Centre de Ressources pour les Evaluations (ERC) Guide d'utilisateur. Bureau d Evaluation, Septembre 2006

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1 Centre de Ressources pour les Evaluations (ERC) Guide d'utilisateur Bureau d Evaluation, Septembre 2006 Ce Guide d'utilisateur de l ERC est aligné avec la politique d'évaluation du PNUD et le Guide d'utilisateur du PNUD (RMG User Guide). Pour l'information détaillée sur les conditions d'évaluation et les indications sur comment gérer un procédé d'évaluation selon la politique du PNUD, s'il vous plaît référez-vous à la section pertinente dans le Guide d'utilisateur de UNDP. September 22,

2 Table of Content I. L Introduction de l ERC Conceptualisation and Utilisation... 3 i. Quel est l ERC?... 3 ii. Qui a l accès? Quels types d'accès?... 3 iii. Quels sont les fonctions de l ERC?... 3 iv. Des Definitions Utiles... 4 II. Direction technique... 6 i. Pour l'utilisateur Général... 6 A. Accéder à l'information...6 A. Creating New Evaluation Plan... 7 B. Editer le Plan d Evaluation C. Télécharger les Termes de References (TOR) D. Télécharger les Rapports d Evaluation E. Télécharger un Sommaire d Evaluation et les Enseignements Tirés F. Ajouter la Réponse de Management iii. Vérifier et Editer les Donnés sur les Effets Importés de l'atlas Project Tree iv. Vérifier et Editer les Donnés sur les Projets Importés de l'atlas Project Tree IV. Comment Demander d Assistance avec l ERC! September 22,

3 I. L Introduction de l ERC Conceptualisation and Utilisation i. Quel est l ERC? ERC est un Système de Management d'information, basé sur le Net, qui facilite l'effort du PNUD de planifier stratégiquement et utiliser efficacement des évaluations pour la responsabilité, le management pour les résultats, et le management de connaissance. Le premier ERC a été lancé dans 2002 avec deux caractéristiques principales pour soutenir la planification d'évaluation et la bibliothèque d'évaluations dirigées par le Bureau d'evaluation ou a commandé par les unités du PNUD qui sont responsables des programmes. Le PNUD a récemment adopté la Politique d'evaluation, qui exige : Chaque unité de programme prépare un plan d'évaluation pour le cycle de programmation, comme une partie intégrale de formulation du programme. Chaque évaluation reçoit une réponse de management, et le suivi sera noté. Le Bureau d'evaluation est responsable de développer et de gérer le Système de Management d'information, qui permet unités de programme de télécharger et mettre à jour le plan d'évaluation, de même que la réponse de management, et de suivre le progrès d'implémentation. Dans cet égard, l ERC a été mis à jour pour faciliter ces conditions. ii. Qui a l accès? Quels types d'accès? o Général Tout le monde peut accéder au site de l ERC et regarder toute l'information téléchargé dans l ERC, y compris les plans d'évaluation de toutes unités de programme, les TORs, les rapports d'évaluation, et les réponses de management. o ERC Focal Points Les Focal Points de l ERC ont accès à éditer l'information pertinent à son unité. Un focal point de l ERC désigné peut abonner en utilisant son adresse du PNUD comme le nom d'utilisateur (s il vous plaît n'oubliez pas et le mot de passe d' du PNUD. Chaque unité de programme est exigée de nommer un focal point de ERC d'habitude c est un officier de programme ou un spécialiste d'évaluation et soumettre le nom, le titre fonctionnel, et l'adresse à au Bureau d'evaluation. iii. Quels sont les fonctions de l ERC? 1. La planification des évaluations : développer et maintenir un plan d'évaluation pour un cycle de programmation 2. Le partage de connaissance: télécharger et accéder aux Termes de Références d'évaluation, rapports d évaluation, et de partager les leçons des évaluations. 3. La réponse de management et le suivi: télécharger une réponse de management pour chaque évaluation et de noter le suivi. La Planification des Evaluations En consultation avec les parties prenantes et clés, chaque unité de programme est exigée préparer un projet d'évaluation pour le cycle de programmation. La planification d'évaluation doit couvrir toutes évaluations obligatoires : les évaluations de l effet d'importance stratégique et les évaluations de projet qui sont exigés par les protocoles des partenariats. Après le Conseil Exécutif approuve le plan, il devrait être ajouté dans le ERC. Pour plus de renseignements sur le plan d'évaluation et les procédures de planification, voyez une section du Plan d'evaluation dans le Guide d'utilisateur du PNUD. September 22,

4 Le Partage de Connaissance L ERC sert comme dépôt de rapports d'évaluation, TORs, et les leçons d évaluation pour faciliter l'érudition organisationnelle et le partage de connaissance. La politique d'évaluation du PNUD exige la révélation complète d'évaluations. Les unités de programme peuvent souhaiter à ERC pour extraire des leçons de leurs évaluations et les télécharger dans la section des enseignements tirés. La Réponse de Management et le Suivi Avant un mois après la production d'un rapport d'évaluation qui est bien fait, une réponse de management doit être préparée en consultation avec les parties prenantes. La réponse de management doit définir clairement les actions de suite, les unités responsables et un calendrier pour l'action. Le statut de l'implémentation d'actions de suivi doit être mis à jour dans l ERC. L ERC sera utilisé pour contrôler le procédé d'implémentation par la structure de supervision. Pour des autres renseignements, voyez une section de l'usage d'evaluation dans le Guide d'utilisateur du PNUD. iv. Des Définitions Utiles Evaluation est un jugement fait de la pertinence, l'efficacité, l'efficacité, l'impact et la durabilité d'efforts de développement, basé sur des critères et des points de référence consentis parmi les partenaires clés et les parties prenantes. Elle implique un procédé rigoureux, systématique et objectif dans la conception, l'analyse et l'interprétation d'information pour répondre à des questions spécifiques. Elle fournit des évaluations de ce que travaillent et pourquoi, clarifier les résultats voulus et accidentels, et donne des leçons stratégiques pour fournir des conseils aux leaders et informent des parties prenantes. Effets sont les changements véritables ou voulus dans les conditions de développement qui une intervention (les interventions) cherche à soutenir. La contribution de plusieurs partenaires est normalement exigée d atteindre un effet. Utilisant l'exemple pareil, un effet est l'amélioration dans le procédé juridique comme témoigné par une réduction dans l'accumulation de cas. Les évaluations d effet adressent le court terme, le moyen-terme et les résultats à long terme d'un programme ou un groupe de projets du PNUD. Elles incluent une évaluation de l'efficacité, la durabilité et la pertinence du programme contre leurs propres objectifs, leur contribution combinée, et la contribution de facteurs et acteurs externes. Les évaluations d effet examinent aussi les effets non-projeté du programme ou des projets. Au lieu d'être improvisé, la sélection du programme ou du groupe de projets d être évalué doit être dirigée par les décisions stratégiques faites par l'unité du programme, selon le plan d'évaluation. Cette décision doit être informée par les accords avec le gouvernement national, les parties prenantes, et les conditions de partenariat, avec l'attention à l'utilité et au lien avec les évaluations stratégique et programmatique. Les évaluations du projet évaluent l'efficacité (ainsi que l efficience des fonds) d'un projet en son atteint des résultats voulus. Ils évaluent aussi le pertinence et la durabilité de produits comme contributions au moyen-terme et aux effets plus long terme. Les projets peuvent être évalués pendant l'implémentation, à la fin d'implémentation (l'évaluation délimitant), ou après une période de temps après le projet a terminé (l'évaluation d'ex-poste). L'évaluation de projet peut être très valable pour la gestion axée sur les résultats, et peut servir de renforcer la responsabilité de rendre compte de chefs de projet. En plus, l'évaluation de projet fournit une base pour l'évaluation d effets et de programmes, de même que pour les évaluations stratégiques et programmatiques et ADRs, et pour distiller de leçons de l'expérience pour apprendre et partager la connaissance. UNDAF évaluation est une revue conjoint de l ONU, dirigée avec les partenaires nationaux, des résultats généraux prévus de la coopération d'onu dans le pays. Le moment proposé, le commencement de l'année avant-dernière du cycle de programme, suggère que l'evaluation a lieu assez tard pour évaluer l'exécution et les résultats du premier trois années du cycle actuel de programme et assez tôt d informer la conception du cycle prochain de programmation. Evaluation conjointe est une évaluation à laquelle des partenaires et/ou agences de financement participent. September 22,

5 *Examen est une appréciation périodique ou improvisé d'exécution d'une entreprise qui ne n utilise pas le procédé d'évaluation. Les examens ont tendance à souligner des problèmes opérationnels, et non pas les résultats. Les examens de CPAP sont les outils de suivi et ne sont pas inclues dans le plan d'évaluation. September 22,

6 II. Direction technique i. Pour l'utilisateur Général A. Accéder à l'information a. Pour regarder les Plans d'evaluation et tous les Rapports d'evaluation disponibles dans l ERC i. cliquez sur la région sur la barre de menu à la gauche de la page d'accueil de l ERC ii. cliquez sur le nom du pays b. Pour regarder le Rapport d'evaluation par le Type d'evaluation, le Secteur de Pratique, la Ligne de Service, le Pays et la Région, utilisez le moteur de recherche sur la Page d'accueil de ERC c. Pour chercher les Rapports d'evaluation par mot clé, tapez votre mot clé dans le Chercher pour le Rapport» textbox et cliquez sur «Ok» d. Pour obtenir un rapport sur la Couverture Géographique ou la Couverture Thématique d'évaluation, utilisez le Snap Shot disponible sur la page d'accueil de l ERC. e. Pour obtenir une liste des focal points de l ERC par région, utilisez le menu de focal points de l ERC à la gauche de menu à la page d'accueil de l ERC September 22,

7 ii. For ERC Focal Points A. Creating New Evaluation Plan Si vous êtes un focal point de l ERC désigné dans votre bureau, vous pouvez abonner en utilisant votre adresse du PNUD comme le nom d'utilisateur (s il vous plait, n'oubliez pas et le mot de passe d' du PNUD. Etape 1: Visiter ERC 1. Entrez au système de l ERC utilisant l'adresse du PNUD [par exemple, john.doe@undp.org] et le mot de passe d' du PNUD. Si vous êtes le focal point et ne pouvez pas abonner, envoyez un à erc.support@undp.org 2. Cliquez sur My ERC du menu horizontal en haut de la page. Ceci ouvrira My ERC à la gauche. September 22,

8 Etape 2: Vérifier la Période de l Evaluation 1. Cliquez sur List of Evaluation Periods pour voir si la période de Plan d'evaluation est déjà disponible. 2. Si la Période d'evaluation n'est pas disponible, cliquez sur le Add New Period. 3. Mettez le Start Year (Année de début) et End Year (Année au fin) et cliquez sur «Insert». September 22,

9 Etape 3: Vérifier les Informations de les Effets et les Projets 1. Cliquez sur < Project and Outcome > en haut de la page. 2. Le Projet et l Effet contiennent les données importées de l'atlas project tree. 3. Dans le menu à la gauche, vous pouvez voir le sous-menu pour Outcome and Project <Effet et Projet>. 4. Cliquez sur la liste de projets ou la liste d effets pour voir si le projet ou l effet que vous voulez évaluer soit déjà dans la liste. 5. Si la liste est trop long, vous pouvez utiliser la boite de recherché pour chercher le projet ou effet. 6. Si le projet ou effet que vous voulez n est pas sur la liste, vous pouvez l ajouter vous-même. Notez: Si le projet ou effet que vous voudriez évaluer n est pas sur la liste, suivez les instructions sur comment ajouter les donnés de l effet ou du projet à la page 20. Etape 3: Créer le Plan d Evaluation - Draft 1. Cliquez sur Draft evaluation Plan au menu à la gauche de la page. 2. Cliquez sur Add New Evaluation Plan. September 22,

10 3. Select the Evaluation Plan Period from the drop down menu. 4. Choissisez la Période de Plan d'evaluation de la menu déroulant. 5. Cliquez sur Insert. 6. Quand vous cliquez sur «Insertion», vous verrez maintenant trois onglets supplémentaires en haut de la page. 7. Cliquez sur «Evaluations», pour ajouter les noms et détailles des évaluations que vous planifier de commissionner pendant la période d évaluation. Etape 4: Ajouter les Evaluations de l Effet de du Projet à votre Plan d Evaluation 1. Pour ajouter une évaluation de l effet, cliquez sur «Add New Evaluation» sous «Outcome Evaluations» 2. Dans le formulaire de Outcome: New Evaluation, a. Mettez le titre d évaluation b. Choisissez l effet désigné en cliquant Add New Related Outcome c. Choisissez le projet désigné en cliquant Add New Related Projects Notez: Quand vous cliquez sur Add Related Outcome ou Add Related Project une nouvelle fenêtre viendra avec la liste d Effets ou de Projets pour le bureau pays désigné ou de l'unité organisationelle. Ces données sont importées de l Atlas project tree. Choisissez l Effet ou le Projet désigné de la liste. Vous pouvez choisir plus qu un Effet ou Projet si c est nécessaire. Après avoir choisis un effet ou projet désigné, cliquez sur close au fond de la fenêtre. Si l Effet n est pas sur la liste, vous devez ajouter vousmême les donnés de l Effet sur la liste. S il vous plait, September 22,

11 suivez les instructions sur Gérer les Donnés Importés de l Atlas Project Tree sur la page Maintenant complétez le reste du formulaire et cliquez sur Insert. 4. Après avoir cliqué sur Insert, vous allez voir 4 nouveaux onglets sur l écran. Notez: En ajoutant un ancien plan d évaluation au système et vous voudriez aussi ajouter un rapport d évaluation et les Termes de Référence, vous pouvez le faire en cliquant les onglets respectifs. Suivez les parties de ce guide sur 1) Comment Télécharger les TORs, 2) Comment Télécharger les Rapports d Evaluation, 3) Comment Télécharger les Enseignements Tirés et Sommaire, et 4) Comment Télécharger la Réponse de Management. 5. Pour ajouter une autre évaluation de l effet ou du projet, cliquez sur Back to Plan (Revenir au Plan) au fond de la page. Etape 5: Ajouter les Evaluations du Projet au Plan d Evaluation 6. Pour ajouter une Evaluation du Projet, cliquez sur Add New Evaluation sous la section de Project Evaluations. 7. Rempliez le formulaire Project : New Evaluation, a. Choisissez le projet que vous voudriez évaluer Notez: Si le projet que vous voudriez évaluer n est pas sur la liste, suivez les instructions sur comment gérer les donnés importés de Atlas Project Tree à la page 19. September 22,

12 b. Mettez le budget du projet c. Choisissez les dates que vous croyez commencer et finir l évaluation. d. Choisissez les boites pertinents pour Mandatory evaluation (évaluation obligatoire), GEF Evaluation et Joint Evaluation e. Cliquez sur Insert pour ajouter l évaluation à votre plan d évaluation. 8. Après avoir cliqué sur Insert, vous allez voir 4 nouveaux onglets sur l écran. Notez: En ajoutant un ancien plan d évaluation au système et vous voudriez aussi ajouter un rapport d évaluation et les Termes de Référence, vous pouvez le faire en cliquant les onglets respectifs. Suivez les parties de ce guide sur 1) Comment Télécharger les TORs, 2) Comment Télécharger les Rapports d Evaluation, 3) Comment Télécharger les Enseignements Tirés et Sommaire, et 4) Comment Télécharger la Réponse de Management. 9. Pour ajouter un autre évaluation du projet, cliquez sur Back to Plan au fond de la page et suivez les étapes ci-dessus. Etape 6: Faire Actif le Plan d Evaluation 10. Après que vous aviez ajouté tous les Evaluations de l Effet et du Projet au plan, cliquez sur Workflow. 11. Cliquez sur Submit. Le Plan d Evaluation deviendra le plan actif pour votre unité. Notez: Il y a 3 types de Plan d Evaluation Plan d Evaluation en forme Draft: Les plans que ne sont pas encore soumis. Plan d Evaluation Actif: Le plan qui est souis le plus récemment par l unité de programme. Il y existe toujours un plan actif. Plan d Evaluation en Archive: Quand un nouveau plan en forme draft est soumis et devient actif, l ancien plan devient un plan en archive. September 22,

13 B. Editer le Plan d Evaluation Etape 1: Accéder le Plan d Evaluation 1. Sous la section à la gauche ( My ERC ) cliquez sur Active Evaluation Plan. Notez: Se le plan que vous voudriez éditer est un plan en forme draft, cliquez sur Draft Evaluation Plan 2. Cliquez sur la période d évaluation 3. Cliquez sur Edit Evaluation Plan pour ouvrir le plan pour l éditer. 4. Cliquez sur le Evaluation. 5. Cliquez sur le titre d évaluation que vous voudriez éditer ou mettre à jour. September 22,

14 C. Télécharger les Termes de References (TOR) Etape 1: Ouvrir le plan d évaluation pour éditer par suivre les instructions sur Comment éditer une évaluation sur la page 13. Etape 2: Dès que vous pouvez éditer l évaluation, suivez les étapes suivantes. 1. Cliquez sur le titre de l évaluation. 2. Cliquez sur TOR en haut de la page. 3. Cliquez sur Browse, pour choisir les TOR que vous voulez télécharger, de votre ordinateur. 4. Cliquez sur Save. 5. Dès que vous aviez épargné le document, un menu de Workflow s oeuvre. 6. Cliquez sur Submit to ERC Dashboard pour soumettre les TOR à l ERC. September 22,

15 D. Télécharger les Rapports d Evaluation Etape 1: Ouvrir le plan d évaluation pour éditer par suivre les instructions sur Comment éditer une évaluation sur la page 13. Etape 2: Dès que vous pouvez éditer l évaluation, suivez les étapes suivantes. 1. Cliquez sur le titre de l évaluation. 2. Cliquez sur Evaluation Report en haut de la page. 3. Cliquez sur Browse, pour choisir le rapport d évaluation que vous voulez télécharger, de votre ordinateur. 4. Mettez le nom de la personne qui était chargé de faire l évaluation dans la boite fournit. 5. Cliquez sur Save. 6. Dès que vous aviez épargné le document, un menu de Workflow s oeuvre. 7. Cliquez sur Submit to ERC Dashboard pour soumettre le rapport d évaluation à l ERC. September 22,

16 E. Télécharger un Sommaire d Evaluation et les Enseignements Tirés Etape 1: Ouvrir le plan d évaluation pour éditer par suivre les instructions sur Comment éditer une évaluation sur la page 13. Etape 2: Dès que vous pouvez éditer l évaluation, suivez les étapes suivantes. 1. Cliquez sur le titre de l évaluation. 2. Cliquez sur Summary en haut de la page. 3. Mettez le sommaire et les enseignements clés dans la boite fournit. 4. Vous pouvez ajouter un document avec sommaire si ce document est disponible. 5. Cliquez sur Save. September 22,

17 F. Ajouter la Réponse de Management Etape 1: Ouvrir le plan d évaluation pour éditer par suivre les instructions sur Comment éditer une évaluation sur la page 13. Etape 2: Dès que vous pouvez éditer l évaluation, suivez les étapes suivantes. 1. Cliquez sur le titre de l évaluation pour laquelle vous voudriez ajouter la réponse de management. 2. Cliquez sur Management Response du menu en haut de la page. 3. Cliquez sur Add Issues and Recommendations pour ajouter la première recommendation du rapport d évaluation. 4. Mettez les premiers groupes de commentaries et recommendations dans la boite: Issues and Recommendations, et les réponses de management dans la boite de Response. 5. Maintenant cliquez sur Add Key Actions pour inserer les actions proposés pour chaque groupe de commentaries et recommendations. September 22,

18 1. Mettez la premiére action qui a été planifier en réponse d une recommendation. Mettez les unités responsables pour l action et un delai proposé pour compléter l action. 2. Cliquez sur Insert. 3. Vous pouvez encore cliquer sur Add key actions si vous avez besoin d'ajouter des autres actions prévues pour ce commentaire et cette recommandation. 4. Pour ajouter le prochain commentaire et recommendation, cliquez sur Management Response en haut de la page. 5. Ceci vous amènera encore à la page principale des réponses de management. Cliquez sur Add Key Issue and Recommendation pour insérer la prochaine recommandation fournit dans le rapport d'evaluation. September 22,

19 iii. Vérifier et Editer les Donnés sur les Effets Importés de l Atlas Project Tree 1. Cliquez sur Project and Outcome au menu en haut de la page. 2. Le Projects and Outcomes (effets) section contient les donnés importés de l ATLAS project tree. 3. Au menu à la gauche de la page, vous pouvez voir le sous-menu pour Outcome and Project. 4. Cliquez sur le List of Outcomes (Listes des Effets) pour voir si l effet et le projet que voudriez évaluer sont déjà sur la liste. 5. Si la liste est trop long, vouz pouvez utiliser la boite de recherche: 6. Si l Effet que vous voudriez évaluer n est pas sur la liste, vous pouvez l ajouter vous-même. 7. Pour ajouter un Effet, cliquez sur Add New Outcome du menu à la gauche de la page. 8. Dans le formulaire pour New Outcome (Nouveau Effet), mettez le Titre de l Effet, et le Code de l Effet (c est le code de l effet d Atlas) 9. Choissisez la boite Active. 10. Choissisez les MYFF Goals et Service Lines pertinents. 11. Cliquez sur Insert. 12. Pour incluir un autre nouveau effet, vous devez cliquer encore sur Add New Outcome. Ne pas re-écrire sur lequel vous venez d insérer. September 22,

20 13. Pour ajouter un nouveau Projet, vous devez assurer que l effet associée est dans la liste. Le pertinent Secteur de Pratique et la Ligne de Service apparaîtront automatiquement en ajoutant un projet après avoir choisi l effet associée. C'est nécessaire de vérifier les boîtes correspondantes. iv. Vérifier et Editer les Donnés sur les Projets Importés de l Atlas Project Tree 1. Cliquez sur Project and Outcome au menu en haut de la page. 2. Le Projects and Outcomes (effets) section contient les donnés importés de l ATLAS project tree. 3. Au menu à la gauche de la page, vous pouvez voir le sous-menu pour Outcome and Project. 4. Cliquez sur le List of Outcomes (Listes des Effets) pour voir si le projet que voudriez évaluer est déjà sur la liste. 5. Si la liste est trop long, vouz pouvez utiliser la boite de recherche: 6. Si le Projet que vous voudriez évaluer n est pas sur la liste, vous pouvez l ajouter vous-même. 7. Pour ajouter un Projet, cliquez sur Add New Project du menu à la gauche de la page. September 22,

21 8. Dans le formulaire pour le New Project, a. Choissisez l Effet pertinent de la liste; b. Si disponible, mettez le PNUD numéro du projet dans la section de UNDP Project Number c. Mettez le budget du projet, d. Mettez le numéro du projet pour Atlas dans la section nommé Atlas Project Code e. Mettez le titre du projet 9. Cliquez sur la boite Active pour faire ce projet actif sur la liste des projets 10. Choissisez les MYFF Goals et Service Lines pertinents. Normalement c est déjà selectionner quand vous choissisez l effet pertinent. 11. Cliquez sur Insert. September 22,

22 IV. Comment Demander d Assistance avec l ERC! Pour demander d assistance dans la planification des évaluations et avec l utilisation de l ERC, n hésitez pas à envoyer un au Bureau d Evaluation: erc.support@undp.org September 22,