Caisse Nationale de l'assurance Maladie des Travailleurs Salariés Sécurité Sociale

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1 Caisse Nationale de l'assurance Maladie des Travailleurs Salariés Sécurité Sociale Circulaire CNAMTS Date : 02/06/94 MMES et MM les Directeurs MMES et MM les Agents Comptables Origine : ACCG - des Caisses Primaires d'assurance Maladie - des Caisses Générales de Sécurité Sociale - des Caisses Régionales d'assurance Maladie Réf. : ACCG n 16/94 Plan de classement : Objet : APPLICATION DU DECRET N DU 10 AOUT 1993 ET DE L'INSTRUCTION INTERMINISTERIELLE DU 7 OCTOBRE 1993 EN CE QUI CONCERNE L'ARCHIVAGE DES PIECES JUSTIFICATIVES. Pièces jointes : Liens : Date d'effet : Date de Réponse : Dossier suivi par : Téléphone :

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3 Agence Comptable / Contrôle de Gestion 02/06/94 Le Directeur et l'agent Comptable de la Caisse Nationale de l'assurance Maladie des Travailleurs Salariés Origine : ACCG à MMES et MM les Directeurs MMES et MM les Agents Comptables - des Caisses Primaires d'assurance Maladie - des Caisses Générales de Sécurité Sociale - des Caisses Régionales d'assurance Maladie N/Réf. : ACCG n 16/94 Objet : Application du Décret n du 10 août 1993 et de l'instruction interministérielle du 7 octobre 1993 en ce qui concerne l'archivage des pièces justificatives. Les dispositions combinées des articles D , D , D , 43 et 44 ainsi que du paragraphe 23 de l'instruction interministérielle précitée font obligation à l'agent Comptable de conserver, sous sa responsabilité, les ordres de dépenses ou de recettes, ainsi que les pièces justificatives y afférentes, pour les gestions budgétaires ou techniques. En effet, l'agent Comptable doit être en mesure, pour éviter la mise en cause de sa responsabilité personnelle et pécuniaire de démontrer que le paiement ou l'encaissement qui a été effectué était couvert par un ordonnancement dont la régularité est prouvée par des pièces justificatives prévues par instruction ministérielle.

4 2. Ce principe ne subit aucune exception pour les gestions budgétaires qui pour le moment doivent faire l'objet d'un contrôle systématique par l'agent Comptable de la validité de la créance ou de la dette en vérifiant : - les droits des bénéficiaires, - la réalité de la livraison des fournitures ou du service fait par l'apposition par l'ordonnateur de mention de réception des biens ou du service fait, - l'exactitude des droits de liquidation. En ce qui concerne les gestions techniques, l'importance des flux à gérer empêche l'agent Comptable de procéder à la vérification systématique de la régularité des ordonnancements. La mise en place des systèmes de contrôle interne, qui feront prochainement l'objet d'instructions, entraîne des modalités de contrôle spécifiques de l'agent Comptable sur les liquidations, qui, après analyse, doivent faire l'objet d'une attention particulière en raison de l'importance du risque financier. Ce contrôle devra s'effectuer par l'intermédiaire d'un plan de contrôle interne sous deux formes : - contrôles directs de régularité par les délégataires de l'agent Comptable ; - ou supervision des vérifications déjà effectuées par les services de l'ordonnateur. Il en résulte cependant, que l'ensemble des données de liquidation doivent être justifiées, cette obligation s'imposant aussi bien aux services ordonnateurs qu'aux services comptables. L'engagement possible de la responsabilité pécuniaire de l'agent Comptable pour défaut de pièces justificatives, rend nécessaire que ce dernier dispose des pouvoirs de gestion des archives des pièces justificatives. 1 - La notion de pièces justificatives. Une instruction particulière des ministères de tutelle fixe la liste des pièces justificatives des gestions budgétaires. La liste des pièces justificatives des gestions techniques ainsi que leur support est établie par la Caisse Nationale de l'assurance Maladie et sa diffusion autorisée par les ministères de tutelle. Dans l'attente de ces nouvelles instructions, les anciennes dispositions continuent à s'appliquer. En fait, les pièces justificatives doivent accompagner les ordres de dépenses ou de recettes, qu'ils soient individuels ou collectifs. Si elles

5 ne sont pas jointes à l'ordonnancement, ce dernier doit faire mention des références des pièces justificatives auxquelles il se rapporte. 3.

6 4. La conservation par l'agent Comptable des pièces justificatives doit donc être effectuée, dès que le paiement a été réalisé. Les pièces justificatives sont soit annotées du paiement effectué, soit annulées de telle sorte qu'elles ne puissent être représentées au paiement. 2 - Les délais de conservation. Les articles D à D indiquent les nouveaux délais de conservation des pièces justificatives. La réduction des délais par rapport aux textes antérieurs ne doit pas faire obstacle aux possibilités de recours contentieux sur le plan civil, pénal, ou ordinal (cf. article D du code de la Sécurité Sociale). Des instructions particulières devront être élaborées par la Direction de l'organisme, pour que les pièces nécessaires à l'aboutissement d'une instance contentieuse soient conservées. Il est nécessaire de rappeler qu'il convient de respecter les dispositions de la lettre ministérielle n 1567 du 15 juin 1982 relative à la conservation des archives des organismes de Sécurité Sociale du régime général, pour le comité de l'histoire de la Sécurité Sociale. Enfin, la destruction des archives doit faire l'objet d'un procès verbal signé par l'agent Comptable et visé par le Directeur de l'organisme. 3 - Les modalités de conservation. Bien que l'organisation de la conservation des pièces justificatives et leur gestion soient différentes d'une Caisse à une autre, il est cependant possible de différencier trois situations : - la première concerne les archives dans les services, - la seconde se rapporte aux archives stockées dans des emplacements spécifiquement dédiés à cet usage, - la troisième se rapporte aux pièces justificatives des gestions budgétaires Les archives dans les services autres que l'agence Comptable. En ce qui concerne les services de liquidation en règle générale, les pièces justificatives sont, après leur annulation par les délégataires de l'agent Comptable, conservées auprès des liquidateurs pendant un laps de temps variable, qui correspond à la possibilité pour le service de traiter facilement les réclamations des assurés ou des tiers. La sortie des pièces justificatives est

7 5. faite en fonction des besoins et dans la plupart des cas par du personnel non spécialement dédié à cette tâche. Afin de faire coexister, facilité de gestion et responsabilité de l'agent Comptable, il convient que désormais des règles de sécurité soient élaborées. L'Agent Comptable devra établir un protocole de gestion des archives des pièces justificatives en accord avec le Directeur, mentionnant : - les délais de conservation dans le service, qui ne pourront être supérieurs à 6 mois, - les règles d'accès et de sortie des archives, - l'examen périodique par les délégués de l'agent Comptable de la qualité de la gestion des archives, avec établissement d'un rapport, - les règles de sécurité de la conservation. Ce protocole devra être adressé au responsable du service conservant les pièces justificatives, qui devra indiquer par sa signature l'avoir mis en oeuvre. La responsabilité pécuniaire de l'agent Comptable pourra être engagée si le protocole n'a pas été élaboré de son fait, ou si les contrôles périodiques n'ont pas été réalisés Les archives stockées. Il s'agit en fait des archives du centre de paiement, ou des archives générales de la Caisse, qui sont transférées dans des emplacements de stockage, dédiés à cet usage. Les archives sont placées sous la responsabilité de l'agent Comptable qui devra établir en accord avec le Directeur, les règles de gestion et de sécurité de ces archives, suivant les mêmes principes que ceux prévus au paragraphe précédent. En ce qui concerne la sortie d'archives, celle-ci ne peut être effectuée que par du personnel spécialement mandaté pour ce faire par l'agent Comptable Communication des archives au service médical.

8 6. Les protocoles visés ci-dessus doivent prévoir les conditions de communication des pièces justificatives aux services médicaux, soit pour des contrôles concertés, soit pour des contrôles spécifiques Les pièces justificatives des gestions budgétaires. L'Agent Comptable en assure directement la conservation. Seul le personnel de l'agence Comptable spécialement habilité par l'agent Comptable en assure la gestion Cas particulier : Les dossiers de prestations du personnel de la Caisse. Ces dossiers font l'objet de dispositions particulières de sécurité précisées dans les protocoles sus-visés. 4 - Mise en place de cette circulaire. La mise en place des dispositions de la présente circulaire doit être effectuée dans les meilleurs délais et en tout état de cause avant le 1er juillet L'Agent Comptable, par l'intermédiaire de ses délégataires devra avant la prise en charge des archives établir un état de situation. Cet état devra être annexé au procès-verbal de prise en charge des archives, signé par le Directeur et par l'agent Comptable. Si la responsabilité pécuniaire d'un Agent Comptable est mise en cause (article D du code de la Sécurité Sociale) pour non production de pièces justifiant une opération contestée, il lui appartient lors de la demande en décharge de responsabilité et de la remise gracieuse (article D à D du code de la Sécurité Sociale) d'apporter la preuve par tout moyen de l'impossibilité matérielle dans laquelle il s'est trouvé de conserver les pièces justificatives, objet du litige. Cette responsabilité est engagée qu'elle concerne les pièces justificatives des gestions budgétaires ou des gestions techniques. Nos services restent à votre disposition pour toute précision complémentaire.

9 7. Le Directeur, L'Agent Comptable, Gérard RAMEIX Alain BOUREZ