Conception et mise en œuvre d un système de gestion des temps pour une PME

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1 Conception et mise en œuvre d un système de gestion des temps pour une PME T RAVAIL DE BACHELOR ELIRA SHEHU Juin 2010 Supervisé par : Prof. Dr. Jacques PASQUIER ROCHA & Minh Tuan NGUYEN Software Engineering Group Software Engineering Group Département d Informatique Université de Fribourg (Suisse)

2 Il n y a que le temps qui ne perde pas son temps. Jules Renard ii

3 Remerciements Remerciements Mes remerciements vont à tous ceux qui m ont aidée et soutenue dans mon travail, en particulier à mon superviseur, Prof. Jacques Pasquier-Rocha, pour toute sa gentillesse, pour ses précieux conseils et pour sa patience, et à Minh Tuan Nguyen, pour sa disponibilité et pour son soutien. Je remercie également la société Chronos SA pour leur collaboration et pour toutes les informations qui m ont été transmises gracieusement de leur part. Finalement, toute ma reconnaissance est adressée à mes parents, pour leurs sacrifices et leur soutien, même à distance, durant ces années d études. Ce n est que grâce à eux que tout cela a été rendu possible. Ce travail est dédié à Nicolas, source inépuisable d encouragement. iii

4 Résumé Résumé Dans un univers hautement concurrentiel, la gestion des temps dans l entreprise moderne est devenue un véritable enjeu stratégique. Afin de créer ou de maintenir ses avantages concurrentiels, l entreprise est continuellement menée à améliorer ses performances, ce qui se traduit souvent par l optimisation de ses processus et donc par une maitrise de ses ressources, que celles-ci soient matérielles ou humaines. Or, bien gérer son capital humain passe par un suivi adéquat de ses activités et donc, de ses temps de travail et de ses absences. La complexité de cette tâche varie en fonction de l organisation, de la taille et de la culture de l entreprise, mais aussi selon la législation en vigueur. Ce travail fournit un effort d analyse et de développement d un système d information facilitant le suivi des temps de travail et des absences des employés dans une PME orientée projet. Il aborde les thèmes de la gestion des temps dans les entreprises, du cadre légal suisse régissant les relations de travail, de l analyse des processus de l entreprise et du recueil des exigences du futur système à l aide de diagrammes UML et Entité-Association, pour terminer avec le développement d un prototype programmé en PHP et MySQL. Mots-clés : gestion des temps, ressources humaines, SIRH, e-rh, UML, RUP, SGBD, base de données relationnelle, schéma Entité-Association, processus de gestion, PHP, MySQL, WAMP. iv

5 Table des matières Table des matières 1 Introduction Motivation et Objectifs Organisation La gestion des temps dans une PME Comprendre la problématique La gestion des temps, pour qui et pourquoi? Pratiques courantes dans les entreprises Les dispositions légales en Suisse La durée du travail et du repos Les vacances Autres absences Grossesse et maternité Le cas de l entreprise Chronos Présentation du cas Chronos Organisation État actuel du système d information de l entreprise et vision du futur Buts et contraintes du nouveau système automatisé Principaux flux de travail supportés Règles de gestion internes Critères non-fonctionnels du futur système Spécification des exigences Explication préalable de la démarche Repérage du domaine et des acteurs Identification des processus Acteurs Définitions, acronymes et abréviations Modélisation du point de vue utilisateur Administration des données du personnel Administration des projets Suivi des Projets Gestion des temps v

6 Table des matières 5 Analyse et conception Architecture du futur système Modélisation du point de vue logique Identification des Entités Le modèle Entité-Association Le schéma de base de données relationnelle Implémentation du prototype Considérations préalables La base de données Les tables, les attributs et les contraintes Les requêtes SQL L interface utilisateur Organisation des fichiers Sélection d une période (calendrier) Affichage des données Insertion des données Statistiques Guide d utilisation et tests Connexion / Déconnexion Consulter ses activités pour une période au choix Saisir une nouvelle activité Visualiser ses absences Insérer une absence/ demande de congé Consulter son solde horaire Autres fonctionnalités Un cas de discussion : les heures supplémentaires Conclusion Rétrospective Difficultés rencontrées et leçons apprises Améliorations futures A CD ROM 67 Bibliographie 68 vi

7 Liste des Figures Liste des Figures Figure 1 : Intégration des nouvelles technologies dans la FRH (Baromètre RH 2009)... 5 Figure 2: Définir en amont le niveau de suivi requis (Chambet-Weil 2010)... 7 Figure 3: Intervalles de travail (SECO 2009)... 8 Figure 4: Durée des pauses (SECO 2009)... 8 Figure 5: Structure de la société Chronos Figure 6: Utilité d'un système de gestion des temps (source: Chronos) Figure 7: Découverte d informations et d objectifs visés Figure 8: Diagramme de paquetage "Domaines" Figure 9: Diagramme de cas d'utilisation processus avec les acteurs Figure 10: Diagramme d'activités "Administration des Données du Personnel" Figure 11 - Diagramme de cas d'utilisation "Administration des Données du Personnel" Figure 12: Diagramme de cas d'utilisation "Administration des Projets" Figure 13: Diagramme de cas d'utilisation "Suivi des Projets" Figure 14: Diagramme d activités "Saisie des Activités" Figure 15: Diagramme d'activités "Gestion des salaires" Figure 16: Diagramme d'activités "Enregistrement des Absences" Figure 17: Diagramme d'activités "Validation des demandes de congé" Figure 18: Diagramme de cas d'utilisation "Gestion des Temps Perso" Figure 19: Diagramme de cas d utilisation "Gestion des Temps Admin" Figure 20: Exemple d'association Figure 21: Modèle de données Entité-Association Figure 22: Fenêtre principale phpmyadmin Figure 23: Structure de la Table "Employé" Figure 24: Structure de la table "Activité" Figure 25: Structure de la Table "Absence" Figure 26: Structure de la Table "Projet" Figure 27: Contenu de la Table "Motif" Figure 28: Contenu de la Table "Type_Activité" Figure 29: Contenu de la Table "Jour_Férié" vii

8 Liste des Figures Figure 30: Liste des participants à un projet donnée (E-claim) Figure 31: L'employé Xavier Hinkel dans la Table "Employé" Figure 32: Login sur l'interface employé Figure 33: Page d'accueil employé Figure 34: Sélection d'une période Figure 35: Liste des activités de l employé Xavier Hinkel Figure 36: Ajouter une nouvelle activité Figure 37: Table «Mes activités d'aujourd'hui» Figure 38: Liste des absences de l'employé Figure 39 : Insérer une absence /demande de congé Figure 40: Table "jours_feries" Figure 41: Statistiques de l'employé pour le mois de mars Figure 42: Détail du tableau "statistiques" Figure 43: Détail du tableau "statistiques" Figure 44: Détail du tableau "statistiques" viii

9 Liste des Codes Sources Liste des Codes Sources Code 1: Création de la table "Employé" Code 2: Créer nouvel employé Code 3: Participants au Projet E-claim Code 4: Extrait du fichier db.php Code 5: Menu utilisateur employé Code 6: La fonction getworkingdays (cf. get_working_days.php) Code 7: Utilisation de la fonction getworkingdays (cf. daysoff.php) Code 8: Requête SQL sous PHP (Sélection des activités de l utilisateur, timesheet.php) Code 9: Code PHP pour saisir une absence (daysoff.php) Code 10: Code PHP pour sauvegarder une absence dans la BD (save_absence.php) ix

10 1 Introduction Motivation et Objectifs Introduction 1.1 Motivation et Objectifs Organisation Motivation et Objectifs Dans le cadre du cours de Bachelor «Introduction à l Informatique de Gestion I» (Pasquier et Nguyen 2009), l exemple du «Bureau Sympa SA» a été présenté. Plusieurs exercices (Exercices 7 à 14) avaient pour but le développement d un modèle de données pour un système de gestion des heures de travail, des jours de congé et d absence des employés de cette PME fictive. Ce travail a en outre été repris dans le cadre d un travail de séminaire (Levi Mazloum 2009) aboutissant à la réalisation d un prototype en PHP et MySQL. Le but du présent travail est de revenir sur cet exemple et de présenter un modèle plus réaliste et complété avec les aspects d analyse de processus et de recueil des exigences d un futur système d information (SI), inspiré des principes du Processus Unifié (UP) et à l aide de diagrammes UML et Entité Association. L étude du futur système a été menée en collaboration avec Chronos SA, une jeune PME informatique basée en Suisse. Cette entreprise se trouve en pleine phase de croissance et emploi à ce jour près de vingt cinq collaborateurs. Elle opère selon un mode d organisation par projets et elle souhaite améliorer la gestion du personnel à l aide d un nouveau SI lui permettant un suivi facilité des activités et des absences de ses employés, ainsi que des projets auxquels ils participent. Un prototype basé sur le nouveau modèle et implémentant certaines des fonctionnalités souhaitées, a été programmé en PHP et MySQL à l aide du service WAMP 1 et sera présenté selon les points de vue programmeur et utilisateur final. 1 WAMP : Apache, MySQL & PHP pour Windows 1

11 1 Introduction Organisation 1.2 Organisation Le deuxième chapitre de ce rapport définit le cadre général de la problématique de la gestion des temps en entreprise, dans laquelle s inscrit le présent travail. Il y sera traité brièvement des pratiques courantes dans les entreprises d aujourd hui et du cadre légal suisse régissant les relations de travail, notamment les obligations des employeurs envers leurs employés et vice versa. Dans le troisième chapitre, l entreprise Chronos SA fera l objet d une étude de faisabilité avec une description de son organisation, de l état actuel de la gestion du personnel et de la vision concernant son futur. Par la suite, un cahier des charges simplifié, regroupant les modèles d expression des besoins et d analyse du futur SI, sera présenté dans les chapitres 4 et 5. La modélisation sera menée en gardant à l esprit le principe de représentation du système en trois niveaux : fonctionnel, logique et technique. La réalisation du prototype fera l objet du chapitre 6, dans lequel les fonctionnalités du système seront présentées tout d abord du point de vue du programmeur, puis du point de vue utilisateur final, sous forme d un mini guide d utilisation. Quelques cas de tests seront donnés pour vérifier le bon fonctionnement du prototype. Finalement, une rétrospective critique et des réflexions d améliorations futures seront données en guise de conclusion de ce travail. 2

12 2 La gestion des temps dans une PME Comprendre la problématique La gestion des temps dans une PME 2.1 Comprendre la problématique La gestion des temps, pour qui et pourquoi? Pratiques courantes dans les entreprises Les dispositions légales en Suisse La durée du travail et du repos Les vacances Autres absences Grossesse et maternité Comprendre la problématique Dans un environnement changeant et marqué par une concurrence de plus en plus forte, l amélioration continue des performances est une des clés du succès de l entreprise moderne. Faire mieux, avec moins de moyens et en moins de temps, voilà un défi global qui suggère l augmentation de la valeur ajoutée pour ses clients, tout en réduisant les coûts. Un objectif qui pousse les entreprises à revoir l utilisation de leurs ressources à travers les différents processus, que celles là soient de nature matérielle, logicielle, ou encore temporelle et humaine. C est ainsi que la gestion du capital humain, principale richesse d une entreprise, dépasse le statut d une tâche purement administrative pour devenir un véritable enjeu stratégique. Or, parler de ressources humaines n aurait aucun sens sans parler du temps que ces personnes accordent à leur entreprise, d où l importance de parler d une gestion des temps. 3

13 2 La gestion des temps dans une PME Comprendre la problématique La gestion des temps, pour qui et pourquoi? La gestion des temps a traditionnellement été rattachée à la fonction des Ressources Humaines (FRH) et a longtemps été appréhendée comme une tâche fastidieuse dont le seul but était la paie. Aujourd hui, elle ne reste pas moins un sujet RH, mais la réflexion sur son utilité a beaucoup évolué. En effet, elle se trouve au cœur du fonctionnement de l entreprise et ses synergies avec le reste des fonctions en font un sujet multifonctionnel, multi acteurs, multi besoins et donc, bien souvent, un sujet politisé voire polémique (Chambet Weil 2010). Le processus de la gestion des temps (GDT) et plus généralement la gestion des ressources humaines (GRH) dans les entreprises varie souvent selon leur taille, leur type d organisation, leurs moyens, le cadre légal du pays où elles opèrent et de la culture d entreprise. Les différentes contraintes légales (le respect du maximum d heures de travail hebdomadaires, le suivi des heures supplémentaires, les congés, les assurances sociales), le besoin de mesurer les coûts et la performance (le temps accordé à la production ou aux projets, le coût du travail, le coût de l absentéisme, les heures payées non productives), l importance d une bonne gestion des relations avec les employés (transparence, communication, valorisation de ses compétences, affectation du personnel aux bonnes tâches), ce sont tous des facteurs qui conduisent à considérer la gestion des temps au delà du bulletin de salaire Pratiques courantes dans les entreprises L avènement des nouvelles technologies d information et de communication (NTIC) a depuis déjà quelques dizaines d année et de manière croissante motivé les entreprises à automatiser une partie ou la totalité de leurs processus GRH. C est ainsi qu on voit apparaitre les termes «système d information des ressources humaines (SIRH)», «gestion électronique des ressources humaines (e RH)» ou encore «gestion des relations employés (ERM)». Les fonctionnalités couvertes par un SIRH sont nombreuses et selon le guide RH du Journal du Net (Journal du Net 2005) on peut les classifier en différentes familles : Les services liés aux tâches les plus administratives : gestion des congés/absences, consultation des soldes, gestion des notes de frais, des temps et plannings, des rapports d activités, des salaires, etc. 4

14 2 La gestion des temps dans une PME Comprendre la problématique Les services liés à la carrière du salarié, qui peut accéder à son dossier personnel, mettre à jour son profil et ses compétences, demander une mobilité interne, gérer ses demandes de formation, etc. Les services ayant trait aux procédures internes : notes de service, entretiens annuels, convocation à la médecine du travail, règlement interne, etc. Le service le plus externalisé semble être la gestion de la paie, due aux procédures complexes qu elle implique et à l édition de documents soumis à des réglementations changeantes (Journal du Net 2005). La même constatation a également eu lieu en Suisse par le Baromètre de la FRH de Suisse romande dans son rapport pour l an 2009 (Baromètre RH 2009). Comme on peut le voir dans la Figure 1, la plupart des entreprises déclarent avoir intégré les nouvelles technologies dans la gestion des salaires, suivie par la gestion des absences et par la gestion administrative. Quant aux outils informatiques consacrés à la GRH, on peut considérer deux grands types d éditeurs. D un côté on trouve les éditeurs spécialisés dans la gestion des salaires, le recrutement en ligne, la gestion administrative du personnel ou la gestion des temps. De l autre, les éditeurs de progiciels de gestion intégrés (ERP), dédiés à la gestion de l ensemble des ressources de l entreprise et consacrant un ou deux modules à la GRH et à la paie (Journal du Net 2005). Figure 1 : Intégration des nouvelles technologies dans la FRH (Baromètre RH 2009) 5

15 2 La gestion des temps dans une PME Comprendre la problématique Concernant la gestion des temps en PME, dans un article du journal électronique «LeMondeInformatique.fr» (Le Monde Informatique 2005), Claire Marie de Vulliod, consultante au CXP 2 divise les logiciels GDT en six grands domaines fonctionnels : la gestion des pointages la gestion des absences la gestion des activités la gestion des accès la gestion des planifications manuelles la gestion de la planification par optimisation Parmi les fournisseurs, elle distingue aussi les éditeurs généralistes (ERP, gestion de la paie, GRH) et les éditeurs spécialisés. Ces derniers, au départ axés sur les temps et les activités ou bien sur la planification optimisée, chercheraient maintenant à couvrir l ensemble de ces fonctions. À titre d exemple : l éditeur Holy Dis 3 avec ses deux produits Planexa et Tempsia, l un permettant d établir les emplois du temps prévisionnels et l autre de recenser les heures effectives. «La différence entre les heures planifiées et les heures effectuées peut être utilisée dans un logiciel de gestion de la paie ou réinsérée dans une nouvelle planification» (Le Monde Informatique 2005). Une autre approche, observée surtout dans les services, est la gestion analytique par projet, où les activités journalières se décomposent en tâches. Les éditeurs Horoquartz 4 et Bodet 5 confirment et expliquent que c est «induit par la pression économique qui exige d'ajuster au mieux ses ressources» (Le Monde Informatique 2005). Le dernier souligne aussi le développement des demandes spécifiques en prenant l exemple des collectivités locales (où l objectif est de gérer les compétences pour l accueil au public), des milieux hospitaliers (où priment la transmission entre infirmières et la répartition équitable des jours de repos), de la distribution (où les plannings se font à la demijournée) et de l industrie (où l on demande le suivi des temps de production). Enfin, différentes tailles d entreprises font la cible de différentes solutions GDT et dans le marché d aujourd hui il existe l embarras du choix. Les coûts d investissement n étant pas négligeables, il est important pour chaque entreprise de choisir la solution optimale : facile à utiliser et adaptée à ses besoins propres. Quelques questions à se poser pour définir ses besoins de suivi (voir Figure 2) sont proposées par le spécialiste S. Chambet Weil dans le blog RH BearingPoint (Chambet Weil 2010). 2 Centre d expertise des progiciels, France ( 3 Holy-Dis ( 4 Horoquartz ( 5 Bodet Software ( 6

16 2 La gestion des temps dans une PME Les dispositions légales en Suisse Figure 2: Définir en amont le niveau de suivi requis (Chambet-Weil 2010) 2.2 Les dispositions légales en Suisse En Suisse, le droit du travail est réglé dans plusieurs lois dont les principales sont le Code des obligations CO (contrat de travail individuel, convention collective de travail, contrat type de travail), la loi sur le travail (protection générale des travailleurs, durée du travail et du repos, jeunes travailleurs, femmes enceintes et mères allaitantes) et la loi sur l assurance accidents (sécurité au travail) (SECO 2010a). Quelques points essentiels en relation avec le sujet de ce travail seront présentés cidessous : La durée du travail et du repos La durée maximale du travail hebdomadaire est de 45 heures pour les travailleurs occupés dans les entreprises industrielles ainsi que pour le personnel de bureau, le personnel technique et les autres employés, y compris le personnel de vente des grandes entreprises de commerce de détail. Pour tous les autres travailleurs, elle est de 50 heures (LTr, art. 9). Le travail du jour (entre 6 heures et 20 heures) et le travail du soir (entre 20 heures et 23 heures) ne sont pas soumis à autorisation. L employeur peut introduire le travail du soir après consultation avec les travailleurs concernés et il peut fixer l horaire de travail différemment dans un espace de dix sept heures entre 5 heures et 24 heures. Le travail du jour et du soir de chaque travailleur doit être compris dans un espace de quatorze heures, pauses et heures supplémentaires incluses (LTr, art. 10). 7

17 2 La gestion des temps dans une PME Les dispositions légales en Suisse Le travail de nuit est interdit et les dérogations sont soumises à autorisation (LTr, art ). Figure 3: Intervalles de travail (SECO 2009) Le travail supplémentaire est autorisé à titre exceptionnel, mais il ne peut pas dépasser deux heures par travailleur et par jour, sauf les jours chômés ou en cas de nécessité. Il ne doit pas non plus dépasser 170 heures par année civile pour les travailleurs de 45 heures hebdomadaires et 140 heures pour les autres travailleurs. Les heures supplémentaires sont rémunérées par un supplément de salaire d au moins 25% à partir de la 61 ème heure accomplie, à moins qu il ne soit convenu dans le contrat de les compenser par un congé de la même durée (LTr, art ). Le travail doit être interrompu par des pauses d au moins : ¼ h (si la journée de travail dure plus de cinq heures), ½ h (si la journée dure plus de sept heures) et 1h (si la journée dure plus de neuf heures). Le travailleur doit pouvoir quitter sa place de travail (LTr, art. 15). Figure 4: Durée des pauses (SECO 2009) Le dimanche doit être un jour de repos. Les dérogations sont soumises à autorisation et le travail dominical doit être compensé par du temps libre (LTr, art.18 20). Les jours fériés sont assimilés au dimanche et incluent la fête nationale et huit autres jours au plus, décidés par les cantons. Les travailleurs peuvent prendre des congés pour 8

18 2 La gestion des temps dans une PME Les dispositions légales en Suisse assister à des fêtes religieuses autre que les jours prévus, avec l autorisation de l employeur (LTr, art. 20a). Demi journée de congé hebdomadaire : Lorsque le travail est réparti sur plus de cinq jours, le travailleur a droit à une demi journée de congé par semaine (LTr, art. 21). Les temps de repos ne peuvent être remplacés par d autres prestations (LTr, art. 22) Les vacances Au moins 5 semaines de vacances payées par an sont octroyées aux travailleurs jusqu à l âge de 20 ans révolus et au moins 4 semaines de vacances par an sont octroyées aux autres travailleurs (CO, art. 329a, al. 1). La durée des vacances peut être réduite d un douzième par mois complet, lorsque le travailleur est, par sa propre faute, empêché de travailler pendant plus d un mois (CO, art. 329b). Les vacances doivent être accordées pendant l année de service correspondante et elles doivent comprendre au moins deux semaines consécutives (CO, art. 329c, al. 3). Les vacances ne peuvent pas être remplacées par d autres prestations ou avantages, pendant la durée du contrat de travail (CO, art 329d, al. 1) Autres absences D après le Secrétariat d Etat à l Economie (SECO 2010b) : En cas d empêchement du travailleur sans faute de sa part, comme en cas de maladie, d accident, lors de l accomplissement du service militaire, etc., la loi prévoit toutefois que le salaire doit continuer à être versé. Le salaire doit être maintenu pendant trois semaines la première année, puis pendant une période plus longue dans la suite des rapports de travail. La durée exacte [de celle ci] varie en fonction du canton [ ] et en fonction de la pratique des différents tribunaux. Des congés payés sont également prévus par la loi en cas d empêchement pour des raisons familiales, telles que mariage, naissance d un enfant propre, décès, etc. Le nombre de jours accordés varie selon le motif. 9

19 2 La gestion des temps dans une PME Les dispositions légales en Suisse Grossesse et maternité Il est interdit, durant les 8 semaines avant l accouchement, d occuper une travailleuse enceinte entre 20 heures et 6 heures (LTr, art. 35a, al. 4). La travailleuse enceinte ne doit pas dépasser 9 heures de travail par jour (OLT 1, art. 324a, al. 3). Si la travailleuse n a pas pu travailler pendant plus de 2 mois à cause de sa grossesse, l employeur peut réduire la durée de ses vacances payées. La travailleuse a droit, après l accouchement, à un congé maternité d au moins 14 semaines (ou 98 jours). Si elle le désire, elle peut reprendre son travail avant l écoulement des 14 semaines, mais en aucun cas avant la fin de 8 semaines (CO, art. 329f). Pendant le congé maternité, elle a droit à 80% de son salaire, sous forme d indemnités journalières (LAPG, art. 16e). Pendant la première année de la vie de l enfant, l allaitement compte comme temps de travail. Si l allaitement a lieu dans l entreprise, la totalité du temps compte comme temps de travail et sinon, seulement la moitié du temps compte (OLT 1, art. 60, al. 2). 10

20 3 Le cas de l entreprise Chronos Présentation du cas Chronos Le cas de l entreprise Chronos 3.1 Présentation du cas Chronos Organisation État actuel du système d information de l entreprise et vision du futur Buts et contraintes du nouveau système automatisé Principaux flux de travail supportés Règles de gestion internes Critères non-fonctionnels du futur système Présentation du cas Chronos Le travail dans ce chapitre est basé sur des renseignements obtenus auprès de Chronos SA 6, une PME suisse basée à Fribourg. Les informations présentées viennent principalement du manuel du personnel de l entreprise, ainsi que de quelques entretiens avec ses représentants Organisation La société Chronos a comme activité le développement, la commercialisation et l entretien d applications informatiques. Fondée en 2003, elle s est développée graduellement et harmonieusement et a toujours privilégié la qualité de ses produits à la productivité. Aujourd hui elle emploie près de vingt cinq personnes : entre autre, des programmeurs, des gestionnaires de projet, des webdesigners, des développeurs métier, etc. Concernant l organisation, on remarque l affectation du personnel par projet, au lieu d un rattachement à un département. Ainsi, plusieurs collaborateurs peuvent participer à divers projets de développement simultanément. La fonction des ressources humaines, 6 Nom d emprunt. L entreprise a exprimé le souhait de garder l anonymat. 11

21 3 Le cas de l entreprise Chronos Présentation du cas Chronos quant à elle, est assimilée à une seule personne, le responsable RH, qui assume la quasitotalité des tâches liées à ce domaine. De même, pour les fonctions de comptabilité et de facturation. La Figure 5 montre la structure de la société avec ses fonctions de Direction, RH, Comptabilité, Facturation, et Production. Cette dernière regroupe tous les autres collaborateurs. Direction Ressources Humaines Comptabilité Facturation Projet (Production) Figure 5: Structure de la société Chronos État actuel du système d information de l entreprise et vision du futur Du point de vue informatique, la société possède des outils développés en interne pour gérer ses activités liées à la comptabilité et à la facturation. La tenue de la base des clients/projets et la gestion du personnel, par contre, se font à l aide de feuilles de tableur (Excel). Dans le souci d améliorer certains de ses processus de gestion, la société souhaite établir un système d information en intranet, qui lui permettrait de recenser plus facilement le temps de travail et les activités de ses collaborateurs. Plusieurs avantages sont envisagés : Simplifier les procédures liées au traitement des fiches des heures (timesheet), des absences et des demandes de congé. Décentraliser la fonction des ressources humaines et donner aux employés un moyen d autocontrôle, par un système self service 7. Réduire les risques en matière de conformité avec la loi ou le règlement interne. 7 Système permettant aux employés de se servir soi-même, par exemple pour la modification de ses données personnelles, la déclaration des activités, les demandes de congé, etc. 12

22 3 Le cas de l entreprise Chronos Présentation du cas Chronos Contrôler les coûts du travail : - Visibilité en temps réel des activités des employés permettant de mieux gérer leur potentiel. - Visibilité en temps réel du temps de travail consacré à différents projets pour simplifier le calcul du montant facturé pour des projets T&M 8. - Mesurer la productivité/ l efficience du travail. - Suivre l absentéisme, etc. En résumé, d après la société, une meilleure gestion des temps profiterait en même temps : à l entreprise (et à ses clients), à la FRH et aux employés. Elle serait la base de l efficience opérationnelle et de la transparence en entreprise (voir Figure 6). Figure 6: Utilité d'un système de gestion des temps (source: Chronos) 9 Néanmoins, il faut aussi garder à l esprit que comme pour tout projet informatique, certains risques existent, comme par exemple : Le risque de rejet du système par les employés : ceux ci peuvent avoir le sentiment d être sous contrôle permanent. Les risques techniques : le système ne fonctionne pas selon les attentes, etc. 8 Time & Material : Terme utilisé pour désigner les projets facturés d après les ressources employées. 9 Extrait d une carte heuristique (mind map) réalisée durant un entretien avec la société. 13