Initiation à l utilisation de Microsoft Word 2007

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1 Initiation à l utilisation de Microsoft Word REMARQUES PRÉALABLES Ce document se base sur la version 2007 de Microsoft Word. Les instructions données dans ce document le sont à titre d'exemple. Il va de soi que chaque élève peut personnaliser son travail à sa convenance. 2 PRÉPARATION DU DOCUMENT 2.1 Enregistrer Il vaut mieux enregistrer sans tarder le nouveau document en lui donnant un nom qui permettra de le retrouver facilement. N hésite pas à créer un nouveau dossier pour ton TFE dans lequel tu regrouperas tout ce qui s y rapporte : document principal, images, lettres, documents de référence Remarque : si l on utilise dans le document une police de caractère qui ne fait pas partie de Microsoft Word mais a, par exemple, été téléchargée, il est préférable de la sauvegarder avec le document afin que celle-ci soit également affichée sur un autre ordinateur sans être remplacée par une autre. Pour cela, cliquer sur le bouton Office (en haut à gauche), puis sur «Enregistrer sous». Dans la fenêtre qui s ouvre cliquer sur le menu «Outils» (en bas de la fenêtre) puis sur «Options d enregistrement» et cocher «Incorporer les polices dans le fichier». 2.2 Barre d outils Accès rapide Pour faciliter l utilisation des différentes fonctions, il est possible d ajouter certaines icones de raccourcis à la barre d outils Accès rapide. Pour ce faire, cliquer avec le bouton droit de la souris sur l icône d une fonction que tu voudrais ajouter à la barre d outils Accès rapide et sélectionner «Ajouter à la barre d outils Accès rapide». Pour supprimer une des icones de la barre d outils Accès rapide, faire un clic-droit sur cette icône et cliquer sur «Supprimer de la barre d outils Accès rapide. 2.3 Mise en page Pour régler la mise en page, cliquer sur l onglet «Mise en page». Pour les marges, cliquer sur l icône de menu «Marges» et sélectionner «Normales» (c est-à-dire 2,5 cm en haut, en bas, à gauche et à droite). Pour laisser une marge plus large à gauche pour la reliure, cliquer, dans le menu «Marges», sur «Marges personnalisées» et indiquer 3 cm pour la marge de gauche. En cliquant sur l icône de menu «Taille», il faut vérifier que le document est bien en A4. 1

2 2.4 Langue Pour que le correcteur d orthographe fonctionne bien, il faut définir que la langue utilisée dans le document est le français. Vérifier que la langue indiquée dans la barre d état située en bas est bien «Français (Belgique)». Sinon, cliquer sur la langue indiquée et sélectionner «Français (Belgique)». 2.5 Numérotation des pages Cliquer sur «Insertion» dans la barre de menus puis sur l icône de menu «Numéro de page» dans le groupe «En-tête et pied de page». Tu peux ainsi sélectionner l emplacement du numéro. Pour modifier le format de la numérotation cliquer sur «Format Numéro Page». 2.6 Styles L utilisation des styles présente plusieurs avantages. Elle permet avant tout de gagner beaucoup de temps en ajustant automatiquement la numérotation des titres en fonction des modifications apportées au document. Elle permet aussi de créer automatiquement une table des matières. Pour cela, il faut définir les paramètres des styles principaux : les différents titres et le texte : - Dans le menu «Accueil», dans le groupe «Style», cliquer avec le bouton droit sur l icône du «Titre 1», puis sur «Modifier». 1. Mise en forme : choix de la police, de la taille des caractères, du gras, de l italique et/ou du soulignement 2. Cliquer sur le bouton «Format» en bas à gauche de la fenêtre ouverte, puis sur «Paragraphe». Dans l onglet «Retrait et espacement», on peut modifier l alignement et l espacement. Celui-ci définit l espace qu il y aura au-dessus et en dessous de chaque «Titre 1». Plus le titre est important, plus cet espacement sera élevé. ATTENTION : Une fois cet espacement défini, il ne faut plus faire qu'un seul «Enter» après un titre. 3. Le style «Titre 1» est maintenant défini. Désormais, chaque fois qu on s apprêtera à taper un nouveau titre de niveau 1, il suffira de cliquer sur «Titre 1» dans la galerie de styles rapides pour que ce nouveau titre soit automatiquement formaté comme défini précédemment. 4. Pour changer par après l un des paramètres du style «Titre 1», il y a deux possibilités. Soit, effectuer la modification dans le document sur un des titres de niveau 1, le sélectionner puis cliquer avec le bouton droit. Dans le menu qui apparait, sélectionne «Styles» puis «Mettre à jour pour correspondre à la sélection». Cette adaptation s appliquera non 2

3 seulement aux «Titre 1» déjà écrits mais également à tous ceux qui suivront. Ceci présente un grand avantage! Prenons un exemple : après avoir rédigé 30 pages, on se rend compte qu écrire les titres de niveau 1 en gras n est pas très joli. En changeant le paramètre une seule fois et en mettant le style à jour, tous les «Titre 1» du document seront adaptés! Soit, en procédant de la même façon que pour la définition des paramètres du style (1. et 2.). - Pour le «Titre 2», «Titre 3», «Titre 4» et les suivants, le procédé est le même. - Définir la hiérarchisation entre les titres : 1. Dans l onglet «Accueil», clique sur l icône dans le groupe «Paragraphe», puis sélectionne «Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux» pour créer ta propre hiérarchie. 2. Le «Niveau», en haut à gauche, indique à quel niveau de titre on travaille (niveau 1 = titre 1). En cliquant sur le bouton «Plus >>» en bas à gauche, la fenêtre s agrandit. Dans la partie droite, sélectionner le style correspondant au niveau choisi, dans «Style à appliquer à ce niveau». 3. La bande déroulante intitulée «Style de numérotation pour ce niveau» permet de définir le type de numérotation utilisé (1, 2, 3 ou I, II, III ou A, B, C). En utilisant ce système, l ordinateur poursuivra à chaque nouveau titre, la numérotation du titre précédent. Pour personnaliser cette numérotation, utiliser la case «Mise en forme de la numérotation», notamment en ajoutant 3

4 «Chapitre» devant le numéro ou un point ou une parenthèse après celui-ci. Ainsi l élément ajouté sera toujours repris de manière identique tandis que la numérotation (en grisé) sera adaptée à chaque nouveau titre Si on veut que la numérotation reprenne celle du niveau précédent (comme dans ce document-ci : 2.1, 2.2, ), commencer par effacer tout ce qui est écrit dans la zone «Mise en forme de la numérotation» ; puis, dans «Inclure le numéro de niveau à partir de :», sélectionner le niveau dont la numérotation doit apparaître (ici : Niveau 1). Un chiffre apparaît alors en grisé dans la zone «Mise en forme de la numérotation». Ajouter alors un point puis sélectionner le «1, 2, 3,» dans «Style de numérotation pour ce niveau» et ajouter un point après. - Il ne reste plus qu à créer un style «Texte» qui sera utilisé pour le texte C est logique! 1. Dans le volet «Styles» à droite, cliquer sur l icône «Nouveau style» en bas à gauche. 2. Lui donner un nom «Texte». 3. Peu importe ce qui est écrit dans «Style basé sur» pour autant que ce ne soit pas un «Titre». Dans ce cas, sélectionner «Normal». 4. La modification des autres paramètres se fait globalement selon le même procédé que pour les titres : «Format» puis «Police» ou «Paragraphe». Cependant, le style «Texte» présente certaines spécificités. Dans «Paragraphe», dans l onglet «Retrait et espacement», sélectionner l alignement «Justifié» et le niveau hiérarchique «Corps de texte». Il ne faut de retrait ni à gauche ni à droite mais bien un retrait «positif» de 1 re ligne (l alinéa) : 0,75 cm par exemple. Il reste à modifier l espacement au-dessus et en dessous de chaque paragraphe (exemple : «6 pt» avant et «6 pt» après) et éventuellement l interligne. Puis, dans l onglet «Enchaînements», cocher «Éviter veuves et orphelines» ; cela permet de ne pas avoir la première ou la dernière ligne d un paragraphe seule sur une page. - D autres styles peuvent encore être créés selon les besoins. Un style «Puces» pour toutes les listes avec tirets ou un style «Citation» si l on veut que les paragraphes de citations apparaissent distinctement du texte. - Il est recommandé de NE PAS UTILISER le style «Normal» défini par Word. 1 Si jamais l ordinateur recommence la numérotation alors qu il devrait poursuivre ou si, inversement, il poursuit une numérotation alors qu il devrait recommencer, cliquer sur le titre dont la numérotation est erronée avec le bouton droit de la souris puis sélectionner «Continuer la numérotation» ou «Redémarrer à 1». 4

5 3 INSERTIONS 3.1 Note de bas de page Pour insérer une note de bas de page, cliquer sur «Références» dans la barre de menus. Cliquer ensuite sur l icône. Normalement, les notes ainsi insérées sont continues d une page à l autre et numérotées en chiffres arabes, ce qui correspond aux consignes. Si jamais les notes de bas de page que tu insères ne se présentent pas sous cette forme, tu peux modifier les paramètres via l icône dans le coin inférieur droit du groupe «Notes de bas de page». Le style «Note de bas de page» est prédéfini dans l ordinateur. Il peut cependant être modifié, notamment pour mettre le texte en «justifié». Pour cela, cliquer avec le bouton droit dans une note de bas de page, et sélectionner «Style». Cliquer sur «Modifier» et changer les paramètres voulus. 3.2 Image Pour insérer une image, cliquer sur «Insertion» dans la barre de menus, puis «Image» (pour les images que tu as toi-même enregistrées sur l ordinateur et, de préférence, dans le dossier TFE que tu auras créé au début de ton travail) ou «Images clipart» (pour les images de Microsoft Office). En cliquant sur l image, un nouvel onglet apparait tout à fait à droite dans la barre d outils : il s agit de l onglet «Format». Pour que l image se positionne convenablement par rapport au texte, cliquer sur «Habillage du texte» dans le groupe «Organiser» puis sélectionner la position voulue (carré, rapproché 2, derrière le texte, devant le texte, haut et bas, ). Les autres icônes permettent de régler les couleurs, les contrastes ou la luminosité, de rogner l image, de la faire pivoter, d ajouter ou modifier l encadrement, 3.3 Tableau Pour insérer un tableau, cliquer sur l onglet «Insertion» dans la barre de menus, puis cliquer sur «Tableau». Dans la fenêtre qui s ouvre, définir le nombre de colonnes et de lignes voulu. Pour modifier les propriétés du tableau, passer le curseur sur le tableau et cliquer avec le bouton droit sur la croix qui apparait dans de coin supérieur gauche. La fenêtre qui s ouvre permet de modifier l apparence du tableau (style et épaisseur des traits, couleur de fond des cellules, ) en cliquant sur «Bordure et trame». «Alignement de cellules» permet de définir le positionnement du texte dans la cellule, tant verticalement, qu horizontalement. Enfin, dans «Propriétés du tableau», l onglet «Tableau» permet de régler la largeur du tableau, son alignement 2 La position «Rapproché» est très utile. Elle permet de positionner l image à n importe quel endroit dans le texte ; et le texte se poursuivra simplement autour de celle-ci. 5

6 (position par rapport à la page) et son habillage (position par rapport au texte) ; les onglets «Ligne» et «Colonne» servent essentiellement à définir leur largeur ou hauteur. Pour modifier une ou plusieurs cellule(s), sélectionner la ou les cellule(s) concernées en positionnant la souris à gauche dans une des cellules jusqu à ce qu apparaisse une petite flèche noire en diagonale ( ) et en cliquant avec le bouton droit. Le menu qui s ouvre permet, pour les cellules sélectionnées, la modification des bordures et/ou de la couleur du fond (trame), de l orientation du texte, On peut insérer une nouvelle ligne ou colonne en cliquant sur l onglet «Disposition» qui apparait tout à droite dans la barre de menus lorsqu on clique dans le tableau ; puis, dans le groupe «Lignes et colonnes», cliquer sur «Insérer au-dessus», «Insérer en dessous», «Insérer à gauche» ou «Insérer à droite». Pour supprimer un tableau, y positionner le curseur ; ensuite, cliquer sur l onglet «Disposition» qui apparait tout à droite dans la barre de menus lorsqu on clique dans le tableau ; puis, dans le groupe «Lignes et colonnes», cliquer sur «Supprimer» puis «Supprimer le tableau». De même pour supprimer une ligne ou une colonne. 3.4 Saut de page ou de section Lorsqu on veut que l ordinateur passe à la page suivante (pour une nouvelle partie, par exemple), il ne faut pas taper un certain nombre de «Enter» jusqu à ce qu une nouvelle page apparaisse car, à chaque modification dans le document, il faudrait vérifier que les «Enter» sont toujours à la bonne place. Pour sauter à la page suivante, il faut insérer un «Saut de page» en cliquant sur l onglet «Mise en page» dans la barre de menus puis, dans le groupe «Mise en page», «Sauts de pages». Dans le menu qui s ouvre, cocher «Page». Si les paramètres de mise en page de la nouvelle page doivent être différents de ceux de la page précédente (marges, en-tête, portrait/paysage, ), il faut alors insérer un «Saut de section» en cliquant sur l onglet «Mise en page» dans la barre de menus puis, dans le groupe «Mise en page», «Sauts de pages». Dans le menu qui s ouvre, cocher «Page suivante» dans le type de saut de section. Pour visualiser les sauts de page ou de section qui ont été insérés dans le document, il faut utiliser l icone, présente dans l onglet «Accueil», dans le groupe «Paragraphe», et qui permet d afficher les marques typographiques En-tête et pied de page L en-tête et le pied de page permettent d insérer des éléments qui seront présents de manière automatique sur toutes les pages ou sur un certain nombre d entre elles (le numéro de page, par exemple). Pour les modifier, cliquer sur l onglet «Insertion» dans la barre de menus puis sur «En-tête» ou «Pied de page» ; tu peux ainsi soit choisir une mise en forme définie, soit travailler directement dans l en-tête ou le pied de page en cliquant sur «Modifier l en-tête» ou «Modifier le pied de page». Cette fonction sera notamment utilisée si l on veut par exemple qu il n y ait pas de numérotation sur la première page mais bien sur les suivantes. Pour ce faire, il faut : 1. Insérer un saut de section à la fin de la 1re page (Cfr ci-dessus 3.4.). 3 Si elle n est pas présente dans la barre d outils, voir p. 9 de ce document. 6

7 2. Afficher les en-têtes et pieds de page en double-cliquant dessus. 3. Se positionner dans l en-tête ou le pied de page (tout dépend de l endroit où on met le numéro de page) de la page qui doit être différente de la précédente (la page 2, dans ce cas-ci). 4. Afin de briser le lien qui unit les deux en-têtes ou pieds de page, cliquer sur l icone qui se trouve dans le groupe «Navigation» de l onglet «Création» qui apparait à droite de la barre de menu. Cette icone est enfoncée par défaut, en cliquant dessus, on la désactive. Si elle apparaît en grisé sans que l on puisse cliquer dessus, c est qu il manque un saut de section ou que celui-ci n est pas mis au bon endroit. 5. Une fois que les deux en-têtes ou pieds de page ne sont plus liés, on peut sans risque supprimer la numérotation de la première page sans que la seconde en soit affectée. Deux possibilités se présentent. 6. Soit, on souhaite que le numéro de la première page n apparaisse pas mais que la page suivante soit quand même la page 2 (comme après la page de remerciements par exemple). Dans ce cas, il suffit de se placer dans l en-tête ou le pied de page de la page 2 (selon l endroit où on veut mettre le numéro) et de cliquer sur «Insertion» dans la barre de menus puis «Numéros de page» et définir l affichage voulu (gauche, droite, centré). 7. Soit, on souhaite qu aucun numéro n apparaisse sur la première page et que la page suivante porte le numéro 1. Dans ce cas, il faut se placer dans l en-tête ou le pied de page de la page 2 (selon l endroit où on veut mettre le numéro) et de cliquer sur «Insertion» dans la barre de menus puis «Numéros de page» et définir l affichage voulu (gauche, droite, centré). Cliquer ensuite sur le bouton «Format» puis cocher «À partir de» et indiquer «1». 3.6 Commentaire Lors de la rédaction, il arrive qu on veuille ajouter un commentaire par rapport à ce qui est écrit, soit pour ne pas oublier de rajouter un élément manquant, soit pour préciser au lecteur que l information n est pas complète, soit, pour poser une question au professeurguide sur un élément précis. Pour ajouter un commentaire, sélectionner le texte sur lequel portera le commentaire, cliquer sur l onglet «Révision» dans la barre de menus puis «Nouveau commentaire». Une bulle de couleur apparaît alors à droite de l écran. Il ne reste plus qu à y inscrire son commentaire. Pour supprimer un commentaire, il suffit de cliquer sur celui-ci avec le bouton droit de la souris puis sur «Supprimer le commentaire». Remarque : Lorsqu un commentaire est ajouté, les marges du document sont modifiées pour pouvoir afficher le commentaire. Dès lors, pour l impression, il faut choisir si l on veut que ces commentaires apparaissent ou pas. En cliquant sur le Bouton Office puis sur «Imprimer» et à nouveau «Imprimer», une fenêtre s ouvre. Dans «Imprimer :» sélectionner «Document» pour ne pas imprimer les commentaires ou «Document avec marques» pour les imprimer. 7

8 3.7 Table des matières Si les styles des titres ont correctement été définis 4, la table des matières se fera en deux temps trois mouvements! 1. Positionner le curseur à l endroit où l on veut insérer la table des matières. 2. Cliquer sur «Références» dans la barre de menus, puis sur «Table des matières». 3. Cliquer sur «Insérer une table des matières» pour pouvoir définir les paramètres. 4. Dans la fenêtre qui s ouvre, cocher «Afficher les numéros de page» et «Aligner les numéros de page à droite». Le «Caractère de suite» est à choisir selon les goûts ; il s agit du type de ligne qui unira le titre et son numéro de page (dans ce document : une suite de points). 5. Choisir le «Format» parmi ceux qui sont proposés (et éventuellement redéfinir les paramètres selon tes envies) et définir le nombre de niveaux à afficher. Cela dépend des titres présents dans le document. Ainsi, s il y a des titres de niveau 1 à 4, on choisira «Niveau 4». Parfois, les titres d un niveau inférieur sont trop peu importants pour se retrouver dans une table des matières. Dans ce cas, on ne sélectionne pas ce niveau. 4 Cfr p. 2. 8

9 6. Les styles des différents titres peuvent être personnalisés si tu as choisi le format «Depuis modèle». Cliquer sur le bouton «Modifier» puis sur TM 1 (pour le «Titre 1»), sur le bouton «Modifier» puis sur «Format» et là : «Police», «Paragraphe», Il est possible que des changements soient encore apportés au document après l insertion de la table des matières. Il faut alors mettre la table des matières à jour, surtout avant l impression. Pour cela, cliquer sur la table des matières avec le bouton droit de la souris et «Mettre à jour les champs». Dans la fenêtre qui s ouvre, sélectionner la mise à jour de toute la table ou seulement des numéros de page, en fonction des modifications effectuées dans le document depuis la dernière mise à jour. Les styles des différents titres dans la table des matières peuvent aussi être modifiés lorsque la table des matières est déjà insérée. Il suffit de sélectionner une des lignes puis de modifier le style dans le volet «Styles» à droite de l écran. 5 4 OUTILS DE TRAVAIL 4.1 Explorateur de documents Lorsque les «styles» ont été utilisés pour les titres du document, il est possible d afficher à gauche de l écran un plan du travail grâce auquel on peut se rendre facilement d un point à un autre. Pour cela, cliquer sur l onglet «Affichage», puis cocher «Explorateur de documents» dans le groupe «Afficher/Masquer». En cliquant sur l un des titres mentionnés dans ce volet, on arrive directement à celui-ci. Pour supprimer l «Explorateur de documents», cliquer sur la croix en haut à droite de l explorateur de documents. 4.2 Visualisation des signes typographiques Parfois, on se demande si on a bien mis une espace ou un saut de page, Pour faire apparaître à l écran ces signes cachés, cliquer, dans l onglet «Accueil» sur l icone qui se trouve dans le groupe «Paragraphe». Et pour les masquer à nouveau, cliquer sur la même icone. 4.3 Correction automatique Chaque version de Microsoft Word dispose d un système de correction automatique de fautes d orthographes courantes dans la langue définie. Il va de soi qu en Anglais, le mot «dont» n existe pas mais le correcteur automatique le remplace automatiquement par «don t». Pour éviter de tels désagréments, il faut bien définir la langue dans laquelle on rédige 6. Il est possible d ajouter de nouvelles corrections automatiques dans votre Microsoft Word, pour des fautes commises fréquemment (exemple : «m^me» à remplacer par «même») ou pour remplacer automatiquement certaines abréviations (exemple : «bcp» à 5 Cfr p Cfr p. 2. 9

10 remplacer par «beaucoup» ou, plus spécifiquement à votre sujet, «MA» = «mine antipersonnel»). 1. Cliquer sur le bouton Microsoft Office puis cliquez sur Options Word. 2. Cliquer sur Vérification. 3. Cliquer sur Options de correction automatique. 4. Sous l onglet Correction automatique, vérifier si la case à cocher Correction en cours de frappe est activée. 5. Dans la zone Remplacer, taper le mot ou l expression que tu orthographies souvent mal, par exemple, taper habituelement. 6. Dans la zone Par, taper l orthographe correcte du mot, par exemple, taper habituellement. 7. Cliquer sur Ajouter. De même, il est possible de supprimer une correction automatique. Pour ce faire, suivre la procédure décrite ci-dessus de l étape 1 à 3. Dans la liste qui apparait, sélectionner la correction à supprimer, puis cliquer sur «Supprimer». 4.4 Rechercher, remplacer Il arrive qu on ne sache plus à quel endroit précis on a parlé de tel élément. Au lieu de tout relire, il est possible de faire appel à la fonction «Rechercher». On y accède soit via l onglet «Accueil», en cliquant sur «Rechercher» dans le groupe «Modification» ; soit en cliquant en bas à gauche sur la bande grise, à l endroit où est inscrit le numéro de la section ou à celui où s indiquent les numéros de page. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquer sur l onglet «Rechercher» puis taper le mot à rechercher dans le document et cliquer sur le bouton «Suivant». Si, au cours de la rédaction, on se rend compte qu un nom a été systématiquement tapé avec une mauvaise orthographe. Il est possible de faire corriger cette erreur automatiquement par l ordinateur en utilisant la fonction «Remplacer». On y accède de la même façon que pour la fonction «Rechercher», mais en sélectionnant cette fois «Remplacer». Dans la fenêtre qui apparaît, taper dans la 1 re case le mot à remplacer et dans la seconde, le mot correctement orthographié et cliquer sur le bouton «Remplacer» puis «Suivant» pour les autres occurrences si l on veut vérifier chaque changement, ou cliquer sur «Remplacer tout». Cette fonction «Remplacer» peut également être utilisée pour supprimer les doubles espaces entre deux mots. Il suffit de taper 2 espaces dans la 1 re case et une seule dans la seconde. 4.5 Révision Certains professeurs-guides préfèrent travailler sur support informatique plutôt que sur support papier pour leurs corrections au cours de la rédaction du travail. Pour cela, l outil «Révision» permet d indiquer clairement quels ajouts et/ou quelles suppressions ont été 10

11 effectués. En effet, lorsque cette fonction est activée par le professeur, toute modification du document (ajout ou suppression) est clairement notée. De plus, le professeur peut également se servir de la fonction «Commentaire 7» pour formuler une remarque par rapport à ce qui est écrit. Avant de renvoyer le document, le professeur désactive normalement le mode «Révision». Si ce n est pas le cas, pour désactiver la «Révision», cliquer sur l icone «Suivi des modifications» dans l onglet «Révision», dans le groupe «Suivi». Pour pouvoir traiter les changements effectués par le professeur, afficher l onglet «Révision». Les icones et permettent de passer d une modification à l autre. Lorsque l ordinateur sélectionne la modification suivante, celle-ci peut être acceptée en cliquant sur l icone ou refusée en cliquant sur l icone. 7 Cfr p. 9 11

12 5 TABLE DES MATIÈRES 1 Remarques préalables Préparation du document Enregistrer Barre d outils Accès rapide Mise en page Langue Numérotation des pages Styles Insertions Note de bas de page Image Tableau Saut de page ou de section En-tête et pied de page Commentaire Table des matières Outils de travail Explorateur de documents Visualisation des signes typographiques Correction automatique Rechercher, remplacer Révision Table des matières