Témoignage Cophana Distribution

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1 Témoignage 15 juin 2010

2 Agenda Présentation : Le métier et domaine d activités Les besoins détectés La mise en place Le change management Conclusion 2

3 Agenda Présentation : Le métier et domaine d activités Les besoins détectés La mise en place Le change management Conclusion 3

4 Le métier Société spécialisée dans la logistique de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques Filiale du Groupe Welcoop (1.2 milliard d de CA en 2009) via Evrard DPE (HQ à Nancy) Etablie à Houdeng-Goegnies (Garocentre Magna-Park) m² (hauteur utile 8,5 m) en t contrôlée Tjs entre 15 et 25 C emplacements palettes 50 laboratoires pharmaceutiques Livraison quotidienne des grossistes, hôpitaux, pharmacies et parapharmacies 1200 colis/jours CA 2009 = 50 M Prévision 2010 = 62 M 4

5 Domaine d activités Laboratoires Pharmaceu0ques J+1 Para - pharmacies COPHANA J0 J+1 J+1 J+1 Hôpitaux Grossistes Pharmacies 5

6 Agenda Présentation : Le métier et domaine d activités Les besoins détectés La mise en place Le change management Conclusion 6

7 Besoins détectés Contraintes métier : Activité extrêmement réglementée Contrainte de stockage : T contrôlée 15 / 25 C et 2 / 8 C (chambre froide) Zones de stockage distinctes pour médicaments / non-médicaments Stocks BE et NL physiquement séparés à l intérieur des zones 1 emplacement 1 lot Deux statuts distincts : Distributeur : Les produits vendus sont facturés par Détenteurs : les produits vendus sont facturés au nom du laboratoire pharmaceutique Gestion des lots : Traçabilité totale FEFO & FIFO 7

8 Besoins détectés Contrainte & Flexibilité commerciale : Pouvoir s adapter aux besoins et demandes de nos laboratoires partenaires Exigence par rapport au niveau de service très élevé : Gestion des approvisionnements Gestion du matériel promotionnelle Adaptation à la politique commerciale (accords commerciaux) Livraison J0 express & J+1 Besoins spécifiques de reporting Intégration des commandes (manuelle, électronique spécifique ou mutualisée : e-health). Schéma de facturation 8

9 Agenda Présentation : Le métier et domaine d activités Les besoins détectés La mise en place Le change management Conclusion 9

10 Mise en place Implications opérationnelles Garantir et maintenir les procédures très haut degré qualitatif Besoin d automatisation et de formalisation très élevé Nécessité de disposer d outils de gestion performant et surtout très flexibles et ouverts Dynamics AX Gestion des plaintes délais, suivi et automatisation des actions Nos clients veulent disposer d un contrôle permanent sur leur stock et leur vente portail Internet Nous devons pouvoir à tout moment pouvoir tracer les produits (Rappel de lot = dans l heure!) Gestion et productivité optimale du magasin : intégration d un WMS (LM7) => Imposition du groupe Attention = couche supplémentaire Difficulté d intégration si «philosophie» de l application très différente de Dynamics AX (Actuellement toute l adaptation repose sur Dynamics AX car LM7 est extrêmement rigide => proximité du prestataire) => Pour => pas le choix optimal? 10

11 La mise en place Octobre 2008 Janvier 2009 Février 2009 Mars 2009 Avril 2009 Septembre 2009 Septembre 2009 Décembre 2009 Janvier 2010 Mai 2010 Montée de version Intégration AX et LM7 Application Internet Phase de stabilisation Satisfaction aux exigences des laboratoires Mise en place d EDI Gestion des plaintes Reporting Interne Sécurisation des flux Réduction des coûts administratifs Phase d évolution Participation à la plateforme E-Commerce e-health Augmenter Les fonctionnalités de l application Internet Juin 2010 Décembre 2010 Mise à disposition aux laboratoires des rapports complexes 11

12 Agenda Présentation : Le métier et domaine d activités Les besoins détectés La mise en place Le change management Conclusion 12

13 Change management Change management : Découpe des processus en deux : Dynamics AX et LM7 Les utilisateurs ont attendu la confrontation au nouvel environnement Duplication des articles en stock => Dynamics AX et LM7 Adaptations complémentaires Amélioration de l affichage des informations Amélioration de l ergonomie pour la préparation des expéditions 13

14 Agenda Présentation : Le métier et domaine d activités Les besoins détectés La mise en place Le change management Conclusion 14

15 Conclusion Projet d entreprise La spécificité de notre activité et très haut besoin en termes de qualité de service exige de disposer d un outil de gestion performant et très flexible dans les solutions apportées. Pouvoir répondre vite aux problèmes des laboratoires et certaines exigences de ceux-ci. Dynamics AX, avec le support de NSI, répond parfaitement à nos besoins Mise en place de la ges0on des lots Traçabilité garan0e Intégra0on des commandes sous format électronique actuellement les commerciaux de 3 de nos plus gros partenaires (20% du CA) intègrent automa0quement leur commande dans notre Dynamics AX 15

16 Conclusion Dynamics AX, avec le support de NSI, répond parfaitement à nos besoins Mise en place d un module de ges0on de plainte extrêmement performant Plaintes clôturée en +/- 8 J au lieu de 20 j en 2009 Ges0on pointue de la poli0que commerciale de nos clients Contrat hospitalier (Remise net ou % par compte / Ar0cle /Quan0té) Portail web donnant accès en temps réel aux données de vente et de stock de nos clients Sécurisa0on op0male des flux par rapport aux contraintes légales :le système bloque l envoi de médicament au personne non autorisée Délais de livraison maintenu : 87% des commandes hors rupture de stock livrée en J+1 16

17 Conclusion Bonne intégration avec l outil métier L implémentation d un WMS «interfacé» avec Dynamics AX n est pas forcement la meilleure solution dans notre cas Aucun prestataire de service en Belgique A terme il n est pas impossible que nous revenions à une gestion du magasin via Dynamics AX Partie Technique : assez difficile Partie «change management» et adhésion au projet : crucial L accompagnement par le prestataire est essentiel! 17