DEMANDES A COMPTER DU 1 er SEPTEMBRE 2013

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1 DEMANDES A COMPTER DU 1 er SEPTEMBRE 2013 De nombreuses demandes de contrats complémentaires (du type VTM, ACT, RAT, ) ou d établissement d attestations d assurances sont transmises au Service Adhésion pour des activités et/ou manifestations organisées à compter du 1 er septembre Qu il s agisse des garanties de la M.A.A (exemple : attestation RC Local occasionnel) ou de contrats complémentaires (dont la souscription exige que l association bénéficie au préalable des garanties annuelles de la MAA), l examen de ces demandes sera conditionné au principe de la réaffiliation de l association pour la saison 2013/2014 (avec acceptation des garanties d assurances APAC pour les associations UFOLEP). Le principe de cette réaffiliation peut être enregistré sur Affiligue dès le 1 er juillet (cf. article AFFILIATION AFFILIGUE ci-avant). Une fois le principe de cette réaffiliation enregistré sur AFFILIGUE, les Services de l APAC seront en mesure de procéder à l examen des dossiers concernés (avec les documents de souscription nécessaires tels que fiche diagnostic, bordereau de souscription, etc.). Afin de répondre aux légitimes inquiétudes des associations quant à la communication des attestations d assurances pour les manifestations soumises à autorisation ou déclaration, nous vous prions de trouver dans l article ci-après de ce COM APAC une reprise des dispositions du Code du Sport qui leur permettent de communiquer cette attestation à la Préfecture au plus tard 6 jours francs avant la manifestation. DELAIS DE COMMUNICATION DES ATTESTATIONS D ASSURANCE POUR LES MANIFESTATIONS SPORTIVES SOUMISES A AUTORISATION OU DECLARATION Qu il s agisse de manifestations cyclistes ou motorisées soumises à autorisation ou déclaration, le Code du Sport prévoit expressément que l attestation de la police d assurance souscrite par l organisateur doit être présentée à la préfecture au plus tard 6 jours francs avant le début de la manifestation. Par conséquent, l association n est aucunement obligée de joindre cette attestation avec le dossier initial transmis à la préfecture. Afin de permettre à vos associations de souligner ce point auprès d éventuelles préfectures réticentes, nous vous prions de trouver ci-après les articles concernés. MANIFESTATIONS ET EPREUVES CYCLISTES SOUMISES A DECLARATION Article A331-2 du Code du Sport : Tout dossier de déclaration de manifestation sportive présenté par l'organisateur comprend : Une attestation de police d'assurance souscrite par l'organisateur de la manifestation, qui doit être présentée à l'autorité administrative au plus tard six jours francs avant le début de la manifestation. / COM APAC Juin

2 DELAIS DE COMMUNICATION DES ATTESTATIONS D ASSURANCE POUR LES MANIFESTATIONS SPORTIVES SOUMISES A AUTORISATION OU DECLARATION (suite) MANIFESTATIONS ET EPREUVES CYCLISTES SOUMISES A AUTORISATION Article A331-3 du Code du Sport : Tout dossier de demande d'autorisation de manifestation sportive présenté par l'organisateur comprend : Cette attestation de police d'assurance doit être présentée à l'autorité administrative au plus tard six jours francs avant le début de la manifestation. MANIFESTATIONS ET EPREUVES MOTORISEES Article A du Code du Sport : Tout dossier de demande d'autorisation de concentration ou de manifestation présenté par l'organisateur comprend : Une attestation de police d'assurance souscrite par l'organisateur de la manifestation qui couvre sa responsabilité civile, celle des participants à la manifestation et de toute personne nommément désignée par l'organisateur qui prête son concours à l'organisation de celle-ci. Cette attestation de police d'assurance doit être présentée à l'autorité administrative au plus tard six jours francs avant le début de la manifestation. AGREMENT UFOLEP CIRCUIT / TERRAIN La validation des garanties d assurances APAC au profit des associations gestionnaires, propriétaires ou utilisatrices régulières d un terrain ou circuit Sport Motorisé nécessite la communication auprès de l APAC Nationale d une copie de l agrément UFOLEP accompagné du rapport du visiteur datant de moins d un an. Il convient impérativement que cet agrément UFOLEP soit adressé une fois sa validation obtenue auprès de l UFOLEP Nationale, cette formalité étant concrétisée avec l octroi d un numéro d agrément UFOLEP Nationale. Les agréments ne bénéficiant pas de cette validation émise par l UFOLEP Nationale ne pourront être acceptés et les garanties de l APAC ne pourront donc être validées. LISTING CIP, MEE & CAP A ZERO Comme chaque année, le Service Adhésion a adressé dans les Fédérations départementales la liste des CIP, MEE et CAP sans cotisation complémentaire afin de procéder aux relances et différentes interventions auprès des associations. En effet, ces contrats étant SANS TACITE RECONDUCTION, leurs garanties cessent au 31 août. Il convient donc que les associations ou établissements d enseignement concernés fassent le nécessaire pour bénéficier à nouveau de ces garanties à compter du 1 er septembre. COM APAC Juin

3 GARANTIE RESPONSABILITE CIVILE DES MEDECINS SUR LES MANIFESTATIONS SPORTIVES Les assureurs Responsabilité Civile Professionnelle des médecins se désengagent lorsque leurs assurés apportent leur concours bénévoles au cours de manifestations sportives (cycliste, pédestre et motorisée). Il appartient ainsi aux associations qui demandent le concours de médecins de souscrire un contrat spécifique garantissant la responsabilité civile de ce dernier (à défaut de couverture personnelle). En effet, la Multirisque Adhérents Association exclut les dommages engageant la responsabilité civile personnelle des médecins dans l exercice de leurs activités médicales pour le compte de la personne morale assurée. L APAC propose une couverture adaptée par le biais d un contrat annuel sans tacite reconduction dont la date d échéance est fixée au 31/08. Le contrat est établi sur transmission de la liste du ou des différents médecins concernés et moyennant une cotisation forfaitaire de 40. CONTRAT MANIFESTATIONS SPORTIVES DE VEHICULES TERRESTRES A MOTEUR Le Service Adhésion répertorie de nombreuses demandes de souscription du contrat Manifestations Sportives de véhicules terrestres à moteur. Il nous semble donc important de rappeler quelques points pour un traitement rapide de ces demandes : - Tout d abord, il est impératif que l association organisatrice de cette manifestation soit bénéficiaire des garanties de la M.A.A. pour ses activités régulières, bénéfice validé avec l enregistrement d une Convention d Assurance Personnalisée (avec ou sans cotisation complémentaire). - Par ailleurs, le bordereau de souscription doit être accompagné des éléments suivants : règlement particulier de la manifestation visé par l UFOLEP, un plan détaillé de la course, le recensement des dispositions assurant la sécurité et la protection des participants et des tiers ainsi que les mesures prises pour garantir la tranquillité publique et la liste des officiels qualifiés. Dès transmission de l ensemble des pièces, le Service Adhésion adresse un devis à l association qui devra être retourné dûment signé par le représentant de l association accompagné IMPERATIVEMENT du chèque de règlement libellé à l ordre du Cabinet LIGAP. Ce n est qu à l issue de ce processus que l attestation d assurance pourra être éditée. COM APAC Juin

4 SOUSCRIPTIONS COMPLEMENTAIRES POUR LES ACTIVITES TERRESTRES MOTORISEES L APAC NATIONALE reçoit assez fréquemment des demandes de souscriptions complémentaires pour des activités motorisées mises en œuvre au profit de non licenciés UFOLEP, qu il s agisse d activités régulières ou temporaires (telles que journées découvertes), lors d entraînements ou même lors de manifestations ou activités soumises à déclaration ou autorisation. Dans le souci de ne pas valider des pratiques dans certains cas contraires à la réglementation UFOLEP ou dans d autres susceptibles de favoriser la non prise de licences UFOLEP, des règles de gestion strictes de ces demandes ont été définies conjointement par l UFOLEP et l APAC. Il convient de distinguer les cas de figure suivants : DEMANDES EN MARGE D UNE MANIFESTATION PUBLIQUE SOUMISE A AUTORISATION PREFECTORALE Il convient tout d abord que cette manifestation ait fait l objet auprès de l APAC de la souscription du contrat VTM. Pour ces manifestations soumises à autorisation préalable, l APAC pourra enregistrer une souscription complémentaire accordant les garanties Individuelle Accident- Assistance Rapatriement (rappelons que les garanties RC relèvent du contrat VTM APAC) au profit des seules personnes physiques suivantes : - participants étrangers non titulaires d une licence UFOLEP, - bénévoles non pratiquants, non sportifs (exemple : buvette, accueil du public, etc.). Cette souscription temporaire est soumise à l accord préalable de l UFOLEP Nationale. En revanche, aucune souscription ne pourra être enregistrée au profit de participants titulaires d une licence UFOLEP sans assurance, ou des commissaires de piste non licenciés UFOLEP. DEMANDES EN MARGE D UNE ACTIVITE SOUMISE A DECLARATION ADMINISTRATIVE Il s agit de concentrations sur route ou voie publique régies par les dispositions de l article R et R du Code du Sport telles que randonnées touristiques ou randonnées quad ou 4x4. L APAC pourra enregistrer une souscription temporaire pour garantir la responsabilité civile de l association organisatrice ainsi que l Individuelle Accident et l Assistance Rapatriement au profit des participants et bénévoles non licenciés UFOLEP. Cette souscription est soumise à l accord préalable de l UFOLEP Nationale. (Rappel : s agissant d activités sur voies ouvertes à la circulation, la responsabilité civile des participants relève de l assurance obligatoire attachée à l engin). / COM APAC Juin

5 ACTIVITES AU SEIN D ECOLES DE CONDUITE LABELISEES UFOLEP L APAC pourra enregistrer une souscription temporaire dans le cadre de journées découvertes ou stages de découverte au profit de participants non titulaires d une licence UFOLEP. Cette souscription accordera la Responsabilité de la personne morale organisatrice ainsi que la Responsabilité civile, l Individuelle Accident des participants non licenciés UFOLEP. Cette souscription est soumise à l accord préalable de l UFOLEP Nationale. ACTIVITES ASSOCIATIVES HORS MANIFESTATION OU COMPETITION (SAUF KARTING PISTE) L APAC ne pourra enregistrer de souscriptions complémentaires que pour les seuls adhérents de l association non licenciés UFOLEP ou pratiquants réguliers. Dans tous les cas, seuls pourront être garantis les participants nominativement déclarés. En revanche, aucune souscription complémentaire ne pourra être enregistrée pour des participants occasionnels tels que pour des journées découvertes. ACTIVITES KARTING PISTE HORS MANIFESTATION OU COMPETITION L APAC peut enregistrer des souscriptions complémentaires pour garantir aussi bien des adhérents non licenciés UFOLEP que des participants occasionnels y compris lors de journées découvertes. Cette souscription est soumise à l accord tripartite au sein de la Fédération départementale et garantit la Responsabilité de la personne morale organisatrice ainsi que la Responsabilité civile, l Individuelle Accident des participants non licenciés UFOLEP. L AFFILIATION ET L ADHESION : L IMPORTANCE DU RESPECT DU FORMALISME NECESSAIRE La vérification des garanties d assurance dans le cadre de la gestion d un sinistre nécessite quelquefois de déterminer avec précision la date de réception à la Fédération du dossier d affiliation ou d adhésion. En effet, selon les délais enregistrés au sein de la Fédération, la période s écoulant entre la réception et l enregistrement sur AFFILIGUE peut être plus ou moins longue. Afin d éviter tout litige lors de la réalisation d un sinistre pendant cette période où le dossier est en attente de gestion dans les Services départementaux, il est impératif d apposer sur les demandes d affiliation, sur les demandes de renouvellement de licence et sur les bulletins d inscription un TAMPON DATEUR le jour même de leur réception. Nous constatons malheureusement trop souvent que ces consignes ne sont pas respectées entraînant un refus de prise en charge du sinistre, la date de réception par la Fédération ne pouvant être certifiée, la date d enregistrement sur AFFILIGUE restant alors le seul élément de référence. COM APAC Juin