Au-delà de la "Gestion Électronique des Documents" le "Records Management"

OPUS Conseils Le 26 Mars 2013 JL Au-delà de la "Gestion Électronique des Documents" le "Records Management" Bonnes Pratiques et Recommandations, par Jacques LERET INTRODUCTION Alors qu'afnor Services finit de mettre en place le Label NF461 qui permettra de délivrer des Certificats de Conformité aux Entreprises pour leurs Infrastructures d'archivage Électronique respectant la Norme NF Z42-013, il nous parait utile de rappeler les principes de la démarche de Records Management, les avantages et apports qu'elle procure, et lever quelques idées reçues à propos d'archivage à Valeur Probatoire. La méthodologie attachée au Records Management 1 (GDA), fournit le cadre général pour une démarche d'analyse et de mise en œuvre de la Dématérialisation, depuis les Flux Entrants jusqu'à l'archivage à Valeur Probatoire. Elle permet de structurer et d'organiser de manière simple et claire, les différentes étapes et phases de déploiement, ainsi que l'organisation nécessaire à la gestion quotidienne des informations au profit des Activités Métiers. Les Bonnes Pratiques que nous délivrons dans ce Guide apportent des réponses très concrètes et très pratiques aux questions qui se posent aux Entreprises pour intégrer la Dématérialisation des Documents dans les S.I. 2 : les analyses préalables qu'il est nécessaire d'effectuer, les Activités qu'il faut impliquer pour mettre en place de nouvelles pratiques, les éléments d'architectures fonctionnelles et techniques à implanter, avec pour objectifs, l'efficacité des Activités et du S.I., la Conformité en matière documentaire. Les dernières études de marché sur l'archivage des Contenus Électroniques 3 montrent en particulier que 77% des décideurs interrogés attendent en premier lieu un accompagnement pour la Mise en Œuvre des nouvelles pratiques documentaires. 1 L'expression anglo-saxonne "Records Management" est traduite par "Gestion des Documents d'activités" ou "GDA". 2 S.I. Système d'informations.3 MARKESS International REFERENTIEL DE PRATIQUES 2012 2014 OPUSConseils_BonnesPratiquesDocumentaires_31Mars2013JL.docx Page 1 / 9

RÉSUMÉ OPÉRATIONNEL 4 : Par Jacques LERET, DG d'opus Conseils Jacques.leret@opusconseils.com Tel : 01 30 70 19 85 Les principes du Records Management ont été introduits par la norme ISO 15.489 en 2003. Ils sont développés aujourd'hui au travers de la série de normes ISO 30.30X concernant la Gestion des Documents d'activités (GDA). Les principes du Records Management reposent sur le constat que les Activités Métiers nécessitent, utilisent et produisent des documents. Ces documents alimentent et/ou tracent les processus, les procédures, les opérations qui ont été effectués. De ce fait, en accordant une très haute attention à la gestion de ces Documents d'activité 5, en termes de cycle de vie, de disponibilité, de protection, de conservation, de valeur probante, on s'assure d'une vision globale historique et pérenne dans le temps, des Activités de l'entreprise. Démarche similaire au principe de "Traçabilité" de l'assurance Qualité 6 ou de la "Compliance" anglo-saxonne développée suite aux différents scandales financiers révélés aux USA, débuts des années 2000, tels ceux d'enron et de Worldcom. Les principes du Records Management conduisent à mettre en place conjointement une Organisation GDA et une Infrastructure GED/SAE 7 : Une Organisation GDA pour assurer la Maîtrise d'ouvrage transversale et consolidée des besoins des Activités et des Exigences en termes de "Gestion des Documents d'activité" ou "GDA" 8. L'une des principales missions du groupe GDA sera de constituer le Référentiel Documentaire, qui doit regrouper les dictionnaires des Activités, des Typologies de Documents, des Cycles de Vie et des Exigences Légales et Règlementaires, partagé avec l'ensemble des composants du SI. Une Infrastructure Fonctionnelle et Technique GED/SAE pour couvrir l'ensemble des besoins opérationnels associés à la Gestion du Cycle de Vie des Documents et qui devra être conforme au Label NF461, pour sa partie Archivage Électronique. Cette infrastructure sera constituée : d'un Référentiel Documentaire, d'un Socle GED, du Dispositif d'archivage et de l'ensemble des procédures d'exploitation tels que le Label NF 461 l'exige. Les impacts d'une mise en œuvre d'une telle démarche sont importants, dans la mesure où ce sont l'ensemble des pratiques et des processus documentaires traditionnels qui sont visés avec des gains opérationnels directement liés à la suppression des tâches à faible valeur ajoutées. << Ces évolutions représentent des opportunités de gains plus importants, que ceux obtenus dans les années 80-90, avec le déploiement massif des ERP dans les Entreprises. >> (Debra Logan9). 4 "Executive Summary" pour les Anglo-Saxons 5 "Documents d'activité" est la traduction retenue pour "Records" une autre traduction est "Documents Engageants" 6 D où est tiré le terme de "Records" similaires aux "Enregistrements Qualité" qui tracent les opérations et les contrôles effectués. 7 GED pour "Gestion Électronique des Documents" SAE pour "Système d'archivage Électronique" 8 GDA pour "Gestion des Documents et des Archives" 9 Gartner Group, Oct. 2011 << What is Information Governance? And Why is it So Hard? >> OPUSCONSEILS_BONNESPRATIQUESDOCUMENTAIRES_31MARS2013JL.DOCX Page 2 / 9

SOMMAIRE 1. Lever quelques idées reçues... 4 << La Valeur Probatoire des Archives est liée à la nature des Supports de Conservation >>... 4 << L'Archivage Électronique n'est pas une obligation >>... 4 << L'Archivage Électronique à Valeur Probatoire ne concerne que les seuls "Écrits Électroniques" >>.. 4 << Les Contextes Juridique et Normatif de l'archivage Électronique sont complexes et inapplicable. >>5 << La Valeur Probatoire des Archives Électronique nécessite le recours aux Tiers Archiveurs >>... 5 2. Quatre Recommandations essentielles pour la GDA... 7 La Constitution du "Groupe GDA"... 7 L'Analyse et l'inventaire des Activités et des Fonds Documentaires... 7 La Constitution d'un Référentiel Documentaire... 7 Architecture pour une Infrastructure Fonctionnelle et Techniques GED/SAE Schéma en Y... 8 3. Conclusion : de l'adaptation des S.I. à la GDA... 9 Les chapitres qui suivent se proposent de rappeler les Bonnes Pratiques pour la conduite et la mise en œuvre de la "Gestion des Documents d'activité", avec d'une part, l'organisation d'une MOA transverse et d'autre part, l'adaptation des infrastructures des SI aux principes du "Records Management". OPUSCONSEILS_BONNESPRATIQUESDOCUMENTAIRES_31MARS2013JL.DOCX Page 3 / 9

1. LEVER QUELQUES IDÉES REÇUES << La Valeur Probatoire des Archives est liée à la nature des Supports de Conservation >> Non, la valeur probatoire n'est pas attachée à la nature du support, plus depuis le 13 Mars 2000. La loi du 13 Mars 2000 a consacré une "Valeur Probante" aux "Écrits", quel que soit leur support 10. Ainsi, seules les conditions d'élaboration et de conservation des documents sont retenues pour juger de leur recevabilité d'un document et de sa Valeur Probatoire. D'un point de vue juridique, la modification du code civil par la loi du 13 mars 2000 a consacré une totale indépendance entre la valeur probante d'une archive et le support sur lequel elle est conservée. La "Valeur Probatoire" d'un document est définie et acquise à la création du document et en fonction de sa nature. Selon qu'il s'agit : d'un écrit électronique, d'un original électronique, d'une copie numérique, sa valeur probatoire sera différente 11. Pendant toute la période de conservation, il convient de garantir la pérennité et l'intégrité du document par tous les moyens possibles, afin de préserver sa valeur probatoire originelle. La Norme NF Z42-013 12 et le Label NF461 ont pris en considération les évolutions technologiques en matière de supports de conservation des Archives. Initialement limitée aux supports "Worm Physiques", en 1999, la norme recommande d'adapter les mécanismes de sécurisation des archives en fonction de leur nature et des supports utilisées, pour préserver leur valeur probatoire. En effet, la pérennité et l'intégrité des Archives Électroniques ne peuvent plus être recherchées uniquement à travers un type de support 13, mais par un ensemble de procédés de sécurisation des containers d'archives qui pourront ainsi être placés indifféremment sur différents supports, ceux les mieux adaptés en matière de volumétrie, de disponibilité, de coûts. De ce fait, les questions opérationnelles pour la collecte, la gestion et l'administration des Archives doivent être traitées en totale indépendance des questions relatives aux moyens et supports de conservation des Archives. Tous ces éléments nécessitent et justifient la production d'archives électroniques dès lors que l'information est à l'origine électronique, ce qui est le cas pour 99,99% des informations. C'est une obligation d'autant plus grande que les entreprises produisent depuis longtemps des documents "originaux électroniques", en grande quantité, qu'elles devraient en toute rigueur archiver en tant que tels. Or, ce sont le plus souvent les "copies papiers" de ces "originaux électroniques" qui sont conservées, quand elles le sont effectivement. En matière d'archivage Électronique, les entreprises sont donc aujourd'hui confrontées à une "double obligation" : Celle de se préoccuper de l'archivage des documents électroniques existants et produits, pour lesquels aucun archivage légal ou règlementaire n est encore effectué, le plus souvent. Celle d'apurer leur S.I. des 80% d'informations inutilisées qui encombrent et ralentissent les applications et qui, en toute rigueur, constituent une bonne partie des documents à archiver. Les justifications pour lancer un projet d'archivage Électronique sont donc claires : des obligations légales et réglementaires non respectées, une masse importante de documents immédiatement concernés, des gains opérationnels. << L'Archivage Électronique à Valeur Probatoire ne concerne que les seuls "Écrits Électroniques" >> Non. Le droit de la preuve définit une hiérarchie des preuves. Tout document peut être une preuve, mais sa valeur probatoire dépendra de la recevabilité que le juge accordera à cette pièce selon le droit de la preuve et le régime du droit concerné. Un "Écrit Électronique" est par définition associé à un Acte Juridique. L'écrit recueille et trace le consentement mutuel des parties qui l'ont signé. La preuve d'un acte juridique requiert une preuve parfaite. L'écrit qu'il soit papier ou électronique est une preuve parfaite. << L'Archivage Électronique n'est pas une obligation >> Faux. En cas de litiges et de contentieux, les preuves apportées devant les juges doivent être "recevables" par lui. Elles doivent constituer des pièces (écrits, témoignages, ) qui permettent sans contestations possibles d'identifier : le contenu, l'origine, la date de production, de qui elles émanent, voire d'être une copie conforme du document qui a été délivré initialement. 10 << ( ), sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l intégrité. >> Art 1316-1 du Code Civil. 11 Selon le droit de la preuve : "preuve parfaite", "preuve imparfaite", "commencement de preuve", "copie fidèle et durable", 12 Dans sa version de Mars 2009. 13 Aucun support informatique ne peut prétendre garantir une pérennité audelà de quelques années. La loi du 13 mars 2000 a modifié le Code Civil pour reconnaitre la même valeur probante aux écrits qu'ils soient papier ou électroniques. À partir de cette évolution, l'ensemble des autres textes et règlementations ont été adaptés afin de prendre en compte tous les cas et toutes les situations ; en particulier, les documents autres que les "écrits", les originaux électroniques, les copies numériques, les actes authentiques, Les définitions des Cycles de Vie et des Exigences Archivistiques, qui constituent le Référentiel Documentaire, doivent traiter la globalité des types et natures de documents et donc aussi bien les "écrits électroniques", que les "copies fidèles et durables" (issues des flux entrants papier), les "commencements de preuve" (documents produits en interne, à destination des clients, flux sortants). Pour ces derniers, la signature électronique n'est pas requise, mais d'un point de vue juridique, tous ces flux OPUSCONSEILS_BONNESPRATIQUESDOCUMENTAIRES_31MARS2013JL.DOCX Page 4 / 9

constituent des preuves, pour lesquels le dispositif d'archivage doit assurer la préservation. L'archivage électronique est donc explicitement et majoritairement à vocation probatoire et ne cible pas seulement les écrits électroniques mais aussi la masse très importante des fonds documentaires constitués des originaux ayant également une valeur probatoire comme les flux sortants, les éléments de comptabilité informatisée 14, voire les copies numériques des flux entrants. << Les Contextes Juridique et Normatif de l'archivage Électronique sont complexes et inapplicable. >> Faux. La législation depuis 2000 a été notablement modifiée pour s'adapter aux impacts et conséquence de la Loi du 13 mars 2000. Plus de 10 dix après, ils restent peu de domaine ou la dématérialisation de l'information n'a pas été transposée dans les textes. loin d'être appliquées, pour définir les périmètres organisationnels et fonctionnels du SAE, avant même de se préoccuper des aspects techniques et informatiques, en particulier à cause d'une réflexion préalable communément absente. Pourtant, les étapes de la Norme RM ISO 15489 sont claires, et adressent, en premier, l'analyse des Activités et l'inventaire des Fonds Documentaire et des Exigences : Quels Documents sont produits par les Activités Métiers, Quelles exigences Opérationnelles sont attachées à ces fonds documentaires, Comment sont-ils produits et à partir de quelle Application sont-ils disponibles, Quelles Exigences Archivistiques y sont attachées, Quelles en sont les Valeurs Probantes originales, En revanche, de très nombreuses normes relèvent du domaine de la dématérialisation directement ou indirectement. Et il est difficile de les appréhender toutes. C'est la démarche et le rôle des Référentiels et des Labels de consolider ces exigences sous des formes compréhensibles et applicables. De nombreuses normes nationales et internationales ont vu le jour depuis 2000, sur des thèmes directement en relation avec la mise en œuvre des Dispositifs d'archivage Électronique et concernant, par exemple : les Métadonnées, les Fonctionnalités, les Méthodologies, certaines très techniques, d'autres très générales (ISO 30300). La liste de ces normes peut donner une impression de complexité et laisser craindre des difficultés pour la mise en œuvre d'un Système d'archivage Électronique. La réalité est différente. Aujourd'hui, 3 normes regroupent l'essentiel des concepts ISO RM 15489, ISO OAIS ISO 14721 et ISO 14641 (ex NF Z42-013). Elles couvrent respectivement chacune les aspects suivants : Méthodologie, Architecture Fonctionnelle, Exigences globales. Les aspects fonctionnels et techniques des recommandations des normes NF Z42-013 et OAIS ISO 14721 sont aujourd'hui repris et implémentés par la plupart des logiciels du marché. En revanche, en matière de méthodologie, les étapes de réalisation A à H exposées par la norme RM ISO 15489 sont 14 Ainsi que l'instruction "13 L-2-08 du 6 MARS 2008 CONTROLE DES COMPTABILITES INFORMATISEES" l'exige. La mise en place du Label NF461 par AFNOR Services, participe à la nécessaire diffusion des principes et des exigences en matière d'archivage Électronique. << La Valeur Probatoire des Archives Électronique nécessite le recours aux Tiers Archiveurs >> Faux. Contrairement aux Tiers de Confiance 15, les Tiers Archiveurs n'ont pas d'exclusivité sur la Valeur Probatoire des Archives. La Valeur Probatoire des archives n'est pas conditionnée par le fait que les Archives soient prises en charge par un Tiers Archiveur. Les méthodologies, les solutions, les techniques et les infrastructures informatiques nécessaires pour l'archivage électroniques sont à la portée des Entreprises. De plus, le Label NF 461 a justement pour objectif de permettre à toutes Entreprises de faire certifier son dispositif d'archivage. Comme pour les Archives Traditionnelles Papier, l externalisation des Archives Électroniques ne se justifiera que par les gains financiers qu elle peut apporter, sous réserve de prendre en compte et de comparer l'ensemble des coûts directs et indirects induits. 15 Les Tiers de Confiance, sont des organismes reconnus, contrôlés et certifiés par l'état, dont le rôle est de délivrer des "Certificats Numériques" et d'en garantir l'authenticité et la pérennité par rapport à la personne physique qu'il représente. OPUSCONSEILS_BONNESPRATIQUESDOCUMENTAIRES_31MARS2013JL.DOCX Page 5 / 9

D'autre part, l'externalisation des archives ne peut pas être totale. En effet, les Cycles de Vie des documents qui s'achèvent par les Archives, relèvent nécessairement de processus internes, d'une identification, d'un recensement, d'une collecte et d'un conditionnement interne 16. Seul le stockage des Archives constituées (dans des Containers), pourra utilement être externalisé, fournissant, par exemple, un niveau de sécurisation supplémentaire. Comme l'externalisation ne peut être totale, il restera toujours en interne à mettre en place, les mécanismes d'identification, d'authentification, de collecte, de traçabilité, d'affectation des profils d'archivage, jusqu'au versement dans le Système d'archivage Électronique. Or, cette partie est communément la plus difficile à mettre en œuvre, du fait de l'analyse préalable qu'elle suppose (inventaire des activités et des fonds), du nombre et de la variété des interlocuteurs, du champ d'intervention très large des Activités concernées (Direction/Services Métiers et Directions/Services Supports transversaux). Si les Tiers Archiveurs représentent des opportunités de services immédiats, toutes entreprises a la possibilité de constituer ses propres archives électroniques, avec beaucoup plus de facilité qu'elle ne pouvait le faire pour les archives traditionnelles qui exigent des locaux très spécifiques. L'archivage électronique est a la portée de toutes les entreprises. 16 Exactement similaire à ce qui est fait pour les archives papiers lorsqu'elles sont externalisées. OPUSCONSEILS_BONNESPRATIQUESDOCUMENTAIRES_31MARS2013JL.DOCX Page 6 / 9

2. QUATRE RECOMMANDATIONS ESSENTIELLES POUR LA GDA La mise en œuvre de la Gestion des Documents d'activité, justifie les quatre recommandations essentielles suivantes : La Constitution du Groupe GDA, L'Analyse et l'inventaire des Activités et des Fonds Documentaires La mise en œuvre d'un Référentiel Documentaire par le Groupe GDA, Une Infrastructure GDA pour la Gestion des Documents et l'archivage La Constitution du "Groupe GDA" La dématérialisation des documents implique le déploiement d'outils informatiques de type Gestion Électronique des Documents et Système d'archivage Électronique. Comme tous projets cela suppose une MOA (Maîtrise d'ouvrage) et un MOE (Maîtrise d'œuvre). La DSI prend en charge la Maîtrise d'œuvre. Le Groupe GDA a pour objectif de constituer la MOA des projets touchant aux Besoins Documentaires et aux Archives aussi bien traditionnels qu'électronique. Le Responsable GDA, ou Records Manager, regroupera autour de lui, les représentants des différentes Activités Métiers et des Services Supports (juridique) afin d'exprimer besoins documentaires communs et les contraintes opérationnelles, et au final, conduire les phases de déploiement. L'inventaire des Fonds Documentaires, des Cycles de Vie qui leur sont attachés, des Exigences légales et Règlementaires pour la conservation. De constituer le Référentiel Documentaire qui consolider l'ensemble des Typologies, des Responsabilités, et des Exigences opérationnelles. D'assurer la MOA des Infrastructures GED/Système d'archivage Électronique D'assurer l'exploitation au quotidien des moyens mis en œuvre pour la Gestion Électronique des Documents et des Archives Électroniques. faire place à une vraie gestion du "Cycle de Vie des Documents". Elles impliquent également un panel très large d'interlocuteurs : les MOA Métiers, Applications et Organisation, les MOE DSI, le Juridique ainsi que les personnes en charge des archives traditionnelles. L'inventaire doit porter sur : L identification des Fonds Documentaires qui sont produits et leurs Activités associées : Natures, Structures des fonds et, implicitement, les responsabilités impliquées. L identification des Niveaux d'exigences et des Niveaux de Services attachés à ces fonds : Exigences archivistiques, Valeur Probante des fonds, Mode d'utilisation et d'accès attendus. L identification des Applications productrices et/ou détentrices de ces Fonds leur forme, leur nature : Identification des documents, mécanismes de collecte, intégration avec la GED Répondre à ces 3 interrogations et dresser un inventaire complet sont les seules démarches possibles pour définir, en amont, le périmètre cible du Dispositif d'archivage Électronique, indépendamment des considérations techniques pouvant perturber l'analyse. Le résultat de cette analyse amont constitue une Expression des Besoins à la fois fonctionnelle et organisationnelle. L'Analyse et l'inventaire des Activités et des Fonds Documentaires Les tâches d'analyse préalables des Activités et des Fonds Documentaires sont essentielles à la réussite d'un projet d'archivage Électronique. Ce sont les phases A à C de la norme RM ISO 15489. Cette analyse conditionne en effet toutes les définitions et descriptions des mécanismes et des besoins qui justifient la mise en œuvre de la solution SAE informatique. Ces tâches sont particulièrement difficiles à conduire, ce qui explique qu'elles sont le plus souvent ignorées, car elles impliquent un travail d'inventaire, un diagnostic et une remise en cause importante des schémas retenus, afin de La Constitution d'un Référentiel Documentaire Le référentiel documentaire regroupe l'ensemble des données nécessaires et utiles aux applications métiers comme aux outils documentaires, afin de parler un même langage, de traiter les mêmes objets métiers, les mêmes types de documents, les mêmes flux, de respecter les règles de gestion, communes et partagées. Il revient au Groupe GDA en charge de la Gestion des Documents et des Archives, de définir et constituer ce référentiel, avec, en particulier : OPUSConseils_BonnesPratiquesDocumentaires_31Mars2013JL.docx Page 7 / 9

L'inventaire et l'identification des Fonds Documentaires Cette inventaire identifie et associe les fonds documentaires aux Activités et donc implicitement aux propriétaires, aux juridictions, aux droits attachés. Les Règles de gestion : Cycles de Vie et les Exigences légales et règlementaires de conservation Les règles de gestion sont attachées aux Typologies et aux Natures. Elles définissent tout au long du cycle de vie, les évènements, les étapes des différentes phases et leurs durées. Les Typologies et Natures des Documents Les typologies et natures servent de référence pour appliquer les règles de gestion des cycles de vie et des exigences de conservation. Les Profils d'archivage Les profils d'archivage décrivent les étapes attachées strictement aux archives. Ces informations seront directement applicables par le Système d'archivage Électronique. Architecture pour une Infrastructure Fonctionnelle et Techniques GED/SAE Schéma en Y L'architecture fonctionnelle et technique cible, pour répondre aux besoins GED/SAE, doit respecter les 4 niveaux opérationnels, fonctionnels et techniques suivants : (1) le niveau Référentiel et le Pilotage de la GDA (2) le niveau de la production documentaire et des processus de collecte, de production, de circulation des documents côtés Activités et Applications Métiers (3) le niveau des ressources transversales pour la Gestion des Documents et des Archives (4) le niveau des Infrastructures de stockage dédiées, aux Documents et aux Archives Par ailleurs, il convient de distinguer les périmètres fonctionnels GED et SAE : Le socle GED ne doit répondre qu'aux seuls besoins opérationnels, quotidiens des gestionnaires et des Applications Métiers, pour délivrer les documents dans les meilleures conditions En revanche, le dispositif SAE ne doit répondre qu'aux seuls besoins archivistiques (à valeur probante ou non) archives courantes, intermédiaires et définitives. Cette distinction fondamentale des périmètres GED et SAE est la seule manière d'appliquer les principes du "Records Management" les moyens GED relèvent de la même criticité que ceux affectés aux applications métiers (disponibilité, redondance), alors que pour les moyens SAE seules les exigences du Records Management et du Label NF 461 s'appliquent. Cette distinction des périmètres fonctionnels conduit naturellement au "Schéma en Y", pour une alimentation en parallèle du SAE et de la GED, à partir des sources internes ou externes des documents. Le "Schéma en Y" entérine la distinction GED/SAE de la manière suivante : La durée de vie des documents dans la GED sera limitée à la durée d'usage courant, ceci afin de répondre de "manière raisonnable" aux besoins des gestionnaires métiers. Le dispositif SAE, collecte les documents au plus tôt, et assurera leur conservation sur toute la période d'archives (courantes, intermédiaires et définitives). Les ressources respectives de stockage affectées à chacun seront différentes et strictement définies selon les contraintes propres à chacun. OPUSCONSEILS_BONNESPRATIQUESDOCUMENTAIRES_31MARS2013JL.DOCX Page 8 / 9

3. CONCLUSION : DE L'ADAPTATION DES S.I. À LA GDA Les recommandations formulées pour la mise en œuvre d'une Organisation GDA et d'une Infrastructure GED/SAE, constituent un challenge pour toutes les entreprises dans les 10 années à venir, et une obligation d'adapter leur S.I. à la Gestion des Documents d'activité. D'une part, les entreprises sont toutes confrontées à l'accroissement massif des documents sous formes électroniques, auquel elles doivent faire face avec des infrastructures et des S.I. qui ne sont pas encore adaptées à la Gestion des Documents et des Archives, sous leur forme électronique. Reporter l'échéance de cette adaptation représente des pertes opérationnelles et financières très importantes : chute des performances des applications, perte de temps de recherche, perte de documents, coûts des infrastructures de stockage inutiles, risques attachés aux non-conformités, D'autre part, l'approche globale de la dématérialisation des documents et des archives ainsi que l'évolution des S.I. dans ce sens, représentent des opportunités sérieuses en matière d'efficacité et de qualité des Activités. << Cette adaptation représente des opportunités de gains plus importants, que ceux obtenus dans les années 80-90, lors du déploiement massif des ERP dans les Entreprises. >> Debra LOGAN 17 Par Jacques LERET, DG d'opus Conseils Jacques.leret@opusconseils.com Tel : 01 30 70 19 85 17 Gartner Group, Oct. 2011 << What is Information Governance? And Why is it So Hard? >> OPUSConseils_BonnesPratiquesDocumentaires_31Mars2013JL.docx Page 9 / 9