Demande d information de la Banque de France

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1 Document Réf. : EICHQ2_RFI_ V1.10.doc SESAM-SCOPE Demande d information Traitement et Comptabilité des chèques remis à la Banque de France Page 1/16 Demande d information de la Banque de France sur une solution de traitement et comptabilité des chèques remis à la Banque de France

2 SOMMAIRE 1. Objet de la demande d information 3 2. Périmètre de la Demande d information Contexte général Les attentes du Métier Les solutions possibles Aspects financiers Planning de la mise en œuvre Eléments de volumétrie Aspects techniques En cas de progiciel, roadmap éditeur 8 3. Réponses aux questions Constitution des dossiers de présentation Contacts chez le pouvoir adjudicateur 9 4. Divers Protection des réponses Rémunération des réponses 9 Annexe 1 - Les attentes 10 Annexe 2 - Aspects Financiers 11 Annexe 3 - Planification 12 Annexe 4 - Aspects techniques 13 Annexe 5 - Roadmap éditeur 14 Annexe 6 - Glossaire 15 2/16

3 La présente Demande d Information (DI) ne constitue ni une consultation, ni un appel d offres, ni un quelconque engagement de la Banque de France à lancer ultérieurement une opération sur le même objet. Réciproquement, les réponses à la DI ne constitueront pas des engagements contractuels ou précontractuels de la part de leurs auteurs. Pour des raisons de compréhension, il est dénommé «la Société», ci-après dans la DI, les candidats y répondant. La Banque de France est dénommée «la Banque». 1. Objet de la demande d information La présente demande d information se place dans le cadre d analyses préliminaires conduites par la Banque de France (la Banque) en vue de l acquisition d une solution de traitement et comptabilité des chèques remis à la Banque de France. En effet, la Banque de France souhaite pouvoir acquérir à court terme une solution informatique capable : De dématérialiser les chèques remis à la Banque de France (siège parisien, et une centaine de succursales en province), De gérer de façon séparée les activités du traitement du chèque et celles de comptabilité, ce qui permettra de décorréler les évolutions de ces deux domaines d activité, De s interfacer avec certaines applications de la Banque de France, D offrir des services de reporting, traçabilité, contrôle comptable de l activité. L objet de la demande d information est de réunir les éléments nécessaires à la détermination, des conditions générales de réalisation de cette opération, des solutions techniques existantes, de l opportunité d utiliser une solution progicielle, ou une solution mixte : progiciel(s) plus développements spécifiques. La réponse à la demande d'information permettra à la Société de faire part de son expérience et de ses références dans des architectures similaires, au niveau national ou international, et notamment au bénéfice d autres banques ou administrations. 3/16

4 2. Périmètre de la Demande d information Afin de permettre une utilisation optimale des informations recueillies, la Banque souhaite que soient renseignés les volets 1 et 2 appelés en annexe, de tous renseignements utiles à caractère technique, financier et juridique Contexte général L actuelle application de traitement et de comptabilisation des chèques, EICHQ, est fondée sur l outil Natstar. La raréfaction des compétences Natstar oblige la Banque de France à remplacer EICHQ à court terme. La Banque de France désire donc acquérir rapidement une solution informatique capable de remplacer EICHQ, et d assurer les deux grandes activités que sont le traitement des chèques remis au siège et en succursales par les clients de la Banque, et la production de la comptabilité correspondante. EICHQ est l application comptable du SErvice de Pilotage des Images chèques Automatisé (SEPIA) de la Direction des Services Bancaires (DSB) de la Banque de France. EICHQ enregistre l ensemble des remises de chèques correspondant aux dématérialisations effectuées par le SEPIA ou ses prestataires, gère les crédits/clients et les dossiers de suspens en découlant, traite les impayés éventuels. C est la base de données comptable du SEPIA permettant les justifications obligatoires dans le cadre du contrôle comptable du circuit d échange d images chèques. La solution proposée par la Société peut être modulaire et peut répondre à tout ou partie du besoin. La Banque de France dispose d autres applications actuellement interfacées avec EICHQ, avec lesquelles le nouveau produit devra également s interfacer ; et il devra également s interfacer avec des partenaires externes : MAEVA : Interface Banque de France des échanges avec CORE (émission et réception) Service gestionnaire de l interface : SETEC. EVCLI : Application Banque de France de tenue de compte des clients institutionnels de la Banque. Référentiel des comptes en réception et mouvements d imputations en émission Service gestionnaire de l application : SEGPS. CERES : Application Banque de France de tenue de compte des clients particuliers de la Banque. Référentiel des comptes en réception et mouvements d imputation en émission Service Gestionnaire de l application : GESCCO. COGEN : Application Banque de France de gestion de la Comptabilité Générale Service gestionnaire de l application : Comptabilité Générale. FACLI : Application Banque de France de gestion de la facturation clientèle Service gestionnaire de l application : Comptabilité Générale. ETTIC : Application Banque de France de dématérialisation des chèques de gros montants du SEPIA Service gestionnaire de l application : SEPIA. 4/16

5 IC BDF : Application Banque de France de gestion des opérations échange image chèques (back office chèque) Service gestionnaire de l application : SEPIA. Lecteurs chèques : Outil de capture des lignes CMC7 des chèques. ARCHV : Base d archivage de la Banque de France. Prestataires externes de dématérialisation des chèques de petits montants (fichiers précomptables). Centres d encaissement des clients (fichiers TLMC traitement IC Client). Ci-dessous le schéma simplifié de l architecture informatique de la Banque autour du traitement du chèque : Extérieur Prestataires de dématérialisation Banquiers Participants CORE Clients institutionnels Système Information Banque de France MAEVA ETTIC et IC BDF FACLI Domaine applicatif "Moyens de Paiement de Masse" Domaine applicatif "Achats et Facturation" EVCLI CERES EICHQ2 COGEN Domaine applicatif "Tenue de compte des clients institutionnels" Domaine applicatif "Tenue de compte des clients particuliers" Domaine applicatif "Comptabilité Générale" Domaine applicatif Acteurs externes : Objet de la demande d'information Traitement du chèque Imputation / Comptabilité Tenue de compte - Clients : - Trésor Public - Grandes entreprises publiques - Banques centrales nationales - Institutions financières internationales et organisations internationales - Clientèle particulière (agents Banque) des comptes gérés à GESCCO - Prestataire de dématérialisation des chèques de petits montants Flux logiques 5/16

6 2.2. Les attentes du Métier L aspect fonctionnel regroupe la dématérialisation des chèques remis à l encaissement, la gestion des impayés et des écarts de traitement, le suivi comptable de ces traitements ainsi que les tâches transversales de pilotage et d administration ou de commissionnement Les besoins s expriment au travers des domaines fonctionnels suivants qui découlent de l activité du métier : Remises à l encaissement : prise en charge des remises de chèques et préparation de l imputation client (FON-01) Recouvrement : ventilation et traitement des remises dans les différents circuits de traitement selon la nature des valeurs et génération des IC dématérialisées dans l application (FON-02) Traitement des opérations connexes (FON-03) Gestion des impayés (FON-04) Gestion des écarts comptables (suspens) (FON-05) Pilotage du système (fonctions transversales de contrôle et de gestion des flux) (FON-06) Paramétrage du système (FON-07) Traçabilité du système (actions et habilitations) (FON-08) L ensemble des attentes de la Banque de France est détaillé dans le tableau «Les attentes» du fichier Excel en annexe 1. Il est demandé que les Sociétés renseignent directement cette annexe 1. 6/16

7 2.3. Les solutions possibles Les solutions envisageables pour répondre au besoin sont de quatre types : solution entièrement progicielle, avec un seul progiciel ; solution entièrement progicielle, avec plusieurs progiciels ; solution mixte : un ou plusieurs progiciels associés à un ou plusieurs modules développés spécifiquement ; solution entièrement à base de développement spécifique. Cette solution ne pose pas de questions particulières et n appelle donc pas de réponse dans le cadre de la présente demande d information. La Banque de France considère que dans le cas d une solution entièrement progicielle ou d une solution mixte, pour le progiciel, ou pour chacun des progiciels, les développements spécifiques ne doivent pas représenter plus de 20% du produit final. Rappel : La solution proposée peut être modulaire et peut répondre à tout ou partie du besoin Aspects financiers Voir annexe 2. La Banque de France souhaite obtenir une estimation du coût du projet Planning de la mise en œuvre Voir annexe 3. La Banque de France souhaite obtenir un planning de mise en place de la solution et le lotissement éventuel basé sur votre expérience sur des projets similaires Eléments de volumétrie La Banque de France souhaite acquérir une plateforme capable de dématérialiser les chèques remis à l encaissement dans ses succursales et en service central, de traiter les flux comptables chèques de toute les opérations d échanges d images chèques de la Banque et de gérer les suspens comptables en découlant. Le nombre maximum d utilisateurs est estimé à mille, déployés sur 94 succursales. Le nombre maximum d utilisateurs connectés simultanément est estimé à /16

8 Les éléments volumétriques et statistiques cibles concernant les flux de masse sont les suivants : Dématérialisation des gros montants (nombre de chèques) : Volumétrie annuelle Volumétrie moyenne quotidienne Pic quotidien Traitement IC client gros montants (nombre de chèques) : Volumétrie annuelle Volumétrie moyenne quotidienne Pic quotidien Fichiers pré-comptables traçant les entrées et les sorties du traitement des prestataires externes de dématérialisation (nombre de fichiers) : Volumétrie annuelle Volumétrie moyenne quotidienne Pic quotidien Aspects techniques Voir annexe 4. La Banque de France souhaite connaitre les éléments techniques relatifs à votre solution afin de pouvoir apprécier les impacts potentiels sur son système d information. Dans ce contexte, la Banque de France souhaite connaître les technologies (.NET, J2EE, autres ) utilisées ainsi que le(s) OS, le(s) SGBD à mettre en place pour faire fonctionner la solution. Nous souhaitons également connaitre les modalités d échange disponibles pour communiquer avec les autres applications du système d information de la Banque de France (cf. schéma p5). En outre, la Banque de France souhaite savoir si l utilisation de la solution se fait au travers d un client lourd, léger ou les deux ainsi que les éléments mis en place pour sécuriser les connexions et les échanges d informations En cas de progiciel, roadmap éditeur Voir annexe 5. Merci de préciser pour l intégralité des modules progiciels : Quelles sont les modalités de gestion des versions? Quelle est la fréquence des versions majeures/mineures et des correctifs? Quelle est la durée de vie des versions et quelle est la durée du support associé? La ou les Sociétés garantissent-elles la compatibilité ascendante des versions? 8/16

9 3. Réponses aux questions La Banque attire l attention sur l importance de remplir l ensemble des volets du périmètre d information et de les retourner conformément aux indications contenues au paragraphe 3.1, cidessous. Les auteurs des réponses pourront être invités à présenter oralement leurs réponses Constitution des dossiers de présentation Les dossiers de présentation doivent contenir : Une plaquette(s) de/des auteurs répondant à la DI, présentant l activité principale et la dimension de l entreprise(s), ses partenaires et clients dans la mesure du possible ; Les volets de réponses au périmètre de l information. La Banque accepte tout autre document qui pourrait présenter un intérêt pour la réalisation de son étude. Il est demandé que les Sociétés rédigent en français leur réponse à cette DI. Une estimation de mise en place de la solution (planning et équipe préconisée) est demandée. Les questions éventuelles devront parvenir avant le mercredi 4 mai 2011 à 15h00 par courrier électronique adressé à la boîte achats_informatiques@banque-france.fr. Les propositions devront parvenir avant le vendredi 13 mai 2011 à 15h00 par courrier électronique adressé à la boîte achats_informatiques@banque-france.fr Contacts chez le pouvoir adjudicateur Pour toute information complémentaire à la présente DI veuillez contacter par courrier électronique : achats_informatiques@banque-france.fr. 4. Divers 4.1. Protection des réponses Il appartient à la Société questionnée de mentionner le cas échéant les informations contenues dans sa réponse devant être protégées par le secret commercial Rémunération des réponses Les Sociétés répondant à la DI ne peuvent prétendre à aucune rémunération pour les prestations réalisées pour l établissement de leurs réponses. 9/16

10 Annexe 1 - Les attentes Demande d information concernant une solution de traitement et comptabilité des chèques remis à la Banque de France. VOLET 1 «Les attentes» Cette annexe vous offre l occasion de présenter votre solution vis-à-vis des attentes de la Banque de France. Merci de bien vouloir répondre aux questions posées dans le tableau Excel suivant et de préciser si nécessaire votre savoir-faire dans la colonne «Commentaire» : EICHQ2_RFI_ _Annexes.xls, onglet «Les attentes» Cet onglet reprend les fonctionnalités du 2.2 ci-dessus «Les attentes métier». 10/16

11 Annexe 2 - Aspects Financiers Demande d information concernant une solution de traitement et comptabilité des chèques remis à la Banque de France. VOLET 2 «Aspects Financiers» VENTILATION DES PRINCIPAUX POSTES DE COÛTS Les informations demandées dans ce paragraphe sont destinées à permettre l'évaluation du coût global au travers d'une décomposition analytique de coûts. Il est souhaitable de renseigner les rubriques suivantes de la façon la plus exhaustive possible dans le tableau Excel : EICHQ2_RFI_ _Annexes.xls, onglet «Aspects financiers» L estimation des coûts doit faire apparaître les éléments suivants : Le prix catalogue et le mode de licensing pour le ou les progiciels. ; Les coûts d acquisition et de maintenance (en pourcentage par rapport au coût d acquisition) des lecteurs de chèques et de tickets de remises (pour 80 gros lecteurs de chèques et 270 petits lecteurs de chèques) ; Les coûts divers comprenant : o L installation de la solution sur deux environnements (développement et recette), o La rédaction des manuels utilisateurs, o La rédaction des manuels d installation et d exploitation, du dossier de paramétrage, o La formation des formateurs internes à l utilisation de la solution, des équipes d'exploitation et de maintenance ; Les coûts de maintenance annuelle de la solution (progicielle ou mixte) comprenant : o Le support et la maintenance corrective, adaptative et évolutive de la solution. 11/16

12 Annexe 3 - Planification Demande d information concernant une solution de traitement et comptabilité des chèques remis à la Banque de France. VOLET 3 «Planification» Cette annexe permet de recueillir une estimation du délai de mise en œuvre pour une solution standard (délai généralement constaté pour la mise en œuvre d'une solution de ce type). En vous basant sur vos abaques et/ou des expériences acquises dans des projets similaires, merci de bien vouloir remplir le tableau Excel suivant : EICHQ2_RFI_ _Annexes.xls, onglet «Planification». 12/16

13 Annexe 4 - Aspects techniques Demande d information concernant une solution de traitement et comptabilité des chèques remis à la Banque de France. VOLET 4 «Aspects techniques» Cette annexe vous offre l occasion de présenter les éléments techniques de votre solution. Merci de bien vouloir répondre aux questions posées dans le tableau Excel suivant : EICHQ2_RFI_ _Annexes.xls, onglet «Aspects techniques» Cet onglet est relatif au paragraphe 2.6. «Aspects techniques». 13/16

14 Annexe 5 - Roadmap éditeur Demande d information concernant une solution de traitement et comptabilité des chèques remis à la Banque de France. VOLET 5 «Roadmap éditeur» Cette annexe permet de recueillir les éléments concernant la roadmap de l éditeur ou des éditeurs des progiciels de votre solution. Merci de bien vouloir répondre aux questions posées dans le tableau Excel suivant : EICHQ2_RFI_ _Annexes.xls, onglet «Roadmap» Cet onglet est relatif au paragraphe 2.7. «En cas de progiciel, roadmap éditeur». 14/16

15 Annexe 6 - Glossaire ARCHV BCE CERES COGEN CORE CRO EIC EONIA ETTIC EVCLI FON FACLI FGE FGS FRB GESCCO Base d archivage de la Banque de France. Banque Centrale Européenne. Application de tenue des comptes en euros des clients particuliers de la Banque. Application Banque de France de gestion de la Comptabilité Générale. COmpensation REtail. Le CORE est un Système Interbancaire de Télécompensation qui permet l'échange de l'ensemble des moyens de paiement scripturaux de masse. Compte Rendu d Opérations. Échange d Images Chèques. Euro OverNight Index Average (taux de référence quotidien des dépôts interbancaires). Application de dématérialisation des chèques de gros montants. Application de tenue des comptes en euros de la clientèle institutionnelle de la Banque. FONctionnalité. Application Banque de France de gestion de la FActuration CLientèle. Fichier Global des Entrées (entrées des valeurs dans le centre de dématérialisation). Fichier Global des Sorties (sorties des valeurs du centre de dématérialisation). Fichier de Réconciliation provenant de l application Back office IC BDF. GEStion Centralisée des COmptes des agents. Service gérant les comptes des clients particuliers de la Banque, grâce à l application CERES. GM Chèque de Gros Montant (>= 5000 ). HN IC IC Client Chèque Hors Norme. Image Chèque : Opération initiale créée pour tout chèque, qui reprend généralement la ligne magnétique du chèque et comporte une référence opération qui permet de retrouver la vignette. Filière de dématérialisation basée sur la transmission de fichiers TLMC par le client en complément des chèques. 15/16

16 IC BDF MAEVA OC Application de gestion des opérations d'échange d'images chèques (back office chèque). Interface Banque de France des échanges avec CORE. Opération Connexe : opération liée à une opération initiale émise sur CORE (ex : RIC). PM Chèque de Petit Montant (< 5000 ). RIC Scan Agence SEGPS SEPIA SETEC TLMC Rejet d Images Chèques. Solution de capure des données des remises de chèques hors application. Service d Études et de Gestion des Paiements Scripturaux. Service gérant les comptes des clients institutionnels de la Banque, grâce à l application EVCLI. SErvice de Pilotage des Images chèques Automatisé. Service gestionnaire de l application EICHQ, et bénéficiaire du projet objet de la présente Demande d Information. Service des Echanges TElécompensés et des Cartes. Transmission de Lignes Magnétiques de Chèques : fichier contenant des lignes CMC7 (Lignes Magnétiques de Chèques). SCAN AGENCE UA Vignette VMP Unité Administrative de la Banque de France. Nom que prend le chèque après sa dématérialisation. Volume Moyen Prévisionnel des chèques remis aux prestataires 16/16