RENOUVELLEMENT DES CONTRATS DE MAINTENANCE DU PARC PHOTOCOPIEURS

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1 Mairie de Pontcharra 95 avenue de la Gare Pontcharra Cahier des Clauses Techniques Particulières RENOUVELLEMENT DES CONTRATS DE MAINTENANCE DU PARC PHOTOCOPIEURS Marché INFO Objet du marché La commune de Pontcharra souhaite renouveler les contrats de maintenance de 8 photocopieurs appartenant à la commune. La consultation a pour objet de renouveler les contrats de maintenance aux dates suivantes : - 4 photocopieurs noir et blanc date de fin de contrat : 07/05/ photocopieur noir et blanc date de fin de contrat :16/11/ photocopieurs noir et blanc date de fin de contrat :31/12/ Définition et contenu du service Il est demandé : 1- Contrat de maintenance des photocopieurs 2- Option obligatoire : - acquisition, maintenance - location, maintenance Le pouvoir adjudicateur analysera les trois propositions selon les critères définis ci-dessus avec un classement par possibilité. Le pouvoir adjudicateur choisira le type de contrat (maintenance ou location/maintenance ou achat/maintenance). 1

2 Le nouveau prestataire mettra en service les nouveaux contrats de maintenance aux dates mentionnées ci-dessus. Concernant le remplacement du matériel, il sera décidé par la commune. En cas de renouvellement d'un ou plusieurs photocopieurs, le prestataire se chargera de l'enlèvement et du recyclage des anciens matériels. 3. Les photocopieurs Les 8 photocopieurs concernés par la consultation sont de la marque Konica Minolta. Parc actuel des photocopieurs de la mairie de Pontcharra : réf. conso/mois fin engagement compteur options mairie RDC B /05/ réseau, scan, USB mairie 2 étage BH /12/ réseau, scan école primaire César Terrier BH /05/ réseau, scan école maternelle César Terrier BH /12/ réseau, scan école élémentaire Villard Benoit BH /05/ réseau, scan école maternelle Villard Benoît BH /12/ réseau, scan école Villard Noir BH /05/ Maison des services BH /11/ réseau, scan Les consommations sont données à titre d'information. Elles sont susceptibles d'évoluer en fonction de l'activité des services utilisateurs. Une visite sur site du parc des photocopieurs est possible. 2

3 4. Préconisations techniques des nouveaux photocopieurs Le candidat devra établir une proposition en tenant compte des caractéristiques suivantes. Le matériel fourni sera neuf. Photocopieur numérique réseau noir et blanc : Copieur numérique N&B technologie laser A3 Grammage papier : de 60 à 209 grammes Imprimante Postscript Vitesse de copie : 36 ppm N&B Définition : 1200x1200 dpi 3 alimentations papier 500 feuilles de l A3 à l A5 1 by pass 100 feuilles grammage papier de 60 à 209 grammes Chargeur de documents : 100 feuilles Recto verso automatique Tri décalé Écran tactile Compte utilisateur 500 comptes Scanner couleur réseau A3 (définition : 600x600 dpi - numérisation vers mél, réseau - format : jpg, pdf) Fonctions et impression réseau Mode confidentiel Port USB Disque dur Agrafage Le candidat fournira un mémoire technique dans lequel il précisera l'ensemble des caractéristiques techniques des matériels proposés. L'encombrement sera précisé. 5. Caractéristiques de la maintenance du matériel : Le contrat de maintenance prévoit : - les toners noirs Fourniture et livraison sur site. Les délais, les procédures de commande et de livraison sont à préciser - les agrafes 3

4 - toute pièce de rechange nécessaire au fonctionnement du matériel - tout logiciel nécessaire au fonctionnement du matériel - la mise à jour des logiciels ci-dessus et des drivers - les frais de livraison - la main d œuvre - les déplacements sur site Il s agit ici d une liste non exhaustive des pièces techniques, supports logiciels et prestations nécessaires au fonctionnement des matériels. Pendant toute la durée du contrat de maintenance, aucun coût supplémentaire ne sera facturé à la commune de Pontcharra, en sus du coût à la copie. La maintenance sera facturée au coût copie. La facturation de la maintenance sera établie trimestriellement au coût réel sur la base d un relevé de compteurs trimestriel à terme échu. Maintenance préventive: La candidat précisera le nombre de visites prévues à l'année dans le cadre de la maintenance préventive. Maintenance corrective : En cas de panne ou de dysfonctionnement bloquant, le titulaire devra intervenir dans un délai de 24 heures maximum, à compter de la demande d intervention, émise par la commune de Pontcharra. Dans le cas où le matériel ne pourrait être réparé dans un délai de cinq jours ouvrés maximum, le prestataire devra proposer un matériel de prêt similaire. Les frais de livraison, de mise en service et de fonctionnement seront à la charge du prestataire. 6. Coût photocopie : Il conviendra de préciser le coût copie par millier en noir. Ce coût inclut la fourniture et la livraison sur site des toners. 7. Formations : Si l option location / acquisition est retenue, lors de la mise en place d un nouveau photocopieur, le prestataire organisera des séances de formation afin que le personnel se familiarise avec l utilisation du photocopieur. Une formation adaptée aux administrateurs du système sera également dispensée. Tout au long du contrat de maintenance du photocopieur, sur demande de la commune de 4

5 Pontcharra, un transfert de compétence du prestataire, devra être organisé par le prestataire au bénéfice des services supports de la commune de Pontcharra. Ce transfert de compétence permettra de gérer de façon optimale tout ajout ou mouvement du photocopieur, ainsi que les mouvements utilisateurs (modification paramétrage sur logiciel central et installation de drivers sur les PC clients). 8. Reprise de matériels : Le prestataire s engage contractuellement à reprendre : - les cartouches usagées : Le prestataire organisera à ses frais la reprise et le recyclage des cartouches usagées. Il précisera dans son offre l organisation qu il retient pour ce faire. - Le photocopieur en fin de vie remplacé par l acquisition/location, objet du présent contrat, le cas échéant. Dans le cas où le commune de Pontcharra souhaite se débarrasser du photocopieur en fin de vie, le prestataire aura à sa charge la reprise du matériel en fin de vie ainsi que les frais éventuels inhérents au recyclage, démontage du photocopieur et pièces détachées. 9. Statistiques : Trimestriellement, le prestataire fournira : - un tableau récapitulatif des copies réalisées par appareil, - une synthèse des différentes opérations de maintenance curatives et préventives qu il aura effectuées sur la période, pour chacun des appareils. 10. Documents après pose : Les documents «après pose» devront comprendre : - les caractéristiques des équipements installés (type, performances, consommation, puissance installée, liste des accessoires), - les manuels et documents de formation. Lu et approuvé (cachet et signature) 5