de sécurité par vieillissement, mauvais entretien, etc., ne permettent pas de mettre en cause la responsabilité de AVI La certification d'un produit par AVI n'a pas comme conséquence de substituer la responsabilité de AVI à celle que le fabricant ou le vendeur du produit assume par rapport aux acheteurs ou à une tierce personne étant donné que la certification est basée sur des contrôles par échantillonnage ou par contrôle interne de production AVI réfute explicitement toute responsabilité envers des tiers Au cas où un tiers quelconque, en ce compris un acheteur ou un utilisateur du produit, invoquerait la responsabilité de AVI, le Client s'engage inconditionnellement au côté de AVI afin de la garantir contre toute plainte ou poursuite en justice de la part de tiers ou toute condamnation en leur faveur, aussi bien pour la somme principale que pour les intérêts et frais qui seraient fixés à charge de AVI Cette garantie porte sur tout montant qui excéderait deux fois la redevance annuelle. Page : 9 / 15

10 Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling TD-P04-01F Avril /04/ LANGUES AVI opère de façon standard en français, néerlandais et anglais, tant pour les dossiers techniques, que pour les échanges oraux ou écrits, les rapports et les certificats Les certificats sont établis dans une de ces langues au choix du demandeur Les certificats peuvent être émis en d autres langues à la demande du Client moyennant paiement de frais administratifs afférents FRAIS LIES A L OCTROI ET L USAGE DES MARQUES 12.1 Introduction Les frais liés à l octroi et l usage des marques peuvent être subdivisés comme décrit aux paragraphes 12.2 à Le détail précis des frais est repris dans le contrat de Certification. Dans certains cas, les frais sont scindés en plusieurs tranches distinctes pouvant faire l objet d une facturation intermédiaire Enregistrement d un Client Lorsqu un Demandeur devient Client pour la première fois, quelles que soient les marques de conformité, des frais fixes lui sont portés en compte pour gestion administrative de son enregistrement Frais d évaluation de la conformité, de certification initiale et d octroi des marques Les frais de certification et d octroi des marques de conformité financent l évaluation de la conformité, la certification et l enregistrement des produits Les suppléments de frais pour lesquels AVI ne peut être tenu responsable ( comme nouvelle revue de la documentation, essais et/ou prestations complémentaires suite à des conclusions négatives,, etc. ) sont facturés sur base mensuelle au pro rata des prestations concernées Ces frais ne couvrent pas les coûts engendrés par le traitement des non-conformités Frais relatifs aux essais Si les essais sont réalisés par les laboratoires d AVI, le montant de ceux-ci est précisé dans le contrat de Certification Si les essais sont réalisés dans les laboratoires du Client sous la supervision d AVI, le montant des ces prestations est précisé dans le contrat de certification Si les essais sont réalisés par un laboratoire indépendant, les frais de ceux-ci ne sont sauf mention explicite pas compris dans le montant de nos honoraires Frais périodiques liés à l usage des marques Les frais périodiques financent la gestion des marques pour la période administrative à venir, les coûts inhérents à la surveillance du marché pour la période administrative échue ainsi que le traitement de toutes les questions issues du marché En fonction de la nature des produits certifiés, ces frais feront l objet de factures annuelles ou semestrielles Ces frais sont généralement constitués d une partie forfaitaire pour usage des marques et d une partie pouvant être forfaitaire ou variable en fonction des quantités vendues, dont dépendront le nombre d essais à réaliser Ces frais ne couvrent pas les coûts engendrés par le traitement des non-conformités Tous les montants décrits dans le Contrat de certification sont revus annuellement en fonction de l évolution des prix Si le prélèvement des échantillons - en vue de procéder aux essais de contrôle de conformité - est réalisé par nos soins sur le marché, les frais d achat de ces échantillons sont à charge du Client. Page : 10 / 15

11 Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling TD-P04-01F Avril /04/ CHANGEMENT DES DOCUMENTS NORMATIFS DE REFERENCE Les spécifications techniques d AVI sont basées sur des documents normatifs ( ou projets de documents ) quand de telles références existent. Ce contexte normatif peut évoluer Dès la parution d un nouvelle spécification technique, AVI doit communiquer aux Clients concernés la modification et les modalités de transition Le Client préviendra AVI dans les 3 mois qui suivent - de son intention d adapter ou non ses produits aux nouvelles spécifications techniques. Si le Client décide de ne pas s adapter, AVI l informera de la date à laquelle certification du(des) produit(s) concerné(s) sera annulée Sauf indication contraire imposée par le document normatif de référence, la période de transition est fixée à 6 mois Durant cette période de transition, les Demandeurs et Clients auront le choix entre l ancienne édition et la nouvelle Au-delà de cette période, la dernière édition de la spécification technique sera d application Durant la période de transition, les éventuelles non-conformités par rapport à la nouvelle édition seront notées comme remarques. Après cette période elles donneront lieu à des demandes d actions correctives. En cas de non-conformité, l usage de la marque sera suspendu conformément au Il entre dans les missions de l organisme de certification de contrôler que les produits certifiés sont conformes aux spécifications techniques en vigueur au moment où ils sont mis sur le marché. Page : 11 / 15

12 Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling TD-P04-01F Avril /04/ ANNEXE 1 : SCHEMA DE CERTIFICATION Contrôle du marché Surveillance par AVI Contrôle de la production Surveillance par contrôle interne (pas d application pour le Seedling logo) Demande formelle Demande formelle Contrat de certification Contrat de certification Essais de type par AVI Essais de type par AVI Audit du contrôle de production Evaluation Evaluation Certification initiale Certification initiale Licence Licence Contrôle du marché Contrôle de la production Contrôle du marché 15 ANNEXE 2 : LOGOS 15.1 Marques VGS, OK Compost, OK biodegradable et OK biobased Les différents logos standards et spéciaux sont repris dans le document TD-P04-A2.1-F 15.2 Marque Seedling Les règles d utilisation sont reprises dans le document TD-P04-A2.2-F Page : 12 / 15

13 Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling TD-P04-01F Avril /04/ ANNEXE 3 MODALITES PARTICULIERES APPLICABLES A LA SURVEILLANCE DE CONFORMITE PAR CONTROLE INTERNE DE PRODUCTION ( pas applicable au Seedling logo ) 16.1 Principe Un Client peut, à sa demande, procéder à la surveillance de la conformité par contrôle interne de production Dans ce cas, le Client - certifié suivant la série ISO doit faire preuve de compétence et de l existence d un système de contrôle de la production apte à assurer le maintient de la qualité de production et démontrer que ce système fait l objet d un suivi La démonstration de compétence et de l existence de ce système de contrôle de la production se fait lors d un audit initial. Des audits de suivi périodiques annuels permettent par la suite de vérifier la bonne maintenance du système mis en place Les critères d acception ou de refus de la production doivent rencontrer les exigences des spécifications techniques en vigueur pour les marques de conformité d AVI Les exigences de l organisme de certification sont documentées par le Demandeur dans son Manuel de contrôle interne de production Manuel de contrôle interne de production Le Client établit, par unité de production, un Manuel de contrôle interne de production décrivant les mesures organisationnelles et techniques qui sont prises pour garantir la conformité de son produit Le Client veille à ce que le Manuel de contrôle interne de production reflète constamment l état réel de l unité de production et soit authentifié Le Client informe l organisme de certification de toute modification temporaire ou définitive qui entraîne une modification par rapport à l état de production ou de contrôle décrit dans le manuel de contrôle interne de production Ce manuel de contrôle interne de production peut être constitué par le manuel de gestion de la qualité mis en place par le Demandeur Contrôle externe Le contrôle externe a pour but de vérifier la validité du contrôle interne de production du Client Le contrôle externe comprend des visites de contrôle effectuées par un inspecteur de l organisme de certification dans l unité de production et des essais de contrôle effectués dans un laboratoire de contrôle Les visites de contrôle portent notamment sur : - les installations de production et équipements d essais; - les matières premières et les produits aux différents stades de production; - l organisation du contrôle interne de production - le marquage; Lors de ces visites, l inspecteur de l organisme de certification peut également demander à assister aux essais de contrôle interne de production réalisés à ce moment L inspecteur peut toujours demander à faire réaliser un contrôle ou essai entrant dans le cadre du contrôle interne de production, même si, par exemple, la périodicité de cette manipulation ne coïncide pas avec la date de la visite Le nombre de jours dédiés aux visites de contrôle sur base annuelle est précisé dans le contrat de certification et peut être revu en fonction de l évolution (du nombre) des produits certifiés L organisme de certification peut sur sa propre initiative ou/et en cas de plaintes motivées - également organiser des visites de contrôle complémentaires ou des essais complémentaires en ses propres laboratoires En cas de détection de non-conformité, les coûts liés au traitement de la non-conformité ( y compris l achat des échantillons ) est à charge du Client. Page : 13 / 15

14 Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling TD-P04-01F Avril /04/ Traitement des non-conformités Suite aux contrôles réalisés dans le cadre de la surveillance du marché et du contrôle périodique du système de contrôle interne de production, le non respect des critères de certification provoque une procédure de traitement de non-conformité destinée à remédier à la défaillance observée Ces non-conformités peuvent concerner les produits certifiés et/ou le système de contrôle interne de la production Le paragraphe 7 est d application pour le traitement des non-conformités détectées pour les produits Les non conformités relatives au système de contrôle interne de production peuvent être majeures ou mineures Non conformité majeures : - absence d une documentation essentielle ou de la mise en œuvre d un critère ( ou d une partie de critère ) des documents normatifs de référence ; - absence ou inadaptation d un plan qualité ou manque de moyens pour assurer la qualité des produits concernés Non conformité mineures : - documentation ou mise en œuvre incomplète d un critère du document normatif de référence ; - existence d une non-conformité qui, individuellement ou collectivement avec d autres, n empêche pas le système de contrôle interne de pouvoir fonctionner ; - manque de certitude démontrant la conformité avec un critère du document normatif de référence Les non-conformités relevées par l organisme certificateur en charge de la maintenance du système qualité sont également prises en compte Le délai accordé pour résoudre les non-conformités est fixé par AVI et est de maximum 6 mois pour une nonconformité mineure et maximum 3 mois pour une non-conformité majeure Dans le cas où une non-conformité peut mener à mettre sur le marché des produits conduisant à une nonconformité réglementaire ou à des situations dangereuses, le Client est tenu d agir immédiatement Sanctions en cas de déviations Les termes du paragraphe 7.5. sont d application En outre, l Organisme de Certification se réserve le droit de retirer tous les droits d usage de toutes les marques de conformité du Client si ce dernier n observe pas les mesures imposées au cas où les résultats de contrôle interne de production ne satisfont pas aux spécifications techniques du produit ou si la certification de son système de qualité lui est retirée Frais initiaux Outre les frais liés à la certification initiale des produits, le contrat de certification précise ceux relatifs aux audits visant à contrôler la compétence du Demandeur, l existence et l application du système de gestion de la qualité Frais périodiques Ces frais couvrent les coûts des audits périodiques ainsi que le traitement de toutes les questions issues du marché Ces frais dépendent du nombre et de la nature des produits certifiés et sont définis dans le contrat de certification. Ils peuvent évoluer dans le temps en fonction du nombre de marques, produits et/ou sites de production concernés Ces frais ne couvrent pas le traitement des non-conformités. Page : 14 / 15

15 Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable, OK biobased et Seedling TD-P04-01F Avril /04/ ANNEXE 4 MODALITES PARTICULIERES APPLICABLES LORSQUE LE CLIENT S APPUIE SUR D AUTRES CERTIFICATS POUR OBTENIR LA CERTIFICATION DE SON PRODUIT 17.1 Introduction Dans certains cas, un Client peut s appuyer sur d autres certificats ( émis par AVI ou un autre organisme certificateur ) pour obtenir la certification de son produit. Il convient dans ce cas de définir les droits et obligations des parties En principe, deux cas peuvent se présenter : - le produit présenté à la certification met en œuvre des produits et/ou composants certifiés par un autre Client ; - le produit présenté à la certification est déjà certifié en tant que tel par un autre organisme certificateur ; 17.2 Mise en œuvre d un produit et/ou composant certifié Un Client peut documenter la conformité de son produit (final) à la spécification d application en s appuyant partiellement - sur la certification du produit et/ou composant qu il met en œuvre pour autant que cette mise en œuvre ne modifie pas les caractéristiques essentielles ayant mené à la certification dudit produit et/ou composant Dans certains cas, l accord formel du Client - titulaire de la certification initiale du produit et/ou composant mis en œuvre - peut être exigée par AVI Dans ce cas, le Client doit pouvoir faire la démonstration de cet accord Cette procédure de documentation, ni son acceptation par AVI ne sont automatiques Produit certifié par un autre organisme certificateur Un Client peut documenter la conformité de son produit à la spécification d application en s appuyant sur la certification de ce même produit par un autre organisme certificateur pour autant que la compétence de celui-ci soit démontrée Dans ce cas, le Client doit fournir l ensemble des documents qui permettent d établir la conformité du produit aux exigences de la spécification d application Cette procédure de documentation, ni son acceptation par AVI ne sont automatiques Retrait du droit d usage de la marque Le droit d usage - par le Client - d une marque de conformité d AVI est immédiatement retiré si : - le titulaire de la certification initiale du produit et/ou composant mis en œuvre par le Client perd son droit d usage de la marque de conformité, quelle qu en soit la raison ; - l organisme certificateur - ayant procédé à la certification initiale du produit et/ou composant sur laquelle s appuie le Client pour documenter la conformité de son produit (final) à la spécification d application lui retire le certificat du produit et/ou composant, quelle qu en soit la raison ; - le(s)s certificat(s) le(s)quel(s) se base le Client sont échus ; - le champ d application du (des) certificat(s) le(s)quel(s) se base le Client est modifié et rendu incompatible avec la mise en œuvre faite par le Client Cette perte du droit d usage du titulaire de la certification initiale peut résulter d une non-conformité technique et/ou administrative du chef de ce titulaire. Elle peut également résulter d une demande de résiliation du contrat faite par le titulaire de la certification initiale Aucun dommage ne sera dû par AVI dans le cadre de ce type de retrait du droit d usage de la marque de conformité. Les honoraires relatifs aux prestations engagées dans le cadre du présent contrat resteront dus. Page : 15 / 15

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17 AIB-VINÇOTTE International s.a. SECURITÉ, QUALITÉ, ENVIRONNEMENT Membre du Groupe VINÇOTTE Siège social : Bld. A. Reyers 80 B-1030 Bruxelles VINÇOTTE - CERTEST PRODUCTS Everest - Leuvensesteenweg 248 / B-1800 Vilvorde Tél. : +32(0) Fax : +32(0) vgs@vincotte.be okcompost@vincotte.be okbiodegradable@vincotte.be okbiobased@vincotte.be Marques de conformité VGS, OK compost, OK biodegradable et OK biobased Règlement Général de Certification de Produits Annexe 2.1 Charte graphique logos Rédigé par : Vérifié par : Approuvé par : Signature sur Copie maître Signature sur Copie maître Signature sur Copie maître P. MICHIELS Contract Manager Vinçotte CERTEST / Products O. VANDEVOORDE Lead Quality Manager Vinçotte Ch. LEFEBVRE Directeur Vinçotte CERTEST TD-P04-A2.1F Mars 2015 Ce document existe en français, néerlandais et anglais.

18 - Annexe 2.1 Charte graphique logos Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable et OK biobased TD-P04-A2.1F Mars /03/ GENERALITES 1.1 Objet Ce document décrit la façon dont les logos des certifications VGS, OK compost, OK compost HOME, OK biodegradable SOIL, OK biodegradable WATER, OK biodegradable MARINE et OK biobased doivent être conçus et affichés Les logos peuvent être simples (s ils correspondent à une seule certification, p.ex. OK compost ) ou multiples (s ils correspondent à plusieurs certifications (p.ex. OK compost et VGS ). Les logos simples et doubles sont fournis sous leur forme finale par AVI. Pour une certification multiple d un produit, soit les logos simples correspondants peuvent être affichés séparément, soit le Licencié peut composer un logo multiple conformément aux dispositions visées au Dans certains cas spécifiques il n est pas possible d apposer le logo pour des raisons techniques. Des solutions alternatives seront traitées au cas par cas avec le Licencié. 1.2 Insertion du code du Licencié (code X) La hauteur du code doit représenter entre 5 et 15 % de la hauteur du logo. La taille de la police doit être telle que le code du Licencié soit clairement lisible à l œil nu. La hauteur des lettres doit en tout cas être de minimum 1,5 mm Tout logo appliqué sur le produit doit porter le code du Licencié, intégré dans le coin inférieur droit du monogramme Vinçotte. 1.3 Couleur Le logo VGS est jaune sur fond bleu foncé juxtaposé à gauche du monogramme Vinçotte noir sur fond blanc Les logos OK compost, OK biobased et OK biodegradable sont constitués d un monogramme blanc sur fond vert juxtaposé à gauche du monogramme Vinçotte noir sur fond blanc Des versions monochromes des logos sont autorisées Les éléments affichés en blanc ou en jaune dans les logos en couleur ne peuvent toutefois pas être imprimés dans le logo monochrome. Les éléments affichés en bleu, en vert ou en noir dans les logos en couleur doivent être imprimés dans le coloris monochrome. Dans l exemple du logo OK compost représenté ci-dessous, cela implique que tout ce qui apparaît en noir cidessous doit être imprimé dans la couleur monochrome. 1.4 Taille et dimensions Une version réduite du logo est autorisée, à condition que : le logo dans son intégralité, y compris tous les détails, soit clairement visible et lisible à l œil nu ; le rapport hauteur / largeur du logo reste inchangé ; le code du Licencié soit correctement affiché (voir 1.2) Annexe Page : 2 / 5

19 - Annexe 2.1 Charte graphique logos Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable et OK biobased TD-P04-A2.1F Mars /03/ LOGOS SIMPLES Les logos simples sont livrés par AVI, avec et sans code du Licencié. Les logos possibles sont les suivants : Référence Logo Nom OKC OK compost OKH OK compost HOME OKS OK biodegradable SOIL OKW OK biodegradable WATER OKB OK biobased (général sans étoile) OKB-1 OK biobased (avec une étoile) OKB-2 OK biobased (avec deux étoiles) OKB-3 OK biobased (avec trois étoiles) OKB-4 OK biobased (avec quatre étoiles) VGS VGS VGS-C VGS avec classe Class OKM OK biodegradable MARINE Annexe Page : 3 / 5

20 - Annexe 2.1 Charte graphique logos Marques de Conformité VGS, OK compost, OK biodegradable et OK biobased TD-P04-A2.1F Mars /03/ COMBINAISON DE DIFFERENTS LOGOS Lorsqu un produit est couvert par plusieurs marques de conformité, les logos de ces marques doivent être placés comme spécifié ci-dessous: 3.1 Description des différentes parties du logo sdgqsg S789 d1 représente l épaisseur du bord noir autour du monogramme Vinçotte 1 ou plusieurs monogrammes de marque de conformité 1 monogramme Vinçotte code du Licencié éventuellement texte vertical à gauche (celui-ci fait toujours partie du monogramme situé à sa droite) 3.2 Logos doubles Les logos doubles sont livrés par AVI, avec et sans code du Licencié Un logo double se compose de 3 monogrammes, à savoir 2 monogrammes de marque de conformité et un monogramme Vinçotte. A cet effet, les consignes suivantes doivent être respectées : tous les monogrammes doivent se situer sur la même ligne horizontale ; le monogramme Vinçotte doit se situer à l extrême droite ; les monogrammes doivent toujours être séparés par un espace, d une épaisseur correspondant à d1 (voir 3.1), à l exception du logo décrit au Un exemple en est affiché ci-dessous. sdgqsg S789 Annexe Page : 4 / 5