Aller plus loin avec le tableur : réaliser un suivi du budget du ménage

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1 26 février 2013 p 1 Aller plus loin avec le tableur : réaliser un suivi du budget du ménage Pour permettre au plus grand nombre de réaliser cet exercice, nous utiliserons le logiciel libre Libre Office Vous pouvez le télécharger gratuitement sur la page https: //frlibreofficeorg/telecharger/ Avec ce tutoriel, nous allons réaliser un tableau récapitulatif des recettes et des dépenses du ménage Il reprend des notions vues dans le tutoriel de création d un calendrier N hésitez pas à vous y référer si vous avez oublié certaines manipulations 1 Ouvrez le logiciel de bureautique Libre Office Pour lancer le programme, sous Microsoft Windows, il faut double cliquer sur l icône À l ouverture, Libre Office vous présente un panneau permettant de choisir l un de ses modules Nous choisirons donc ici le module Classeur Enregistrez tout de suite votre fichier sous le nom «budget 2013» en cliquant sur Fichier Enregistrer sous N oubliez pas, par la suite, d enregistrer très régulièrement votre fichier en cliquant sur Fichier Enregistrer ou 2 Commencez votre tableau Laissez une ligne blanche : c est beaucoup plus simple si on veut ajouter une information tout en haut de la page Commencez donc à taper votre texte sur la ligne 2 Je vous propose de suivre mon exemple, que vous pourrez personnaliser à votre convenance (voir Figure 1) En cellule C2, tapez le mot «Janvier» Sélectionnez cette cellule et tirez la «poignée» vers la droite jusqu à voir «décembre» dans la «bulle» colorée, à droite du pointeur de la souris Revoyez en Figure 2b les illustrations du précédent tutoriel montrant cette manipulation délicate, mais tellement efficace lorsqu on la maîtrise! Attention : l illustration montre la copie vers le bas, et non vers la droite Je vous laisse le soin de transposer 3 Mettez en forme votre texte Après avoir sélectionné les cellules qui vous intéressent, modifiez la police de caractères et la taille en utilisant les icônes de mise en forme de caractères (voir Figure 3) Si vous

2 26 février 2013 p 2 Figure 1 Exemple de texte pour réaliser l exercice (a) Poignée de sélection de cellules (b) Copie avec indentation automatique Figure 2 Copie grâce à la poignée de sélection Figure 3 Icônes de mise en forme de caractères

3 26 février 2013 p 3 voulez que tous les mois soient écrits en majuscules, après les avoir sélectionnés, cliquez sur Format Modifier la casse et choisissez Majuscules 4 Ajustez automatiquement la largeur de colonne à la taille du texte le plus grand Nous pouvons demander au tableur d ajuster automatiquement la largeur de notre colonne au texte le plus long de la colonne Ce qui est utile pour optimiser l espace sur la feuille, et faire en sorte que notre tableau tienne sur le moins de pages possibles Pour cela, sélectionnez les colonnes concernées (de C à N), en cliquant directement sur les entêtes de colonnes, c est-à-dire les lettres en haut des colonnes Puis rendez-vous dans Format Colonne Largeur optimale OK Remarque : dans mon exemple, j ai choisi de mettre les différents postes de recettes et de dépenses dans une deuxième colonne, la colonne B Mais pour pour des raisons de gain de place et d esthétique, si vous voulez suivre cet exemple, il faut réduire la taille de la colonne A Pour cela, utilisez la méthode indiquée dans le point 36 du tutoriel de réalisation du calendrier, et mettez la valeur qui vous convient Cependant, vous pouvez tout aussi bien mettre tous vos postes de recettes et de dépenses en colonne A 5 Mise en forme des nombres Saisissez des valeurs dans la colonne «Janvier» Pour mettre en forme les nombres (ajout d un espace pour les milliers, de deux chiffres après la virgule,) rendez-vous dans Format Cellules onglet Nombres et cliquez sur le format qui vous convient dans la partie droite de la fenêtre qui s affiche Terminez par OK pour valider votre choix (rac- Puisqu il s agit ici d euros, vous pouvez aussi tout simplement cliquer sur courci vers le format numérique «monnaie») 6 Retour sur l importance de la sélection Vous pouvez sélectionner toutes les cellules qui seront concernées par ce format, même si elles sont vides, avant de faire votre manipulation Vous vous éviterez ainsi de nombreuses manipulations (qui sont toutefois un bon exercice ) En cliquant directement sur les entêtes de colonnes, vous pourrez appliquer le format à toutes les cellules Ce qui est plus simple si vous décidez d ajouter des informations après coup Cette manipulation fonctionne de la même manière pour les lignes Il faut, dans ce cas, cliquer sur les entêtes de lignes (c est-à-dire les numéros à gauche de votre écran)

4 26 février 2013 p 4 7 Insertion d une formule de calcul 71 Sous-total pour les postes de dépenses et de recettes Nous allons insérer une formule de calcul qui nous permettra de faire un sous-total Recettes et un sous-total Dépenses Placez-vous dans la cellule C3, où s affichera le résultat de notre calcul Cliquez sur l icône Sigma : dans la barre du haut, qu on appelle la barre de formule, «=SOMME()» s affiche et le curseur clignote entre les deux parenthèses Cliquez sur la cellule C4, restez cliqué et descendez jusqu à C5 Dans la parenthèse vous voyez à présent «C4 :C5», ce qui peut se traduire par «calcule la somme de la cellule C4 à la cellule C5» Appuyez sur la touche de votre clavier pour valider (voir Figure 4) Figure 4 Insertion d une formule de somme Répétez cette opération dans la cellule C7, pour avoir le sous-total des Dépenses 72 Insertion d une formule de calcul pour connaître notre épargne Insérons maintenant une différence, pour connaître notre épargne Placez-vous dans la cellule C17, et tapez le signe = (en haut du clavier, à droite) Cliquez sur le sous-total des Recettes «C3» vient se coller à notre signe = Tapez le signe - et cliquez sur le sous-total des Dépenses «C7» vient s afficher dans la cellule Enfin, tapez sur la touche de votre clavier pour valider Voilà! L essentiel est fait! 8 Faites un copier/coller de vos formules de calcul dans les autres mois Grâce à cette manipulation, les totaux s ajusteront automatiquement lors de la saisie de données

5 26 février 2013 p re méthode Figure 5 Insertion de lignes vierges Pour copier la formule du sous-total des recettes, placez-vous dans la cellule C3 puis cliquez sur Édition Copier (raccourci Ctrl + C ) Placez-vous ensuite en D3 et cliquez sur Édition Coller (raccourci Ctrl + V ) Répéter seulement le «collage» dans toutes les autres cellules (le texte à copier est toujours en mémoire) 82 2 e méthode On peut aussi utiliser la méthode montrée en Figure 2b : placez-vous en C3, cliquez sur la poignée (quand le pointeur de la souris se transforme en croix), restez cliqué et glissez vers la droite jusqu à décembre, relâchez : la formule s est copiée et modifiée en conséquence dans toutes les cellules Utilisez l une de ces méthodes pour copier la formule du sous-total des dépenses, en commençant par copier C7 (les deux formules de calcul étant différentes) Enfin, répétez l opération pour le calcul de l «Épargne» 9 Mettez en forme votre tableau Passons maintenant à la présentation du tableau Ce que je mets ici n est qu une suggestion Mais elle vous permettra de vous familiariser avec la mise en forme de tableaux 91 Insertion de lignes blanches pour aérer le texte Sélectionnez la ligne au-dessus de laquelle vous souhaitez insérer une ligne blanche et faites un clic droit sur votre souris Si vous sélectionnez plusieurs lignes, vous insérerez autant de lignes blanches que le nombre sélectionné, au-dessus de la première ligne Choisissez Insérer (voir Figure 5)

6 26 février 2013 p 6 92 Encadrez vos blocs Figure 6 Ajouter des bordures Sélectionnez les cellules par groupe et faites vos encadrements, qu on appelle aussi «bordures» comme indiqué dans le tutoriel du calendrier, paragraphe 5 Je vous conseille d ajouter une ligne blanche autour de vos blocs afin d avoir un aspect plus aéré Vous pouvez jouer avec les différents «boutons» pour voir ce que ça rend (voir Figure 6) Reproduisez cette manipulation pour chacun des blocs Mettez de la couleur si ça vous plaît (tutoriel calendrier, paragraphe 37) 93 Changer le format de la page Nous allons changer l orientation de la page pour passer en mode paysage (qu on appelle aussi «à l italienne»), parce que notre tableau sera plus long que large Pour cela, rendez-vous dans Format Page Vérifiez que vous êtes sur l onglet Page et cliquez sur Paysage, dans la partie Orientation (voir Figure 7) Même en format paysage, le tableau est trop grand pour tenir sur une seule page Nous allons donc le paramétrer afin que la première colonne soit imprimée sur toutes les pages Pour cela, rendez-vous dans Format Zone d impression Éditer et procédez comme suit : Cliquez sur le bouton en bas à droite : la fenêtre se réduit à une ligne (voir Figure 8) Sélectionnez les cellules A1 et B1 Tapez sur pour revenir à la première fenêtre, et une deuxième fois sur pour valider (voir Figure 9)

7 26 février 2013 p 7 Figure 7 Passer notre document au format dit «à l italienne» Figure 8 Réduire le menu d édition de la zone d impression Figure 9 Sélection de la colonne qui sera à répéter sur toutes les pages du document

8 26 février 2013 p 8 Figure 10 Modification des marges du document 10 À quoi ressemble ce beau tableau? Vous pouvez le vérifier dans l aperçu sur toutes les pages : les deux premières colonnes se retrouvent 11 Insérer un titre dans le document Reste à mettre un beau titre à notre document Pour cela, reprenez la section 651 du tutoriel sur le calendrier Nous ne retirerons pas le pied de page, qui peut nous être utile 111 Modifier les marges du document Et puisque nous sommes dans le menu de modification de la page, nous allons en profiter pour réduire les marges de notre document, afin qu il y ait plus d informations imprimables sur une page Je vous invite à modifier les marges comme sur la Figure 10 (menu Format Page, onglet Page ) Je ne suis pas sûre qu il soit judicieux d imprimer ce document dès le mois de janvier, mais il est tout beau et fin prêt pour le mois de décembre!