Abstract Les Fonctions de Frais Généraux Administratives, Commerciales, Production

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1 Abstract Les Fonctions de Frais Généraux Administratives, Commerciales, Production Juillet 2008

2 Edito Suivre l évolution des organisations et des métiers de l entreprise, est un principe de base du management pour s accaparer des meilleurs pratiques et rester performant. Par ailleurs, la maîtrise des coûts de structures est une démarche de progrès continue pour le maintien de sa compétitivité. Garder tous les avantages compétitifs de son organisation dans une économie ouverte sur ces produits et services, est encore plus incontournable dans des contextes d inflation des matières premières et des disparités des taux de change, quand ce n est pas une atonie de la consommation jusqu aux outils de production. Si les fonctions de frais généraux sont incontournables dans l exploitation des activités, l analyse attentive de leurs marges de progrès requiert un ensemble d informations sur la valeur ajoutée produite les plus outillés qu ils soient. Il est utile de disposer d éléments d appréciations tangibles et objectifs pour structurer des champs d actions en phase avec le niveau d activité de production de l entreprise. Aussi, l étude des différentes fonctions de frais généraux que réalise l Observatoire Cegos des Performances des Entreprises depuis plusieurs dizaines d années, permet d acquérir une veille générale sur les évolutions de ces organisations, leurs pratiques managériales, ainsi qu un ensemble de références sur la performance de ces fonctions de frais généraux. Quel est le niveau de compétitivité interne des entreprises? Quel est le bon dimensionnement d une fonction support par rapport à la taille d une entreprise? La productivité de ces fonctions est-elle optimale? Ces fonctions sont-elles optimisées et maîtrisées? - Autant de questions qu un dirigeant d entreprise est en droit de se poser sur la performance de ses métiers. Les réponses sont développées dans la 7 ème édition du rapport d étude sur les fonctions de frais généraux. Les résultats apportent à la fois, une photographie de l évolution des métiers de ces fonctions par rapport à nos éditions précédentes, et un ensemble d indicateurs de performances selon différents profils d entreprises. Pour un dirigeant, il est incontournable de disposer de ces informations pour étalonner sa propre performance à un premier niveau d appréciation et apprécier les enjeux de progrès dans son contexte. 2

3 Edito Les principaux résultats de cette enquête ici présentés vous donneront un aperçu de l évolution générale des fonctions de frais généraux et le niveau de performance actuel dans les entreprises. Les facteurs différenciant ses niveaux de performance et l ensemble des ratios des 16 fonctions de frais généraux sont largement restitués dans notre rapport d enquête. Au plaisir de vous présenter plus largement ces résultats et débattre avec vous dans le contexte de votre activité, Olivier SOREL Consultant Observatoire Cegos des Performances de l Entreprise Tél : osorel@cegos.fr 3

4 La nomenclature Cegos des Frais Généraux Nous précisons le périmètre d analyse des fonctions de frais généraux. 16 fonctions de l entreprise sont définies par la nomenclature d évaluation Cegos des fonctions de frais généraux. Cette nomenclature représente les fonctions de siège et les fonctions d appui des différente sites d exploitation des entreprises. Ces fonctions sont représentées dans 3 groupes distincts de métiers administratifs, commerciaux, et de production distincts : Fonctions administratives Direction Générale, Finance et Comptabilité, Ressources Humaines, Services juridiques, Informatique Services généraux, Infrastructure et locaux. Fonctions commerciales Direction commerciale et marketing, Publicité et promotion, Administration des ventes. Fonctions de production Direction et administration de la production, Recherche et développement Bureaux d études, Méthodes et outillages, Planning ordonnancement lancement, Achats et approvisionnements, Maintenance industrielle. 4

5 Principes généraux d évaluation La définition générale des fonctions de frais généraux selon la nomenclature CEGOS : Ensemble des effectifs et charges non directement affectables aux produits et services vendus par l entreprise. Le périmètre des différentes fonctions de frais généraux d une entreprise est évalué au niveau du périmètre d activité présenté à cette étude, à travers son bilan et compte de résultat. Chaque fonction de frais généraux dispose d une définition précise des travaux et tâches effectuées dans le périmètre de la fonction. Les entreprises analysées respectent le périmètre d étude de chaque fonction par la définition des domaines et services représentés, quelque soit la structuration de leur organigramme. Les effectifs d une fonction de frais généraux se définissent comme l ensemble des personnes appartenant au rattachement hiérarchique de cette fonction, quelque soit le lieu d activité et son statut, évalué en équivalent temps plein sur l année. Les forces commerciales, les services logistiques d exploitation et les effectifs directs de production, ne font pas partie de cette nomenclature. Les dépenses analysées d une fonction sur l année, sont identifiées sur trois différentes natures dans le calcul des ratios de performances : Les frais de personnel associés (charges incluses), Les frais de fonctionnements directs, dont les achats de sous-traitance (mais à l exclusion des refacturations internes ou coûts analytiques), Les amortissements attribués. (Certaines classifications de dépenses générales et spécifiques sont précisées dans la nomenclature). Chaque fonction dispose d indicateurs d activités ou unités d œuvres (facilement identifiable à toute entreprise) et définis dans la nomenclature. Chaque entreprise partenaire dispose d une nomenclature détaillée de notre nomenclature sur la base d un cahier explicite facilitant le travail d évaluation, encadré et validé par les consultants experts à ce cadre d étude. 5

6 Exemple d évaluation Sur la base d une nomenclature proposée, les différentes entreprises représentent le périmètre de leur fonction dans un cadre de définition précis, afin d assurer l homogénéité de comparaison des services et travaux effectués, qui serviront de base aux calculs de ratios d activités. (L Observatoire Cegos valide avant traitements le respect de cet exercice). Ces différentes définitions sont présentées dans l introduction de chaque fonction de frais généraux du rapport. Toute entreprise peut réaliser sa propre évaluation sur le même cadre d exercice ainsi présenté. Exemple de représentation du cadre d évaluation de la fonction Finance Comptabilité Gestion. TABLEAU D'ANALYSE DES CHARGES : FINANCE COMPTABILITE GESTION Gestion TOTAL Direction Comptabilité Comptabilité Comptabilité Financière Contrôle de Autres Management Générale Clients Fournisseurs Trésorerie gestion LES EFFECTIFS Managers, Ingénieurs, Techniciens Secrétariat - Logistique TOTAL DES EFFECTIFS LES DEPENSES - Frais de personnel. Fournitures. Frais de missions, Déplacements. Sous-traitance, externalisation. Autres charges - Total dépenses externes - Amortissements TOTAL DES DEPENSES en milliers Une analyse plus approfondie de la performance de la fonction comptable et financière par ses différentes processus d activités, est disponible sur le rapport d étude de l Observatoire Cegos Fonction Comptable et Financière Edition Cegos

7 Principes de comparaisons Le rapport Cegos sur les fonctions de frais généraux, vous offre différents outils d autodiagnostic pour positionner et comparer vos propres performances évaluées par rapport aux pratiques externes : Métier : METALLURGIE RATIOS DE LA FONCTION FINANCE ET COMPTABILITE Secteur RATIOS Unité Moyennes d'activité génerales Moyennes générales EFFECTIFS DE LA FONCTION EFFECTIF DE LA FONCTION / 2,37 2,27 EFFECTIF TOTAL DE L'ENTREPRISE % EFFECTIF DE LA FONCTION / 10,31 7,39 EFFECTIF TOTAL DES FRAIS GENERAUX % CHARGES DE LA FONCTION CHARGES TOTALES DE LA FONCTION / 0,88 0,80 CHIFFRE D'AFFAIRES % CHARGES TOTALES DE LA FONCTION / 1,90 2,87 VALEUR AJOUTEE % CHARGES TOTALES DE LA FONCTION / 5,10 3,54 DEPENSES TOTALES DES FRA IS GENERA UX % FRAIS DE PERSONNEL DE LA FONCTION / 79,9 80,1 CHARGES TOTALES DE LA FONCTION % DEPENSES EXTERNES DE LA FONCTION / 19,8 18,6 CHARGES TOTALES DE LA FONCTION % AMORTISSEMENTS DE LA FONCTION / 0,3 1,3 CHARGES TOTALES DE LA FONCTION % - des batteries de ratios par fonction selon différents critères d activités - des graphiques de positionnement par rapport aux meilleurs pratiques COUT MOYEN PAR PERSONNE K /P TOTAL FRAIS DE PERSONNEL SEUL K /P COUT PAR OPERATION DEPENSES FONCTION / TOTA L FA CTURES /Fac. PRODUCTIVITE TOTAL FACTURES DES TIERS / EFFECTIF DE LA FONCTION Fac/P NOMBRE DE COMPTES REFERENCES / EFFECTIF DE LA FONCTION Cpt/P REPARTITION CUMULEE DES ENTREPRISES SELON LES DEPENSES DE LA FONCTION ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS PAR RAPPORT AU CHIFFRE D AFFAIRES ACHAT HT 100 Répartition cumulée des entreprises en pourcentage Dépenses totales de la fonction Achats et Approvisionnements par rapport au montant des Achats annuels HT, en pourcentage Quartiles de référence Médiane 7

8 Méthodologie - Echantillon Le contenu du rapport d étude représente l évaluation de l ensemble des fonctions de frais généraux des entreprises sur une même période d exercice budgétaire. Par démarche bénévole, les entreprises ont accepté l évaluation de leurs différentes fonctions de frais généraux selon notre nomenclature imposée et ce, dans un planning d étude imposé. La dernière édition a été réalisée sur l exercice en cours L ensemble de l accompagnement et de la validation des résultats a été opéré par les consultants Cegos sous le contrôle des dirigeants d entreprises. Les résultats présentés sont basés sur l évaluation de 51 entreprises implantées sur le territoire national. L entreprise moyenne représente une effectif de 650 salariés et un chiffre d affaires annuel de 141 M. Réprésentation graphique des principaux secteurs d activités analysés. Services 20,8% Production de biens d'équipements 33,3% Négoce 10,4% Production de biens de consommation courante 22,9% Production de biens intermédiaires 12,5% 8

9 Moyennes générales des fonctions de Frais Généraux 27 % de l effectif total des entreprises sont dans des fonctions de frais généraux : 26 % dans les fonctions administratives 17 % dans les fonctions commerciales 55 % dans les fonctions d exploitations (2 % dans les fonctions de frais généraux divers). 17,7 % du chiffre d affaires (HT) en moyenne, est alloué aux dépenses totales des fonctions de frais généraux : 36 % sont des frais de personnel 62 % sont des dépenses de fonctionnements directs 3 % sont des amortissements affectés. L ensemble de ces dépenses, représentant 34,5 % par salarié de l entreprise sur l année Soit une moyenne de 150 par jour / salarié Rapporté aux seuls effectifs de frais généraux, ces dépenses totales représentent 137 K annuel en moyenne. Frais de personnel 36 % Dépenses Externes 62 % Amortissements 3 % 9

10 L évolution du périmètre des effectifs des fonctions de frais généraux Le dimensionnement moyen des fonctions de frais généraux est en baisse continu depuis plusieurs années. Aujourd hui, ils représentent en moyenne 27 % de l effectif total des entreprises. Si cette baisse est toutefois moins importante sur cette dernière période d analyse, par rapport à la croissance des effectifs de l entreprise, cette représentation actuelle traduit les politiques d optimisations successives de ces fonctions supports. Les entreprises sont passées par une amélioration de la productivité interne, à la révision du design des unités centrales, ainsi qu un certain niveau d externalisation de services logistiques. Ces pratiques sont largement répandues et reconnues dans les métiers des fonctions de frais généraux. Ce sera dans les fonctions administratives et les fonctions d appui commerciales du siège qui auront le plus accentué leur périmètre d organisation. Contre une évolution plus aléatoire des effectifs dans les fonctions de frais généraux de production dépendant des métiers industriels analysés. Evolution du dimensionnement des fonctions de frais généraux par rapport à l effectif total des entreprises ,4 % ,0 % ,0 % ,9 % Une entreprise qui aurait conservé un périmètre constant d effectif salarié de 1000 personnes durant ces 10 dernières années (à périmètre industriel identique), aura ainsi vu la disparition de 50 postes dans l ensemble de ses fonctions supports d activités (passant de 32 % à 27 ù de son effectif total). 10

11 La maîtrise des dépenses des fonctions de frais généraux L ensemble des coûts des fonctions de frais généraux représentent 17,7 % du chiffre d affaires des entreprises. Par rapport aux études précédentes, cette moyenne reste au demeurant constant par rapport au chiffre d affaires des entreprises si l on compare au 17 % affiché lors de la précédente édition. Il y a donc une certaine maîtrise globale de ces fonctions de frais généraux par rapport à la croissance du chiffre d affaires par salarié (+10%). La variation du chiffre d affaires de l entreprise reste le premier facteur d ajustement du périmètre de ces dépenses en cas de retournement de tendance. Cette moyenne se répartit entre les activités de Négoce qui ont une moyenne de dépenses de frais généraux à 10 % de leur CA, contre une moyenne de 20 % dans les entreprises de production industrielles. Représentations de moyennes justifiées. Composés pour 40% de coûts fixes en frais de personnel, le reste des frais variables de ces fonctions recouvrent des dépenses stratégiques (R&D, marketing, gestion des achats, informatique ) et des dépenses discrétionnaires accompagnant la croissance de l activité (investissements, frais courants, sous-traitance, ). Evolution des principaux ratios de dépenses des fonctions de frais généraux Dépenses totales sur CA HT ,7 % 16,9 % Dépenses totales par salarié de l entreprise Dépenses totales par effectif de frais généraux 30,9 K 118,4 K 34,5 K 137,2 K Résultat d exploitation des entreprises panels sur CA H.T. 4,7 % 4,8 % Les coût moyens par salariés de l entreprise (ensemble des coûts des fonctions de frais généraux annuels par salarié) sont légèrement en hausse à 34,5 K. Ces variations traduisent la hausse de certains investissements opérés par ces métiers dans un contexte économique favorable, la progression des charges externes de sous-traitance et la progression d une valorisation des compétences techniques suppléant les travaux à faible valeur ajoutée. 11

12 L évolution des performances des fonctions de frais généraux La lecture de la performance d une fonction de frais généraux est le croisement de plusieurs indicateurs d activité lui appartenant. Cela va des moyens engagés optimums (effectifs, dépenses, productivité) par rapport aux taux de qualité de service attendu (délais, taux de satisfaction client). La performance d une fonction de frais généraux varie également selon certaines spécificités sectorielles (Production vs. Négoce) et volumes d affaires à traiter. Il est démontré dans ce rapport d étude, que la majorité des fonctions de frais généraux ont nettement augmenté la productivité administrative par personne présente, par rapport aux précédentes éditions d études. Au-delà de la lecture à plat des performances relevées, il est intéressant d indiquer les orientations d optimisations attendus par les dirigeants d entreprises dans leur contexte d activité (toutes entreprises confondues). A la question suivante : Dans la liste des fonctions de notre nomenclature, quelles sont les fonctions de frais généraux souhaiteriez-vous voire améliorer leur performance par degré de priorité (productivité, budgets, prestations, organisation, compétences, )? Ces résultats placent en premier lieu, les fonctions de frais généraux stratégiques (R&D), mais également les fonctions ou l amélioration des organisations et la valeur ajoutée de services doivent être encore optimisées pour la performance globale de l entreprise (Finance, Relations clients, Informatique, Achats, ). A l opposé, les fonctions supports éloignées du cœur d activité de l entreprise ayant déjà fait l objet de programmes d optimisations plus aisés, sont celles ou les enjeux de progrès sont aujourd hui moins importants. L ensemble de ces attentions croisés avec le dimensionnement actuel des fonctions, est riche d enseignements pour les performances de demain dans les entreprises et l évolution de leurs métiers. 12

13 Classement des fonctions de frais généraux d après la taille des effectifs par rapport à l effectif total des entreprises RANG 1 er 2 ème 3 ème 4 ème 5 ème 6 ème 7 ème 8 ème 9 ème 10 ème 11 ème 12 ème 13 ème 14 ème 15 ème 16 ème FONCTIONS Recherche, Développement, Bureaux d'études Maintenance industrielle Direction et administration de la production Achats et approvisionnements Méthodes et outillages Administration des ventes Finance et comptabilité Direction commerciale et marketing Ressources humaines Informatique Planning Ordonnancement - Lancement Publicité Promotion - Communication Services généraux Direction générale Infrastructures et locaux Services juridiques TAILLE 4,2 % 4,1 % 3,2 % 3,1 % 2,6 % 2,6 % 2,4 % 1,8 % 1,6 % 1,4 % 1,3 % 1,2 % 1,1 % 1,0 % 0,9 % 0,3 % 13

14 Classement des fonctions de frais généraux d après le poids des dépenses par rapport au chiffre d affaires des entreprises RANG 1 er FONCTIONS Recherche, Développement, Bureaux d'études TAILLE 1,9 % 2 ème Infrastructures et locaux 1,9 % 3 ème Maintenance industrielle 1,6 % 4 ème Direction et administration de la production 1,4 % 5 ème Publicité, Promotion, Communication 1,4 % 6 ème Informatique 1,2 % 7 ème Direction commerciale et Marketing 1,1 % 8 ème Ressources Humaines 1,1 % 9 ème Administration des Ventes 1,0 % 10 ème Méthodes et Outillages 1,0 % 11 ème Direction Générale 0,9 % 12 ème Finance et comptabilité 0,9 % 13 ème Achats et Approvisionnements 0,8 % 14 ème Services Généraux 0,7 % 15 ème Planning Ordonnancement Lancement 0,4 % 16 ème Services juridiques 0,2 % 14

15 Le rapport de l étude est vendu en l état de son contenu indissociable Sommaire de l étude Table des matières Avant-propos 1ère partie La méthode Définition Nomenclature Mesure Enquête Diagnostic 2ème partie Les frais généraux globaux Evolution des frais généraux Constat Le contexte des entreprises analysées L évolution du périmètre des fonctions La maîtrise des frais d exploitation La répartition des fonctions de frais généraux selon secteurs et taille d activité 3ème partie Les frais généraux administratifs Généralités Direction générale Finances et comptabilité Ressources humaines Juridique Informatique Services généraux Infrastructures et locaux 4ème partie Les frais généraux commerciaux Généralités Direction commerciale Communication et publicité Administration des ventes 15

16 Sommaire de l étude 5ème partie Les frais généraux de production Généralités Direction et administration de la production Recherche-Développement-Bureaux d études Méthodes et outillages Planning-Ordonnancement-Lancement Achats et approvisionnements Maintenance industrielle 6ème partie Les frais généraux divers Annexes Tableaux des moyennes des frais généraux du panel et graphiques des frais généraux globaux 16 tableaux de ratios des fonctions de frais généraux par Secteurs d activité économique : Production de biens d équipement Production de biens intermédiaires Production de biens de consommation courante Négoce Sociétés de Services 16 tableaux de ratios des fonctions de frais généraux par Métiers : Agro-alimentaires BTP Chimie Métallurgie Mécanique Electrique - Electronique Services aux entreprises Moyennes des frais généraux selon le chiffre d affaires des entreprises Moyenne des frais généraux selon l effectif total des entreprises Caractéristiques du panel 16

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