GUIDE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS FRANCE 2013

GUIDE DE CONSERVATION DES FRANCE 2013 UN GUIDE POUR VOUS AIDER À MIEUX COMPRENDRE LES OBLIGATIONS LÉGALES ET LES BONNES PRATIQUES EN MATIÈRE DE CONSERVATION DES EXTRAIT DU GUIDE EUROPÉEN 2013 SUR LA CONSERVATION DES RÉALISÉ PAR DE BRAUW BLACKSTONE WESTBROEK ET IRON MOUNTAIN EN PARTENARIAT AVEC 14 CABINETS JURIDIQUES

TABLE DES MATIÈRES GUIDE PRATIQUE SUR LA CONSERVATION DES GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES RELEVER LES DÉFIS LIÉS À LA CONSERVATION DES DONNÉES DE VOTRE ENTREPRISE 04 LES ENJEUX DE LA CONSERVATION DES EN CONFORMITÉ AVEC LA RÉGLEMENTATION 05 ÉTUDES DE CAS SUR LA GESTION DES 06 GÉNÉRAUX DES ENTREPRISES 18 COMPTABLES ET FISCAUX 19 RELATIFS AUX TRAITEMENTS ET SALAIRES 21 RH/EMPLOI/RETRAITE 22 BONNES PRATIQUES POUR METTRE EN OEUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES CONFORME À LA RÉGLEMENTATION QUATRE ÉTAPES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES CONFORME À LA RÉGLEMENTATION 08 PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES EXIGENCES DE DOCUMENT ÉCRIT 12 FORCE PROBANTE DES ÉLECTRONIQUES 13 DOSSIERS MÉDICAUX/ DE SÉCURITÉ 23 DE TRANSPORT 25 RELATIFS À L'ENVIRONNEMENT 26 RELATIFS AUX ASSURANCES 28 RELATIFS AU MARKETING 28 RELATIFS AUX ACHATS 29 DOSSIERS JURIDIQUES/CONTRATS ET ACCORDS 30 AUTRES 31 OBLIGATIONS LÉGALES À L'ÉGARD DES LIVRES ET REGISTRES COMPTABLES DES SOCIÉTÉS 14 ISO 15489 16 02

GUIDE PRATIQUE SUR LA CONSERVATION DES GUIDE PRATIQUE SUR LA CONSERVATION DES ASSURER UNE CONSERVATION DES EFFICACE ET CONFORME AUX OBLIGATIONS LÉGALES : Relever les défis liés à la conservation des données de votre entreprise Les enjeux de la conservation des documents en conformité avec la réglementation Études de cas sur la gestion des documents

GUIDE PRATIQUE SUR LA CONSERVATION DES RELEVER LES DÉFIS LIÉS À LA CONSERVATION DES DONNÉES DE VOTRE ENTREPRISE Nous sommes tous confrontés à un volume sans cesse croissant de documents, notamment les e-mails et les documents papier traditionnels. La législation et les réglementations ayant trait à la conservation des documents sont tellement complexes et d une portée si stratégique que se conformer à l ensemble de la réglementation en la matière peut non seulement représenter un défi majeur pour votre entreprise mais également affecter gravement vos ressources. Il s avère donc indispensable de mettre en œuvre une politique de conservation des documents dans le but de minimiser les risques et l éventualité de contentieux couteux liés soit à la destruction prématurée d'informations soit à la conservation au-delà de la durée de conservation légale. Le présent guide vous offre une vue d ensemble sur les réglementations régissant la conservation des documents et les problématiques juridiques afférentes. Ce guide a pour objectif de présenter la législation sur la conservation des documents en vigueur pour vous permettre d'adopter une politique de conservation des documents adéquate. Nous vous fournirons également des recommandations pratiques par l'intermédiaire d'études de cas. POURQUOI SE METTRE EN CONFORMITÉ AVEC LA RÉGLEMENTATION? Les amendes pour non-respect de la réglementation en la matière sont de plus en plus lourdes Risque d'audits par les autorités Risques substantiels en termes de réputation, sachant que le grand public est de moins en moins tolérant Risque de poursuites, demandes de dommages et intérêts, ou injonctions dans le cadre d'une procédure civile Faire des économies : en se conformant à la réglementation, vous ne conservez que ce dont vous avez besoin Il est absolument essentiel de disposer d'un inventaire «COMME JE NE SAIS PAS CE QU'IL FAUT GARDER ET CE QU'IL FAUT DÉTRUIRE, JE CONSERVE TROP DE.» «LA DESTRUCTION EST UN PROCESSUS ARBITRAIRE QUE JE NE PEUX PAS CONTRÔLER.» «JE DOIS REDÉFINIR MES POLITIQUES DE CONSERVATION À CHAQUE FOIS QU'UNE NOUVELLE RÉGLEMENTATION EST ADOPTÉE.» 04

GUIDE PRATIQUE SUR LA CONSERVATION DES LES ENJEUX DE LA CONSERVATION DES EN CONFORMITÉ AVEC LA RÉGLEMENTATION 05 Une gestion efficace des documents consiste à planifier, organiser et contrôler les différentes étapes de la vie du document : depuis sa création en passant par ses périodes actives et inactives, jusqu'à sa destruction ou son stockage permanent. Une gestion efficace des documents répond à deux exigences clés : assurer une récupération aisée des informations et minimiser les coûts. Une politique exhaustive de conservation des documents procure des avantages immédiats et à long terme : Contrôler les volumes de documents Vous pouvez réduire jusqu'à 40 % de votre volume de stockage physique et numérique en mettant en place une politique de conservation des données et en détruisant les documents inutiles. En applicant dès à présent cette politique de conservation à la création de nouveaux documents vous réduirez instantanément les coûts d'organisation, de conservation et de destruction des documents. Améliorer l'accès à l'information En mettant en place des procédures adaptées, vous serez à même de relever plus rapidement les défis structurels, d'optimiser votre service clientèle et de prendre des décisions éclairées. Assurer la conformité à la réglementation Vous êtes confronté à une multitude de règles propres à votre secteur, ainsi qu'à des réglementations nationales et européennes régissant la comptabilité d'entreprise et les modes de conversion, de conservation et de maintenance des documents. Une politique de conservation des documents détermine les documents devant être conservés et leur temps de conservation, dans le respect de la réglementation applicable. Améliorer l'efficacité et la productivité Une mauvaise politique de conservation des documents engendre d'importantes pertes de temps susceptibles d'engendrer des coûts lors de la recherche de documents mal classés. En outre, cela empêche de répondre dans des délais convenables aux demandes de communication de documents reçues des autorités judiciaires et administratives. Protéger les informations sensibles On estime que plus d'un tiers des entreprises qui connait une perte ou une fuite d'information ne s'en remet jamais. Le but d'une politique rigoureuse de conservation des documents est de s'assurer que vous disposez de copies suffisamment protégées de tous vos documents sensibles. QUELS SONT LES IMPÉRATIFS DE MISE EN CONFORMITÉ? Prendre connaissance de toutes les exigences (européennes, nationales et sectorielles) Faire appel à un conseil juridique pour vous aider à élaborer votre propre politique de conservation. Contrôler la chaine de traçabilité (il vous faut donc savoir quels sont les documents stockés et où ils se trouvent, tout en identifiant les personnes qui y ont eu accès et pour quels motifs) Mettre en place un stockage organisé et conforme à la réglementation Mettre en place un processus de destruction sécurisé et rigoureux 50 % DES ENTREPRISES CONSERVENT TOUTES LEURS INFORMATIONS PAR PRÉCAUTION 35% DES ENTREPRISES FRANÇAISES ESTIMENT QUE L'ARCHIVAGE DE LEURS PAPIERS REPRÉSENTE UN DÉFI MAJEUR POUR L'AVENIR AVANT DE PRENDRE UNE INITIATIVE, 26% DES ENTREPRISES FONT APPEL À UN CONSEIL JURIDIQUE SPÉCIALISÉ DANS LA CONSERVATION DES DONNÉES SOURCE : «AU-DELÀ DE LA SENSIBILISATION : L'URGENCE CROISSANTE DE LA GESTION DES DONNÉES SUR LE MARCHÉ EUROPÉEN DES PME» - RAPPORT PWC EN COLLABORATION AVEC IRON MOUNTAIN, 2013

GUIDE PRATIQUE SUR LA CONSERVATION DES ÉTUDES DE CAS SUR LA GESTION DES Vous trouverez ci-dessous des exemples de différentes sociétés en Europe qui bénéficient des avantages d'une stratégie efficace de conservation des documents. INDUSTRIE-BAE SYSTEMS Le défi BAE Systems est l'un des plus grands fabricants mondiaux dans le domaine de la défense, avec plus de 100 000 salariés à l'échelle internationale. En 2004, cette entreprise a identifié un problème. Non seulement les documents papier étaient stockés à des emplacements disparates, du placard au grand conteneur, mais également la récupération des documents comportait des risques de perte ou de dommages. BAE a cherché une solution favorisant une meilleure organisation de ses informations et la protection de ses précieux actifs informationnels au sein d'infrastructures hautement sécurisées. La solution Des experts dédiés d'iron Mountain travaillent sur site afin de gérer l'indexation, le stockage, la récupération et le transport. 5 660 mètres cubes de documents sont stockés dans les infrastructures d Iron Mountain conformément aux strictes normes de sécurité requises. Des documents hautement confidentiels sont stockés dans une chambre forte dédiée par du personnel qualifié d Iron Mountain ayant reçu l approbation du ministère de la Défense. Iron Mountain répertorie les durées de conservation légales et, le cas échéant, procède à une destruction sécurisée. IM Connect TM, le portail client en ligne d'iron Mountain, permet au personnel BAE autorisé de rechercher des documents et d'effectuer des demandes de récupération sécurisée. La valeur ajoutée BAE Systems a bénéficié d'une confiance accrue de ses clients au sein d'une industrie où la sécurité est une préoccupation majeure. KPMG - PAYS-BAS Le défi KPMG Pays-Bas propose des services d'expertise-conseil en matière d'audit et de fiscalité. Cette entreprise compte plus de 4 000 salariés dans 15 bureaux répartis à travers les Pays-Bas. Aux Pays-Bas, les cabinets d'audit doivent se conformer à des réglementations strictes en matière de conservation des documents. Confrontée aux obligations relatives au stockage et au transport sécurisés des documents, l'entreprise s'est rendue à l'évidence : elle ne pouvait pas gérer elle-même ces opérations, qui s'avéraient trop compliquées et trop coûteuses. La solution La conservation des documents actifs par Iron Mountain a permis à KPMG Pays-Bas de combiner les avantages d'autorisations rapides d'accès aux documents et d'un stockage à la fois conforme à la réglementation et sécurisé. Lors de visites programmées deux fois par jour, des salariés qualifiés d'iron Mountain collectent les documents requis et les déposent dans des véhicules sécurisés ultramodernes. La lecture de codes-barres et une chaîne de traçabilité rigoureuse assurent le suivi intégral des fichiers et la conformité du processus aux réglementations en vigueur. La valeur ajoutée KPMG Pays-Bas a été en mesure de respecter les exigences imposées par la réglementation applicable, mais a aussi réduit ses coûts, tout en économisant de l'espace. 06

BONNES PRATIQUES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES CONFORME À LA RÉGLEMENTATION BONNES PRATIQUES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES CONFORME À LA RÉGLEMENTATION LA RÉGLEMENTATION EN MATIÈRE DE CONSERVATION S'APPLIQUE À TOUS TYPES DE REÇUS OU CRÉÉS PAR UNE ENTREPRISE DANS LE CADRE DE SES ACTIVITIÉS. @ Tweets E-mails Appels Documents Pour être en conformité avec la réglementation en vigueur, une politique de conservation des documents doit impérativement inclure des règles de conservation et de destruction, ainsi que des procédures documentées attestant de la formation du personnel, de la communication interne et de la mise en oeuvre de la politique au sein de l'entreprise. 07

BONNES PRATIQUES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES CONFORME À LA RÉGLEMENTATION QUATRE ÉTAPES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES CONFORME À LA RÉGLEMENTATION Les quatre étapes ci-dessous décrivent les bonnes pratiques susceptibles de vous aider pour développer votre propre politique de conservation des documents en conformité avec la réglementation. 1 ÉLABORATION D'UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES PREMIÈRE ÉTAPE : ÉLABORATION D'UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES La politique de conservation des documents fixe la durée pendant laquelle un document doit être stocké avant d'être détruit. Pour développer une politique rigoureuse, votre entreprise doit avoir une bonne connaissances des documents qu'elle stocke, quels que soient les supports utilisés (documents papier, fichiers électroniques, etc.). 2 3 INDEXATION ET ARCHIVAGE DES DESTRUCTION DES Des recherches doivent être menées afin de déterminer les réglementations nationales et sectorielles adéquates en fonction des différents types de documents. Le présent guide vous fournira une vue d'ensemble, mais il est conseillé de faire également appel à un conseil juridique spécialisé afin de vous assurer que vous respectez toutes les obligations auxquelles votre entreprise est sujette. Pour compléter les informations du guide, sollicitez les services d'un conseiller juridique spécialisé afin de déterminer : 4 STOCKAGE DES DONNÉES DE SAUVEGARDE SUR SITE DISTANT Quelle est la réglementation applicable à la conservation de documents en vigueur dans votre pays? Quelles réglementations relatives à la conservation de documents s'appliquent à votre secteur? 08 Pour obtenir un guide détaillé de ces quatre étapes, téléchargez le livre électronique «La voie de la conformité», sur http://www.ironmountain.fr/solutions/ conformite.asp Quelles sont les pénalités financières et autres conséquences de la non-conformité de ces réglementations?

BONNES PRATIQUES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES CONFORME À LA RÉGLEMENTATION QUATRE ÉTAPES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES CONFORME À LA RÉGLEMENTATION DEUXIÈME ÉTAPE : INDEXATION ET ARCHIVAGE DES En mettant en place un processus efficace d'indexation et d'archivage des documents, vous pourrez facilement localiser les fichiers et les récupérer rapidement le cas échéant. De nombreuses entreprises estiment que la dématérialisation ou la numérisation des documents papier constitue un moyen efficace d'indexer et d'archiver des fichiers tout en réduisant les coûts grâce à un gain d'espace. Vous trouverez ci-dessous quelques recommandations en matière de dématérialisation des documents afin de protéger leur intégrité juridique : Obtenez l'adhésion du personnel L'adhésion du personnel est essentielle à la réussite du projet de dématérialisation. À défaut, il existe un risque que les salariés effectuent leurs propres copies et impressions et que des archives non structurées fleurissent un peu partout. Ne numérisez que ce dont vous avez besoin Les documents existants qui ne seront que rarement recherchés ne doivent être numérisés qu en cas de réel besoin. Faites appel à des experts internes et externes En concertation avec des experts externes, les salariés qui utilisent les documents régulièrement sont les mieux placés pour recommander des méthodes d'indexation (étiquettes, balises). Les méthodes efficaces d'indexation et d'archivage de documents imprimés et numériques sont examinées plus en détail dans le livre électronique "la voie de la conformité" http://www.ironmountain.fr/solutions/ conformite.asp Faites appel à un conseil juridique Dès le lancement du projet, prenez le temps d'étudier l'état de la réglementation dans votre pays et votre secteur, et tenez compte de votre capacité à vous mettre en conformité avec la réglementation. 09

BONNES PRATIQUES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES CONFORME À LA RÉGLEMENTATION QUATRE ÉTAPES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES CONFORME À LA RÉGLEMENTATION TROISIÈME ÉTAPE : DESTRUCTION DES Avant de détruire des documents conformément à votre politique de conservation, vous devez tenir compte des éléments suivants : Service juridique Renseignez-vous auprès de votre service juridique pour vous assurer que les documents ne sont pas requis dans des procédures juridiques en cours ou qu'il n'y a pas de période minimum légale de conservation. Chaîne de traçabilité Vous devez porter une attention particulière à la destruction de vos documents confidentiels à compter du moment où il est décidé qu'ils seront détruits jusqu'au moment de leur destruction. Certains documents nécessitent un certificat de destruction. Normes La destruction sécurisée est régie par des normes. Ces normes portent sur les processus de sécurité et la taille des morceaux de papier détruits et visent à assurer que vos documents confidentiels ne peuvent pas être reconstitués. Coûts Si une entreprise comptant 200 salariés produit en moyenne 400 kg de déchets papier par semaine, dont 15 % représentent des documents confidentiels, quel serait le coût d'une destruction sécurisée? Si une machine détruit en moyenne 2,5 kg par heure, la destruction des documents représenterait 24 heures de travail par semaine. Si ce travail est effectué par un débutant au salaire de 30 000, les coûts de destruction annuels s'élèveraient à environ 18 000. Source : Destruction des informations sécurisées, Iron Mountain, 2011 QUATRIÈME ÉTAPE : STOCKAGE DES DONNÉES DE SAUVEGARDE SUR SITE DISTANT Assurez-vous que votre politique actuelle de conservation des données vous permet de répondre aux questions suivantes : Dans quelles conditions vos supports sont-ils conservés pour être protégés contre tous les dommages extérieurs? Selon quel délai et avec quelle facilité êtes-vous en mesure d'accéder à vos données de sauvegarde en cas d'urgence? Vos données sont-elles conservées de manière à être protégées contre les failles de sécurité sans compromettre la disponibilité des données utiles à votre entreprise? Quels processus avez-vous mis en place au cas où vous ne parviendriez pas à localiser un fichier spécifique? Disposez-vous ou avez-vous besoin d'un mélange de données cryptées et non cryptées? «40 % DES ENTREPRISES CONSIDÈRENT LES CATASTROPHES NATURELLES COMME LA PLUS GRANDE MENACE PESANT SUR LA SÉCURITÉ DES INFORMATIONS.» SOURCE : CONDITIONS MÉTÉOROLOGIQUES EXTRÊMES ET CONTINUITÉ DE L'ACTIVITÉ, IRON MOUNTAIN, 2012 10 Environnement Le recyclage d'une tonne de papier détruit peut sauver environ 15 arbres et vous aider à atteindre les objectifs environnementaux de votre entreprise. Source : étude de cas Baxter CVG

PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES UNE POLITIQUE EXHAUSTIVE DE CONSERVATION DES DOIT PRENDRE EN COMPTE TOUTES LES PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES AYANT UNE INCIDENCE SUR LA CRÉATION, LA CONVERSION, LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION DES. CES PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES SONT LES SUIVANTES : Exigence d'un document écrit Force probante des documents électroniques Obligations légales à l'égard des livres et registres comptables des sociétés ISO 15489 11

PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES EXIGENCES DE DOCUMENT ÉCRIT Il convient de tenir compte des principales problématiques juridiques dans le cadre de l'établissement d'une politique exhaustive de conservation des documents : Obligation légale d'établir par écrit certains contrats Obligations légales relatives à la conversion des documents au format papier Obligations légales relatives à la conversion sous forme électronique de documents écrits qui appartiennent à l'entreprise Problématiques liées : Force probante des documents électroniques Normes techniques internationales relatives à la conversion, la conservation et l'accessibilité des documents électroniques Les durées minimales et maximales de conservation s'appliquant aux documents Le droit français exige que certains acte soient établis par écrit. Cette condition peut être requise à des fins de preuve (ad probationem) mais également en tant que condition de validité de l'acte (ad validitatem). Exemples : Donation Hypothèque Contrat de cession de brevet Contrat de travail à durée déterminée Contrat conclu entre une entreprise de travail temporaire et une entreprise utilisatrice de sa main-d'œuvre Contrat de mandat conclu avec un agent immobilier Contrat de promotion immobilière L'exigence de formaliser certains aspects par écrit peut également être stipulée par un accord. Exemples : Obligation d'établir explicitement par écrit toute modification apportée à un contrat Obligation de faire par écrit certaines notifications Certains accords ou notifications doivent être établis par écrit, mais cela n'interdit pas de convertir le document original papier en un document électronique venant remplacer le document papier. Cependant, dans certains cas, la version papier a une valeur probante plus importante devant un tribunal. 12

PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES FORCE PROBANTE DES ÉLECTRONIQUES Les documents électroniques invoqués comme preuves dans le cadre de procédures judiciaires Dans le cadre d'une procédure civile, la version électronique (numérisée) d'un document papier, ou la version imprimée de ce document numérisé, peut servir de preuve de la teneur et de l'existence du document original papier, dans le cas où cet original a été détruit. En principe, un document électronique a la même force probante qu'un document papier, à condition de pouvoir dûment identifier la personne dont il émane et que le document soit rédigé et enregistré dans des conditions qui garantissent son intégrité. De même, dans des conditions similaires d'identification et d'intégrité, lorsqu'un document écrit est requis pour une question de validité, le Code civil français offre expressément la possibilité d'établir et de conserver ce document sous forme électronique. Toutefois, en pratique, les versions électroniques des documents papier remplissent rarement les conditions ci-dessus, et leur force probante peut être plus facilement contestée devant un tribunal qu'un document original. Cela résulte du fait que le document original peut être falsifié avant sa numérisation. D'autres problèmes peuvent se produire si le document électronique est converti en un type de fichier différent ou transféré sur un autre support de données. Si cela rend le document moins lisible voire inaccessible, sa force probante diminuera d'autant. Des mesures peuvent toutefois être prises pour garantir l'authenticité et l'intégrité du document, de préférence par la mise en place d'une politique interne à l'entreprise formalisant les processus de numérisation et de conservation des documents. Exemples : Veiller à ce que les procédures utilisées pour numériser le document papier original garantissent que le document électronique reflète véritablement le contenu de l'original Assurer l'authenticité et l'intégrité du document électronique pendant sa période de conservation Assurer l'accessibilité et la lisibilité du document électronique pendant sa période de conservation Pertinence pratique Si des mesures techniques adéquates sont prises pour assurer l'authenticité et l'intégrité d'un document numérique (qu'il ait été créé ou converti numériquement), les tribunaux considèrent que la version numérique constitue un commencement de preuvre par écrit. Il appartient ensuite à l'autre partie d'apporter la preuve contraire. En pratique, les documents numérisés ont une force probante similaire à celle des documents papiers (pour lesquels la preuve contraire est également possible). En outre, la possibilité de falsifier des documents électroniques est rarement invoquée pour contester l'authenticité des preuves. Si les mesures techniques adéquates ont été prises, un écrit sous forme électronique peut donc avoir la même force probante que le document papier. 13

PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES OBLIGATIONS LÉGALES RELATIVES AUX LIVRES ET REGISTRES COMPTABLES DES SOCIÉTÉS Obligation de conservation minimale Le droit français impose aux entreprises une obligation de conservation de certains types de documents. L'article L.123-22 du Code de commerce prévoit que les documents comptables et leurs pièces justificatives sont conservés pendant dix ans. Les documents relevant du champ d'application de cet article doivent être conservés de manière à ce que les droits et obligations de la société puissent être démontrés à tout moment. En principe, les livres et documents comptables de l'entreprise peuvent être créés et conservés sous forme électronique. L'obligation selon laquelle les droits et obligations de la société doivent pouvoir être démontrés à tout moment implique que : L'authenticité et l'intégrité des documents électroniques soient suffisamment assurées Les documents électroniques soient accessibles pendant leur durée de conservation Sauf exception, le droit français n'impose pas d'obligation de conservation pour les contrats. Cependant, une entreprise doit prendre en considération les règles de prescription extinctive. Ainsi, la prudence appelle à conserver les contrats jusqu'à la fin du délai de prescription de droit commun, qui peut varier d'un contrat à l'autre. Le délai de prescription de droit commun est de 5 ans. Néanmoins, il existe de nombreuses exceptions à cette règle. Par exemple, en ce qui concerne les contrats conclus par voie électronique avec des consommateurs pour une somme égale ou supérieure à 120, l'article L.134-2 du Code de la consommation impose que les entreprises conservent ces contrats pendant 10 ans. De même, pour les documents fiscaux, les obligations de conservation sont rarement précisées mais, par précaution, les entreprises doivent conserver les documents pertinents jusqu'à la fin du délai de reprise de l'administration fiscale. Les documents électroniques soient consultables dans un délai raisonnable 14

PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES OBLIGATIONS LÉGALES RELATIVES AUX LIVRES ET REGISTRES COMPTABLES DES SOCIÉTÉS Durée de conservation maximale Dans la mesure où les documents contiennent des données personnelles telles que définies par la Loi n 78-17 relative à l'informatique, aux Fichiers et aux Libertés du 6 janvier 1978 («Loi Informatique et Libertés»), ces documents ne peuvent être conservés (du moins pas sous une forme permettant d'identifier les personnes - voir ci-dessous) que pendant une durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles les données sont collectées et traitées. La notion de durée «nécessaire» et donc de durée de conservation maximale diffère selon la catégorie de document et est laissée à la discrétion de la Commission Nationale de l'informatique et des Libertés (CNIL). La CNIL peut exercer son pouvoir de contrôle et sanctionner les entreprises qui auraient conservé les données pendant une durée excessive eu égard aux finalités du traitement. Mais la CNIL peut également émettre des recommandations générales pour déterminer les durées de conservation maximales appropriées selon la finalité du traitement. Il s'agit de recommandations qui ne sont pas contraignantes, mais qui constituent des indications de bonnes pratiques. La durée de conservation maximale ne doit en aucun cas être inférieure aux périodes de conservation minimales légales en vigueur. À la fin de ces périodes maximales de conservation, les documents doivent être archivés, et généralement isolés sur un support distinct et gérés par un service spécifique. Les données ne doivent plus être traitées. Ce guide donne un aperçu des périodes minimales et maximales de conservation des données. Conservation de certains documents sur papier Sauf exceptions, notamment pour (i) les documents relatifs au droit de la famille et aux successions et (ii) les documents relatifs aux suretés personnelles ou réelles, le droit français n'impose pas de conserver les documents sous forme papier. Obligations légales relatives à la conversion Les obligations de conservation ci-dessus n'excluent pas la possibilité de convertir les documents papier en documents électroniques, sous réserve que la conversion respecte les conditions d'intégrité et d'identification de la personne dont émane le document. En outre, le Code général des impôts et le Livre des procédures fiscales offrent explicitement la possibilité d'établir ou de recevoir des factures électroniques, à condition que le destinataire ait donné son consentement et que les garanties fondamentales assurant l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu de la facture aient été respectées. Trois méthodes peuvent être utilisées : Un contrôle de gestion qui établit une piste d'audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou de services Une signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature L'échange de données informatisées (EDI) selon une norme agréée Dans certains cas, la conservation sous forme électronique peut être imposée par la loi. Par exemple, le droit fiscal prévoit que les livres, registres et comptes qui sont établis ou reçus sous forme électronique doivent être conservés sous cette forme. 15

PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES ISO 15489 Le respect des recommandations édictées par la norme NF Z 42-103 permet de se conformer à la réglementation française en matière de conservation de documents électroniques et de conférer force probante aux documents. Il s'agit d'une adaptation française de la norme internationale ISO 15489 concernant la conservation des documents. Elle fournit des lignes directrices sur la maintenance d'un système d'archivage, quel qu'en soit le support ou la forme. Les principaux aspects contenus dans la norme ISO concernant la conservation des documents sont les suivants : Les conditions de conservation doivent être définies de façon à protéger les documents contre les accès non autorisés, la perte ou la destruction, ainsi que contre le vol et les catastrophes naturelles. L'Association Française de Normalisation (AFNOR), a formulé des directives pour la mise en œuvre de cette norme ISO, et offre également des conseils pratiques sur la conservation des documents pour garantir leur intégrité. En conclusion, si la norme ISO est suivie, la valeur probante d'un document électronique sera très élevée. Il sera difficile d'apporter la preuve contraire. Au cours d'une procédure judiciaire, cela signifie que le tribunal considère les impressions de ces documents électroniques comme des commencements de preuve par écrit. Dans la pratique, la valeur probante des impressions de documents électroniques est rarement discutée. Les entreprises doivent établir une politique et des lignes directrices sur la conversion ou le transfert de documents d'un système de conservation à un autre Les systèmes de conservation des documents électroniques doivent être conçus de manière à ce que les documents demeurent accessibles, authentiques, fiables et exploitables pendant leur période de conservation, indépendamment de toute modification des systèmes 16

GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES

GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DURÉE DE CONSERVATION DES Vous trouverez ci-après un guide consacré aux durées de conservation des documents en vertu du droit français en vigueur au 31 janvier 2013. Veuillez noter que cette liste n'est pas exhaustive et que les exigences légales de conservation des documents peuvent être modifiées. Veuillez également prendre connaissance de notre clause générale d'exclusion de responsabilité à la page 33. DESCRIPTION DU DOCUMENT GÉNÉRAUX DES ENTREPRISES 1 Obligation générale de conservation des registres, livres et pièces comptables de la société, y compris les pièces justificatives 2 Résolution des actionnaires (copie), registre des délibérations du conseil d'administration (copie), procès-verbaux d'assemblées d'actionnaires ou d'associés (copie) Statuts constitutifs (copie). Registre des actionnaires (original), Règlements intérieurs (copie), registre des délibérations du Conseil de surveillance (copie) DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES 10 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.123-22, alinéa 2 du Code de commerce 5 ans minimum Suite à la dernière résolution ou au dernier procès-verbal A compter de la perte de la personnalité juridique Article 2224 du Code civil. Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription 3 États financiers, rapports d'audit, etc. 10 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.123-22, alinéa 2 du Code de commerce 4 Comptes de résultat 10 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.123-22, alinéa 2 du Code de commerce 5 Documents de l'entité juridique dissoute 5 ans minimum Au moment de la dissolution de l'entité 6 Membership records in a cooperative association (original) Article 2224 du Code civil. Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription 7 Les actes et documents relatifs aux subventions (en France, il n'y a aucun document spécifique de subvention ; les subventions sont reportées dans les comptes de la société, et les documents officiels d'octroi de subvention sont conservés comme pièces justificatives) 10 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.123-22, alinéa 2 du Code de commerce 18

GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES COMPTABLES ET FISCAUX IMPÔTS GÉNÉRAUX 8 Obligation générale des contribuables de conserver tous les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration. Les entreprises sont tenues de fournir à l'inspecteur des impôts (sur demande uniquement) les informations relatives aux obligations fiscales de tiers Ces entreprises peuvent également être dans l'obligation de fournir aux autorités fiscales, à leur propre initiative, des informations au sujet de ces tiers TVA 6 ans minimum A compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Article L.102 B du Livre des procédures fiscales 9 Une société est obligée de tenir des registres mentionnant toutes les livraisons ou acquisitions de biens ou de services au sein de la Communauté européenne, toutes les importations et exportations, ainsi que tous les autres renseignements pertinents relatifs à la TVA. Il est généralement obligatoire de conserver au moins les documents suivants : (i) les factures incluant la TVA qui sont envoyées et reçues, (ii) la documentation relative aux livraisons et acquisitions intracommunautaires et (iii) la documentation relative aux marchandises importées et exportées hors de l'ue 10 Obligation de conserver les documents et justificatifs relatifs à la propriété de biens immobiliers et aux droits y afférents IMPÔTS SUR LES SOCIÉTÉS 11 Les contribuables français sont obligés de conserver tous les renseignements traitant de la détermination des prix intragroupe, afin de permettre à l'administration fiscale française de vérifier les prix et les autres conditions contenues dans les transactions intragroupe 3 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.176 du Livre des procédures fiscales Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur la prescription du droit de reprise de l'administration fiscale. 6 ans minimum A compter de la date de la dernière opération Article L.102 B du Livre des procédures fiscales 3 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.169 du Livre des procédures fiscales. Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur la prescription du droit de reprise de l'administration fiscale. 19

GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES COMPTABLES ET FISCAUX IMPÔTS SUR LES DIVIDENDES 12 Obligation de mettre en œuvre un processus de gestion identifiant le paiement des dividendes. DOUANES 3 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.169 du Livre des procédures fiscales Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur la prescription du droit de reprise de l'administration fiscale. 13 Assurer une conservation conforme aux exigences légales, notamment par la conservation des comptes, registres et autres justificatifs. Obligation générale des contribuables de fournir (à la demande des autorités douanières) toutes les informations pertinentes, papiers et documents de toute nature relatifs aux opérations intéressant les autorités douanières Taxe générale sur les activités polluantes («TGAP») 3 ans minimum A compter de l'envoi de colis (pour l'expéditeur), et à compter de la réception des marchandises (pour le destinataire) Article 65-3 du Code des douanes 3 ans minimum À compter de la date de l'événement en question Articles 266 duodecies et 354 du Code des douanes Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur la prescription du droit de reprise de l'administration fiscale. IMPÔTS LOCAUX 14 Les impôts locaux directs (taxe foncière, taxe d'habitation) 1 an minimum. Les déclarations concernant les constructions nouvelles ainsi que les changements de consistance ou d'affectation des propriétés bâties ou non doivent être conservées pendant une durée illimitée. 3 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Articles L.73 et L.75 du Livre des procédures fiscales Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur la prescription du droit de reprise de l'administration fiscale Contribution économique territoriale, Cotisation foncière des entreprises et Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises. A compter de la clôture de l'exercice Article L.174 LPF du Livre des procédures fiscales Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur la prescription du droit de reprise de l'administration fiscale 20

GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES RELATIFS AUX TRAITEMENTS ET SALAIRES 15 L'employeur doit assurer une gestion des salaires. Il doit informer le salarié, une fois par an, du montant des taxes qu'il a prélevé sur les salaires et du montant des cotisations de sécurité sociale. Bulletins de paie 16 Une entreprise doit conserver des informations sur ses salariés, notamment leurs nom, date de naissance et adresse 3 ans minimum. 5 ans en cas de travail illégal. 5 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice À compter de la date de rédaction 5 ans minimum À compter de la date de départ du salarié Article L.244-3 du Code de la sécurité sociale et article L.169A 6 du Livre des procédures fiscales Aucune obligation juridique.recommandation fondée sur la prescription du droit de reprise de l'administration fiscale Article L.3243-4 du Code du travail Article R.1221-26 du Code du travail TYPES DE SUSCEPTIBLES D'ÊTRE ÉGALEMENT SOUMIS À UNE DURÉE DE CONSERVATION MAXIMALE EN RAISON DE LA RÉGLEMENTATION SUR LES DONNÉES PERSONNELLES 17 Documents relatifs aux salaires (salaires, impôts, sécurité sociale, bulletins de paie, rémunération des heures supplémentaires, primes, remboursement de frais, avantages en nature) Les documents d'indemnités de départ (par exemple, le préavis et l'accord des autorités compétentes les décisions du Conseil de Prud'hommes concernant le licenciement, les correspondances avec les autorités compétentes concernant le licenciement, les documents relatifs au reclassement, les calculs des indemnités de licenciement) Durée de conservation minimale : voir section 15. 5 ans maximum. Maximum : aucune durée de conservation maximale ; les règles générales s'appliquent À compter de la date de rédaction Délibération de la CNIL n 2004-097 (dispense n 2) 21

GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES 22 DESCRIPTION DU DOCUMENT RH/EMPLOI/RETRAITE 18 Contrat de travail Documents de comptabilisation de la durée de travail du salarié Document récapitulatif des astreintes Les informations permettant de comptabiliser le nombre de jours de travail dans le cas d'une convention de forfait 19 Documents d'identification des ressortissants étrangers (copie) Le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail pour les ressortissants étrangers 20 Données et documents d'entreprise concernant les régimes de retraite et autres sujets connexes Gestion des régimes de retraite (notamment par la caisse de retraite) Preuve d'affiliation et de cotisation à une association de retraite complémentaire («ARRCO» et «AGIRC») DURÉE DE CONSERVATION 5 ans minimum 1 an minimum 1 an minimum 3 ans minimum DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION À compter de la fin du contrat À compter de la date de rédaction DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES Article 2224 du Code civil. Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription Article D.3171-16 Code du travail 5 ans minimum À compter de la date de départ Article R.1221-26 du Code du travail 5 ans minimum À compter de la date de rédaction Article 2224 du Code civil Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription 21 Régimes de retraite, programmes de développement de carrière et des talents, programmes de diversité, autres politiques des RH (par ex., règles concernant l'alcool et la drogue, politique VIH/SIDA), plans sociaux 5 dernières années au minimum À compter de la date de rédaction Article 2224 du Code civil Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription TYPES DE SUSCEPTIBLES D'ÊTRE EGALEMENT SOUMIS À UNE DURÉE DE CONSERVATION MAXIMALE EN RAISON DE LA RÉGLEMENTATION SUR LES DONNÉES PERSONNELLES 22 Données des candidats à l'embauche refusés (par exemple, lettres de candidature, CV, références, certificats de bonne conduite, notes d'entretien, évaluations et résultats de tests psychologiques) 23 Toutes les données relatives à un travailleur temporaire ou intérimaire en ce qui concerne l'identification, l'administration, l'organisation du travail, les activités sociales et la représentation du personnel 24 Rapports sur les bilans de performances du salarié et les entretiens d'évaluation (par ex. évaluations, formulaires de demande d'emploi des candidats retenus, copies des diplômes universitaires et autres formations suivies, contrats de travail et leurs avenants, correspondances relatives aux nominations, évaluations, promotions, rétrogradations, accords concernant les activités du comité d'entreprise, références et avis de congés maladie) 25 Documents relatifs aux achats d'actions par les salariés et d'options de souscription 2 ans maximum A compter du dernier contact avec la personne en question Maximum : pour toute la durée du contrat de travail Maximum : pour toute la durée du contrat de travail 26 Informations relatives à l'identification des salariés Durée de conservation minimale : voir sections 16 et 19. 5 ans maximum. 27 Documents concernant les salariés expatriés et autres documents relatifs aux salariés étrangers (visa, permis de travail, etc.) 28 Données concernant la prévoyance et la retraite anticipée Avantages sociaux et culturels Recommandation de la CNIL n 02-017 À compter de la date de la collecte Recommandation de la CNIL n 2005-002 (norme simplifiée n 46) À compter de la date de la collecte Recommandation de la CNIL n 2005-002 (norme simplifiée n 46) À compter de la date de départ Recommandation de la CNIL n 2005-002 (norme simplifiée n 46) 5 ans maximum À compter de la date de départ Recommandation de la CNIL n 2005-002 (norme simplifiée n 46) Durée de conservation minimale : voir section 20. Maximum : pas de limitation. Maximum : 2 ans À compter de la date de la collecte Suite au versement de l'allocation Recommandation de la CNIL n 2004-097 Recommandation de la CNIL n 2006-230 (Dispense n 10)

GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DESCRIPTION DU DOCUMENT DOSSIERS MÉDICAUX/ DE SÉCURITÉ DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION 29 Dossiers médicaux 1 10 ans minimum À compter de la consolidation du dommage 30 Plan particulier de sécurité et de protection de la santé Les données concernant l'inspection du travail, le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), et les données concernant les déclarations d'accident du travail. 31 Les examens médicaux dans le cadre des activités professionnelles, liés à : 1 Des agents chimiques dangereux Des agents biologiques pathogènes 32 La fiche d'exposition individuelle pour les salariés qui ont travaillé dans des conditions dangereuses ou dont la santé a été menacée 33 Registre des salariés qui travaillent avec des agents biologiques de 3ème et 4ème catégories 34 La fiche d'exposition individuelle pour les salariés qui ont été exposés à de la poussière d'amiante ou ont travaillé en milieu hyperbare 5 ans minimum À compter de la date de réception de l'ouvrage À compter de la date de rédaction 50 ans minimum 10 ans minimum À compter de la date de la dernière exposition de l'employé 2 ans minimum 2 À compter de la date à laquelle la maladie professionnelle a été diagnostiquée par un médecin ou de la date de la dernière exposition de l'employé à ces conditions dangereuses ou autres menaces 10 ans minimum À compter de la date de la dernière exposition des employés à des agents biologiques 2 ans minimum 2 À compter de la date à laquelle la maladie professionnelle a été diagnostiquée par un médecin ou de la date de la dernière exposition des salariés 35 Gestion des mesures de substances radioactives 2 ans minimum 3 À compter de la date à laquelle la maladie professionnelle a été diagnostiquée par un médecin ou de la date de la dernière exposition des salariés DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES Article D.4624-46 et suivants du Code du travail Aucune durée de conservation spécifique. Recommandation fondée sur le délai de prescription : article L.1142-28 du Code de la santé publique Article R.4532-74 du Code du travail Article D.4711-3 du Code du travail Article R.4412-54 et suivants du Code du travail Article R.4426-8 et suivants du Code du travail Articles L.4121-3-1 du Code du travail Aucune période de conservation spécifique. Recommandation fondée sur le délai de prescription : articles L.431-2, L.461-1 et suivants du Code de la Sécurité Sociale Article R.4426-1 à R.4426-4 du Code du travail Article D.4121-9 du Droit du travail Aucune durée de conservation spécifique mais règle de prévention en matière de délai de prescription : articles L.431-2, L.461-1 et suivants du Code de la Sécurité Sociale Aucune durée de conservation spécifique. Recommandation fondée sur le délai de prescription : articles L.431-2, L.461-1 et suivants du Code de la Sécurité Sociale 1 L'employeur ne peut pas collecter de données médicales. Par conséquent, la durée de conservation relative aux dossiers médicaux s'applique aux professionnels de la médecine du travail. 2 Puisque le début de la durée de conservation ne peut pas être connu à l'avance, il est vivement recommandé de conserver ce document pendant une durée illimitée. 3 Puisque le début de la durée de conservation ne peut pas être connu à l'avance, il est vivement recommandé de conserver ces documents pendant une durée illimitée. Il est à relever que l'institut de Radioprotection et de Sûreté Nucléaire conserve les documents pendant 50 ans (article R.4451-125 du Code du travail). 23

GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DESCRIPTION DU DOCUMENT MÉDICAUX/ DE SÉCURITÉ 36 Documents relatifs aux expositions aux radiations Documents sur les niveaux de bruit et de vibration mécanique 37 Liste des salariés et fiche de suivi d'exposition individuelle pour ceux ayant éventuellement été exposés à : 2 Des rayonnements ionisants Des rayonnements optiques artificiels DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION 2 ans minimum 1 À compter de la date à laquelle la maladie professionnelle a été diagnostiquée par un médecin ou de la date de la dernière exposition des salariés 10 ans minimum À compter de la date d'évaluation 2 ans minimum 3 À compter de la date à laquelle la maladie professionnelle a été diagnostiquée par un médecin ou de la date de la dernière exposition des salariés DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES Aucune durée de conservation spécifique mais règle de prévention en matière de délai de prescription : articles L.431-2, L.461-1 et suivants du Code de la Sécurité Sociale Articles R.4433-3 et R.4444-3 du Code du travail Articles R.4451-57 à R.4451-60 du Code du travail Articles R.4452-22 à R.4452-26 du Code du travail Aucune durée de conservation spécifique. Recommandation fondée sur le délai de prescription : articles L.431-2, L.461-1 et suivants du Code de la Sécurité Sociale TYPES DE SUSCEPTIBLES D'ÊTRE EGALEMENT SOUMIS À UNE DURÉE DE CONSERVATION MAXIMALE EN RAISON DE LA RÉGLEMENTATION SUR LES DONNÉES PERSONNELLES 38 Nomenclature des périodes de travail et de repos Maximum : pour toute la durée du contrat de travail 39 Données nécessaires pour des soins médicaux d'urgence, plans de réinsertion sociale, accords individuels de traitement, degré d'incapacité de travail, aménagements requis sur le lieu de travail Maximum : pour toute la durée du contrat de travail À compter de la date de la collecte Recommandation de la CNIL n 2005-002 (norme simplifiée n 46) À compter de la date de la collecte Recommandation de la CNIL n 2005-002 (norme simplifiée n 46) 1 Puisque le début de la durée de conservation ne peut pas être connu à l'avance, il est vivement recommandé de conserver ces documents pendant une durée illimitée. Il est à relever que l'institut de Radioprotection et de Sûreté Nucléaire conserve les documents pendant 50 ans (article R.4451-125 du Code du travail). 2 NB : l'employeur ne peut ni collecter ni conserver de données médicales. 3 Puisque le début de la durée de conservation ne peut pas être connu à l'avance, il est vivement recommandé de conserver ces documents pendant une durée illimitée. Il est à relever que l'institut de Radioprotection et de Sûreté Nucléaire conserve les documents pendant 50 ans (article R.4451-125 du Code du travail). 24

GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DESCRIPTION DU DOCUMENT DE TRANSPORT 40 Obligations financières liées à la réparation des dommages causés à l'environnement par les installations, travaux, ouvrages 41 Plan de chargement ou de déchargement (par le capitaine ou le représentant du terminal) 42 Le capitaine d'un navire quittant un port de l'ue et le directeur de port qu'il vient de quitter doivent conserver les données transmises aux autorités compétentes sur les déchets d'exploitation, comme l'exige la directive sur les installations de réception portuaire des déchets (déclaration de la quantité de déchets et autres matériaux à bord) Les transitaires et affréteurs doivent conserver les documents suivants : Lettres de voiture Bordereaux récapitulatifs de chargement [Uniquement les affréteurs] Suivi chronologique des opérations d'affrètement Les entreprises de transport routier doivent conserver les lettres de voiture et les bordereaux de chargement. Les sociétés de location de véhicules industriels doivent conserver les bordereaux de location. DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION 30 ans minimum À compter de la date de l'événement en question DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES Article L.152-1 du Code de l'environnement Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription 5 ans minimum À compter de la date de rédaction Article 2224 du Code civil ou L.110-4 du Code de commerce Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription Officier de port : jusqu'au prochain port d'escale hors de France Directeur de port : 3 ans minimum à compter de la réception des données 3 ans minimum 3 ans minimum 2 ans minimum, 3 ans pour les entreprises de transport routier 2 ans minimum À compter de la date de rédaction À compter de la date de rédaction Article R*325-3 du Code des ports maritimes Articles R101-12, R*111-15, R*121-2 du Code des ports maritimes Arrêté ministériel du 11/02/1991 [Réf. NOR : EQUT9100263A] Décret n 90-200 05/03/1990 (Réf. NOR : EQUT9000023D) Arrêté ministériel du 09/11/1999 (Réf. NOR : EQUT9901586A) 25