PROCESSUS D ATTESTATION ESR : PRESENTATION DU SYSTEME D ATTESTATION SELON LE REFERENTIEL ESR

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1 PROCESSUS D ATTESTATION ESR : PRESENTATION DU SYSTEME D ATTESTATION SELON LE REFERENTIEL ESR Version: 15 Février 2010 Référentiel ESR d ECOCERT Pour des échanges Equitables, Solidaires et Responsables (ESR) Informations générales et formulaires Liste des entreprises attestées Disponibles sur Référentiel ESR 1

2 I. PRESENTATION DE LA DEMARCHE ESR Les objectifs de la démarche «Equitable, Solidaire, Responsable» - ESR L attestation ESR est un programme développé par ECOCERT basé sur les principes du commerce équitable dans le but d assurer : - Des échanges commerciaux équitables, dans une logique de développement durable ; - Une production et une transformation respectueuses de l environnement et socialement responsables ; - Une information au consommateur claire et transparente. La démarche d attestation ESR s applique de façon analogue aux produits agroalimentaires, aux cosmétiques et aux textiles, selon les modalités particulières définies par le référentiel. Fonctions et activités au sein des filières équitables ESR Le référentiel ESR définit plusieurs types d opérateurs suivant leurs activités (Groupes de production, Opérateurs intermédiaires et Distributeurs) et fonctions (Premier acheteur, Propriétaire de marque ou Porteur de projet). Chaque opérateur, suivant son activité et sa fonction éventuelle, est contrôlé selon des modalités précisées dans le Plan de contrôle ESR. Filière ESR Tous les opérateurs des filières ESR doivent être engagés auprès d ECOCERT, ou être sous la responsabilité contractuelle d un Demandeur, à l exclusion des distributeurs n assumant aucune des trois fonctions définies par le référentiel ESR (ex. : détaillants simples, qui ne sont ni Propriétaires de marque, ni Premiers acheteurs, ni Porteurs de projet). Pour ces derniers, l engagement est optionnel. 2

3 II. LES ETAPES DE L ATTESTATION ESR 3

4 Etape 1 à 4 : La demande d attestation Le demandeur prend connaissance du référentiel ESR et formalise sa demande en remplissant le formulaire de demande et en le renvoyant à ECOCERT. Tous les sites de production impliqués dans la fabrication du produit doivent être déclarés, y compris ceux des opérateurs pour lesquels le Demandeur souhaite s engager et ayant une activité liée aux produits à attester. Etape 5 : L engagement ECOCERT établit une proposition technique et commerciale spécifique à la demande pour le contrôle et l attestation de l année en cours. Les conditions générales de vente sont jointes, ainsi qu une déclaration d engagement à respecter les critères d éligibilité du référentiel ESR. Etape 6 à 8 : La revue documentaire Une revue documentaire est effectuée afin de vérifier le niveau de préparation du Demandeur et la faisabilité de l inspection. Elle permet également de vérifier la validité de certains documents devant être soumis à ECOCERT avant inspection (tels que les recettes, les étiquettes...). Etape 9 à 10 : L évaluation/l inspection Une fois le dossier complet, ECOCERT mandate un inspecteur qui prend rendez-vous pour une première visite. L inspection permet d évaluer la conformité par rapport aux exigences du référentiel ESR s appliquant aux produits considérés. A l issue du contrôle, l inspecteur rédige un rapport d inspection mentionnant ses observations et les éventuelles non-conformités constatées. Etape 11 à 13 : La revue du rapport d inspection et l attestation Les conclusions de la revue de rapport sont établies par ECOCERT sur la base du rapport d inspection et de toutes autres informations pertinentes. Ces conclusions sont envoyées au Demandeur. Elles incluent la liste des écarts constatés et les décisions associées (voir le plan de correction ci-après). Une fois que le Demandeur a accepté ces conclusions, proposé et réalisé les actions correctives nécessaires à la levée des écarts, ECOCERT lui remet une attestation de conformité, sous réserve que le Demandeur ait payé la totalité des honoraires dus. Etape 14 : La surveillance La demande d attestation du Demandeur est reconduite tacitement. Sur la base de la mise à jour du formulaire de demande du Demandeur, ECOCERT ajuste ses honoraires, cas échéant. Les années suivant la première année d attestation, des inspections de surveillance sont mandatées par ECOCERT. La visite de suivi inclut une vérification de la mise en œuvre et de l efficacité des actions correctives décidées précédemment. Le périmètre de ces inspections pourra notamment évoluer en fonction de toute modification des exigences pour l attestation et/ou de la gamme de produits proposés à l attestation. Rappel : Le Demandeur doit informer en temps réel ECOCERT de toute modification de son système de production, de ses étiquetages ou de sa gamme de produits à attester. 4

5 III. DE L INSPECTION A L ATTESTATION Comité de surveillance Afin de garantir l indépendance et l impartialité du fonctionnement d ECOCERT et de ses décisions d attestations, ECOCERT s est doté d un comité de surveillance. Ce comité est composé de personnalités indépendantes d ECOCERT et représentant les différentes parties concernées. Il élabore la politique et les principes relatifs au système d attestation, supervise la politique d ECOCERT et sa situation financière en ce qui concerne son activité. En particulier, le comité de surveillance : - Donne des avis techniques sur l attestation des produits (grille des traitements, règles de délivrance et de retrait des certificats ) ; - Veille, en cas de modification des exigences, à ce que les opérateurs bénéficient de délais raisonnables pour se mettre en conformité ; - Examine les demandes de second recours et les réclamations relatives à l attestation. Plan de correction Tous les cas de non-conformités potentielles au référentiel ESR sont répertoriés au sein du plan de correction ESR (document non divulgué aux opérateurs). Pour chaque non-conformité possible, un niveau de traitement est fixé, selon le degré de gravité, ce qui permet à ECOCERT : - d appliquer le même traitement à tous les opérateurs - d appliquer les traitements ou sanctions les plus appropriées Le caractère frauduleux ou annoncé de la non-conformité ainsi que la notion de premier constat ou de récidive seront pris en compte dans le choix des sanctions à appliquer. Le barème des traitements applicables aux non-conformités comprend six niveaux allant de la simple remarque au retrait de l attestation : 5

6 Non-conformités majeures (l attestation est suspendue ou retirée) Non-conformités importantes (l attestation est en attente) Non-conformités mineures (l attestation est émise) ECOCERT SA NIVEAU CONSEQUENCES SUR L ATTRIBUTION OU LE MAINTIEN DE L ATTESTATION HABILITATION RENOUVELLEMENT COMMENTAIRES 1 = Remarque (l attestation est émise) 2 = Demande d action corrective (l attestation est émise) L attestation est attribuée. L attestation est renouvelée. Non suivis d effet lors des inspections suivantes ou dans les délais impartis, ces traitements peuvent entrainer l application d un traitement de niveau supérieur. 3 = Demande d action corrective (l attestation est en attente de documents) 4 = Demande d action corrective (l attestation est en attente d une inspection additionnelle) L attestation n est attribuée qu une fois la mise en conformité vérifiée suite à la réception des documents demandés ou après examen d un rapport d inspection additionnelle. L émission d une nouvelle attestation est en attente soit de la réception de documents soit de l examen d un rapport d inspection additionnelle. Les délais accordés pour la mise en place des actions correctives sont précisés sur les conclusions de la revue de rapport. 5 = Suspension partielle ou totale d attestation pour une durée déterminée 6 = Retrait de l attestation (nécessité de renouvellement de demande d attestation après une durée déterminée) L attestation n est attribuée qu une fois la mise en conformité vérifiée, la plupart du temps après examen d un rapport d inspection additionnelle. L attestation est suspendue pendant une durée déterminée, jusqu à ce que la mise en conformité soit vérifiée, la plupart du temps après examen d un rapport d inspection additionnelle. L attestation est retirée. L opérateur doit renouveler sa demande après une période déterminée. Le retrait concerne tous les produits listés sur l attestation. Le retrait d attestation implique une rupture de contrat. La durée de la suspension est précisée sur les conclusions de la revue de rapport. Un produit dont l attestation a été suspendue ne peut pas être commercialisé avec référence à l attestation. Le délai minimum avant renouvellement de demande est précisé sur les conclusions de la revue de rapport. Un opérateur dont l attestation a été retirée ne peut commercialiser aucun produit avec référence à l attestation. Note : L opérateur fera référence à l attestation dans les conditions prévues au contrat seulement pendant la validité de son attestation. Cependant, il pourra demander une autorisation à ECOCERT afin d écouler des Produits finis préemballés encore en stock après la fin de validité de son attestation, à condition que les Produits en question aient été contrôlés conformes au Référentiel. Dans le cas favorable, ECOCERT fixera les modalités d application de cette autorisation (durée, lots, etc.). 6

7 Recours Un opérateur peut formuler un recours en première instance auprès d ECOCERT concernant l attestation de ses produits (suite à une décision de suspension ou de retrait de l attestation) ou toute décision le concernant. Ce recours sera traité par le Responsable d attestation. En cas de non satisfaction suite à un premier recours, l opérateur pourra effectuer un recours en deuxième instance auprès du Comité de Surveillance qui rendra son avis à la Direction. La demande de recours n est pas suspensive de la décision prise en préalable (la sanction s applique même si un recours est effectué). Réclamations L opérateur peut formuler une réclamation par courrier adressé à ECOCERT SA concernant : - Les pratiques d opérateurs attestés ; - La qualité de la prestation d ECOCERT SA ; - ou tout autre motif de mécontentement. Une réponse lui sera systématiquement adressée. IV. EXIGENCES POUR LE DEMANDEUR DE L ATTESTATION Le demandeur s engage à prendre connaissance et à respecter le contrat ESR incluant : - Les conditions générales de vente ESR, - Le référentiel technique ESR, - Le plan de contrôle ESR, - Les règles d usage des marques et logos ECOCERT, - Le présent processus d'attestation ESR. Visites d ECOCERT Le demandeur s engage à faciliter le travail d ECOCERT, en prenant toutes les dispositions nécessaires pour permettre le bon déroulement du processus d attestation et : - Accepte les visites d inspection (-approfondies ou par sondage-) et toute inspection additionnelle demandée par ECOCERT, - Facilite l accès et l examen à la documentation et aux enregistrements et à tous les secteurs et au personnel concernés par l attestation ESR, et notamment aux documents précisés dans le Plan de contrôle ESR. Communication, référence à l attestation Le demandeur de l attestation s engage à respecter le contrat et les instructions d ECOCERT lorsqu il fait mention de son attestation, notamment : - en n utilisant pas le mot «certification» ou tout terme approchant en relation avec le logo de contrôle ESR et/ou la référence au contrôle selon le référentiel ESR, - en indiquant les indications de conformité au référentiel sur les factures, les bons de livraison et sur l étiquetage (pour les produits en vrac, sur le document de transport) lors de toute transaction de produits attestés conformes, - en soumettant à ECOCERT tout document de communication et étiquetage pour validation des références au référentiel ESR ou à l attestation avant mise en circulation, - dès la suspension ou le retrait de l attestation, quelle qu en soit la raison : o cesser immédiatement la commercialisation des produits concernés avec référence à l attestation et toute publicité qui d une manière ou d une autre s y réfère, o retourner à ECOCERT tout document d attestation exigé. 7

8 Coordination ECOCERT-demandeur Le demandeur d attestation s engage à : - Fournir à ECOCERT les informations nécessaires à l attestation, et les mettre à jour en signalant à ECOCERT tout ce qui risque d avoir un impact sur la conformité aux exigences et toute évolution de portée d attestation (modification de la liste de produits, du process, du nombre de sites, fusion/acquisition, interlocuteurs, surfaces ) - Tenir à jour et mettre à la disposition d ECOCERT lors de ses visites les documents nécessaires à l attestation. V. LEXIQUE ACTIONS CORRECTIVES : A l issue de chaque inspection, des écarts peuvent être constatés, et font l objet d actions correctives proposées par l opérateur (le demandeur de l attestation). Le service d attestation et/ou l inspecteur lors de l inspection suivante vérifient d une part la pertinence et d autre part la mise en place et l efficacité de ces actions. ATTESTATION ESR : Attestation de conformité délivrée par ECOCERT SA à un opérateur engagé listant les produits conformes au référentiel ESR. Ce document autorise la fabrication et la vente du produit. Sauf décision contraire d ECOCERT, l attestation est valable jusqu à la fin du semestre + un an. Le renouvellement de l attestation dépend de la suite du processus d attestation concernant l opérateur (écarts constatés lors des contrôles suivants ). ATTESTATION DE FAÇONNAGE : Attestation faisant référence à la prestation délivrée par un façonnier lorsque ce dernier est engagé individuellement dans la démarche. Elle confirme que les pratiques du façonnier relatives aux produit(s) concerné(s) sont conformes au référentiel ESR, quels que soient les opérateurs faisant fabriquer chez lui les produits destinés à être attestés. En aucun cas cette attestation ne peut constituer une attestation produit ESR listant les produits et en aucun cas elle ne permet leur commercialisation. DEMANDEUR : Opérateur qui demande une attestation ESR ou une attestation de façonnage, et responsable de la mise en conformité des produits. Suivant les cas, le Demandeur peut : - Soit s engager auprès d ECOCERT pour ses activités et fonctions propres uniquement. Il reçoit, après validation de la conformité, une attestation ESR à son nom. Il a alors le droit d utiliser et de diffuser auprès de tiers la référence à ECOCERT. - Soit s engager également pour d autres opérateurs non engagés directement auprès d ECOCERT. Une fois les conformités vérifiées, le demandeur est le seul à bénéficier d une attestation ESR à son nom, et le seul à pouvoir utiliser et diffuser auprès de tiers la référence à ECOCERT. FAÇONNIER : Entreprise tierce sous contrat avec un commanditaire, qui transforme, conditionne et/ou stocke des ingrédients fournis par le commanditaire et facture le travail et/ou le stockage. Un façonnier n achète aucun ingrédient concerné par le référentiel, et ne vend aucun produit fini ou semi-fini. Il facture une prestation de service. Le façonnier peut : - soit être contrôlé pour le compte et aux frais de l opérateur engagé, - soit s engager individuellement dans la démarche, à ses frais, et recevoir une Attestation de façonnage à son nom (obligatoire à partir de trois commanditaires engagés dans la démarche ESR). 8

9 FORMULAIRE DE DEMANDE : Fourni par ECOCERT, il comprend trois documents à compléter : présentation de l entreprise, liste des produits à attester, liste des sous-traitants et façonniers. HABILITATION : Acte de reconnaissance après la première évaluation par ECOCERT : - de l aptitude d un opérateur à satisfaire aux exigences du référentiel - de l engagement de l opérateur à appliquer ce référentiel - de la conformité aux exigences RENOUVELLEMENT : Attestation renouvelée suite à une inspection de renouvellement (ou de suivi ou de surveillance) faisant suite à la décision d habilitation. SOUS-TRAITANT : Entreprise tierce sous contrat avec l opérateur et facturant des produits finis ou semi-finis. Le sous-traitant peut : - soit être contrôlé pour le compte et aux frais de l opérateur engagé, - soit s engager individuellement dans la démarche, à ses frais, et recevoir une attestation ESR à son nom (obligatoire à partir de deux commanditaires engagés dans la démarche ESR). 9