Maintenance des parcs informatiques des écoles de Charente-Maritime. Charte de référencement des prestataires informatiques

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1 Maintenance des parcs informatiques des écoles de Charente-Maritime Charte de référencement des prestataires informatiques Préambule L Association des Maires de la Charente-Maritime, le Conseil Général de la Charente-Maritime, l Inspection Académique de Charente-Maritime et le Syndicat Informatique de Charente-Maritime sont partenaires depuis 2005 pour aider l informatisation en réseau des écoles, appelée le Plan AIRE. Dans ce cadre, les ordinateurs réformés des collèges sont réattribués aux écoles primaires. Jusqu à présent, les services de l Education Nationale assuraient la maintenance des parcs scolaires. Ce service n a pas été reconduit à la rentrée de septembre 2011 et ne le sera plus. Dans le cadre de la répartition des compétences prévues par la loi, la maintenance des parcs informatiques scolaires est assurée par les communes. Dans ce nouveau contexte, les partenaires du Plan AIRE souhaitent laisser aux mairies le choix de leur prestataire informatique. Pour accompagner cette évolution tout en garantissant l homogénéité de la maintenance informatique des ordinateurs des écoles dans tout le département, la présente charte a été rédigée pour encadrer les conditions de maintenance attendues des prestataires. Pour aider les mairies dans le choix de leur prestataire, l Association des Maires et le Syndicat Informatique tiendront à jour une liste des prestataires référencés qui se sont engagés à respecter la présente charte. Engagement de l entreprise Je soussigné :. Représentant l entreprise : Siège social :... SIRET : Tél :.. Mél : Site web :.. m engage à respecter les clauses figurant dans la présente charte. Maintenance Parcs scolaires Février 2012 Page 1/5

2 1 - Prestations à assurer A titre informatif, pour toute la Charente-Maritime, le volume concerné est le suivant : Nombre total d ordinateurs à maintenir : environ PC, et 180 serveurs Nombre de sites : environ 350 écoles Type de matériels : PC en majorité anciens (entre 5 et 10 ans) Services : o Accès à une hot line d assistance o Diagnostic par télémaintenance ou sur site o Devis gratuit o Récupération et recyclage des matériels hors d usage Matériels et réseaux : o Réparation ou remplacement des matériels en panne o Paramétrage réseau local et accès Internet Logiciels et données : o Désinfection de virus o Réinstallation des logiciels (supports et n de licence fournis par l école) o Restauration des données sur les serveurs (selon sauvegardes de l école) Conseil : o Préconisations d utilisation o Suggestions d évolution 2 - Cadre contractuel à proposer aux mairies 2 formules sont possibles pour une mairie : 1. Le contrat de maintenance du parc de l école Contrat annuel entre la mairie et le prestataire, établi à l avance en définissant précisément les matériels concernés et les prestations assurées. Paiement en début d année en fonction du nombre de matériels couverts ; aucun frais supplémentaire lié aux interventions ou à la réparation du matériel. Intervention directe du prestataire à la demande de l école. Réactivité garantie et possibilité de prêt de matériel en cas d indisponibilité prolongée et remplacement du matériel lorsque la réparation n est pas possible. 2. L intervention au coup par coup Pas de contrat préalable entre la mairie et le prestataire. Paiement à chaque intervention (au moins le diagnostic et les frais de déplacements éventuels). Intervention du prestataire, après acceptation du devis par la mairie. Pas de garantie de réactivité. Devis gratuit pour la réparation du matériel ou proposition d achat d un matériel neuf (lorsque la réparation n est pas rentable : voir annexe). Maintenance Parcs scolaires Février 2012 Page 2/5

3 Variante de l intervention au coup par coup : le chéquier de tickets d interventions Pour simplifier la mise en œuvre, certains prestataires proposent l acquisition de tickets vendus en volume qui donnent ensuite droit à tout type d intervention et qui sont décomptés à l heure. Ce système permet d éviter de devoir régler à chaque fois les prestations (diagnostic, installations, etc.). En revanche, les réparations plus complexes font l objet d un devis spécifique. Remarque : pour l acquisition des «chéquiers de tickets», la mairie devra être attentive aux seuils des marchés publics au-delà desquels une mise en concurrence s impose. 3 - Référencement d un prestataire Pour être référencé sur la liste départementale des signataires de la charte qui sera communiquée aux mairies, un prestataire doit adresser un dossier de candidature à l Association des Maires de la Charente- Maritime, située 85, bd de la République La Rochelle cedex 9. Ce dossier devra comprendre : 1. La présente charte dûment remplie et signée 2. Une présentation de la société (Kbis ; plaquette commerciale ou tout autre document décrivant les services ; références éventuelles de la société en termes de maintenance des parcs scolaires ; 3. un contrat de maintenance type et la tarification générale pratiquée 4. un exemple de rapport d intervention destiné à être conservé dans l école pour assurer l historique des interventions et faciliter le suivi ultérieur) Au vu de ce dossier complet, le prestataire sera admis sur la liste des prestataires référencés. Retrait du référencement En cas de problème ou réclamation d une mairie, l Association des Maires saisira les services du Syndicat Informatique pour expertise. En cas de multiplication de retours négatifs pour un même prestataire, l Association des Maires et le Syndicat Informatique se réservent le droit de retirer le référencement du prestataire concerné. Maintenance Parcs scolaires Février 2012 Page 3/5

4 4 - Conditions techniques et financières L intervention technique doit respecter : Les bonnes pratiques en vigueur en informatique et télécommunications Les règles générales d éthique et de déontologie commerciale Le devoir de conseil incombant à tout expert Une bonne communication avec l école et la mairie Le cadre financier des interventions est le suivant : La synthèse des conditions techniques et financières de plusieurs prestataires informatiques de Charente- Maritime permet de donner pour 2012 les éléments de coût maximum suivants : 1. Le contrat de maintenance du parc de l école Coût par poste maintenu : 70 HT par an et par poste, donnant accès à tous les services d assistance sans frais supplémentaire (assistance, déplacement, réparation, remplacement de matériel). 2. L intervention au coup par coup (hors pièces détachées et équipements) Coût horaire technicien : 60 HT/heure (Frais de déplacement : variable selon la distance, la durée de trajet et le véhicule, selon barème fiscal) Tout écart à ces tarifs devra être argumenté auprès de la mairie concernée et les tarifs dérogatoires de pourront être appliqués qu à titre exceptionnel. Fait à Le. Pour l entreprise : Nom Prénom :.. Fonction :. Signature et Cachet : Maintenance Parcs scolaires Février 2012 Page 4/5

5 ANNEXE Illustration concrète : le cas pratique d une panne sur un matériel Cas n 1 Le matériel en panne est couvert par un contrat de maintenance Préalable : le prestataire vient à l école en début de contrat pour réaliser un inventaire du parc qu il maintient. En cas de panne : L école appelle directement le prestataire, 1. effectue un diagnostic (à distance ou sur site selon les pannes) 2. prévient la mairie si l école demande une intervention hors contrat de maintenance 3. engage les interventions nécessaires pour remettre l école en état de travailler (réparation à distance ou sur site, par simple paramétrage, ou changement de pièces défectueuse, ou même d ordinateur) 4. rédige une fiche d intervention qu il remet à l école (pour enregistrement dans le classeur de maintenance) et en copie à la mairie, pour information. Cas n 2 Le matériel en panne n est PAS couvert par un contrat de maintenance En cas de panne, L école prévient la mairie La mairie envoie au prestataire (de son choix) une demande d intervention pour diagnostic 1. effectue un diagnostic (à distance ou sur site selon les pannes) 2. envoie à la mairie un devis, précisant le coût des interventions nécessaires pour remettre l école en état de travailler (réparation à distance ou sur site, par simple paramétrage, ou changement de pièces défectueuses, ou même d ordinateur) 2 cas sont possibles : SOIT la mairie refuse le devis, alors : Le prestataire est en droit d adresser à la mairie une facture pour le diagnostic et le déplacement La mairie règle la facture du diagnostic et du déplacement SOIT la mairie accepte le devis, alors : 3. engage les interventions conformément au devis signé 4. rédige une fiche d intervention qu il remet à l école (pour enregistrement dans le classeur de maintenance). 5. adresse la facture à la mairie, accompagnée d une copie de la fiche d intervention La Mairie règle la facture des interventions. Maintenance Parcs scolaires Février 2012 Page 5/5