Qualiac Finances MULTI-LANGUES / MULTI-LEGISLATIONS. MULTI-ENTITES (groupe, société, établissement)

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1 Qualiac Finances Qualiac Finances est le fruit de plus de trente années d expérience en édition de logiciels comptables et financiers. Qualiac propose aux moyennes et grandes entreprises nationales et internationales des solutions de gestion puissantes, performantes et évolutives, directement issues de son savoir en la matière. Qualiac Finances fait partie de Qualiac ERP, progiciel de gestion intégré, développé et conçu autour d un noyau unique. Sa couverture fonctionnelle étendue intègre l ensemble des fonctionnalités nécessaires à la gestion financière des entreprises. La puissance de ses fonctions budgétaires, analytiques et de suivi des tiers permet à Qualiac Finances de répondre simplement aux complexités légales, fiscales et financières. En outre, grâce à un haut degré de personnalisation et de paramétrage, Qualiac Finances est totalement orienté utilisateurs et se met au service de leur productivité. Pilotez vos différentes activités Bénéficiez d une grande agilité d entreprise grâce à la souplesse et l évolutivité de son produit et de son paramétrage Gagnez en efficacité et en réactivité Accélérez le rythme d évolution de votre entreprise Améliorez votre productivité administrative Pilotez tous vos processus grâce au workflow intégré Bénéficiez en temps réel d une information fiable et facilement manipulable Répondez aux diverses obligations légales et fiscales Accompagnez votre développement à l international Communiquez et apportez l'information requise sur vos marchés LANGUES / LEGISLATIONS Couverture internationale : Angleterre, Espagne, Suisse, Pologne, Belgique, Portugal, Italie, Canada Prise en compte des spécificités locales de ces pays. ENTITES (groupe, société, établissement) Gestion de sociétés, établissements ou sites. Saisie multi-entités. Editions et consultations par entité à des fins d extraction (vue capitalistique, géographique, par métier, etc). Centralisation de la création et de la maintenance du paramétrage. Analyse des intra-groupes. 35, rue de Rome Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) /7

2 EXERCICES ET PERIODES Ouverture de période totalement libre. Périodes illimitées et déterminées de date à date. Possibilité de saisir sur plusieurs périodes et plusieurs exercices. Pluri-monétaire avec stockage des montants en trois devises (devise de gestion, devise de référence et devise de reporting). Saisie ou transfert d écritures avec triangulation intuitive (gestion/référence/reporting). Equilibrage en interactif des écarts de conversion entre devise de référence et devise de reporting. Suivi des comptes généraux, auxiliaires, analytiques et budgétaires sur plusieurs devises. Verrouillage possible d une devise par compte général et auxiliaire. Notion de modes de change : plusieurs cours possibles pour une même devise à une même date. Création automatique des écritures d écart de change, en mode réel ou simulé. Réévaluation périodique bilancielle (gains-pertes constatés et latents). Restitutions et éditions en multi-devises : consultation et édition de balance et grand livre en devise de gestion avec contre-valeur en devise de référence et/ou devise de reporting balance âgée et justificatif de soldes en devise. PLAN COMPTABLE COMPTABILITE GENERALE Comptes généraux de longueur fixe ou variable. Plan de type alphanumérique possible. Suivi analytique des comptes généraux, proposition de pré-imputation analytique du compte. Multiples critères de regroupement pour des restitutions avec des totalisations multiples. Notion de familles de compte permettant l'agrégat selon un besoin de comptes de classes différentes. Verrouillage possible d'une devise par compte. Paramétrage des plans de comptes permettant toutes restitutions comptables. Regroupement sur des comptes groupes pour satisfaire au reporting groupe. INTERFACES, MODULE D ENTREE ET DE SORTIE Passerelles de chargement d écritures, de pièces et de lettrage, de passerelles de chargement de lignes budgétaires avec contrôles d intégration. Workflow de surveillance des sas. Sas de sortie standard avec les principaux logiciels de trésorerie, lien natif avec les outils générateurs de liasse fiscale du marché. Liaisons dynamiques avec les tableurs et utilisation immédiate des données extraites pour des analyses personnalisées. GESTION DES JOURNAUX Possibilité illimitée de paramétrer et de créer des journaux. Validation des écritures suivant le paramétrage de chacun des journaux. Gestion des autorisations de comptes et de journaux. Automatismes de saisie paramétrables au journal. GESTION DE LA TVA Gestion des régimes encaissement, débit et livraison. Gestion de la TVA sur encaissement, prise en compte des règlements par traite. TVA sur attente d encaissement. Saisie avec plusieurs taux de TVA. Gestion de la TVA intra-communautaire et automatisation des imputations associées. Gestion du prorata de TVA multi-secteurs avec automatisation des écritures de régularisation. 35, rue de Rome Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) /7

3 Gestion et lettrage automatique des comptes de TVA. TVA déductible, collectée, en attente, factures non parvenues et à établir. Gestion des diverses dates d'exigibilité. Edition de l'aide à la déclaration de TVA, états de contrôles et édition d'aide à la justification du solde de TVA avec détail auxiliaire. Gestion de TVA particulières : livraison à soimême, droits d auteurs Prise en compte de la règlementation relative à la Déclaration Européenne de Services (DES). LETTRAGES Lettrage des comptes généraux. Lettrage des comptes centralisateurs. Action manuelle ou automatique suivant des règles combinatoires. Lettrage indépendant des exercices. Lettrage en devise. Justificatif des soldes de compte à date. Fonction de dé-lettrage. Génération automatique d écriture d écart. ECRITURES MU LTI- Saisie intégrée des écritures (générale, auxiliaire, analytique). Saisie des écritures sur plusieurs périodes. Proposition de schémas de comptabilisation. Catalogue d écritures modèles. Gestion automatique des contreparties. Validation des écritures de manière interactive, via un traitement batch (automatisé ou à date) ou faite "à la volée" en fin de saisie. Workflow de validation disponible. Gestion des écritures en attente. Ventilations analytiques pré-paramétrées applicables à la saisie. Types d'écriture illimités : - Comptable : écritures rentrant dans le cadre légal - Abonnement : permettant de lisser des produits ou charges - Engagement : automatisée depuis les achats - Simulations : pour anticiper, simuler des arrêtés - Modèles : permettant de s en inspirer pour automatiser la saisie par duplication - IAS-IFRS : permettant le reporting IFRS - Consolidation : permettant l annulation des écritures intra-groupes. Recopie d'écritures d'un type vers un autre. Possibilité de croisement des différents types dans les éditions et les consultations. Saisie des écritures en multi-établissements. Enrichissement possible des écritures via des zones annexes pour des restitutions. CONSULTATIONS Consultations multi-critères, multi-devises, multiétablissements en temps réel. Piste d audit avec zoom sur le détail et effet drilldown. Personnalisations par utilisateur ou selon les données recherchées. Consultations avec hiérarchies. REPORTING Edition à tout moment des journaux, grands livres et balances. Editions multi-établissements, multi-devises et multi-critères des journaux, balances, grand livre, bilan, compte de résultat. Gestion libre de différents plans de compte (association de comptes non consécutifs) liés entre eux. Reporting légal disponible (bilan, compte de résultat, SIG, CAF, etc) et personnalisable. Restitutions graphiques. Export vers Excel et messagerie. Construction de tableaux de bords. Reporting de réalisation et encours de trésorerie par nature de trésorerie. Passerelles de chargement d écritures, de pièces, de lettrage, et de lignes budgétaires avec contrôles d intégration. Workflow de surveillance des sas. Sas de sortie standard avec les principaux logiciels de trésorerie, lien natif avec les outils générateurs de liasse fiscale du marché. Liaisons dynamiques avec les tableurs et utilisation immédiate des données extraites pour des analyses personnalisées. 35, rue de Rome Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) /7

4 Possibilité illimitée de paramétrer et de créer des journaux. Clôture de période mono ou multiétablissements. Automatisme de clôture pré-paramétrable avec répétition à date ou rythme de clôture propre à un ou plusieurs journaux selon le paramétrage. Cut-off automatisé : facture non parvenue, facture à émettre, abonnements de produits et charges, produits et charges constatées d avance, écarts de change, écarts de conversion, etc. Ecritures de simulation de clôture réutilisables ou non. CLOTURE D EXERCICE Clôture d'exercice automatisée. Génération du résultat et imputation de celui-ci. Génération des reprises de soldes. COMPTABILITE D ENGAGEMENTS Génération automatique des écritures depuis le processus achat. Possibilité de gérer le pré-engagement depuis la demande d achat. Génération automatique du dégagement à la réception et passage d une FNP, ou à la facturation et comptabilisation de la facture. Le solde d engagement est ainsi mis à jour en temps réel. Reporting associé : grands livres, journaux, balances, suivi des engagements ouverts. Gestion budgétaire associée et contrôle budgétaire bloquant paramétrable dès la prise de commande. Workflow associé pour signature, blocage, déblocage des engagements. Gestion automatique des reports d engagements. DECLARATION D HONORAIRES Production des fichiers standard TD bilatéral Honoraires ou N4DS, et déclaration CERFA. Proposition des montants à déclarer, avec modification possible. Possibilité d émettre les courriers d information aux fournisseurs concernés. Intégration des droits d auteur. Etats de justification des déclarations. GESTION DES JOURNAUX CLOTURE DE PERIODE COMPTABILITE IFRS Définition possible de comptes IFRS. Passage d écritures IFRS. Génération automatique des écritures IFRS liées aux immobilisations. Reporting IFRS (grands livres, journaux, balances et reporting analytique et budgétaire). Balance de retraitement des comptes sociaux et IFRS. IAS 7 : tableau des flux de trésorerie PRE-CONSOLIDATION Restitution multi-sociétés permettant un reporting agrégé. Détermination de plusieurs périmètres de consolidation et identification des tiers concernés. Identification des écritures intra-groupe. Possibilité d élimination automatique des écritures intra-groupe, écritures de retraitement. Reporting intégrant les écritures de retraitement. Automatisation des règlements-encaissements miroirs. Possibilité d intégrer des écritures extracomptables, en particulier les écritures IFRS. Etat de réconciliation des écritures réciproques. RAPPROCHEMENT BANCAIRE Gestion automatique et manuelle du rapprochement. Génération d écriture d écart et sur CIB. Consultations, justification de solde, échelle d intérêts. Clôture, archivage. 35, rue de Rome Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) /7

5 TIERS COMPTABILITE AUXILIAIRE Multi-types de collectif paramétrables (fournisseurs, clients, salariés, adhérents, patients...). Identification unique d'un tiers multi-collectifs, multi-établissements. Définition de la relation du tiers avec l'entité juridique. Définition illimitée d'adresses. Définition des adresses électroniques pour communication par mail. Définition illimitée de domiciliations bancaires (données RIB, IBAN et BIC). Définition d'un mode de règlement et de conditions de paiement par défaut. Zones de notation (rating, cotation) et zones statistiques. Attribution de critères à des fins de regroupement. RELANCES RECOUVREMENT Sélection des créances à recouvrer. Gestion des niveaux de relance. Gestion de courriers multi-langues dont celle du client. Gestion des tiers secondaires (ex. : prise en compte de la loi Sapin). Fonction de credit management. Relance multi-support : papier, téléphone et mail. COMPTABILITE CLIENTS Création de typologies de clients. Définition de jugements de valeur (limite de crédit, rating, cotation). Comptabilité clients intégrée : saisie directe des factures. Saisie des règlements avec ou sans rapprochement de pièces. Saisie rapide de règlements, d impayés (fonction «Evénements»). Gestion et automatisation des écritures du portefeuille d effets à recevoir. Rapprochement de pièces et annulation : - manuel ou automatique - partiel, total et/ou multiple - en devise. Relevés clients. Remise en banque et support des formats magnétiques LCR et ordres de prélèvement. Aide à la notation selon données du système (encours, délai moyen de paiement). Automatisation des écritures liées au passage en perte, passage en douteux, escomptes accordés, écarts de paiement. Prise en compte des formats de paiement étrangers. COMPTABILITE FOURNISSEURS Création de regroupements de fournisseurs. Comptabilité fournisseurs intégrée : saisie directe des factures. Automatisation de la proposition de factures bonnes à payer. Modification de la proposition. Possibilité de blocage d une facture ou d un compte. Gestion des paiements partiels. Automatisation des escomptes obtenus. Ventilation des règlements sur un pool bancaire en montant et pourcentage. Génération automatique des effets à payer. Support de tous les modes de règlement : - papier (lettre chèque, billet à ordre, virement) - magnétiques (virement, BAO, SEPA, virements internationaux avec prise en compte de la banque intermédiaire, virements commerciaux, mandats postaux). Automatisation de la procédure de règlement (gestion des ajouts et des suppressions). Emission des avis de règlement fournisseurs. Gestion des tiers secondaires (payeur, factor). Prise en compte des formats de paiement étrangers. Gestion du bon à payer par workflow. 35, rue de Rome Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) /7

6 RESTITUTIONS Consultations multi-critères, multi-devises, multiétablissements. Analyse globale du tiers (tiers unique) : restitution indépendante du collectif. Editions de balances de tiers, restitution aisée des fournisseurs débiteurs et des clients créditeurs. Echéanciers : analyse de l historique et prévisions sur dettes et/ou créances. Editions des grands livres, des mouvements lettrés et non lettrés. Justificatifs de solde à date. Relevés fournisseurs. Balance agée. - Projet - Affaire - Produit (produit, titre, patrimoine, ) - Famille client - Etc. Contrôle de cohérence entre valeurs des axes. Chaque axe peut être budgété. Organisation en hiérarchies. Nombre de hiérarchies illimité. Hiérarchies duplicables et historisables. Analyse mono-axe et/ou multi-axes possible (analyses croisées). AUTRES FONCTIONNALITES Possibilité d analyse compensée des tiers. Automatisation des échanges. Saisie de notes de frais et intégration comptable. Paiement des notes de frais. Prise en compte loi Sapin (tiers facturé, annonceur, mandataire). Autres comptabilités auxiliaires : - Auteurs (Gestion des droits d auteurs et paiement) - Correspondants presse - Organismes sociaux - Adhérents (Comptes courants, capitaux, compensation, etc) - Patients (Patients, organisme principal de santé, mutuelles) - Assurés (assurés, réassurés, compagnies, apporteurs). NATURES ANALYTIQUES : POSTES La nature analytique correspond au «poste». Nature distincte ou équivalente au compte général. Peut regrouper plusieurs comptes généraux ou être plus fine ou déconnectée du compte général. Gestion de la cohérence poste compte. Gestion de la cohérence poste compte analytique (CGR). Organisation en hiérarchies. Nombre de hiérarchies illimité. Hiérarchies duplicables ou historisables. Ces hiérarchies permettent le paramétrage du reporting (compte résultat, SIG, marge, etc). COMPTABILITE ANALYTIQUE /BUDGETAIRE STRUCTURES ANALYTIQUES : CGR Clé analytique sécable composée de 80 caractères. Un axe représente un axe analytique et/ou un axe budgétaire. On retrouve classiquement les définitions suivantes pour les axes : - Centre de coût, centre de profit - Structure organisationnelle de la société - Centre d activité 35, rue de Rome Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) /7

7 COMPTABILITE ANALYTIQUE Pluri-monétaire avec stockage des montants en trois devises (devise de gestion, devise de référence et devise de reporting). Analyses indépendantes des axes ou analyses croisées de ceux-ci. Analyses multidimensionnelles : «n» hiérarchies sur les postes (natures) et «n» hiérarchies sur sections analytiques (CGR). Ecritures purement analytiques. Répartiteur analytique basé sur des pourcentages ou des données statistiques (quantité d unité d œuvre : M 2, Kg, effectifs, tonnage production, etc). Génération automatique des écritures de déversement. Déversements en cascade paramétrables. Gestion de clés fixes et paramétrage de la génération de clés variables pour le répartiteur. Reporting standard grands livres, balances, compte de résultat, SIG, analyse de marge, autres états paramétrables. Reporting en montant et en quantité. Suivi prévu-réalisé de trésorerie au niveau analytique souhaité. Suivi de tout compte général en analytique. Chemin de révision complet des prévisions, vers la balance, vers le grand livre, vers les factures, vers les commandes, Etats et consultations utilisant les hiérarchies analytiques et de postes. COMPTABILITE BUDGETAIRE Possibilité de saisie d OD budgétaires avec traçabilité. Saisie au travers de transactions paramétrables par nature ou destination. Import via sas ou Excel. Module d élaboration budgétaire. Consultations graphiques et hiérarchiques du suivi budgétaire (prévu, réalisé, annuel, mensuel, ). Budgets par nature de trésorerie avec comparatifs prévu-réalisé. Reporting standard basé sur des états paramétrables. Construction de tableaux de bord. CONTROLE BUDGETAIRE Contrôle budgétaire à la source en temps réel. Comparaison du réel et du prévisionnel à chaque entrée : demande d achats (pré-engagement), commandes fournisseurs (engagement), réceptions fournisseurs (provisionnement). Intégration avec la gestion des achats. Contrôle et blocage des engagements de dépenses. Workflow de validation et blocage-déblocage. Contrôle de dépassement. Contrôle budgétaire batch activable. Etats de suivi et de comparaison. Multi-budgets, multi-périodes. Budgets primitifs, votés, prévisionnels et réels en montant et/ou en quantité. Nombre de versions illimité. Budgets révisés, estimés fin de période, d atterrissage. Budget d engagement, voire budget de préengagement. Budgets pluriannuels de type gestion d affaire et suivi des investissements. Etats et consultations du suivi budgétaire utilisant les hiérarchies analytiques et de postes : - Engagement et réel - Prévisions réalisation révisions - Annuel, mensuel, historique 35, rue de Rome Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) /7