Le Glossaire du Forfait Jours

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1 Le Glossaire du Forfait Jours 15 MOTS-CLEFS POUR TRAITER DU FORFAIT JOURS

2 2 L avenant 24 du 12 septembre 2000 étendu le 1 er mars 2001 ouvre la possibilité de conclure avec les cadres autonomes un avenant au contrat de travail, permettant le décompte de leur temps de travail non plus en heures, mais en jours. A qui s adresse ce forfait? Comment le met-on en place? Quelles sont les incidences de l extension? Voici quelques questions auxquelles ce document propose de répondre.

3 SOMMAIRE 3 AIDES ET ALLEGEMENTS... 4 AUTONOMIE... 4 AVENANT AU CONTRAT DE TRAVAIL... 4 BULLETIN DE PAYE... 5 CALCUL DU NOMBRE JOURS DE TRAVAIL... 5 CALENDRIER DE LA PRISE DES JOURS DE REPOS... 6 CATEGORIE DES SALARIES CONCERNES PAR LE FORFAIT JOURS... 7 DENONCIATION DU FORFAIT JOURS... 7 DEPASSEMENT DES 217 JOURS... 7 EXTENSION DE L AVENANT 24 : CONSEQUENCES... 8 JOURS «CABINETS»... 8 MAXIMA... 8 REFUS DU FORFAIT PAR LE SALARIE... 9 REUNION ANNUELLE... 9 SUIVI DES JOURS DE TRAVAIL... 9

4 4 AIDES ET ALLEGEMENTS Si le passage en forfait jours doit s accompagner d une concrétisation de la réduction du temps de travail et d une maîtrise et d une adaptation de la charge de travail, il ne traduit pas pour autant un passage à 35 heures. Or, aides et allégements sont subordonnés au respect de cet horaire de 35h. Un cadre au forfait jours ne donne donc pas droit au bénéfice des aides et allégements Aubry. AUTONOMIE Seuls les cadres autonomes peuvent se voir proposer un forfait jours. Il convient donc de cerner précisément cette notion de cadre autonome. La convention collective apporte d importantes indications à cet égard, ainsi que l article L du code du travail. L article de la CCN donne la définition suivante de la catégorie des autonomes : « Personnel autonome (sédentaire ou itinérant) Relèvent de cette catégorie : les cadres de niveaux N2 et N1 eu égard aux fonctions d animation, d organisation et/ou de supervision, voire de direction qu ils assument, les titulaires du diplôme d expertise comptable non inscrits à l Ordre des expertscomptables et les titulaires du certificat d aptitude aux fonctions de commissaire aux comptes non inscrits à la Compagnie des commissaires aux comptes. tout autre collaborateur dont le degré d autonomie, donc de responsabilité est comparable, en particulier dans la relation avec la clientèle ou dans la gestion d équipe. A titre d exemple, constituent des indices d une telle situation : - Pour des fonctions à caractère strictement technique, un niveau de formation initiale égal ou supérieur à Bac + 4 et une expérience dans la fonction supérieure à deux ans ; - Pour des fonctions de caractère hiérarchique, la capacité à engager des dépenses, sans autorisation préalable de l employeur, au moins dans une limite contractuellement fixée, et à prendre seul certaines sanctions disciplinaires ; - Une rémunération annuelle brute supérieure au salaire minimum conventionnel du premier coefficient du N2». L accord ne fixe donc pas de coefficient minimum pour l application du forfait jours ; seul le respect du critère d autonomie s impose. Il présume autonome les cadres N2 et N1 et les cadres titulaires du diplôme d expertise comptable non inscrits. Pour les autres, preuve peut en être rapportée, notamment au moyen des indices indiqués. Cette définition doit s accompagner du respect de l article L du code du travail qui vise les cadres dont la durée du travail ne peut être prédéterminée. AVENANT AU CONTRAT DE TRAVAIL L article de la convention collective prévoit que le forfait jours doit être stipulé par écrit au sein du contrat de travail (ou dans un avenant). Cet avenant ou cette clause particulière doit établir le nombre de jours de travail, préciser que le salarié bénéficie d une rémunération forfaitaire pour ce nombre de jours, et également spécifier que cet avenant peut être dénoncé : [voir infra : «Dénonciation du forfait jours» ainsi que l avenant type (Annexe 1) accompagnant ce glossaire].

5 Si cet avenant n était pas établi, les conséquences pourraient être fort dommageables puisque l allégation du forfait jours resterait inopposable en cas de contentieux sur les heures supplémentaires et le respect de la durée maximale du travail. 5 BULLETIN DE PAYE Que doit-on faire apparaître sur le bulletin de salaire du cadre qui passe au forfait jours? Il ne faut plus indiquer 169h ou 151h67 ou quelque équivalent en heures ; le bulletin fait apparaître un salaire forfaitaire pour 217 jours : l expression «forfait annuel 217 jours» doit être mentionnée sur le bulletin de paye. Si le logiciel de paye n accepte qu une référence horaire, il faut prévoir de joindre à chaque bulletin une note mentionnant que la rémunération correspond à un salaire forfaitaire annuel pour 217 jours. CALCUL DU NOMBRE JOURS DE TRAVAIL 1 POUR UNE ANNEE COMPLETE D ACTIVITE Le forfait peut prévoir jusqu à 217 jours de travail par an. Ce nombre maximum a pour conséquence l octroi de jours de repos supplémentaires au bénéfice du cadre (jours RTT). Pour l année 2001, le cadre qui travaille l année entière bénéficie de 10 jours de RTT : 365 jours samedis/dimanches - 25 jours ouvrés de congés payés - 9 jours fériés ne tombant ni un samedi, ni un dimanche = 227 jours travaillés dans l année Le cadre en forfait jours bénéficie de : = 10 jours de RTT. 2 POUR UNE ENTREE OU UN DEPART EN COURS D ANNEE Dès lors que la périodicité de 12 mois n est pas respectée le nombre de jours de RTT n est pas de 10 ainsi que le nombre de jours de travail n est pas de 217. Bien que le forfait jours se traduise, en principe, par un nombre de jours de travail et non de repos, il reste plus facile de gérer le forfait jours en partant du principe que 217 jours de travail, en 2001, équivalent à 0,83 jours de RTT par mois. Ainsi, le cadre qui entre dans le dispositif par exemple en juin, ne bénéficie pas de 10 jours de RTT mais de : 7 mois x 0,83 jours = 6 jours. A l inverse, le cadre qui quitte le cabinet en avril et qui n a pris aucun jour RTT se voit indemniser 3,5 jours. 3 NOMBRE DE JOURS DE TRAVAIL POUR UN SALARIE QUI N A PAS ACQUIS SES 25 JOURS DE CONGES PAYES. 217 jours de travail correspondent à une durée maximum, une fois retranchés les congés payés, les jours fériés chômés, les week-ends. Le salarié qui intègre le cabinet en cours d année ne bénéficie pas de 25 jours ouvrés de congés la première année. Il travaillera donc plus que 217 jours. Toujours dans une logique de gestion facilitée, il convient de comptabiliser le nombre de jours par mois de congés acquis et de RTT :

6 6 Le cadre entre dans le cabinet le 1 er janvier Il ne peut prendre sur 2001 que 10,3 jours de congés payés : 2,03 jours pour janvier, février, mars, avril, mai. Il bénéficie par ailleurs de 10 jours de RTT : 12 mois x 0,83 jours Par conséquent, en terme de jours de travail sur l année, le salarié ne travaillera pas 217 jours mais : 365 jours samedis/dimanches - 10,3 jours ouvrés de congés payés - 9 jours fériés ne tombant ni un samedi ni un dimanche = 241,7 jours travaillés dans l année auxquels on retranche nos 10 jours RTT pour nombre maximum de 231,7 jours de travail. 4 LA PREMIERE ANNEE DU FORFAIT : Il n existe aucune année de référence de principe pour y inscrire le forfait jours. Il peut aussi bien s agir de l année civile que de celle servant de référence à l acquisition des congés payés ou encore celle commençant le jour de la prise d effet du forfait. Pour autant, nous vous conseillons de choisir une référence annuelle «générique» afin d avoir la même année de référence au sein du cabinet. Par ailleurs, l année de référence pour l acquisition des congés payés permet une gestion et un calcul plus aisée du nombre de jours sur l année, évitant le chevauchement de différentes périodes ayant une influence sur le nombre de jours de travail dans l année. Une période de référence forfait jours «1 er avril mars 2002» chevauche deux périodes d acquisition des congés payés : celle allant du 1 er juin 2000 au 31 mai 2001 et celle allant du 1 er juin 2001 au 31 mai Enfin, si une année de référence (par exemple : 1 er juin 31 mai) indépendante de la date de la conclusion du forfait (1 er mai) devait être choisie, il convient alors d appliquer la méthode indiquée dans le 2 ) ci-dessus afin de déterminer le nombre de jours RTT acquis : le cadre aurait acquis 0,83 jours de RTT à prendre avant le 31 mai, sauf à en reporter la prise aux trois premiers mois de l année de référence suivante, soit avant le 31 août ou encore le placer dans un compte épargne temps. CALENDRIER DE LA PRISE DES JOURS DE REPOS Le cadre et l employeur s accordent en début d année pour établir le calendrier de prise des jours ou demi-journées de repos. Il n est pas toujours possible de déterminer et indiquer à l avance les jours de repos souhaité (tant au niveau professionnel que personnel). Ils peuvent alors être pris au fur et à mesure dans le respect du bon fonctionnement du service. L initiative de cette détermination appartient, en principe, au cadre. Pour autant, l article CCN stipule qu en cas de désaccord, chaque partie prend l initiative de la moitié des jours. Toutefois, le cadre concerné étant par principe autonome, il est préférable que la détermination des jours RTT émane celui-lui. [Voir infra Annexe 3 : Bulletin d information de la prise de jours de repos]

7 CATEGORIE DES SALARIES CONCERNES PAR LE FORFAIT JOURS Les cadres ne sont pas tous autorisés à conclure un forfait jours : seuls les cadres autonomes y sont habilités [sur la notion d autonomie, voir supra «Autonomie»]. Ainsi les cadres «intégrés» ne peuvent conclure un tel forfait. Ces cadres, selon l article L , du code du travail sont ceux qui sont occupés selon l horaire collectif du cabinet ou du service auquel ils sont intégrés et dont la durée du travail peut être prédéterminée. Leur niveau de responsabilité et leur indépendance ne requièrent pas leur présence particulière et récurrente en dehors des heures habituelles pour parvenir à un résultat attendu ou répondre à des problèmes inopinés. On attend plus de ces cadres une présence et un travail effectif pendant un horaire déterminé que la réalisation d un résultat précis. Par ailleurs, le forfait jours perd de son intérêt à l égard des cadres dirigeants. En effet, l article L du code du travail exclut le cadre dirigeant de la réglementation sur la durée du travail. Ce même article définit le cadre dirigeant comme un cadre auquel sont confiées des responsabilités dont l importance implique une grande indépendance dans l organisation de son emploi du temps, qui est habilité à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoit une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans l entreprise. L article de la CCN présume cadre dirigeant les experts-comptables inscrits auprès de l ordre et ce, notamment, en raison de l indépendance technique qui les caractérise. 7 DENONCIATION DU FORFAIT JOURS L article de la CCN stipule que le forfait jours peut être dénoncé lorsque aucun accord n est trouvé quant au volume d activité lors de la réunion annuelle prévue par l article [Voir infra «Réunion annuelle»]. Dans cette hypothèse, le cadre doit respecter un préavis de trois mois à l issue duquel les dispositions contractuelles antérieures à la signature de l avenant et concernant le temps de travail redeviennent applicables. DEPASSEMENT DES 217 JOURS Lorsque le nombre de jours travaillés dans l année de référence dépasse le plafond annuel fixé, les jours de dépassement peuvent être affectés à un compte épargne temps ou doivent être pris au cours des trois premiers mois de l année suivante. Ils viendront alors en réduction du nombre de jours devant être travaillés. Année civile de référence (2001) : 223 jours travaillés pour un plafond de 217 jours = 6 jours de dépassement. Année civile de référence (2002) : le plafond est alors réduit à 211 jours et ces 6 jours doivent être pris avant le 31 mars Toutefois, si ces 6 jours sont placés dans un C.E.T., il n y a plus de dépassement et le plafond pour 2002 reste à 217 jours.

8 EXTENSION DE L AVENANT 24 : CONSEQUENCES L article L du code du travail qui pose le régime du forfait jours, impose la conclusion préalable d un accord collectif d entreprise ou de branche étendu. Par conséquent, l extension de l avenant 24 permet dorénavant à tous les cabinets de pouvoir proposer cette organisation à ses cadres, sans avoir à négocier un accord collectif de cabinet avec un délégué syndical ou un salarié mandaté dans le cadre d une négociation globale sur la RTT. Toutefois, l extension de l avenant 24 qui permet d avoir recours au forfait jours pour les cadres autonomes ne signifie pas pour autant que tous les cadres autonomes doivent automatiquement être soumis à ce régime de jours. Ce forfait n est qu un outil d organisation qui peut être utilisé pour la gestion du temps de travail des cadres lorsque cela s avère pertinent à la fois aux yeux de l employeur et à ceux du cadre. A cet effet, l acceptation expresse de ce dernier doit être recueillie et matérialisée au sein d un avenant à son contrat de travail [Voir supra : «Avenant au contrat de travail»]. JOURS «CABINETS» Le plafond de 217 jours ne remet pas en cause les jours éventuellement accordés par la pratique au sein du cabinet, sauf dénonciation de l usage ou de l accord instaurant les jours accordés. Dans cette dernière hypothèse, il convient de scrupuleusement respecter les règles de forme adéquates. Le cabinet a pour habitude d accorder deux jours d ancienneté aux salariés présents depuis plus de 10 ans. Le décompte du nombre de jours annuel travaillés doit intégrer ces jours supplémentaires : le salarié ne travaillera pas 217 jours mais jours = 215 jours. Toutefois, ces 2 jours d ancienneté ne sont pas définitivement acquis ; l employeur peut remettre en cause les avantages résultant d un usage ou d un engagement unilatéral alors qu il ne peut remettre en cause unilatéralement ceux qui relèvent du contrat de travail. MAXIMA La mise en place du forfait jours nécessite le respect de certaines obligations : En matière de temps de travail, il y a des plafonds à respecter : jours de travail par an - 6 jours de travail par semaine - 48h de travail effectif par semaine - 10h de travail effectif par jour Ces deux dernières limites de 10 heures et 48 heures peuvent être exceptionnellement dépassées. Le cadre étant autonome, il doit, lorsqu il est amené les dépasser, se rapprocher de son employeur pour examiner les remèdes à ces situations qui doivent rester exceptionnelles. Par ailleurs, au plus tard lors de l appréciation annuelle du volume d activité, ils définissent ensemble les contreparties à cette sujétion(sous forme de repos, prime ). Puis la loi impose des repos et des limites : - 11h de repos entre deux journées de travail - 35h consécutives de repos hebdomadaire 8

9 9 REFUS DU FORFAIT PAR LE SALARIE Le forfait jours est mis en place par le biais d un avenant écrit au contrat de travail ce qui suppose la signature du salarié. En cas de refus d un décompte de son temps de travail en jours, le cadre autonome reste soumis au régime «classique» du temps de travail, à savoir qu il relève de la durée collective ou contractuelle du travail exprimée en heures. Aussi, en application de l article de la convention collective et à condition que la réunion annuelle permettant la détermination de la charge de travail pour l année à venir ait été réalisée, toute heure dépassant la durée contractuelle stipulée au sein du contrat de travail ne peut être considérée comme supplémentaire si elle correspond à la réalisation de la charge convenue et à moins que l employeur n ait procuré une charge de travail dépassant celle convenue. Pour se faire, en vertu de l article : «Les parties au contrat de travail déterminent par écrit la procédure d appréciation du volume d activité et/ou des objectifs et/ou des missions fonctionnelles et opérationnelles confiées : périodicité des rencontres, documents utiles, mesures applicables le cas échéant en cas de dépassement des objectifs, temps d encadrement...». REUNION ANNUELLE Le recours au forfait jours n est possible qu à la condition préalable de déterminer, au cours d une réunion annuelle, le volume d activité : «Les parties au contrat de travail déterminent par écrit la procédure d appréciation du volume d activité et/ou des objectifs et/ou des missions fonctionnelles et opérationnelles confiées : périodicité des rencontres, documents utiles, mesures applicables le cas échéant en cas de dépassement des objectifs, temps d encadrement...» (Art ) C est également au cours de cette réunion qu est déterminée la contrepartie aux éventuelles surcharges imprévues et que peut être établi le calendrier prévisionnel de prise des jours ou demijournées de repos. Cette réunion doit, à notre sens, comporter plusieurs temps : 1. Le bilan de l année écoulée : les dépassements éventuels, les enseignements ; 2. L alerte en cas de dépassements de durées maximales et la négociation de contrepartie ; 3. La définition des objectifs de l année à venir ; 4. L établissement d un calendrier de prise des jours de repos ou le renvoi à une détermination au fur et à mesure. SUIVI DES JOURS DE TRAVAIL Le cadre ayant conclu un forfait jours doit établir mensuellement une fiche de décompte du temps de travail mentionnant les jours ou demi-journées de travail effectués au cours du mois. Ces fiches de suivi sont remises à l employeur qui doit les conserver 3 ans. [Voir infra, Annexe 2 : Fiche de décompte du temps de travail]