FORMATION OPEN OFFICE 3 TRAITEMENT DE TEXTE : WRITER LIVRET 5 LE PUBLIPOSTAGE I

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1 FORMATION OPEN OFFICE 3 TRAITEMENT DE TEXTE : WRITER LIVRET 5 LE PUBLIPOSTAGE I Niveau 2 Auteur : Thierry TILLIER

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3 INTRODUCTION Vous apprendrez dans ce livret à utiliser le publipostage afin de créer des mailing et des étiquettes. Pré-requis : Livrets : 1,2,3,4 Objectifs : Réaliser des mailing et des étiquettes Comprendre le fonctionnement du publipostage avec WRITER Être capable de créer un publipostage simple Insérer des champs conditionnels Être capable d'associer une source de données EXCEL et ACCESS. Signalétique Attention Information complémentaire 3/24

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5 Chapitre 1 Réaliser un publipostage Chapitre 1 Réaliser un publipostage 1.1 Rappel Le publipostage (mailing en anglais) est la capacité de fusionner un document (le document principal) et une liste de données (liste de clients, de produits...). Le document principal peut être comparé à un modèle qui sert à générer plusieurs lettres identiques dont une seule partie change (l'adresse du destinataire par exemple). Liste d'adresse (ou de produit...) = tableau calc, ou base de données : Document principal (ou document de fusion) : Mr... Adresse Opération de fusion Les champs adresse, ville... seront remplacés par les valeurs réelles qui se trouvent dans la liste d'adresse la source de données. Lettre type 1 Mr... Adresse (sur plusieurs pages..) 5/24

6 1.2 Création du document principal Ce chapitre vous apprendra à réaliser rapidement un publipostage. 1 : Veuillez commencer par taper le courrier ci-dessous. Ce sera notre document principal. 2 : Enregistrez le document sous le nom Opération déstokage.odt 6/24

7 Chapitre 1 Réaliser un publipostage 1.3 Association de la source de données Nous allons maintenant attacher notre base de données à ce document principal. En réalité, il s'agit de faire connaître à WRITER toutes nos listes (base de données), les sources de données ainsi déclarées seront accessibles tout le temps, pour n'importe quel nouveau courrier. Notre base de données sera un classeur CALC contenant les adresses de nos clients. Il existe plusieurs méthodes pour cela, nous n'en verront qu'une. 3 : Cliquez sur le menu Edition 4 : Cliquez sur la commande Changer de base de données La boîte de dialogue s'affiche Si des bases de données sont déjà référencées, elles apparaissent dans la liste. 5 : Cliquez sur le bouton Parcourir pour aller chercher notre classeur. 7/24

8 6 : Sélectionnez le classeur ClientSono.ods 7 : Cliquez sur le bouton Ouvrir La sélection apparaît dans la liste. 8 : Cliquez sur le + 9 : Sélectionnez la référence à la feuille qui contient les données (les adresses en l'occurrence). 10 : Cliquez sur le bouton Définir 8/24

9 Chapitre 1 Réaliser un publipostage Notre liste de clients (la source de données) est maintenant déclarée à WRITER. Cela signifie qu'elle est disponible pour tous les documents de fusion que nous pourrons créer dans l'avenir. Remarque : Cette opération crée une base de données (avec l'extension de fichier *.odb) dans le dossier Mes documents et qui porte le même nom que notre classeur. Remarque : Toutes modifications dans le fichier d'origine (ici notre fichier CALC) se répercutera ici sur notre fichier base de données 11 : Appuyez sur la touche du clavier pour afficher les sources de données disponibles. Les sources de données apparaissent. Barre d'outils de fusion 12 : Cliquez sur Feuil1 pour afficher les données dans le volet de droite ( si ce n'est pas déjà fait) Notre liste de clients 9/24

10 1.4 Insertion des champs - avec la souris Il existe deux manières d'insérer les champs dans notre document. La première est le cliquerglisser. 1 : Cliquez sur le nom du champ Societe et glissez-le dans le document. Le champ apparaît dans le courrier 2 : Cliquez sur le paragraphe en dessous 1.5 Insertion des champs - par le menu Voyons comment insérer un champ avec le menu Insertion 1 : Cliquez sur le menu Insertion 2 : Cliquez sur le sousmenu Champs 3 : Cliquez sur la commande Autres... 10/24

11 Chapitre 1 Réaliser un publipostage La boîte de dialogue Champs s'affiche 4 : Cliquez sur l'onglet Base de données 5 : Cliquez sur Champ de mailing (s'il n'est pas déjà sélectionné) La liste des champs apparaît. 7 : Cliquez sur Adresse 6 : Cliquez sur le + devant ClientSono puis sur le + de Feuil1 8 : Cliquez sur le bouton Insérer Le champ Adresse apparaît dans le courrier. 9 : Cliquez derrière le champ 10 : Tapez sur la barre d'espace 11 : Sélectionnez le champ CP 12 : Cliquez sur le bouton Insérer 11/24

12 12 : Continuez à insérer les champs avec la méthode qui vous convient. 1.6 Aperçu de la fusion Essayons de voir si les champs se mettent bien à jour. 1 : Sélectionnez une ligne 2 : Cliquez sur le bouton Données dans les champs Les champs doivent prendre les valeurs sélectionnées plus haut. Pour voir de nouveau le nom des champs: Cliquez sur le menu Édition / Changer de base de données Puis définir (sans modifier la sélection) 12/24

13 Chapitre 1 Réaliser un publipostage 1.7 Réaliser la fusion. Maintenant que tout est prêt, il faut réaliser la fusion à proprement parlé. Trois possibilités vous sont offertes : Création d'un nouveau document Création d'un Impression directe vers l'imprimante 1 : Cliquez sur le bouton Mailing L'assistant mailing s'affiche 2 : Cliquez sur l'étape 1 Sélectionner le document de base 3 : Cliquez sur l'option Utiliser le document actif (il s'agit du courrier qui est actuellement ouvert). 4 : Cliquez sur l'étape 6 13/24

14 Cette zone permet d'exclure certains destinataires. 5 : Cliquez sur l'étape 8 6 : Cochez l'option Enregistrer le document fusionné 7 : Cochez l'option Enregistrer comme document unique cette option créer un seul document de plusieurs pages. 7 : Terminez en cliquant sur le bouton Enregistrer les documents 14/24

15 Chapitre 1 Réaliser un publipostage 8 : Veuillez nommer le document 9 : Cliquez sur le bouton Enregistrer 10 : Cliquez sur le bouton Terminer 15/24

16 11 : Dans la barre des tâches de Windows, cliquez sur le nouveau fichier. Résultat : un document est généré Le document fait 57 pages, dont chacune correspondant à une adresse de la source de données Conseils pour les sources de données: Les noms de colonnes devraient comporter moins de 10 caractères, et être sans caractère accentué ni espace ou autres caractères spéciaux. Ceci en prévisions d'une éventuelle migration vers des base de données plus rigoureuses en matière de nom de champ. Les codes postaux devront être de format Texte sous peine de voir le zéro de tête enlevé dans la cellule dans CALC. Dans la barre des tâches vous voyez la fusion générée. Vous pouvez faire un aperçu du résultat. 16/24

17 Chapitre 1 Réaliser un publipostage 1.8 Supprimer les pages vides Réalisons un aperçu de notre fusion : 1 : Cliquez sur le bouton Aperçu Remarque : Le document ouvert Sans nom 1 est une copie du document Ma première fusion que nous avons enregistré tout à l'heure REMARQUE : Lorsque vous faites un publipostage papier avec Writer, des pages blanches sont insérées par défaut entre chaque document pour éviter que la dernière page d un document (si notre courrier fait deux pages ou trois pages par exemple) soit sur la même feuille que la première page du document suivant ou pour séparer rapidement les documents longs. Voyons comment désactiver cette option. 17/24

18 1 : Cliquez sur le menu Outils 2 : Cliquez sur la commande Options... La boîte de dialogue Options apparaît. Remarquez que cette boîte permet de régler des paramètres de tous les logiciels OpenOffice 3 : Cliquez sur la rubrique OpenOffice.org Writer 4 : Cliquez sur la rubrique Impression 5 : Décochez l'option Imprimer automatiquement les pages blanches insérées 6 : Cliquez sur OK pour valider les modifications Si vous faites de nouveau un aperçu, les pages vides ont disparu. 18/24

19 Chapitre 2 Les champs conditionnels Chapitre 2 Les champs conditionnels 2.1 Créer un texte conditionnel /24

20 2.2 Les opérateurs de comparaison 20/24

21 Chapitre 3 Réaliser des étiquettes Chapitre 3 Réaliser des étiquettes 3.1 Créer les étiquettes 3.2 Imprimer les étiquettes 21/24

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23 Chapitre 4 Exercices Chapitre 4 Exercices 4.1 Exercice 1 1 : Veuillez réaliser un nouveau publipostage sur la base du fichier ACCESS : AdresseClients.mdb, avec le courrier ci-dessous : 2 : Veuillez insérer un texte conditionnel : Cher pour les contacts masculins et Chère pour les contacts féminins. 3 : Réaliser des étiquettes avec les coordonnées de chaque client de cette base. 4.2 Exercice 2 1 : Réalisez une page d'étiquette à partir du classeur EXCEL Produit.xls (3 colonnes : désignation, prix et tva) 23/24

24 Table des matières Chapitre 1 Réaliser un publipostage Rappel Création du document principal Association de la source de données Insertion des champs - avec la souris Insertion des champs - par le menu Aperçu de la fusion Réaliser la fusion Supprimer les pages vides...17 Chapitre 2 Les champs conditionnels Créer un texte conditionnel Les opérateurs de comparaison...21 Chapitre 3 Réaliser des étiquettes Créer les étiquettes Insérer les champs Imprimer les étiquettes...29 Chapitre 4 Exercices Exercice Exercice Retrouvez le cours complet dans la rubrique OpenOffice Retrouvez tous les cours sur 24/24 sur