Sommaire. Envoi par mail des plannings, des décomptes et des factures : Introduction. Paramétrage Général P 3

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2 2 Guide Utilisateur Withtime Envoi par des plannings, décomptes et factures Sommaire Envoi par mail des plannings, des décomptes et des factures : Introduction P 3 Paramétrage Général P 3 1- Envoi plannings et décomptes par P 9 Envoi 2- Envoi factures et décomptes sites P 11 Envoi 3- Envoi planning site par P 12 Envoi

3 3 Guide Utilisateur Withtime Envoi par des plannings, décomptes et factures Introduction Désormais, le logiciel Withtime vous offre la possibilité d envoyer par à vos agents : les plannings et décomptes à vos clients : les plannings, décomptes et factures Pour le bon fonctionnement de ces envois, un paramétrage général est nécessaire dans le logiciel PARAMETRAGE GENERAL DE WITHTIME POUR LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DONNÉES L administrateur du logiciel doit, dans un premier temps, renseigner les adresses s et serveur SMTP de l entreprise pour cela : A partir de la boite à outils en bas à gauche, rendez-vous sur «Cordonnées société». Vous arrivez sur la fenêtre ci-dessous :

4 4 Guide Utilisateur Withtime Envoi par des plannings, décomptes et factures Renseignez alors l adresse de la société ainsi que votre adresse de serveur SMTP (Dépendant de votre fournisseur d accès internet). Validez avec la coche verte : Vous retournez à l organigramme d accueil de Withtime. Il faut maintenant allez donner les droits aux utilisateurs qui auront accès a cette fonctionnalité. Pour cela, cliquez sur la boite à outils puis choisissez la ligne «Utilisateur» renseignez le mot de passe qui vous a été fournis lors de l achat du logiciel Withtime.

5 5 Guide Utilisateur Withtime Envoi par des plannings, décomptes et factures Le schéma ci-dessous illustre les différentes étapes : 1- Option Utilisateurs Renseigner le mot de passe Une fois que le mot de passe de la gestion des utilisateurs est renseigné, la liste des utilisateurs Withtime apparait. Double-cliquez sur l utilisateur auquel vous désirez attribuer les droits, la fenêtre de la gestion des droits apparait. Cochez alors les cases relatives à la gestion des s. Validez ensuite avec la coche verte.

6 6 Guide Utilisateur Withtime Envoi par des plannings, décomptes et factures Maintenant, il ne reste plus qu à renseigner ce que l on souhaite envoyer par . Pour cela, cliquez dans la boite à outils : Puis option. Allez dans le troisième onglet «Édition du planning agent». Cochez la case puis

7 7 Guide Utilisateur Withtime Envoi par des plannings, décomptes et factures La fenêtre ci-dessus apparait : Choisissez l adresse de l expéditeur : adresse de la société renseignée dans coordonnée de la société ou l adresse de l utilisateur Withtime connecté. Validez avec la coche verte. Toujours dans la fenêtre des options choisissez maintenant «Édition plannings sites» si vous désirez envoyer les plannings sites par . De même que pour les plannings agents, cochez l envoi par des plannings et du paramétrage des s.

8 8 Guide Utilisateur Withtime Envoi par des plannings, décomptes et factures Enfin, faites de même pour le cinquième onglet «Autres édition». Pour le paramétrage d envoi par des décomptes agents et des décomptes sites. Une fois les paramétrages effectués, validez à nouveau. Il faut maintenant paramétrer l envoi par des factures. Pour cela, à partir de l organigramme d accueil Withtime, cliquez sur le boutons de la boite à outils Puis choisissez «Paramétrage» ensuite «Facturation» : la fenêtre ci-dessous s ouvre et allez à l onglet option. Choisissez l de l expéditeur puis validez.

9 9 Guide Utilisateur Withtime Envoi par des plannings, décomptes et factures Le paramétrage général des envois par est terminé. Une fois le paramétrage terminé et avant toute tentative d envoi, il est indispensable de renseigner l adresse de chaque agent dans sa fiche ainsi que les adresses de chaque client. 1- Envoi des plannings et décompte par Envoi Fiche Signalétique Agent. Tous les paramétrages sont effectués, il ne reste plus qu à envoyer par les plannings et les décomptes. PS : Contrairement aux plannings l envoi des décomptes mensuel des heures à l agent n est pas obligatoire et ne peut être envoyé autrement qu accompagner du planning. Si vous désirez envoyer le décompte cochez la case Pour envoyer par les plannings : Cliquez sur choisissez la période souhaitez. Comme pour une édition papier, choisissez le ou les agents auxquels vous souhaitez envoyer par les plannings.

10 10 Guide Utilisateur Withtime Envoi par des plannings, décomptes et factures Lorsque que vous validez la sélection la fenêtre ci-dessous apparait. Choisissez alors «Envoyer par ». Apres l envoi vous avez donc un rapport d édition et un d accusé de réception dans la boite mail indiqué dans « expéditeur» dans la fiche des coordonnées de la société. Rapport d édition. Ce rapport d édition vous confirme que l agent a bien reçu son planning en format PDF par .

11 11 Guide Utilisateur Withtime Envoi par des plannings, décomptes et factures 2- Envoi des factures et décomptes site par Envoi PS : Vérifiez bien que vous avez renseigné les adresses s de chacun de vos client et cocher la case er les factures dans la fiche signalétique de chaque client. Pour envoyer par une facture, lorsque que vous avez finit votre facturation double cliquez sur la facture concernée. Lors de l édition de celle-ci, vous avez le choix : «Envoyez par mail». Paramétrage Pour envoyer les décomptes sites par s, il suffit de l indiquer dans la fiche des clients. Cochez chacune des cases qui vous intéressent dans la fiche signalétique du client. 3- Envoi du planning site par Envoi Pour envoyer les plannings sites par , il suffit de renseigner l adresse du site dans sa fiche signalétique et cochez comme dans les plannings agents l option d envoi.

12 12 Guide Utilisateur Withtime Envoi par des plannings, décomptes et factures La société With est à votre disposition. Pour toutes autres précisions, Veuillez contacter le support en composant le : ou bien par mail :