L ORGANISATION MATERIELLE ET LES MODALITES DE VOTE

L ORGANISATION MATERIELLE ET LES MODALITES DE VOTE 1. Comment sont fixées les modalités d organisation des élections? 2. Quels sont les moyens matériels de vote qui doivent être mis à disposition des électeurs par l employeur? 3. Dans quel cadre s exerce la propagande électorale? 4. Quels sont les dates et les lieux du scrutin? 5. Le vote par correspondance est il obligatoire? 6. Comment organiser le vote par correspondance? 7. Peut-on recourir au vote par procuration? 8. L employeur peut-il recourir au vote électronique? 9. Quel est le rôle du bureau de vote? 10. Quelle est la composition du bureau de vote? 11. Comment assurer le contrôle des élections? 12. Qui peut assister au déroulement des opérations électorales? 1 1

1. Comment sont fixées les modalités d organisation des élections? Article L.2314-23 du Code du travail Article R.2314-5 du Code du travail Article L.2324-21 du Code du travail Article R.2324-2 du Code du travail Les modalités d organisation et de déroulement des opérations électorales doivent être fixées dans le protocole d accord préélectoral conclu entre le chef d entreprise et les organisations syndicales (voir fiche Le protocole d accord préélectoral). Les modalités d organisation des élections sur lesquelles aucun accord n a pu intervenir peuvent être fixées par une décision du juge d instance statuant en dernier ressort en la forme des référés. Si le juge n est pas saisi, il appartient à l employeur de fixer ces modalités (Cass.soc.12 février 1985, n 84-60.679). Les opérations électorales doivent se dérouler conformément au protocole préélectoral, négocié entre le chef d'entreprise et les organisations syndicales dans le respect des principes généraux du droit électoral. Il en résulte que le chef d'entreprise ne peut unilatéralement modifier les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales arrêtées par le protocole négocié (Cass.soc.12 juil.2006, n 05-60.332). 2. Quels sont les moyens matériels de vote qui doivent être mis à disposition des électeurs par l employeur? Article L.2314-21 du Code du travail Article L.2324-19 du Code du travail Il appartient à l employeur de mettre à la disposition des électeurs, pour chaque instance à élire et pour chaque collège une quantité suffisante de bulletins de vote et des enveloppes. L employeur doit également permettre aux électeurs de s isoler pour voter et fournir des urnes. Les bulletins de vote doivent être séparés pour les titulaires et pour les suppléants et être fournis en nombre égal pour chaque liste de candidat. Les bulletins de vote doivent indiquer la nature de l élection (délégués du personnel, premier tour ), le collège électoral concerné, les noms des candidats et l appartenance syndicale des candidats lorsqu ils sont présentés par une organisation syndicale. Par ailleurs, les bulletins ne doivent comporter aucun signe distinctif (cass.soc.2 novembre 1993, n 92-60.400). Les bulletins de vote doivent être conformes aux listes de candidats qui ont été notifiées à l employeur et, ils doivent reproduire lesdites listes en respectant notamment l ordre de présentation des candidats (Cass.soc.13 juillet 1993, n 92-60.009) sous peine d annulation des élections (Cass.soc.2 décembre 1982, n 81-60.960). Les bulletins doivent en principe être établis sur du papier blanc. L utilisation de bulletins de couleur différente n est possible, dans l intérêt des électeurs, que si des circonstances particulières constatées soit par le protocole préélectoral, soit par le juge d instance saisi en cas de contestation portant sur l organisation des élections le justifient (Cass.soc.24 février 1993, n 91-60.313). L employeur peut fournir des bulletins blancs, c'est-à-dire des bulletins vierges (Cass.soc.8 juillet 1998, n 97-60.376). La fourniture d enveloppes translucides est proscrite (Cass.soc.6 nov.1985, n 85-60.449). Les enveloppes doivent être fournies par l employeur en nombre suffisant (autant d enveloppes que de bulletins)et d un modèle uniforme, opaque. Une même enveloppe ne peut, en principe comporter qu un seul bulletin de vote, sous peine d être considéré comme un vote nul (voir fiche Le déroulement des opérations électorales). En revanche, deux bulletins identiques peuvent constituer un vote valable. 2 2

L employeur a l obligation de prévoir un dispositif d isolement pour permettre aux électeurs de voter à l abri des regards extérieurs mais il n est pas obligatoire d installer des isoloirs si le secret du vote est assuré autrement. Ainsi, l isolement des électeurs dans des locaux distincts de la salle de vote est admis (Cass.soc.11 juin 1986, n 85-60.485). En revanche, la mise à disposition d une pièce avec une porte vitrée permettant de voir de l extérieur la mise sous enveloppe ne permet pas d assurer le secret du vote (Cass.soc.18 juillet 1978, n 78-60.634). Le scrutin étant secret, il appartient à l employeur de fournir également des urnes pour y déposer les bulletins sous enveloppe. La remise de l enveloppe, fermée, contenant le bulletin de vote, à un préposé de l employeur, n assure pas le secret et la sincérité de ce vote (Cass.soc.16 avril 1986, n 85-60.083). L emploi d urnes d un modèle différent de celui utilisé pour les élections politiques ne constitue pas à lui seul une cause d annulation du scrutin (Cass.soc.5 janvier 1978, n 77-60.610). En ce qui concerne la surveillance des urnes, il a notamment été jugé que l insuffisance de surveillance des urnes pendant un laps de temps s écoulant entre la fin du scrutin et le début du dépouillement des bulletins constitue une irrégularité susceptible de fausser le résultat du scrutin justifiant l annulation des élections par le juge (Cass.soc.28 juin 1984, n 84-60.123). 3. Dans quel cadre s exerce la propagande électorale? Les candidats aux élections ont le droit de faire connaître à leurs électeurs leurs «programmes» en diffusant des documents de propagande électorale. Le Code du travail ne prévoit aucune disposition sur ce thème. Les modalités de cette propagande sont donc souvent précisées dans un accord collectif ou dans les protocoles d accords préélectoraux. La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats représentatifs. Ce n est donc qu après le premier tour des élections que les candidats libres et les organisations syndicales qui ne peuvent légalement se présenter au 1 er tour pourront, si un second tour est organisé, faire de la propagande électorale (Cass.soc.14 janvier 2004, n 01-60.788). La propagande électorale peut se poursuivre jusqu au jour même du scrutin sauf accord ou dispositions contraires ou s il s avère que celle-ci a une influence déterminante sur les résultats du scrutin. Le fait pour un syndicat de commencer sa propagande avant la date expressément prévue par le protocole d accord préélectoral peut entraîner l annulation des élections (Cass.soc.23 juin 2004, n 02-60.848). Dans les entreprises où des sections syndicales existent, celles-ci utilisent les moyens mis à leur disposition par la loi : affichage sur les panneaux syndicaux, distribution des tracts aux heures d entrée et de sortie du travail, réunion mensuelle de la section syndicale (articles L.2142-3 à 6 et L.2142-10 du Code du travail, voir fiche les moyens spécifiques des délégués syndicaux). Dans les autres entreprises ou pour les candidatures libres, il appartient au protocole d aménager les modalités de propagande. Lorsque le recours au vote par correspondance est prévu, il est conseillé de prévoir dans le protocole d adresser aux électeurs absents, en même temps que les documents servant au vote, la propagande établie par les candidats. L employeur doit respecter une stricte neutralité en matière de propagande électorale. Il ne peut donc employer aucun moyen de pression en faveur ou à l encontre d une organisation syndicale quelconque (Article L.2141-7 du Code du travail), ni interdire ou favoriser, même indirectement, les candidats libres. 4. Quels sont les dates et les lieux du scrutin? Article L.2314-22 du Code du travail Article L.2324-20 du Code du travail 3 3

L employeur doit informer les électeurs des dates, heures et lieux de scrutin. La date du scrutin est fixée par l accord préélectoral. Lorsqu il s agit d une première élection, le premier tour de scrutin doit se placer au plus tard, le quarante-cinquième jour suivant l affichage informant le personnel de l organisation d élection (Articles L.2314-2 et L.2324-3 du Code du travail). Lorsqu il s agit d un renouvellement, le premier tour des élections doit avoir lieu dans la quinzaine qui précède l expiration des mandats en cours (Articles L.2314-24 et L.2324-22 du Code du travail). En cas de circonstances exceptionnelles, le juge d instance statuant en référé peut modifier la date des élections prévue au protocole d accord préélectoral dans la mesure où sa décision a pour but d en faciliter le déroulement (par exemple en cas de grève : Cass.soc. 26 mai 1988, n 87-60.222). Si toutes les parties sont d accord pour reporter les élections, il n y a pas lieu de renégocier un nouveau calendrier, si le protocole n a pas été dénoncé (Cass.soc.7 février 1989, n 88-60.131). L élection a lieu pendant le temps de travail sauf accord contraire conclu entre l employeur et les organisations syndicales représentatives dans l entreprise notamment en cas de travail discontinu. L accord doit déterminer les catégories de salariés qui voteront en dehors de leur temps de travail, étant entendu que l élection doit se dérouler pendant les heures d ouverture de l entreprise (Circ.DRT n 13, 25 octobre 1983, JO 20 décembre). La durée pendant laquelle les bureaux de vote sont ouverts est déterminée en fonction du nombre d électeurs de chaque collège afin de permettre un déroulement normal des opérations. Il est d usage de payer le temps de vote lorsque celui-ci a lieu pendant le temps de travail. Lorsque le vote a lieu en dehors du temps de travail pour certaines catégories professionnelles (les travailleurs de nuit par exemple), l accord conclu entre l employeur et les organisations syndicales peut prévoir une indemnisation des salariés concernés. L élection se déroule en principe sur les lieux de travail. Toutefois, il est possible de prévoir par accord que les élections se dérouleront sur un autre lieu comme un établissement déterminé ou au siège de l entreprise pour les salariés qui ne travaillent pas en un point fixe (Cass.soc.15 mai 1991, n 90-60.483). 5. Le vote par correspondance est il obligatoire? L organisation du vote par correspondance peut s avérer utile pour les salariés qui ne peuvent pas être présents le jour du scrutin (salariés travaillant à l extérieur ou salariés momentanément absents pour cause de maladie, congés payés ) Le recours au vote par correspondance doit rester exceptionnel et ne peut concerner que des salariés qui, en raison de leur situation, ont des difficultés pour venir voter dans l entreprise. L organisation d un vote par correspondance ne s impose pas à l employeur pour les salariés absents (Cass.soc.27 mai 1983, n 82-60.225) et l employeur n a pas à en prendre l initiative si le vote par correspondance n a été prévu ni par le protocole, ni par des dispositions conventionnelles (Cass.soc.5 janvier 1978, n 77-60.610). L employeur ne peut décider unilatéralement de cette modalité de vote si le protocole préélectoral négocié ne la prévoit pas (Cass.soc.12 juil.2006, n 05-60.332). 6. Comment organiser le vote par correspondance? Les divers documents doivent être envoyés de manière à ce que les électeurs disposent d un délai suffisant pour voter. Un envoi tardif de ces documents peut, dans certains cas, entraîner l annulation des élections (Cass.soc.18 février 1998, n 97-60.126). 4 4

Il convient également de préciser que même sans défaillance de l employeur dans l acheminement du matériel de vote par correspondance, la Cour de cassation a jugé que l acheminement tardif des bulletins de vote par les services postaux pouvait constituer une irrégularité déterminante pour la représentativité d un syndicat et justifier ainsi l annulation du scrutin (Cass.soc.10 mars 2010, n 09-60236). En pratique, doivent être adressés aux électeurs votant par correspondance : - deux enveloppes de vote et les bulletins de vote ; - une enveloppe destinée à insérer les enveloppes "titulaire" et "suppléant" contenant chacune leur bulletin de vote. Elle doit porter au dos : ses nom, prénom et signature ; - une notice d information sur les modalités d exercice du vote par correspondance. Outre le matériel nécessaire au vote, l employeur doit adresser aux électeurs votant par correspondance tous les documents communiqués aux électeurs votant sur place (Cass.soc. 6 juillet 1983, n 83-60.746). Le mode d acheminement des votes doit permettre d assurer la liberté et le secret du vote. La voie postale constitue un moyen d acheminement susceptible d assurer la liberté et le secret de vote. Il est admis que le courrier puisse être adressé à une poste restante (Cass.soc7 février 1985, n 84-60.495) ou dans une boite postale conservée par les services postaux (cass.soc.19 juin 1985, n 84-60.905). L employeur n a pas nécessairement à prendre en charge les frais de timbres qui doivent être apposés sur l enveloppe de retour du vote (Cass.soc.7 juillet 1983, n 82-60.653). En pratique, l envoi d une enveloppe timbrée avec le matériel de vote est cependant d usage courant. En cas de vote par correspondance, la signature de l enveloppe extérieure qui renferme l enveloppe contenant le bulletin de vote, est une formalité substantielle ayant pour objet d assurer la sincérité du vote. Ainsi, à défaut d une telle signature, les élections peuvent être annulées (Cass.soc.9 février 2000, n 98-60.581). 7. Peut-on recourir au vote par procuration? Le vote par procuration n est pas admis dans le cadre des élections professionnelles (Cass.soc.3 juil.1984, n 83-61.173). 8. L employeur peut-il recourir au vote électronique? Article L. 2314-21 du Code du travail Article R. 2314-8 et suivants du Code du travail Article L. 2324-19 du Code du travail Article R. 2324-4 et suivants du Code du travail Arrêté du 25 avril 2007 (J.O du 27 avril 2007) Le recours au vote électronique pour les élections des délégués du personnel et des membres du comité d entreprise sur le lieu de travail ou à distance nécessite la conclusion d un accord d entreprise ou de groupe. La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par le chef d entreprise sur la base du cahier des charges. Le protocole d accord préélectoral devra mentionner la conclusion de cet accord et, le cas échéant le nom du prestataire choisi pour mettre en œuvre le système. Doit également être annexée au protocole, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. Les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre de l accord doivent être informées par l employeur, des modalités de déclarations préalables auprès de la Cnil. 5 5

Avant la mise en place ou en cas de modification substantielle, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions. L employeur doit mettre en place une cellule d assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote. Cette cellule doit notamment effectuer un test du système de vote avant l ouverture du vote, vérifier que l urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, tester le système de dépouillement et contrôler, à l issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. Chaque salarié doit disposer d une notice d information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux ainsi que les membres du bureau de vote doivent bénéficier d une formation sur le système de vote retenu. La mise en place du vote électronique n interdit pas le vote à bulletin secret si l accord ne l exclut pas. Dans ce cas, l ouverture du vote traditionnel n a lieu qu après la clôture du vote électronique. Le vote est anonyme. Lors du vote, l électeur se fait connaître par le moyen d authentification qui lui a été transmis selon les modalités garantissant sa confidentialité. Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l ouverture et à la clôture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l urne, les listes d émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l ensemble des serveurs. Le dépouillement n est possible que par l activation conjointe d au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. Le système de vote électronique doit être conservé sous scellés après la décision de clôture du dépouillement et jusqu à l expiration du délai de recours ou jusqu à la décision juridictionnelle devenue définitive en cas de procédure contentieuse. Passé ces délais, l employeur doit procéder à la destruction des fichiers supports. Le système de vote doit assurer la confidentialité des données transmises notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges et la sécurité de l adressage des moyens d authentification, de l émargement, de l enregistrement et du dépouillement des votes. Les fichiers contenant les éléments d authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l urne ne doivent être accessibles qu aux personnes chargés de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote doit comporter un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal. En cas de dysfonctionnement informatique, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d information et de sauvegarde et pour décider de suspendre les opérations de vote. 9. Quel est le rôle du bureau de vote? Le rôle du bureau de vote est de veiller à la régularité des opérations électorales, d assurer la police de la salle de vote, de procéder au dépouillement du scrutin, de proclamer les résultats et de dresser le procès-verbal des élections. Le bureau de vote n a pas le droit de juger de la représentativité d un syndicat (Cass.soc.22 juillet 1975, n 75-60.080), ni d annuler les élections (Cass.soc.3 mars 1983, n 82-60.344). 10. Quelle est la composition du bureau de vote? Un bureau de vote doit être constitué pour chaque collège électoral. En l absence de disposition prévue dans le Code du travail, il appartient au protocole d accord préélectoral 6 6

de déterminer la composition des bureaux de vote ainsi que leurs heures d ouverture (Circ.DRT n 13, 25 octobre 1983, JO 20 décembre).le plus souvent, le bureau de vote est composé des deux électeurs les plus âgés et de l électeur le plus jeune, présents au moment de l ouverture du scrutin, la présidence revenant au plus âgé. Un certain nombre de règles doivent cependant être observées : - un Président ne peut à lui seul composer le bureau de vote, ce fait est de nature à porter atteinte au déroulement normal des opérations électorales (Cass.soc.19 octobre 1994, n 93-60.049) ; - le bureau de vote ne peut être composé que d électeurs du collège intéressé (Cass.soc.17 décembre 1986, n 86-60.222) ; - le chef d établissement ou son représentant ne peuvent siéger ni en qualité de président, ni en celle d assesseur (Cass.soc.23 février 2005, n 40-60.242). Un candidat peut être membre d un bureau de vote mais l usage veut que la présidence ne lui soit jamais confiée. 11. Comment assurer le contrôle des élections? Article L.2314-14 du Code du travail Article L.2324-9 du Code du travail Article R.2324-23 du Code du travail Le contrôle du bon déroulement des opérations électorales relève en principe du rôle du bureau de vote mais le juge d instance, saisi préalablement aux élections, peut décider parallèlement de la mise en place d un dispositif de contrôle de la régularité, de la liberté et de la sincérité du vote. Un huissier peut notamment être désigné à ces fins. Les frais engagés pour la mise en place d un dispositif de contrôle doivent rester intégralement à la charge de l employeur (Cass.soc.29 juin 2005, n 04-60.488). 12. Qui peut assister au déroulement des opérations électorales? Peuvent assister aux opérations électorales : - les électeurs pendant leur temps de vote ; - les candidats, à condition que leur attitude, dans la salle de vote, ne soit pas de nature à influencer les électeurs (Cass.soc.7 avril 1976, n 75-60.183) ; - l employeur ou son représentant à la condition de rester neutre (Cass.soc.2 novembre 1993, n 92-60.400) ; - un délégué de liste peut être désigné par chaque liste de candidats pour contrôler le déroulement des opérations électorales ; - un représentant de chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats dès lors qu il est lui-même électeur dans l entreprise. 7 7