Code sectoriel relatif à la distribution des produits financiers

Code sectoriel relatif à la distribution des produits financiers 1

Introduction La vente des produits financiers de la branche Vie individuelle est complexe. Cette activité appelle beaucoup de questions: - Quel est le rôle de chaque acteur (entreprise d assurances, intermédiaire d assurances et client) dans le cadre de l information précontractuelle? Quelles sont les règles applicables pour faire de la publicité? - Quel est le champ d application de la Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive? Quelles sont les obligations à charge des entreprises d assurances Vie? Quelles sont les obligations à charge des intermédiaires d assurances actifs dans la branche Vie? - Qu est-ce qu un mécanisme particulier ayant pour but ou pour effet de favoriser la fraude fiscale dans le chef de tiers? Quelle est la politique mise en place par les entreprises d assurances dans ce domaine? - Comment établir de manière optimale une nouvelle affaire? Comment la gérer efficacement? Quels documents fournir en fin de contrat? Etc. Le présent Code sectoriel relatif à la distribution des produits financiers est le résultat d un travail de collaboration qui a réuni des représentants des entreprises d assurances (Assuralia) et des intermédiaires d assurances (Feprabel, FVF et UPCA). Ce Code sectoriel informe quant: - aux exigences en matière d information précontractuelle et de publicité (chapitre 1), - à la Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive (chapitre 2), - à la Communication D.207 de l Office de Contrôle des Assurances relative aux mécanismes particuliers ayant pour but ou effet de favoriser la fraude fiscale dans le chef de tiers (chapitre 3), - aux règles pratiques à respecter pour le projet d assurance, la souscription, la gestion et la liquidation d un contrat (chapitre 4). 2

Le Code sectoriel a pour but: - de donner une explication des dispositions légales et réglementaires pour chaque sujet traité, - le cas échéant, d attirer l attention sur les directives sectorielles qui sont considérées dans ce cadre comme une pratique commerciale loyale ; - de définir le rôle des différents acteurs concernés. Il ne porte pas atteinte à l application des dispositions légales et réglementaires auxquelles il est référé pour des renseignements plus précis. Le Code sectoriel n impose pas aux parties concernées des obligations plus lourdes ou supplémentaires que celles qui émanent de l application des dispositions légales et réglementaires et, le cas échéant, des directives sectorielles considérées comme une pratique commerciale loyale. Le Code sectoriel est signé pour prise de connaissance en ce qui concerne les dispositions légales et réglementaires et pour approbation en ce qui concerne les autres dispositions administratives. En cas de modifications légales ou réglementaires, le Code sectoriel sera modifié en accord avec toutes les parties qui ont participé à sa constitution. Les mises à jour seront transmises par le circuit habituel d information commerciale. Les textes légaux et réglementaires auxquels il est fait référence dans le présent Code sectoriel peuvent être consultés sur le site Web de Brocom (www.brocom.be). Il s agit notamment: - Information précontractuelle et publicité Loi du 6 avril 2010 relatives aux pratiques du marché et à la protection du consommateur 1, Arrêté Royal du 14 novembre 2003 relatif à l'activité d'assurance sur la vie 2, Arrêté royal du 22 février 1991 portant règlement général relatif au contrôle des entreprises d assurances, Loi du 11 mars 2003 sur certains aspects juridiques des services de la société de l information. - Prévention du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive, Règlement de la Commission Bancaire, Financière et des Assurances 3 relatif à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme du 23 février 2010, tel qu approuvé par l Arrêté Royal du 16 mars 2010, 1 Dénommée ci-après Loi sur les pratiques du marché. 2 Dénommé ci-après AR Vie. 3 Dénommée ci-après CBFA. 3

Circulaire CBFA-2010_09 du 6 avril 2010 - Devoirs de vigilance à l égard de la clientèle, la prévention de l utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, et la prévention du financement de la prolifération des armes de destruction, Schéma de répartition des tâches entre les intermédiaires d assurances et les entreprises d assurances, tel que communiqué à la FSMA. - Mécanismes particuliers Communication D.207 du 30 novembre 2001 relative aux mécanismes particuliers ayant pour but ou pour effet de favoriser la fraude fiscale dans le chef de tiers. 4

Chapitre 1 - L information précontractuelle et la publicité Une offre transparente de produits financiers dans la branche Vie individuelle requiert une communication claire notamment en matière de taux d intérêt, de rendement, de participation bénéficiaire et de frais. Un client correctement informé est un plus pour l intermédiaire d assurances et pour l entreprise d assurances. Tant l entreprise d assurances que l intermédiaire d assurances et le client ont un rôle et une responsabilité dans cette matière. Pour la publicité de produits (à savoir toute communication visant à promouvoir la vente d un produit spécifique) et l information (précontractuelle) sur les assurances-vie individuelles relevant de la branche 21, de la branche 23, d une combinaison de ces branches et de la branche 26, le secteur a également élaboré en 2006 le Code de bonne conduite relatif à la publicité et à l information sur les assurances-vie individuelles qui est entré en vigueur le 1 er janvier 2007. Ce code de bonne conduite fait partie intégrante du présent Code sectoriel et peut être consulté sur les sites web: www.fvf.be, www.feprabel.be, www.upca.be, www.assuralia.be et www.brocom.be. 1. L entreprise d assurances: une information «produit» complète De manière très générale, l article 4 de la Loi sur les pratiques du marché impose au vendeur une obligation d information précontractuelle. Le consommateur est en effet en droit d attendre, avant la conclusion du contrat, des informations correctes et utiles sur les caractéristiques du produit ou du service qu il entend acquérir, en tenant compte de son besoin d information exprimé et de l usage déclaré ou raisonnablement prévisible du produit ou du service. C est ainsi qu il doit être informé sur les spécificités et les paramètres du produit tels que l horizon de placement, le niveau de risque, sa liquidité et l objectif de l investissement (capitalisation ou retraits réguliers). De manière spécifique, l AR Vie impose aux entreprises d assurances de communiquer au candidat preneur d assurance, avant la conclusion du contrat, les informations suivantes: (1) - Pour les contrats branche 21 avec capital-vie au terme dont le niveau est garanti et pour les contrats branche 26: - le montant des primes avec, le cas échéant, mention des conditions d obtention du tarif, - les prestations assurées relatives à chaque garantie, - un tableau donnant l évolution annuelle de la valeur de rachat (sauf en cas de contrats 8 ans avec taux fort ou taux limité au spot rate), - le rendement des opérations comportant une prestation en cas de vie au terme du contrat, - l indication des frais à charge du preneur d assurance en cas de résiliation, rachat ou réduction du contrat, - les conditions pour bénéficier de la participation bénéficiaire, - le régime fiscal, notamment le traitement fiscal des prestations à l échéance du contrat et en cas de rachat anticipé, 5

- pour les contrats à primes uniques successives et les contrats à primes flexibles, un aperçu des informations ci-dessus ou les modifications y apportées doivent être fournis annuellement, pour autant qu au moins une prime ait été versée. (2) - Pour les contrats branche 21 avec capital-vie au terme mais sans garantie de son niveau: - la nature et la durée de la garantie du tarif ainsi que, le cas échéant, les conditions d obtention de ce tarif, - pour la couverture décès, un tableau des taux de prime en fonction de l âge ainsi que les éléments auxquels ils s appliquent, - les prestations assurées en cas de décès et celles des garanties complémentaires, - l indication des chargements d inventaire, d acquisition et d encaissement, - l indication des frais à charge du preneur d assurance en cas de résiliation, rachat ou réduction du contrat, - les conditions pour bénéficier de la participation bénéficiaire, - le régime fiscal, notamment le traitement fiscal des prestations à l échéance du contrat et en cas de rachat anticipé. (3) - Pour les contrats liés à des fonds d investissement de la branche 23: - la nature et la durée de la garantie ainsi que, le cas échéant, les conditions d obtention de ce tarif, - pour la couverture décès, un tableau des taux de prime en fonction de l âge ainsi que les éléments auxquels ils s appliquent, - les prestations assurées en cas de décès et celles des garanties complémentaires, - l indication des chargements d inventaire, d acquisition et d encaissement. (4) - Nonobstant ce qui précède: - toute offre faisant référence à un tarif doit mentionner les conditions d obtention et la portée de la garantie de ce tarif, - toute référence à des rendements réalisés par le passé doit être accompagnée de l indication que ces rendements ne constituent pas une garantie pour l avenir, - toute offre d un contrat 8 ans avec taux fort ou limité au spot rate doit mentionner soit le taux de rendement interne soit le rendement brut avec précision des différents coûts, - toute offre en branche 23 doit reprendre non seulement la dénomination du fonds d investissement et les objectifs d investissement avec indication de la classe de risque, mais également la mention du fait que le risque financier de l opération est entièrement supporté par le preneur d assurance. L entreprise d assurances mettra à la disposition de l intermédiaire d assurances les outils pratiques tels que logiciels et documents qui regrouperont notamment l ensemble des exigences légales et réglementaires en la matière. 6

2. L intermédiaire d assurances 4 : information, conseil et assistance L intermédiaire d assurances assume un devoir d information, de conseil et d assistance visà-vis du client. Il posera les questions adéquates afin de cerner les besoins et le profil du client candidat preneur d assurance. Ceci lui permettra de conseiller le client en toute indépendance. Il communiquera au client également les renseignements et caractéristiques techniques, lui transmis préalablement par l entreprise d assurances, des produits qu il propose à ce client. Nonobstant l information et le conseil donné par l intermédiaire d assurances, le client reste libre du choix du produit qu il décide de souscrire. L intermédiaire d assurances s assurera que les documents de souscription adressés à l entreprise d assurances correspondent effectivement à l offre émise et acceptée par le client. Enfin, l intermédiaire d assurances assistera le client dans l accomplissement des tâches administratives qui accompagnent la souscription d une affaire financière (par exemple, en complétant avec lui des questionnaires, des propositions d assurance et des polices pré signées). Il veillera également à transmettre correctement à l entreprise d assurances les informations et déclarations en provenance du client. 3. Le client Le candidat preneur d assurance détient également un rôle en matière d information précontractuelle. Il lui appartient de fournir, par le biais des documents de souscription ou à la demande de l entreprise d assurances ou de l intermédiaire d assurances, les informations nécessaires à l appréciation du risque qu il souhaite faire couvrir et du risque financier qu il entend assumer. - En ce qui concerne le «risque d assurance», le candidat preneur d assurance doit, en vertu de l article 5 de la Loi du 25 juin 1992 sur le contrat d assurance terrestre 5, déclarer spontanément à l entreprise d assurances toutes les circonstances connues de lui et qu il doit raisonnablement considérer comme étant pour l entreprise d assurances des éléments d appréciation du risque. Toute omission ou inexactitude intentionnelle à ce sujet rend l assurance nulle (article 6 de la Loi sur le contrat d assurance terrestre). L omission ou l inexactitude faite de bonne foi peut néanmoins être couverte en assurance Vie par la clause d incontestabilité et n invalide dès lors pas la police. - En ce qui concerne le «risque financier», le candidat preneur d assurance doit aviser clairement l intermédiaire d assurances du niveau de risque financier qu il entend assumer et l informer de sa motivation (constitution d épargne ou gestion de patrimoine). Il va de soi que seul le client candidat preneur d assurance est responsable des déclarations qu il fait. 4 Voir aussi le devoir d information pour les intermédiaires d assurances prévu dans la loi du 27 mars 1995 relative à l intermédiation en assurances et en réassurances et à la distribution d assurances. Pour plus d informations : www.feprabel.be, www.fvf.be, www.upca.be et www.assuralia.be. 5 Dénommée ci-après Loi sur le contrat d assurance terrestre. 7

Chapitre 2 - La prévention du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive Lutter contre le blanchiment de capitaux comporte deux volets: un volet répressif (article 505 du Code Pénal recel élargi) et un volet préventif (Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive). Ce chapitre est uniquement consacré au volet préventif tel qu il découle de la réglementation. Une première partie du chapitre donne un aperçu des principales obligations légales et réglementaires. Une seconde partie explicite la répartition des tâches entre l intermédiaire d assurances et l entreprise d assurances et est principalement consacrée au rôle de l intermédiaire d assurances dans le cadre de cette répartition. 1. Cadre juridique La Loi du 11 janvier 1993 oblige: - toutes les entreprises d assurances de droit belge et les succursales en Belgique d entreprises d assurances étrangères, que celles-ci relèvent ou non du droit d un Etat membre de l Espace Economique Européen, qui sont habilitées à exercer en Belgique l activité d assurance vie (dénommées ci-après «les entreprises d assurances»), - tous les intermédiaires d assurances non exclusifs exerçant leur activité professionnelle dans le groupe d activités vie (dénommés ci-après «les intermédiaires d assurances»), à respecter un certain nombre d obligations afin de prévenir le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et le financement de la prolifération des armes de destruction massive. La Loi du 11 janvier 1993 oblige les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances à diverses obligations qui sont détaillées ci-après, et notamment à identifier leurs clients, à vérifier leur identité, à exercer une vigilance particulière avant et après la souscription d un contrat d assurance vie et à coopérer activement avec la Cellule de traitement des informations financières 6. Les modalités d application des obligations découlant de la Loi sont précisées pour le secteur de l assurance dans un Règlement 7 et dans une Circulaire 8 de la CBFA (maintenant FSMA) 9. 6 Ci-après dénommée C.T.I.F. (www.ctif-cfi.be). 7 Règlement du 23 février 2010 de la Commission bancaire, financière et des Assurances relatif à la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme, tel qu approuvé par l'arrêté Royal du 16 mars 2010 M.B. du 24 mars 2010. 8 Circulaire CBFA_2010_09 du 6 avril 2010 - Devoirs de vigilance à l'égard de la clientèle, la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, et la prévention du financement de la prolifération des armes de destruction massive. 9 La Loi du 11 janvier 1993, le Règlement et la Circulaire sont dénommés ci-après ensemble Loi Anti-blanchiment. 8

1.1. Quels sont les actes qui tombent dans le champ d application de la Loi Antiblanchiment? Blanchiment de capitaux: Pour l application de la Loi Anti-blanchiment, il faut entendre par blanchiment de capitaux: - la conversion ou le transfert de capitaux ou d autres biens dans le but de dissimuler ou de déguiser leur origine illicite ou d aider toute personne qui est impliquée dans la réalisation de l infraction d où proviennent ces capitaux ou ces bien, à échapper aux conséquences juridiques de ses actes, - la dissimulation ou le déguisement de la nature, de l origine, de l emplacement, de la disposition, du mouvement ou de la propriété des capitaux ou des biens dont on connaît l origine illicite, - l acquisition, la détention ou l utilisation de capitaux ou de biens dont on connaît l origine illicite, - la participation à l un des actes visés aux trois points précédents, l association pour commettre ledit acte, les tentatives de le perpétrer, le fait d aider, d inciter ou de conseiller quelqu un à le commettre ou le fait d en faciliter l exécution. Financement du terrorisme: Pour l application de la Loi Anti-blanchiment, il faut entendre par financement du terrorisme: le fait de fournir ou de réunir des fonds 10, directement ou indirectement et par quelque moyen que ce soit, dans l intention de les voir utilisés ou en sachant qu ils seront utilisés, en tout ou en partie, par un terroriste ou une organisation terroriste ou pour la commission d un ou plusieurs actes terroristes. 1.2. Quand l origine d un capital ou d un bien est-elle illicite au sens de la Loi Antiblanchiment? Pour l application de la Loi Anti-blanchiment, l origine de capitaux ou des biens est illicite lorsque ceux-ci proviennent de la réalisation: - d une infraction liée: au terrorisme ou au financement du terrorisme, à la criminalité organisée, au trafic illicite de stupéfiants, au trafic illicite d armes, de biens et de marchandises, en ce compris les mines anti-personnel et/ou les sous-munitions, au trafic de main d œuvre clandestine, au trafic d êtres humains, à l exploitation de la prostitution, 10 Dans ce cadre, tous les fonds doivent être pris en considération et ce, sans imposer que ceux-ci aient effectivement servi à commettre ou tenter de commettre un ou plusieurs actes terroristes ni qu ils soient liés à un ou plusieurs actes terroristes spécifiques. La Convention sur le financement du terrorisme définit ce qu il convient d entendre par «fonds» soit des biens de toute nature, corporels ou incorporels, mobiliers ou immobiliers, acquis par quelque moyen que ce soit et des documents ou instruments juridiques sous quelque forme que ce soit, y compris sous toute forme électronique ou numérique, qui attestent un droit de propriété ou un intérêt sur ces biens et notamment les crédits bancaires, les chèques de voyage, les chèques bancaires, les mandats, les actions, les titres, les obligations, les traites et les lettres de crédit, sans que cette énumération soit limitative. 9

à l utilisation illégale chez les animaux de substances à effet hormonal ou au commerce illégal de telles substances, au trafic illicite d organes ou de tissus humains, à la fraude au préjudice des intérêts financiers des Communautés Européennes, à la fraude fiscale grave et organisée qui met en œuvre des mécanismes complexes ou qui use de procédés à dimension internationale, au détournement par des personnes exerçant une fonction publique et à la corruption, à la criminalité environnementale grave, à la contrefaçon de monnaie ou de billets de banque, à la contrefaçon de biens, à la piraterie. - d un délit boursier ou d un appel public irrégulier à l épargne ou de la fourniture de services d investissement, de commerce de devises ou de transfert de fonds sans agrément, - d une escroquerie, d un abus de confiance, d un abus de biens sociaux, d une prise d otages, d un vol ou d une extorsion, d une infraction liée à l état de faillite. 1.3. Quelles sont les obligations découlant de la Loi Anti-blanchiment? La Loi Anti-blanchiment impose aux entreprises d assurances et aux intermédiaires d assurances une obligation générale de coopérer à la lutte contre le blanchiment d argent, le financement du terrorisme et le financement de la prolifération des armes de destruction massive. Cette obligation générale se décline en diverses obligations plus détaillées, notamment: - l obligation d identifier et de vérifier l identité, - l obligation de définir et de mettre en œuvre une politique d acceptation des clients en fonction d une échelle de risque, - l obligation de conserver les documents liés à l identification et aux opérations effectuées, - l obligation d exercer une vigilance constante à l égard des relations d affaires avec les clients et des opérations conclues avec ces derniers, - l obligation d attacher une attention particulière aux opérations atypiques des clients et de les analyser afin de déterminer si elles sont entachées de soupçons de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, - l obligation de coopérer activement et utilement avec la C.T.I.F. en lui communiquant toutes les opérations et tous les faits suspects détectés et en répondant à ses demandes d information. Satisfaire à l ensemble de ces obligations requiert, plus généralement: - que les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances disposent d une organisation administrative et de procédures de contrôle interne adéquates, incluant la désignation d'un ou plusieurs Responsable(s) Anti-blanchiment (voir ci-dessous), et 10

- que les membres de leur personnel ou les personnes qui les représentent en qualité d indépendant disposent d'une honorabilité adéquate en fonction des risques liés à leurs tâches et fonctions, et qu'ils soient adéquatement sensibilisés et formés en la matière de manière à pouvoir coopérer constructivement à la prévention. Indépendamment du respect des dispositions légales, il ressort de la Loi Anti-blanchiment que la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme s impose également au regard des exigences de gestion saine et prudente et, plus précisément, au regard de la gestion du risque de réputation. 1.3.1. Le devoir d identification et de vérification de l identité 11 1.3.1.1. Notions L identification consiste à prendre connaissance des données d identification. La vérification de l identité consiste à confronter les données d identification à une source fiable d information apte à confirmer ou à infirmer ces données et est exécutée au moyen d un document probant dont il est pris copie, sur support papier ou électronique (voir la répartition des tâches pour les modalités pratiques). 1.3.1.2. Qui doit être identifié? Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances doivent identifier et vérifier l identité des personnes suivantes: 1. les preneurs d assurance 12, Si en cours de contrat, le preneur d assurance change, le nouveau preneur d assurance doit être dûment identifié. 2. le/les mandataire(s) éventuel(s) du preneur d assurance, 3. le/les bénéficiaire(s) effectif(s). Seules les personnes physiques peuvent être considérées comme bénéficiaires effectifs au sens de la Loi Anti-blanchiment. Dans le cadre d une assurance vie sont considérés comme bénéficiaires effectifs: Les personnes qui ont le pouvoir sur la personne qui investit l argent (uniquement si le bénéficiaire effectif est une société 13 ) à savoir: - les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote, 11 S il n y pas de contact face to face, à côté de la carte d identité, la Loi Anti-blanchiment prévoit encore d autres documents auxquels il peut être recouru pour procéder à la vérification de l identité d un client qui est identifié à distance. Attention: les documents ne présentent pas des degrés égaux de fiabilité. Pour plus de détails, voir la Loi Anti-blanchiment. 12 Attention: si le preneur d assurance est une structure sans personnalité juridique, des dispositions spécifiques doivent être respectées. 13 En cas de personne morale autre qu une société, des règles spécifiques de la Loi Anti-blanchiment déterminent qui sont les bénéficiaires effectifs. Pour plus de détails, voir Annexe 7. 11

- les personnes physiques qui, sans posséder ou contrôler plus de 25 % des actions ou des droits de vote, exercent directement ou indirectement le contrôle de fait de la société, - les personnes physiques qui exercent un mandat au sein de l organe d administration de la société et qui influencent à ce titre sa gestion. La personne qui reçoit l argent (peu importe le moment du paiement: paiement à l échéance ou suite à la réalisation du risque assuré, rachat (partiel), demande d une avance ou résiliation du contrat dans les 30 jours après souscription) à savoir: - la personne physique à qui la prestation sera payée au terme du contrat, en sa qualité de personne au bénéfice de laquelle le contrat est conclu, - les personnes qui ont le pouvoir sur la personne qui reçoit l argent (uniquement si le bénéficiaire effectif est une société 14 ): les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote, les personnes physiques qui, sans posséder ou contrôler plus de 25 % des actions ou des droits de vote, exercent directement ou indirectement le contrôle de fait de la société, les personnes physiques qui exercent un mandat au sein de l organe d administration de la société et qui influencent à ce titre sa gestion. Afin de faciliter l identification du/des bénéficiaire(s) effectif(s), les sociétés, les autres personnes morales et constructions juridiques sont désormais obligées par la Loi Anti-blanchiment de communiquer aussi l identité de leur(s) bénéficiaire(s) effectifs et sur demande de les mettre à jour. 1.3.1.3. Sur quoi porte l identification? 1. Pour les personnes physiques, l identification porte sur le nom, le prénom, le lieu et la date de naissance. Dans la mesure du possible, des informations pertinentes concernant l adresse doivent en outre être recueillies. Pour les personnes morales, l identification porte sur la dénomination sociale, le siège social, les administrateurs et la connaissance des dispositions régissant le pouvoir d engager la personne morale. 2. L identification porte sur l objet et la nature envisagée de la relation d affaires. L objet et la nature de la relation d affaires sont en principe déterminés par l information précontractuelle comprenant la proposition d assurance vie ou tout autre formulaire de souscription. 3. L identification porte sur les données qui déterminent le profil du preneur d assurance. Ces données sont nécessaires pour mettre en œuvre la politique d acceptation des clients et le respect du devoir de vigilance à l égard de la relation d affaires et des opérations et peuvent notamment concerner les activités professionnelles, le secteur économique 14 En cas de personne morale autre qu une société, des règles spécifiques de la Loi Anti-blanchiment déterminent qui sont les bénéficiaires effectifs. Pour plus de détails, voir Annexe 7. 12

d activité, ses sources de revenus ou l origine des fonds. Le secteur estime que ces données sont notamment reprises dans la proposition d assurance et les questionnaires sectoriels à remplir en cas de présence d un clignotant ou d un indicateur. Ceci n empêche pas que chacun doit rester vigilant aux données complémentaires éventuelles qui peuvent être nécessaires pour l implémentation de la politique d acceptation des clients. 1.3.1.4. Quand faut-il identifier? 1. L identification et la vérification de l identité du preneur d assurance et du/des bénéficiaire(s) effectif(s) doivent en principe être effectuées avant la souscription du contrat. L identification et la vérification de l identité du bénéficiaire effectif à qui la prestation prévue par le contrat d assurance vie sera payée, peuvent être opérées au plus tard lorsqu il fait valoir son droit au paiement de la prestation résultant du contrat et préalablement au paiement de celle-ci, à savoir lors du paiement à la date d échéance ou suite à la réalisation du risque assuré, en cas de rachat (partiel), en cas de demande d une avance ou lors de la résiliation du contrat dans les 30 jours après souscription. L identification et la vérification de l identité du/des mandataire(s) éventuel(s) du preneur d assurance doit/doivent être effectuées préalablement à l exercice par ce(s) mandataire(s) de son/leur pouvoir d engager le preneur d assurance qu il(s) représente(nt). 2. Lorsqu un preneur d assurance a été identifié à l occasion de l ouverture d une relation d affaires, cette identification couvre l ensemble des opérations réalisées dans le cadre de cette relation 15. 3. L obligation d identifier le preneur d assurance et son/ses mandataire(s) éventuel(s) est une obligation de résultat, ce qui implique qu il est interdit de nouer ou de maintenir une relation d affaires ou de réaliser une opération tant que ces devoirs n ont pas pu être pleinement accomplis. En ce qui concerne le(s) bénéficiaire(s) effectif(s), l obligation de résultat concerne l identification du nom et du prénom. 1.3.1.5. Que faire en cas de doute après une identification? Une nouvelle identification et vérification de l identité sont nécessaires notamment dans les cas suivants: - lorsque lors de l identification initiale, il existe des raisons de douter de l exactitude ou de la véracité des données d identification fournies par le preneur d assurance et si celui-ci n apparaît pas de bonne foi, - lorsque postérieurement à l identification du preneur d assurance en vue de nouer avec lui une relation d affaires, apparaissent des raisons de croire que les données d identification qu il a fournies à cette occasion étaient inexactes ou mensongères, 15 Par exemple, lorsqu un preneur d assurance souhaite contracter simultanément un prêt hypothécaire et un contrat d assurance vie qui est lié au prêt hypothécaire auprès d'un même organisme financier, une relation d affaires est nouée entre le preneur d assurance et l'organisme financier, de sorte que l'identification et la vérification de l'identité du preneur d assurance au moment de nouer cette relation d'affaires vaudra tant pour l'un que pour l'autre contrat souhaité par le preneur d assurance. 13

- lorsqu il existe des raisons de douter que la personne qui souhaite réaliser une opération dans le cadre d une relation d affaires antérieurement nouée est effectivement le preneur d assurance identifié en vue de cette relation d affaires ou son mandataire autorisé et identifié. Lorsqu après la nouvelle identification et vérification de l identité, les soupçons d informations mensongères ou de substitution de personnes semblent fondés ou lorsqu un preneur d assurance refuse de se soumettre à la nouvelle identification ou s il tarde excessivement ou de manière suspecte à s y soumettre, il y a lieu d établir un rapport écrit et le cas échéant de procéder à une communication à la C.T.I.F. (voir ci-après). Si le client refuse de se soumettre à la nouvelle identification ou s il tarde excessivement ou de manière suspecte à s y soumettre, la relation d affaires ne peut, en outre, être maintenue. 1.3.1.6. Dispenses d identification La Loi Anti-blanchiment prévoit différentes dispenses d identification. Ainsi il y a notamment une dispense applicable: - aux contrats d assurance retraite qui ne comportent pas de clause de rachat et qui ne peuvent être utilisés en garantie, - aux régimes de retraite ou dispositifs similaires versant des prestations de retraite aux salariés, pour lesquels les cotisations sont prélevées par déduction de salaire et dont les règles ne permettent pas aux participants de transférer leurs droits (par exemple : assurances de pensions complémentaires pour travailleurs salariés qui relèvent du 2 ème pilier). Ces dispenses ne peuvent pas être invoquées dès l instant où surgissent des soupçons de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. Si de tels soupçons apparaissent après que la relation d affaires ait été nouée en faisant application d une dispense d identification, toutes les mesures requises d identification et de vérification de l identité du preneur d assurance, de son/ses éventuel(s) mandataire(s) et bénéficiaire(s) effectif(s) doivent être prises. 1.3.1.7. Vigilance renforcée lors de l identification La Loi Anti-blanchiment définit diverses situations qui doivent être obligatoirement considérées comme présentant des risques accrus de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme et qui requièrent dès lors une vigilance renforcée (Voir Annexe 6 - Tableau des clignotants et indicateurs). 1.3.2. La politique d acceptation des clients Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances doivent définir et mettre en œuvre une politique d acceptation des clients permettant: - de soumettre l entrée en relation d affaires ou la conclusion d opérations à une évaluation préalable des risques de réputation associés au profil du client et à la nature de la relation d affaires ou de l opération souhaitée, - de concourir pleinement à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme par une prise de connaissance et un examen approprié des caractéristiques des nouveaux clients et/ou des services ou des opérations pour lesquels ils les sollicitent. 14

La politique d acceptation des clients se concrétise essentiellement dans: - une évaluation préalable des risques à l aide notamment des clignotants et des indicateurs repris à l Annexe 6 16, et - l attribution du pouvoir de décider de nouer la relation d affaires ou pas ou d effectuer ou non l opération souhaitée par le client à des personnes d un niveau hiérarchique adéquat au regard du niveau évalué des risques. L échelle de risque sur laquelle se fonde la politique d acceptation des clients doit logiquement tenir pleinement compte des situations que la Loi Anti-blanchiment identifie comme objectivement risquées. Le fait qu une personne: - est une personne politiquement exposée (voir définition reprise à l Annexe 5), - réside dans un pays ou territoire qualifié de non coopératif en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux par le GAFI 17, - est une personne physique dont l identification a été opérée à distance 18, - évite de se laisser clairement identifier ou agit de manière à ne pas permettre à l entreprise d assurances et à l intermédiaire d assurances d exercer leur devoir de vigilance, - est une personne morale dont les bénéficiaires effectifs sont des personnes dont l identité n a pu être vérifiée, et/ou dont le lieu et la date de naissance n ont pu être identifiés, et/ou au sujet desquelles aucune information pertinente concernant leur adresse n a pu être trouvée. constituent notamment des critères de niveau particulier de risque. Le résultat de l analyse de ces critères peut conduire au refus de conclure ou de maintenir le contrat. La C.T.I.F. doit en être informée. 1.3.3. Le devoir de vigilance constante 1.3.3.1. Règle générale Le devoir de vigilance constante à l égard de la relation d affaires et des opérations constitue le prolongement logique de la politique d acceptation des clients. 16 Les clignotants et les indicateurs repris à l Annexe 6 peuvent être complétés par d autres critères de risque. Sous «indicateurs» sont visés les soupçons qu'un fait ou une opération est susceptible d'être lié au blanchiment de capitaux provenant de la fraude fiscale grave et organisée qui met en œuvre des mécanismes complexes ou qui use de procédés à dimension internationale et les indicateurs déterminés par l Arrêté Royal du 3 juillet 2007 repris à l Annexe 6. 17 Groupe d Action Financière www.fatf-gafi.org. 18 S il n y pas de contact face to face, la Loi Anti-blanchiment prévoit des dispositions particulières. Ces dispositions visent d une part, à tendre vers une identification plus fiable et une meilleure connaissance du client et, d autre part, à limiter le risque que des opérations de blanchiment de capitaux ou de financement de terrorisme soient réalisées. 15

Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances doivent: - exercer une vigilance constante à l égard de la relation d affaires et procéder à un examen attentif des opérations effectuées et lorsque cela est nécessaire, de l origine des fonds, et ce, afin de s assurer que celles-ci sont cohérentes avec la connaissance qu ils ont de leur client, de ses activités commerciales, de son profil de risque, - examiner avec une attention particulière, toute opération ou tout fait qu ils considèrent comme particulièrement susceptible d être lié au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme et ce, en raison de sa nature ou de son caractère inhabituel par rapport aux activités du client ou en raison des circonstances qui l entourent ou de par la qualité des personnes impliquées, - établir un rapport écrit de l examen réalisé qui est transmis au Responsable Antiblanchiment (voir ci-dessous). A défaut de pouvoir accomplir cet examen, le contrat ne peut pas être conclu ou doit être résilié. La C.T.I.F. doit en être informée. 1.3.3.2. Mise à jour des données d identification et du profil du preneur d assurance Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances vérifient et, le cas échéant, mettent à jour les données d identification du preneur d assurance, de son/ses mandataire(s) éventuel(s) et du/des bénéficiaire(s) effectif(s), ainsi que des autres informations relatives au profil du preneur d assurance lorsqu il apparaît que les informations ne sont plus actuelles. 1.3.3.3. Surveillance de première et deuxième ligne Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances exercent une surveillance de première et de seconde ligne pour détecter les opérations atypiques. Une opération atypique est une opération qui est particulièrement susceptible d être liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme, notamment, de par sa nature, de par les circonstances qui l entourent, de par la qualité des personnes impliquées, de par son caractère inhabituel au regard des activités du client, ou parce qu elle n apparaît pas cohérente avec ce que l organisme connaît de son client, de ses activités professionnelles, de son profil de risque et, lorsque cela s avère nécessaire, de l origine des fonds. La surveillance de première ligne est celle qui s opère en contact direct avec les clients et qui s exerce sur base notamment des clignotants et des indicateurs prévus à l Annexe 6. Cette surveillance consiste à recourir à l expérience et l esprit critique et à la capacité d appréciation des situations. La surveillance de première ligne doit être complétée par une surveillance de deuxième ligne. L objectif de cette surveillance consiste à détecter de manière systématique les opérations qui, bien qu atypiques, ne pouvaient être détectées en tant que telles par la surveillance de première ligne ou qui ont échappé à sa vigilance et de tenir compte des contraintes en matière d embargo financier et de gel des avoirs de certaines personnes. La surveillance de deuxième ligne est exercée en principe par un système de surveillance informatique. 16

1.3.4. Collaboration avec la C.T.I.F. 1.3.4.1. Déclarations à la C.T.I.F. Le Responsable Anti-blanchiment 19 (voir ci-dessous) doit faire une déclaration à la C.T.I.F. dans les cas suivants: - lorsqu il sait ou soupçonne qu une opération à exécuter est liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme. En principe, la transmission de l information doit être préalable à l exécution de l opération. Dans ce cas, la déclaration doit indiquer le délai dans lequel l opération sera exécutée afin de permettre à la C.T.I.F., si elle estime nécessaire en raison de la gravité ou de l urgence de l affaire, de faire opposition avant l expiration de ce délai à l exécution de l opération. Par dérogation à la règle générale, l information peut être communiquée à la C.T.I.F. postérieurement à l exécution de l opération, soit si son report est impossible en raison de la nature même de l opération, soit si ce report est susceptible d empêcher la poursuite des bénéficiaires du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme. Dans ces hypothèses, la C.T.I.F. doit être informée immédiatement après l exécution de l opération, en lui indiquant la raison pour laquelle l information n a pas été transmise préalablement à l exécution de l opération. - lorsqu il a connaissance, dans le cadre des activités professionnelles de son entreprise, d un fait qui pourrait être l indice d un blanchiment de capitaux ou d un financement du terrorisme. Contrairement au premier cas, celui-ci ne vise pas l exécution d une opération en particulier, mais est plus général. Ainsi, il pourrait s agir d un ensemble d opérations qui, prises séparément, n avaient pas éveillés de soupçons, mais qui apparaissent à posteriori susceptibles d être liées au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme. - lorsque des personnes habitant ou résidant dans des pays ou territoires qualifiés de non coopératifs sont impliquées dans les opérations. Actuellement, l arrêté royal qui doit désigner ces pays et territoires n a pas encore été pris. Néanmoins, le fait qu une personne réside dans un pays ou territoire qualifié de non coopératif en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux par le GAFI 20 constitue un critère de niveau particulier de risque. Les formulaires de déclaration sont disponibles sur le site de la C.T.I.F. (www.ctif-cfi.be). Cellule de Traitement des Informations Financières (C.T.I.F.) Avenue de la Toison d'or 55 boîte 1 1060 Bruxelles Tél.: 02/533.72.11 - Fax: 02/533.72.00 E-mail: ctif-cfi@brutele.be 19 Si le Responsable Anti-blanchiment est empêché, tout employé est autorisé à procéder à la déclaration. 20 Groupe d Action Financière www.fatf-gafi.org. 17

1.3.4.2. Demandes d information de la C.T.I.F. Quand la C.T.IF. demande des informations, le Responsable Anti-blanchiment doit y donner suite dans les délais impartis. 1.3.4.3. Interdiction d informer le client ou les tiers Il est absolument indispensable que le secret des déclarations d'opérations suspectes soit respecté afin: - d une part que les auteurs d'opérations de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme puissent être appréhendés et leurs avoirs saisis par les autorités judiciaires, et - d autre part que la réputation des personnes concernées soit préservée aussi longtemps que ces déclarations de soupçon n'ont pas conduit au prononcé d'une sanction pénale par les autorités judiciaires. Par exception à cette interdiction, il est autorisé d'informer un autre organisme financier qu'une opération effectuée par un client a fait l'objet d'une déclaration de soupçon à la C.T.I.F., lorsque le destinataire de cette information est un organisme qui intervient dans le cadre de la même opération en relation avec le même client, ou lorsqu'il appartient au même groupe que l'organisme qui la transmet. Ainsi, l interdiction ne vaut pas, par exemple, entre l intermédiaire d assurances et l entreprise d assurances. 1.3.4.5. Suivi des déclarations Dès réception de l information, la C.T.I.F. en accuse réception. Si en raison de la gravité ou de l urgence de l affaire, la C.T.I.F. l estime nécessaire, elle peut faire opposition à l exécution de l opération avant l expiration du délai d exécution communiqué. Dans ce cas, la C.T.I.F. le notifie immédiatement par fax ou, à défaut, par tout autre moyen écrit. Cette opposition fait obstacle à l exécution de l opération pendant une durée maximale de cinq (5) jours ouvrables à compter de la notification par la C.T.I.F. de son opposition. Si la C.T.I.F. estime que le délai de cinq (5) jours ouvrables doit être prolongé, elle en réfère sans délai au procureur du Roi ou au procureur fédéral, qui prend les décisions nécessaires. 1.3.5. Conservation des données Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances conservent sur quelque support d archivage que ce soit pendant cinq (5) ans au moins après la fin de la relation d affaires: - les données d identification des preneurs d assurance et, le cas échéant, de ses mandataires et de ses bénéficiaires effectifs, - une copie des documents probants ayant servi à la vérification de l identité de ces personnes, - les rapports écrits relatifs aux opérations atypiques et faits suspects transmis au Responsable Anti-blanchiment (voir ci-dessous), 18

- les analyses de ces opérations et de ces faits par le Responsable Anti-blanchiment, - les décisions qu il a prises sur cette base. Pour les documents relatifs aux opérations d assurance (ex. proposition d assurance, quittance de règlement, avenant au contrat,.), le délai est également de cinq (5) ans mais il court à partir de l exécution des opérations. Il est recommandé de conserver également ces pièces cinq (5) ans à partir de la fin du contrat. Les documents sont conservés sur support papier ou électronique. 1.3.6. Organisation et contrôle interne Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances désignent un ou plusieurs Responsable(s) Anti-blanchiment qui est/sont notamment chargé(s): - de mettre en œuvre des mesures et des procédures de contrôle adéquates en vue d assurer le respect de la Loi Anti-blanchiment, - de mettre en œuvre des procédures de communication et de centralisation des informations afin de prévenir, de détecter et d empêcher la réalisation d opérations liées au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme, - d examiner les rapports écrits qui lui sont immédiatement transmis par le rédacteur, afin de déterminer s il y a lieu de procéder à la communication des opérations ou des faits à la C.T.I.F., - d être la personne de contact privilégiée à l égard de la FSMA (intermédiaire d assurances) / Banque Nationale de Belgique (entreprise d assurances) et la C.T.I.F.. Le Responsable Anti-blanchiment doit: - être désigné par l organe de direction effective de la société après que cette dernière se soit assurée que cette personne dispose de l honorabilité professionnelle adéquate nécessaire pour exercer la fonction avec intégrité, - disposer de l expérience professionnelle et de la connaissance de la Loi Antiblanchiment, - disposer du niveau hiérarchique adéquat et du pouvoir nécessaire au sein de la société, - disposer de la disponibilité nécessaire à l exercice effectif et autonome de la fonction, - disposer du pouvoir de proposer de sa propre initiative à la direction effective de la société toutes mesures nécessaires ou utiles, en ce compris la libération des moyens requis, - établir et transmettre une fois par an au moins un rapport d activités à l organe de direction effective de la société. Ce rapport doit permettre d évaluer l ampleur des tentatives de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme qui ont été détectées et d émettre un jugement sur l adéquation de l organisation administrative et des contrôles internes mis en œuvre et, de la collaboration des services de la société à la prévention. 19

Les cinq derniers rapports annuels doivent être tenus à la disposition de la FSMA (intermédiaire d assurances) ou de la Banque Nationale de Belgique (entreprise d assurances) et doivent leur être communiqués sans délai à leur demande. 1.3.7. Qualité, formation et sensibilisation du personnel Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances doivent également former et sensibiliser à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme les membres de leur personnel et les personnes qui les représentent en qualité d indépendant: - dont les tâches en relation avec les clients ou les opérations les exposent au risque d être confrontés à des tentatives de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, ou - dont les tâches consistent à développer des procédures ou des outils informatiques ou autres applicables à des activités sensibles du point de vue de ce risque. La formation, la sensibilisation et l information régulière visent notamment: - à acquérir les connaissances et développer l esprit critique nécessaire pour détecter les opérations atypiques, - à acquérir la connaissance des procédures qui est nécessaire pour réagir adéquatement face à de telles opérations, - à intégrer adéquatement la problématique de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme dans les procédures et outils développés pour être appliqués à des activités sensibles du point de vue de ce risque. Au cours de cette formation, une attention particulière sera portée: - aux obligations légales et réglementaires belges applicables à l organisme dans leur contexte international, - à l organisation et les procédures de prévention au sein de l organisme, - à l étude du phénomène de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme dans la pratique (typologies, facteurs de risques, etc.). Lors du recrutement et de l affectation des employés ou lors de la désignation des représentants indépendants, les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances doivent mettre en place des procédures pour vérifier que ces personnes disposent d une honorabilité adéquate en fonction des risques liés aux tâches et fonctions à exercer. 1.3.8. Sanctions En cas de non respect des obligations par les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances, des sanctions sont prévues par la Loi Anti-blanchiment. 20

2. Répartition des tâches Compte tenu des rôles respectifs et complémentaires des entreprises d assurances et des intermédiaires d assurances, Feprabel, la FVF, l UPCA et Assuralia ont élaboré un schéma de répartition des tâches 21 qui a été remis à la FSMA et à la Banque Nationale de Belgique (disponible sur www.brocom.be). Important: la répartition des tâches n'a aucune influence sur la responsabilité de chaque intervenant: l'entreprise d assurances comme l intermédiaire d assurances restent l'un et l'autre pleinement responsables du respect de leurs obligations légales et réglementaires. Attention: la répartition des tâches n est valable que pour les entreprises d assurances belges membres d Assuralia. 2.1. Tâches de l intermédiaire d assurances 2.1.1. Avant la souscription du contrat d assurance vie 2.1.1.1. Identification et vérification de l identité Pour chaque nouvelle affaire, l intermédiaire d assurances transmet à l entreprise d assurances sur support papier ou électronique: - la proposition d assurance ou tout autre formulaire de souscription équivalent, - une copie recto/verso des documents d identification repris ci-dessous. Pour rappel, la Loi Anti-blanchiment prévoit une dispense à l obligation d identification applicable notamment : - aux contrats d assurance retraite qui ne comportent pas de clause de rachat et qui ne peuvent être utilisés en garantie, - aux régimes de retraite ou dispositifs similaires versant des prestations de retraite aux salariés, pour lesquels les cotisations sont prélevées par déduction de salaire et dont les règles ne permettent pas aux participants de transférer leurs droits (par exemple : assurances de pensions complémentaires pour travailleurs salariés qui relèvent du 2 ème pilier). Ces dispenses ne peuvent pas être invoquées dès l instant où surgissent des soupçons de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. Si de tels soupçons apparaissent après que la relation d affaires ait été nouée en faisant application d une dispense d identification, toutes les mesures requises d identification et de vérification de l identité du preneur d assurance, de son/ses éventuel(s) mandataire(s) et bénéficiaire(s) effectif(s) doivent être prises. 21 L intermédiaire d assurances, dans le cas d un contact face to face avec le client et moyennant le respect des obligations découlant du schéma de répartition des tâches, intervient en qualité de tiers introducteur pour les obligations relatives à l identification et la vérification de l identité du preneur d assurance, de son/ses mandataire(s) éventuel(s) et de son/ses bénéficiaire(s) effectif(s) et pour l obligation de mise à jour, en cas de nécessité, des données d identification relatives à ces personnes. Le recours à un tiers introducteur n a pas d influence sur les responsabilités de l intermédiaire d assurances et de l entreprise d assurances telles qu elles découlent de la loi Anti-blanchiment. 21

Quelles exigences en cas d utilisation d un lecteur de carte d identité électronique? La vérification correcte des données d identification au départ du microprocesseur des cartes d identité électroniques belges requiert une vérification électronique simultanée que les données figurant sur la puce sont signées électroniquement par le Registre National. A cet égard, il est recommandé que les procédures informatiques mises en œuvre soient conçues de manière telle que cette vérification soit opérée systématiquement et automatiquement sans requérir l intervention du préposé qui procède à l identification et sans qu il ne dispose de la faculté de désactiver ce contrôle. De plus, un contrôle de la conformité des données enregistrées sur la puce avec celles mentionnées sur la carte d identité peut s avérer utile pour détecter d éventuelles falsifications. Enfin, il convient de s assurer que le certificat n a pas été révoqué par le Registre National. Preneur d assurance - personne physique L'identification et la vérification de l'identité porte sur le nom, le prénom, le lieu et la date de naissance et dans la mesure du possible l'adresse Documents probants Preneur d assurance belge résidant en Belgique Carte d'identité Preneur d assurance belge résidant à l'étranger Passeport Preneur d assurance de nationalité étrangère qui réside durablement en Belgique Carte d'identité ou à défaut le passeport ou la carte de séjour (ou tout autre document équivalent) délivré par une autorité belge Preneur d assurance de nationalité étrangère qui réside temporairement en Belgique ou sous statut précaire Certificat d'inscription au registre des étrangers ou tout autre document émis par les autorités publiques belges qui atteste de l identité de la personne Preneur d assurance de nationalité étrangère qui réside à l'étranger Carte d'identité ou passeport Attention: l identification et la vérification de l identité du/des mandataire(s) éventuel(s) d une personne physique sont également requises préalablement à l exercice de son/leur pouvoir d engager le preneur d assurance qu il représente. 22

Preneur d assurance - personne morale L'identification et la vérification de l identité d une personne morale porte sur la dénomination sociale, le siège social, la liste des administrateurs et les dispositions légales ou statutaires régissant les pouvoirs de représentation Documents probants Les documents peuvent être obtenus soit auprès du preneur d'assurance lui-même soit auprès de sources officielles telles le Moniteur Belge (http://www.moniteurbelge.be) et la Banque Carrefour des Entreprises (http://economie.fgov.be). Pour les publications officielles (par exemple le Moniteur Belge), il est suffisant d en conserver les références. Les documents doivent être traduits si ceux-ci ne sont pas rédigés dans une langue usuelle de travail de l'entreprise d assurances et de l'intermédiaire d assurances. Identification et vérification de l'identité de la personne morale - les derniers statuts coordonnés ou les statuts mis à jour tels qu'ils sont déposés au Greffe du Tribunal de commerce ou publiés aux annexes du Moniteur Belge, - la liste des administrateurs mise à jour, - la publication de la nomination des administrateurs au Moniteur Belge ou tout autre document qui prouve leur qualité (comptes annuels, acte authentique certifié par le notaire, ), - la dernière publication au Moniteur Belge des pouvoirs de représentation de la personne morale. Identification et vérification de l'identité de la ou des personne(s) physique(s) qui représente(nt) la personne morale et qui signe(nt) le contrat d'assurance Voir tableau page précédente: identification preneur d'assurance - personne physique Les personnes qui exercent un mandat au sein de l organe d administration d une société et qui interviennent effectivement pour représenter cette dernière doivent, en outre, être identifiées en raison de leur qualité de mandataires du client. Attention: en cas de présence d un mandataire, la délégation de pouvoir et sa traduction éventuelle ainsi que le ou les document(s) d identification doivent être transmis à l entreprise d assurances et conservés tant par l intermédiaire d assurances que l entreprise d assurances. 23

Bénéficiaire effectif L intermédiaire d assurances identifie le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) et, dans la mesure du possible, vérifie son/leur l identité. En présence d une société 22, sont considérés comme bénéficiaires effectifs avant la conclusion du contrat: - les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote de la société, - les personnes physiques qui, sans posséder ou contrôler plus de 25 % des actions ou des droits de vote, exercent directement ou indirectement le contrôle de fait de la société, - les personnes physiques qui exercent un mandat au sein de l organe d administration de la société et qui influencent à ce titre sa gestion. Pour l identification et la vérification de l identité de ces derniers - voir Annexe 7. Que faire en présence d une structure sans personnalité juridique? Sont ici visés: les trusts, les fiducies, les associations de fait et les sociétés sans personnalité juridique comme la société interne, la société momentanée et la société de droit commun. Dans ces cas, une vigilance particulière est de mise. L intermédiaire d assurances prendra contact avec l entreprise d assurances concernée. Chaque fois que, malgré leurs efforts, l entreprise d assurances et/ou l intermédiaire d assurances sont dans l impossibilité d identifier ou de vérifier l identité du preneur d assurance ou de son/ses éventuel(s) mandataire(s) ou si le bénéficiaire effectif n a pu être identifié, ils refuseront l affaire et veilleront à déclarer les faits à la C.T.I.F.. Le fait que l identité d un bénéficiaire effectif ne puisse être vérifiée, peut être un clignotant. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l intermédiaire d assurances ou par l entreprise d assurances, chacune des parties en informera sans délai l autre sans en avertir le client ou tout autre tiers. Mesures complémentaires s il n y pas de contact face to face Lorsque l entreprise d assurances et/ou l intermédiaire d assurances ne peut s assurer visuellement que la personne à identifier est bien le titulaire de la carte d'identité ou d'un autre document d'identification probant, des mesures spécifiques complémentaires sont nécessaires. 22 En cas de personne morale autre qu une société, des règles spécifiques de la Loi Anti-blanchiment déterminent qui sont les bénéficiaires effectifs. Pour plus de détails, voir Annexe 7. 24

Ces mesures sont notamment une ou plusieurs des exigences suivantes selon les circonstances propres au dossier: - les données disponibles sont recoupées avec les informations émanant d'une source digne de foi étrangère au preneur d'assurance, - la demande d'un autre document probant; cette mesure est en tout cas requise si l'identité a été contrôlée au moyen d'une copie d'un document probant 23, - l'obligation pour l'assureur sans intermédiaire ou l'intermédiaire de compléter ses informations sur la personne à identifier au moyen du questionnaire complémentaire, - la mise en place d'une procédure d'identification face to face ultérieure, - l'envoi de courriers nominatifs à l'adresse de la personne à identifier, - l'obligation d'effectuer un premier paiement via un organisme bancaire sis de préférence en Belgique ou, à défaut, dans un pays de l'espace économique européen. Si L entreprise d assurances et/ou l intermédiaire d assurances a/ont le sentiment que la personne à identifier recourt à l'identification à distance pour dissimuler plus facilement sa véritable identité, la relation d affaires ne peut être ni être nouée ni maintenue. Le contrat doit être refusé ou résilié. De plus, un rapport écrit sera transmis au Responsable Anti-blanchiment en vue d'une communication à la C.T.I.F. 2.1.1.2. Prêter attention aux clignotants et aux indicateurs 24 (politique d acceptation des clients - devoir de vigilance) La vigilance commence dès avant la souscription du contrat. L acceptation d un nouveau client doit être précédée par une évaluation correcte de son profil de risque. En pratique, l intermédiaire d assurances prêtera attention aux clignotants et aux indicateurs qui sont repris dans l Annexe 6. L Annexe 6 comprend deux tableaux: 1. Tableau des clignotants Les produits d assurances vie ont été répertoriés en fonction des catégories de «risque faible», «risque modéré» et «risque sensible». La première partie du tableau reprend des exemples de produits d assurance vie correspondant aux différentes catégories de risque. Le tableau reprend en seconde partie pour chaque catégorie de risque les clignotants relatifs au profil du client (politique d acceptation des clients) et en dernière partie les clignotants applicables dans le cadre du devoir de vigilance constante. L intermédiaire d assurances qui a connaissance de la présence d un ou de plusieurs clignotants procédera, en fonction du clignotant concerné («refus» ou «enquête complémentaire»): 23 Tel que le passeport (pour les personnes résidant à l'étranger), un certificat qualifié,... 24 Sous «indicateurs» sont visés les soupçons qu'un fait ou une opération est susceptible d'être lié au blanchiment de capitaux provenant de la fraude fiscale grave et organisée qui met en œuvre des mécanismes complexes ou qui use de procédés à dimension internationale et les indicateurs déterminés par l Arrêté Royal du 3 juillet 2007 repris à l Annexe 6. 25

- soit au refus de l affaire. Dans ce cas, il informera sans délai l entreprise d assurances si une relation a déjà été établie, - soit à une enquête complémentaire en complétant le questionnaire «personne physique» (Annexe 2) ou «personne morale» (Annexe 3). L intermédiaire d assurances transmettra le questionnaire complété à son Responsable Anti-blanchiment ainsi qu à l entreprise d assurances si une relation a déjà été établie avec cette dernière. Ces derniers analyseront individuellement l opportunité de faire une déclaration à la C.T.I.F.. Si une déclaration à la C.T.I.F. a été faite, il faut attendre les instructions de cette dernière. S il n y a pas de déclaration à la C.T.I.F., l intermédiaire d assurances et l entreprise d assurances se concertent au sujet de la souscription du contrat, si une relation a déjà été établie avec l entreprise d assurances. Toute décision d exécution du contrat malgré la présence non justifiée d un ou plusieurs des clignotants doit être motivée et conservée dans le dossier. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l intermédiaire d assurances ou par l entreprise d assurances, chacune des parties en informera l autre sans délai sans en avertir le client ou tout autre tiers. Attention: - Personnes politiquement exposées Les propositions d assurance relatives aux produits à risque sensible reprennent en principe: - soit la définition des personnes politiquement exposées au sens de Loi Anti-blanchiment (cfr. Annexe 5), - soit une série de questions (exemples cfr. Annexe 5) inspirées de cette définition, en vue de détecter si le preneur d assurance est une personne politiquement exposée. Si le preneur d assurance reconnaît par sa signature tomber sous la définition ou répond positivement à l une de ces questions, l intermédiaire d assurances complétera également le questionnaire «personne physique» (Annexe 2) ou «personne morale» (Annexe 3) et le transmettra à son Responsable Anti-blanchiment ainsi qu à l entreprise d assurances si une relation a déjà été établie avec cette dernière. L entreprise d assurances peut toutefois déroger à cette méthode, à condition qu une telle dérogation ne porte pas préjudice à une détection efficace des personnes politiquement exposées par cette dernière. Dans ce cas, l entreprise d assurances informera l intermédiaire d assurances de la procédure qu elle a mise en place pour la détection de ces personnes. - Preuve de l origine des fonds Pour les produits à risque sensible (voir Tableau des clignotants et des indicateurs Annexe 6) pour lesquels un clignotant est détecté et pour lesquels, après avoir complété un questionnaire, il existe encore toujours des doutes quant à l origine des fonds, il est 26

recommandé par le secteur de l assurance de demander une preuve de l origine des fonds quand la prime initiale versée via l intermédiaire d assurances excède 250.000 euro. 2. Tableau des indicateurs En présence d un ou de plusieurs indicateurs: - lorsqu un indicateur est clairement établi, une déclaration à la C.T.I.F. doit être faite. L intermédiaire d assurances attend ensuite les instructions de cette dernière. - lorsqu il y a une incertitude concernant la présence d un indicateur, une enquête complémentaire doit être faite. L intermédiaire d assurances complète le questionnaire «personne physique» (Annexe 2) ou «personne morale» (Annexe 3) et transmet le questionnaire complété à son Responsable Anti-blanchiment ainsi qu à l entreprise d assurances si une relation a déjà été établie avec cette dernière. Ces derniers analyseront individuellement l opportunité de faire une déclaration à la C.T.I.F.. Si à l occasion de l enquête complémentaire un indicateur est clairement établi, une déclaration à la C.T.I.F. doit être faite. Si une déclaration à la C.T.I.F. a été faite, il faut attendre les instructions de cette dernière. S il n y a pas de déclaration à la C.T.I.F., l intermédiaire d assurances et l entreprise d assurances se concertent au sujet de la souscription du contrat, si une relation a déjà été établie avec l entreprise d assurances. Toute décision d exécution du contrat malgré la présence non justifiée d un ou plusieurs indicateurs doit être motivée et conservée dans le dossier. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l intermédiaire d assurances ou par l entreprise d assurances, chacune des parties en informera l autre sans délai sans en avertir le client ou tout autre tiers. Attention: Preuve de l origine des fonds Pour les produits à risque sensible (voir Tableau des clignotants et des indicateurs Annexe 6) pour lesquels un indicateur est détecté et pour lesquels, après avoir complété un questionnaire, il existe encore toujours des doutes quant à l origine des fonds, il est recommandé par le secteur de l assurance de demander une preuve de l origine des fonds quand la prime initiale versée via l intermédiaire d assurances excède 250.000 euro. 2.1.1.3. Conservation des données Voir ci-dessus point 1.3.5. 2.1.2. Au cours de la gestion du contrat 2.1.2.1. Mise à jour des données Dans la mesure où le preneur d assurance s adresse à l intermédiaire d assurances, ce dernier met à jour les données d identification du preneur d assurance, du/des mandataire(s) 27

éventuel(s) et du/des bénéficiaires effectif(s) ainsi que des autres informations relatives au profil du preneur d assurance: - à chaque événement du contrat, à savoir: le terme (liquidation ou décès), tout rachat significatif immédiat, tout rachat significatif intervenant à un moment inhabituel ou «nonplanifié», toute avance significative ou toute modification significative du contrat. Un versement ordinaire n est pas un événement, un versement qui excède la finalité du contrat ou qui ne correspond pas avec le profil du preneur d assurance est un événement. Un réinvestissement auprès du même assureur ou dans le même groupe n est pas un événement, - à chaque nouveau contrat, - ou si cela s avère nécessaire (indication que les données ne sont plus à jour, sont inexactes ou mensongères ou lorsqu on doute que la personne initialement identifiée est effectivement la personne qui souhaite réaliser l opération). Les nouvelles données d identification doivent être vérifiées au moyen d un document probant approprié comme dans l hypothèse d une identification initiale. L intermédiaire d assurances en informe l entreprise d assurances, lui transmet les documents requis (voir ci-dessous) et garde une copie pour son propre dossier. En cas de mise à jour par l entreprise d assurances (notamment dans le cas où le preneur d assurance prend directement contact avec l entreprise d assurances), cette dernière en informera l intermédiaire d assurances. Il convient d'être attentif à tout changement communiqué à l intermédiaire d assurances. Ne doivent notamment jamais être considérés a priori comme anodins: - un changement d'adresse, - un changement de preneur d'assurance ou de bénéficiaire de contrat, - une modification du statut de la personne morale qui souscrit ou qui est bénéficiaire du contrat, - un changement significatif d'actionnariat, sauf s il s agit d une société cotée en bourse, ou un changement de la délégation de pouvoirs en vigueur au sein de la personne morale. Quand il y a impossibilité de mettre à jour les données, la relation avec le client ne peut être maintenue. Dans ce cas, il doit être déterminé s il y a lieu d en informer la C.T.IF.. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l intermédiaire d assurances ou par l entreprise d assurances, chacune des parties en informera sans délai l autre sans en avertir le client ou tout autre tiers. 28

2.1.2.2. Prêter attention aux clignotants et aux indicateurs (politique d acceptation des clients - devoir de vigilance) Après la souscription et pendant toute la durée du contrat, il importe également de demeurer attentif à toute opération pouvant être considérée comme particulièrement susceptible d être liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme. 1. Tableau des clignotants Au cours de la gestion du contrat, l intermédiaire d assurances qui a connaissance de la présence d un ou de plusieurs clignotants repris dans l Annexe 6, peu importe le clignotant concerné («refus» ou «enquête complémentaire»): - informera le client qu il ne peut procéder à l exécution de sa demande et que cette dernière a été transmise à l entreprise d assurances, sans toutefois informer le client qu une information du chef de blanchiment de capitaux est en cours, - transmettra parallèlement le questionnaire «personne physique» (Annexe 2) ou «personne morale» (Annexe 3) complété tant à son Responsable Anti- blanchiment qu à l entreprise d assurances. Ces derniers analyseront individuellement l opportunité de faire une déclaration à la C.T.I.F.. Si une déclaration à la C.T.I.F. a été faite, il faut attendre les instructions de cette dernière. S il n y a pas de déclaration à la C.T.I.F., l intermédiaire d assurances et l entreprise d assurances se concertent au sujet du maintien du contrat. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l intermédiaire d assurances ou par l entreprise d assurances, chacune des parties en informera l autre sans délai sans en avertir ni le client ni tout autre tiers. 2. Tableau des indicateurs Au cours de la gestion du contrat: - lorsqu un indicateur est clairement établi, une déclaration à la C.T.I.F. doit être faite. L intermédiaire d assurances attend ensuite les instructions de cette dernière. - lorsqu il y a une incertitude concernant la présence d un indicateur, une enquête complémentaire doit être faite. L intermédiaire d assurances complète le questionnaire «personne physique» (Annexe 2) ou «personne morale» (Annexe 3) et transmet le questionnaire complété à son Responsable Anti-blanchiment et à l entreprise d assurances. Ces derniers analyseront individuellement l opportunité de faire une déclaration à la C.T.I.F..Si à l occasion de l enquête complémentaire un indicateur est clairement établi, une déclaration à la C.T.I.F. doit être faite. Si une déclaration à la C.T.I.F. a été faite, il faut attendre les instructions de cette dernière. S il n y a pas de déclaration à la C.T.I.F., l intermédiaire d assurances et l entreprise d assurances se concertent au sujet du maintien du contrat. 29

En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l intermédiaire d assurances ou par l entreprise d assurances, chacune des parties en informera l autre sans délai sans en avertir le client ou tout autre tiers. 2.1.2.3. Conservation des données Voir ci-dessus point 1.3.5. 2.1.3. Préalablement au paiement de la prestation 2.1.3.1. Identifier et vérifier l identité du/des bénéficiaire(s) effectif(s) Si la personne à qui la prestation est dûe s adresse à l intermédiaire d assurances, ce dernier identifiera et dans la mesure du possible vérifiera l identité, peu importe le moment du paiement (rachat total ou partiel 25, avance ou paiement à la date de fin de contrat). S il s agit d une personne physique, l intermédiaire d assurances identifiera et vérifiera l identité de cette dernière. Voir ci-avant - identification du preneur d assurance personne physique S il s agit d une personne morale, l intermédiaire d assurances identifiera et vérifiera l identité de cette dernière. Voir ci-avant - identification du preneur d assurance personne morale L intermédiaire d assurances identifie également à l aide de l Annexe 7 les personnes reprises ci-dessous et vérifie dans la mesure du possible leur identité: - les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote du preneur d assurance-personne morale, - les personnes physiques qui, sans posséder ou contrôler plus de 25 % des actions ou des droits de vote, exercent directement ou indirectement le contrôle de fait du preneur d assurance-personne morale, - les personnes physiques qui exercent un mandat au sein de l organe d administration du preneur d assurance-personne morale et qui influencent à ce titre sa gestion. L intermédiaire d assurances communiquera à l entreprise d assurances les données d identification et une copie des documents probants 26. 25 En cas de rachat anticipé le preneur d assurance doit être considéré comme le bénéficiaire effectif. 26 Si le bénéficiaire s adresse directement à l entreprise d assurances, cette dernière procède elle-même à son identification et à la vérification de son identité. 30

Chaque fois que, malgré leurs efforts, l entreprise d assurances et/ou l intermédiaire d assurances sont dans l impossibilité d identifier le bénéficiaire effectif, ils refuseront le paiement de la prestation et veilleront à déclarer les faits à la C.T.I.F.. Le fait de ne pas pouvoir vérifier l identité d un bénéficiaire effectif peut être un clignotant. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l intermédiaire d assurances ou par l entreprise d assurances, chacune des parties en informera sans délai l autre sans en avertir le client ou tout autre tiers. 2.1.3.2. Prêter attention aux clignotants et aux indicateurs (politique d acceptation des clients - devoir de vigilance) 1. Tableau des clignotants Si la personne à qui la prestation est dûe s adresse à l intermédiaire d assurances, peu importe le clignotant concerné («refus» ou «enquête complémentaire»), l intermédiaire d assurances: - l informera qu il ne peut procéder à l exécution de sa demande et que cette dernière a été transmise à l entreprise d assurances, sans toutefois l informer qu une information du chef de blanchiment de capitaux est en cours, - transmettra parallèlement le questionnaire repris à l Annexe 4 complété tant à son Responsable Anti-blanchiment à l entreprise d assurances. Ces derniers analyseront individuellement l opportunité de faire une déclaration à la C.T.I.F.. Si une déclaration à la C.T.I.F. a été faite, il faut attendre les instructions de cette dernière. S il n y a pas de déclaration à la C.T.I.F., l intermédiaire d assurances et l entreprise d assurances se concertent au sujet du paiement de la prestation. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l intermédiaire d assurances ou par l entreprise d assurances, chacune des parties en informera l autre sans délai sans en avertir ni le bénéficiaire ni le preneur d assurance ni tout autre tiers. 2. Tableau des indicateurs Si la personne à qui la prestation est dûe s adresse à l intermédiaire d assurances: - lorsqu un indicateur est clairement établi, une déclaration à la C.T.I.F. doit être faite. L intermédiaire d assurances attend ensuite les instruction de la C.T.I.F.. - lorsqu il y a une incertitude concernant la présence d un indicateur, une enquête complémentaire doit être faite. L intermédiaire d assurances complète le questionnaire repris à l Annexe 4 et transmet le questionnaire complété à son Responsable Antiblanchiment et à l entreprise d assurances. Ces derniers analyseront individuellement l opportunité de faire une déclaration à la C.T.I.F..Si à l occasion de l enquête complémentaire un indicateur est clairement établi, une déclaration à la C.T.I.F. doit être faite. 31

Si une déclaration à la C.T.I.F. a été faite, il faut attendre les instructions de cette dernière. S il n y a pas de déclaration à la C.T.I.F., l intermédiaire d assurances et l entreprise d assurances se concertent au sujet du paiement de la prestation. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l intermédiaire d assurances ou par l entreprise d assurances, chacune des parties en informera l autre sans délai sans en avertir le client ou tout autre tiers. 2.1.3.3. Conservation des données Voir ci-dessus point 1.3.5. 2.2. Tâches de l entreprise d assurances A l'entreprise d assurances reviennent principalement: 1. dans le cadre de l obligation d identification et de vérification de l identité: - contrôler que l identification et la vérification de l identité du preneur d assurance, de son/ses mandataire(s) éventuel(s) et bénéficiaire(s) effectif(s) ont été correctement opérées et au besoin procéder aux compléments nécessaires, voire à contrôler une nouvelle identification effectuée en collaboration avec l intermédiaire d assurances, - si la personne à qui la prestation est dûe s adresse à l entreprise d assurances, cette dernière procédera à l identification et la vérification de l identité du/ des bénéficiaire(s) effectif(s). L entreprise d assurances en informera l intermédiaire d assurances, - la conservation du dossier d identification. 2. dans le cadre des obligations relatives à la politique d acceptation des clients et au devoir de vigilance: - la tâche de vérification de la cohérence entre l opération et le profil du preneur d assurance, - la mise en œuvre d'un système de surveillance automatisé pour détecter les opérations atypiques (surveillance de deuxième ligne), - la décision quant à la souscription du contrat, de son maintien et du paiement de la prestation, - l analyse de l opportunité de faire une déclaration à la C.T.I.F., - la mise à jour des données d identification: (1) à chaque événement du contrat, (2) en cas de nouveau contrat, 32

(3) ou si cela s avère nécessaire (indication que les données ne sont plus à jour, sont inexactes ou mensongères, ou lorsqu on doute que la personne initialement identifiée est effectivement la personne qui souhaite réaliser l opération), dans la mesure où le preneur d assurance s adresse directement à l entreprise d assurances. En cas de modification, elle en informera l intermédiaire d assurances et prendra et conservera une copie du nouveau document probant. Attention: l entreprise d assurances est attentive aux dépassements des seuils de prime (voir Tableau des clignotants et indicateurs Annexe 6 et preuve de l origine des fonds) en cours de contrat et au niveau du client. L entreprise d assurances et l intermédiaire d assurances ont l obligation de déclarer l'un et l'autre à la C.T.I.F. tout indice ou tout soupçon qu une opération est liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme. La Loi Anti-blanchiment interdit aux entreprises d assurances et aux intermédiaires d assurances de porter à la connaissance du client concerné ou de tout tiers que des informations ont été transmises à la C.T.I.F.. Cependant, dans le cadre de la répartition des tâches, l'intermédiaire d assurances ne peut plus être considéré comme un tiers par l entreprise d assurances et vice-versa. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l intermédiaire d assurances ou par l entreprise d assurances, chacune des parties en informera sans délai l autre. Annexes au chapitre 2 : - Annexe 1 - Schéma de répartition des tâches entre les intermédiaires d assurances et les entreprises d assurances - Annexe 2 - Questionnaire blanchiment de capitaux pour personnes physiques - Annexe 3 - Questionnaire blanchiment de capitaux pour personnes morales - Annexe 4 - Questionnaire blanchiment de capitaux lors de la prestation - Annexe 5 - Questions relatives à la détection des personnes politiquement exposées reprises dans les propositions d assurance - produits à risque sensible - Annexe 6 - Tableau des clignotants et des indicateurs - Annexe 7 - Déclaration bénéficiaire(s) effectif(s) Ces Annexes se trouvent également sur www.brocom.be. 33

Chapitre 3 - Les mécanismes particuliers La Banque Nationale de Belgique 27 doit dénoncer aux autorités judiciaires les mécanismes particuliers ayant pour but ou pour effet de favoriser la fraude fiscale dans le chef de tiers mis en place par une entreprise dont elle assure le contrôle, lorsqu'elle a connaissance du fait que ces mécanismes particuliers constituent, dans le chef de ces entreprises mêmes, en tant qu'auteur, coauteur ou complice, un délit fiscal passible de sanctions pénales. Le bon fonctionnement d une entreprise d assurances repose en grande partie sur la confiance du public dans son intégrité et dans sa bonne réputation. A cet égard, son comportement fiscal est un élément déterminant dont la manifestation la plus claire est l engagement dans la lutte contre les mécanismes particuliers ayant pour but ou pour effet de favoriser la fraude fiscale. C est pourquoi la Communication D.207 du 30 novembre 2001 relative aux mécanismes particuliers ayant pour but ou pour effet de favoriser la fraude fiscale dans le chef de tiers (disponible sur www.bnb.be) impose aux entreprises d assurances une politique de prévention qui vise à empêcher la mise en place de «mécanismes particuliers». De leur côté, les intermédiaires d assurances collaboreront avec les entreprises d assurances pour leur permettre de remplir leurs obligations. 1. Que recouvre la notion de «mécanisme particulier»? Un mécanisme particulier est un procédé mis en place par une entreprise d assurances qui n est pas conforme à la pratique normale en assurance et qui a pour but ou pour effet de rendre possible ou de favoriser la fraude fiscale par des tiers (essentiellement par la clientèle). Il ne doit pas nécessairement s agir d opérations répétées. De même, il n'est pas requis que ce mécanisme constitue, en soi, une infraction fiscale. Il suffit, par exemple, que l'entreprise d'assurances soit au courant du fait que, par son intervention (ou par celle de son mandataire), l'administration fiscale puisse être induite en erreur sur la situation fiscale du tiers. 2. Exemples de mécanismes particuliers : Pour plus de clarté, la Communication D.207 a illustré la notion de mécanisme particulier par des exemples concrets d'opérations prohibées. Il est évident que cette liste n est pas exhaustive et que toute autre opération, montage ou conseil susceptible de favoriser la fraude fiscale dans le chef de clients, en toutes matières fiscales, est interdite. 27 La même obligation vaut pour la FSMA. 34

(1) - Tout service ou conseil fourni aux résidents belges permettant d encaisser en Belgique des revenus mobiliers étrangers sans application de précompte Si des revenus mobiliers provenant d opérations d assurances ou de capitalisation commercialisées par une entreprise étrangère qui appartient au groupe (ou avec laquelle il existe une collaboration contractuelle ou de fait) sont payés à des résidents belges, l établissement ou l'agent payeur est présumé savoir que la loi fiscale belge est d application et que le précompte mobilier éventuel doit être retenu. Si le précompte mobilier n'est pas dû, il doit attirer l'attention du client sur son obligation de mentionner ces revenus dans sa déclaration fiscale. - En pratique : Le paiement en Belgique de revenus mobiliers provenant de produits commercialisés par des entreprises étrangères appartenant au même groupe est soumis aux règles concernant la retenue du précompte mobilier. Par ailleurs, le paiement en Belgique de revenus mobiliers provenant de produits d assurances à des non-résidents donne systématiquement lieu à la retenue du précompte mobilier. Le cas échéant, le client non-résident pourra récupérer tout ou partie du montant du précompte au moyen du document 276.Int ou opérer une compensation avec les impôts dus dans son État de résidence. (2) - L'absence de mention des garanties dans l acte de crédit La Communication D.207 met en évidence la pratique par laquelle une entreprise d assurances ne mentionne pas précisément toutes les garanties prises en considération pour octroyer ou majorer un crédit dans le document par lequel elle notifie sa décision (indication de l identité de celui qui octroie la garantie, montant de la garantie, nature de celle-ci). L énumération des garanties peut être remplacée par une référence à d autres documents dans lesquels ces garanties sont mentionnées. (3) - Le fait d antidater des contrats d assurance Le fait d antidater un document est considéré comme un mécanisme particulier. (4) - Le fait de ne pas distinguer sur l avis d échéance les primes en fonction des garanties souscrites (assurance principale - assurances complémentaires) La pratique d absence de ventilation sur l avis d échéance des primes qui, dans une assurance Vie individuelle, ne donnent lieu que partiellement à une réduction d impôt (par exemple les primes des couvertures complémentaires invalidité et accident), permet de bénéficier indûment de réductions d impôt. (5) - Toute modification d un contrat d assurance Vie pour lequel une attestation fiscale a été délivrée auparavant, sans adresser une copie de l avenant de modification à l administration fiscale L entreprise d assurances émet diverses attestations (de conformité, de prime payée, etc.) pour les contrats d assurance Vie gérés dans un cadre fiscal particulier (épargne à long terme, épargne-pension, assurances dirigeant d entreprise, assurances de groupe). - En pratique : Chaque année, l entreprise d assurances fournit directement au preneur d un contrat épargne-pension la fiche 281.60 (attestation de prime payée et confirmation du respect des conditions) à joindre à sa déclaration d impôt. Dans le cadre de l immunisation fiscale classique, l entreprise d assurances remet au preneur d assurance l attestation de conformité et l attestation de paiement lors de l émission de la police à joindre à sa déclaration d impôt de l année où il sollicite pour la première fois la réduction d impôt. En outre, l entreprise d assurances s engage à informer l Administration 35

fiscale, au moyen d une copie de l avenant intervenu, des modifications qui seraient apportées ultérieurement au contrat. (6) - La délivrance d attestations pour des versements individuels, en dehors du règlement d assurance de groupe, en les faisant passer pour des versements effectués en vertu de ce règlement. (7) - Tout paiement en exécution d un contrat d assurance dirigeant d entreprise, sans établir la fiche 281.00, lorsque le dirigeant est devenu lui-même bénéficiaire Le paiement d une prestation d assurance ou d une valeur de rachat en exécution d un contrat d assurance dirigeant d entreprise dans lequel ce dirigeant est devenu bénéficiaire direct, sans établir la fiche d information 281.00, permet à ce dernier d occulter ce paiement sur le plan fiscal. - En pratique: L Administration fiscale est systématiquement informée au moyen de la fiche 281.00 émise par l entreprise d assurances, de tout paiement en provenance d une police gérée dans le cadre fiscal de l assurance dirigeant d entreprise. (8) - La délivrance d attestations de conformité sans respecter les exigences fiscales Délivrer des attestations de conformité lorsque les bénéficiaires mentionnés sur l attestation ne remplissent pas les conditions fiscales, permet de bénéficier de manière illégale de réductions d impôt dans le cadre de l épargne à long terme ou de l épargne-logement. La délivrance intentionnelle d une attestation inexacte peut en outre constituer un délit de faux en écriture. - En pratique: Les entreprises d assurances rédigent les attestations de conformité sur base des déclarations du preneur d assurance. Ce dernier est légalement tenu de déclarer spontanément et de façon exacte toutes les circonstances connues de lui en relation avec l appréciation du risque par l entreprise d assurances (article 5 de la Loi sur le contrat d assurance terrestre). (9) - Le fait de collaborer à de la simulation d assurance La Communication D.207 vise, entre autres, la conclusion de contrats sans risque d assurance (par exemple lorsque le risque à assurer est inexistant ou lorsque la couverture porte sur une période échue durant laquelle aucun sinistre n a pu survenir). - En pratique: Peut notamment être considérée comme une situation simulée, l exercice irrégulier d une procuration en assurance Vie. Pour qu une procuration puisse être correctement utilisée, il faut qu un mandat exprès ait été donné. En outre, la faculté de désigner ou de modifier un bénéficiaire ne peut être déléguée. Le mandat prend légalement fin par la mort du mandant. L entreprise d assurances ne se contente pas de conserver un exemplaire de procuration dans la police, mais réclame systématiquement une preuve de vie du mandant (certificat de vie établi par l administration communale ou attestation d un médecin). (10) - Le non-respect du devoir d information mentionné dans le Code des droits de succession Les articles 96 et 97 du Code des droits de succession imposent aux entreprises d assurances un devoir d information au profit de l Administration de l Enregistrement et des Domaines. L information vise la description des montants alloués en vertu du contrat d assurance Vie, ainsi que l identité des ayants droit (bénéficiaires, héritiers). 36

L Administration met à la disposition des entreprises d assurances un seul modèle de formulaire (liste 201). L entreprise d assurances établit la liste 201 après avoir reçu une notification écrite du décès soit du preneur d assurance, soit de l assuré d un contrat d assurance Vie et après avoir identifié le ou les bénéficiaire(s). 3. Comment lutter contre les mécanismes particuliers? Pour empêcher la mise en place de mécanismes particuliers qui favorisent la fraude fiscale dans le chef de la clientèle, l intermédiaire d assurances veillera notamment à: - observer strictement les directives et les règles fiscales, - ne pas antidater des documents ou des polices, - ne pas délivrer d attestations ou de déclarations inexactes, - selon l information reçue de l entreprise d assurances, apporter à ses clients une information correcte relative à la déduction des primes, - selon l information reçue de l entreprise d assurances, les informer clairement en matière d imposition des prestations d assurance, - ne pas s impliquer dans des montages qui tendent à éluder les droits de succession. 37

Chapitre 4 - Les procédures d établissement d un contrat Ce chapitre décrit les phases de souscription, de gestion et de liquidation d un contrat. Il va de soi que ceci n exclut pas une approche particulière propre à chaque entreprise d assurances et notamment liée à son système de gestion informatique. 1. Lexique - le projet, appelé aussi étude ou plan, n est pas une offre et n engage pas les parties à conclure le contrat, - la proposition d assurance est un formulaire émanant de l entreprise d assurances, à remplir par le preneur d assurance, et destiné à éclairer l entreprise d assurances sur la nature de l opération et sur les faits et circonstances qui constituent pour elle des éléments d appréciation du risque. La proposition d assurance n est pas une offre et n engage pas les parties à conclure le contrat (art.1 er litt. L de la Loi sur le contrat d assurance terrestre), - la police pré signée est un contrat d assurance signé préalablement par l entreprise d assurances et contient une offre de contracter aux conditions qui y sont décrites (art.1 er litt. M de la Loi sur le contrat d assurance terrestre), - les conditions particulières de la police font généralement suite à la proposition d assurance, émanent de l entreprise d assurances et constituent une offre de contracter. 2. Contrat d assurance: étapes successives La négociation d un contrat d assurance connaît une série d étapes successives: (1) - Le projet Pour réaliser un projet, l intermédiaire d assurances utilisera la version en vigueur du logiciel diffusé par l entreprise d assurances. (2) - La souscription - La proposition d assurance L intermédiaire d assurances assiste généralement le client dans l accomplissement des tâches administratives qui accompagnent la souscription d un contrat. Lorsqu il aide le client à remplir la proposition d assurance, tous les éléments à compléter sont importants et le document doit être signé par le candidat preneur d assurance (et par le candidat assuré s il s agit de personnes différentes). - Le taux de commission Il est conseillé de rester dans la structure tarifaire du tarif communiqué. Sans indication, une affaire est toujours émise par défaut au taux de commission comme fixé dans le barème de commission de l entreprise d assurances. Si l intermédiaire d assurances décide, après concertation avec son client, d appliquer un taux inférieur, il importe de le préciser clairement dans la proposition d assurance pour que le contrat soit émis en concordance avec ce choix. Il va de soi que le taux de commission mentionné dans la proposition d assurance ne peut pas être supérieur à celui renseigné dans le projet. 38

- Une transmission rapide des données L affectation des fonds ne sera garantie que si l entreprise d assurances possède la proposition d assurance correctement complétée et que si le versement est crédité sur le compte financier de l entreprise d assurances. - Les versements Dans l intérêt du client et dans une perspective de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, le transfert de la prime par le compte financier de l intermédiaire d assurances doit être évité, aussi bien que les paiements en espèces. L intermédiaire d assurances insistera auprès de son client pour que tout versement comporte un numéro de communication structurée (V.C.S.), s il existe, ou les références précises du contrat. Les unités ne pourront être attribuées au plus tôt que le jour où les versements auront pu être affectés au contrat selon les conditions générales du contrat souscrit. - Les mesures anti-blanchiment Les documents de souscription comprendront également les documents probants relatifs à l identification du client (cfr. supra chapitre 2 - La prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, point 3.1.(1)). (3) - La gestion - Les modifications du contrat Toute modification au contrat doit être signalée à l entreprise d assurances par un écrit. Pour une modification de garantie à la hausse ou à la baisse, un changement de compartiment dans un contrat de la branche 23 («switch»), une modification des rachats programmés, un changement de bénéficiaire, y compris l ajout d une adresse de correspondance, une demande écrite du preneur d assurance et signée par lui est toujours requise. Pour un paiement, l intermédiaire d assurances veillera à faire mentionner par le client le numéro de compte à créditer. L intermédiaire d assurances ne peut naturellement jamais signer à la place du preneur d assurance. Dans l hypothèse d une communication par fax ou par voie électronique, l entreprise d assurances pourra demander dans les 30 jours la communication des documents originaux. - Les consignes de sécurité Toute communication au sujet du contrat (valeur de la réserve, identité du (des) bénéficiaire(s), montant des versements, etc.) ne peut s opérer que vers le preneur d assurance. L intermédiaire d assurances se montrera particulièrement prudent lors d une demande téléphonique. - Les versements complémentaires Tout versement complémentaire sera affecté aux fonds en fonction de la répartition préalablement choisie par le preneur d assurance, sauf instruction contraire écrite et signée de sa part et introduite avant le versement. 39

(4) - La liquidation - Liquidation en cas de rachat total ou partiel Pour le paiement de la valeur de rachat totale ou partielle, l intermédiaire d assurances transmettra à l entreprise d assurances: - la demande écrite du preneur d assurance datée et signée par lui, indiquant le mode de paiement souhaité, - une copie de la carte d identité du preneur d assurance, - s il y a lieu, une copie de la carte d identité du bénéficiaire du rachat. L entreprise d assurances peut toujours demander des documents ou de l information supplémentaires. - Liquidation en cas de décès Pour le paiement de la prestation décès, l intermédiaire d assurances transmettra notamment à l entreprise d assurances: - un extrait d acte de décès de l assuré, - un certificat médical établi par le médecin ayant constaté le décès, - une copie de la carte d identité du (des) bénéficiaire(s). L entreprise d assurances peut toujours demander des documents supplémentaires. Ces documents doivent parvenir le plus rapidement possible à l entreprise d assurances. Ils génèrent en effet l obligation d information de l entreprise d assurances à l Administration de l Enregistrement et des Domaines (article 96 et 97 du Code des droits de succession). - Liquidation en cas de vie (au terme du contrat) Pour le paiement de la valeur du contrat, l intermédiaire d assurances transmettra à l entreprise d assurances, selon sa demande: - un certificat de vie de l assuré, - une copie de la carte d identité du bénéficiaire, - la quittance signée par le preneur d assurance et par le bénéficiaire, si ceux-ci sont deux personnes différentes. En aucun cas, l entreprise d assurances ne versera les sommes dues sur le compte bancaire de l intermédiaire d assurances, sauf mandat exprès du client. 40