LE GUIDE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL POUR LE N+1

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1 Pôle Ressources Humaines Service Formation des Personnels Gestion des compétences Anne-Sophie LECLERCQ LE GUIDE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL POUR LE N+1 MAI-JUIN 2011 Entretiens professionnels Lille

2 DEFINITION ET ENJEUX DE L ENTRETIEN DEFINITION L entretien professionnel constitue le moment privilégié pour réaliser, au moins une fois par an, un diagnostic partagé de l activité et engager une réflexion formalisée menée en commun entre le N+1 et chacun de ses collaborateurs afin de progresser ensemble pour optimiser le fonctionnement du service et ainsi le service rendu à l usager. Il permet : - de préciser les missions et objectifs individuels et du service - d aborder entre autres, les questions relatives aux activités réalisées, aux compétences mises en œuvre, au fonctionnement du service et aux souhaits d évolution professionnelle - de créer des conditions d écoute réciproque Il est conduit par le N+1 (responsable hiérarchique direct) qui prescrit l activité à l agent ou par le N+2 dans certaines situations particulières ; il fait l objet d un compte rendu final. Entretiens professionnels Lille

3 ENJEUX Pour l Université Disposer d un outil de management harmonisé aux différents niveaux de l organisation pour mieux remplir ses missions Faciliter la communication ascendante, descendante et transversale Mettre en œuvre un système efficace de GRH - connaître les souhaits et besoins des personnels (carrière, mobilité, formation ) - identifier les compétences et les potentiels existants pour anticiper les évolutions Pour le N+1 Clarifier les missions et objectifs individuels et du service Mieux connaître ses collaborateurs (leur travail, leurs attentes, les difficultés qu ils rencontrent, les axes d amélioration qu ils suggèrent) Contribuer à optimiser le fonctionnement du service, à améliorer l organisation du travail Aborder avec l agent différents thèmes de GRH (identification des besoins de formation, de développement en compétences, projet professionnel, mobilité ) Affirmer son rôle de conseil et d accompagnement auprès de ses collaborateurs Pour le collaborateur Mieux se situer dans le service et mesurer sa contribution à sa mission Bénéficier d un moment privilégié pour pouvoir s exprimer sur ses activités, faire le point sur le travail accompli Mieux connaître le point de vue de son supérieur Asseoir sur des bases objectives la reconnaissance de son activité Identifier ses objectifs et moyens de développement (formation, accompagnement ) Exprimer ses souhaits d évolution professionnelle Entretiens professionnels Lille

4 DEROULEMENT DE L ENTRETIEN L ENTRETIEN : Un déroulement en 3 étapes AVANT Préparer l entretien ϖ Informer sur le but de l entretien, ses étapes, sa durée En relais de l information donnée aux agents par la direction de l USTL et le responsable de la composante ou du service, s appuyer sur les réunions d équipe, les contacts directs pour évoquer les intérêts de la démarche, répondre aux questions, compléter les informations (par exemple, définition des mots utilisés ) ϖ Organiser le(s) RV (1h/RV) ϖ S approprier la grille d entretien qui permettra de recueillir toutes les informations et facilitera la prise de notes Entretiens professionnels Lille

5 ϖ (Re)préciser la mission principale du service, la mission principale du poste de N Le N+1 décrit les missions du service, les missions des postes affectés au service Il doit être en mesure de décrire les missions de son service et des postes qui y sont affectés et d en réaliser la cartographie (ex : organigramme fonctionnel) en cohérence avec la mission de l unité (N+2). «A quoi et à qui sert le service?» à confirmer éventuellement avec N+2 «A quoi et à qui sert le poste dans le service?» Une mission est la contribution d une personne ou d un service au fonctionnement de l organisation. La mission du service ou du poste s exprime : -par un verbe d action -par les destinataires de l action -par le résultat de l action (quel est le service produit?) ϖ Conseiller à N de préparer l entretien en lui remettant : - le guide de préparation de l entretien professionnel pour N - la description de la mission du service et du poste de l agent ϖ Reprendre la fiche d activités et éventuellement préparer sa mise à jour ϖ Prévoir les conditions matérielles Lieu, conditions de disponibilité, support Entretiens professionnels Lille

6 PENDANT 1/ Accueil ϖ Rappeler le but, les étapes et la durée de l entretien ϖ Etre attentif aux éventuelles questions, objections ou craintes et en parler pour expliquer le sens de la démarche ou donner des explications complémentaires Demander éventuellement : «comment accueillez-vous cette nouvelle démarche?» ϖ Vérifier auprès de N les contraintes de temps 2/ Bilan (auto bilan et ajustement) Le N+1 reprécise la mission du service et du poste de l agent -auto bilan : le collaborateur fait le point sur l année qui vient de s écouler -le N+1 corrobore ou il ajuste Le N+1 analyse avec l agent son activité et repère avec lui les points positifs et les éventuels points à améliorer dans la situation de travail de l agent Les questions à poser : 1-La description de la mission du service estelle claire pour vous? -La description de la mission du poste vous convient-elle? 2-Depuis le dernier entretien destiné à élaborer votre fiche d activités, y a-t-il eu des changements qui en nécessitent la mise à jour? Entretiens professionnels Lille

7 LES THEMES A ABORDER - L organisation du service - Les relations de travail au sein du service et avec les autres services 3-Comment percevez-vous l organisation du service? Comment percevez-vous votre place dans l organisation? 4-Comment se déroulent vos relations de travail au sein du service et avec les autres services? - Le degré d autonomie - La maîtrise des activités - L intérêt pour les activités - La formation 5-Comment percevez-vous votre degré d autonomie dans le travail? Est-ce que cela vous convient? 6-Parmi vos activités, quelles sont celles que vous maîtrisez le mieux, le moins? Quelles sont celles qui vous satisfont le plus, le moins? 7-Quelles sont les formations que vous avez suivies au cours de l année écoulée? Pour chacune d elles, précisez les compétences qu elles vous ont permis de développer et quelle utilité concrète vous en avez eu en situation de travail - Les risques en matière d hygiène.sécurité 8-Avez-vous repéré au cours de l année des situations professionnelles à risques pour la santé et la sécurité au travail? Si oui, lesquelles? - Les points positifs pour l année écoulé 9-Quels sont les points positifs que vous percevez pour l année écoulée? Entretiens professionnels Lille

8 3/ Objectifs et moyens A partir des points d amélioration envisagés pour l année future, des objectifs sont fixés et des moyens sont évoqués pour les réaliser 10-Quels sont les points d amélioration que vous envisagez pour l année future? (compétences/organisation/relations) 11-Comment envisagez-vous d y parvenir? Quelles sont les compétences à développer ou à acquérir? Avec quelles formations? Avec quel accompagnement? Avec quel mode d organisation? Quelles sont vos suggestions pour améliorer l organisation du service? 4/ Evolution 12-Envisagez-vous une évolution professionnelle (évolution de carrière, mobilité géographique ou fonctionnelle, reconversion)? Comment vous y préparer? 5/ Modalités de suivi des objectifs et des évolutions souhaitées 6/ Conclusion Entretiens professionnels Lille

9 ϖ Réaliser la synthèse ϖ Faire un feed back sur la façon dont s est déroulé l entretien et inviter N à faire de même N+1 exprime son vécu, ses impressions, ses questions, remarques, rappelle les objectifs de la démarche ϖ Remercier «et de votre côté, comment avez-vous vécu cet entretien?» APRES ϖ Mettre à jour la fiche d activités ϖ Rédiger le compte rendu numérique ϖ Faire valider la fiche d activités et le compte rendu numérique par l agent Eventuellement, proposer un délai de réflexion à N avant validation «est ce que cette fiche d activités vous convient comme cela?» «est ce que le compte rendu numérique vous convient comme cela?» ϖ Transmettre la fiche d activités et le compte rendu numérique au N+2 (directeur de composante ou au chef de service) pour validation ϖ Modalités de suivi des objectifs Entretiens professionnels Lille