NOTICE HOTEL DU système sterel ET DU système THE french TOUCH

Transcription

1 Siège Social : Technoparc EPSILON RD SAINT RAPHAEL Tél. (33) Fax (33) E. mail France : info@cashsystemes.com Web : NOTICE HOTEL DU système sterel ET DU système THE french TOUCH -1-

2 TABLES DES MATIERES PROGRAMMATION ARRANGEMENTS PAGE 3 PARAMETRAGE HOTEL PAGE 19 ARRANGEMENT HOTEL PAGE 30 RESERVATION CHAMBRE PAGE 36 PLANNING HOTEL PAGE 40 EDITIONS RESERVATION PAGE 42 Modification réservation p.42 Modification occupant p.43 Réception arrhes p.44 Supprimer réservation p.45 Arrivée p.46 Chambre occupants p.48 Gestion occupants p.49 Chef, femme de chambre etc. p.50 VENTES HOTEL PAGE 51 Appel chambre p.51 Départ chambre p

3 Pour que la partie hôtel fonctionne sur l sterel il faut impérativement avoir 6Mo de mémoire. PROGRAMMATION DES ARRANGEMENTS. Le nombre d arrangement est déterminé dans la configuration mémoire. Pour programmer un arrangement, il faut d abord programmer tous les articles dont vous avez besoin dans la programmation article. Ensuite allez en «programmer», «ventes», «arrangement». Vous avez maintenant le masque écran ci-dessous

4 Sélectionnez un des arrangements et appuyez sur masque écran ci-dessous.. Vous obtenez le Vous avez une caisse hôtel, et vous désirez faire un arrangement d une chambre + le petit déjeuner + la taxe de séjour. Vous avez programmé vos différents articles : chambre, TVA 5.50%, prix 1 = 30 uros Petit déjeuner, TVA 19.60%, prix1 = 5.00 uros Taxe de séjour, pas de TVA, prix1 = 0.80 uros Plusieurs cas peuvent se présenter. 1 er cas TYPE TARIF chercher votre article chambre. Appuyez sur cette ligne, vous obtenez la liste de vos articles. Allez Vous obtenez maintenant. Appuyez sur, de la 1ere ligne. Vous obtenez à nouveau la liste de vos articles. Allez chercher votre article petit déjeuner. Vous obtenez maintenant ici mettez la quantité désirée en cochant cette case, le système prendra automatiquement le prix que vous avez programmé

5 Vous obtenez maintenant pour cette ligne Faire la même chose pour les autres lignes si besoin. Pour notre exemple, il faut faire de même pour la taxe de séjour. Vous devez obtenir le masque écran ci-dessous. Si vos articles possèdent plusieurs prix, votre arrangement prendra automatiquement les différents prix suivant le tarif sur lequel vous êtes positionné à la vente du fait que vous avez coché les cases «tarif». Si la case tarif n est pas activée, vous avez la possibilité de mettre le prix que vous désirez. Maintenant, il suffit sur un de vos claviers d affecter cet arrangement pour pouvoir le vendre. En position vente, lorsque vous appuierez sur cet arrangement, le système vous vendra automatiquement les articles de votre arrangement et la TVA sera calculée sur chaque article. Sur les lectures et remises à zéro, vous aurez le détail de vos articles

6 2eme cas TYPE MODE PRIX FIXE En appuyant sur la flèche, vous avez la possibilité de programmer votre arrangement en mode prix fixe. Pour le même exemple que précédemment chercher votre article chambre. Appuyez sur cette ligne, vous obtenez la liste de vos articles. Allez Vous obtenez maintenant c est ici que vous allez mettre le prix de votre chambre. Et non plus dans la programmation article. Nous allons mettre par exemple uros. Appuyez sur, de la 1ere ligne. Vous obtenez à nouveau la liste de vos articles. Allez chercher votre article petit déjeuner. Vous obtenez maintenant ici mettez la quantité désirée en cochant cette case, le système prendra automatiquement le prix que vous avez programmé

7 Vous obtenez maintenant pour cette ligne Faire la même chose pour les autres lignes si besoin. Pour notre exemple, il faut faire de même pour la taxe de séjour. Vous devez obtenir le masque écran ci-dessous. Si vos articles possèdent plusieurs prix, votre arrangement prendra automatiquement les différents prix suivant le tarif sur lequel vous êtes positionné à la vente du fait que vous avez coché les cases «tarif». Sauf pour l article chambre du fait que c est vous qui avez fixé le prix. Si la case tarif n est pas activée, vous avez la possibilité de mettre le prix que vous désirez. Maintenant, il suffit sur un de vos claviers d affecter cet arrangement pour pouvoir le vendre. En position vente, lorsque vous appuierez sur cet arrangement, le système vous vendra automatiquement les articles de votre arrangement et la TVA sera calculée sur chaque article. Sur les lectures et remises à zéro, vous aurez le détail de vos articles

8 3eme cas TYPE PRIX LIGNES Ici nous allons faire le cas d une demi-pension. Vous avez programmé dans la programmation article : Demi-pension, prix = 0, 3/4 TVA 5.50% et 1/4 TVA 19.60% Chambre, prix = uros, TVA 5.50% Petit déjeuner, prix = 5.00 uros, TVA 19.60% Repas du soir, prix = uros, TVA 19.60% Taxe de séjour, prix = 0.80 uros, pas de TVA En appuyant sur la flèche, vous avez la possibilité de programmer votre arrangement en mode prix lignes. Allez chercher votre article demi-pension. Appuyez sur cette ligne, vous obtenez la liste de vos articles. Vous obtenez maintenant Appuyez sur, de la 1ere ligne. Vous obtenez à nouveau la liste de vos articles. Allez chercher votre article chambre. Vous obtenez maintenant ici mettez la quantité désirée en cochant cette case, le système prendra automatiquement le prix que vous avez programmé

9 Vous obtenez pour cette ligne Faire la même chose pour les autres lignes. Pour notre exemple, il faut rajouter le petit déjeuner, la taxe de séjour et le repas du soir. Vous devez obtenir Si vos articles possèdent plusieurs prix, votre arrangement prendra automatiquement les différents prix suivant le tarif sur lequel vous êtes positionné à la vente du fait que vous avez coché les cases «tarif». Si la case tarif n est pas activée, vous avez la possibilité de mettre le prix que vous désirez. A ce moment là, ces articles sortiront sur la note du client. Ils sont vendus en plus de l arrangement. Maintenant, il suffit sur un de vos claviers d affecter cet arrangement pour pouvoir le vendre. En position vente, lorsque vous appuierez sur cet arrangement, le système vous vendra l article qui pilote l arrangement avec la somme des prix mis dans les lignes, le détail des lignes sera vendu à 0. la TVA est calculée sur l article qui pilote l arrangement

10 Sur les lectures et remises à zéro, vous aurez l article qui pilote l arrangement avec le prix global et le détail de l arrangement en prix à 0. Les articles ou la case tarif n est pas activée s impriment sur le ticket client et sur la RAZ avec le prix. Par conséquent, la TVA est calculée. 4eme cas TYPE TARIF 2 Ici nous allons faire le cas d une demi-pension. Vous avez programmé dans la programmation article : Demi-pension, prix = uros, 3/4 TVA 5.50% et 1/4 TVA 19.60% Chambre, prix = 0.00 uros, TVA 5.50% Petit déjeuner, prix = 5.00 uros, TVA 19.60% Repas du soir, prix = uros, TVA 19.60% Taxe de séjour, prix = 0.80 uros, pas de TVA tarif 2. En appuyant sur la flèche, vous avez la possibilité de programmer votre arrangement en mode Allez chercher votre article demi-pension. Appuyez sur cette ligne, vous obtenez la liste de vos articles. Vous obtenez maintenant Appuyez sur, de la 1ere ligne. Vous obtenez à nouveau la liste de vos articles. Allez chercher votre article chambre

11 Vous obtenez maintenant ici mettez la quantité désirée Vous obtenez pour cette ligne de ce fait comme vous êtes sur la 1ere ligne de l arrangement en cochant cette case, le système calculera automatiquement le prix de revient par rapport à votre article qui commande l arrangement et les autres lignes de votre détail arrangement. Faire la même chose pour les autres lignes. Pour notre exemple, il faut rajouter le petit déjeuner, la taxe de séjour et le repas du soir. Attention, la 1ere ligne se met à jour correctement une fois que vous êtes sorti et revenu sur votre arrangement. C est juste une histoire de rafraîchissement de l écran. Si vos articles possèdent plusieurs prix, votre arrangement prendra automatiquement les différents prix suivant le tarif sur lequel vous êtes positionné à la vente du fait que vous avez coché les cases «tarif». Il recalculera automatiquement le prix de revient de la 1ere ligne. De plus, ces articles ne sortiront pas sur la note du client. Dans notre exemple seule demi-pension sera imprimée avec le prix à uros Si la case tarif n est pas activée, vous avez la possibilité de mettre le prix que vous désirez. A ce moment là, ces articles sortiront sur la note du client. Ils sont vendus en plus de l arrangement

12 Exemple de vente de l arrangement avec les articles qui possèdent la case tarif d activé comme le masque écran ci-dessus. Sur la note du client vous obtiendrez 1 demi-pension à uros Au niveau des lectures et des RAZ, vous aurez le détail des articles avec le prix correspondant de chacun. L arrangement demi-pension ne sortira pas. Au niveau des TVAs, elles seront calculées par rapport aux taux que vous avez mis sur chaque ligne du détail arrangement. Exemple de vente du même arrangement avec en plus un article (parking) ou la case tarif n est pas activée

13 Sur la note du client vous obtiendrez 1 demi-pension à uros et 1 parking à 3.00 uros Au niveau des lectures et des RAZ, vous aurez le détail des articles avec le prix correspondant de chacun. L arrangement demi-pension ne sortira pas. Au niveau des TVAs, elles seront calculées par rapport aux taux que vous avez mis sur chaque ligne du détail arrangement. 5eme cas TYPE MODE PRIX FIXE 2 Ici nous allons faire le cas d une demi-pension. Vous avez programmé dans la programmation article : Demi-pension, prix = 0.00 uros, 3/4 TVA 5.50% et 1/4 TVA 19.60% Chambre, prix = 0.00 uros, TVA 5.50% Petit déjeuner, prix = 5.00 uros, TVA 19.60% Repas du soir, prix = uros, TVA 19.60% Taxe de séjour, prix = 0.80 uros, pas de TVA En appuyant sur la flèche, vous avez la possibilité de programmer votre arrangement en mode prix fixe

14 Allez chercher votre article demi-pension. Appuyez sur cette ligne, vous obtenez la liste de vos articles. Vous obtenez maintenant c est ici que vous allez mettre le prix de votre demi-pension. Et non plus dans la programmation article. Nous allons mettre par exemple uros. Appuyez sur, de la 1ere ligne. Vous obtenez à nouveau la liste de vos articles. Allez chercher votre article chambre. Vous obtenez maintenant ici mettez la quantité désirée Vous obtenez pour cette ligne de ce fait comme vous êtes sur la 1ere ligne de l arrangement en cochant cette case, le système calculera automatiquement le prix de revient par rapport à votre article qui commande l arrangement et les autres lignes de votre détail arrangement. Faire la même chose pour les autres lignes. Pour notre exemple, il faut rajouter le petit déjeuner, la taxe de séjour et le repas du soir. Attention, la 1ere ligne se met à jour correctement une fois que vous êtes sorti et revenu sur votre arrangement. C est juste une histoire de rafraîchissement de l écran. Si vos articles possèdent plusieurs prix, votre arrangement prendra automatiquement les différents prix suivant le tarif sur lequel vous êtes positionné à la vente du fait que vous avez coché les cases «tarif». Il recalculera automatiquement le prix de revient de la 1ere ligne. De plus, ces articles ne sortiront pas sur la note du client. Dans notre exemple seule demi-pension sera imprimée avec le prix à uros Si la case tarif n est pas activée, vous avez la possibilité de mettre le prix que vous désirez. A ce moment là, ces articles sortiront sur la note du client. Ils sont vendus en plus de l arrangement

15 Exemple de vente de l arrangement avec les articles qui possèdent la case tarif d activé comme le masque écran page 14. Sur la note du client vous obtiendrez 1 demi-pension à uros Au niveau des lectures et des RAZ, vous aurez le détail des articles avec le prix correspondant de chacun. L arrangement demi-pension ne sortira pas. Au niveau des TVAs, elles seront calculées par rapport aux taux que vous avez mis sur chaque ligne du détail arrangement. Exemple de vente du même arrangement avec en plus un article (parking) ou la case tarif n est pas activée

16 Sur la note du client vous obtiendrez 1 demi-pension à uros et 1 parking à 3.00 uros. Au niveau des lectures et des RAZ, vous aurez le détail des articles avec le prix correspondant de chacun. L arrangement demi-pension ne sortira pas. Au niveau des TVAs, elles seront calculées par rapport aux taux que vous avez mis sur chaque ligne du détail arrangement. 6eme cas TYPE PRIX LIGNES 2 Ici nous allons faire le cas d une demi-pension. Vous avez programmé dans la programmation article : Demi-pension, prix = 0.00 euros, 3/4 tva 5.50% et 1/4 tva 19.60% Chambre, prix = euros, tva 5.50% Petit déjeuner, prix = 5.00 euros, tva 19.60% Repas du soir, prix = euros, tva 19.60% Taxe de sejour, prix = 0.80 euros, pas de tva En appuyant sur la flèche, vous avez la possibilité de programmer votre arrangement en mode prix lignes 2. Allez chercher votre article demi-pension. Appuyez sur cette ligne, vous obtenez la liste de vos articles. Vous obtenez maintenant Appuyez sur, de la 1ere ligne. Vous obtenez à nouveau la liste de vos articles. Allez chercher votre article chambre. Vous obtenez maintenant ici mettez la quantité désirée en cochant cette case, le système prendra automatiquement le prix que vous avez programmé

17 Vous obtenez pour cette ligne Faire la même chose pour les autres lignes. Pour notre exemple, il faut rajouter le petit déjeuner, la taxe de séjour et le repas du soir. Vous devez obtenir Si vos articles possèdent plusieurs prix, votre arrangement prendra automatiquement les différents prix suivant le tarif sur lequel vous êtes positionné à la vente du fait que vous avez coché les cases «tarif». Ces articles ne sortiront pas sur la note du client. Dans notre exemple seule demi-pension sera imprimée avec le prix à uros Si la case tarif n est pas activée, vous avez la possibilité de mettre le prix que vous désirez. A ce moment là, ces articles sortiront sur la note du client. Ils sont vendus en plus de l arrangement. Maintenant, il suffit sur un de vos claviers d affecter cet arrangement pour pouvoir le vendre. Exemple de vente de l arrangement avec les articles qui possèdent la case tarif d activé comme le masque écran ci-dessus. Sur la note du client vous obtiendrez 1 demi-pension à uros

18 Au niveau des lectures et des RAZ, vous aurez le détail des articles avec le prix correspondant de chacun. L arrangement demi-pension ne sortira pas. Au niveau des TVAs, elles seront calculées par rapport aux taux que vous avez mis sur chaque ligne du détail arrangement. Exemple de vente du même arrangement avec en plus un article (parking) ou la case tarif n est pas activée. Sur la note du client vous obtiendrez 1 demi-pension à uros et 1 parking à 3.00 uros. Au niveau des lectures et des RAZ, vous aurez le détail des articles avec le prix correspondant de chacun. L arrangement demi-pension ne sortira pas. Au niveau des TVAs, elles seront calculées par rapport aux taux que vous avez mis sur chaque ligne du détail arrangement

19 HOTEL PARAMETRAGE DE L HOTEL Allez en «configurer», «paramètres niveau 3», «mémoire» Ici vous allez mettre le nombre de chambre que possède le client Ici vous allez mettre le nombre de réservation maximum que le client désire. Une fois qu une chambre est libérée, elle ne compte plus en réservation. lorsqu il est plein. Ici vous allez mettre le nombre maximum de personnes que l hôtel peut accueillir Ici vous allez mettre le nombre de client maximum que l hôtelier désire gérer Ici vous allez mettre le nombre de tarif que vous désirez gérer. Par exemple tarif des chambres en type douche et tarif en type salle de bains. Vérifiez qu une fois les valeurs mises, il vous reste assez de place sous la rubrique SI PLUSIEURS CAISSES EN RESEAU, IL FAUT IMPERATIVEMENT LA MEME CONFIGURATION MEMOIRE. PAR CONSEQUENT, IL FAUT DES SYSTEMES 6MO. SEULE LA CAISSE 1 PEUT FAIRE LES RESERVATIONS ET LA FACTURE DE DEPART. DES AUTRES SYSTEMES, VOUS POUVEZ RAPPELER LES CHAMBRES ET RAJOUTER DES ARTICLES

20 Ensuite allez en «configurer», «paramètres niveau 2», «hôtel». Si vous cochez cette rubrique, le système facturera automatiquement les arrangements mis dans les chambres pour lesquelles vous avez validé la facturation automatique. Ici vous mettez l heure à laquelle le système doit lancer la facturation automatique Vous allez mettre ici la périodicité des changements de draps pour un client qui reste plusieurs jours. Ici vous allez sélectionner sur quelle imprimante doit sortir le listing pour la femme de chambre. En cochant cette case, le système prendra en compte les tarifs que l on a programmés en «tarif chambre» pour la facturation. En cochant cette rubrique, si un client est à l hôtel à cheval sur 2 saisons, le système proposera à la base de faire la facturation par rapport à la saison de la date d arrivée du client. Si vous cochez cette rubrique, le système imputera les différents règlements concernant les arrhes sur les lectures et RAZ lors de la réception. Sinon le système les imputera lors de l arrivée du client. Vous avez la possibilité de modifier les couleurs de votre planning de réservation. En appuyant sur les différents boutons, le système vous présente la palette de couleurs. Ensuite allez en «gérer», «hôtel». Vous obtenez 4 rubriques. TARIFS CHAMBRES SAISONS LIBELLES HOTEL CHAMBRES

21 Nous allons commencer par la rubrique «saisons». Lorsque vous avez sélectionné cette rubrique, vous obtenez le masque écran ci-dessous. En appuyant sur la flèche, vous allez ouvrir une fenêtre. C est ici que vous allez mettre le libellé de vos différentes saisons. (Max 4). Pour la suite de nos explications de l hôtel nous allons en mettre 3 : basse saison, moyenne saison, haute saison. Pour mettre les intitulés, sélectionnez le 0, la fenêtre se ferme, appuyez sur la zone de saisie, le clavier «AZERTY» apparaît, mettez le nom de votre saison. Par exemple : basse saison. Appuyez à nouveau sur la flèche, la fenêtre revient à l écran, sélectionnez le 1, la fenêtre se ferme, appuyez sur la zone de saisie comme précédemment et mettez le nom de votre saison. Par exemple : moyenne saison. Faire de même pour les autres saisons. la ligne 0 correspond au prix 1 de la programmation article la ligne 1 correspond au prix 2 de la programmation article la ligne 2 correspond au prix 3 de la programmation article la ligne 3 correspond au prix 4 de la programmation article Maintenant nous allons programmer toutes les dates de changement de saisons. Le client vous a donné ces différentes dates

22 Exemple : Du 27 FEVRIER AU 6 AVRIL c est la BASSE SAISON Du 7 AVRIL AU 2 JUILLET c est la MOYENNE SAISON Du 3 JUILLET AU 14 SEPTEMBRE c est la HAUTE SAISON Du 15 SEPTEMBRE AU 1 NOVEMBRE c est la MOYENNE SAISON Du 2 NOVEMBRE AU 7 JANVIER c est la HAUTE SAISON Du 8 JANVIER AU 27 FEVRIER c est la MOYENNE SAISON Nous allons programmer ces différentes dates sur le système. Vous êtes sur la 1ere ligne, appuyez sur «date». Appuyez sur la flèche pour aller chercher votre mois correspondant à votre 1ere date. Dans notre cas, c est le mois de février. Une fois le mois sélectionné, appuyez sur le jour. La fenêtre du calendrier se ferme. Vous avez le masque écran ci-dessous. Appuyez sur la flèche pour sélectionner votre saison, et cochez «actif»

23 Sélectionnez maintenant la 2eme ligne, faites la même chose en prenant la date de début de votre changement de saison. Faites ainsi de suite pour toutes les dates que vous avez. Pour notre exemple vous obtiendrez. En appuyant sur cette touche, le système vous classera automatiquement vos dates dans l ordre chronologique. Maintenant que vos saisons sont programmées, nous allons programmer les «libellés hôtel». Pour cela allez en «gérer», «hôtel» et sélectionnez «libellés hôtel» ou de la programmation des saisons, appuyez sur le bouton

24 Vous êtes avec le masque écran ci-dessous. Le système possède 60 nationalités. Pour changer une nationalité, il suffit de la sélectionner, d appuyer sur le libellé. Le clavier «AZERTY» apparaît à l écran. Mettez le libellé de votre nationalité. Conseil pour les distributeurs français, mettez sur la nationalité 00 le mot «France» et sur la nationalité 22 le mot «AUTRES AFRIQUE». Sous la rubrique types de réservations, le système a déjà programmé les libellés des 6 types. Mais pour la suite de notre exemple, nous allons modifier certains textes. A la place de «suite» nous allons mettre demi-pension et à la place de «salon» nous allons mettre pension. Pour cela appuyez sur le mot correspondant au type que vous désirez changer, le clavier «AZERTY» apparaît, mettez le nouveau libellé

25 Maintenant que vos libellés hôtel sont programmés, nous allons programmer les «tarifs chambres». Pour cela allez en «gérer», «hôtel» et sélectionnez «tarifs chambres» ou de la programmation des libellés hôtel, appuyez sur le bouton. Vous êtes avec le masque écran ci-dessous. Le système vous permet de programmer autant de tarif que le nombre mis en mémoire. Dans notre exemple nous avons deux types de chambre. 1 type douche et 1 type salle de bains. Nous allons donc programmer ces 2 tarifs. En appuyant dessus, vous avez la possibilité de mettre le libellé de votre tarif. Le clavier «AZERTY» apparaît, mettez votre libellé. Dans notre exemple nous allons mettre tarif douche. Et sur la ligne «tarif chambre 1», nous allons mettre tarif salle de bain. Votre client vous donne les tarifs pour les différentes saisons et pour les différents types. Par exemple : TARIF DOUCHE BASSE SAISON MOY.SAISON HAUTE SAISON SINGLE DOUBLE TRIPLE QUATRUPLE

26 TARIF SALLE DE BAINS BASSE SAISON MOY.SAISON HAUTE SAISON SINGLE DOUBLE TRIPLE QUATRUPLE Il suffit de sélectionner la case et de mettre les différents prix. Si vous désirez incorporer les demi-pensions dans vos tarifs, il faut mettre dans les tarifs le prix de revient de la chambre. Par exemple le client vous indique que le prix de la demi-pension vaut en basse saison uros par jour et par personne. Dans une demi-pension vous avez la chambre, le petit déjeuner, le repas du soir, et la taxe de séjour. Le petit déjeuner vaut 5.00 uros, le repas du soir vaut uros, et la taxe de séjour vaut 0.80 uros. Par conséquent le prix de revient de la chambre vaut = uros. Faire de même pour les différentes saisons et types de chambre. Vous obtiendrez par exemple : Maintenant que vos tarifs chambres sont programmés, nous allons programmer les «chambres». Pour cela allez en «gérer», «hôtel» et sélectionnez «chambres» ou de la programmation des tarifs chambres, appuyez sur le bouton

27 Vous êtes maintenant avec le masque écran ci-dessous. Sous la rubrique «nom», vous allez mettre le vrai numéro de vos chambres. Pour cela, sélectionnez la ligne, appuyez sur la zone de saisie. Le clavier «AZERTY» apparaît, tapez votre numéro de chambre. Pour notre exemple on aura des chambres de 101 à 110 au 1 er étage de l hôtel et de 201 à 210 au 2eme étage. Sous la rubrique «descriptif chambre», vous allez mettre un descriptif de la chambre. Par exemple 1 petit lit, 2 petits lits, 1 grand lit etc. Appuyez sur la flèche en dessous de descriptif chambre Vous obtenez le masque écran ci-dessous. Vous avez droit à 16 descriptifs. Sélectionnez la ligne 0, la fenêtre se ferme, appuyez sur la zone de saisie, le clavier «AZERTY» apparaît, tapez votre descriptif. Appuyez à nouveau sur la flèche, la fenêtre apparaît à nouveau, sélectionnez la ligne 1 et faites de même. Faites ainsi de suite pour tous les descriptifs

28 vous obtenez par exemple Maintenant, il ne reste plus qu à affecter le descriptif aux chambres. Pour cela, sélectionnez la ligne, appuyez sur la flèche, la liste de vos descriptifs apparaît, sélectionnez le bon. Sous la rubrique «situation» vous allez mettre une situation par rapport à l hôtel. Par exemple : 1 er étage vue mer, 1 er étage vue piscine etc. Se programme de la même manière que les descriptifs chambres. Vous avez droit aussi à 16 situations. Sous la rubrique «tarif chambre», vous allez mettre le tarif correspondant. sélectionnez le bon tarif. Appuyez sur la flèche, vos différents tarifs apparaissent, Sous la rubrique «type réservation», vous allez affecter chaque chambre à son type de réservation. apparaissent, sélectionnez le bon type. Appuyez sur la flèche, vos différents types de réservation

29 Vous devez obtenir par exemple : vous avez la possibilité de bloquer des chambres dans la programmation des chambres afin que celles-ci ne se présentent plus dans la réservation afin d éviter de les sélectionner. (chambre en travaux par exemple). Celles-ci n apparaissent plus non plus sur le planning afin d éviter de déplacer un client vers ces chambres

30 PROGRAMMATION DES ARRANGEMENTS HOTEL Nous allons maintenant programmer tous les arrangements hôtel dont nous allons avoir besoin. Exemple chambre 1 personne. Il faut programmer les articles suivants : Chambre 1 personne, prix = 0, TVA = 5.50% Chambre, prix = 0, TVA = 5.50% Taxe de séjour, prix = 0.80, pas de TVA. Attention, sur la taxe de séjour, il faut programmer le prix sur les 4 prix si besoin. Par rapport à notre exemple, nous avons 3 saisons, si la taxe de séjour est toujours au même prix suivant la saison, il faut mettre sur le prix 1, le prix 2 ; le prix 3 la valeur Dans notre exemple nous allons prendre le cas type «TARIF 2» Allez chercher votre article chambre 1 pers. Appuyez sur cette ligne, vous obtenez la liste de vos articles. Appuyez sur, de la 1ere ligne. Vous obtenez à nouveau la liste de vos articles. Allez chercher votre article chambre. Vous obtenez maintenant ici mettez la quantité désirée comme vous êtes sur la 1ere ligne de l arrangement en cochant cette case, le système prendra automatiquement le tarif par rapport à la saison Faire la même chose pour les autres lignes. Pour notre exemple, il faut rajouter la taxe de séjour Faites ainsi de suite pour tous les arrangements dont vous avez besoin. Voici quelques exemples d arrangements

31 - 31 -

32 - 32 -

33 - 33 -

34 - 34 -

35 - 35 -

36 Sur les exemples vous pouvez voir que le prix de vente est faux. Cela vient du fait que le système ne fait pas référence aux saisons que l on a programmées lors de la programmation des arrangements. Maintenant, nous allons apprendre l utilisation du programme hôtel. Il faut affecter sur un de vos claviers les touches de fonctions suivantes. Réservation d une chambre, appuyez sur la touche Vous obtenez le masque écran ci-dessous. Appuyez sur ce bouton, le système vous demande «créer un nouveau contact». appuyez sur le bouton «oui»

37 Appuyez sur cette ligne. Ici vous allez remplir la fiche de votre client La rubrique «text exception» sera toujours visible dans la fenêtre ci dessus. Une fois que vous avez validé par «ok», vous obtiendrez le masque écran ci-dessus. Si vous appuyez sur ce bouton, le système vous présente la liste des clients que vous avez en mémoire. Il suffit de sélectionner celui qui vous intéresse et vous retombez sur le masque écran ci-dessus Ici vous allez dire combien de chambre vous désirez réserver. Dans notre exemple nous allons réserver 1 chambre

38 En appuyant sur la flèche, le système peut faire un choix sélectif au niveau de votre chambre. Votre client doit venir par exemple en couple, sélectionnez la rubrique double pour que le système ne vous présente que les chambres doubles. Ici vous allez mettre la date prévue d arrivée du client, là la date de départ du client Par exemple du 9 mai au 13 mai. Ici vous allez mettre le nombre de personnes pour la chambre. Dans notre exemple nous allons mettre 2. Si vous cochez cette case, la réservation sera considérée comme une option et elle sera d une couleur différente sur votre planning. Si cette case est cochée, le système facturera la chambre par rapport au tarif d arrivée du client. Sinon le système regardera jour par jour pour mettre le bon tarif. Appuyez sur cette touche pour affecter le bon arrangement. Le client m indique qu il désire le petit déjeuner. Comme c est un couple, je sélectionne l arrangement suivant. séjour. Ici le système m indique le prix total du

39 Ici je vais mettre la valeur de la demande d arrhes que j ai faites au client. Pour notre exemple nous avons demandé uros. Cette ligne permet de changer de type de réservation. Par exemple, vous donnez une chambre avec 1 grand lit qui de base est une chambre double à une personne. Vous désirez lui appliquer le tarif single ou lui affecter le tarif demi-pension ou pension. Cette ligne permet de changer de tarif. Par exemple vous avez paramétré des tarifs différents pour les agences de voyages. Si le client vient par l intermédiaire d une agence, sélectionnez le bon tarif. Une fois que toutes les rubriques sont remplies, sélectionnez dans la liste la chambre désirée. Pour notre exemple se sera la chambre 103. écran ci-dessous. Appuyez sur ce bouton pour confirmer. Le système arrive sur le masque

40 «ok». Si vous désirez imprimer votre réservation, cochez les cases qui vous intéressent, et validez par La sélection sera gardée en mémoire pour l édition suivante Avec la flèche sélectionnez votre imprimante et appuyez sur ok. Le système vous imprimera votre réservation avec les rubriques cochées. l écran. En appuyant sur ce bouton, vous avez votre planning qui apparaît sur A partir du planning, vous avez la possibilité de modifier votre réservation : En cliquant sur le client, la réservation clignote. En appuyant sur cette touche vous pouvez changer sa date d arrivée en avance. En appuyant sur cette touche vous pouvez changer sa date d arrivée en retard

41 En appuyant sur cette touche vous pouvez changer sa date de départ en avance. En appuyant sur cette touche vous pouvez changer sa date de départ en retard. En appuyant sur cette touche vous pouvez changer toute la période de sa réservation en avance. En appuyant sur cette touche vous pouvez changer toute la période de sa réservation en retard. Si vous sélectionnez une autre chambre vous pouvez déplacer votre réservation. Pour cela si la date d arrivée est identique, sélectionnez la chambre sur la colonne correspondant à la même date d arrivée. De plus en appuyant sur l écran que les chambres du même type. cette touche, le système vous permet de n avoir à Sélectionnez donc votre chambre, le système vous affiche ce message. Si vous validez par oui, le système modifiera automatiquement le planning et la réservation. arrivé. Attention, on ne peut pas déplacer un client d une chambre à une autre une fois que le client est En appuyant sur cette touche, vous pouvez reculer jour par jour sur votre planning. En appuyant sur cette touche, vous pouvez avancer jour par jour sur votre planning. votre planning. En appuyant sur cette touche, vous pouvez sélectionner une date précise de

42 En appuyant sur cette touche, vous obtenez le masque écran ci-dessous. C est à partir de ce masque écran que vous allez pouvoir modifier les données de vos réservations. En appuyant sur cette touche, une fois que vous avez sélectionné votre client, vous obtenez le masque écran ci-dessous. Vous allez pouvoir modifier votre réservation. Ici, vous allez pouvoir modifier le nombre de pax, changer votre arrangement si besoin, de modifier votre type de réservation votre sélection du tarif chambre, la demande d arrhes et de passer une option en réservation ou l inverse

43 En appuyant sur cette touche, vous allez pouvoir soit changer d occupant soit de modifier le détail de votre occupant. Le système vous ouvre une boite de dialogue. Si vous répondez par non, le système vous propose la liste des occupants, sélectionnez le bon occupant et modifier le détail si besoin. Si vous répondez par oui, le système vous propose d effacer l occupant de cette chambre s il n existe pas d autre réservation pour ce client. Répondez par «oui» ou par «non». Vous aurez alors une fenêtre de création d un nouvel occupant pour cette réservation. Si vous n effacez pas l occupant, le système le garde dans la liste des clients, mais l occupant que vous créez se mettra dans la réservation. Si vous avez créé des réservations sous le nom d une agence de voyage, c est par l intermédiaire de ce bouton que vous pourrez mettre le vrai nom du client lorsque l agence vous enverra la liste des clients

44 C est par l intermédiaire de ce bouton que vous allez pouvoir faire la réception des arrhes. Pour cela une fois que vous avez appuyé sur ce bouton, le système vous présente le masque écran ci-dessous. Sélectionnez dans la liste le mode de règlement, le système vous propose une nouvelle fenêtre, tapez le montant reçu et validez par le bouton ok. Attention : deux cas de figures existent pour la réception des arrhes. 1 - cette ligne n est pas validée. A ce moment-là, le système vous indique la date des arrhes reçues, mais il ne les impute pas au niveau des résultats (lectures et raz). Les arrhes se mettront sur les résultats lorsque vous ferez arriver le client. 2 - cette ligne est validée. A ce moment-là, le système vous indique la date des arrhes reçues, mais il les impute au niveau des résultats (lectures et raz). Le système vous imprime un ticket

45 Ce bouton permet de supprimer une réservation. Une fois votre client sélectionné, en appuyant sur le bouton le système vous propose de la supprimer. Si vous aviez des arrhes perçues, le système vous propose une boite de dialogue. Attention : deux cas de figures existent pour le rendu des arrhes. 1 - cette ligne n est pas validée. Si vous répondez par oui, le système supprimera la réservation et il vous faudra rendre physiquement les arrhes. Si vous répondez par non, le système supprimera la réservation mais imputera le montant ainsi que le mode de règlement de vos arrhes dans les lectures et raz. Le système vous imprime un ticket. 2 - cette ligne est validée. Si vous répondez par oui, le système supprimera la réservation et imputera aux lecture et remise à zéro le montant ainsi que le mode de règlement de vos arrhes en négatif. Si vous répondez par non, le système supprimera la réservation et vous imprimera un ticket comme quoi vous avez gardé les arrhes, mais ceux-ci ne se rajouteront pas dans les résultats

46 Ce bouton vous permet de faire arriver votre client. En appuyant sur ce bouton, vous pouvez modifier votre arrangement. Ici pour notre cas nous allons rajouter le lit bébé. Sur cette ligne nous allons rajouter le lit bébé. Pour cela appuyez sur la ligne, le système vous propose la liste des articles, allez chercher le lit bébé, mettez la quantité désirée, si vous cochez sur tarif, le prix sera incorporé dans l arrangement «chambre 2p+pt déj». Si vous ne cochez pas tarif le lit bébé se facturera en plus et il sortira sur la note du client

47 Votre arrangement est correct, validez par fermer, et par ok. Le système vous présente le masque écran ci-dessous. facturera automatiquement l arrangement si vous répondez par «oui», le système sélectionné pour ce client à l heure prédéterminée. si vous répondez par «non», le système ne facturera pas ce client en automatique. La facturation s effectuera lorsque vous appuierez sur la touche. Dans Les deux cas le système vous indiquera que la chambre (par exemple 103) correspondra à un compte (par exemple le 2). Sur votre planning le client sera maintenant de couleur rose pour vous indiquer que la chambre est occupée

48 Une fois que votre client est arrivé, vous avez la possibilité de rajouter des occupants dans la chambre. Par exemple pour la gestion des nationalités, il faut mettre tous les occupants. En appuyant sur ce bouton, le système vous demande de créer un nouveau contact, si vous répondez par non, le système vous présentera la liste de vos clients. Si vous répondez par oui, le système vous présentera la même fenêtre que ci-dessus avec sur le nom un contact disponible. Il suffit de mettre le nom, de changer le titre et de mettre la bonne nationalité. Une fois que vous avez mis toutes les personnes, appuyez sur «fermer»

49 l hôtel. Ce bouton va vous permettre d éditer la liste de vos clients qui sont présents à Appuyez sur ce bouton, le système vous présente le choix de votre édition. Cochez les cases qui vous intéressent, et validez par «ok». Par exemple pour les nationalités, cochez «nom» et «nationalité». validez par «ok». Sélectionnez votre imprimante pour l édition et validez par «ok»

50 Ce bouton vous permet d éditer le listing pour le chef. En programmation article, les articles qui doivent sortir sur cette édition doivent avoir la rubrique «chef» de coché. Sur l édition du chef, vous avez 3 colonnes Sous «arrivée» vous avez la quantité correspondant aux articles pour les clients présents. Sous «réserver» vous avez la quantité correspondant aux articles pour les clients qui ont réservé mais qui ne sont pas encore arrivés. Sous «option» vous avez la quantité correspondant aux articles pour les clients que vous avez mis en option qui ne sont pas encore arrivés. Ce bouton permet de sortir la liste des chambres pour lesquelles, il faut changer les draps ou simplement faire du rangement. Ce bouton permet de sortir la liste des départs clients. Ce bouton permet de sortir la liste des arrivées clients. Sur ces 2 éditions, vous avez les pourcentages correspondants des chambres réservées, des chambres présentes, des occupants réservés et des occupants présents. Ce bouton vous permet de créer directement des occupants, que vous pourrez mettre directement dans vos chambres.. vous les retrouverez automatiquement dans la liste de vos clients. Ce bouton vous permet de voir la liste de vos anciens clients avec la date de la dernière utilisation. Les clients restent dans le fichier si au moment du départ de celui-ci, vous n avez pas validez effacer le contact

51 A la vente, pour pouvoir vendre des articles sur la chambre, il faut appuyer sur la touche de fonction. Le système vous propose la liste des chambres présentes. Sélectionnez la bonne chambre et rajoutez les articles que vous désirez. La chambre fonctionne maintenant comme un compte client. D ailleurs vous avez la possibilité de l appeler par la touche compte. Attention : le n de compte est différent du n de compte. Pour appeler la chambre 103 par la touche compte, il faudra dans l exemple ci-dessus taper 2 et la touche compte. Depuis la version , vous avez aussi la possibilité d appeler les chambre par le plan de salle. Rappel : Pour pouvoir mettre les chambres dans les salles, il faut mettre les n d index des chambres dans la programmation des tables. les flèches vous indiquent les n d index qu il faut mettre dans la programmation des tables

52 Ici j ai donc mis mes n d index une fois que j ai paramétré tous mes index, je peux dessiner ma salle. j appuie sur le bouton, et je sélectionne En position vente, vous obtiendrez par exemple le plan de salle suivant avec le nom des chambres (5 caractères seront visibles). De ce fait vous pourrez appeler vos chambres par l intermédiaire du plan de salle

53 Facturation automatique Pour qu elle fonctionne, il faut être en position «ventes» sur la caisse 1 à l heure prédéterminée. Si vous avez des caisses en réseau, pendant que la facturation automatique se déclenche, le système vous affichera «en cours de commande», si sur une des autres caisses, vous avez une chambre à l écran. La caisse 1 restera avec ce message tant que vous n aurez pas fait commande sur les chambres en cours. Si la caisse 1 n a pas pu faire la facturation automatique, vous pouvez toujours la lancer manuellement par l intermédiaire de la touche de fonction 73 (facturation hôtel). A la fin le système vous imprime un listing de la facturation. L imprimante correspondant à ce listing est celle de la remise à zéro. Vous ne pourrez pas encaisser une chambre tant que vous n avez pas fait le «départ chambre». Lors d un départ de chambre, il faut appuyer sur cette touche. Le système vous présente la liste des chambres. Sélectionnez la bonne chambre. Le système vous présente le masque écran ci-dessous. Si vous répondez par non, le système arrête le départ. Si vous répondez oui, si sur cette chambre, la facturation automatique n était pas validée le système vous présente un nouveau masque écran. En appuyant sur oui, si vous faites partir votre client avant la date de départ prévue, le système vous demandera si vous désirez facturer quand même jusqu à la fin de la réservation. Si vous répondez par oui, le système facturera l arrangement jusqu à la date de départ prévue. Si vous répondez par non, le système facturera la chambre jusqu à la date en cours du système

54 facturation automatique ou pas, le système vous demandera si vous désirez supprimer les clients. mis dans la chambre. Vous aurez autant de fenêtre que d occupant Une fois que le départ chambre est effectué, il ne vous reste plus qu à encaisser cette chambre. Pour le système vu que le départ est fait, la chambre est à nouveau disponible pour une nouvelle réservation. Par conséquent la chambre n apparaît plus dans la liste que fait apparaître la touche «appel chambre». De ce fait pour encaisser cette chambre, il faut la rappeler par la touche «compte». Attention au numéro. Si la facturation automatique n est pas validée sur une chambre, les prestations hôtel sont affectées sur les résultats au moment ou vous ferez le départ de cette chambre. Tant que le client est là, et que le départ chambre n a pas été effectué, vous n aurez aucune prestation de l arrangement prévu sur les résultats