Optimisation de la gestion des dossiers au sein d un cabinet de géomètre-expert

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1 ! INSTITUT NATIONAL DES SCIENCES APPLIQUEES DE STRASBOURG!!!! CABINET CLEMENCEAU GEOMETRE-EXPERT!! Mémoire de soutenance de diplôme d ingénieur INSA Spécialité Topographie!! Optimisation de la gestion des dossiers au sein d un cabinet de géomètre-expert Présenté en Septembre 2009 par : Giacomo ITALIANO Réalisé au sein de l entreprise : Cabinet CLEMENCEAU Géomètre-Expert Argentan DIRECTEURS DE PFE CORRECTEURS M. RAYMOND CLEMENCEAU M. GUILLAUME KIEHL M. JEAN-MARC PIERROT M. CLAUDE SCHALLER

2 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 1 sur 61 REMERCIEMENTS Je remercie M. Raymond Clemenceau, géomètre-expert, de m avoir accueilli au sein de son cabinet et accordé sa confiance pour les travaux que j ai pu mener. Je remercie M. Jean-Marc Pierrot pour tous les conseils qu il m a prodigués et son implication. Je remercie l ensemble du personnel qui a su se rendre disponible, leurs conseils et leur attention ont fortement contribué à la bonne réalisation de ce projet. J adresse à tous ma gratitude pour votre accueil plein de sympathie. Enfin, je remercie mes correcteurs, M. Guillaume Kiehl et M. Claude Schaller, qui ont suivi mon travail durant ces quelques mois.

3 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 2 sur 61 SOMMAIRE LISTE DES ACRONYMES...5 INTRODUCTION...7 PRESENTATION DU CABINET...7 PROBLEMATIQUE ET CONTEXTE...8 LES OBJECTIFS AUDIT INTERNE ORGANISATION GENERALE MATERIEL INFORMATIQUE ETAT DES LIEUX DU PARC INFORMATIQUE EVOLUTION ENVISAGEABLE DU RESEAU INFORMATIQUE DESCRIPTION DU FLUX DE PRODUCTION CONTACT ET EXIGENCES DU CLIENT DEVIS NUMEROTATION DES DOSSIERS PRODUCTION : PLANNING, MISE EN PRODUCTION ET ORGANISATION GESTION ET LOCALISATION DES DOSSIERS EN COURS FACTURATION ET SUIVI DES REGLEMENTS GESTION DES TEMPS PASSES SYSTEME D ARCHIVAGE ET D INFORMATION CHIFFRES CLES DU CABINET EVOLUTION ET REPARTITION DU CHIFFRE D AFFAIRES STATISTIQUES PRINCIPAUX DYSFONCTIONNEMENTS CONCERNANT LA GESTION DES DOSSIERS COMPARATIF DES PRINCIPAUX PROGICIELS DE GESTION INTEGREE CARACTERISTIQUES DES PROGICIELS ET COMPARATIF ASA GENESYS...29

4 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 3 sur SPADICE GEOPROD GEOCD WINDOSSIER ET WINFACTURATION TEMPS COMPARATIF DES LOGICIELS DE GESTION INVESTISSEMENT FINANCIER CONCLUSION DU COMPARATIF DEVELOPPEMENT EN INTERNE D UN OUTIL DE GESTION CAHIER DES CHARGES TECHNIQUES ET GRAPHIQUES LES OUTILS UTILISES POUR LE DEVELOPPEMENT ET LE DEPLOIEMENT DU LOGICIEL CHOIX DU SGBD PRESENTATION DES OUTILS NECESSAIRES A LA PROGRAMMATION ET A LA MISE EN PLACE DU LOGICIEL DESCRIPTION DU LOGICIEL DECOMPOSITION DU LOGICIEL DESCRIPTION DES FONCTIONNALITES LA BASE DE DONNEES LISTE DES TABLES STRUCTURATION DE LA BASE MISE EN PLACE ET FORMATION PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT EN RESEAU DU LOGICIEL ADAPTATIONS ORGANISATIONNELLES DU CABINET FUTURES AMELIORATIONS ET PERSPECTIVES RELATIVES AU LOGICIEL AMELIORATIONS RELATIVES AUX FONCTIONNALITES AMELIORATIONS RELATIVES AU CODE SOURCE ET AUX TABLES DE DONNEES AMELIORATIONS RELATIVES A L INTERFACE GRAPHIQUE...55 CONCLUSION GENERALE ET PERSPECTIVES...56 TABLE DES ILLUSTRATIONS...58 FIGURES...58

5 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 4 sur 61 TABLEAUX...58 GLOSSAIRE...59 BIBLIOGRAPHIE...60 OUVRAGES ET REVUES...60 SITES INTERNET...60

6 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 5 sur 61 LISTE DES ACRONYMES AFUL : Association Francophone des Utilisateurs de logiciels Libres AURIGE : Archivage Unifié des Répertoires Informatiques des Géomètres-Experts CAO : Calcul Assisté par Ordinateur CDAF : Commission Départementale d Aménagement Foncier CSS : Cascading Style Sheets DA : Document d Arpentage DAO : Dessin Assisté par Ordinateur DCE : Dossier de Consultation des Entreprises DMPC : Document Modificatif du Parcellaire Cadastral DPE : Diagnostic des Performances Energétiques GPS : Global Positionning System HT : Hors Taxes HTML : Hyper Text Markup Language HTTP : Hyper Text Transmission Protocol IGN : Institut Géographique National MCD : Modèle Conceptuel de Données OGE : Ordre des Géomètres-Experts PHP : Php Hypertext Preprocessor PME : Petites et Moyennes Entreprises PV : Procès Verbal SGBD : Système Gestionnaire de Bases de Données SIG : Système d Information Géographique SQL : Structured Query Language TTC : Toutes Taxes Comprises URL : Unique Ressource Location VPN : Virtual Private Network VRD : Voirie et Réseaux Divers

7 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 6 sur 61 WAMP : Windows Apache MySQL PhpMyAdmin

8 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 7 sur 61 INTRODUCTION La gestion des dossiers est une expression qui englobe de nombreux aspects :! le suivi financier : temps passés et frais, prix de revient de chantier et facturation,! le suivi administratif : état d avancement (en attente d injonction, de facturation, de règlement, etc.), rappel des échéances et évènements, procédures Qualité,! la gestion de la clientèle : contacts, statut, nature,! la gestion des ressources humaines et matérielles,! ou encore l archivage papier et informatique. Chacun de ces aspects contribue à une gestion plus qualitative, et doit ainsi permettre d atteindre les objectifs fixés en termes de rentabilité et de satisfaction du client. D après le cours de Muller et al. [2008], «La gestion est un ensemble de pratiques, de connaissances théoriques ou techniques et de discours relatifs à la conduite des organisations en général et des entreprises en particulier.». Présentation du cabinet M. Clemenceau dirige le cabinet qui porte son nom. La structure est réparti sur 2 sites distants d une vingtaine de kilomètres : à Argentan (61 - Orne), qui est le bureau principal, et à Falaise (14 - Calvados). M. Clemenceau exerce la profession à titre libéral, il est présent sur le site de Falaise le matin et d Argentan l après-midi. L équipe est composée d un cadre, de 7 techniciens, dont 2 d entre eux réalisent également les diagnostics immobiliers, et de 2 assistantes, dont une assurant la comptabilité. Les domaines d activités du cabinet sont diversifiés, il réalise :! des travaux fonciers et topographiques,! de l aménagement urbain,! des copropriétés,! des diagnostics immobiliers,! des travaux d ingénierie (maîtrise d œuvre, suivi de chantier) et des études VRD. Les opérations foncières et topographiques représentent plus de 80 % du chiffre d affaires (voir figure 1.5). La clientèle, également variée, couvre tant le secteur privé (particuliers, architectes, notaires, professionnels du BTP, etc.) que public (collectivités territoriales telles que les communes et conseils généraux, organismes semi-publics, etc.).

9 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 8 sur 61 En ce qui concerne la réalisation des travaux qui lui sont confiés, le cabinet dispose de toutes les ressources matérielles nécessaires, notamment des stations robotisées Trimble et Geodimeter, d un récepteur GPS Trimble partagé avec d autres cabinets, et de suffisamment de véhicules à disposition des employés. Les postes informatiques sont équipés des logiciels utiles au traitement des opérations, tant au niveau de la topographie (Autocad, Covadis) que des diagnostics immobiliers (ImmPact). Quant aux ressources informatiques relatives à la gestion, elles sont décrites dans la partie 1.2. Problématique et contexte Pour assurer une gestion efficace du cabinet, il est important que le géomètre-expert ait accès rapidement et simplement à tout ce qui est en rapport avec son activité professionnelle. Concrètement, le cabinet doit disposer d un système d information gravitant autour d une base de données unique, commune et informatique, afin d en faciliter l alimentation (saisies) et l exploitation (rapports d activités) via une interface graphique, autrement dit disposer d un logiciel de gestion (solution «clé en main» ou développée en interne). Pour clarifier l aspect financier de la gestion des dossiers, vous trouverez en annexe A les notions de base relatives à ce sujet. Le cabinet ne dispose pas d un réseau informatique commun aux 2 sites (de type VPN). Le système de communication actuel ne permet pas de connaître rapidement les différentes informations inhérentes au suivi des dossiers, telles que le prix de revient de chantier, ou encore l état d avancement du dossier (en cours, en injonction, en facturation, clos), etc. Ce manque de fluidité, dû en partie à une absence d informatisation de ces données, engendre donc une perte de temps de travail, préjudiciable à la rentabilité. Quelle que soit l évolution envisagée par une entreprise, il est indispensable de prendre conscience de l état actuel de l organisation. Les objectifs La première phase, l audit, est indispensable pour dégager les points forts et faibles du système actuel. J ai audité chaque personne concernant l organisation et les méthodes utilisées pour le suivi des dossiers, afin d établir le logigramme du processus général de production du cabinet (voir figure 1.3). Ce dernier permet de définir le rôle de chacun en fonction de l avancement dans la chaîne de production, de localiser les changements de mains des dossiers, et de prévoir les droits d accès aux diverses fonctionnalités d un logiciel de gestion. Les besoins exprimés à l issue de l audit ont conduit la direction du cabinet à envisager l achat d un progiciel de gestion, donc une étude comparative des logiciels existants sur le marché a été réalisée, en collaboration avec M. Clemenceau et surtout avec M. Pierrot Jean Marc, seul cadre du cabinet. En effet, la plupart de ces produits répond aux besoins du cabinet, et bien plus encore (par exemple l export vers AURIGE des données foncières). Il aurait été intéressant de faire participer tous les employés aux présentations des logiciels faites par les éditeurs, pour recueillir leurs impressions et critiques, mais les contraintes professionnelles étaient naturellement prioritaires.

10 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 9 sur 61 Finalement, la solution retenue fut de développer un outil informatique en interne, en traitant prioritairement la gestion des temps passés, la facturation et l état d avancement des dossiers. La création d un logiciel passe par la définition du cahier des charges de celui-ci, et l inventaire des outils nécessaires à sa réalisation (SGBD, langages de programmation, autres logiciels utiles, etc.). Cependant, il n y a pas d informaticien au sein du cabinet, j ai donc été le seul responsable pour cette phase du projet. Néanmoins, j ai collaboré avec M. Clemenceau, M. Pierrot et le personnel pour créer un outil le plus adapté possible à l organisation et au mode de facturation actuels. J ai parfois pu bénéficier des conseils de la société d informatique attitrée du cabinet, notamment pour les questions concernant les réseaux informatiques.

11 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 10 sur AUDIT INTERNE

12 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 11 sur Organisation générale Le bureau d Argentan traite environ 350 dossiers par an, celui de Falaise environ 250 par an, donc la gestion des dossiers en cours est un facteur agissant directement sur la rentabilité du cabinet et la satisfaction du client. Le cabinet n utilise pas de logiciel de gestion intégrée (développé en interne ou acheté sur le marché) pour assurer les suivis administratif et financier des affaires en cours. L archivage informatique (des informations inhérentes au dossier) est assuré par le logiciel GESARC 98, proposé à l époque par l OGE, mais en aucun cas celui-ci ne fait office de suivi des dossiers. L édition des pièces financières (devis et factures) et des courriers types, le suivi des relances et la saisie des temps passés se font sous Excel et Word. La figure 1.1 présente l organigramme du cabinet Clemenceau qui emploie 10 personnes. Il y a une secrétaire en permanence à Argentan (sauf le lundi matin), Mme Sophie Bizien, tandis qu à Falaise Mme Béatrice Lecoustey n est présente que le matin, et travaille à Argentan l après-midi. Figure 1.1 : Organigramme du cabinet Clemenceau

13 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 12 sur Matériel informatique Etat des lieux du parc informatique Les 2 sites ne sont pas connectés à un réseau informatique sécurisé commun, dans ces conditions une base de données partagée et unique n est pas envisageable. Seul le site d Argentan est équipé d un serveur réseau connecté à Internet, et d un switch, permettant le stockage et le partage de tous les fichiers créés par les collaborateurs via le réseau local. Le tableau 1.1 présente le parc informatique installé en réseau, il existe 3 postes «isolés» notamment utilisés pour la digitalisation de plans. Nom du Poste DAO 3 (Argentan) DAO (Argentan) DAO 2 (Argentan) Accueil (Argentan) Accueil 2 (Argentan) Serveur (Argentan) Jean Marc (Falaise) Accueil (Falaise) Utilisateurs Denis Fouquet Sophie Girard Fabrice Auger Béatrice Lecoustey (secrétariat) Sophie Bizien (secrétariat) Fonctions Logiciels - Autocad, Covadis - Microsoft Office - Adobe Reader - Autocad, Covadis - Microsoft Office - Trmble Geomatic Office - Trimble Data Transfert - Adobe Reader - Autocad - Microsoft Office - Adobe Reader - EBP comptabilité - Microsoft Office - Adobe Reader - Microsoft Office - ImmPact (Diagnostic) - GESARC - Adobe Reader - - Jean-Marc Pierrot Béatrice Lecoustey (secrétariat) - Autocad, Microstation - Covadis, MapInfo - Trmble Geomatic Office - Trimble Data Transfert - MS Office, Open Office - Adobe Reader - Autocad, Covadis - MapInfo - GeoTool - MS Office, Open Office - Adobe Reader Version OS Win XP (SP2) Win XP (SP3) Pentium IV CPU 2.8 GHz RAM 768 Mo Win 98 Intel Genuine RAM 128 Mo Win XP (SP3) Intel Celeron CPU 3 GHz RAM 504 Mo Win XP (SP3) Intel Celeron CPU 2.7 GHz RAM 256 Mo Win XP (SP2) Intel Core Duo CPU 2.2 GHz RAM 0.9 Go Win XP (SP3) Core Processor CPU 2.2 GHz RAM 768 Mo Win XP (SP3) Intel Core Celeron CPU 1.7 GHz RAM 480 Mo Imprimantes, périphériques - Toshiba e-studio - Toshiba Fax - Canon i6500 (en réseau) - Toshiba e-studio - Toshiba Fax - Canon i6500 (en réseau) - Toshiba e-studio - Toshiba Fax - Canon i6500 (en réseau) - Toshiba e-studio - Toshiba Fax (en réseau) - Toshiba e-studio - Toshiba Fax (en réseau) - Disque dur externe pour sauvegarde - Toshiba e-studio - Toshiba Fax - Canon i6500 (en réseau) - Toshiba e-studio - Toshiba Fax - Canon i6500 (en réseau) Tableau 1.1 : Ressources informatiques du cabinet Remarques techniques - Connexion au serveur - Connexion Internet - Antivirus - Connexion au serveur - Connexion Internet - Antivirus - Connexion au serveur - Connexion Internet - Antivirus - Connexion au serveur - Connexion Internet - Antivirus - Connexion au serveur - Connexion Internet - Antivirus - Serveur de réseau - Switch - Connexion Internet - Antivirus - Connexion Internet - Antivirus - connecté en réseau avec le poste suivant - Connexion Internet - Antivirus - connecté en réseau avec le poste précédent Evolution envisageable du réseau informatique Pour mettre en place une base de données commune aux 2 sites, il faudrait utiliser un réseau privé virtuel (communément appelé VPN), nécessitant un serveur d application. En effet, la confidentialité et la protection des données du cabinet sont des notions essentielles dans le cadre d un échange de données par Internet.

14 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 13 sur Description du flux de production Contact et exigences du client L accueil du client est assuré par le secrétariat toute la journée, tous les jours du lundi au vendredi sur le site d Argentan (sauf le lundi matin), ce qui n est pas le cas à Falaise, où il n y a pas de secrétaire l après-midi. Les clients contactent le cabinet par divers moyens : courriers, fax, téléphone, en personne, Internet. Le moyen le plus simple pour le cabinet est de voir le client en personne, auquel cas il pourra facilement faire un schéma sur un extrait cadastral par exemple. La demande du client, recueillie principalement par le secrétariat, est formalisée par l intermédiaire des feuilles suivantes : la demande d intervention par téléphone, ou la fiche de renseignements particulière pour les diagnostics (DPE, amiante, plomb, etc.). La demande d intervention est présentée en annexe B.1. Ces documents sont ensuite conservés dans la chemise du dossier lui-même. Par contre, les informations relatives au client (nom, statut, adresse, téléphone, internet) ne sont pas centralisées au sein d un répertoire des contacts, or un répertoire de la clientèle se révèle pratique au quotidien. Cela était fait à l époque du cabinet Bizet (avant 1983), à l aide de fiches classées par type de clients et ordre alphabétique. Pour les travaux particuliers (copropriété, expertise, maîtrise d œuvre, topographie de précision, etc.), l entretien avec le client est réalisé par le cadre ou géomètre-expert, car ce sont eux qui ont les compétences nécessaires pour conseiller le client et définir précisément avec lui ses besoins. L article 49 du décret du 31 mai 1996 précise les devoirs du géomètre-expert en terme de satisfaction de la clientèle : «Le géomètre-expert doit s attacher à la satisfaction du client mais doit refuser toute mission non compatible aves les règles édictées par le présent chapitre. Il conseille le client dans le choix du travail qui correspond le mieux aux besoins de celui-ci. Préalablement à tout commencement d exécution, il convient par écrit avec le client de la consistance de la mission et du montant des honoraires y afférents. Il avertit celui qui le commet chaque fois que des modifications à la mission sont susceptibles d entraîner une augmentation sensible de la dépense.». Concrètement, le géomètre-expert propose un devis, ou une grille tarifaire des prestations. Quel que soit le cas, le cabinet doit se tenir aux tarifs annoncés. Le montant du devis ne pourra être modifié sans en avoir informé le client. Si ce dernier spécifie une modification de ses besoins au cours du traitement du dossier, le devis pourra être révisé. La figure 1.2 illustre, de manière générale, le déroulement du recueil des exigences du client. La légende de cette figure est similaire à celle de la figure 1.3.

15 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 14 sur 61 Figure 1.2 : Logigramme simplifié du processus de recueil des exigences du client Devis Le devis, qui est avant tout une démarche commerciale, permet de sensibiliser le collaborateur en charge du dossier à la notion de budget. Le dictionnaire Larousse définit le budget ainsi [2009]) : «Ensemble des recettes et dépenses prévisionnelles d un agent économique (Etat, entreprise, ménage, etc.).». L affaire est dite rentable si le montant HT du devis est supérieur au prix de revient du dossier. En pratique, le collaborateur n est généralement pas sensible aux montants mais au temps qui lui est imparti pour réaliser la prestation. Les devis sont établis par M. Raymond Clemenceau (à Argentan) et M. Jean-Marc Pierrot (à Falaise). M. Denis Fouquet, dans le cadre de son stage de géomètre-expert, réalise également quelques devis, mais ils sont systématiquement soumis à la validation de M. Clemenceau. Généralement, surtout pour les particuliers, les devis ne donnent pas lieu à un déplacement sur le terrain, la direction favorise plutôt l utilisation du Géoportail de l IGN et d orthophotos fournies par le Conseil Général du Calvados.

16 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 15 sur 61 Les devis sont rédigés puis envoyés depuis Argentan par les secrétaires. Les devis refusés sont conservés et classés par année, cela présente plusieurs avantages :! le géomètre-expert, ou le cadre, peut examiner les raisons du refus et ainsi se perfectionner dans ce domaine (notamment dans le cadre d un appel d offre),! si un client rappelle quelques temps plus tard en ayant changé d avis, il est possible de lui soumettre le même devis. La référence d un devis est composée d une lettre (A pour Argentan et F pour Falaise) et d un numéro d ordre. Toutes ces références sont notées dans un cahier au secrétariat pour assurer la continuité de la numérotation. Quant aux devis acceptés, qui donnent naturellement suite à l ouverture de l affaire, sont conservés dans le dossier Gestion des devis en attente Les devis en attente de confirmation sont regroupés dans un classeur au secrétariat. Les devis sont réunis avec la demande d intervention par téléphone et autres courriers du client relatifs à la description du travail à réaliser. Le secrétariat dispose d un fichier informatique (sous Excel) contenant la liste des devis leur permettant d en assurer le suivi. Cependant, il n existe pas de système de rappel automatique pour relancer le client quant à l acceptation du devis Acceptation du devis ou de la grille tarifaire La validation du devis par le client, acompte et signature, permet la mise en production du dossier. S il n y a pas de devis, c est l acceptation de la grille tarifaire et le versement d un acompte qui notifie cette ouverture. Une fois le devis validé, la copie de celui-ci est retirée du classeur des devis en attente, puis insérer dans le dossier Numérotation des dossiers Chaque dossier, numéroté dès leur ouverture, est désigné par une référence composée des 2 derniers chiffres de l année et d un numéro d ordre à 3 chiffres, à partir de 001 pour les dossiers traités par le bureau d Argentan, et 500 pour ceux réalisés par l agence de Falaise. Lorsqu un dossier nouveau est ouvert, le secrétariat utilise le registre pour prendre connaissance de la référence de la dernière affaire traitée. Les diagnostics ont une numérotation spécifique : la référence est composée des 2 derniers chiffres de l année, du nombre 499, de la nature du diagnostic et du numéro d apparition (exemple : DPE12 pour le 12 ème diagnostic de performances énergétiques de 2007). Les diagnostics immobiliers sont des prestations comme les autres au sein du cabinet, nous pouvons nous demander s il est vraiment nécessaire de différencier leur numérotation. Par contre, si un diagnostic fait partie d un dossier «classique», alors sa référence est celle du dossier auquel il est rattaché.

17 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 16 sur 61 Production : planning, mise en production et organisation La figure 1.3, qui a été réalisée à partir de l audit de tous les acteurs du cabinet, présente le logigramme du processus général de production d un dossier, jusqu à son archivage. Figure 1.3 : Logigramme du processus général de production

18 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 17 sur Mise en production En pratique, la mise en production est matérialisée par la création physique du dossier, qui se présente sous la forme d une chemise verte servant au recueil des informations administratives, mais également au suivi et à la facturation du dossier. La composition de cette chemise figure en annexe B.2. Pour les prestations habituelles du cabinet (DMPC, bornage, certificat d urbanisme, déclaration préalable), une fois que le dossier est ouvert, le secrétariat réalise la préparation administrative pour ensuite confier l affaire au technicien, qui complètera les recherches plus techniques (fiches géodésiques, repères de nivellement, DMPC ou PV existants, listing de points des archives, etc.). En ce qui concerne les prestations plus techniques (copropriété, topographie de précision, maîtrise d œuvre, expertise), le devis et la préparation du dossier étant assurés par le géomètre-expert ou le cadre, le dossier est généralement remis en mains propres au technicien chargé de l affaire. Les diverses tâches techniques sont réalisées par les collaborateurs définis. Un dossier peut changer de mains selon la nature du travail à réaliser, lui-même fonction de l avancement. A Argentan, lorsque le dossier est clos techniquement, le secrétariat utilise le dossier physique pour alimenter le logiciel d archivage GESARC. Par contre, à Falaise, GESARC est renseigné dès l ouverture du dossier, et complété au fur et à mesure de l avancement de l affaire. Cela permet d avoir, dès le commencement, les renseignements suivants dans une base de données informatique : les informations relatives au client et aux intervenants, la désignation cadastrale et l adresse du chantier, et la nature de la prestation. Mais en aucun cas, ce logiciel ne permet de déterminer le statut du dossier, ni son prix de revient Planning Il n existe pas vraiment de planning de production pour chaque collaborateur. En effet, le planning concernant les interventions sur le terrain est disponible au secrétariat sous forme d un agenda (support papier). Pour les prestations habituelles, les secrétaires fixent le premier rendez-vous (notamment pour M. Fabrice Auger, qui réalise la majorité des levés et implantations des affaires d Argentan). Pour les tâches et les rendez-vous relatifs aux dossiers en cours (réunion de chantier, levé sur plusieurs jours ou complémentaires, etc.), chaque employé gère son planning mais inscrit ses interventions extérieures sur l agenda. Quant aux tâches à réaliser au bureau, tels que les calculs ou le report graphique, elles ne font pas l objet d une quelconque planification. Chaque site dispose de son propre agenda sur support papier, organisé de façon identique, ce qui ne facilite pas la coordination d opérations nécessitant l intervention d une équipe composée de collaborateurs «rattachés» à Argentan et d autres à Falaise. Il n existe pas de planification concernant l utilisation du matériel, cependant cela n est pas tellement problématique au quotidien, il s agit d une petite structure.

19 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 18 sur Gestion et localisation des dossiers en cours Suivi des dossiers La chemise verte, dans laquelle sont rangés les éléments de l affaire (plans, calculs, recherches, correspondance, etc.), n est pas simplement un contenant, c est-à-dire une simple chemise cartonnée où figurent la commune et le numéro de dossier. C est un élément essentiel dans la gestion des dossiers, car on y retrouve les informations générales (la commune, le nom et l adresse du client, le numéro de dossier, le type de travail, le lieu d intervention, le notaire concerné, etc.), le suivi de la correspondance (dates d envoi et de retour des documents, de la correspondance) et les éléments de facturation (saisie des frais spéciaux et des temps passés relatifs au dossier). Cette méthode est quelque peu problématique, car si on ne retrouve pas ce dossier, les informations qu il contient sont perdues, sauf s il a été enregistré sous GESARC de manière exhaustive (ce qui n a pas été toujours le cas au cours des dernières années) et que le stockage des données informatiques est également complet Localisation Généralement, plusieurs dossiers sont dispersés sur le bureau de chaque collaborateur. Or, physiquement, il est impossible qu une personne traite simultanément plusieurs affaires, donc, ne serait-il pas plus simple de n avoir qu un seul dossier en cours sur son bureau? Les dossiers en injonction (en attente de signature des propriétaires pour pouvoir ou accord, de numérotation cadastrale ou autre autorisation légale) et en attente de règlement sont rangés par ordre chronologique, mais sans distinction, dans l armoire des dossiers en cours. Par contre, au bureau de Falaise, cette distinction entre les différents états d avancements est effectivement adoptée pour le rangement des dossiers en cours. Les dossiers contenant des éléments à envoyer ou à livrer au client sont déposés au secrétariat, notamment s il s agit de plans définitifs pour modification cadastrale ou bornage. Les dossiers en attente de facturation sont empilés sur le bureau de M. Clemenceau. La figure 1.4, illustrant de manière simplifiée la chaîne de production, montre l organisation de la production (rôle de chacun) et les changements de mains du dossier. Nous remarquons que suivant son état d avancement il peut être à divers endroits, il est donc primordial de connaître cet état sans avoir accès au dossier lui-même, d où la nécessité d un système d information informatique.

20 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 19 sur 61 Figure 1.4 : Logigramme simplifié du processus général de production La légende de la figure 1.4 est similaire à celle de la figure 1.3.

21 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 20 sur Contenu du dossier physique M. Clemenceau avait mis en place une charte de rangement à l intérieur d un dossier, mais cela n est pas fait actuellement. Le but était de différencier la correspondance, les calculs, les plans et les documents administratifs en utilisant des sous chemises colorées. Par exemple, actuellement un dossier complet de DMPC contient :! la chemise correspondance renseignée par le secrétariat et les techniciens pour la partie technique : courriers de facturation/publicité foncière/relance/pouvoir/accord, copies de mail/fax, devis, etc.! la copie du DMPC complet et des pouvoirs originaux,! le dossier concernant l autorisation de la CDAF si besoin,! les impressions des plans topographiques, des calculs et des listings de points,! la copie des archives utilisées. Cette politique engendre une quantité importante de papier, alors que tous les documents conservés dans le dossier ne sont pas indispensables (copie des s, certains courriers). Il serait plus sage de conserver les calculs, les listings de points, les plans et les documents administratifs Facturation et suivi des règlements La facture est constituée de divers éléments financiers :! les prix forfaitaires pour certaines prestations (exemples : DMPC, dossier pour la CDAF, ou encore l ouverture et l archivage du dossier),! la valorisation des temps passés : certaines prestations sont facturées en fonction des heures effectuées,! la valorisation des frais spéciaux : déplacements, repas, bornes, piquets, tirages, etc. Cette valorisation se calcule de la manière suivante pour une opération donnée : " Prix de vente horaire ou unitaire HT x Quantité " Coût de revient horaire ou unitaire x Quantité La facturation est réalisée manuellement par M. Raymond Clemenceau, seul M. Jean-Marc Pierrot utilise Excel pour automatiser cette détermination. Le prix de vente est déterminé à partir du bordereau des prix unitaires, des temps passés, des dépenses et des frais fixes liés à l affaire, d ailleurs, ces éléments sont notés sur la chemise du dossier. Une fois le dossier clos techniquement, le secrétariat le dépose dans le bureau du géomètre-expert. L assistante est ensuite chargée de l envoi, puis dépose le dossier dans l armoire Dossiers en cours, en attente du règlement. Il n existe pas de système de rappel automatique pour relancer les factures qui restent impayées. Néanmoins, l assistante comptable utilise un fichier Excel pour assurer le suivi des règlements, dans lequel figurent le montant TTC, la date de facturation, l acompte éventuel, le montant réglé, le montant

22 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 21 sur 61 dû, la date de règlement et la date d échéance légale (1.5 mois après la date de facturation). La liste de toutes les factures, éditée régulièrement, est disponible dans un classeur au secrétariat. La référence de la facture correspond au numéro du dossier associé. La facture est conservée dans le dossier lui-même. Les règlements, soit par chèque ou virement, sont recueillis par le secrétariat et enregistrés sous le logiciel de comptabilité EBP Gestion des temps passés La saisie et la gestion des temps passés sont 2 problématiques principales au sein du cabinet. En effet, il n existe pas de base de données informatique complète des heures réalisées par les collaborateurs. Depuis 2009, uniquement 2 employés (de leur propre initiative) saisissent leur temps passés sous un tableau Excel. Cependant, seules les heures affectées aux dossiers et celles improductives y sont notées. Les congés et les maladies ne sont pas quantifiés (en heures) dans ce tableau. De plus, le format actuel de ce dernier ne permettrait pas l exploitation des données (par un script en Visual Basic). Les heures productives sont notées à la fois sur la chemise du dossier (annexe B.2), pour déterminer le prix de revient du dossier, et sur les feuilles mensuelles individuelles (voir annexe B.3), sur lesquelles sont également notées les heures improductives. Ces feuilles ne sont pas renseignées de manière explicite, généralement, le collaborateur note le numéro du dossier et le nom de la commune. Cette double saisie des temps est une source d incohérence, ce qui induit une perte de temps lors de la phase de facturation. Aucune saisie informatique de ces feuilles n est prévue pour en exploiter les données, or M. Clemenceau souhaite vérifier que chaque collaborateur a bien saisi ses heures (pour assurer la cohérence des informations), et évaluer la part des heures improductives pour la gestion financière du cabinet Système d archivage et d information La seule recherche informatique des archives se fait via GESARC, qui est un logiciel d archivage regroupant toutes les informations administratives, cadastrales et techniques d un dossier. Au cabinet, la base de données de GESARC s étend de 1996 à nos jours, mais n a pas toujours été renseignée de manière exhaustive. Il existe d autres moyens de traçabilité des archives :! L Armoire à DA regroupe tous les DMPC réalisés : quand le DMPC revient du cadastre après numérotation, le secrétariat en fait une copie, y inscrit le numéro de dossier et la dépose dans cette armoire. La classification est faite par commune et par section.! Le Registre, conservé au secrétariat, sur lequel sont listés tous les dossiers réalisés par année et par mois : on y trouve la date d ouverture, la commune d intervention, la désignation cadastrale, le numéro de dossier, le donneur d ordre, le type de travail, la date de facturation et le montant TTC, la date de règlement et le débiteur. Il existe un registre particulier pour les diagnostics.! Les Armoires des anciennes archives (du cabinet Bizet, avant 1983) : il existe des fiches par client (nom, adresse, commune d intervention, désignation cadastrale, travaux, date et numéro de

23 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 22 sur 61 dossier), et d autres fiches par commune/section (commune, lieu dit, désignation cadastrale, type de plan cadastral, client, travaux, date et numéro de dossier).! Le Classeur de la liste des dossiers de 1988 à 2000, conservé au secrétariat : dans une première partie, les dossiers de 1989 à 1996 classés par commune, et dans une deuxième partie, les dossiers de 1988 à 2000 sont classés par année et par commune. Donc, il y a eu 2 classements parallèles de 1989 à 1996, ce qui n est pas optimal. Sur le site d Argentan, les dossiers sont archivés par année et par ordre croissant, tandis qu à Falaise ils le sont par commune. Or, les archives concernant une même commune peuvent être contenues dans plusieurs cartons, sans qu il y ait d indications sur ces contenants, cette méthode rend donc difficile la recherche. L alimentation d AURIGE a été rendue obligatoire par l article 56 du décret du 31 mai 1996 : «Le géomètre-expert communique au Conseil supérieur de l Ordre des géomètres-experts, les références des travaux exécutés en application du 1 de l article 1er de la loi du 7 mai 1946 modifiée, susvisée, en vue de leur insertion dans un fichier informatique tenu par le Conseil Supérieur.». D après le site Internet de l OGE, afin de renseigner correctement AURIGE, les éléments suivants sont à fournir : Tableau 1.2 : éléments à fournir dans AURIGE (Combes [2008]) Une fois le dossier archivé, les données foncières doivent donc faire l objet d un export vers AURIGE. Au sein du cabinet, il n existe pas de méthodologie mise en place destinée à assurer le géoréférencement systématique des opérations foncières, ce qui rend difficile l alimentation régulière d AURIGE. Par exemple, sur le dossier physique, il n y a pas d emplacement réservé à la saisie des coordonnées Lambert du centroïde du chantier.

24 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 23 sur Chiffres clés du cabinet Evolution et répartition du chiffre d affaires Ces 4 dernières années, la croissance du chiffre d affaires d une année à l autre n a pas excédé 5 %, ce qui représente une augmentation relativement timide. Une amélioration de la gestion interne des dossiers, tant au niveau administratif que financier, pourrait contribuer à un essor plus important du chiffre d affaires. La figure 1.5 suivante illustre la répartition du chiffre d affaires de Nous pouvons constater que les travaux fonciers représentent environ 62 % du chiffre d affaires total, ces derniers englobent : les bornages, les divisions et partages de propriétés. Figure 1.5 : Répartition du chiffre d affaires pour l année Statistiques La figure 1.6 illustre la répartition du délai entre la clôture technique du dossier et la facturation établie par le géomètre-expert pour 100 dossiers ouverts entre janvier et mars Nous remarquons que 46 % des dossiers sont facturés sous 2 semaines. Le pourcentage associé à ce dernier délai pourrait être amélioré.

25 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 24 sur 61 Figure 1.6 : Délai de facturation d un dossier La figure 1.7 montre la répartition du délai entre l envoi de la facture et le règlement du client pour des dossiers ouverts entre janvier et mars 2008, soit 100 dossiers. On remarque que 70 % des factures sont réglées sous 2 mois, ce qui reste acceptable. En effet, la premier rappel pour non paiement est fixé dans un délai de 1.5 mois à partir de la date de facturation. Le délai moyen de paiement de la part du client est de 39 jours. Cependant, 13 % des dossiers ont été réglés dans un délai supérieur à 120 jours. Figure 1.7 : Délai de règlement d une facture

26 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 25 sur 61 Le montant du crédit client pour 2008 (au 1er avril 2009), c est-à-dire la somme des factures non réglées, s élève à 27 % du total facturé. C est une part relativement importante, le suivi du règlement peut en être partiellement la cause Principaux dysfonctionnements concernant la gestion des dossiers Le tableau 1.3 présente l inventaire des problématiques et solutions envisageables concernant la gestion des temps passés et le planning. Dysfonctionnements Solutions envisageables - Sur la feuille mensuelle individuelle (annexe B.3) Gestion des temps passés - définition du travail trop succincte, pas assez de distinction entre les tâches (en pratique, le technicien ne met que le nom du chantier). - format du tableau peu commode pour une saisie sous informatique des temps passés. - pas de base de données informatique facilement exploitable. - pas de gestion des temps relatifs aux congés, maladies, formations, etc. - à préciser et à formaliser (liste imposée de tâches), - différencier les tâches relatives à la maîtrise d'œuvre. - reformater cette feuille. - imposer une saisie sous informatique à chaque fin de semaine. - inclure ces éléments dans la liste imposée des tâches. - Sur la chemise du dossier (annexe B2) - pour un dossier de maîtrise d'œuvre l'espace est insuffisant : durée longue, diversité des tâches (topo, foncier, maîtrise, suivi des travaux, etc.). - saisie sur le dossier physique : si le dossier n est pas disponible, alors pas de saisie possible (problématique pour les dossiers traités par les 2 bureaux). - incohérence des données entre les feuilles mensuelles (individuelles) et le tableau du dossier. Gestion du planning - informatisation (base de données unique et partagée). - partage de l'information : soit centraliser ces tableaux au secrétariat (et non plus sur la chemise de chaque dossier), soit utiliser une base de données informatique. - supprimer l un des 2 tableaux de saisies, - et mettre en place une base de données unique et partagée. - un agenda (support papier) non partagé par site. - agenda informatique via Internet (Google Agenda). Tableau 1.3 : Analyse sur la gestion des temps passés et du planning

27 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 26 sur 61 Le tableau 1.4 est relatif à la gestion des dossiers en cours de production. Dysfonctionnements Solutions envisageables Suivi des dossiers en production et correspondance - la chemise du dossier est le support des informations relatives : à son état d'avancement, au client, au chantier, etc. - partage de l'information : feuilles de suivi pour chaque dossier centralisées dans un classeur, ou base de données informatique unique et partagée. - il n existe pas de répertoire des clients actuels. - centralisation de ces informations : fiches clients archivées et classées par type de client. - la vie géographique du dossier n'est pas toujours maîtrisée (on ne sait pas toujours où il est). - cahier des appels sur support papier et conservé à Argentan : problème de transfert de l'information à Falaise. - créer des sous-classes dans l'armoire des dossiers en cours, - et/ou mise en place d une base de données informatique unique et partagée. - mettre en place un répertoire des contacts partagés par les 2 sites (informatisation). - pas de rappel pour une injonction (attente de la réponse CDAF, etc.), mais le suivi existe sur le dossier. - mise en place d un outil informatique (base de données). - pas de procédures écrites par type de travail, mais une méthode est bien en place. - globalement, manque de circulation de l'information, de transparence. - lors des changements de mains de dossier : la case action du dossier n est pas toujours utilisée, ce qui immobilise le dossier (par exemple, le DMPC n est pas envoyé au Cadastre pour numérotation car la case action concernée n a pas été cochée). - intégrer des procédures type Qualité dans le suivi : fiche de suivi de dossiers (support papier ou informatique) sous forme d'étapes à valider suivant le type de travail. - instaurer une base de données unique et partagée (informatisation). - intégrer des procédures type Qualité : étapes à valider par type de travail (plus explicite que le tableau actuel), - ou créer une colonne dossiers pour numérotation dans l'armoire des dossiers en cours. - le géoréférencement des dossiers fonciers n est pas systématique, donc l export vers AURIGE n est pas régulier. - mettre en place une procédure permettant de formaliser cette étape. - Correspondance - la méthode du copier/coller pour les courriers types est contestable : fautes sur le code postal, le nom du client ou la commune, fautes en cas de légères modifications du contenus, etc. - automatiser l'édition des courriers types, - ne plus faire de copier/coller du dernier courrier envoyé (privilégier des modèles vierges). Tableau 1.4 : Analyse sur le suivi des dossiers en cours

28 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 27 sur 61 Le tableau 1.5 récapitule les dysfonctionnements et solutions possibles relatifs à la facturation et à la comptabilité. Dysfonctionnements Solutions envisageables Facturation et comptabilité - parfois le délai de facturation est «long», car les dossiers s'empilent sur le bureau du géomètre-expert, et que le calcul n'est pas automatisé (sauf pour M. Jean- Marc Pierrot). - pas de relance automatique, bien qu'il y ait un suivi (service comptabilité). - distinguer les dossiers en fonction de leur avancement (mettre en place une colonne dossiers à facturer dans l'armoire) - automatiser le calcul de la facture en fonction des dépenses et des temps passés (informatisation). - base de données commune et informatique pour de telles exploitations de données. - numéro d'affectation comptable : certains dossiers ne sont pas affectés dans la bonne catégorie. - formaliser l'affectation (tutorial) : telle tâche correspond à telle catégorie, - simplifier cette numérotation. Tableau 1.5 : Analyse de la facturation et comptabilité Néanmoins, les 2 problématiques prioritaires sont les suivantes :! La gestion des temps passés souffre d un manque d informatisation. De plus, les heures relatives à un dossier sont à la fois notées sur la chemise de suivi (pour déterminer le prix de vente) et sur les feuilles d heures individuelles (permettant de contrôler si chaque collaborateur a bien saisi toutes ses heures, productives ou non). Le format actuel de ces dernières : o o ne permet pas une description complète du travail réalisé, ne facilite pas la retranscription sous informatique, notamment à cause du découpage en grille pour notifier la date des travaux. Cette double saisie est une perte de temps pour les salariés, et une source d incohérence quand M. Clemenceau compare ces 2 tableaux de temps passés lors de la facturation. Les raisons précédentes expliquent en partie un délai de facturation parfois «long» (voir figure 1.6).! Le suivi administratif des dossiers est entièrement fait sur support papier. Cette absence d informatisation ne facilite pas l accès aux informations relatives à l état d avancement et le rappel des échéances. Prenons un exemple concret : dans le cadre d une division parcellaire en zone remembrée, lorsque le collaborateur envoie la demande d autorisation à la CDAF, cette dernière doit répondre dans un délai de 2 mois. Les collaborateurs souhaiteraient disposer d un outil informatique de rappel de ce type d évènements. Les besoins exprimés à l issue de l audit ont conduit la direction du cabinet à envisager l achat d un progiciel de gestion, d où la nécessité d une étude comparative des principaux produits disponibles sur le marché.

29 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 28 sur COMPARATIF DES PRINCIPAUX PROGICIELS DE GESTION INTEGREE

30 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 29 sur Caractéristiques des progiciels et comparatif Le mémoire de Guillaume Combes [2008], dans lequel il dresse une brève comparaison entre divers logiciels de gestion, m a permis d avoir une première approche des principaux produits disponibles sur le marché. L étude comparative portera sur les progiciels suivants :! ASA (Apsylis - solution internet),! GeneSys (MFP Soft),! Spadice (Spatial SA),! GeoCD (Strat & Mix),! WinDossier / WinFacturation (OBBC),! TEMPS2000.! GeoProd Quality (MDP Quality), Tous ces logiciels, dans leur version complète pour ceux scindés en modules, répondent aux besoins du cabinet, à savoir la gestion financière à partir des temps passés et le suivi administratif des dossiers. Mais leurs fonctionnalités vont au-delà de nos besoins, car la majorité de leurs clients souhaitent maîtriser de plus en plus de paramètres au sein de leur entreprise, avec une politique de simplicité et de moindre effort. Nous pouvons, dans un premier temps, classer les éditeurs de ces produits en 2 catégories :! ceux qui proposent une solution dite «globale» (ASA, GeneSys, Spadice, GeoProd),! ceux qui scindent leur logiciel en modules pour essayer de satisfaire les stricts besoins des clients. D une part, les solutions globales sont à priori plus chères (dans notre cas), car l investissement se fait d un seul trait, il n y a pas la possibilité de choisir les options du progiciel. D autre part, elles sont de meilleure qualité, notamment au niveau de l ergonomie, des technologies utilisées et de l accompagnement dans la mise en place ASA Le logiciel ASA a été conçu pour des PME issues de divers secteurs d activités, en témoigne la diversité de ses références. Toutes les fonctionnalités liées à la localisation des dossiers (géoréférencement, désignations cadastrales, export vers AURIGE) ne sont pas des notions abordées dans la gestion. Mais c est un outil très complet pour tout ce qui concerne la gestion financière, administrative, des ressources et l analyse de l activité de l entreprise. Sa technologie Full Web le rend très attrayant GeneSys Ce logiciel est une solution globale, on y retrouve tous les éléments et fonctionnalités liés à la gestion et l analyse des dossiers, des finances, des ressources et de la clientèle d une entreprise. Il est également très souple pour un paramétrage en cohérence avec les exigences du cabinet

31 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 30 sur 61 (personnalisation de l interface du logiciel : ajout, suppression de boutons et onglets), en témoigne la diversité de ses clients, dont plusieurs cabinets de géomètres-experts. Du fait de son caractère exhaustif la formation des futurs utilisateurs de ce logiciel est une étape à ne pas négliger, bien que son utilisation semble assez aisée Spadice A l origine, ce logiciel a été développé pour une utilisation interne à Spatial SA (société de géomatique basée à Genève en Suisse). Ce logiciel est particulièrement utilisé par les géomètres, architectes et bureaux d études. Comme les 2 premiers logiciels cités, il regroupe toutes les fonctionnalités utiles à la gestion d une entreprise. Par rapport aux autres progiciels, l interface est plus simple d utilisation. Le code source de Spadice est ouvert. De plus, ce logiciel s installe entièrement sur un serveur et s utilise à travers un navigateur (Internet Explorer), ce qui permet aux postes des collaborateurs d accéder à l application via le réseau du cabinet. Cela évite d avoir à installer des composants logiciels sur les ordinateurs des salariés, et permet de dupliquer sans difficulté le nombre d utilisateurs. Le logiciel est compatible avec tous les postes (même ceux équipés de Windows 95), ce qui n est pas le cas des autres logiciels qui requièrent certaines caractéristiques techniques minimales GeoProd Ce logiciel, conçu pour les géomètres-experts, dispose de tous les outils de gestion nécessaires à un cabinet et permet d avoir une vue synthétique de son activité, tant sur le plan technique que financier. Le code source est ouvert, ce qui permet une personnalisation non seulement de l interface mais également de la structure de la base de données. Cependant, lors des mises à jour du logiciel, les modifications de la base de données seront anéanties, il faut donc en sauvegarder une copie GeoCD Ce logiciel a été développé pour les géomètres-experts mais aussi les bureaux d études. Il est possible d opter pour une version dite Standard (détermination des indicateurs financiers du dossier et suivi de l'activité des collaborateurs) ou Expert (contrôle avancé de gestion par des rapports d'activité détaillés), et y ajouter les modules de Gestion Commerciale (suivi, édition, relances des devis et des factures) et/ou Documentaire (aspect procédure Qualité), ainsi qu un module cartographique. La version complète (version Expert et les 3 modules complémentaires) assure un suivi des dossiers et de l activité du cabinet tant au niveau financier qu administratif. Ce découpage des fonctionnalités permet à une entreprise d investir progressivement. Dans notre cas la version Standard conviendrait, la priorité du cabinet étant la gestion des temps passés et le suivi des dossiers.

32 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 31 sur WinDossier et WinFacturation OBBC développe tout un panel de logiciels inter-dépendants concernant divers aspects du métier de géomètre : WinBornage, WinUrbanisme, WinCopropriété, WinTopographie, etc. WinDossier et WinFacturation, qui sont en quelque sorte 2 modules d une plate-forme globale, permettent d assurer le suivi et l analyse d un point de vue administratif et financier des dossiers traités par le cabinet Temps2000 Ce logiciel est fait pour les PME. La possibilité de personnaliser les éléments définissant une affaire (numéro d archive, nom du client, adresse du chantier, désignations cadastrales, etc.) rend possible l adaptation à un cabinet de géomètres-experts. Dans sa version complète (addition de tous les modules), il permet d assurer un suivi administratif et financier de son activité. Temps2000, WinDossier/WinFacturation et GeoCD sont les logiciels qui ont l ergonomie la moins agréable en terme d utilisation, notamment à cause d onglets et de menus surabondants Comparatif des logiciels de gestion Le tableau 2.1 présente les caractéristiques principales des produits cités ci-dessus. Chaque logiciel a fait l objet d une présentation de la part des éditeurs.

33 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 32 sur 61 Critères ASA GeneSys Spadice GeoProd GeoCD WinDossier WinFacturation Modularité limitée limitée non non oui oui oui Ergonomie Technologie Full Web Connexion intersites Gestionnaire de base de données Simplicité d utilisation Personnalisation du code source Récupération des données de GESARC Liaison cartographique Export AURIGE Personnalisation des paramètres Gestion des temps passés et frais Planning graphique Temps2000 oui non non non non non non Oui (car technologie Full Web) inconnu oui, via un réseau virtuel privé (VPN) Microsoft SQL Server oui, via un réseau virtuel privé (VPN) oui, via un réseau virtuel privé (VPN) oui, via un réseau virtuel privé (VPN) oui, via un réseau virtuel privé (VPN) oui, via un réseau virtuel privé (VPN) Microsoft Access File Maker Microsoft Access inconnu Borland non limitée oui oui non non non possible (surcoût) non possible (surcoût) oui (traçabilité de la saisie des temps) oui oui (module «GeoSys») oui possible (surcoût) oui possible (surcoût) oui oui oui possible (surcoût) oui (module «GeoProd Carto») oui (module cartographique) non non oui oui oui possible (surcoût) oui oui oui oui oui oui oui oui oui pour les absences non (disponible sur la prochaine version) non non non Agenda oui oui oui oui oui oui oui (module «budgets»)

34 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 33 sur 61 Gestion des Prospects Edition des courriers types Suivi et relance des factures Rappel des échéances Procédures Qualité intégrées Gestion des s et autres documents Tableaux de bord et statistiques Assistance à la mise en place oui (avec portefeuille de prospection) oui (avec portefeuille de prospection) oui oui oui (version «expert» oui oui (module «budgets» pour les devis) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui (version «expert», module «gestion commerciale») oui (automatique par ) oui (automatique par fenêtre d alerte) oui (non automatique, sous forme de liste de rappel) oui oui possible (car code source ouvert) oui (non automatique, sous forme de liste de rappel) oui oui oui non pour les s oui oui oui (personnalisation car code ouvert) oui oui (personnalisation car code ouvert) Tableau 2.1 : Comparatif des progiciels oui (version «expert»), non automatique sous forme de liste oui (module «gestion documentaire») non pour les s oui (version «expert») oui oui (non automatique, sous forme de liste de rappel) non (en cours de développement) non pour les s oui oui (modules «évènements et échéances», «facturation») oui (modules «évènements et échéances»), sous forme de liste non oui (module «mailing») oui Vous trouverez en annexe C.1 la description des différents modules des progiciels scindés.

35 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 34 sur 61 Légende du tableau 2.1 : Mauvais Très moyen Moyen Bon Les critères sont définis ci-dessous :! Modularité : possibilité ou non d acquérir des modules (et donc des fonctionnalités) qui répondent à nos besoins, c est-à-dire que le logiciel est scindé en divers modules pour permettre une réponse adaptée et un investissement progressif.! Ergonomie : ergonomie de l interface du logiciel (navigation intuitive, design).! Technologie Full Web : cette technologie évite d avoir à installer un réseau entre plusieurs sites (type VPN) et l application sur les postes. La base de données est gérée et stockée par l éditeur, et la connexion se fait via une page Web par un identifiant et un mot de passe.! Connexion inter-sites : possibilité d avoir une seule et unique base de données sur le serveur d Argentan, et exploitable (consultation, modification) depuis Falaise.! Gestionnaire de base de données : Le système de gestion de bases de données (SQL Server, Microsoft Access, etc.) est un élément primordial pour les performances de ce genre de progiciel, notamment pour une application multi-sites.! Simplicité d utilisation : prise en main rapide de l outil (saisie, édition, consultation).! Récupération des données de GESARC : récupérer la base de données de GESARC qui s étend de 1996 à nos jours. Cette prestation peut être réalisée par nos soins ou par l éditeur (incluse ou non dans le prix des licences).! Liaison cartographique : liaison avec un logiciel de cartographie permettant de récupérer directement les coordonnées Lambert.! Personnalisation du code source : logiciel dont le code source est ouvert, c est-à-dire que l on peut développer des fonctionnalités, les intégrer au logiciel, et même modifier la structure de la base de données. Ce type de logiciel présente un grand avantage, notamment pour l adaptation du progiciel à son entreprise mais aussi en cas de disparition de l éditeur, le logiciel est totalement évolutif, soit par l intermédiaire d une société prestataire de services informatiques, soit en développement interne.! Personnalisation des paramètres : personnalisation des profils d utilisateurs (droits d accès en fonction du poste occupé), personnalisation des critères définissant une affaire (nom de commune, section et numéro cadastral, etc.), personnalisation des statistiques.! Planning graphique : planning muni d une légende de couleurs permettant une interprétation rapide de la disponibilité et répartition des ressources humaines.! Agenda : similaire à un agenda papier.! Gestion des prospects : gestion des devis, de leur affectation et de leur statut ; certains logiciels permettent le suivi des opérations marketing.! Edition des courriers types : édition automatisée des divers courriers, des devis et factures à partir de modèles paramétrables.

36 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 35 sur 61! Suivi et relance des factures : suivi des acomptes, des règlements et rappel des relances pour les factures impayées.! Rappel des échéances : rappel des tâches et évènements à réaliser par un collaborateur.! Procédures Qualité intégrées : suite d actions prédéfinies (par type de dossier) à valider, ce qui permet une traçabilité du travail effectué.! Gestion des s et autres documents : traçabilité et attachement à un dossier des s envoyés et reçus, et possibilité d attacher des documents (Word, Excel, PDF, etc.) à une affaire.! Tableaux de bord et statistiques : outils d analyses multicritères de l activité en termes de chiffre d affaires et de marges, de temps passés, de frais engagés, de répartition de la clientèle, etc.! Assistance à la mise en place : temps consacré par l éditeur à l installation et au déploiement du progiciel au sein de l entreprise, ainsi que de la qualité en termes de fond et de forme de la proposition commerciale Investissement financier Tous les logiciels ne se situent pas dans la même catégorie de prix, diverses hypothèses peuvent être émises. Par exemple, certaines sociétés proposent une démonstration sur le site du client gratuitement. Ces mêmes sociétés rédigent une proposition commerciale et une stratégie de déploiement de la solution au sein de l entreprise. Cette politique marketing, destinée à mettre en confiance le client en l accompagnant dans sa volonté d évolution, a un coût qui peut se ressentir en partie sur le prix de vente des logiciels. De plus, tous les éditeurs n ont pas la même masse salariale, certaines comptent moins de 10 salariés et d autres plusieurs dizaines. Les éditeurs ne souhaitent pas communiquer leur prix dans ce rapport, donc j utilise des catégories de prix pour différencier l investissement en fonction du produit :! catégorie A : plus de ! TTC,! catégorie B : de à ! TTC,! catégorie C : de à 7 499! TTC,! catégorie D : moins de 4 999! TTC.

37 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 36 sur 61 Logiciels Configuration complète (! TTC) Configuration «light» (! TTC) ASA Catégorie A dont 50 % pour la formation aucune et le déploiement GeneSys Catégorie B dont 56 % pour la Catégorie D dont 55 % pour la formation formation et le déploiement et le déploiement Spadice Catégorie A pour 8 utilisateurs aucune GeoProd GeoCD WinDossier et WinFacturation Temps2000 Catégorie B dont 57 % pour la formation aucune et le déploiement Catégorie B dont 20 % pour la formation Catégorie D dont 25 % pour la formation et le déploiement et le déploiement Catégorie D dont 50 % pour la formation aucune et le déploiement Catégorie B dont 27 % pour la formation Catégorie D dont 22 % pour la formation et le déploiement et le déploiement Tableau 2.2 : Prix d achat des progiciels en! TTC Vous trouverez en annexe C.2 la description des configurations dites «light» des logiciels scindés en modules. Les frais liés à la mise en place d une connexion entre les 2 sites sont à la charge du cabinet (réseau type VPN). Cette prestation n est pas assurée par les éditeurs de logiciel, il faudra faire appel à une entreprise de services informatiques. Le cabinet dispose d un serveur à Argentan, suffisamment puissant pour nos besoins, qu il faut configurer pour avoir une connexion entre les 2 sites. La maintenance annuelle est également comptée dans ces configurations. L OPCA-PL prend partiellement en charge, sur une durée limitée, le coût de la formation des collaborateurs, soit 200! par jour et par salarié participant pour un maximum de 3 jours (OPCA [2009]). Les configurations dites «light» n assurent plus toutes les fonctionnalités habituellement prodiguées par ces progiciels, mais répondent aux stricts besoins du cabinet, tout en permettant une évolution. Cependant, une solution satisfaisante à court terme peut révéler des défaillances sur le long terme, c est-à-dire que le logiciel ne pourra peut être pas suivre l évolution du cabinet, et deviendra donc obsolète Conclusion du comparatif De manière générale, tous ces logiciels permettent de répondre aux besoins immédiats du cabinet, à savoir :! améliorer et informatiser la gestion des temps passés pour plus d efficacité, et sensibiliser les acteurs à la rentabilité et au calcul du prix de revient de chantier,! informatiser le suivi des dossiers pour éviter toutes pertes de temps liées à la recherche d informations concernant l état d avancement de l affaire.

38 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 37 sur 61 Compte tenu de l investissement humain pour intégrer ce type de logiciel au sein d un cabinet, le prix ne doit pas être un facteur déterminant du choix final, il est plus intéressant de cerner toutes les possibilités offertes par chaque logiciel, pour une utilisation performante à long terme. Disposer d un logiciel dont le code source est ouvert, tel que GeoProd ou Spadice, permet d adapter au mieux l outil aux exigences de l entreprise (modifier l interface ou la structure de la base, développer des fonctionnalités manquantes), et de le faire évoluer, même en cas de disparition de l éditeur, soit par une société externe prestataire de services informatiques, soit en développement interne. Disposer d un logiciel très complet, tel que GeneSys, est un atout indéniable, en contrepartie la dépendance est inéluctable. Le logiciel GeoProd correspond aux besoins immédiats du cabinet, et offre à la fois la possibilité de développer cette solution. Spadice semble être également une bonne alternative, mais il manque certaines fonctionnalités propres à la profession en France (géoréférencement et export vers AURIGE) qu il faut développer soi-même ou à sa charge. Néanmoins, le cabinet ne dispose pas d un informaticien au sein de son équipe, ce qui rend difficile les perspectives évoquées précédemment, donc, la solution la plus adaptée est le logiciel GeneSys, l outil le plus complet. M. Clemenceau a décidé de ne pas investir immédiatement dans un tel produit, la solution retenue a donc été de développer en interne un outil informatique de gestion des dossiers.

39 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 38 sur DEVELOPPEMENT EN INTERNE D UN OUTIL DE GESTION

40 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 39 sur 61 La programmation de ce logiciel a débuté en juin 2009, suite à la décision de M. Clemenceau de ne pas investir dans un progiciel de gestion, ce qui laisse un délai de 3 mois jusqu à la fin du projet. Cette période n est pas suffisante pour développer un outil répondant à tous les besoins du cabinet en termes de gestion et suivi des dossiers, donc les fonctionnalités suivantes ont été réalisées en priorité : la saisie des temps passés et des frais relatifs à un dossier, le bilan d un dossier ou d un collaborateur, la facturation d un dossier en fonction des éléments précédents et le suivi des factures. Le but n est pas de reproduire un produit existant sur le marché, mais bien de réaliser un outil sur mesure à moindre coût. Pour satisfaire à cette condition, j ai donc utilisé des logiciels libres et gratuits. Ces derniers sont distribués sous des licences libres, mais il faut savoir qu un logiciel libre n est pas forcément gratuit [2009]) Cahier des charges techniques et graphiques D un point de vue des contraintes informatiques, ce logiciel doit :! permettre, sans compétences particulières, de dupliquer l application sur autant de postes que l on souhaite (à condition que ceux-ci soient reliés au réseau local d Argentan),! permettre à plusieurs employés de l utiliser simultanément,! permettre une installation en réseau du logiciel, dont la base de données sera hébergée sur le serveur d Argentan,! permettre, par la suite (lorsqu un réseau VPN sera mis en place entre Falaise et Argentan), une utilisation multi-sites,! être réalisé à partir d outils gratuits. Pour répondre à ces exigences, j ai opté pour des langages de programmation orientés vers le Web (à savoir le HTML, le PHP et le JavaScript), et ainsi concevoir une application qui fonctionnera comme un site Internet, héritant ainsi de ses avantages. Il existe d autres langages de programmation qui peuvent être intégrés au code HTML (qui est le langage de base des pages Web), mais ceux cités cidessus sont les plus accessibles aux néophytes en programmation orientée Web, tout en offrant de larges possibilités. En ce qui concerne l aspect graphique, ce logiciel doit :! offrir un aspect visuel simple et utiliser la totalité de l écran,! permettre à l utilisateur de naviguer facilement entre les différentes pages, pour un temps d adaptation plus rapide,! permettre une visualisation du résultat des requêtes avant un export vers un fichier texte.

41 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 40 sur Les outils utilisés pour le développement et le déploiement du logiciel Choix du SGBD Il en existe de nombreux, mais les plus connus sont les suivants : Microsoft SQL Server, Oracle Database, PostGreSQL et MySQL. Seuls les 2 derniers sont des logiciels libres, nous opterons donc pour l une de ces solutions. PostGreSQL permet, en plus de stocker des données de types numériques ou caractères, de gérer des données géographiques [2009]), cette dernière fonctionnalité n est pas utile dans notre cas. A titre d exemple, PostGreSQL, couplé à PostGIS, peut être adapté à une application pour un SIG (FOUQUET [2007]). MySQL est un SGBD dont l utilisation est largement répandu sur Internet, de nombreuses sociétés importantes l ont adopté pour leur site [2009]). En comparant les fonctions (proposées en langage PHP) de ces 2 SGBD sur le site [2009], nous nous apercevons que MySQL est sensiblement moins riche que PostGreSQL, mais est plus que suffisant pour l application développée Présentation des outils nécessaires à la programmation et à la mise en place du logiciel WAMP Server est une plate-forme de développement Web sous Windows. Elle est gratuite, distribuée sous une licence libre, et composée de 3 logiciels eux-mêmes libres : Apache, MySQL et PhpMyAdmin. Apache est le logiciel de service Web (type de logiciel utilisé pour les serveurs Web). De manière simplifiée, son rôle est de distribuer les pages Web auxquelles l utilisateur (poste client) souhaite accéder à travers son navigateur (les plus connus étant Internet Explorer et Mozilla Firefox). Cependant, le navigateur ne peut pas interpréter le langage PHP, d où l intégration à Apache du composant logiciel PHP (ici l acronyme PHP ne désigne pas le langage mais le composant). MySQL est le système gestionnaire de base de données évoqué dans la partie précédente. PhpMyAdmin permet de gérer de façon plus intuitive et visuelle des bases de données MySQL, et de générer manuellement des requêtes : définition du nombre de champs, des types de données contenus dans ces champs, des relations entre les diverses tables, opérations de maintenance de la base par des requêtes manuelles, etc. Cet outil m a permis de créer rapidement l ensemble de mes tables de données, et de facilement les modifier lorsque cela fut nécessaire. L application développée permet d exporter les données vers un fichier texte. Pour assurer cette fonction, un logiciel libre supplémentaire est nécessaire, Open Office (qui est l équivalent de Microsoft Office), ainsi qu une bibliothèque logicielle orientée objet, odtphp, elle-même distribuée sous une licence libre [2009]). Celle-ci permet de générer automatiquement des documents Open Office Texte (format.odt) à partir de modèles. Sur la figure 3.1 suivante, le cadre de gauche présente

42 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 41 sur 61 le modèle.odt contenant les variables entre accolades (ces dernières sont définies dans le script PHP), le cadre de droite illustre le résultat final. Enfin, pour obtenir un graphisme plus agréable, des icônes sont insérés dans le menu. La société Iconshock met à disposition gratuitement quelques échantillons téléchargeables sur leur site Internet, et utilisables sous certaines conditions : la modification et leur commercialisation à des tiers sont interdites, ainsi que leur utilisation dans un logiciel qui serait commercialisé, auquel cas il faudrait acheter ces icônes [2009]). Figure 3.1 : Illustration du fonctionnement de la bibliothèque odtphp [2009]) 3.3. Description du logiciel Décomposition du logiciel Décomposition graphique L affichage du logiciel, similaire au progiciel de gestion SPADICE (présenté lors du comparatif des progiciels), est composé de 2 cadres (voir figure 3.2 suivante) :! Le menu situé sur la gauche : il est le seul point d accès à chaque fonctionnalité, ce qui assure une navigation simple et rapide entre les diverses pages,! La page de traitement : où l utilisateur saisit les données à enregistrer ou les critères de recherche, et visualise le résultat.

43 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 42 sur 61 Figure 3.2 : Page Bilan d un dossier Vous trouverez en annexe D.1 le code source de la page Bilan d un dossier, le fichier design_bilan.css servant à la mise en page de l application, et le script permettant l export du bilan vers un fichier texte Organisation des pages codées de l application Chaque fonctionnalité affichée dans le menu est définie par un fichier.php contenant le script. Chacun d eux fait appel à un autre fichier au format.css définissant la présentation graphique. Il est possible de définir cette dernière directement dans les scripts PHP, en utilisant les balises HTML, cependant, cela nuit à la lisibilité du code de programmation et rend difficile la réorganisation graphique de l interface en cas d évolution. Tous ces fichiers sont enregistrés sur le serveur, il n est pas nécessaire de les copier sur le poste du collaborateur. L outil développé est entièrement hébergé par le serveur. L utilisateur accède à l application via le navigateur installé sur son poste.

44 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 43 sur Description des fonctionnalités Toutes les fonctionnalités présentées dans cette partie donnent des résultats fiables, chaque fonction a été testée au fur et à mesure du développement, ainsi qu une fois le prototype «terminé». Cette démarche m a permis d optimiser certaines parties du code source Gestion des temps passés et frais engagés Les fonctions Saisie des heures (voir figure 3.3) et Saisie des frais permettent aux salariés de saisir leurs temps passés (heures productives ou non) et les frais relatifs à un dossier. Pour assurer la cohérence des données enregistrées dans la base, l utilisateur est contraint de renseigner tous les champs affichés à l écran, à savoir : le numéro de dossier, la date des opérations, ses initiales, une prestation, un type d opération et une quantité. L application vérifie également la validité des valeurs renseignées, notamment grâce à des codes JavaScript. Par exemple, si l utilisateur saisit autre chose qu un nombre entier ou réel positif pour la quantité d heures, une fenêtre lui indique son erreur et bloque l enregistrement des données dans la base. Vous trouverez en annexe D.1.1 le code JavaScript (noté en bleu) permettant la vérification du formulaire de la page Bilan d un dossier. Le collaborateur peut également supprimer une ou plusieurs lignes simultanément s il s aperçoit avoir saisi de mauvaises informations.

45 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 44 sur 61 Figure 3.3 : Page Saisie des heures L option Bilan d un dossier permet de visualiser (voir tableau 3.1 suivant), et d exporter vers un fichier texte, la liste des heures et/ou des frais attachés à un dossier, ainsi que leur valorisation par rapport au coût de revient et au prix HT de vente unitaires. La valorisation se calcule avec une requête multi-tables du type : SELECT hr.quantite*t.px_vente_horaire_ht AS prix_ht, hr.quantite*lc.cout_revient_horaire AS cout_revient FROM heures_realisees AS hr, taches AS t, liste_collabo AS lc WHERE hr.id_dossier='$ref_dossier' AND hr.id_tache=t.id_tache AND hr.initiales_collabo=lc.initiales_collabo AND hr.id_contexte=c.id_contexte ORDER BY hr.date; Tableau 3.1 : Bilan des heures et frais d un dossier

46 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 45 sur 61 Les informations du tableau 3.1 sont ensuite regroupées par prestation et type d opération (voir tableau 3.2 suivant) pour obtenir un ensemble de sous-totaux permettant de faciliter la détermination des prix de vente et de revient du dossier. Tableau 3.2 : Bilan récapitulatif par prestation et type d opération d un dossier Enfin, un dernier tableau récapitulatif regroupe les données précédentes sous les thèmes suivants : terrain, bureau, improductif, frais et total dossier, toujours en considérant la valorisation des temps passés et frais (voir figure 3.2, tableau situé en bas à droite). Le principe est le même pour la page Bilan d un collaborateur, mais les critères de sélection des données à afficher sont plus complets. En effet, l utilisateur peut choisir un collaborateur ou tous les salariés, et le bilan peut être fait sur un dossier, une période ou une année. Cette fois-ci, les heures et frais sont regroupés par date, pour vérifier si le nombre d heures saisi pour une journée est proche de 8 heures. Cette fonctionnalité permet d avoir le nombre d heures productives et improductives des salariés, ce qui contribuera à la détermination du coût de revient horaire d un collaborateur pour l année suivante. Ces 2 fonctions, bilans d un dossier et d un collaborateur, sont plutôt réservées à la direction, pour la facturation d un dossier et la gestion financière du cabinet. Cependant, elles peuvent être également utiles à un technicien, d une part, pour avoir un suivi de son activité relative à un dossier qui peut durer plusieurs mois, et d autre part, pour se sensibiliser à la notion de prix de revient Facturation et suivi des factures La facturation est une étape qui nécessite parfois une certaine souplesse, donc le but de cette fonctionnalité n est pas d établir automatiquement la facture en fonction des temps passés et des frais. Dans un premier temps, le géomètre-expert saisit les éléments de facturation dans le tableau Saisie de la facture (voir figure 3.4 suivante, partie gauche du cadre principal), qui est composé :! de cases à cocher, qui correspondent à des prix forfaitaires : ouverture de dossier, forfait de base pour un DMPC, forfait pour la réalisation d une déclaration préalable, etc.! d éléments où l utilisateur doit saisir une quantité : nombre de bornes, de piquets, de points définis, etc.! d éléments où l utilisateur doit saisir un montant HT : plans divers, complément pour la réalisation d un diagnostic, etc.

47 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 46 sur 61 Un simple clic sur le bouton Calculer, en ayant au préalable saisi le numéro de dossier (qui correspond au numéro de facture) et la date de facturation, permet d afficher le récapitulatif du bilan concerné en regroupant les données par prestation et type d opération. Cela permet au géomètreexpert de comparer :! le montant HT de la facture obtenu par l intermédiaire du tableau Saisie de la facture,! et le prix de vente réel du dossier (voir figure 3.4 suivante, tableau situé en bas à droite du cadre principal), pour vérifier l exactitude de notre facturation. Il serait intéressant d afficher également le prix de revient total du dossier, pour ainsi avoir une marge par rapport au montant HT de la facture. Cependant, nous ne disposons pas des coûts horaires individuels des collaborateurs pour l année Pour plus de pragmatisme, lorsque l utilisateur clique sur le bouton Calculer, les informations préalablement saisies dans le tableau Saisie de la facture sont conservées, permettant ainsi de réitérer le calcul du montant (sans avoir à ressaisir toutes les données) jusqu à l obtention d un résultat satisfaisant. Figure 3.4 : Page Facturation La suite logique est la validation puis l export vers un fichier texte, le bouton Exporter n est activé qu après l enregistrement des données. Lors de la validation de la facture, les données sont enregistrées temporairement dans la table lignes_facture afin de calculer le montant final. Ensuite, les informations suivantes sont enregistrées définitivement dans la table suivi_factures :! la date de facturation,

48 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 47 sur 61! le montant HT. Le montant TTC et les dates des échéances sont calculés automatiquement par l application. La fonction Suivi des factures, réservée à l assistante comptable, permet entre autres de visualiser l état des factures enregistrées, une légende de couleurs est utilisée pour alerter l utilisateur :! vert : facture entièrement réglée,! blanc : en attente de règlement dans un délai de 2 mois suivant la date de facturation,! jaune : première échéance dépassée (2 mois après la date de facturation),! orange : deuxième échéance dépassée (4 mois après la date de facturation),! rouge : troisième et dernière échéance dépassée (6 mois après la date de facturation). Il est possible de saisir manuellement le montant d une facture qui n aurait pas été réalisée avec la fonction Facturation. Enfin, cette fonctionnalité permet de saisir un acompte et sa date de versement, de mettre à jour le montant réglé (paiement total ou partiel) et de modifier un quelconque élément contenu dans la table suivi_factures avec une mise à jour automatique des autres informations connexes. Par exemple, si l utilisateur modifie la date de facturation, les dates des échéances sont mises à jour. Cependant, il faudra programmer l export vers un fichier texte et le calcul des montants impayés pour une période donnée afin de rendre plus utile cette fonctionnalité. Remarque : Si un numéro de facture existe déjà, il est impossible pour l utilisateur d ajouter une facture désignée par le même numéro, autant pour la fonction Facturation que Suivi des factures Outils de paramétrage et de maintenance Une caractéristique importante d un logiciel est de pouvoir être configuré sans difficulté. Le prototype permet, via l interface graphique, de paramétrer des éléments importants pour la gestion financière des dossiers (voir figure 3.5 suivante) :! le coût horaire de chaque salarié (ainsi que certaines informations le concernant),! les divers coefficients utilisables pour la modification des tarifs unitaires! le coût de revient et prix de vente unitaires des frais spéciaux (bornes, piquets, tirages, kilométrage, etc.),! le prix de vente horaire de chacune des opérations réalisables (levé par GPS, implantation au tachéomètre robotisé, réalisation de plans divers, etc.). L interface graphique permet également d assurer la maintenance de certaines données de la base, c est-à-dire que l utilisateur peut effacer des données dont il n a plus besoin, par exemple des saisies de temps passés et de frais qui datent de plusieurs années. Cette fonctionnalité est essentielle pour conserver un outil performant. En diminuant le nombre de lignes de données à traiter lors d une requête, le temps de réponse s en trouve amoindri.

49 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 48 sur 61 Les options citées précédemment sont réservées à la direction du cabinet, c est-à-dire le géomètreexpert et le cadre. Pour aboutir à une application plus sûre, il faudra verrouiller l accès à certaines fonctions suivant le poste occupé au sein de l entreprise. Cependant, il s agit d une petite structure dans laquelle tout le monde se côtoie, on peut donc se baser sur la confiance en attendant une évolution du prototype. Figure 3.5 : Page des paramétrages liés aux types d opérations 3.4. La base de données Liste des tables La seule et unique base de données (en effet, il est possible d en utiliser plusieurs, voire avec des SGBD différents afin d utiliser le plus adapté pour une utilisation donnée) est composée de 10 tables, que l on peut répartir en 3 catégories : gestion des heures et frais, facturation et les tables nécessaires à l utilisation du programme. Vous trouverez en annexe D.2 l ensemble des tables ainsi que les enregistrements qui les composent.

50 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 49 sur 61 La gestion des temps passés et frais nécessite les tables suivantes :! contexte : elle contient la liste des différentes prestations proposées par le cabinet ainsi qu un coefficient qui pourra être appliqué lors de l établissement d un devis (la fonction concernant les devis est à développer),! frais_variables : elle regroupe l ensemble des frais spéciaux relatifs à une opération (kilométrage, repas, bornes, piquets, tirages, etc.), leur prix de vente HT unitaire, leur coût de revient unitaire et les coefficients permettant leur éventuel ajustement,! taches : les lignes de données correspondent aux différentes opérations que peut réaliser un salarié ou le géomètre-expert (levé au GPS, rédaction d un DCE, établissement d un plan, etc.),! liste_collabo : elle contient l ensemble des collaborateurs (code, titre, nom, prénom, poste), leur coût de revient horaire respectif, et un coefficient permettant d ajuster ce dernier,! frais_realises et heures_realisees : ces 2 tables conservent les données saisies par le collaborateur sur les pages Saisie des heures et Saisie des frais. L établissement et le suivi des factures s appuient sur les tables suivantes :! elements_facturation : elle reprend tous les éléments listés dans le bordereau des prix,! lignes_facture : cette table sert d intermédiaire (elle n est donc remplie que temporairement) pour le calcul du montant final de la facture,! suivi_factures : elle assure le suivi des factures en ce qui concerne les dates et les montants versés par le client ; par exemple, le montant de l acompte et sa date de versement. Il existe enfin une dernière table :! annees : elle contient les années de 2000 à 2020, et est utilisée pour la liste déroulante (saisie des dates) Structuration de la base La première étape, pour mettre en place la base de données, a été de lister toutes les informations nécessaires à la gestion financière d un dossier, telles que la liste des salariés, le coût de revient unitaire de chaque frais et collaborateur, les types d opérations réalisés par les collaborateurs, les prestations proposées par le cabinet et le bordereau des prix unitaires de vente. La seconde étape a été de répartir ces informations dans des tables de données de manière cohérente (c est-à-dire par thème), en évitant si possible de dupliquer une information ou un enregistrement. Cette démarche permet d avoir des tables réduites à leur strict nécessaire, et ainsi d économiser les ressources informatiques du serveur (espace de stockage des données, rapidité d exécution des requêtes). Pour cette étape, j ai réalisé 2 modèles conceptuels de données (MCD), l un concernant la gestion des temps passés (voir figure 3.6) et l autre la facturation (voir figure 3.7). Sur ces MCD, les tables sont représentées par des rectangles. L en-tête contient le nom de la table, les éléments suivants sont les champs qui la composent, celui souligné est la clé primaire, qui est un identifiant unique de chaque ligne d enregistrement. Les ellipses illustrent les relations entre les

51 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 50 sur 61 tables. L en-tête précise la nature de la relation, les éléments suivants sont les champs nécessaires à l organisation des données. Par exemple, sur la figure 3.6, un collaborateur peut réaliser un ou plusieurs types d opérations (1,n), et un type d opération peut être réalisé par aucun ou plusieurs salariés (0,n). Concrètement, lorsque l employé (table liste_collabo) saisit un temps passé, il choisit un type de travail (table taches), une prestation (table contexte) et y affecte son identifiant, une date, un numéro de dossier et une quantité. Figure 3.6 : MCD pour la gestion des temps passés et frais Figure 3.7 : MCD concernant la facturation

52 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 51 sur Mise en place et formation Actuellement, le prototype est installé sur 3 postes à Argentan, ce qui nous a permis de tester son fonctionnement en réseau. L application est effectivement fonctionnelle en réseau. Le déploiement débutera immédiatement après la fin du projet de fin d études, ce qui me permettra d y participer et de dresser un premier bilan des apports réels de la solution et des améliorations à apporter en terme d utilisation Principe de fonctionnement en réseau du logiciel Nous pouvons remarquer sur la figure 3.5 que ce logiciel s utilise dans un environnement Web, via un navigateur Internet, en l occurrence ici le navigateur gratuit Mozilla Firefox. Cette particularité permet d «équiper» un poste client en toute simplicité, sans avoir à copier un quelconque fichier de l application sur le nouveau poste utilisateur. Il suffit d utiliser l adresse URL de la page d accueil du logiciel pour y accéder. La seule contrainte est que cet ordinateur doit être connecté au réseau local d Argentan. La figure 3.8 suivante schématise le réseau informatique du bureau d Argentan, et permet de mieux appréhender le fonctionnement en réseau de l application développée. Le navigateur, qui utilise le protocole HTTP pour communiquer via le réseau, ne peut décoder des scripts PHP. Cette opération est réalisée du côté serveur, celui-ci doit impérativement être équipé de logiciels permettant l interprétation des codes écrits en PHP (Apache/PHP, qui est contenu dans WAMP). La réponse est renvoyée entièrement codée en HTML au poste client, qui peut donc interpréter ce résultat. Figure 3.8 : Schéma du réseau informatique d Argentan Le logiciel reste fonctionnel même en cas de panne de la connexion à Internet, car l application est entièrement hébergée par le serveur d Argentan, qui est équipé de WAMP.

53 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 52 sur 61 Cependant, une telle configuration nécessite un serveur suffisamment puissant pour supporter la connexion simultanée de plusieurs utilisateurs. Par exemple, le matériel actuel ne pourrait pas supporter 10 utilisateurs simultanément. Le principe est le même pour Falaise, où les ordinateurs sont installés en réseau, mais ils ne bénéficient ni d un serveur, ni d un switch. L application sera hébergée par un poste, moins performant qu un serveur, limitant d avantage le nombre d utilisateurs Adaptations organisationnelles du cabinet futures Liées aux fiches de suivi actuelles Le premier changement concerne les feuilles individuelles de temps passés (présentées en annexe B.3). Le format actuel manque de lisibilité pour une transcription sous informatique, et n incite pas le collaborateur à saisir ses temps passés de façon hebdomadaire, ni à décrire de manière précise ce qu il a fait. Le tableau 3.3 suivant présente la nouvelle feuille individuelle hebdomadaire des heures. Nom : Semaine du : au : Date Dossier Commune Prestation Nature des travaux Temps Observations Tableau 3.3 : Nouvelle feuille individuelle des temps Le deuxième changement est le suivant : désormais, la saisie des heures dans le tableau nommé Désignation des travaux du dossier de suivi sera inutile. Il n y aura donc plus de double saisie concernant les heures travaillées. Quant aux frais, ils seront toujours notés dans ce tableau dont le format sera celui présenté dans le tableau 3.4 suivant. Cette organisation évitera que 2 collaborateurs ayant travaillés sur le même dossier saisissent 2 fois les frais inhérents. D ailleurs, ces derniers seront saisis par le secrétariat afin d alimenter la base de données du logiciel. Dossier : Dossiers Connexes : Intervenant Date km repas tirages bornes Frais spéciaux et autres points définis surface Carrez autres Observations Tableau 3.4 : Nouveau tableau de saisie des frais Une fois le dossier clos, le secrétariat imprimera le bilan complet du dossier (heures et frais), qui servira à M. Clemenceau pour établir la facturation.

54 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 53 sur Liées au réseau informatique Tous les collaborateurs utiliseront les nouvelles feuilles individuelles des heures. Ces dernières, en ce qui concerne les employés «basés» à Falaise, seront retranscrites sous informatique via le logiciel par le secrétariat d Argentan à chaque fin de semaine. Les autres salariés saisiront eux-mêmes ces informations. Le bureau de Falaise récupèrera chaque vendredi soir, ou lundi matin, une copie de la base de données (enregistrées sur le serveur d Argentan) afin de pouvoir établir et assurer le suivi de la facturation des dossiers relatifs à Falaise. En effet, il n y aura qu une seule base de données de «référence», celle d Argentan. La mise en place d un réseau VPN permettra de remédier à cela. En effet, chaque collaborateur pourra saisir lui-même ses temps passés, car les 2 sites auront un réseau informatique commun, au centre duquel le serveur d Argentan supportera l application développée et la base de données associée Améliorations et perspectives relatives au logiciel Améliorations relatives aux fonctionnalités A l issue du projet, seules les fonctionnalités citées dans la partie ont été programmées. Certaines d entre elles sont à améliorer. La fonction Maintenance ne permet que d effacer des données sur une période. Or, des dossiers peuvent s étaler sur plusieurs mois, voire plusieurs années, et nous obligent ainsi à conserver toutes les lignes enregistrées sur cette période (mêmes celles inutiles). La saisie des heures et frais se fait «ligne par ligne», c est-à-dire un enregistrement à la fois. Il aurait été intéressant de pouvoir saisir le collaborateur, le numéro de dossier et la date, et de sélectionner plusieurs types d opérations et les quantités associées pour n avoir à valider qu une seule fois, et ainsi enregistrer toutes les tâches ou frais réalisés dans une journée. La fonction Suivi des factures, dans son état actuel, ne permet pas de réaliser des bilans suivants divers critères : par exemple, le total des impayés sur une période, la liste des dossiers impayés, etc. L export de ces informations vers un fichier texte est également indisponible pour l instant. Actuellement, le suivi des factures se fait via un fichier Excel (qui permet de faire le total des impayés), il faudra donc réaliser une double saisie du suivi des factures en attendant l amélioration de l application. Cette précaution permettra de disposer des données actuelles pour leur utilisation future. Pour clarifier les propos précédemment cités, la mise en place d un nouvel outil informatique pose la problématique suivante : comment récupérer les données antérieures à cette évolution. Afin d étoffer les fonctionnalités relatives à la gestion financière, il serait intéressant de développer :! un module concernant les devis, destiné à l établissement et au suivi de tels documents,! un module de calcul des coûts horaires individuels de chaque salarié (étant donné que nous disposons du ratio entre les heures facturées et les heures travaillées). L application développée ne répond pas à tous les besoins du cabinet en terme de gestion des dossiers, l aspect administratif n est pas assuré. Il serait intéressant de programmer des

55 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 54 sur 61 fonctionnalités permettant de suivre l état d avancement du dossier, de rappeler les échéances et évènements du dossier, de visualiser les éléments concernant le client et la désignation cadastrale du chantier, etc. Cette démarche nécessitera une réflexion poussée pour mettre en place les tables de données utiles à une telle gestion. Pour faciliter la prise en mains de l application, notamment pour un nouvel utilisateur, la programmation d un menu d aide s avèrera très utile. La plate-forme WAMP offre de nombreuses possibilités de développement, mais l intégration de données de nature géométrique (pour une application cartographique) nécessiterait l utilisation d un autre SGBD tel que PostGreSQL associé à PostGIS Améliorations relatives au code source et aux tables de données Le code source actuel n est pas optimisé dans toutes les parties. En effet, j ai parfois programmé des requêtes SQL qui renvoient plus d informations que nécessaires, ce qui augmente le temps de réponse. Durant la phase de programmation, il n est pas toujours aisé de distinguer les éléments qui nous sont strictement nécessaires, l amélioration du script passera donc par le «nettoyage» de ces requêtes. En ce qui concerne les tables de données, mes limites en tant que développeur m ont conduit à répéter le prix de vente unitaire des frais spéciaux (bornes, piquets, tirages, kilométrage, etc.) dans 2 tables différentes : elements_facturation et frais_variables, la première servant à établir la facture et la deuxième les prix de revient et de vente d un dossier. Cela nuit à l unicité des informations enregistrées dans les tables. De plus, lors de la mise à jour de la grille tarifaire pour une nouvelle année, il faudra veiller à modifier les données dans ces 2 tables. Cependant, ce désagrément peut être écarté en complétant le code source de la page de paramétrage (la mise à jour de l un induit automatiquement celle de l autre). Le tableau 3.5 suivant illustre l amélioration à apporter, en priorité, à la structure des tables (le code source devra également faire l objet d une modification). La valorisation de chaque temps passé (ou frais) n est pas enregistrée dans la table heures_realisees (ou frais_realises), or il est indispensable d avoir cette valorisation pour une date donnée. En l état actuel, la valorisation des temps et frais se calcule avec les derniers tarifs mis à jour dans les tables prévues à cet effet. Concrètement, cela nous oblige donc à faire le bilan des dossiers de 2008 avant l utilisation de la grille tarifaire de 2009, sinon les heures et frais de 2008 seront valorisés avec la tarification de id_ligne id_dossier date Situation actuelle pour la table frais_realises : initiales_ collabo id_contexte id_fraisvar quantite DEF DEF id_ligne id_dossier date Situation après amélioration : initiales_ collabo id_contexte id_fraisvar quantite px_vente cout_revient DEF DEF Tableau 3.5 : Insertion des valorisations dans la table frais_realises

56 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 55 sur 61 Une telle modification peut être réalisée même après la mise en place du logiciel. Vous trouverez en annexe D.3 le script PHP à appliquer pour mettre à jour les 2 dernières colonnes Améliorations relatives à l interface graphique Le succès de ce type de logiciel passe par une simplicité d utilisation et une politique de moindre effort, cependant, ces caractéristiques engendrent une programmation plus complexe. En effet, un outil plus simple à utiliser signifie que la part de «travail» à fournir par le collaborateur est amoindrie, notamment grâce à l automatisation, qui est assurée par le programme, d où un code source plus complet et complexe. Les améliorations de l'interface dépendront en grande partie de l évolution des fonctionnalités envisagée pour la suite, néanmoins, nous pouvons émettre quelques critiques concernant l interface actuelle. La liste déroulante des types d opérations, sur la page Saisie des heures, est composée de 38 éléments, notamment car il faut différencier les heures facturées au tarif de géomètre-expert et celles de technicien. De plus, la maîtrise d œuvre et les diagnostics comportent des tâches qui leurs sont spécifiques. L amélioration envisageable à ce niveau est de créer une liste déroulante conditionnelle. Concrètement, la liste des opérations proposée dépendrait du collaborateur et de la prestation sélectionnés. La saisie des dates, qui se fait actuellement par 3 listes déroulantes (jour, mois, année), pourrait également être plus agréable et pratique via l affichage d un petit calendrier, où l on sélectionnerait le jour souhaité. La page Facturation, lorsque le montant est calculé et le bilan du dossier affiché, est quelque peu «surchargée», si par la suite nous voudrions afficher plus de résultats, il faudrait étaler les données et ainsi utiliser une barre de défilement (plus communément appelé scrollbar), ou encore afficher les résultats dans une autre fenêtre, sans pour autant nuire à l aspect pratique de l utilisation. Le menu actuel s étend sur toute la hauteur de la page, nous pourrions les regrouper par thème en cas de programmation de nouvelles fonctionnalités, afin d éviter une liste trop longue ne facilitant pas la navigation dans le menu. Il serait également intéressant d afficher la date au-dessus du menu, s avérant utile pour la facturation.

57 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 56 sur 61 CONCLUSION GENERALE ET PERSPECTIVES Le cabinet Clemenceau, dans un souci d optimisation de la rentabilité et de la satisfaction du client, a décidé de moderniser ses «outils» de gestion interne concernant les dossiers, tant sur l aspect financier qu administratif. Ce projet de fin d études, notamment la phase d audit, m a permis de me familiariser avec la gestion financière et administrative d un cabinet de géomètres-experts, et d en observer les contraintes quotidiennes sur l organisation du travail. Au-delà de l acquisition de certaines notions de gestion, j ai pu parfaire mes connaissances et compétences en termes de programmation et de réseau informatique, notamment grâce au développement d un prototype de gestion. L audit a révélé 2 principaux points problématiques, notamment dus à un manque de centralisation des informations au sein d une base de données unique, commune et informatique.! Premièrement, la gestion des temps passés, qui est un problème majeur au sein du cabinet. L exploitation des données, recueillies sur support papier, est pénible et ne facilite pas, d une part, l établissement du prix de revient du dossier, et d autre part, la détermination du taux d heures improductives par rapport à celles travaillées.! Deuxièmement, le suivi administratif des dossiers est entièrement fait sur support papier. Cette méthode ne permet ni une consultation rapide des informations relatives à l état d avancement des dossiers, ni le rappel des échéances et évènements importants. Les autres dysfonctionnements (présentés dans les tableaux 1.3 à 1.5) pourront faire l objet d une nouvelle étude afin de mettre en place les outils nécessaires à leur résolution. Suite à une étude comparative des progiciels de gestion commercialisés, qui correspondent aux exigences du cabinet et même au-delà, M. Clemenceau a décidé de ne pas investir, du moins à court terme, dans ce genre de produit dont le coût d achat est important. L informatisation de la gestion étant une nécessité pour optimiser son efficacité dans ce domaine, j ai développé un outil permettant de recueillir et d exploiter les informations relatives à la gestion financière d un dossier. Quant à l aspect administratif du suivi des dossiers, la programmation de ces options est une évolution envisageable de l application, voire même une suite logique, en adéquation avec le désir du cabinet de moderniser sa gestion interne. Toutes les fonctionnalités présentées dans la partie aboutissent à des résultats fiables, et l utilisation en réseau du prototype est fonctionnelle. Quant à l interface graphique, elle pourra également être améliorée en vue d atteindre plus de simplicité et de pragmatisme dans le cadre de son utilisation. Une autre évolution envisageable est l installation d un réseau informatique commun aux 2 sites (un réseau VPN conviendrait), ce qui permettrait d optimiser l utilisation même du logiciel en rendant accessible la base de données à tous les collaborateurs, autant ceux de Falaise que d Argentan. D autre part, si un réseau VPN n est pas mis en place, la migration de l application vers un hébergeur Web est tout à fait possible, en effet, celle-ci est développée à la manière d un site Internet, et MySQL est un SGBD largement répandu sur le Web. La phase de déploiement du logiciel débutera immédiatement après la fin du projet de fin d études, ce qui me permettra d y participer, et de dresser un premier bilan des apports réels de la solution. Cette mise en place nécessitera la formation des futurs utilisateurs et l adoption de nouvelles habitudes au

58 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 57 sur 61 sein du cabinet, notamment la sauvegarde quotidienne de la base de données et la saisie hebdomadaire des heures et frais via l interface graphique de l application.

59 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 58 sur 61 TABLE DES ILLUSTRATIONS Figures FIGURE 1.1 : ORGANIGRAMME DU CABINET CLEMENCEAU FIGURE 1.2 : LOGIGRAMME SIMPLIFIE DU PROCESSUS DE RECUEIL DES EXIGENCES DU CLIENT FIGURE 1.3 : LOGIGRAMME DU PROCESSUS GENERAL DE PRODUCTION FIGURE 1.4 : LOGIGRAMME SIMPLIFIE DU PROCESSUS GENERAL DE PRODUCTION FIGURE 1.5 : REPARTITION DU CHIFFRE D AFFAIRES POUR L ANNEE FIGURE 1.6 : DELAI DE FACTURATION D UN DOSSIER FIGURE 1.7 : DELAI DE REGLEMENT D UNE FACTURE FIGURE 3.1 : ILLUSTRATION DU FONCTIONNEMENT DE LA BIBLIOTHEQUE ODTPHP [2009]) FIGURE 3.2 : PAGE BILAN D UN DOSSIER FIGURE 3.3 : PAGE SAISIE DES HEURES FIGURE 3.4 : PAGE FACTURATION FIGURE 3.5 : PAGE DES PARAMETRAGES LIES AUX TYPES D OPERATIONS FIGURE 3.6 : MCD POUR LA GESTION DES TEMPS PASSES ET FRAIS FIGURE 3.7 : MCD CONCERNANT LA FACTURATION FIGURE 3.8 : SCHEMA DU RESEAU INFORMATIQUE D ARGENTAN Tableaux TABLEAU 1.1 : RESSOURCES INFORMATIQUES DU CABINET TABLEAU 1.2 : ELEMENTS A FOURNIR DANS AURIGE (COMBES [2008]) TABLEAU 1.3 : ANALYSE SUR LA GESTION DES TEMPS PASSES ET DU PLANNING TABLEAU 1.4 : ANALYSE SUR LE SUIVI DES DOSSIERS EN COURS TABLEAU 1.5 : ANALYSE DE LA FACTURATION ET COMPTABILITE TABLEAU 2.1 : COMPARATIF DES PROGICIELS TABLEAU 2.2 : PRIX D ACHAT DES PROGICIELS EN! TTC TABLEAU 3.1 : BILAN DES HEURES ET FRAIS D UN DOSSIER TABLEAU 3.2 : BILAN RECAPITULATIF PAR PRESTATION ET TYPE D OPERATION D UN DOSSIER TABLEAU 3.3 : NOUVELLE FEUILLE INDIVIDUELLE DES TEMPS TABLEAU 3.4 : NOUVEAU TABLEAU DE SAISIE DES FRAIS TABLEAU 3.5 : INSERTION DES VALORISATIONS DANS LA TABLE FRAIS_REALISES... 54

60 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 59 sur 61 GLOSSAIRE Clé primaire : Les lignes d une table de données doivent être uniques, cela signifie qu une colonne doit servir à les identifier. Il s agit de la clé primaire de la table. CSS : «Feuilles de style en cascade» qui s utilisent pour la mise en page de documents HTML. Elles permettent de séparer le contenu et la présentation, améliorant ainsi la lisibilité du code source [2009] dictionnaire). HTML : Langage informatique permettant de créer des pages Web, il utilise des balises pour mettre en forme le texte [2009] dictionnaire). HTTP : Protocole de transfert (règles de communications entre matériels électroniques) des pages Web sur Internet. Les postes clients envoient des requêtes HTTP aux serveurs Web, qui eux-mêmes répondent en HTTP, afin de visualiser des pages Web [2009] dictionnaire). JavaScript : Langage de script orienté objet dont le code est inclus directement dans les pages Web. Il est interprété par le navigateur du poste client [2009] dictionnaire). Licence libre : Contrat qui garantit un certain nombre de libertés à l utilisateur du logiciel distribué sous une telle licence. Selon la Free Software Foundation les principales sont de pouvoir : redistribuer des copies du logiciel, l exécuter sans restriction, étudier son fonctionnement et l adapter à ses besoins, l'améliorer et publier ces améliorations. La plus répandue des licences libres est la Copyleft, en opposition à la Copyright [2009]). MCD : Un modèle conceptuel des données a pour but d écrire de façon formelle les données qui seront utilisées par le système d information. Il s agit donc d une représentation de ces dernières, facilement compréhensible, permettant de décrire le système d information à l aide d entités. PHP : Langage de programmation conçu pour aider à la création d applications Web. Ce langage est interprété par le serveur Web [2009] dictionnaire). PostGIS : Module spatial qui confère à PostGreSQL le statut de SGBD cartographique [2009]). Serveur Web : Un serveur est un système fournissant des services réseaux tels que le stockage de données et le transfert de fichiers. Un serveur Web reçoit des requêtes HTTP et y répond. Il fournit des pages Web consultées par des internautes [2009] dictionnaire). SQL : Le Structured Query Language est un langage informatique utilisé par les logiciels pour formuler des demandes d opérations sur les bases de données [2009] Les bases de données). Switch : Equipement électronique actif d'interconnexion de réseaux. Il n'émet une information reçue que sur le port connecté au réseau auquel est relié le destinataire, ceci économise de la bande passante [2009] dictionnaire). URL : Identifiant unique d'une ressource sur Internet, en général vers une page Web [2009] dictionnaire).

61 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 60 sur 61 BIBLIOGRAPHIE Ouvrages et revues COMBES, G. [2008]. Etude et mise en application de méthodologies de travail uniformisées au sein d une société de géomètres-experts, Mémoire de soutenance de diplôme d ingénieur, INSA de Strasbourg, Spécialité topographie. FOUQUET, D. [2007]. Réflexion sur la mise en place d un système mobile d aide à la navigation destiné aux services d urgence basé sur une solution libre, Mémoire de travail de fin d études pour le diplôme d ingénieur, ESGT. KIEHL, G. [2008], Cours de Gestion financière d entreprise, INSA de Strasbourg, Topographie. MULLER et al. [2008], Cours de Gestion financière d entreprise, INSA de Strasbourg, Topographie. Sites Internet [2009] Editeur du logiciel de gestion ASA URL [2009] Club des professionnels de l informatique - dictionnaire URL [2009] Editeur d icônes URL [2009] Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques URL [2009] Dictionnaire français URL [2009] Manuels PHP/MySQL : URL Manuels PHP/PostGreSQL : URL MDP [2008] Editeur du logiciel de gestion GéoProd Quality URL MFP [2009] Editeur du logiciel de gestion GeneSys URL [2009] Gestionnaire de base de données MySQL URL OBBC [2009] Editeur de logiciels de gestion et de diagnostics immobiliers URL [2009] site officiel URL

62 Mémoire de soutenance de Diplôme d Ingénieur Page 61 sur 61 [2009] Ordre des Géomètres Experts URL OPCA-PL@ [2009] Organisme Paritaire Collecteur Agréé des Professions Libérales URL Open [2009] site francophone officiel URL [2009] Logiciel libre PostGIS URL [2009] Gestionnaire de base de données PostGreSQL URL SPATIAL [2009] Société suisse de géomatique, et éditeur du logiciel de gestion Spadice URL [2009] Editeur du logiciel de gestion GéoCD URL [2009] Editeur de logiciel de gestion URL [2009] Les bases de données URL