Rôle, accès et formation des utilisateurs de HSPnet Les permissions des utilisateurs dans HSPnet sont déterminées par trois paramètres : Niveau d'accès Détermine la capacité à ajouter ou modifier la configuration et les registres du personnel et des étudiants Rôle utilisateur Détermine l'accès aux écrans et les droits d'ajout et de modification de chaque écran Options spéciales Restreint l'accès aux données Permission d'utilisation Niveau d accès : Coordonnateur demandeur Coordonnateur receveur Obligation d avoir 1 administrateur par organisme : Coordonnateur demandeur Coordonnateur receveur Agent de destination Enseignant Personnel clérical Formation Spécificités du rôle de l utilisateur La formation en classe est obligatoire. L administrateur local possède les droits suivants : Modification des enregistrements des étudiants et du personnel Modification de la configuration L administrateur local a donc un rôle important dans la protection de la vie privée et la qualité des données pour son établissement. L administrateur local peut aussi former les utilisateurs réguliers si ceux-ci ont effectué le module en ligne. La formation en classe n est pas toujours obligatoire. Elle peut L utilisateur régulier ne peut modifier les données concernant les étudiants, le personnel et la être remplacée par une formation téléphonique ou une configuration (privilèges de l administrateur local). formation par un administrateur local. Dans tous les cas, L utilisateur régulier, selon son niveau d accès, peut réaliser les opérations suivantes : l utilisateur doit auparavant effectuer le module en ligne. Modification des placements Modification des calendriers de stages Toute modification peut avoir un impact sur les autres utilisateurs. Il peut y avoir plus d un utilisateur régulier Document de travail mis à jour le 22 avril 2013 Page 1
Rôles - Organismes demandeurs (OD) Coordonnateur demandeur (CD) Rôles Description Type de formation selon le niveau d accès Fonctions: TOUTES Planifie, crée et envoie les demandes Vérifie les réponses et ajoute/met à jour les demandes Affecte les étudiants et les enseignants, conçoit les courriels Produit les horaires, rapports et correspondance Peut faire d autres tâches d ordre administratif au besoin (voir le rôle suivant) Formation en classe obligatoire 1 jour téléphone (1.5h) sera offerte en attendant de recevoir la formation en classe. Cette formation ne couvre pas l ensemble des fonctionnalités utilisées par l administrateur. téléphone sera offerte pour supporter l administrateur local en cas de besoin Soutien administratif - général Fonction: Maintien à jour les informations du système; soutien administratif Gère les informations touchant les programmes, les profils de cours, les documents téléversés Gère les données sur les étudiants et le personnel/enseignant, conçoit les courriels Gère les cohortes et les listes de classe (initialisation, absences, fin d études) Produit les horaires, rapports et correspondance Peut aider dans la création, l envoi et le suivi des demandes Document de travail mis à jour le 22 avril 2013 Page 2
Soutien administratif - étudiants Rôles Description Type de formation selon le niveau d accès Fonction: Maintien à jour les informations étudiantes Gère les bases de données des étudiants et des enseignants incluant les pré-requis Gère les cohortes et les listes d inscriptions (initialisation, dispense pour un cours, congé, fin d études) Enseignant Fonction: Constate ses horaires et les étudiants qui lui sont affectés; maintien à jour ses informations personnelles Passe en revue les stages, les étudiants et les horaires qui lui sont attribués Communique avec les personnes ressources des sites et de ses étudiants Document de travail mis à jour le 22 avril 2013 Page 3
Rôles - Organismes receveurs (OR) Rôle Description Type de formation selon le niveau d accès Coordonnateur receveur (CR) Fonction: TOUTES Vérifie les demandes reçues, signale les conflits d horaire potentiels et désigne un précepteur si nécessaire Réachemine électroniquement les demandes (aux destinations utilisant HSPnet) ou par courriel au besoin Assure le suivi avec les destinations et les écoles afin de résoudre les problèmes liés aux horaires ou autre Assure le suivi des demandes en attente afin de limiter les délais de réponse Produit des rapports incluant des horaires et des répertoires Peut faire d autres tâches d ordre administratif au besoin (voir le rôle suivant) Formation en classe obligatoire 1 jour téléphone (1.5h à 2h) sera offerte en attendant de recevoir la formation en classe. Cette formation ne couvre pas l ensemble des fonctionnalités utilisées par l administrateur. téléphone sera offerte pour supporter l administrateur local en cas de besoin Soutien administratif- Général Fonction: Maintien à jour les informations du système; soutien administratif Aide les destinations dans la gestion et la mise à jour de la base des données des précepteurs et des profils de destination Fait le suivi des stages et des affectations en vue de l arrivée des étudiants et de l enseignant Produit des rapports incluant des horaires et des Document de travail mis à jour le 22 avril 2013 Page 4
Rôle Description Type de formation selon le niveau d accès répertoires Peut aider le CR à : passer en revue les demandes reçues réacheminer électroniquement les demandes (aux destinations utilisant HSPnet) ou par courriel au besoin assurer le suivi des demandes en attente au besoin Agent de destination Fonction: Répond aux demandes reçues; désigne des précepteurs Passe en revue les demandes reçues et répond aux questions ou aux préoccupations des personnes ressources Accepte ou refuse les demandes; désigne des précepteurs au besoin Communique avec les personnes ressources des écoles et des enseignants Document de travail mis à jour le 22 avril 2013 Page 5
Responsabilités de l administrateur local Un coordonnateur demandeur ou receveur auquel sont assignées des tâches supplémentaires en lien avec l utilisation du logiciel Agir à titre de personne-ressource auprès de l équipe HSPnet et de l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal Gérer les accès des nouveaux utilisateurs: Étape 1 Distribuer le Guide de démarrage pour nouveaux utilisateurs Étape 2 Recevoir un avis de la part du centre d assistance confirmant que l orientation en ligne est complétée Étape 3 Initialiser les comptes d utilisateur et établir les droits d accès Au besoin, préparer des procédures spécifiques de l organisme pour soutenir les politiques de HSPnet Exemple : rédiger une procédure pour la signature de formulaire de consentement aux étudiants Modifier la configuration du système Former les utilisateurs réguliers Document de travail mis à jour le 22 avril 2013 Page 6