Définir les différents paramètres pour le mode hôtel. Les différents attributs que l on désire associer aux chambres.

Transcription

1 Module Hôtel Pour l utilisation du module Hôtel, il est nécessaire de créer au moins un groupe de table avec comme mode d utilisation le type «Hôtel». Pour cela, aller dans le Back Office / Gestion / Tables / Groupe de tables. Si l on désire avoir des statistiques spécifiques pour l hôtel, créer et sélectionner un groupe de salle Hôtel

2 Définir les différents paramètres pour le mode hôtel. Les différents attributs que l on désire associer aux chambres. Il est également nécessaire de créer les types de réservation, but du séjour, types de carte bancaire, périodes de tarification et les éventuelles modifications de textes.

3 Ensuite venir éditer les différentes chambres et pour chacune d elles venir associer les attributs désirés. Ces différents attributs seront afficher dans le planning à coté du numéro de chambre. Après avoir définit ces paramètres, le module hôtel est utilisable. Aller dans le front office et lancer le programme de réservation. Pour cela, deux possibilités : Par les fonctions manager, bouton «Réservation Hôtel». Directement dans une chambre ou au départ de n importe quelle table en utilisant ce même bouton s il a été agencé dans le programme config.

4 Ce programme étant lancé, l écran de planning apparaît. Pour créer une réservation, sélectionner la date ou les dates désirées et appuyer sur le bouton nouveau. (NEW). Il est également possible de double cliquer sur la date s il ne s agit que d un seul jour. Dans ce cas, il n est pas nécessaire de sélectionner le bouton nouveau, le système ouvre directement l écran de réservation.

5 Cet écran va permettre d introduire les différentes informations nécessaires à la création de la réservation. Première donnée à introduire, «A quel nom». Soit introduire le nom du client ou appuyer sur les jumelles pour aller créer ou rechercher un client. Il est alors possible d effectuer une recherche sur le nom ou sur le numéro de compte ou encore de sélectionner l ensemble des clients. ( attention dans ce cas et avec un grand nombre de clients le système risque de ralentir ou même de planter en cas de mémoire insuffisante de l ordinateur). Il est donc préférable d introduire la ou les premières lettres du nom. Il est également possible de créer un nouveau client en utilisant le bouton NEW. Le bouton «Livre» permet de rechercher l historique d un client pour éventuellement lui fournir une chambre habituelle. Valider la sélection par le V vert.

6 Ceci étant fait, sélectionner une prestation pour cette chambre en appuyant sur le bouton New. Les différents types de prestations apparaîtront. Sélectionner la prestation et valider par le v vert.

7 Il est possible de modifier cette prestation en sélectionnant le bouton L ensemble de données peut être modifié dans cet écran. La quantité pour cette prestation peut-être augmentée en utilisant le bouton +

8 Différentes possibilités d introduction d informations : Détails : Dans l onglet détails, il est possible de définir le type de réservation (suivant les types qui ont étés créés) ainsi que le but du séjour. C est informations pourront servir plus tard pour des statistiques. Prestations : Le détail de cet onglet a déjà été traité plus haut.

9 Chambre : Cet onglet permet d ajouter pour ce même client une ou plusieurs chambres supplémentaires. La zone ci-dessus présente les différentes chambres disponibles pendant cette fourchette de dates. La zone Chambre +N de celle-ci permet de préciser le nombre d adultes ou d enfants.

10 Le bouton permettra de définir les demandes précises de la réservation. ( informations qui pourraient être utile en cas de déplacement de cette réservation) Les demandes seront sélectionnées dans les différents attributs de chambre créés précédemment. Clients de la chambre : Cet onglet permet l introduction des différentes données personnelles du client présent dans la chambre. Il est également possible dans cet onglet d effectuer le check-in du ou des clients.

11 Les différentes informations disponibles sont les suivantes et non obligatoires pour effectuer la réservation.

12 Garantie : Cet onglet permet d enregistrer les garanties ou arrhes versés. On peut y définir la date et l heure jusqu'où l option sera maintenue. Le traitement de la réservation définira si l annulation de l option sera manuelle ou automatique. Une garantie par carte bancaire sera enregistrée par cet écran. Une vérification de validité des cartes n est pas prévue dans le logiciel pour le moment. (cette option va venir dans un futur proche). En cas de versement d arrhes, le mode de versement peut-être enregistré grâce au bouton

13 Lors de la sélection de ce bouton, l écran suivant apparaît permettant l introduction du mode de paiement.

14 Le montant des arrhes à payer peut être défini automatiquement par le système. Pour cela, il y a lieu d introduire le % souhaité dans le programme IniMaker section Planing. D autres paramétrages sont disponibles sur cet écran.

15 Client de réservation : Cet onglet permet d introduire les données relatives au client effectuant la réservation.(tour opérateur éventuellement). C est données pourront éventuellement être utilisée lors de la facturation.

16 Facturation : Cet onglet permet de sélectionner le client de facturation. Les 3 cas suivants sont : Client de facturation = Client ( client dans la chambre) Client de facturation = Client de réservation Client de facturation = Autre ( autre compte client à sélectionner dans la liste ou a créer). Il est possible de «spliter» la facture en payant directement des prestations ou en les déplaçant. Pour cela, utiliser le bouton «split de facture» L écran suivant apparaît permettant le déplacement ou le paiement direct de certaines prestations.

17 Il sera possible de faire basculer une note complète ou juste une partie de note.

18 Les différentes possibilités proposées sont les suivantes : émettre la facture, transférer le contenu de la facture sur un autre compte, effectuer le paiement(avec sélection du mode de paiement), effectuer le paiement(avec le mode de paiement défini par défaut), renommer l intituler de la note ou de la facture. Il est également possible de regrouper sur une même facture différentes chambres réservées par le même client. Pour cela, il faut utiliser le bouton regroupement qui permet la sélection des chambres et cocher les différentes chambres à associer à la chambre de base.

19 Commentaires : Cet onglet permet d introduire un quelconque commentaire a associer à cette réservation.