GUIDE D INFORMATION. Programmes d échanges d étudiants du. Bureau de coopération interuniversitaire (BCI)

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1 GUIDE D INFORMATION Programmes d échanges d étudiants du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI) Ces programmes d échanges permettent aux étudiants inscrits dans un programme de baccalauréat, maîtrise ou doctorat de l UQAR d effectuer un séjour d études de un ou 2 trimestres dans l'un des 450 établissements ou consortiums d établissements, situés dans 22 pays. Services aux étudiants Université du Québec à Rimouski Version du 23 octobre 2014

2 IMPORTANT Le dépôt de votre demande n entraîne pas automatiquement votre admission. Votre demande sera soumise pour approbation auprès de l université partenaire. Programmes d échanges d étudiants du BCI (PÉÉ) Les établissements universitaires du Québec, par l entremise du BCI, ont établi des programmes d échanges d étudiants avec des établissements universitaires à l extérieur du Canada. Ces programmes d échanges permettent aux étudiants inscrits dans un programme de baccalauréat, de maîtrise ou de doctorat de l Université du Québec à Rimouski d effectuer un séjour d études dans un des 500 établissements ou consortiums d établissements, partenaires du BCI, situés dans 22 pays. Autorisation du projet par la direction de programme Avant même de constituer votre dossier de candidature du PÉÉ, nous vous suggérons de rencontrer votre direction de programme d études qui vous conseillera quant à votre projet d études à l étranger en fonction de vos intérêts et de votre cheminement scolaire. Sachez qu il est souvent ardu de trouver des équivalences à l étranger pour les cours obligatoires. Votre projet d études devra vous permettre d obtenir un statut d étudiant à temps complet. Ces crédits devront tous être contributoires à votre programme d études et le cumul des crédits acquis avant le départ et des crédits effectués à l étranger ne doit pas dépasser le total des crédits prévus au programme. Le séjour hors Québec ne doit pas allonger la durée des études. Lorsque vous aurez identifié l université partenaire qui vous intéresse, vous devrez obtenir l approbation de votre direction de programme pour la liste préliminaire des cours que vous souhaitez suivre dans l université partenaire. Les systèmes d éducation étant très différents d un pays à l autre, la meilleure façon pour vous et votre direction de programme d évaluer les équivalences de cours est de vous référer au calcul du nombre de crédits, qui demeure le système de référence le plus juste : 1 crédit américain = 1 crédit UQAR 2 crédits ECTS (crédit européen) = 1 crédit UQAR La conversion des crédits d un système d éducation à l autre s effectue pour chacun des cours individuellement. Les crédits européens sont divisés par deux et arrondis, s il y a lieu. Par exemple, 5 crédits ECTS pour un cours donneront 3 crédits UQAR. Il peut arriver, selon le contenu des cours, les crédits rattachés aux cours et la règle de conversion, que les crédits suivis soient légèrement supérieurs aux crédits reconnus dans votre programme d études. IMPORTANT : En Europe, une charge normale de travail est de 24 à 30 crédits ECTS par session. Page 2 de 9

3 Critères d admissibilité Au premier cycle être inscrit à titre d étudiant régulier dans un programme de baccalauréat de l UQAR; avoir obtenu, au moment du départ, un minimum de 30 crédits dans votre programme, sans équivalence et sans dispense; avoir maintenu une moyenne cumulative égale ou supérieure à 2,7 sur 4,3 au moment du dépôt de la demande et du départ à l étranger; obtenir un minimum de 12 crédits contributoires à votre programme d études lors de la session d échange, sans excéder le nombre de crédits prévus au programme (possibilité d une deuxième session [12 crédits] consécutive ou non avec financement); répondre aux critères relatifs à la maîtrise de la langue de l établissement d accueil; le séjour d échange doit se faire de la troisième à l avant-dernière session. Aux cycles supérieurs être inscrit à titre d étudiant régulier dans un programme de maîtrise avec ou sans mémoire à l UQAR ou de doctorat; avoir obtenu, au moment du départ, un minimum de 9 crédits dans votre programme, sans équivalence et sans dispense; avoir maintenu une moyenne cumulative égale ou supérieure à 3,2 sur 4,3 au moment du dépôt de la demande ou, si les résultats ne sont pas disponibles, avoir obtenu une moyenne cumulative de 2,7 au baccalauréat, et conserver cette moyenne au moment du départ à l étranger; obtenir un minimum de 9 crédits contributoires à votre programme d études lors de la session d échange, sans excéder le nombre de crédits prévus au programme (possibilité d une deuxième session [9 crédits] consécutive ou non avec financement); répondre aux critères relatifs à la maîtrise de la langue de l établissement d accueil; le séjour d échange doit se faire de la deuxième à l avant-dernière session. Important : L étudiant participant doit avoir le statut d étudiant québécois ou de résident permanent du Québec pour obtenir la bourse du ministère de l'enseignement supérieur, de la Recherche et de la Science (MESRS). Les étudiants canadiens et internationaux pourront également participer aux différents programmes de mobilité étudiante, mais seront admissibles seulement au programme de Bourse d aide à la mobilité. Noter que : - L étudiant participant demeure inscrit à temps complet à l UQAR pendant son séjour hors Québec. - Les droits de scolarité sont payés à l UQAR et non à l université d accueil sauf dans le cas où il n existe aucune entente entre les deux partenaires. Page 3 de 9

4 Universités partenaires La liste des universités partenaires des universités québécoises dans le cadre des programmes d échanges du BCI se trouve à l adresse Internet: Vous trouverez ainsi les liens pour visiter les sites Web des universités. Notez que pour consulter la liste des universités partenaires, sur la page «Choix de l établissement d accueil», vous devez vous rendre au bas de la page et cliquer sur «Établissements d accueil». Vous pouvez sélectionner jusqu à trois établissements dans un même pays ou, dans le cas des États-Unis, du Mexique et du Brésil, dans un même groupe d universités (consortium). Dans votre sélection des universités partenaires, soyez attentif à la pertinence du programme d études offert ainsi qu à l organisation de l année scolaire. Vous éviterez ainsi de prévoir un séjour d études à l étranger pour la session d automne lorsque l organisation de l année universitaire de l établissement partenaire est incompatible avec celle de l UQAR (examens de la session d automne à la mi-février par exemple). Établissements contingentés Pour l année , voici les établissements contingentés : (en date du 23 octobre 2014, la liste des établissements contingentés, fournit par le BCI, n est pas encore disponible). ÉTATS-UNIS - Claremont University Consortium (CUC) - University of Massachusetts Boston - University of North Carolina (UNC) JAPON - Kyoto University - Waseda University ISLANDE - University of Iceland : deux places maximum par session SUISSE - École polytechnique fédérale de Lausanne ROYAUME-UNI - European Business School of London Si vous désirez étudier dans l un de ces établissements, vous devez nous en informer le plus tôt possible afin que nous puissions en faire la demande auprès du BCI. En ce qui concerne le «New England Board of Higher Education» les places sont limitées. En général, les places disponibles dans les universités américaines et britanniques sont limitées. De plus, les étudiants qui souhaitent étudier à la «European Business School of London» doivent détenir un dossier académique solide. Page 4 de 9

5 Compétences langagières La maîtrise de la langue constitue l une des conditions de participation au PÉÉ. Cette exigence est demandée parce que l UQAR a la responsabilité de s assurer que ses étudiants peuvent réussir leur séjour d études à l étranger. Vous devez fournir cette preuve au moment du dépôt de votre dossier. L ANGLAIS Vous devez répondre à l un des deux critères suivants : réussir le test d anglais d un organisme reconnu et exigé par l établissement d accueil, par exemple le TOEFL; avoir complété vos études collégiales ou universitaires en milieu anglophone. (joindre votre diplôme ou un relevé de notes à votre dossier). L ESPAGNOL Vous devez réussir un examen en espagnol dispensé par un organisme reconnu et exigé par l établissement d accueil (voir les exigences linguistiques de l établissement d accueil en consultant leur site Web). Prenez note que : Si aucune exigence linguistique n est demandée par l établissement d accueil, vous devrez tout de même fournir une preuve que vous avez réussi un test de compétence langagière délivré par un organisme reconnu de l UQAR, par exemple la TÉLUQ. Pour les autres langues, vous devez soumettre une lettre de recommandation d un enseignant de votre programme qui précise que vous possédez les compétences linguistiques pour poursuivre vos études dans cette langue. Constitution du dossier de candidature Avant la constitution complète du dossier, faites parvenir le formulaire de candidature de «courts séjours d études universitaires hors Québec» avant le 9 janvier pour un départ à l automne suivant ou à l hiver de l année suivante. Vous saurez donc si vous êtes admissible au projet et au financement avant de constituer votre dossier complet. Ce formulaire se retrouve au bureau des Services aux étudiants des campus de Rimouski et de Lévis. Vous devez ensuite transmettre votre dossier de candidature complet en trois copies (une originale et deux photocopies) au Bureau des Services aux étudiants en respectant la date limite, soit : Le 1 er mars (ou le jour ouvrable suivant) pour un séjour d études à la session de l automne suivant; Le 15 mars (ou le jour ouvrable suivant) pour un séjour d études à la session de l hiver de l année suivante. Page 5 de 9

6 Le dossier de candidature doit comporter les pièces suivantes : 1. le formulaire de demande de participation disponible sur le site Internet du BCI (vous recevrez un code d accès par courriel à partir de janvier seulement); 2. une copie d un document officiel attestant de l identité de l étudiant (ex. certificat de naissance, page d identité du passeport); 3. une lettre, rédigée dans la langue de l établissement d accueil, qui explique votre motivation à participer à ce programme d échanges ainsi que les objectifs de formation que vous poursuivez; 4. la liste des cours que vous désirez suivre à l établissement d accueil; s il y a plus d un établissement, dressez une liste pour chacun; 5. une lettre de votre direction de programme vous autorisant à poursuivre vos études à l étranger, approuvant les cours que vous avez choisis et vous garantissant que les crédits réussis seront comptabilisés dans votre programme à votre retour à l UQAR; 6. une photocopie du bulletin de cégep pour les étudiants au baccalauréat ayant complété moins de 30 crédits et une copie officielle du relevé de notes universitaires pour tous les étudiants au baccalauréat; 7. une évaluation de votre connaissance de la langue de l établissement d accueil sera requise si autre que le français (voir les exigences linguistiques de l établissement d accueil); 8. une lettre de recommandation d un professeur (ou chargé de cours) de l UQAR qui vous connaît bien et peut, en quelques mots, nous parler de vous (sur les plans personnel et scolaire); il serait souhaitable que cette lettre soit rédigée dans la langue de l établissement d accueil. Dépenses reliées au projet et aide financière Les droits de scolarité et autres frais demandés par l UQAR, les assurances, le logement, la nourriture, le matériel scolaire ainsi que certains frais administratifs demandés par l établissement d accueil sont à votre charge. Vous n avez pas à payer les droits de scolarité en vigueur dans l université d accueil. L ensemble de ces dépenses s élève, en moyenne, à $ par année. Bien entendu, le coût de la vie dans certains pays peut rendre ce montant insuffisant. Pour les séjours d études à l étranger, l UQAR offre, par l entremise du programme de courts séjours d études universitaires à l extérieur du Québec du ministère de l'enseignement supérieur, de la Recherche et de la Science (MESRS) une bourse de $ à $ par session. La demande pour cette bourse se fera automatiquement en remplissant le formulaire de candidature «courts séjours d études universitaires à l extérieur du Québec». Notez que : - Durant votre séjour à l étranger, s il y a lieu, vous continuerez d être admissible au programme d Aide financière aux études; - Les bourses octroyées sont considérées comme de l actif dans le calcul des prêts et bourses. Au niveau fiscal, les bourses sont non imposables aux niveaux provincial et fédéral. Page 6 de 9

7 LOJIQ soutient l effort d internationalisation de l éducation et favorise la persévérance scolaire en accompagnant les étudiants qui souhaitent réaliser une session d études à l étranger ou qui désirent valider les acquis de formation par un projet ou un stage à l international dans le cadre de leurs études. LOJIQ appuie également les initiatives visant la persévérance scolaire développées par des professionnels de l éducation. Tous les projets acceptés font l objet de nouvelles conditions de financement touchant les assurances et le transport international des participants. Ce mode de financement tient compte de la destination et de la durée du projet à l étranger. Il participe également à l harmonisation des prestations des quatre Offices regroupés au sein de LOJIQ. Pour les séjours d études, les territoires couverts par LOJIQ sont les suivants : Les Amériques; L Asie; La Wallonie et Bruxelles; La France. Assurances Très important : L UQAR exige que tous les étudiants participants au PÉÉ doivent contracter leur propre assurance maladie complémentaire. De plus, si pour des motifs personnels vous quittez le Québec plusieurs jours avant le début de votre projet d études ou que vous prolongez votre séjour au-delà de la durée du projet, il est fortement conseillé de vous doter d une couverture d assurance voyage/soins médicaux d urgence pour la durée entière de votre séjour. Soutien financier de LOJIQ pour les assurances voyage et soins médicaux d urgence Chaque bénéficiaire du soutien financier de LOJIQ doit OBLIGATOIREMENT prouver son adhésion à un régime d assurance voyage/soins médicaux d urgence couvrant la durée du projet à l étranger (copie du contrat d assurance, carte d assistance ou facture payée). Dans le cas d une souscription à une couverture auprès d une compagnie d assurance de votre choix, LOJIQ vous accorde un soutien financier sous forme d un montant forfaitaire établi en fonction de la durée du projet à l étranger. Durée du projet Montant forfaitaire 0 à 30 jours 10 $ 31 à 65 jours 20 $ 65 à 90 jours 35 $ 91 à 365 jours 65 $ Assurance fournie par un tiers Si vous bénéficiez d une assurance voyage/soins médicaux d urgence privée fournie par un tiers (parents, institution ou entreprise) vous devez également nous en fournir la preuve. Dans ce cas, le soutien financier n est pas accordé. Page 7 de 9

8 Assurance responsabilité civile générale offerte par LOJIQ Tous les participants dont les dossiers ont été acceptés et qui ont signé la convention dans le cadre des programmes de LOJIQ sont automatiquement couverts au titre de la responsabilité civile générale à hauteur de $, (dommages matériels et corporels) pour toute la durée du projet à l étranger approuvée par LOJIQ. Transport international LOJIQ assume 65 % du coût du transport international jusqu à un montant maximum établi en fonction de la zone géographique dans laquelle a lieu le projet (sauf zone 1). Pour les projets se déroulant dans les territoires limitrophes au Québec (zone 1), un montant forfaitaire de 300 $ est accordé comme appui au transport international. Sont admissibles à ce soutien les titres de transport aller-retour, en classe économique et au départ des aéroports de Montréal ou de Québec (quelques exceptions peuvent être acceptées après vérification avec LOJIQ pour des aéroports à proximité du Québec). Les renseignements relatifs à ce programme sont disponibles sur le site Web de l organisme au : Important : Si ces conditions ne sont pas respectées, vous devrez modifier votre billet d avion à vos frais, sous peine de voir votre projet annulé par LOJIQ. Logement En principe, les établissements d accueil doivent vous aider à vous loger convenablement. Toutefois, vous devez savoir qu une offre d admission ne vous garantit pas l obtention d une chambre en résidence, même si l établissement qui vous accueille possède un complexe de résidences. L idéal est d attaquer la question de front en prenant les renseignements pertinents dès maintenant. À cet effet, nous vous conseillons de consulter le site Internet de l Université d accueil et de prendre contact avec eux afin de connaître les modalités de location aux résidences étudiantes. Page 8 de 9

9 Suivi de votre dossier de candidature Les universités partenaires doivent être en possession des dossiers de candidature du PÉÉ avant la fin du mois de mars. La convention du BCI prévoit que les étudiants doivent avoir reçu une réponse au plus tard le 1 er juin. Malgré cette consigne, il arrive parfois que les réponses nous parviennent jusqu au début du mois de juillet et même plus tard. Selon les universités, les réponses parviennent, soit au bureau des Services aux étudiants, soit à l adresse de l étudiant. Si votre candidature est refusée par l établissement de premier choix, elle sera transférée par ce dernier à l établissement de deuxième choix et vous en serez informé. Après le dépôt de votre dossier, vous serez convoqué à une formation prédépart obligatoire offerte par le bureau des Services aux étudiants. Vous recevrez également de la documentation sur les questions relatives, entre autres, aux assurances, au visa étudiant et à l inscription à l UQAR. Pour informations Campus de Rimouski Services aux étudiants Julie Bonenfant Coordonnatrice Services aux étudiants local E-105 Courriel : julie_bonenfant@uqar.ca Tél. : , poste 1926 Campus de Lévis Guichet étudiant Sébastien Dubé Coordonnateur Services aux étudiants Local 1020 Courriel : sebastien_dube@uqar.ca Tél. : , poste 3269 Dates à retenir Date limite du dépôt du formulaire de candidature : 9 janvier 2015 Pour un départ à l automne suivant ou un départ à l hiver de l année suivante Date limite de dépôt complet des dossiers : 2 mars 2015 Pour un départ à l automne suivant ou le 16 mars 2015 pour un départ à l hiver de l année suivante Page 9 de 9