PRÊT DE SALLES MUNICIPALES AUX ASSOCIATIONS AUBAGNAISES. Pour réunions ou Manifestations exceptionnelles

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1 PRÊT DE SALLES MUNICIPALES AUX ASSOCIATIONS AUBAGNAISES Pour réunions ou Manifestations exceptionnelles PREAMBULE La Ville d'aubagne met gratuitement à disposition des associations locales, des salles municipales pour leur permettre d'organiser leur assemblée générale, réunions et manifestations exceptionnelles. La Ville d'aubagne reste prioritaire pour l'utilisation de ces salles municipales. Charge à elle de prévenir suffisamment en amont l'association qui aurait réservé ce local et de chercher avec elle une solution consensuelle. CONDITIONS A REMPLIR POUR LES ASSOCIATIONS Être une association ayant son siège et exerçant ses activités sur la commune d'aubagne. Être assuré. COMMENT PROCÉDER Contact : Maison de la Vie Associative Allée Robert Govi, Les Défensions, Aubagne Tél : et Fax : Horaires de réception et d'accueil téléphonique pour les prêts de salles : Du mardi au vendredi de 9h à 12h 30. Réservation de la salle 1 - Premier contact pour connaître les disponibilités et option provisoire de date. 2 - Envoi d un courrier de demande officielle à Mme Marie-Claire BONOMO, Adjointe au Maire déléguée à la Démocratie Participative et à la Vie Associative, à adresser à la Maison de la Vie Associative. Contenu : Date /Salle /Objet de la demande /Matériel souhaité (première estimation). 3 - Confirmation de l accord de prêt par Mme BONOMO.

2 Matériel La Ville peut mettre à disposition le mobilier et le matériel nécessaire pour l'organisation de la manifestation : tables et chaises, sonorisation portable (sous réserve de disponibilité). La Ville ne disposant pas de stocks importants, ce matériel est très souvent loué. S'agissant dés lors d'argent public, il est recommandé aux associations de ne demander que le nécessaire. La demande définitive de matériel devra parvenir au Service Vie Associative au moins un mois avant la manifestation. L accord pour le prêt de matériel pour les quantités allouées vous sera confirmé par le Service Vie Associative, après avis de l Elue. DELAI DE RESERVATION, DE CONFIRMATION Les demandes de réservation ne seront traitées, suivant la période, que de 5 mois à 8 mois avant la manifestation. Ouverture des plannings de réservations A partir de Janvier : réservation pour les mois de juin, juillet, août, septembre de la même année. A partir d'avril : réservation pour les mois d octobre, novembre, décembre de la même année et janvier, février de l année suivante. A partir d'octobre : réservation pour les mois de mars, avril, mai de l année suivante. Vous pouvez, avant l ouverture officielle du planning de réservations, faire par écrit une demande de salle. Vous devrez alors donner plusieurs dates par ordre de préférence. Ces demandes seront traitées en priorité et dans leur ordre d arrivée au Service Vie Associative. Cas particulier : Réservation pour le 31 décembre. S il y avait, pour cette date, plus de demandes de réservation que de salles disponibles, et après avis de l'elue, le choix se fera par tirage au sort. Les associations ayant obtenu une salle ne seront plus prioritaires l'année suivante.

3 Si, pour quelques raisons que ce soit, l'association était conduite à annuler la réservation d'une salle, il convient que le Service Vie Associative puisse être informé dans les meilleurs délais afin d'en faire bénéficier d'autres demandes éventuellement en attente. REGLEMENT INTERIEUR L association est l organisateur. Elle devra vérifier que son contrat d assurance couvre bien la manifestation prévue et si besoin demander une extension d assurance. Copie de ces documents devront être fournis au Service Vie Associative. Elle devra tout mettre en œuvre pour assurer la légalité et la sécurité de cette manifestation, la Ville d Aubagne dégageant toute responsabilité. Respect des locaux, du matériel : Ils sont placés sous la responsabilité de l association. Les locaux devront être laissés propres (sol balayé, grosses salissures nettoyées, poubelles vidées). Les tables devront être pliées, les chaises rangées. Compte tenu des nouveaux horaires pour le traitement du prêt de salles et de l'ouverture du Service Vie Associative, le retour des clés, pour les initiatives qui se tiendront les vendredis, samedis et dimanches, devra impérativement s'effectuer le mardi matin. En cas de non-respect de ces consignes, et après mise en demeure, la Ville d Aubagne se réserve le droit de ne plus prêter de salle à l association incriminée. De même, en cas de disparition ou de détérioration de matériel, la Ville d Aubagne pourra demander réparation.

4 SALLES CONCERNEES SALLES CAPACITE DESTINATION SALLE DES FÊTES 400 / 450 Toute manifestation SALLE DES EXPOSITIONS 100 / 120 Toute manifestation CASTEL MARGOT 80 / 100 Toute manifestation MAISON DE LA VIE ASSOCIATIVE Espace central Salles B et C 80 / Réunions, Assemblées générales Sont exclus : repas, soirées dansantes Réunions ponctuelles

5 REGLEMENT INTERIEUR ESPACES ASSOCIATIFS - RUE JEU DE BALLON Dans le cadre de la politique de soutien du mouvement associatif Local, la ville d'aubagne met à la disposition des associations 4 salles situées à la rue Jeu de Ballon pour y tenir leurs permanences et leurs réunions. 1 / CONDITIONS GENERALES DE PRÊT : Modalités d'accès : - Une demande motivée doit être formulée par l'association. - Après examen, et dans la mesure des possibilités, un (ou des) créneau(x) d'utilisation lui sera (seront) attribué(s) pour la saison. - Une convention sera passée entre la ville d'aubagne et l'association. Modifications, renouvellement, résiliation : - Les conventions sont renouvelées chaque saison. - La ville d'aubagne se réserve le droit de résilier à tout moment la convention passée avec l'association pour motif grave et notamment non-respect de ce règlement intérieur. - La convention pourra être modifiée en cours de saison à la demande de l'association, pour s'adapter à l'évolution de ses besoins Responsabilité : L'association devra produire, chaque année, à la signature de la convention, copie du Contrat d'assurance couvrant sa responsabilité civile. Objet du prêt : Ces salles ont vocation à accueillir réunions et permanences de l'association, toute autre activité étant exclue sauf dérogation expresse. 2 / LES LOCAUX : Les locaux sont placés sous la responsabilité de l'association. Elle s'engage : - A les laisser dans un parfait état de propreté - A veiller à son départ à ce que les lumières soient éteintes, les chauffages baissés, la salle fermée. L'association sera tenue pour responsable de toute dégradation se produisant pendant son créneau d'utilisation.

6 3 / LE MATERIEL : Ces salles sont équipées. Ce matériel est placé sous la responsabilité de l'association. Elle sera tenue pour responsable de toute dégradation ou disparition se produisant pendant son créneau d'utilisation. En outre, dans le cas où l'association aurait déplacé ce matériel d'une salle à l'autre, elle s'engage à son départ à le remettre en place. Ces salles devant garder toute leur polyvalence, l'association ne peut, sauf dérogation expresse, y laisser ou y entreposer un quelconque matériel. 4 / LES BADGES D'ACCES : Un badge d'accès sera remis à l'association. En cas de perte, elle devra le signaler dans les plus brefs délais. Le badge perdu sera désactivé et un nouveau sera remis à l'association. 5 / UTILISATION DES CRENEAUX : L'association s'engage à utiliser ces locaux seulement sur les créneaux qui lui ont été attribués (jours et heures) et pour le but qui fait l'objet de la convention. Elle ne peut en aucun cas céder de son propre chef son créneau d'utilisation. Elle s'engage d'autre part à utiliser tous les créneaux qu'elle a demandés. Si une non-utilisation prolongée est constatée pendant 4 mois (hors juillet et août) et sans explication de la part de l'association, la ville d'aubagne se réserve le droit de résilier la convention. 6 / RESPONSABILITE COLLECTIVE : Compte tenu de l'utilisation intensive de ces locaux et de la multiplicité des utilisateurs, il est demandé à chacune des associations de signaler dans les plus brefs délais tout dysfonctionnement, dégradation qu'elle aurait pu constater. Aubagne, le Lu et Approuvé Association Nom/Prénom : Qualité : Signature :