Environnement des consortiums

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1 L exploitation de systèmes et le développement des collections électroniques dans un contexte collectif : le cas des bibliothèques universitaires québécoises Journée CCSR Nouvelles tendances en SIGB Benoit Séguin Université du Québec à Trois-Rivières 26 novembre 2008 Plan Achat en commun dans le milieu universitaire québécois et canadien : les consortiums et leur impact Expériences de collaboration au sein des bibliothèques universitaires québécoises Expériences d exploitation de systèmes au sein du réseau de l Université du Québec 1

2 Environnement des consortiums Québec: Sous-comité des bibliothèques de la Conférence des Recteurs et des principaux des Universités du Québec (CREPUQ) Canada: Canadian Research Knowledge Network (CRKN) Consortia Canada: Regroupement de consortiums canadiens, dont RESDOC Provinces Atlantiques : Council of Atlantic University Libraries (CAUL) Ontario: Ontario Council of University Libraries (OCUL) Provinces de l Ouest: Council of Prairie and Pacific University Libraries (COPPUL) Achats en commun dans les bibliothèques universitaires québécoises Plus de 100 licences gérées collectivement (CREPUQ: + de 60 ; RCDR: + ou - 40 ; UQ : quelques-unes) Certaines dépenses au sein d autres consortiums n ont pas été comptabilisées (ex. Réseaux universitaires intégrés de santé (RUIS) et achats regroupés UQ) 2

3 Achats en commun dans les bibliothèques universitaires québécoises 58,3 millions $ de dépenses en ressources documentaires en , soit 39 % des dépenses de fonctionnement Les achats en consortium ont représenté plus de 50 % des dépenses en abonnements et environ 33 % des dépenses en ressources documentaires en Peu de ressources disponibles en français Jusqu à tout récemment, l accent avait été mis sur les grands ensembles de périodiques, les banques avec texte intégral et les banques de données communes Souvent, le réseau UQ est en mesure d obtenir une reconnaissance collective auprès de fournisseurs, ce qui rend accessibles des produits qui autrement ne le seraient pas. Bibliothèque traditionnelle vs bibliothèque virtuelle En , 52,1 % des dépenses documentaires ont été allouées aux ressources électroniques, soit 30,4 millions $ sur 58,3 millions $ 3

4 RCDR : Principaux projets Projet canadien de licences de site nationales (PCLSN) : 7 produits / 750 périodiques / 50 M $ / 64 universités participantes Négociation de la licence ScienceDirect avec Elsevier ( titres) Incorporation du PCLSN sous le nom de Réseau canadien de documentation pour la recherche nouvelles licences négociées Projet d Infrastructure de contenu numérique (ICN) en sciences humaines et sociales Financement à 80 % par la FCI et les gouvernement provinciaux 47 millions $ CND sur 3 ans / 14 produits 67 universités canadiennes / 14 sur 17 au Québec Près de monographies électroniques acquises Impact des consortiums L achat en commun de ressources permet de: Réduire les coûts Élargir l accès aux plus petites bibliothèques Accroître les ressources disponibles Améliorer les conditions proposées par les éditeurs lors de la négociation des licences («walk-in-users», accès à distance, PEB, réserve électronique, accès perpétuel au contenu ) Mieux répondre aux besoins associés aux nouveaux programmes et aux axes de recherche des établissements 4

5 Mais en contrepartie: Impact des consortiums Exige beaucoup de concertation entre les membres, notamment en ce qui regarde le partage des coûts et la sélection des produits Se traduit par une perte d autonomie des établissements face au développement de leurs collections Réduit l influence des bibliothécaires dans le processus de choix au profit des gestionnaires Contribue à l homogénéisation des collections plutôt qu à leur complémentarité Collaboration CREPUQ : Systèmes et applications Colombo: VDX, le système de PEB d OCLC également exploité par la BAnQ et ses partenaires et en Ontario par OCUL Implantation progressive dans les bibliothèques CREPUQ entre 2005 et

6 Collaboration CREPUQ : Systèmes et applications Sherlock sera remplacé en 2009 par un nouveau système d accès aux données numériques développé en partenariat avec Western University Le développement du côté CREPUQ est assuré par l U. de Montréal et l U. Laval Modèle Ontarien : Scholars Portal Financement initial du Gouvernement de l Ontario en 2001 (7 M $) et soutien technique assuré par l U. de Toronto 6

7 Projet BRVQ (Bibliothèque de recherche virtuelle du Québec) Objectif: Maximiser les investissements en commun des bibliothèques universitaires québécoises par le développement d un portail unique d'accès aux ressources électroniques, d outils communs d'exploitation et d'intégration, aussi bien que d'autres outils collectifs Le Groupe de travail a été créé à l automne 2000 Un modèle considéré: Portail Scholars Portal d OCUL Faute de financement et compte tenu que des initiatives locales se déployaient, le Groupe a été dissout en mai 2007 L objectif de collaboration persiste, mais sous forme plus éclatée Sous-comité des bilbiothèques : Quelques autres projets de collaboration du plan d action Collaborer à la mise en place d une infrastructure commune d authentification permettant la personnalisation des interfaces et des environnements de recherche (Shibboleth) Évaluer l opportunité de mettre en place une plateforme commune pour la diffusion des productions institutionnelles (patrimoine institutionnel) Repenser l accès aux collections et plus particulièrement au rôle et à la place du catalogue Réaliser une analyse de faisabilité pour le développement d une infrastructure commune pour l accès aux données géospatiales 7

8 Sous-comité des bilbiothèques : Quelques autres projets de collaboration du plan d action (suite) Concevoir et mettre en opération un plan de communication ciblé (image et logo; promouvoir les réalisations communes ) Explorer les possibilités d achat en commun pour les livres et les ouvrages de référence électroniques Mettre en oeuvre un programme d intéressement aux fonctions de gestion en vue de préparer la relève Évaluer l opportunité de mettre en place une infrastructure commune pour l archivage des collections Historique de développement à l UQ Développement interne à compter du début des années 1970 jusqu en 2002, principalement à l UQAM BADADUQ : Premier catalogue en ligne de l UQ en 1972 (chaque établissement a son propre catalogue) Applications modulaires: Prêt, Catalogage, PEB, OPAC Web avant Manitou SIGIRD ( ) : SIGB commercialisé sous le nom MultiLIS par Sobeco, puis par DRA Manitou (1995- ): OPAC Web et clients JAVA Entente de partenariat de cinq ans avec Telus signée en 2002 pour compléter le développement de Manitou 8

9 Manitou OPAC OPAC de l UQAM: Catalogue en mode Z39.50: Génèse de l acquisition d un nouveau SIGB : Abandon du développement de Manitou : L UQAM décide d acquérir seule un SIGB avec l été 2009 comme cible d implantation : 8 établissements UQ décident d acquérir un nouveau SIGB et de fusionner leurs catalogues avec l été 2007 comme cible d implantation (économie: + ou 1 million $ CND sur 6 ans) : Lancement de l appel d offres : Décision - Acquérir Aleph 500 d Ex Libris avec comme objectif à moyen terme de déployer un outil de recherche fédérée et un outil de découverte 9

10 Modèle de gestion Comité des directeurs des huit bibliothèques (SB-8) CARH Comité de gestion du projet (3 directeurs SB-8, Directrice des BSTE et le gestionnaire de projet) Représentant de la CARH Hébergement UQTR (SSPT-Biblio.) Groupe des pilotes Gestionnaire de projet (contractuel) Groupes de consultation Chronologie de l implantation Août Octobre 2006: Rédaction d un premier devis de conversion et fusion dans un environnement test des notices bibliographiques de l ÉNAP et l UQTR (preuve de concept) Décembre 2006 Janvier 2007: Rédaction des devis de conversion bibliographiques et d autorités 6-8 février 2007: Première rencontre de projet avec Ex Libris Mars 2007: 1ère livraison de données test (4 catalogues + autorités) et rédaction des autres devis de conversion Mai 2007: 2e livraison de données test (données complètes incl. exemplaires, commandes et dossiers d abonnements) 13 juillet 2007: Livraison de données pour le chargement de production 22 août 2007: Mise en production d Aleph 10

11 Implantation d Aleph 500 Plusieurs défis: Implantation en moins de 9 mois dans 8 organisations différentes SIGB hautement configurable, mais très complexe, exigeant un modèle plus centralisé Notices MARC incomplètes Enrichissement requis dans Manitou avant l extraction de données Fusion des 8 catalogues et des fichiers d autorité 1ère implantation nord-américaine dans un établissement non-anglophone 1ère expérience d hébergement de l UQTR Implantation d Aleph 500 Non respect de l échéancier se serait traduit par: Prolongation d un an de l entente avec Telus pour l hébergement de Manitou et SFX Résultats Mise en production de l OPAC le 4 septembre 2007 sans utiliser le budget de contingence Acquisition de MetaLib et Primo en février 2008 Des partenaires externes se sont joints au regroupement UQ8 pour l exploitation de MetaLib (5) et de SFX (3) 11

12 3 hypothèses pour enrichir les notices 1ère: Acquérir des notices MARC d un fournisseur externe tel OCLC Coût: plusieurs centaines de K $ 50 % des notices non traitées 2e: Confier la tâche au fournisseur de SIGB Coût: + ou K $ Report de l implantation à l été e: Confier la tâche à Telus (option retenue) Coût: 0 K $ si réalisé à l intérieur du budget déjà consenti à Telus pour le volet développement Telus possède la meilleure expertise sur les données Manitou Catalogue unifié Défi humain: Faire travailler ensemble le personnel des huit bibliothèques participantes 6 notices de fonds dans 4 établissements 12

13 UQ : Prochaines étapes : Hébergement de l application de recherche relayée SFX : UQAM choisit Aleph 500 comme SIGB et Primo comme outil de découverte : Démarrage du projet collectif MetaLib à 13 (UQ8, UQAM/TÉLUQ, Laval, Sherbrooke et Bishop s) : Implantation Beta de MetaLib : Implantation d Aleph 500 à l UQAM et à la TÉLUQ : Deux implantations de Primo: 1- UQAM et TELUQ / 2- UQ8 UQ8 : OPAC Web Aleph OPAC Web : Catalogue en Z39.50 : 13

14 UQ8 - Modèle d implantation de Primo Approche portail avec un très fort niveau d intégration avec le site Web Ex: Iowa University: SFX : mode de collaboration Les fichiers des partenaires sont accessibles en lecture en mode FTP aux autres établissements Tous les partenaires ont accès à un compte administrateur Web en mode lecture pour chacun des partenaires Du travail collaboratif est fait pour assurer le suivi des mises à jour mensuelles. Cette collaboration sera étendue prochainement à l échelle de la CREPUQ 14

15 Projet PDCI de l UQ Site Web sur la propriété intellectuelle dans un contexte d enseignement 15

16 Un outil pour soutenir les opérations du projet SB8 de l UQ : le Wiki Des outils étaient déjà en place, mais ils avaient atteint leurs limites (listes de discussions, conférences téléphoniques, site Web statique ) Information éparpillée et difficile à retrouver pour plusieurs Nécessité d une plus grande collaboration avec l arrivée d un nouveau SIGB et d un catalogue unifié Application MediaWiki ( ) Lieu unique de partage de l information accessible à tous les employés des bibliothèques Accès contrôlé par mot de passe Un outil pour soutenir les opérations du projet SB8 : le Wiki 16

17 Un outil pour soutenir les autres projets collectifs UQ : Biblio-TC Utilise le système de gestion de contenu (CMS) Drupal ( ) QUESTIONS? 17