PARTENAIRE COMMERCIAL DE MERCK CODE DE CONDUITE «Nos valeurs et normes» à l intention des partenaires commerciaux Code de conduite des partenaires commerciaux de Merck [1re édition]
Dans toutes ses activités, Merck prend un engagement envers la durabilité et elle a l intention de mettre en application et de respecter les normes éthiques, sociales et environnementales les plus élevées. Nous reconnaissons que nos partenaires commerciaux jouent un rôle important dans notre réussite globale. Conséquemment, Merck s efforce de faire des affaires avec des individus et des organisations qui s engagent comme nous à respecter des normes éthiques élevées et qui sont socialement et écologiquement responsables. Pour renforcer les normes envers lesquelles nous affirmons notre engagement, Merck a rédigé le code de conduite des partenaires commerciaux en s inspirant des Principes de l industrie pharmaceutique pour l initiative de la chaîne logistique pharmaceutique (PSCI), des 10 principes du Pacte mondial des Nations Unies et Nos valeurs et normes.
TABLE DES MATIÈRES Attentes 4 Droits du travail et de la personne 6 Emploi librement choisi 6 Travail des enfants et jeunes travailleurs 6 Non-discrimination 6 Traitement équitable 6 Salaires, avantages sociaux et heures de travail 6 Liberté d association 6 Protection des données et confidentialité 6 Santé, sécurité et environnement 7 Protection des travailleurs 7 Sûreté des processus 7 Plan d intervention et réponse en cas d urgence 7 Renseignements sur les matières dangereuses 7 Autorisations environnementales 7 Déchets et émissions 7 Déversements et dégagements 7 Systèmes de gestion 8 Engagement et responsabilité 8 Exigences juridiques et des clients 8 Évaluation et gestion du risque 8 Documentation 8 Formation et compétence 8 Continuité des affaires 8 Amélioration continue 8 Pratiques éthiques des affaires 9 Intégrité commerciale 9 Concurrence loyale 9 Identification des préoccupations 9 Exactitude des dossiers commerciaux 9 Protection de l information 9 Propriété intellectuelle 9 Conformité commerciale 9 Essais cliniques 10 Qualité des produits 10 Marketing et pratiques promotionnelles 10 Cadeaux, repas, divertissement 10 Bien-être animal 10 Conflit d intérêts 10 Signalement des préoccupations 12 Le code de conduite des partenaires commerciaux de Merck a été adopté par le Comité de contrôle de la conformité d entreprise le 15 novembre 2011 et il est en vigueur depuis.
ATTENTES Les normes que Merck établit pour la conduite éthique des affaires sont élevées et conformes à la loi. Nous nous attendons à ce que nos partenaires commerciaux fassent preuve du même engagement. Ce code de conduite à l intention des partenaires commerciaux décrit les principes fondamentaux que doivent connaître les partenaires commerciaux qui font des affaires avec Merck. Nous tenons compte de ces principes lors de la sélection de nos partenaires commerciaux et nous garantissons qu ils les respectent. Nos partenaires commerciaux doivent mettre ces principes ou d autres, semblables, en application s ils travaillent avec des partenaires pour fournir des biens et services à Merck. POINTS ESSENTIELS : Les partenaires commerciaux sont notamment les organisations qui offrent des services, des matières brutes, des ingrédients actifs, des composantes, des marchandises finies ou d autres produits à Merck et à ses filiales, sociétés affiliées et divisions d exploitation. Ces principes ne sont pas mis en application pour remplacer, annuler ou entrer en conflit avec toute exigence juridique ou règlementaire, ou toute obligation contractuelle reconnue par Merck et ses filiales, sociétés affiliées et divisions d exploitation. LES PARTENAIRES COMMERCIAUX SONT SUPPOSÉS... Adhérer fermement aux principes d éthique en vigueur pour le travail, l environnement, la santé et la sécurité et les systèmes de gestion. Intégrer et communiquer ces principes, et les mettre en application. Exploiter leur entreprise conformément à toutes les lois, règles et règlementations en vigueur. Intégrer les principes dans une approche axée sur l amélioration continue, qui fait progresser la performance dans le temps. Chaque partenaire commercial a la responsabilité de déterminer comment les principes et les normes décrites dans le code de conduite des partenaires commerciaux seront respectés et observés Merck peut se réserver les droits d inspection et de vérification de la conformité si les contrats le stipulent. Durant la phase d examen initial du processus de sélection de ses nouveaux partenaires commerciaux, Merck veut s assurer que les partenaires potentiels respectent ce code de conduite en les invitant à remplir un questionnaire d autoévaluation. Si des partenaires sont jugés à haut risque, il se peut que Merck demande d effectuer une visite du site pour procéder à une vérification plus poussée de leur conformité. Pour d autres conseils sur le respect de ces attentes, vous pouvez consulter les liens suivants : www.pharmaceuticalsupplychain.org (en anglais); http://www.unglobalcompact.org/languages/french/ index.html. 4
Chez Merck, nos valeurs et normes ont toujours été à la base de notre réussite. Nous croyons que la société et les entreprises tirent le plus grand parti des comportements et pratiques responsables en affaires. Au cœur de cette croyance réside la compréhension qu une entreprise doit, au minimum, exploiter conformément à toutes les lois, règles et règlementations en vigueur. Nous nous soucions toujours des différences entre les cultures et les défis associés à l interprétation et la mise en application de ces principes dans le monde, et nous croyons que ces attentes sont universelles. Nous comprenons que les méthodes utilisées pour respecter ces attentes peuvent varier en fonction des lois, valeurs et attentes culturelles de diverses sociétés dans le monde. Nous croyons au développement de relations mutuellement avantageuses avec nos partenaires commerciaux fondées sur la confiance et le respect. Nous exploitons notre entreprise avec intégrité et nous respectons toutes les lois, règles et règlementations en vigueur dans les pays où nous faisons des affaires. Nous nous efforçons d avoir un effet positif sur la vie de nos employés, de leur famille et des communautés où nous menons nos activités. Nous nous attendons à ce que les sociétés de notre réseau de partenaires commerciaux fassent de même. 5
DROITS DU TRAVAIL ET DE LA PERSONNE Les partenaires commerciaux doivent appuyer et respecter les droits de l homme proclamés dans le monde et garantir qu ils ne sont pas complices d abus de ces droits. EMPLOI LIBREMENT CHOISI Les partenaires commerciaux ne doivent pas avoir recours au travail forcé, à l asservissement pour dettes ou à de la main-d œuvre engagée à long terme, pas plus qu au travail involontaire en milieu carcéral. Les employés ne devront pas non plus consigner des papiers ou des dépôts pour commencer à travailler. TRAVAIL DES ENFANTS ET JEUNES TRAVAILLEURS Les partenaires commerciaux ne feront pas travailler des enfants. L embauche de jeunes travailleurs de moins de 18 ans ne doit se produire que pour des tâches sécuritaires et si les jeunes travailleurs ont dépassé l âge légal d embauche d un pays ou l âge obligatoire en vigueur pour la fin des études. NON-DISCRIMINATION Les partenaires commerciaux doivent fournir un lieu de travail exempt de harcèlement et de discrimination. La discrimination pour des raisons comme la race, la couleur de la peau, l âge, le sexe, l orientation sexuelle, l ethnicité, un handicap, une information de nature génétique, la religion, l affiliation politique, l adhésion à un syndicat ou l état matrimonial n est pas tolérée. TRAITEMENT ÉQUITABLE Les partenaires commerciaux doivent fournir un lieu de travail exempt de traitement dur et inhumain, y compris le harcèlement sexuel, les abus sexuels, les châtiments corporels, la coercition mentale ou physique ou les abus verbaux des travailleurs et de toute menace d avoir recours aux dits traitements. 6 SALAIRES, AVANTAGES SOCIAUX ET HEURES DE TRAVAIL Les partenaires commerciaux doivent rémunérer les travailleurs conformément aux lois en vigueur, notamment celles sur le salaire minimum, les heures supplémentaires et les avantages sociaux obligatoires. Les partenaires commerciaux doivent rapidement informer le travailleur de la base salariale sur laquelle se fonde sa rémunération. Les partenaires commerciaux doivent également aviser le travailleur de l obligation de faire des heures supplémentaires, le cas échéant, et du salaire qui sera payé pour lesdites heures. LIBERTÉ D ASSOCIATION Nous encourageons la communication ouverte et l engagement direct avec les travailleurs (ou les représentants syndicaux, le cas échéant) pour résoudre les conflits et les problèmes liés à la rémunération. Les partenaires commerciaux doivent respecter les droits des travailleurs, tels que décrits dans les lois locales, à s associer librement, à adhérer ou non à des syndicats, à être représentés et à devenir membres de conseils des travailleurs. Les travailleurs doivent être en mesure de parler ouvertement avec la direction de questions relatives aux conditions de travail sans crainte de représailles, d intimidation ou de harcèlement. PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET DES DONNÉES Les partenaires commerciaux doivent respecter les individus de manière à observer leurs droits à la vie privée et la protection des données. Ils doivent en tout temps utiliser l information des personnes de manière appropriée et aux fins commerciales données, et la protéger contre les abus pour éviter tout préjudice aux individus concernés, comme la discrimination, la stigmatisation ou d autres entraves à la réputation et à la dignité personnelle, effet sur l intégrité physique, fraude, perte financière ou vol d identité.
SANTÉ, SÉCURITÉ ET ENVIRONNEMENT Les partenaires commerciaux doivent offrir un environnement de travail sécuritaire et sain, notamment des résidences fournies par l entreprise. PROTECTION DES TRAVAILLEURS Les partenaires commerciaux doivent protéger les travailleurs contre les surexpositions aux dangers chimiques, biologiques et physiques et les tâches physiquement exigeantes dans le milieu de travail et dans toutes les pièces d habitation fournies par la société. SÛRETÉ DES PROCESSUS Les partenaires commerciaux doivent avoir mis sur pied des programmes pour prévenir ou limiter les dégagements catastrophiques de produits chimiques dans le cadre des activités et processus. Ces programmes doivent tenir compte des risques sur place. PLAN D INTERVENTION ET RÉPONSE EN CAS D URGENCE Les partenaires commerciaux doivent identifier et évaluer les situations d urgence dans le milieu de travail et les pièces d habitation fournies par la société. Ils doivent minimiser leurs répercussions par la prévention et la mise en œuvre de plans d urgence et de procédures de réponse. RENSEIGNEMENTS SUR LES MATIÈRES DANGEREUSES Les données relatives aux matériaux dangereux, y compris les composés pharmaceutiques et les composés pharmaceutiques intermédiaires, doivent être mises à disposition pour éduquer et former les travailleurs, et les protéger contre les dangers. AUTORISATIONS ENVIRONNEMENTALES Les partenaires commerciaux doivent respecter toutes les règlementations environnementales en vigueur. Ils doivent obtenir et observer tous les permis, licences, enregistrements et restrictions en matière Les partenaires commerciaux doivent mener leurs activités en faisant preuve de responsabilité et d efficacité écologiques, pour minimiser les répercussions néfastes sur l environnement. Nous encourageons les partenaires commerciaux à préserver les ressources naturelles, à ne pas utiliser de matières dangereuses là où c est possible et à s engager envers la réutilisation et le recyclage. d environnement, et les exigences opérationnelles et de signalement connexes doivent être suivies. DÉCHETS ET ÉMISSIONS Les partenaires commerciaux doivent avoir mis sur pied des systèmes pour assurer la manutention, le déplacement, le stockage, le recyclage, la réutilisation ou la gestion sécuritaire des déchets, des émissions dans l air et des décharges d eaux usées. Tout déchet, toute emission ou eau usée possiblement néfaste pour la santé humaine ou de l environnement doit être adéquatement géré, contrôlé et traité avant son dégagement dans l environnement. DÉVERSEMENTS ET DÉGAGEMENTS Les partenaires commerciaux doivent avoir mis sur pied des systèmes pour prévenir et limiter les déversements et les dégagements accidentels dans l environnement. 7
SYSTÈMES DE GESTION Les partenaires commerciaux doivent faire appel à des systèmes de gestion pour favoriser l amélioration continue et l atteinte des attentes de ces principes. ENGAGEMENT ET RESPONSABILITÉ Les partenaires commerciaux doivent faire preuve d engagement envers les concepts décrits dans ce document en y affectant les ressources qui conviennent. EXIGENCES JURIDIQUES ET DES CLIENTS Les partenaires commerciaux doivent identifier et respecter l intégralité des lois, règlements et normes en vigueur, ainsi que les exigences des clients. Ils doivent aussi régler les défaillances identifiées de manière opportune. FORMATION ET COMPÉTENCE Les partenaires commerciaux doivent posséder un programme de formation qui procure un niveau approprié de connaissances, compétences et capacités en gestion, et qui aide les travailleurs à respecter ces attentes. CONTINUITÉ DES AFFAIRES Les partenaires commerciaux sont responsables du développement et de la mise en œuvre de plans de continuité des affaires qui conviennent pour les activités connexes à Merck. ÉVALUATION ET GESTION DU RISQUE Les partenaires commerciaux doivent mettre des mécanismes en place pour évaluer et gérer les risques dans tous les domaines mentionnés dans ce document. DOCUMENTATION Les partenaires commerciaux doivent maintenir la documentation requise pour démontrer leur conformité quant à ces attentes et leur respect des réglementations en vigueur. AMÉLIORATION CONTINUE Nous nous attendons à ce que les partenaires commerciaux fassent preuve d une amélioration continue en établissant des objectifs de performance, en exécutant des plans de mise en œuvre et en adoptant les mesures correctives nécessaires pour régler les défaillances identifiées lors des évaluations et inspections internes ou externes, et des évaluations de la direction. 8
PRATIQUES ÉTHIQUES DES AFFAIRES Les partenaires commerciaux doivent exploiter leur entreprise de manière éthique et agir avec intégrité. INTÉGRITÉ COMMERCIALE La corruption, l extorsion et le détournement de fonds sont interdits. Les partenaires commerciaux ne doivent pas offrir, payer ni accepter de pots-de-vin, ni participer à d autres incitations illégales dans le cadre de relations d affaires ou gouvernementales. Les partenaires doivent lutter contre la corruption sous toutes ses formes. CONCURRENCE LOYALE Les partenaires commerciaux doivent exploiter leur entreprise en faisant preuve de concurrence loyale et vigoureuse, conformément aux lois antitrust en vigueur. Les partenaires doivent mettre en œuvre des pratiques commerciales équitables, notamment en ayant recours à des publicités exactes et honnêtes. IDENTIFICATION DES PRÉOCCUPATIONS Les partenaires commerciaux doivent encourager tous les travailleurs à signaler leurs préoccupations ou des activités illégales sans peur de représailles, d intimidation ou de harcèlement. Ils doivent investiguer ces allégations et adopter des mesures correctives au besoin. EXACTITUDE DES DOSSIERS COMMERCIAUX Tous les livres et les dossiers financiers doivent être conformes aux principes comptables généralement acceptés. Les dossiers doivent être précis à tous les niveaux. Les enregistrements doivent être lisibles, transparents et refléter les transactions et paiements réels. PROTECTION DE L INFORMATION Les partenaires commerciaux doivent protéger l information confidentielle, y compris les renseignements personnels recueillis pour ou auprès de Merck. Ils doivent prendre des mesures pour éviter les pertes, abus, vols, fraudes, accès inadéquats, divulgations ou altérations desdits renseignements, notamment la communication ou la publication non autorisée d informations acquises auprès de Merck ou en son nom. Les partenaires qui doivent échanger de l information confidentielle avec Merck sont dans l obligation de signer une entente de confidentialité préalable avec Merck. Sauf s ils y sont autorisés par Merck, les partenaires commerciaux ne partageront pas l information confidentielle de Merck ou d autres renseignements qu ils ont acquis dans le cadre de leur partenariat avec Merck. Les partenaires commerciaux doivent garantir, et être prêts à prouver, qu ils ont mis en place des mesures appropriées pour protéger les renseignements personnels et l information confidentielle. L utilisation, la divulgation non autorisée ou la perte d informations confidentielles de Merck doit être immédiatement signalée au bureau d éthique de Merck. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE Les droits de propriété intellectuelle doivent être respectés. Le transfert des technologies et des savoirfaire doit se faire de manière à protéger ces droits. CONFORMITÉ COMMERCIALE Les partenaires commerciaux doivent se soumettre à tous les contrôles et les sanctions en vigueur pour les importations et les exportations, ainsi qu aux autres lois de conformité commerciale des États-Unis et celles en vigueur dans les pays où les transactions ont lieu. 9
PRATIQUES ÉTHIQUES DES AFFAIRES ESSAIS CLINIQUES Dans le cadre des essais cliniques menés au nom de Merck, tous lesdits essais doivent être réalisés conformément aux normes mondiales de pratiques d excellence clinique et aux exigences réglementaires locales en vigueur, et elles doivent respecter les principes éthiques qui découlent de la Déclaration d Helsinki. QUALITÉ DES PRODUITS Les partenaires commerciaux qui jouent un rôle dans l approvisionnement, la fabrication, l emballage, la mise à l essai, le stockage et la distribution de matériaux ou produits au nom de Merck s assureront de respecter les règementations en vigueur pour la qualité et les exigences des pratiques d excellence de fabrication et de laboratoire en vigueur dans les marchés où les produits sont enregistrés et distribués. MARKETING ET PRATIQUES PROMOTIONNELLES Tout le matériel et toutes les activités de marketing et promotionnels doivent être conformes à des normes éthiques, médicales et scientifiques élevées, et respecter toutes les lois et règlementations en vigueur. Dans le cadre de leurs interactions avec des professionnels de la santé, patients ou professionnels de la santé animale, tous les partenaires commerciaux doivent adhérer aux normes de déontologie pertinentes du secteur qui les concernent, comme celles de la Fédération européenne des associations et industries pharmaceutiques (EFPIA), de la Fédération internationale des fabricants et associations pharmaceutiques (IFPMA) et de la Recherche et des fabricants pharmaceutiques de l Amérique (PhRMA). BIEN-ÊTRE ANIMAL Les animaux doivent être traités dans le respect et les douleurs et le stress doivent être minimisés. Les essais sur les animaux doivent avoir lieu après qu une option de remplacement ait été considérée et ils doivent impliquer un nombre réduit d animaux ou des méthodes raffinées pour minimiser leur détresse. D autres options doivent être choisies partout où elles sont valides et acceptables du point de vue scientifique. CONFLIT D INTÉRÊTS Les partenaires commerciaux doivent éviter toute interaction avec un employé de Merck qui pourrait générer un conflit, ou un conflit supposé, entre eux et cet employé qui a à cœur les meilleurs intérêts de Merck. Les partenaires ne doivent pas, par exemple, embaucher ou octroyer des paiements à un employé de Merck durant une transaction entre le partenaire commercial et Merck, autrement que dans le cadre du contrat concerné. Si l employé d un partenaire commercial est un membre de la famille d un employé de Merck ou s il entretient une relation avec un employé de Merck qui pourrait représenter un conflit d intérêts, le partenaire commercial doit en aviser Merck. CADEAUX, REPAS, DIVERTISSEMENT Les partenaires commerciaux ne doivent pas fournir de cadeau, repas ou divertissement à un employé de Merck si cela peut influencer, ou semble influencer, sa décision en faveur du partenaire concerné. Dans d autres circonstances, des cadeaux, repas ou divertissements modestes peuvent être offerts à un employé de Merck s il ne s agit pas de dons en espèces ou de l équivalent, s ils sont cohérents avec les pratiques usuelles des affaires, s ils sont rares ou peu coûteux, et si cela ne viole aucune loi. 10
SOULEVER DES PRÉOCCUPATIONS Les employés des partenaires commerciaux doivent tout d abord contacter leur société pour résoudre tout problème interne relatif à l éthique et la conformité. Les partenaires commerciaux qui croient qu un employé de Merck ou qu un individu qui agit au nom de la société a commis un acte illégal ou autrement inconvenant doivent en aviser Merck sans attendre. Le bureau d éthique de Merck offre plusieurs ressources pour que vous puissiez émettre vos préoccupations sans craindre les représailles. En ligne : http://ethics.merck.com Par téléphone : +1 (908) 423-4958 ou +1 800 990-1146 Par télécopieur : +1 (908) 735-1565 (numéro confidentiel) Courriel : officeofethics@merck.com La ligne Conseil de Merck est disponible en tout temps et partout dans le monde. Elle est exploitée par une organisation externe pour assurer l anonymat de votre appel. L opérateur ne vous conseillera pas directement, mais il transmettra les renseignements au bureau d éthique et vous indiquera un numéro de dossier et une date de rappel. Même si les questions et les problèmes signalés à la ligne Conseil sont transférés au bureau d éthique, aucun renseignement d identité ne sera transmis sans votre accord. Pour contacter la ligne Conseil : En ligne : www.theadviceline.com Par téléphone : +1 877 319-0273 (aux États-Unis) ou +1 (704) 323-4005 (en dehors des États-Unis) Remarque : Merck est appelée MSD en dehors des États-Unis et du Canada.