Caisse Nationale de l'assurance Maladie des Travailleurs Salariés Sécurité Sociale

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1 Caisse Nationale de l'assurance Maladie des Travailleurs Salariés Sécurité Sociale Circulaire CNAMTS MM les Directeurs Date : - des CPAM 30/12/86 - des CGSS - des Centres Informatiques Origine : - des CRAM DGA MM les Médecins-Conseils Régionaux MM les Médecins-Chefs placés auprès des CPAM Réf. : DGA n 39/86 Plan de classement : 117 Objet : AFFRANCHISSEMENT DU COURRIER PAR LES ASSURES. Pièces jointes : 1 Liens : Date d'effet : Date de Réponse : Dossier suivi par : Téléphone

2 MMES et MM les Directeurs. des Caisses Primaires d'assurance Maladie 30/12/86 (pour attribution). des Caisses Régionales d'assurance Maladie Origine : (pour attribution) DGA. des Caisses Générales de Sécurité Sociale (pour attribution). MM les Médecins-Conseils Régionaux (pour attribution). MM les Médecins-Chefs placés auprès des Caisses Primaires (pour attribution) MM les Directeurs des CETELIC (pour information) OBJET : Suppression du bénéfice de la dispense d'affranchissement pour le courrier reçu par les organismes de Sécurité Sociale. La suppression de la dispense d'affranchissement dont bénéficie le courrier adressé aux organismes figure parmi les mesures arrêtées par le Gouvernement. Le parlement vient de voter la suppression de la franchise postale en adoptant la loi portant Diverses Mesures d'ordre Social (D.M.O.S.). Toutefois, deux articles de cette loi ont été soumis au Conseil Constitutionnel. La suppression de la franchise postale ne devrait donc pas prendre effet avant le milieu du mois de janvier. Dès que la date exacte sera connue, je vous informerai par télex. Il faut souligner que cette disposition de loi vise non seulement le régime général, mais aussi les autres régimes de Sécurité Sociale.

3 1 - Conséquences Il s'ensuit que toute correspondance, qu'il s'agisse d'un pli ordinaire, recommandé avec ou sans avis de réception, et quel qu'en soit l'expéditeur, devra désormais être affranchie aux tarifs et dans les conditions conformes à la réglementation des PTT, l'expéditeur ayant le choix entre les tarifs "urgent" et "non urgent" selon les différentes catégories de poids. Je précise que la correspondance visée en la matière est celle expédiée non seulement par l'assuré, mais également celle adressée aux organismes d'assurance Maladie par les correspondants habituels : professions de santé, établissements de soins, employeurs, etc Le courrier adressé à la Sécurité Sociale devra désormais être affranchi, cela signifie que le courrier sera traité par les PTT comme le courrier habituel de l'usager des Postes, de particulier à particulier ou à toute entreprise privée. Les dispositions en la matière sont les suivantes : Tout objet de correspondance non affranchi est obligatoirement présenté au destinataire qui peut accepter ou refuser l'objet en question En cas d'acceptation par le destinataire, celui-ci acquitte la taxe d'affranchissement à laquelle est ajoutée une surtaxe, dite "taxe de traitement applicable aux objets de correspondance non ou insuffisamment affranchis", d'un montant de 3,30 F à ce jour En cas de refus, le courrier est renvoyé à l'expéditeur si l'adresse figure sur l'enveloppe, les PTT se chargeant de récupérer auprès de l'expéditeur le montant de la taxe et de la surtaxe. Au cas où l'adresse ne figure pas sur le pli, celui-ci est envoyé à Libourne, centre de recherche du courrier, appelé aussi centre de rebut. Les agents assermentés des PTT sont habilités à ouvrir les plis et, à partir d'éléments figurant dans la correspondance, à le renvoyer à l'expéditeur.

4 2 - Information des assurés et autres correspondants Compte tenu de ces considérations et sachant qu'il s'agit de faire modifier très rapidement et par tous un comportement acquis de longue date et bien ancré, il est nécessaire que les correspondants habituels des organismes soient informés de façon précise de la mesure nouvelle : timbrer un pli, et des conséquences qu'entraînerait le non-respect de la mesure : allongement des délais de remboursement, traitement des réclamations, etc... Les organismes ont intérêt à tous égards à engager une forte campagne d'information auprès de leurs usagers non seulement pour le maintien de la qualité du service rendu, mais aussi pour ne pas être pénalisés financièrement. L'opération de communication à mettre en oeuvre sera aussi large que possible et particulièrement incitative. Ses modalités doivent tenir compte de l'état d'esprit du public à l'égard d'une mesure qui revient sur des habitudes acquises Mise en oeuvre de la campagne d'information Les représentants des organismes nationaux se sont mis d'accord pour transmettre aux organismes un "dossier affranchissement" (joint en annexe), dont les éléments constitutifs sont proches, voire communs, mais aussi adaptés aux spécificités de chaque branche (cf. "aide à l'assuré pour affranchir", propre à la branche maladie). Afin de renforcer l'impact du message sur le public, il est apparu nécessaire de préserver une homogénéité du support - affiche - et une unicité du message Campagne nationale Mise en oeuvre par les organismes nationaux, cette campagne utilisera les moyens nationaux de télévision et de presse. Ainsi, des spots publicitaires seront diffusés régulièrement pendant trois semaines sur les trois chaînes de télévision. Elle aura pour but d'informer que le courrier pour la "Sécurité Sociale", au sens large, devra désormais être timbré.

5 Campagne locale Compte tenu de la portée de la mesure qui vise l'ensemble des régimes de Sécurité Sociale, il est opportun de mettre en place une concertation entre les partenaires : responsables locaux des différentes branches du régime général et représentants des autres régimes, afin de renforcer l'impact du message auprès du public. Il conviendra également de se rapprocher des services des PTT, afin que soient réglés au mieux des intérêts de tous : assurés, caisses, services postaux, les problèmes qui risquent de surgir. Ainsi, dès la promulgation de la loi, devra être diffusé un communiqué de presse et toutes autres informations qu'il paraît utile de donner ou de rappeler aux assurés, par tous les moyens déjà utilisés par les Caisses ou susceptibles de l'être : presse locale, régionale, télévision régionale, bulletins, périodiques. D'ores et déjà, des messages personnels peuvent être édités sur les décomptes adressés aux assurés, leur indiquant la mise en vigueur imminente de cette mesure. S'agissant des correspondants habituels des Caisses, autres que l'assuré, c'est-à-dire les praticiens, les établissements, les employeurs, une correspondance particulière à chacun semble devoir s'imposer dans la mesure où pour ceux-ci l'incidence financière est plus importante. Il convient en particulier d'informer ces correspondants et plus particulièrement les pharmaciens (cas des factures subrogatoires) que leur correspondance peut être, au cas où se poserait le problème de l'affranchissement déposé par eux. Des affiches de format 70 x 50 cm sont mises gratuitement à disposition des Caisses pour qu'elles soient apposées dans tous les lieux, points de contact avec le public propres à l'organisme ou autres points fréquentés par les assurés comme les pharmacies, les laboratoires, les cabinets médicaux.

6 Le nombre d'affiches adressé à chaque organisme doit permettre de les apposer dans les centres de paiements, les mairies et les pharmacies. De plus, un film permettant un tirage en format 21 x 27, sera adressé à chaque représentant régional au CTD permettant aux Caisses d'en effectuer le tirage selon leurs besoins propres. Dans un second temps et pendant une période laissée à l'appréciation de chaque organisme, l'information sera faite par les moyens disponibles (cf. dossier) : - message sur décompte, - flamme publicitaire des machines à affranchir, - papillon joint à un courrier à l'assuré Participation des PTT à l'information L'administration des PTT rédigera un texte de portée générale concernant l'ensemble de la Sécurité Sociale pour rappeler à l'usager l'obligation qui lui est faite désormais d'affranchir le courrier destiné aux organismes. Cette information sera effectuée par l'apposition d'un autocollant sur toutes les boîtes à lettres publiques et ce, à compter de la date d'application. 3 - Modalités pratiques de la mesure Compte tenu de la brièveté des délais impartis pour l'information, et pour atténuer au départ les effets de la mesure sur les assurés et les Caisses, un accord interministériel est intervenu sur la mise en place d'une période transitoire, celle-ci ne devant en aucun cas faire l'objet d'une information du public. Cette période transitoire s'étalera sur deux mois pendant lesquels le courrier non ou insuffisamment affranchi sera remis au destinataire accompagné d'un bordereau indiquant le nombre de plis classés par poids. Pendant cette période, les taxes d'affranchissement : 2,20 F ou plus selon le poids, seront à charge des organismes ; ces taxes seront payées au niveau national par la Caisse Nationale. Il conviendra en conséquence d'adresser à la Caisse Nationale de l'assurance Maladie (SDGB) les factures présentées par les PTT.

7 Toutefois, les organismes ont toute latitude pour prendre les mesures qui donnent à l'assuré l'habitude d'affranchir son courrier ; par exemple en signalant à l'assuré que son dossier, bien que transmis sous pli non affranchi, a été exceptionnellement traité mais que dorénavant, il sera refusé, ou en refusant systématiquement un pli non affranchi avec indication de l'adresse de l'expéditeur, ce qui permet un retour rapide à ce dernier et ne pénalise pas outre mesure l'assuré A l'issue de cette période, les organismes décideront d'accepter ou de refuser un courrier non ou insuffisamment affranchi, étant précisé que le régime de droit commun s'impose c'est-à-dire : - soit le retour à l'expéditeur, - soit l'acceptation du pli avec paiement de la taxe d'affranchissement 1,90 F minimum et selon le poids et de la surtaxe (3,30 F). Ces dépenses seront à la charge de l'organisme qui devra en assurer la couverture financière dans le cadre de sa dotation allouée au titre des dépenses de fonctionnement courant sans qu'aucune dotation complémentaire ne puisse lui être attribuée. En aucun cas, l'organisme ne pourra déduire du montant des prestations dues aux assurés, le coût d'affranchissement du courrier. Je ne méconnais pas les problèmes auxquels les organismes risquent de se heurter dans l'application de cette mesure. Je ne peux que vous rappeler l'importance de l'impact financière qui doit sous-tendre toutes les actions à entreprendre pour sa mise en oeuvre et la nécessité qui s'attache à mener une campagne d'information efficace et dont chacun localement sera à même de mesurer les effets. En dernier lieu, je vous demanderais de me faire connaître toutes les difficultés résultant de ces nouvelles dispositions et je vous précise que mes services sont à votre disposition pour toute information complémentaire (Madame RESTOUT tél ou Madame SILLARD ). Le Directeur, Dominique COUDREAU

8 UNE INFORMATION "AFFRANCHISSEMENT" La décision prise par les Pouvoirs Publics que désormais doit être affranchie toute correspondance adressée à la Sécurité Sociale, nécessite pour les Caisses, une action d'information du public qui doit : être mise en oeuvre rapidement, être efficace, aboutir à sa compréhension et son acceptation par le public. La campagne d'information est donc déterminante et ceci d'autant plus qu'il s'agit de modifier un comportement acquis de longue date et de le faire changer rapidement. C'est pourquoi, il est remis à la disposition des Caisses d'assurance Maladie un "Dossier Information Affranchissement". Ce dossier conçu après concertation entre les organismes nationaux, a pour but d'apporter un ensemble de suggestions pour une action de communication. Il est bien évident que la responsabilité de la diffusion de cette information revient à chaque organisme qui l'adaptera à son contexte propre, étant entendu qu'une concertation des organismes locaux des différentes branches du régime général, ainsi qu'éventuellement ceux des autres régimes de protection sociale touchés par la mesure, s'avère nécessaire pour la mise en oeuvre.

9 LE DOSSIER INFORMATION AFFRANCHISSEMENT Ce dossier a pour objectif de mettre à la disposition de l'ensemble des Caisses, des matériels d'information destinés à attirer l'attention du public sur les nouvelles dispositions concernant l'affranchissement. Il sera possible en effet d'utiliser tout ou partie des matériels proposés dans le cadre des actions que chaque organisme mettra en oeuvre. Le but de ce dossier est d'apporter un cadre à plusieurs volets que chacun pourra exploiter.

10 L'ACTION INFORMATION AFFRANCHISSEMENT L'objectif de cette action est d'attirer l'attention sur les nouvelles dispositions en matière d'affranchissement. Cette action peut se faire par plusieurs voies : utilisation des médias, campagne d'affichage, information directe de l'assuré. 1. UTILISATION DES MEDIAS Diffusion d'un communiqué de presse par la presse écrite régionale et locale, les stations FR3. (annexe 1) Le communiqué qui vous est proposé a été rédigé en commun par les organismes nationaux. Il s'articule autour de trois idées : la nouvelle mesure, la non gratuité des dispositions précédentes, les conséquences éventuelles du non affranchissement ou de l'insuffisance d'affranchissement. Il est important que ce communiqué soit diffusé dans son intégralité puisqu'il s'adresse à l'ensemble du public susceptible d'avoir (à quelque titre que ce soit) des relations avec la Sécurité Sociale. Ce communiqué peut être suivi d'informations complémentaires que chaque organisme pense nécessaire de diffuser entre autres sur les possibilités offertes à l'assuré pour entrer en relation avec les services de la Caisse par des moyens autres que la correspondance : services d'accueil au siège et dans les centres de paiement, bureaux annexes, mobiles ou fixes, téléphone.

11 2. CAMPAGNE D'AFFICHAGE Deux idées ont été retenues par les organismes nationaux : Homogénéité du support L'affiche a été conçue de façon à ce que le graphisme soit commun aux organismes, afin de renforcer l'impact sur le public. Seul change le libellé sur l'enveloppe pour qu'il soit adapté à chaque branche du régime général. Edition nationale Ceci est apparu nécessaire pour faire face au délai très court qui nous est imparti et pour un moindre coût de l'opération. L'édition est réalisée par la Caisse Primaire de PARIS aussi bien pour les Caisses que pour les Mutuelles. Le nombre d'affiches dévolu à chaque Caisse est calculé, d'une part, sur le nombre de communes et de pharmacies de la circonscription et, d'autre part, sur le nombre de lieux d'implantation de la Caisse. De plus, un film (21 x 27) est mis à disposition des organismes pour une édition locale supplémentaire. Les Mutuelles suivantes : MGEN, MGPTT, FNMTT, FNMFAE sont approvisionnées sur le plan national. Il restera à la charge des Caisses toutes les autres sections locales. Il importe que tous les points susceptibles d'être lieux de contact avec le public, qu'ils soient rattachés à l'institution ou pas : mairies, établissements de soins, maisons de retraite ou autres, pharmacies, soient pourvus d'une affiche. 3. INFORMATION DIRECTE DE L'ASSURE 3.1 Cette information peut se réaliser sous une forme généralisée à l'ensemble des assurés de la Caisse Primaire par "mailing", envoi en nombre à caractère publicitaire. Les Directions départementales des Postes peuvent renseigner les organismes sur les conditions de mise en oeuvre et de tarif de ce type de courrier d'entreprise.

12 3.2 Des moyens ponctuels peuvent être également utilisés : adjonction d'une lettre à un décompte mis sous pli, édition d'un message sur le décompte envoyé à l'assuré dans la limite, bien sûr, de ligne disponible (annexe 5), flamme publicitaire de machine à affranchir. Ces actions : message, flamme, nécessaires dans la période immédiate, qui suit la date d'application, pourront être reprises par la suite en cas de besoin. 4. INFORMATION DES CORRESPONDANTS AUTRES QUE L'ASSURE Les autres correspondants habituels des Caisses : praticiens, établissements de soins, employeurs... devront être informés directement par lettre. A cet effet, il vous est communiqué une lettre-type (annexe 2).

13 UTILISATION DES SUPPORTS PROPRES A L'ORGANISME Les supports habituels utilisés par les organismes, portent en général la mention "dispense d'affranchissement". Qu'il s'agisse du papier à lettre, de formulaires ou autres supports, ces mentions devront disparaître, à compter de la date d'application de cette mesure. Dans l'attente de confection d'imprimés nouveaux, il est possible d'attirer l'attention des correspondants par un ajout de cartouches (annexe 4).

14 AIDE A L'ASSURE POUR AFFRANCHIR SELON LE POIDS Le premier objectif de la campagne d'information, est de faire en sorte que le courrier soit affranchi par l'expéditeur. Le deuxième objectif est que l'affranchissement soit correct, respecte la réglementation des PTT en matière de poids et tarifs. Il convient en effet aux organismes d'éviter au maximum le paiement des taxes et surtaxes en cas d'insuffisance d'affranchissement. Il est donc important de fournir à l'assuré et autres correspondants habituels des organismes, des indications aussi précieuses que possible sur les poids des formulaires les plus couramment utilisés. Un tableau comme celui figurant en annexe peut être mis à la disposition du public. Ce tableau peut être apposé en complément de l'affiche dans tous les lieux où celle-ci sera mise. Il revient à chaque organisme d'en assurer la diffusion, soit tel qu'il est proposé, soit agrandi et pourvu d'informations complémentaires.

15 COMMUNIQUE DE PRESSE ANNEXE 1

16 A PARTIR DU N'OUBLIEZ PAS D'AFFRANCHIR LE COURRIER DESTINE A LA SECURITE SOCIALE. - CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE - CAISSE REGIONALE D'ASSURANCE MALADIE - CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES - UNION DE RECOUVREMENT DES COTISATIONS DE SECURITE SOCIALE Jusqu'à présent, les correspondances qui étaient adressées aux organismes de Sécurité Sociale, étaient admises à circuler en dispense d'affranchissement. Cette facilité - la non apposition d'un timbre - ne correspondait pas à la gratuité puisque la dépense correspondante était réglée par la Sécurité Sociale à l'administration des PTT (1 milliard de francs en 1986). Dans le cadre de recherches d'économie, les pouvoirs publics ont décidé que, désormais, toute correspondance adressée aux organismes de Sécurité Sociale sera affranchie par l'expéditeur au tarif et dans les conditions conformes à la réglementation des PTT. Cette mesure prend effet à compter du L'attention du public : assurés sociaux, retraités, allocataires ou cotisants est attirée sur le fait que le courrier non affranchi ou insuffisamment affranchi sera retourné à l'expéditeur. Ceci peut avoir pour conséquence : - le retard du traitement des dossiers et, pour certaines prestations, du point de départ de leur versement, - l'allongement des délais de paiement des prestations, - et s'agissant des cotisations, l'application des majorations de retard.

17 LETTRE AUX CORRESPONDANTS AUTRES QUE L'ASSURE ANNEXE 2

18 Madame, Monsieur, Jusqu'à présent, les correspondances que vous nous adressiez étaient admises à circuler en dispense d'affranchissement. Cette facilité - la non apposition d'un timbre - ne correspondait pas à la gratuité puisque la dépense correspondante était réglée par la Sécurité Sociale à l'administration des PTT. Dans le cadre de recherches d'économie, les pouvoirs publics ont décidé que, désormais, toute correspondance adressée aux organismes de Sécurité Sociale sera affranchie par l'expéditeur au tarif et dans des conditions conformes à la réglementation des PTT. Cette mesure prend effet à compter du Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de ma considération distinguée. Le Directeur de la Caisse Primaire

19 CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DES AFFICHES ANNEXE 3

20 Références techniques (couleurs) pour la fabrication de ces différents matériels. Bleu - Pantone 286 C Rouge - Pantone 185 C Textes sur fonds bleu en réserve blanche Textes sur enveloppe en bleu Pantone 286 C Dimension Affiche 50 x 70 cm

21 CARTOUCHES ANNEXE 4

22 CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE DE CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE DE N'oubliez pas d'affranchir votre courrier. SECURITE SOCIALE

23 CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE DE N'oubliez pas d'affranchir votre courrier à la Caisse.

24 CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE DE N'oubliez pas d'affranchir votre courrier. SECURITE SOCIALE

25 ANNEXE 5 N'oubliez pas d'affranchir votre courrier à la Caisse.

26 MESSAGES SUR DECOMPTE ASSURE

27 1. Pensez à timbrer votre courrier CPAM. 2. Pensez à timbrer le courrier à CPAM. 3. Le courrier à CPAM doit être timbré. 4. Timbrez votre courrier à la CPAM. (36 positions)

28 AIDE A L'ASSURE POUR AFFRANCHIR SELON LE POIDS ANNEXE 6

29 AFFRANCHIR LE COURRIER A LA SECURITE SOCIALE ET L'AFFRANCHIR CORRECTEMENT Quelques indications de poids FEUILLE DE SOINS Médecins 5 g Laboratoires 2 g Dentistes 2 g Auxiliaires médicaux 2 g (infirmiers, masseurs...) ENTENTE PREALABLE Soins dentaires 2 g (Assurance Maladie 6 g (+ enveloppe 5 g 11 g CURE THERMALE Demande de prise en charge préalable (2 volets) 10 g ARRET DE TRAVAIL Avis d'arrêt de travail (2 volets) 6 g Prolongation (2 volets) 6 g Attestation employeur 3 g (Assurance Maladie, Maternité) Ó ATTENTION Ô Tarifs PTT en vigueur actuellement N'oubliez pas le poids de : Non urgent Urgent - l'ordonnance - l'enveloppe moins de 20 g 1,90 2,20 - tout autre pièce à joindre pour le de 20 g à 50 g 2,70 3,70 remboursement : bulletin de salaire ; de 50 g à 100 g 3,50 5,40 certificat de scolarité ; relevé d'identité bancaire ou postal etc...