«LOCATION ET MAINTENANCE DE PHOTOCOPIEURS NUMERIQUES» N 2011-SI-02

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1 «LOCATION ET MAINTENANCE DE PHOTOCOPIEURS NUMERIQUES» N 2011-SI-02 MARCHE DE FOUNITURES ET DE SERVICES EN PROCEDURE ADAPTEE CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES POUVOIR ADJUDICATEUR : Monsieur le Président Syndicat Départemental d Energie du Cher Parc Esprit 1 Bâtiment BOURGES CEDEX COMPTABLE ASSIGNATAIRE : Monsieur le Trésorier Principal Trésorerie de Bourges Municipale 14 rue Jean-Jacques Rousseau BOURGES OBJET DU MARCHE : Prestations d installation, formation, location et maintenance de photocopieurs numériques destinés à équiper en libre service les locaux du SDE 18

2 SOMMAIRE ARTICLE 1 OBJET DU MARCHE - DISPOSITIONS GENERALES Forme du marché Contexte Objet du marché Durée du marché Pièces constitutives du marché...3 ARTICLE 2 DEFINITION DES PRESTATIONS ET DELAIS D EXECUTION Localisation des prestations Spécifications techniques Installation des matériels et progiciels Documentation Formation du personnel du SDE Logiciels Maintenance Prêt ou remplacement de matériel Opérations de vérification...11 ARTICLE 3 PRIX ET REGLEMENT Contenu des prix Variation des prix Règlement des comptes...13 ARTICLE 4 PENALITES...13 ARTICLE 5 ASSURANCES...13 ARTICLE 6 ARTICLE 7 MODALITES DE RESILIATION DU MARCHE...14 DIFFERENDS ET CONTENTIEUX...14 ARTICLE 8 CONDITIONS DE PARTICIPATION A LA CONSULTATION Retrait des documents de consultation Renseignements complémentaires...14 ARTICLE 9 PRESENTATION DU DOSSIER DE CANDIDATURE ET DE L OFFRE Contenu du dossier de candidature Contenu du dossier d offre Délai de validité des offres...16 ARTICLE 10 CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES Envoi sur support papier Remise des dossiers in situ...16 ARTICLE 11 DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES...16 ARTICLE 12 JUGEMENT DES OFFRES Critères de jugement des offres Classement des offres...17 ARTICLE 13 NEGOCIATION...19 ARTICLE 14 ATTRIBUTION...19 Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 2 sur 19

3 ARTICLE 1 OBJET DU MARCHE - DISPOSITIONS GENERALES 1.1. FORME DU MARCHE Le présent marché de fournitures et de prestations de services est passé selon la procédure adaptée prévue à l article 28 du Code des marchés publics CONTEXTE Les besoins en matériels bureautiques des différents services, sont actuellement couverts par un parc en libre service de 2 photocopieurs multifonctions bureautiques couleur et 1 photocopieur multifonction couleur orienté arts graphiques, dont les contrats de location arrivent à échéance au 30 juin Ces photocopieurs sont tous connectés au réseau informatique. Dans la prespective du futur déménagement des services au sein de nouveaux locaux, il a été décidé de rationnaliser les moyens et de s équiper de 2 photocopieurs neufs multifonctions couleur OBJET DU MARCHE Le présent marché a pour objet la location de 2 photocopieurs numériques couleur multifonctions (imprimante réseau, copieur, scanner, fax ) neufs, des progiciels associés, ainsi qu éventuellement les serveurs d impression ou serveur de fax. 1 photocopieur neuf couleur orienté arts graphiques, 1 photocopieur neuf couleur orienté bureautique avec gestion des télécopies. Ces photocopieurs numériques multifonctions couleur sont dénommés «photocopieurs». Cette location comprend l installation, la formation et la maintenance destinés à équiper en libre service le service administratif et le service technique du SDE DUREE DU MARCHE Le marché est passé pour une durée de 5 ans. La date de mise en service des 2 photocopieurs est fixée au jeudi 30 juin PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE Les pièces constitutives du marché sont les suivantes : Pièces particulières l acte d engagement comprenant l offre technique et financière du titulaire et le contrat de maintenance, le présent cahier des charges, les descriptifs techniques des photocopieurs. Toute clause portée dans le catalogue ou documentation quelconque fournie par le titulaire, ainsi que les conditions générales de vente, qui seraient contraires aux dispositions des pièces constitutives du marché sont réputées non écrites Pièces générales Les documents applicables sont ceux en vigueur lors de la notification du marché, à savoir : le Code des Marchés Publics, le Cahier des Clauses Administratives Générales (C.C.A.G.) applicable aux marchés publics de fournitures courantes et services approuvé par l arrêté du 19 janvier 2009 (publié au JO du 19 mars 2009). Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 3 sur 19

4 ARTICLE 2 DEFINITION DES PRESTATIONS ET DELAIS D EXECUTION 2.1. LOCALISATION DES PRESTATIONS Les prestations sont à exécuter à l adresse suivante : Syndicat Départemental d Energie du Cher Parc d activité Esprit 1 Rue Albert Einstein Bâtiment n Bourges Cedex 2.2. SPECIFICATIONS TECHNIQUES Les photocopieurs installés seront des photocopieurs neufs Données de production Les données suivantes sont indicatives, non contractuelles. a) Volume annuel de production réalisé sur chacun des photocopieurs actuellement en libre service : PHOTOCOPIEURS Multifonction M24 (XEROX) Multifonction M24 (XEROX) Multifonction DC250 (XEROX) NBRE ANNUEL DE PAGES NOIR & BLANC NBRE ANNUEL DE PAGES COULEUR A4 A3 A4 A3 A4 A3 A4 A SOUS-TOTAL TOTAL b) Caractéristiques de production pour le présent marché Le marché porte sur 2 photocopieurs numériques multifonctions couleur connectés, comprenant : 1 photocopieur orienté arts graphiques, pour un volume respectif estimé autour de copies noir et blanc par an et copies couleur par an ; 1 photocopieur axé bureautique avec une solution fax pour un volume respectif estimé autour de copies noir et blanc par an et copies couleur par an. 70 % de la production est réalisée en impression à partir de fichiers informatiques. 60 % des impressions couleur concernent des documents bureautiques dont le ratio de couleur est faible par rapport au noir et blanc. Ces valeurs sont fournies pour définir le dimensionnement des photocopieurs, et pour calculer un coût annuel d utilisation. Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 4 sur 19

5 Exigences techniques essentielles a) Photocopieur couleur orienté arts graphiques Description générale : - Appareil type meuble - Nombre d utilisateurs : 10 personnes - Photocopieur en mesure de produire des documents couleurs de qualité proche de la qualité arts graphiques (haute qualité requise sur les impressions/copies noir et blanc et sur la couleur - Gestion entre autres des formats : A4/A3 - Panneau de commande simple et ergonomique - Vitesse adaptée à un usage bureautique intensif pour assurer un bon confort d utilisation - Impression, copie, numérisation de documents en noir et blanc et/ou en couleur avec gestion du recto verso en automatique - Contrôleur d impression rapide, performant et gérant toutes les fonctions, notamment la finition à partir du pilote d impression - Fonction de zoom de 25 à 400 % - Préchauffage rapide - Temps de sortie de la première page rapide b) Photocopieur couleur orienté bureautique avec serveur de fax : Description générale : - Appareil type meuble - Nombre d utilisateurs : 16 personnes - Gestion de la couleur et du noir et blanc. - Gestion entre autres des formats : A4/A3 - Panneau de commande simple et ergonomique - Vitesse adaptée à un usage intensif pour assurer un bon confort d utilisation - Impression, copie, numérisation de documents en noir et blanc et/ou en couleur avec gestion du recto verso en automatique - Contrôleur d impression rapide, performant et gérant toutes les fonctions, notamment la finition à partir du pilote d impression - Fonction de zoom de 25 à 400 % - Préchauffage rapide - Temps de sortie de la première page rapide c) Système - Connexion au réseau Ethernet 10/100/1000 Mbps (RJ45) pour une utilisation en imprimante réseau - Pilotes d impression pour Windows 2003 server, Windows 2008 server, Windows XP, Windows Vista, Windows 7 - Interface de management (web,..) à préciser - Gestion des utilisateurs / compatibilité LDAP à préciser - Description des caractéristiques du contrôleur /mémoire / système d) Gestion du papier - Chargeur de document recto/verso à 80 pages minimum en mode copieur et scanner - Magasins papiers doit comprendre : 1 magasin papier universel A3 avec une capacité de 500 pages minimum 2 magasins A4 à grande capacité 500 feuilles minimum 1 magasin A4 à grande capacité 2000 feuilles minimum Grammage papier: de 60 à 200 g/m² - By-pass universelle (alimentation manuelle) doit permettre : Capacité de 100 feuilles environ Grammage de 60 à 250g/m² Format standard (A3 à A6R), Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 5 sur 19

6 Format personnalisé : chemise (320*480mn), lettre, Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 6 sur 19

7 - Finition Module de finition : agrafage multi positions et multipoints, perforation, pliage, Création de livrets avec pliage et agrafage à cheval Réception avec possibilité de tri décalé Options envisagées : o solution de séparation des impressions faite pour différents utilisateurs/groupes ou pour différents usages (copies, impressions, fax) o e) Impression une solution de type «trieuse utilisateurs» avec 7 bacs de réception peut être intéressante (chiffrage en option) Cette fonction doit permettre : - Vitesse : 30 pages par minutes en noir et blanc en A4 recto minimum 25 pages par minutes en couleur en A4 recto minimum Impression de la première page N&B et couleur inférieur à 10 secondes - Résolution 600 dpi minimum - Impression sur papier/pochette de fort grammage - Langages de description de pages PCL6, Adobe PostScript 3, PDF : version ou émulation à préciser f) Copie Cette fonction doit permettre : - Vitesse : 30 pages par minutes en noir et blanc en A4 recto minimum 25 pages par minutes en couleur en A4 recto minimum Impression de la première page N&B et couleur inférieur à 10 secondes - Résolution 600 dpi g) Numérisation de documents Cette fonction doit permettre : - Vitesse : 40 pages par minutes en noir et blanc en A4 recto minimum 30 pages par minutes en couleur en A4 recto minimum - Recto/verso - Résolution 600dpi - Numérisation A3 - Format de numérisation : JPEG, TIFF, PDF - Récupération des documents sur le réseau à préciser (push vers dossiers, , interface web) h) Télécopie - Carte fax permettant le branchement d une machine à affranchir - Routage des fax entrants avec dématérialisation des fax entrants vers dossiers et/ou boite aux lettres - Serveur de fax sur réseau (option) i) Sécurité - Impression différée et sécurisée avec un code sécurisé pour les documents confidentiels - Comptes utilisateurs avec blocage de la couleur en mode copie et impression pour une utilisation en noir et blanc - Compte utilisateurs avec code d accès et limitation de crédit. Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 7 sur 19

8 j) La qualité environnementale La qualité environnementale est un point important pour le SDE 18. Les candidats devront, pour chaque photocopieur, fournir une fiche technique détaillant les principales caractéristiques du matériel mentionnant les éléments suivants : - La consommation électrique en économie d énergie, en attente et en impression (W) ainsi qu une éventuelle labellisation officielle, - Le niveau sonore en attente et en fonctionnement (dba), - Le programme de recyclage des consommables usagés, - La nature des composants et des technologies associées, - Le cas échéant, la charte qualité et environnementale ainsi que les normes environnementales 2.3. INSTALLATION DES MATERIELS ET PROGICIELS La date de mise en service des 2 photocopieurs est fixée au jeudi 30 juin Les photocopieurs auront été livrés auparavant, et ils seront installés et raccordés pour être opérationnels à cette date. Le candidat indiquera le délai de livraison des photocopieurs après notification du marché. Les 2 photocopieurs seront livrés et installés à l adresse mentionné au paragraphe 2.1. Toutefois, le SDE 18 envisage d installer ses services dans de nouveaux locaux situés à l adresse suivante : Boulevard de Lahitolle BOURGES Le prestataire devra intégrer un déménagement des photocopieurs dans le nouveau bâtiment, actuellement programmé pour le mois de décembre L ensemble des contraintes liées au transport des systèmes et à leur installation dans les étages sont à la charge du prestataire qui aura au préalable pris connaissance de la configuration des lieux. Les étages sont accessibles par ascenseur. Les câbles de raccordement électrique, prises multiples, prolongateurs et les câbles de raccordement au réseau informatique Ethernet sur des prises RJ45, et plus généralement toutes sujétions nécessaires à l installation, sont à la charge du prestataire. Le prestataire se chargera de l'évacuation des emballages, le nettoyage des appareils et éventuellement des locaux. Les logiciels pilotes seront installés et testés sur un serveur Windows et quelques PC Windows par le SDE 18. Tous les CD Rom nécessaires à l installation de l ensemble des logiciels de gestion et des pilotes d impression sur les postes clients seront fournis par le prestataire (Logiciels en version française). Pour l installation des progiciels serveurs, une assistance au service informatique du SDE 18 et une formation de base seront prévues. Le prestataire prendra en charge tous ces éléments de la même manière dans les cas de remplacement prévus au paragraphe 2.8. En fin de marché, le prestataire assure également, sous sa responsabilité et à ses frais, la reprise des appareils lui appartenant DOCUMENTATION Le titulaire fournira une documentation concernant : le fonctionnement, l utilisation et l entretien courant des systèmes, l utilisation des logiciels. La documentation est obligatoirement rédigée en français et fournie sous forme papier ainsi que, éventuellement, sous la forme d un fichier informatique sur CD Rom Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 8 sur 19

9 2.5. FORMATION DU PERSONNEL DU SDE Formation de premier niveau Cette formation a pour but de permettre au SDE 18 d assurer, de façon autonome, les interventions de premier niveau telles que : bourrage de papier, remplacement de cartouches d encre «toner» et agrafes ou incidents mineurs n ayant pas un aspect technique. Elle permet également d acquérir les notions essentielles en matière de connexion. Elle sera dispensée à 2 agents désignés qui pourront venir en appui des utilisateurs (conseil et formation complémentaire) lors de travaux particuliers ou impliquant une connaissance plus approfondie des appareils et logiciels. Cette formation comprend la formation initiale théorique et pratique et l assistance au démarrage. Elle sera assurée dans les locaux du SDE 18. Cette formation inclura l utilisation des logiciels fournis. Une formation complémentaire (remise à niveau, actualisation, perfectionnement) pourra être effectuée sur proposition du titulaire, afin de réactualiser le niveau de connaissances. Cette formation est exigible pour toute évolution apportée par le titulaire aux logiciels et aux matériels Formation des utilisateurs Une formation collective du personnel appelé à utiliser ces appareils sera organisée. Elle portera sur l utilisation des photocopieurs et des logiciels associés. Cette formation comprendra la formation initiale théorique et pratique. Elle est, par la suite, exigible pour toute évolution apportée par le titulaire aux logiciels et aux matériels. Elle sera assurée dans les locaux du SDE 18 dans les 10 jours ouvrés suivant leur mise en service. 2 séances de formation pour des groupes de 12 personnes sont à prévoir LOGICIELS Protection des logiciels Les dispositions prévues par la circulaire du 17 octobre 1990 (journal officiel du 21 octobre 1990) relatives à la protection juridique des logiciels sont applicables au présent marché Mise à jour, modification, nouvelle version Dans le cadre du marché et pour la durée de celui-ci, le SDE 18 bénéficiera, sans supplément de prix, des mises à jour ou modifications des logiciels liés au fonctionnement des appareils ainsi que celles de la documentation utilisateur. Le titulaire s engage à effectuer toute modification matérielle des appareils inhérente à la mise à jour ou à la modification des logiciels et ce, sans supplément de prix. S agissant d une nouvelle version, le titulaire est tenu d en informer le SDE 18 avec un préavis d un (1) mois franc avant la date éventuelle d installation. Le courrier afférent doit être transmis au SDE 18 par tout moyen permettant d en identifier de façon certaine la date de réception. Il doit être accompagné d un descriptif des améliorations apportées. Le SDE 18 se réserve le droit de refuser toute nouvelle version dont les fonctionnalités ne correspondraient pas à ses attentes ou dont il n aurait pas l usage. Ce refus doit être notifié au titulaire dans les 15 jours francs à compter de la réception du courrier susvisé. Dans ce cas, le titulaire doit être en mesure de continuer à assurer un fonctionnement parfait du système avec sa configuration logicielle d origine (mise à jour ou modifiée). A défaut, le SDE 18 se réserve le droit de résilier le marché selon les modalités prévues aux articles 31 ou 32 du C.C.A.G./F.C.S Perte de données Les pertes de données du fait du SDE 18 (non respect des manuels d utilisation) sont à la charge du SDE 18. Les données perdues du fait du système et n incombant pas à une fausse manœuvre de la part du SDE 18 doivent être reconstituées par le titulaire dans les 24 heures (jours ouvrés). Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 9 sur 19

10 2.7. MAINTENANCE Les interventions de maintenance ont lieu pendant les heures ouvrées : du lundi au vendredi de 8h30 à 17h Contrat de maintenance Un contrat de maintenance sera proposé avec l offre. Les conditions générales de maintenance seront les conditions habituelles proposées par le candidat. Les dispositions de ce contrat, proposé avec l'offre technique, peuvent être modifiées, à la demande de le SDE 18, et avec l'accord du titulaire s ils contreviennent à la réglementation de la comptabilité publique et aux clauses du présent marché Etendue des prestations de maintenance La maintenance des appareils comprend : La fourniture des produits spécifiques nécessaires au bon fonctionnement des appareils (cartouches d encre, agrafes et autres consommables ), à l exclusion du papier et des supports spéciaux. A ce titre, une réserve de produits appelée «stock», permettant d utiliser l équipement pendant au minimum un mois, sera fournie au SDE 18. Ce stock sera alimenté tant que de besoin, afin de ne jamais être en rupture. Une proposition de gestion automatique des consommables serait un plus. Le titulaire fera son affaire de collecter régulièrement les consommables usagés et d'en assurer le recyclage. Le candidat indiquera dans son offre le processus de collecte. Les vérifications et réglages périodiques nécessaires au parfait fonctionnement des appareils : Les candidats indiqueront dans leur offre la fréquence minimale de leurs interventions ainsi que les opérations qu elles comportent. L autodiagnostic et la maintenance à distance serait un plus. Les matériels et outils permettant au technicien du prestataire d effectuer la maintenance (pinces, tournevis, etc.) ; La main d œuvre, les déplacements et les pièces détachées Prestations de dépannage En cas de fonctionnement défectueux, de panne ou d avarie de tout ou partie du matériel faisant l objet du marché (y compris les logiciels) pendant les jours ouvrés, les délais sont les suivants : Délai d intervention : 8 heures maximum Délai de remise en état de fonctionnement : une journée, soit 24 heures. Ces délais sont comptés à partir de l appel téléphonique ou du fax émanant du SDE 18 au service d assistance technique du titulaire, ce dernier déléguant sur place un personnel compétent. Passé ce délai, les pénalités prévues à l article article 4 sont applicables. Les candidats indiqueront dans leur offre précisément le délai d intervention en heures. Dans le cas où le matériel ne peut être remis en état de fonctionnement normal dans les délais, le titulaire doit en informer le SDE 18 immédiatement et, en tout état de cause, avant l expiration de ces délais PRET OU REMPLACEMENT DE MATERIEL En cas de non résolution d'un incident dans les délais prescrits au paragraphe 2.7.3, le titulaire sera amené, sur demande du SDE 18, à mettre gratuitement à disposition un équipement de prêt identique. Lors de la remise en service, un P.V. de réception sera signé par les deux parties pour la clôture de l'incident. En cas de pannes répétitives ou d absence prolongée de pièces impliquant un arrêt complet ou un service considéré non régulier tel que défini au paragraphe 2.9.3, le titulaire s engage à installer à ses frais, un photocopieur aux performances au moins égales, afin d assurer le service. Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 10 sur 19

11 Les quantités de copies réalisées seront payables au même coût que le photocopieur ainsi remplacé, pendant toute la durée où celui-ci reste inutilisable. Le photocopieur défectueux sera réparé chez le titulaire (tous les frais liés au transport sont à la charge du titulaire). Si dans un délai de 10 jours ouvrés, le photocopieur défectueux n est pas réparé, le titulaire devra définitivement le remplacer par son équivalent en gamme. Ce remplacement sera entériné par voie d avenant, sans incidence financière pour le SDE OPERATIONS DE VERIFICATION Vérification de conformité Dès la réception des photocopieurs, le SDE 18 procède à la vérification de la conformité des photocopieurs au présent marché (désignation, quantité), Vérification d aptitude : Dans un délai de 5 jours ouvrés après la mise en service et la formation de premier niveau dispensée au personnel, le SDE 18 procède à la vérification d aptitude des photocopieurs. Cette vérification a pour objectif de s assurer que les photocopieurs connectés présentent les caractéristiques techniques qui les rendent aptes à remplir les fonctions exigées par le présent marché. Si la vérification d aptitude est négative, le SDE 18 prend une décision d ajournement ou de rejet. - en cas d ajournement, le titulaire devra mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la levée des réserves dans un délai maximum de 7 jours ouvrés. - en cas de rejet, afin d assurer le bon fonctionnement des services, le(s) système(s) devra(ont) être remplacé(s), dans un délai maximum de 3 jours à partir de la notification de rejet. Si la vérification d aptitude est positive, le SDE 18 procède à la vérification du service régulier Vérification du service régulier (V.S.R) : La vérification du service régulier a pour but de constater que les photocopieurs livrés sont capables d assurer un service régulier, dans les conditions normales d utilisation, pour remplir les fonctions auxquelles ils sont destinés. La VSR est effectuée pendant une période de 20 jours ouvrés à partir de la date vérification d aptitude positive. Le service est réputé régulier si la durée cumulée des indisponibilités du matériel ne dépasse pas 10 % de la durée d utilisation effective. Si la VSR est positive, le SDE 18 prononce l'admission Si la VSR est négative, le SDE 18 prononce soit : - l'admission avec réfaction : qui consiste en une réduction de prix, selon l étendue des imperfections constatées, décidée en concertation avec le titulaire ; - l'ajournement : le titulaire devra mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la levée des réserves dans un délai maximum de 15 jours. Tout délai supplémentaire sera soumis à l accord du SDE le rejet : pour le bon fonctionnement des services, le(s) photocopieur(s) devra(ont) être remplacé(s), dans un délai maximum de 3 jours à partir de la notification de rejet. Pendant toute la durée du marché, le service est réputé régulier si la durée cumulée mensuelle des indisponibilités du matériel ne dépasse pas 7,5 % de la durée d utilisation effective calculée sur la base de 8 heures par jour ouvrable. Ces prescriptions sont impératives. Si le titulaire néglige de s y conformer, il peut être pénalisé sans mise en demeure préalable dans les conditions prévues à l article 4. Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 11 sur 19

12 ARTICLE 3 PRIX ET REGLEMENT 3.1. CONTENU DES PRIX Les prix sont réputés comprendre toutes les charges fiscales, parafiscales et autres frappant obligatoirement les prestations du présent marché, ainsi que les frais afférents au conditionnement, à l emballage, à l assurance, au stockage, au transport jusqu au lieu de la livraison. Les prix se décomposent comme suit : La location du matériel à prix global, forfaitaire et trimestriel, comprenant l installation, la formation des personnels, la mise à disposition de l appareil et son enlèvement au terme du marché, la connexion et les options. Ce prix est ferme, non actualisable et non révisable pendant toute la durée du marché. Les frais de maintenance (coût copie) seront calculés sur la base du nombre de copies réalisées par photocopieur. (en option : calcul du coût copie effectué à partir de la mutualisation du nombre total de copies pour l ensemble des photocopieurs). Les prix comprennent la maintenance (préventive et curative) du matériel et de la connexion réseau (main d œuvre, déplacements, pièces détachées), la maintenance des composants informatiques (serveurs, processeur, mémoire, disque dur) et la fourniture de consommables (agrafes, toner, tambour), papier non compris. Toutes les pièces des photocopieurs seront comprises dans la cadre du présent marché. Elles sont incluses dans le marché et ne pourront pas faire l objet d une facturation de la part du titulaire en cas de changement ou de réparation durant toute la durée du marché VARIATION DES PRIX Le loyer correspondant à la location du matériel est ferme, non actualisable et non révisable pendant toute la durée du marché. Le coût des copies, correspondant à la maintenance, sera révisé annuellement, (tous les 1 er du mois de signature du présent marché) selon la formule ci-après : P = Po [0, ,875 (0,80 (ICHTTS / ICHTTS 0 ) / + 0,20 (IPP / IPP 0 ))] dans laquelle : P = nouveau prix et Po = prix de base ICHTTS = Coût du travail - Indices du coût horaire du travail révisé - Tous salariés (ICHTrev-TS) - Indices mensuels - Salaires et charges - Industries mécaniques et électriques (NAF ) Identifiant : La valeur est celle connue au moment de la révision des prix (dernier indice connu) ICHTTS 0 = Coût du travail - Indices du coût horaire du travail révisé - Tous salariés (ICHTrev-TS) - Indices mensuels - Salaires et charges - Industries mécaniques et électriques (NAF ) Identifiant : La valeur est celle connue le mois de la conclusion du marché (juin 2011). IPP = IP de production des services aux entreprises pour les marchés français - Services de réparation d'ordinateurs et d'équipements périphériques Identifiant : La valeur est celle connue au moment de la révision des prix (dernier indice connu) IPP 0 = IP de production des services aux entreprises pour les marchés français - Services de réparation d'ordinateurs et d'équipements périphériques Identifiant : La valeur est celle connue le mois de la conclusion du marché (juin 2011). En tout état de cause, la formule de révision ne pourra pas conduire à une augmentation de prix supérieure à 10% par an. Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 12 sur 19

13 3.3. REGLEMENT DES COMPTES Facturation par le titulaire La facturation de la location sera trimestrielle, terme à échoir, La facturation de la maintenance sera annuelle à terme échu. Elle sera calculée à partir du nombre de tirages réalisés et des coûts unitaires. La facturation sera établie en fonction du nombre de copies réellement effectuées, constatées au moyen du relevé compteur à partir d un document normalisé par le titulaire (précisant le type de photocopieur, son numéro de série, le jour du relevé et le nombre de copies). Toutes les factures émise par le titulaire doivent impérativement comporter les indications prévues par la réglementation et notamment les renseignements suivants : la mention : «marché SDE 18 n 2011-SI-02», le nom et l'adresse du SDE 18, le numéro de compte bancaire ou postal du titulaire, la désignation claire de la prestation concernée, les cas échéant, le compteur relevé à la fin de l année et le nombre de copies réalisées (par rapport au relevé précédent), le taux de TVA en vigueur et le montant de la TVA, le montant total toutes taxes comprises. Les factures devront être établies en 3 originaux et adressées à l adresse mentionnée au paragraphe 2.1. Toute facture non conforme à ces prescriptions sera immédiatement retournée au titulaire pour correction des anomalies détectées. Ce renvoi interrompt le délai global de paiement précisé au paragraphe ; le titulaire ne pourra formuler aucune réclamation contre le retard apporté dans le règlement de la facture du fait de ce renvoi Règlement Le règlement s effectuera par mandat administratif sous 30 jours à réception de la facture. Conformément à l article 98 du Code des marchés publics, le dépassement de ce délai ouvre droit au bénéfice d intérêts moratoires calculés sur la base du taux marginal de refinancement de la Banque Centrale Européenne (BCE), défini par le décret n du 31 décembre 2008, majoré de 7 points. ARTICLE 4 PENALITES Si la date de mise en service mentionnée au paragraphe 2.3, ainsi que les délais prévus aux paragraphes 2.5.2, 2.6.3, et 2.8 ne sont pas respectés, le titulaire encourt une pénalité calculée selon la formule suivante : P = R x 100 HT R = nombre de demi-journées calendaires de retard Si les photocopieurs ne peuvent être mis en service du fait du SDE 18, la pénalité ne sera pas appliquée. ARTICLE 5 ASSURANCES Le titulaire souscrit les assurances nécessaires pour garantir ses agents chargés d effectuer toutes les interventions prévues dans le cadre du présent marché (installation, déplacement éventuel, enlèvement, formation et maintenance) contre les risques d accident du travail, d invalidité, de décès. Les soins médicaux et chirurgicaux ainsi que les frais d hospitalisation sont à la charge du titulaire, le SDE 18 étant dégagé de toute obligation en la matière. Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 13 sur 19

14 Les appareils loués au SDE 18 et installés dans ses locaux, y compris les logiciels, sont couverts par une assurance souscrite par le titulaire contre tout risque de perte partielle ou totale et contre tout dommage susceptible d être subi par les biens ou locaux concernés par les prestations réalisées dans le cadre du présent marché, y compris ceux provenant d incendie ou d explosion. Cette assurance est souscrite avec renonciation à recours contre le SDE 18, sauf en cas d utilisation non conforme aux instructions et modes d emploi délivrés avec les appareils. En cas d avarie empêchant leur utilisation normale ou de destruction, les appareils loués sont remplacés selon les modalités prévues au paragraphe 2.8. ARTICLE 6 MODALITES DE RESILIATION DU MARCHE Le Président du SDE 18 peut à tout moment, qu'il y ait ou non faute du prestataire, mettre fin à l'exécution des prestations faisant l'objet du présent marché avant l'achèvement complet de celles-ci. Si la résiliation n'est pas due à un défaut d'exécution du prestataire ou du non respect du présent marché, il a droit à être indemnisé du préjudice subi du fait de cette décision, conformément au CCAG fournitures courantes et services mentionné au paragraphe En revanche, le marché est résilié de plein droit, sans indemnité, si après deux mises en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, le prestataire ne respecte pas les engagements qui en découlent, en particulier en matière de respect des délais d intervention et de qualité technique de la prestation. Cette résiliation intervient sans préjudice de l application des pénalités prévues par ailleurs par le marché. Pendant le délai s'écoulant entre la notification de la résiliation et sa date d'effet, le titulaire continuera d'exécuter toutes les prestations dues au titre du présent marché, aux conditions antérieures à la notification de la résiliation. Le marché est résilié de plein droit et sans indemnité en cas de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire de l entreprise. ARTICLE 7 DIFFERENDS ET CONTENTIEUX Tout différend entre le prestataire et le SDE 18 doit faire l'objet de la part du prestataire d'un mémoire en réclamation communiqué au Président dans un délai de huit jours compté à partir du jour où le différend est apparu. Le Président du SDE 18 dispose d'un délai de quinze jours compté à partir de la réception du mémoire en réclamation pour notifier sa décision. L'absence de décision dans ce délai vaut rejet de la réclamation. Le Tribunal compétent pour statuer sur les contestations auxquelles pourrait donner lieu l'application du présent marché est le Tribunal Administratif d Orléans. ARTICLE 8 CONDITIONS DE PARTICIPATION A LA CONSULTATION 8.1. RETRAIT DES DOCUMENTS DE CONSULTATION Le dossier de consultation est remis gratuitement à chaque candidat qui en fait la demande par écrit ou par fax, ou au siège du Syndicat Départemental d Energie du Cher, aux heures d ouverture. Les candidats ont la possibilité de le télécharger sur le site du profil acheteur du SDE 18 ou sur le site du Syndicat RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Les demandes d informations administratives ou techniques relatives à la présente consultation sont à adresser à l attention de M. le Président : - soit par mail : info@sde18.com - soit par fax : soit par courrier à l adresse précisée au paragraphe au moins 5 jours avant les date et heure mentionnées à l article 11. Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 14 sur 19

15 ARTICLE 9 PRESENTATION DU DOSSIER DE CANDIDATURE ET DE L OFFRE Le dossier à remettre par les candidats est rédigé en français. Il comprend les pièces suivantes, remplies de manière exhaustive et signées par le représentant habilité à engager la société : 9.1. CONTENU DU DOSSIER DE CANDIDATURE Les candidats auront à produire un dossier comportant les renseignements concernant la situation propre du prestataire et les renseignements nécessaires pour l évaluation de la capacité professionnelle, technique et financière minimale requise en vue de la sélection des candidatures. Les candidats pourront utiliser la série des formulaires DC, téléchargeable sur le site du Ministère de l économie et des finances : Situation juridique la lettre de candidature : formulaire DC1, dernière mise à jour, (ancien DC4) ; la déclaration du candidat : formulaire DC2, dernière mise à jour, (ancien DC5) ; Les documents relatifs aux pouvoirs de la personne habilitée pour engager l entreprise candidate ; Capacité économique et financière Une déclaration concernant le chiffre d affaires global et le chiffre d affaires relatif aux prestations du présent marché, réalisé au cours des trois derniers exercices Capacité professionnelle et technique Dans le respect des règles déontologiques, le candidat devra présenter une liste des principaux services similaires à celui objet de la présente consultation, réalisés au cours des trois dernières années ; le candidat fournira tous documents utiles démontrant la qualité de son travail. Le candidat fournira également : une présentation de la société candidate, une déclaration indiquant ses effectifs et leurs qualifications pour chacune des trois dernières années CONTENU DU DOSSIER D OFFRE Proposition financière L offre de prix remise par le candidat sera précisée dans l acte d engagement dûment complété et signé, et se décomposera de la façon suivante : Une proposition de loyer trimestriel ; Une redevance annuelle basée sur le volume estimatif des copies N&B et Couleur. Le coût par copie intègrera la fourniture de tous les consommables (toner, cartouche, agrafes et pièce d'usure) sauf le papier. Ce coût intègrera la maintenance préventive et curative. L offre devra détailler la méthode de calcul du coût des pages en précisant : - Le calcul du cout d une impression/copie A3 en noir et blanc et en couleur, - La confirmation de la gratuité de la fonction de numérisation et fax, - La gestion de tarifs intermédiaires entre la couleur et le noir et blanc si cette possibilité existe Mémoire technique Le candidat fournira également un mémoire technique qui devra nécessairement contenir : une note relative aux moyens, tant matériels qu humains, qui seront mobilisés pour réaliser les prestations du marché, une présentation détaillée des matériels proposés et des conditions et modalités d intervention tout au long de la durée du marché : Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 15 sur 19

16 les descriptifs techniques des photocopieurs : l offre technique sera synthétisée dans l acte d engagement, mais les candidats présenteront dans leur rapport tout document permettant de juger de la qualité des matériels proposés. Les candidats mettront notamment en évidence (par exemple en soulignant) les caractéristiques techniques et/ou matérielles supérieures aux besoins exprimés dans l acte d engagement et le présent cahier des charges. le délai de livraison des photocopieurs après notification du marché, les modalités et contenus de la formation dispensée aux utilisateurs à compter de la mise en service, une proposition de contrat de maintenance précisant : o la fréquence minimale des interventions de maintenance préventive tout au long du marché, o o le délai d intervention (en heures) en cas de panne, les modalités de mise à disposition des consommables, une description de la politique environnementale de l entreprise, précisant le processus de collecte des consommables usagés, accompagnée, le cas échéant, d une certification environnementale obtenue auprès d un organisme indépendant DELAI DE VALIDITE DES OFFRES Le délai de validité des offres est fixé à 90 jours à compter de la date limite de remise des offres fixée à l article 11 du présent cahier des charges. ARTICLE 10 CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES Les candidats auront à présenter leur offre de la façon suivante : ENVOI SUR SUPPORT PAPIER Les dossiers envoyés par voie postale seront remis sous enveloppe cachetée portant l adresse suivante : Monsieur le Président Syndicat Départemental d Energie du Cher Parc Esprit 1 Bâtiment BOURGES CEDEX et la mention : «Location et maintenance de photocopieurs n 2011-SI-02» «NE PAS OUVRIR AVANT LA SEANCE D OUVERTURE DES PLIS» L enveloppe contiendra l ensemble des pièces détaillées à l article 9. Les dossiers seront envoyés par pli recommandé avec accusé de réception, ou par tout moyen pouvant attester une arrivée avant les date et heure limites précisées à l article 11 du présent cahier des charges REMISE DES DOSSIERS IN SITU Les dossiers papiers devront être remis contre récépissé au secrétariat du Syndicat aux heures habituelles d ouverture, avant la date et l heure indiquées à l article 11 du présent cahier des charges. ARTICLE 11 DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES La date limite de réception des offres au siège du Syndicat Départemental d Energie du Cher est fixée au : Mardi 7 juin 2011 à 12h00 Les dossiers qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites fixées ci-dessus, ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus ; ils seront renvoyés à leurs auteurs. Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 16 sur 19

17 ARTICLE 12 JUGEMENT DES OFFRES CRITERES DE JUGEMENT DES OFFRES Sera retenue l offre économiquement la plus avantageuse, appréciée en fonction des critères énoncés ci-après avec leur coefficient de pondération : 1. Les prix des prestations : 40 % 2. La valeur technique des matériels et des prestations techniques associées, appréciée au vu du dossier technique fourni par les candidats : 30 % 3. Qualité des prestations de maintenance, appréciée au vu du dossier technique fourni par les candidats 20 % Sous-critère 1 : délais d intervention, 10 % Sous-critère 2 : organisation du service d assistance 5 % Sous-critère 3 : fréquence minimale d entretien, 5 % 4. Respect de l environnement 10 % Critères écologiques d'achat : performances des matériels au vu des considérations de développement durable (consommation d énergie, matériaux recyclés ou recyclables) Service de reprise des cartouches usagées, Produits conformes aux exigences d un écolabel officiel, Politique environnementale de l entreprise CLASSEMENT DES OFFRES 1. Critère «prix des prestations» : L offre la moins disante obtiendra la note de 10. Les notes des offres suivantes à classer seront calculées de la manière suivante : (montant offre moins disante / montant de l offre à classer)*10 = note de l offre à classer. Ex : offre moins disante : obtient la note de 10 offre à classer : obtient la note de ( / )*10 = 8 2. Critère «valeur technique des matériels et des prestations techniques» : Ce critère est apprécié au vu du descriptif technique des matériels et des prestations présentées par le mémoire technique des candidats. La notation s échelonne de 0 à 10, la note 0 correspondant à «très mauvais» et la note 10 à «très bon». 3. Critère «qualité des prestations de maintenance» Sous-critère 1 : L offre la moins disante obtiendra la note de 10. Les notes des offres suivantes à classer seront calculées de la manière suivante : (montant offre moins disante / montant de l offre à classer)*10 = note de l offre à classer. Ex : offre moins disante : 3 heures obtient la note de 10 offre à classer : 4 heures obtient la note de (3 / 4)*10 = 7,5 Sous-critère 2 : Ce critère est apprécié globalement au vu du rapport fourni par les candidats. La notation s échelonne de 0 à 10, la note 0 correspondant à «très mauvais» et la note 10 à «très bon». Sous-critère 3 : L offre la mieux disante obtiendra la note de 10. Les notes des offres suivantes à classer seront calculées de la manière suivante : (montant de l offre à classer / montant offre mieux disante)*10 = note de l offre à classer. Ex : offre mieux disante : «4 maintenances annuelles» obtient la note de 10 Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 17 sur 19

18 offre à classer : «3 maintenances annuelles» obtient la note de (3 / 4)*10 = 7,5 Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 18 sur 19

19 4. Critère «respect de l environnement» : Ce critère est apprécié globalement au vu du rapport fourni par les candidats. La notation s échelonne de 0 à 10, la note 0 correspondant à «très mauvais» et la note 10 à «très bon». 5. Note totale Chaque critère sera noté sur 10, et affecté du coefficient de pondération précisé ci-dessus. L offre classée au premier rang sera celle qui obtiendra la note totale la plus élevée par l addition de tous les critères du marché. ARTICLE 13 NEGOCIATION Après une première analyse des offres, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de négocier éventuellement les propositions avec les candidats retenus. La proposition financière, les délais, la réactivité et l organisation des moyens matériels et humains ainsi que les modalités d intervention et d assistance pourront, dans ce cadre, faire l objet de négociation. Une fois le ou les cycles de négociation terminé(s), le pouvoir adjudicateur procédera à la notation et au classement des offres au regard des critères de sélection des offres énumérés plus haut. ARTICLE 14 ATTRIBUTION Le marché sera attribué au candidat retenu sous réserve que celui-ci produise dans un délai de 15 jours à compter de la notification de sa désignation par le pouvoir adjudicateur, les pièces énumérées à l article 46 du Code des marchés publics : Une attestation de fourniture de déclarations sociales émanant de l'organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions sociales datant de moins de 6 mois (article D a du Code du travail) ; Une attestation sur l honneur du dépôt auprès de l administration fiscale, à la date de l attestation, de l ensemble des déclarations fiscales obligatoires (article D b du Code du travail) ; Un extrait de l'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (K ou K-bis), délivré par les services du greffe du tribunal de commerce et datant de moins de 3 mois, ou une carte d'identification justifiant de l'inscription au Répertoire des Métiers. l état annuel des certificats fiscaux et sociaux reçus : formulaire NOTI 2, dernière mise à jour (ancien DC7). En outre, le candidat fournira une attestation d assurance responsabilité civile garantissant les tiers en cas d accidents ou de dommages causés directement ou indirectement par l exécution des prestations du présent marché. Le SDE 18 est expressément relevé et garanti en totalité, de l ensemble des responsabilités liées aux dommages que le prestataire pourrait provoquer à l occasion des prestations qui lui sont confiées. Un courrier informant de la décision d attribution prise par le pouvoir adjudicateur sera adressé à chacune des entreprises ayant envoyé un dossier. Rédacteurs : FRC/HD/AL Date : Mai_2011 Page 19 sur 19