Assemblée générale ESUP Portail 22 septembre 2010 10h00 Participation Ø 37 établissements représentés Ø 7 pouvoirs d établissements Ouverture de la séance par Alain Mayeur Alain Mayeur, président de l association, remercie l ensemble des établissements pour leur présence et leur participation active à la vie du Consortium (64 membres). Il remercie également l Université de Paris Descartes pour son accueil et pour la qualité des prestations proposées pour les événements du Consortium. Présentation de l ordre du jour de la séance - Présentation du rapport moral et d activité - Clôture de l exercice budgétaire 2009 - Choix du commissaire aux comptes - Perspectives d évolution des actions - Tarification des adhésions 2011 - Questions diverses Rapport d activité Alain Mayeur présente le rapport d activité de l association (joint à ce document). Il insiste particulièrement sur les points suivants : - les membres du consortium - l organisation (comité de direction, rencontres ESUP-Days et ateliers) - les actions et les travaux (conventions, espace adhérents) - les coopérations Alain Mayeur propose l élection de deux nouveaux membres au comité de direction pour la prochaine assemblée générale. Raymond Bourges précise l importance du projet d évolution du socle ESUP-Commons ainsi que les évolutions en cours. Il est également nécessaire que ce socle soit également reconnu et utilisé par les sociétés avec lesquelles les établissements peuvent être amenés à soustraiter. La thématique GED semble intéresser de plus en plus d établissements et il semble important de mobiliser davantage d acteurs et de moyens autour de ce sujet. Un sondage pourrait être 22 septembre 2010 Assemblée générale ESUP Portail 1
organisé afin de prendre en compte les usages et les besoins des établissements dans ce domaine. - Parmi les besoins cités on trouve une demande pour un service de gestion du courrier. - L université Paris Descartes a utilisé Nuxeo, sans ESUP-ECM, mais rencontre des difficultés en ce qui concerne la prise en compte des groupes. - Au delà des groupes il serait intéressant de prévoir des outils qui exploitent la fédération d identité. - La mise en place d une GED est un projet d établissement très structurant qui nécessite des moyens humains importants. Le thème de la mobilité est aujourd hui au cœur des actions du consortium qui vise à recenser et faciliter la diffusion des actions existantes dans ce domaine. Les actions concernant la gestion des groupes et l intégration CMS-ENT sont également prioritaires. En ce qui concerne les messageries collaboratives plusieurs établissements ont ou sont actuellement en train de déployer des solutions de type Sogo, Zimbra Des retours sur ces mises en œuvres sont prévus pour début 2011. Il est envisagé une intervention de Jonathan Markow Directeur de JASIG lors des prochaines ESUP-Days en février 2011. Il est à noter que la coopération entre le Consortium et l AMUE devient de plus en plus présente. Il est souligné par quelques établissements les difficultés rencontrées lors des évolutions du socle et des outils de l ENT ainsi que la nécessité de ressources avec des compétences de haut niveau. Néanmoins le réseau de compétences constitué par le Consortium est une source d appui forte ; le Consortium n étant pas une société de service, il ne peut pas assurer le déploiement et le suivi de la mise en œuvre au sein des établissements. Par ailleurs la mutualisation et la mise en place de plate formes communes sont des pistes qui se dégagent de plus en plus, à travers la mise en place de socles communs les plus larges possibles et une adaptation propre à chaque établissement (cf ESCO). Il s agit ici de solutions qui peuvent également être mises en œuvre au niveau des UNR. L exemple de mutualisation sur l UNR RUNN montre également les démarches visant à optimiser les ressources humaines. Pour ce qui concerne la mise en œuvre de la version 3 d ESUP-Portail, l ensemble des établissements soulignent la qualité de la formation qui a été faite autour de la mise en œuvre du socle, mais certains indiquent des difficultés pour la mise en œuvre des différentes portlets. Une réflexion plus approfondie pourrait être menée sur cette problématique au cours des mois à venir. A l issue des débats, le rapport d activité est adopté à l unanimité. Bilan financier Expertise comptable Monsieur Poletti, cabinet KPMG Entreprises, intervient en qualité d expert comptable pour le Consortium (voir présentation jointe). Il présente le compte de résultat pour la période juillet 2008-décembre 2009 : 22 septembre 2010 Assemblée générale ESUP Portail 2
Puis le bilan : - Produits d exploitation 174 400 - Charges d exploitation 67 468 - Produits financiers 120 - Résultats excédentaire 107 051 - Actif - Passif o Immobilisé 15 o Circulant 185 640 o Fonds associatifs 107 051 o Dettes 53 003 o Produits constatés d avance 25 600 - Soit un bilan à l équilibre pour 185 655 Bilan financier Brigitte Nominé, trésorière de l association, présente le bilan financier en expliquant les différents postes de dépense. Le bilan financier est adopté à l unanimité. Pour 2010, 64 établissements ont adhéré. Par ailleurs, 11 conventions sont en cours de mise en œuvre avec des établissements pour différentes prestations (principalement des partenariats de développement, d animation d actions avec les établissements qui fournissent des efforts pour l ensemble de la communauté, sous réserve qu ils soient membres de l association). Commissaire aux comptes Mission du commissaire aux comptes Monsieur Poletti présente sa mission vis à vis du consortium en qualité de commissaire aux comptes. - le commissaire aux comptes est obligatoire si l association reçoit plus de 153 000 de financements publics - il est nommé pour 6 exercices - il doit assurer la transparence financière avec l ensemble des membres - il procède à un audit afin d assurer qu aucune anomalie significative n a été constatée Désignation d un commissaire aux comptes Le cabinet KPMG Entreprises a établi une proposition financière pour une prestation de commissaire aux comptes dont le montant est de 1350 HT par an plus frais de déplacement. Le cabinet KPMG Entreprises est désigné à l unanimité pour devenir le commissaire aux comptes de l association. 22 septembre 2010 Assemblée générale ESUP Portail 3
Adhésions 2010 Le tarif actuel est de : - 3 000 si moins de 10 000 étudiants - 4 000 au delà Une proposition de tarif à 4 paliers est faite : - 2 500 si moins de 5000 étudiants - 3 000 entre 5 et 10 000-3 500 entre 10 et 20 000-4 000 au delà de 20 000 Après débat, le tarif ci dessus est adopté à l unanimité pour 2011. Il convient néanmoins de trouver, pour 2012, une tarification adéquate en fonction des futures évolutions dans le paysage universitaire français. Perspectives d évolution des actions Alain Mayeur présente les évolutions majeures prévues pour le prochain exercice (cf copie des transparents), dont les thématiques suivantes : - évolution des environnements numériques - généralisation des versions ESUP 3 - enrichissement du socle - travail sur les groupes et la GED - évolution des modes de communication Questions diverses Un certain nombre de questions ont déjà été abordées au cours des points précédents. L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 12h45. 22 septembre 2010 Assemblée générale ESUP Portail 4
Rapport d activité Paris, 22 septembre 2010 ESUP-Portail Association «Consortium ESUP-Portail» Evolution importante des adhésions Démarrage octobre 2008 Reconduction des adhésions en 2010 Evolution du nombre d adhérents 35 membres au 1/05/09 50 membres au 1/12/09 64 membres au 1/09/2010 1
Membres actuels INP TOULOUSE UNIVERSITE DE VALENCIENNES UNIVERSITE HENRI POINCARE NANCY 1 UNIVERSITE DE RENNES 1 INSA DE TOULOUSE UNIVERSITE DE PERPIGNAN UNIVERSTITE DE VERSAILLES ST QUENTIN UT de COMPIEGNE ECOLE ST CYR COETQUIDAN ESAT DE RENNES UNIVERSITE PARIS IV SORBONNE UNIVERSITE D'ARTOIS E.H.E.S.S. PARIS UNIVERSITE PARIS DAUPHINE UNIVERSITE DE MEDITERRANNEE AIX I UNIVERSITE DE CERGY PONTOISE UNIVERSITE DE LA ROCHELLE AG 22 I septembre 2010 Paris UNIVERSITE DU LITTORAL UNIVERSITE DE NANCY 2 UNIVERSITE DE LIMOGES UNIVERSITE DE LA REUNION ENSIETA DE BREST GIP RECIA UNIVERSITE D'ORLEANS UNIVERSITE DE PARIS 12 UNIVERSITE DE PAU ET ADOUR UNIVERSITE PARIS DESCARTES UNIVERSITE DU MAINE UNIVERSITE DE LILLE 1 - USTL INSA DE LYON UNIVERSITE DE BRETAGNE OCCIDENTALE UNIVERSITE D'EVRY VAL D'ESSONNE UNIVERSITE MONTPELLIER 1 Membres actuels UNIVERSITE PARIS OUEST NANTERRE UNIVERSITE DE PICARDIE JULES VERNE INPL - InsAtut NaAonal Polytechnique de Lorraine UNIVERSITE DIDEROT PARIS 7 UNIVERSITE DE BOURGOGNE UNIVERSITE DE BRETAGNE SUD UNIVERSITE DE PARIS 1 UNIVERSITE DE BORDEAUX 1 UNIVERSITE DE TOULOUSE 1 UNIVERSITE DE FRANCHE COMTE UNIVERSITE MONTESQUIEU BORDEAUX 4 UPMC Université Pierre et Marie Curie PARIS 6 UNIVERSITE DU HAVRE UNIVERSITE DE ROUEN INSA DE ROUEN ENSICAEN UNIVERSITE DE CAEN Basse Normandie ENS Paris UNIVERSITE PARIS EST Marne la Vallée UT de TROYES UNIVERSITE de STRASBOURG UNIVERSITE PARIS SUD 11 Centre CHAMPOLLION ALBI UNIVERSITE de TOURS UNIVERSITE AIX MARSEILLES 3 Télécommanagement Sud Paris UNIVERSITE de BORDEAUX 2 UNIVERSITE d ANGERS UNIVERSITE de GENEVE IPB - InsAtut P de Bordeaux UNIVERSITE JOSEPH FOURIER GRENOBLE 2
Rappel Organisation Renforcement de la mutualisation Evolution du socle et des composants Incubateur Démarche de projet (Pstages, ESUP-Mobile, E-candidat..) Rencontres ESUP-days (2 par an) Organisation d ateliers Rappel Organisation Comité de direction (17 mars 2010 et 1 er juillet 2010) Réunions de coordination Soutien des actions par convention Echange avec les listes ESUP Espace Adhérent 3
Actions/Travaux Déploiement Version ESUP V3 Packaging avec l implémentation Uportal V3 Atelier et journée de formation en mars 2010 Supports, enregistrement du tutoriel Machine virtuelle Participation au tutoriel Actions/Travaux ESUP-Commons V2 Evolution de l atelier «stockage» Prise en compte des aspects GED ESUP-ECM Implémentation Nuxeo Mise en production Packaging Support Nuxeo 4
Actions/Travaux Atelier Mobilité dispositif nomade Echanges sur les besoins de services numériques pour les équipements mobiles Projet ESUP-Mobile (Coopération Univ-Mobile) Préconisations pour les développements Articulation avec l évolution d ESUP-Commons Mutualisation et diffusion des composants Démarche de projet (comité de pilotage, comité technique) Communication ESUP-Mobile CIUEN 2010 Actions/Travaux Atelier «Evolution des outils de communication» Documents dans l espace «adhérents» Réunion d échange organisée sur Paris (juin 2010) Retour d étude, retour d expérience sur des nouveaux outils Présentation de l atelier, étude aux ESUP-Days 10 Réflexion sur l évolution des bureaux numériques Mutualisation avec le CRU (service messagerie NG) 5
Actions/Travaux Atelier «Gestion des groupes» Réunion d échange et de transfert de compétences ESCO organisée sur Paris (avril 2010) Capitalisation des travaux sur grouper Mise en place d un atelier sur cette action Actions/Travaux Atelier «Interaction CMS - ENT» Réflexion à mener sur les productions de contenus diffusés au moyen de l ENT Articulation avec les travaux menés par JASIG Mise en place d un atelier sur cette action (démarrage 4T 2010) 6
Actions/Travaux ESUP-Days 9 (Février 2010) Nombre de participants: 110 Interventions et présentations en ligne ESUP-Days 10 (Juillet 2010) Nombre de participants: 100 10 ème événement JASIG Développement des relations avec JASIG Réunion téléphonique (suivi et échanges) avec la Direction JASIG (Jonathan Markow) Renforcement de la collaboration JASIG/ESUP Travaux sur la gestion des groupes, intégration CMS-ENT Communications JASIG 7
ESCO-Portail Développement des coopérations Capitalisation sur les travaux ESCO Grouper Evolution «annonce/lecture» Cohérence sur les versions de socle Coopération AMUE Partenariat AMUE/ESUP Réunion de coordination ESUP AMUE (Mai 2010) ROF (participation aux ateliers, phase de réalisation) Communication sur Pstages V2 (en cours de finalisation) Proposition d étude du composant E-candidat Articulation avec les travaux «gestion des groupes» Evolution du composant «dossier agent» avec SIHAM Suivi des travaux sur le référentiel PRISME 8
Coopération COCKTAIL La Direction Cocktail a été sollicitée - Accord sur le principe Nouvelle structure Cocktail en cours de mise en place Les modalités et les actions conjointes n'ont pas encore été définies Evolutions Environnement d hébergement Qualité de service Montée en compétences Intégration de plus en plus forte Evolution des environnements numériques Démarche transversale d établissement Interaction avec les plateformes de formation, les systèmes documentaires Accès aux ressources pédagogiques (profil, UNT) 9
Evolutions Généralisation des versions ESUP 3 Evolutions technologiques Composants en mode portlet Prise en compte des dispositifs mobiles Version 3.1 : normes d'accessibilité Web Evolutions Enrichissement des éléments du socle Transversalité sur la gestion des documents Gestion des groupes Evolution des modes de communication Cohérence des dispositifs d échange et de diffusion d information 10
Eléments financiers Paris, 22 septembre 2010 Compte de résultat 2008-2009 (1/2) Adhésions 2008-2009 : 161 400 52 établissements adhérents Prestations de service : 13 000 Assistance UNR IDF Intérêts : 120 Total des produits: 174 520 Copyright 2010 1
Compte de résultat 2008-2009 (2/2) Achats et charges : Conventions avec les établissements (53 452 ) Maintenance Nuxeo (9 568 soit 2/3 de la facture) Honoraires (1 680 ) Repas organisation Esup days (2 690 ) Frais bancaires et taxes (68 ) Total des charges : 67 468 Résultats : 107 051 Copyright 2010 Bilans 2008-2009 Présentation et explication des différents documents comptables Vote des comptes pour le 1 ER exercice comptable de l association juillet 2008 31 décembre 2009 Copyright 2010 2
Quelques éléments sur 2010 Point sur les adhésions : 64 établissements pour l année 2010 Dont 4 en attente de paiement Point sur les conventions Toutes les conventions signées en 2009 ont été payées aux établissements Copyright 2010 Etats des conventions 2010 Etablissements Convention établie Convention signée Convention payée Lille 1 OUI OUI OUI Artois OUI OUI Pas de facture reçue INSA Lyon OUI OUI Pas de facture reçue Valenciennes OUI OUI Pas de facture reçue INPT OUI OUI OUI La Rochelle OUI OUI 70% payé Rennes 1 OUI NON - UHP Nancy 1 OUI NON - Montpellier 1 OUI NON - Paris Descartes NON NON - Aix Marseille 3 OUI NON - Copyright 2010 3
Tarification 2 tarifs (2009 et 2010) : Nbre d étudiants < 10000 3 000 Nbre d étudiants > 10000 4 000 Proposition 4 tarifs : Nbre d étudiants < 5000 2 500 Nbre d étudiants > 5 000 et < 10 000 3000 Nbre d étudiants >10 000 et < 20 000 3500 Nbre d étudiants > 20 000 4 000 Copyright 2010 4
KPMG Entreprises CONSORTIUM ESUP PORTAIL Présentation des comptes de l exercice clos le 31 décembre 2009 (exercice de 18 mois). Assemblée Générale du 22 septembre 2010 2008 KPMG S.A. société anonyme d expertise comptable et de commissariat aux comptes en France, membre du réseau KPMG de cabinets indépendants adhérents de KPMG International, une coopérative de droit suisse. Tous droits réservés. USAGE INTERNE 1 Sommaire Présentation du compte de résultat Présentation du Bilan La mission du Commissaire aux comptes 2 1
Présentation du compte de résultat 2008 KPMG S.A. société anonyme d expertise comptable et de commissariat aux comptes en France, membre du réseau KPMG de cabinets indépendants adhérents de KPMG International, une coopérative de droit suisse. Tous droits réservés. USAGE INTERNE 3 Le compte de résultat Postes Montant Prestations de service Travaux l Univ Paris 1 13.000 Cotisations 2008 + 2009 161.400 Produits d exploitation 174.400 Autres achats et charges externes Sous-traitance adhérents Maintenance Frais de déplacements Prestations administratives 67.429 Impôts et taxes 39 Charges d exploitation 67.468 Produits financiers 120 Résultat excédentaire 107.051 2008 KPMG S.A. société anonyme d expertise comptable et de commissariat aux comptes en France, membre du réseau KPMG de cabinets indépendants adhérents de KPMG International, une coopérative de droit suisse. Tous droits réservés. USAGE INTERNE 4 2
Présentation du bilan 2008 KPMG S.A. société anonyme d expertise comptable et de commissariat aux comptes en France, membre du réseau KPMG de cabinets indépendants adhérents de KPMG International, une coopérative de droit suisse. Tous droits réservés. USAGE INTERNE 5 Le bilan Actif Montant Passif Montant Actif immobilisé Fonds associatifs Immobilisations incorporelles Réserves Immobilisations corporelles Reports à nouveau Immobilisations financières 15 Résultat de l exercice 107.051 Actif circulant Provisions et fonds dédiés Stocks et en-cours Autres Créances 22.250 Dettes Disponibilités 158.606 Emprunts Charges constatées d avance 4.784 Dettes Fournisseurs 53.003 Produits constatées d avance 25.600 TOTAL ACTIF 185.655 TOTAL PASSIF 185.655 2008 KPMG S.A. société anonyme d expertise comptable et de commissariat aux comptes en France, membre du réseau KPMG de cabinets indépendants adhérents de KPMG International, une coopérative de droit suisse. Tous droits réservés. USAGE INTERNE 6 3
L Actif Actif Montant Actif immobilisé Immobilisations incorporelles Immobilisations corporelles Immobilisations financières Parts sociales Crédit Mutuel 15 Actif circulant Stocks et en-cours Autres Créances Cotisations dues : 19.000 Prestations 2009 Univ Paris 1 : 3.250 22.250 Disponibilités 158.606 Charges constatées d avance Contrat de maintenance Nuxéo 4.784 TOTAL ACTIF 185 655 2008 KPMG S.A. société anonyme d expertise comptable et de commissariat aux comptes en France, membre du réseau KPMG de cabinets indépendants adhérents de KPMG International, une coopérative de droit suisse. Tous droits réservés. USAGE INTERNE 7 Le Passif Passif Montant Fonds associatifs Réserves Reports à nouveau Résultat de l exercice 107.051 Provisions et fonds dédiés Dettes Emprunts Dettes Fournisseurs Prestations Universités 53.003 Produits constatées d avance Cotisations 2010 payées 25.600 TOTAL PASSIF 185.655 2008 KPMG S.A. société anonyme d expertise comptable et de commissariat aux comptes en France, membre du réseau KPMG de cabinets indépendants adhérents de KPMG International, une coopérative de droit suisse. Tous droits réservés. USAGE INTERNE 8 4
La mission du Commissaire aux comptes 2008 KPMG S.A. société anonyme d expertise comptable et de commissariat aux comptes en France, membre du réseau KPMG de cabinets indépendants adhérents de KPMG International, une coopérative de droit suisse. Tous droits réservés. USAGE INTERNE 9 La mission du commissaire aux comptes Obligation de nomination d un commissaire aux comptes (pour les associations) Lorsqu elle reçoit plus de 153 000 euros par an de financements publics (subventions ou ressources de l Etat, des établissements publics ou collectivités locales). Nomination Le commissaire aux comptes est nommé par l Assemblée Générale, pour un mandat de 6 exercices. Sa mission est permanente. Objectif Assurer la transparence financière de l association vis-à-vis de leurs membres et des tiers. 2008 KPMG S.A. société anonyme d expertise comptable et de commissariat aux comptes en France, membre du réseau KPMG de cabinets indépendants adhérents de KPMG International, une coopérative de droit suisse. Tous droits réservés. USAGE INTERNE 10 5
La mission du commissaire aux comptes (suite) Une obligation de moyens Pour former son opinion sur les comptes, le commissaire aux comptes procède à un audit en appliquant les normes d'exercice professionnel homologuées par le Garde des Sceaux, après avis du Haut Conseil du Commissariat aux Comptes et sur proposition de la CNCC. Ses contrôles sont faits par sondages, en fonction de son évaluation des systèmes comptables de l'entreprise. Le commissaire aux comptes a une obligation de moyens, non de résultat. Il n'a donc pas à vérifier toutes les opérations ni à rechercher systématiquement toutes les erreurs et irrégularités que les comptes pourraient contenir. Son objectif est d'obtenir l'assurance raisonnable qu'aucune anomalie significative ne figure dans les comptes. 2008 KPMG S.A. société anonyme d expertise comptable et de commissariat aux comptes en France, membre du réseau KPMG de cabinets indépendants adhérents de KPMG International, une coopérative de droit suisse. Tous droits réservés. USAGE INTERNE 11 La mission du commissaire aux comptes (suite) Les missions remplies par le commissaire aux comptes sont les suivantes : l'expression d'une opinion sur la régularité et la sincérité des comptes annuels et consolidés ; la vérification de la sincérité et de la concordance avec les comptes annuels des informations financières communiquées par l association ; la prévention des difficultés de l association dans le cas de la procédure d'alerte ; la révélation au Procureur de la République des faits délictueux dont il a eu connaissance ; l'émission d'attestations. 2008 KPMG S.A. société anonyme d expertise comptable et de commissariat aux comptes en France, membre du réseau KPMG de cabinets indépendants adhérents de KPMG International, une coopérative de droit suisse. Tous droits réservés. USAGE INTERNE 12 6
Contact Jean Pierre Pole+ Associé, KPMG Entreprises Responsable Economie Sociale et Solidaire, Région Est 523 Avenue André Malraux 54600 Villers lès Nancy 03.83.92.70.00 jppole+@kpmg.fr 2008 KPMG S.A. société anonyme d expertise comptable et de commissariat aux comptes en France, membre du réseau KPMG de cabinets indépendants adhérents de KPMG International, une coopérative de droit suisse. Tous droits réservés. USAGE INTERNE 13 7