2E Révision introduction au Tableur > 3) Formules simples

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1 Objectifs de ce module Je serai capable... de saisir et de modifier des formules simples de comprendre comment Excel gère les priorités des opérateurs d'utiliser les parenthèses dans les formules pour atteindre les résultats recherchés de saisir avec ma souris les plages concernées par les formules d'utiliser des adresses (références) relatives et absolues de copier des formules Introduction Définition du terme : formule Une formule est un mini programme - ou un ensemble d'instructions - qu'excel exécute en permanence. Si une des valeurs prise en compte dans ce mini programme change alors le résultat renvoyé par cette formule change aussi. Ci-dessous une formule simple : une formule (l'addition de la cellule A1 et de la cellule A2) a été placée dans la cellule A3. Si on change les valeurs des cellules A1 et A2, le résultat donné par la formule de la cellule A3 change : Remarque : la barre de formule d'excel vous indique toujours quelle cellule a été sélectionnée (ici la cellule A3) et quel est son contenu (valeur numérique ou alphanumérique ou encore formule ici la formule "=A1+A2"). Les éléments d'une formule Une formule saisie dans une cellule peut être construite à l'aide de 6 éléments dont le premier est nécessaire et obligatoire : 1. le signe = : toute formule commence par ce signe 2. les opérateurs : + pour additionner, - pour soustraire, / pour diviser, * pour multiplier, ^ pour élever à une puissance 3. les adresses ou références aux cellules : chaque cellule est identifiée par une colonne et une ligne (C34 : colonne C, ligne 34); une formule peut contenir l'adresse d'une cellule qui se trouve sur la même feuille de calcul, sur une feuille de calcul annexe, dans un même classeur ou encore une adresse/référence d'une cellule qui se trouve dans un autre classeur. 4. les valeurs : numérique (1200) ou alphanumérique ("réussi"). Attention, les valeurs alphanumériques doivent toujours être saisies entre guillemets! 5. les fonctions disponibles et reconnue par Excel : Excel propose déjà une quantité de fonctions prédéfinies pour lesquelles l'utilisateur n'a plus qu'à fournir les arguments nécessaires à leur utilisation (la fonction SOMME(A1:A234) additionne toutes les valeurs qui se trouvent dans les cellules définies par l'intervalle, ici entre la cellule A1 et la cellule A234, y compris les valeurs des cellules A1 et A les parenthèses qui sont essentielles pour contrôler l'ordre dans lequel chaque opération sera effectuée. 1/6

2 Les formules La priorité des opérateurs L'utilisation des opérateurs (+, -, *, /, ^) dans une formule simple pose le problème de leur priorité; ouvrez le document Revision3_Demo_d.xlsx et saisissez dans la feuille "TESTS" les formules suivantes dans les cellules concernées : A1 =-1*3+8/4 A2 =-1*(3+8)/4 A3 =-(1*3)+(8/4) A4 =-((1*3)+8)/4 A5 =-1*(3+(8/4)) A6 =8^3*3+8/4 A7 =8^(3*3)+(8/4) Vous constaterez dans vos résultats que les parenthèses permettent de préciser à Excel dans quel ordre les calculs doivent être exécutés. Sans parenthèse, Excel utilisera sa propre logique et dans l'ordre suivant : Testez dans la cellule A9 la formule suivante : A9=-2*10%+3^4&" kilos" Excel affectera le signe "-" à 2, puis transformera 10 en 0.1 (10% = 0.1). Excel élèvera ensuite 3 à la puissance 4 (81), multipliera -2 par 0.1 (-0.2) puis ajoutera -0.2 à 81 (80.80). Enfin il concaténera le résultat avec le terme kg (80.8kg). La valeur des cellules dans une formule Toujours dans la feuille "TESTS" de votre classeur ouvert, saisissez les valeurs suivantes dans les cellules concernées : C1 = -1 C2 = 3 C3 = 8 C4 = 4 Dans la cellule C5, saisissez une formule qui permet d'élever la valeur de la cellule C2 à la puissance indiquée par la valeur de la cellule C3, puis d'ajouter à ce calcul la valeur qui se trouve dans la cellule C4 et enfin de diviser le tout par la valeur de la cellule C1. Le résultat qui doit apparaître est si vous avez correctement utilisé les parenthèses. Pour construire la formule, utilisez la souris pour sélectionner chaque cellule. La boîte de dialogue "Générateur de code" Excel met à votre disposition une quantité de fonctions prédéfinies prêtes à l'emploi. Pour atteindre ces fonctions vous avez plusieurs possibilités : premièrement, utilisez le menu Insertion et choisissez la commande Fonctions... Deuxièmement cliquez dans la barre de formule sur le bouton : Priorité Opérateur Exemple Solutions 1 - Signe préfixé =-2*4-8 2 % Pourcentage =2*10% 20% 3 ^ Elévation à une puissance =5^ * et / Multiplication et division =3*8/ et - Addition et soustraction = & Concaténation de texte =18&"kg" 18kg 7 =,<,>,<> Comparaison A1>A2 Dans les deux cas, la boîte de dialogue ci-contre apparaît : 2/6

3 Cette boîte de dialogue vous permet de choisir à travers des catégories la fonction que vous souhaitez insérer dans une formule. Pour chaque fonction que vous sélectionnez apparaît une brève explication sur son utilisation et les arguments nécessaire à son exécution. Pour insérez la fonction sélectionnée, doublecliquez sur le nom de la fonction, puis fermez la boîte de dialogue. Etude de la fonction SOMME() Syntaxe SOMME(nombre1;nombre2;...) : SOMME(1;45;34;2;78) SOMME(intervalle) : SOMME(A1:A6) SOMME(divers éléments) : SOMME(A1:A7;B25;C56;D:D) Définition La fonction SOMME() accepte les arguments suivants : une suite de chiffres à additionner saisis par l'utilisateur, chacun séparé par un point-virgule une suite de cellules non contiguës dont on veut additionner la valeur, chacune séparée par un point-virgule un intervalle de cellules à additionner, défini par la première et la dernière cellule à prendre en compte dans l'addition, toutes deux séparées par deux points divers éléments séparés par des points-virgules (une valeur, une cellule contenant une valeur à additionner, un intervalle de cellule) Exemples Testez les exemples ci-dessous en utilisant la feuille Somme1 de votre classeur déjà ouvert. Exemple 1 Pour ce premier exemple, allez dans la cellule A1 et saisissez votre formule : =SOMME(1;4;6;3;23;12;56) Les éléments d une fonction doivent être séparés par des points-virgules. Exemple 2 Pour l'exemple 2, choisissez la cellule A8 et utilisez le bouton "Somme automatique" : et sélectionnez directement avec votre souris la cellule A2 puis appuyez sur le bouton cmd de votre clavier et tout en le maintenant cliquez encore sur les cellules B3 et C5 : La sélection des cellules avec la touche cmd permet d insérer automatiquement les points-virgules entre les éléments de la fonction. Chaque cellule/groupe de cellules sélectionné apparaît dans une couleur différente ce qui simplifie la lecture de la formule. Validez maintenant en cliquant sur le bouton 3/6

4 Exemple 3 Pour l'exemple 3, utilisez le bouton "Somme automatique" dans la cellule B8. Sélectionnez l'intervalle des cellules B1 à B6 avec la souris uniquement. Exemple 4 Pour l'exemple 4, utilisez à nouveau la somme automatique et choisissez les cellules et ajoutez-y les nombres tout en séparant chaque élément par des points-virgules. Faites l'exercice qui se trouve dans la feuille Somme2 de votre classeur déjà ouvert. Copier - Coller une formule Testez l'exemple ci-dessous, utilisez la feuille CopierColler de votre classeur Revision3_Demo_d.xlsx. Pour éviter de re-construire une formule qui existe déjà dans la feuille de calcul, il suffit de la copier-coller! Prenons un exemple : A partir des données figurant dans ce tableau, il faut encore calculer d'une part la ligne "Bénéfice" qui représente la différence entre le chiffre d'affaires et les coûts d'une année et d'autre part la colonne F "Totaux" qui est simplement la somme de chaque ligne. Si vous comptez le nombre de points d'interrogation, vous devrez saisir 7 formules pour compléter ce tableau. Or, il n'y a en fait que 2 formules à saisir qui pourront être ensuite copiées-collées dans les cellules concernées : Cellule B6 =B4-B5 Cellule F4 =SOMME(B4:E4) Les cellules C6, D6 et E6 devront effectuer les mêmes opérations que la cellule B6 pour calculer le bénéfice des années 2011 à Les cellules F5 et F6 devront effectuer les mêmes opérations que la cellule F4 pour calculer la somme des coûts et la somme des bénéfices. Il suffit donc de copier-coller les formules déjà saisies. 3 solutions pour copier-coller... a) au plus vite... Dans le cas où vous n'avez pas encore formaté votre feuille Excel, sélectionnez la cellule B6 puis positionnez votre curseur à droite en bas de la cellule B6. Votre curseur change de forme (une petite croix noire, fine) et vous indique ainsi que vous pouvez copier-coller. Il ne vous reste plus qu'à cliquer-glisser jusqu'à la cellule E6. 4/6

5 b) en utilisant les boutons de la barre d'outils Standard Procédure à suivre : sélectionnez la cellule B6, cliquez sur le bouton copier, sélectionnez les cellules C6 à E6 et cliquez sur le bouton coller Remarque importante : ces deux premières solutions (a et b) copient non seulement les formules, mais aussi les formats de la cellule B6 (couleurs, police, taille du caractère, etc...). c) En utilisant la commande Collage Spécial du menu Edition Après avoir sélectionné la cellule B6, l'avoir copiée et avoir sélectionné les cellules C6 à E6, cliquez dans le menu Edition sur Collage Spécial... La boîte de dialogue suivante apparaît : Cliquez sur le cercle d'option Formules dans la partie Coller et cliquez sur le bouton OK. Seule la formule a maintenant été copiée! Les références (adresses) relatives et absolues La plupart des formules font référence à une ou plusieurs cellules en utilisant leur adresse, leur nom (C8). L'adresse, la référence, le nom d'une cellule peut se présenter sous quatres formes différentes dans une formule : la référence relative : c'est le nom de la cellule sans autre modification; par exemple A1 la référence absolue : c'est le nom de la cellule auquel on a rajouté des $; par exemple $A$1 la référence absolue pour la ligne : c'est le nom de la cellule auquel on a rajouté un $ avant le numéro de la ligne; par exemple A$1 la référence absolue pour la colonne : c'est le nom de la cellule auquel on a rajouté un $ avant la lettre désignant la colonne; par exemple $A1 Ces références relatives et absolues qui désignent les cellules dans les formules sont très importantes : elles vous permettront de définir comment une formule doit être copiée! Quelques exemples (utilisez la feuille Références de votre classeur déjà ouvert) : Exemple 1 Dans la cellule B2, on multiplie la cellule A2 par le nombre 2. Si on veut faire subir la même opération à chaque chiffre qui se trouve dans la colonne A, il suffit de copier la formule vers le bas. 5/6

6 Si on observe le contenu de la cellule B8, on constate que Excel a adapté les éléments de la formule à son contexte; chaque fois que la formule a été copiée vers le bas d'une cellule, Excel a adapté la ligne de la référence/adresse qui est utilisée dans la formule : en copiant la formule de la cellule B2 dans la cellule B3, la formule =2*A2 est devenue =2*A3. La formule travaille ici avec une référence relative, cette référence s'adapte donc totalement à son contexte. Exemple 2 Dans ce deuxième exemple, on aimerait multiplier tous les éléments de la colonne A par la valeur qui se trouve dans la cellule C1. Essayons d'abord de copier la formule qui se trouve dans la cellule C2. Comme on utilise ici des références relatives, Excel adapte ces références à mesure que la formule est copiée vers le bas... Et avec quel résultat! Essayons autrement : plaçons un $ devant la ligne de la deuxième référence de notre formule qui se trouve dans la cellule C2. La formule =A2*C1 se transforme en =A2*C$1. Recopions maintenant cette formule vers le bas... En ajoutant un $ au bon endroit, on indique à Excel que la référence à la cellule B1 est une référence absolue pour la ligne; cela signifie que la ligne 1 et bloquée et cela permet de bien multiplier chaque valeur de la colonne A par la valeur qui se trouve dans la cellule B1! Exemple 3 Dans ce troisième exemple, la formule de la cellule C2 a été copiée vers la cellule D2. En fait, l'utilisateur a voulu multiplier toutes les valeurs de la colonne C (à partir de la deuxième ligne) par la valeur de la cellule C1. Malheureusement la référence utilisée dans la formule de la cellule C2 pour désigner la cellule C1 n'était absolue que pour la ligne et non pour la colonne... Excel a donc adapté la formule et au lieu de multiplier la valeur de la cellule C2 par la valeur de la cellule C1, Excel multiplie la valeur de la cellule C2 par la valeur de la cellule... D1! Pour éviter ce problème, il aurait fallu construire la formule de la cellule C2 de la manière suivante : =A2*$C$1. 6/6