Exercice sur la planification de l élaboration d un programme TPMDidacticiel de MS Project pour la planification de projets

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1 Exercice sur la planification de l élaboration d un programme TPMDidacticiel de MS Project pour la planification de projets Aperçu du logiciel Pour avoir une idée des possibilités de Microsoft projet, vous pouvez sélectionner l aperçu rapide dans le menu? mise en route- aperçu rapide. Voici les étapes pour faire une planification de projet avec MS Project A.Établir l information sur le projet B.Configurer le calendrier du projet C.Identifier les tâches que comporte le projet D. Pour ces tâches, évaluer : durées, les tâches antérieures, la main d œuvre, E. Modifier de l apparence du Gantt selon les informations que l on veut montrer F. Afficher d autres graphiques dont le graphique de potentiel G. Sauvegarder et suivre le projet dans son déroulement H. Planification des ressources I. Les conflits J. Audit de ressources K. Suivi d un projet L. Visualisation de rapport sur le projet en cours ou terminé A. Informations sur le projet : Choisir l onglet projet/information sur le projet C est ici que nous précisons les informations sur le projet :?? Date de début du projet?? Date de fin du projet?? Les prévisions (à partir du début ou de la fin) Gestion de la maintenance industrielle 7.21

2 B. Configurer le calendrier du projet 1. Il faut d abord établir les éléments du calendrier du projet :?? Les jours chômés?? L horaire de travail?? Le nombre d heures par jour?? Le nombre d heures par semaine Sélectionner Outils/modifier le temps de travail 2. Sous l onglet outils/options on retrouve d autres paramètres :?? Affichage : pour le format de dates par exemple?? Calendrier : pour établir le début et la fin de la semaine le nb d heures par jour etc.?? Prévision : pour établir le type de tâche par défaut. C. Création de tâches MS-project autorise jusqu à 9999 tâches. En pratique, on n en utilise jamais autant. Il existe différents types de tâches :?? Les tâches répétitives?? Les tâches non répétitives?? Les tâches récapitulatives Une tâche répétitive est une tâche qui revient à intervalle régulier comme le changement d huile en maintenance Une tâche récapitulative est une tâche de niveau hiérarchique supérieur. Elle est composée de sous-tâches. Gestion de la maintenance industrielle 7.22

3 1. création d une tâche répétitive : sous l onglet Insertion/insérer une tâche répétitive?? établir la durée?? la fréquence?? les jours 2. Création d une tâche non répétitive Placer le curseur dans la cellule nom de la tâche et nommer la tâche Pour changer de niveau hiérarchique inférieur cliquer sur la flèche orientée vers la droite D. évaluer durées, les tâches antérieures, la main d œuvre, Pour chaque tâche, il faut compléter les informations suivantes :?? la durée?? les prédécesseurs?? les ressources Pour accéder à ces informations, double cliquer sur la tâche ou sélectionner l onglet projet/information sur la tâche La durée est donnée en unité de temps. Si on n indique pas la date du début de la première tâche, elle prendra par défaut celle du début du projet. Pour les autres, cela dépend des prédécesseurs. Il existe trois types de tâche :?? À durée fixe?? À travail fixe?? À unité fixe Ms Project utilise toujours la formule suivante pour effectuer ses calculs de temps : Travail = Durée x Unité Gestion de la maintenance industrielle 7.23

4 Tâche à durée fixe Tâche pour laquelle la durée est une valeur fixe et toute modification apportée au travail ou aux unités affectées (c'est-à-dire les ressources) n'a aucune influence sur la durée de la tâche. Durée = Travail Unités Tâche à travail fixe Tâche pour laquelle le volume de travail est une valeur fixe et toute modification apportée à la durée de la tâche ou au nombre d'unités (ou ressources) affectées n'a aucune influence sur le travail de la tâche. Travail = Durée Unités Tâche à unité fixe Tâche pour laquelle les unités affectées (ou ressources) représentent une valeur fixe et toute modification apportée à la quantité de travail ou à la durée de la tâche n'a aucune influence sur les unités de la tâche. Unités = Travail Durée Exemples : 1. Tâche à unité fixe pilotée par l effort: Une tâche est estimée à 2 semaines de travail pour la ressource A alors : 2 semaines Ressource A (100%) 80 heures On ajoute une unité à la ressource A 1 semaine Ressource A (200%) 40 heures chaque ressource On ajoute une nouvelle ressource 1 semaine Ressource A (100%) Ressource B (100%) 40 heures 40 heures 2. Tâche à unité fixe sans pilotage par l effort: On ajoute une unité à la ressource A 1 semaines Ressource A (200%) 40 heures chaque ressource On ajoute une nouvelle ressource 2 semaines Ressource A (100%) Ressource B (100%) 80 heures 80 heures 160 heures au total Gestion de la maintenance industrielle 7.24

5 3. Tâche à durée fixe pilotée par l effort: Une tâche à 2 semaines de travail pour la ressource A alors : 2 semaines Ressource A (100%) 80 heures On ajoute une unité à la ressource A 2 semaines Ressource A (200%) 80 heures chaque ressource 160 heures au total On ajoute une nouvelle ressource 2 semaines Ressource A (100%) Ressource B (100%) 80 heures 80 heures 160 heures au total 4. Tâche à durée fixe sans pilotage par l effort: Le résultat sera le même qu avec pilotage 5. Tâche à travail fixe pilotée par l effort (dans ce cas, le pilotage par l effort est toujours actif 2 semaines Ressource A (100%) 80 heures On ajoute une unité à la ressource A 1 semaine Ressource A (200%) 40 heures chaque ressource On ajoute une nouvelle ressource 1 semaine Ressource A (100%) Ressource B (100%) 40 heures 40 heures Une tâche peut avoir des contraintes différentes : Une contrainte est une restriction ou limitation que vous-même ou Microsoft Project établit sur la date de début ou de fin d'une tâche. Par exemple, vous pouvez spécifier qu'une tâche doit débuter à une date ou qu'elle doit se terminer avant une date. Lorsque vous ajoutez une nouvelle tâche à un projet qui est prévu à partir de la date de début, Microsoft Project affecte automatiquement la contrainte Dès Que Possible. Inversement, lorsque vous ajoutez une nouvelle tâche à un projet qui est prévu à partir de la date de fin, Microsoft Project affecte automatiquement la contrainte Le Plus Tard Possible. Gestion de la maintenance industrielle 7.25

6 Voici les principales contraintes flexibles :?? Dès Que Possible (pour tous les projets).?? Le Plus Tard Possible (pour tous les projets).?? Fin Au Plus Tôt Le (pour les projets prévus à partir de la date de fin).?? Fin Au Plus Tard Le (pour les projets prévus à partir de la date de début).?? Début Au Plus Tôt Le (pour les projets prévus à partir de la date de fin).?? Début Au Plus Tard Le (pour les projets prévus à partir de la date de début). E. Modification de l apparence du Gantt Choisir l onglet : format,/assistant graphique I l est possible de changer l apparence du graphique de Gant en modifiant :?? Les styles des barres?? Les couleurs des barres?? Les informations données par le Gantt (chemin critique, les ressources, les dates) Toutes ces informations peuvent apparaître sur le graphique F. Affichages de graphiques Sous l onglet affichage, il est possible de présenter le projet sous diverses formes:?? Calendrier?? Gantt (par défaut)?? graphique des potentiels (PERT)?? graphique d utilisation des ressources note: Ms project utilise le terme PERT pour désigner un graphique de potentiel. Dans un diagramme PERT, les tâches sont présentées par des flèches, entre un nœ ud de départ et d arrivée. Dans un diagramme de potentiel, les tâches sont présentées dans des boites et les liens sont présentés par des flèches Gestion de la maintenance industrielle 7.26

7 G. Sauvegarde : Au moment de la sauvegarde, Ms project vous offre l option de sauvegarder avec planification ou sans planification. Lorsque l on sauvegarde avec la planification, c est parce que la planification préliminaire est terminée. Ms projet comparera à la fin du projet le projet réel et le projet planifié H : planification des ressources d un projet Vous devez créer une liste des ressources. Elle vous permet de gagner du temps lors de l'affectation des ressources à vos tâches. Vous pouvez également créer une liste lors de l'ajout et de l'affectation de ressources à votre projet. Une liste des ressources comprend le nom des ressources ainsi que le nombre maximal d'unités sous forme de pourcentage de la disponibilité de chaque ressource. Dans le menus Outils, sous-menu Ressources, tapez dans le champ Nom le nom d'une ressource. Cliquez sur Informations sur la ressource, puis sur l'onglet Coûts. Dans la zone Allocation des coûts, cliquez sur une méthode d'allocation. L'affectation a une influence sur la durée de la tâche selon le type de tâche dont il s agit. Par exemple, si deux personnes à plein temps sont affectées à une tâche de deux jours et que vous décidez de les faire travailler à mi-temps, Ms Project fixe la durée de la tâche à quatre jours (voir les types de tâches). Gestion de la maintenance industrielle 7.27

8 I :Les conflits Lors de l'affectation de ressources à des tâches, vous pouvez vous apercevoir que certaines ressources sont utilisées au-delà de leur capacité (c'est-à-dire qu'elles sont sur-utilisées). On peut avoir ces informations dans l écran utilisation des ressources ou le graphe ressource Si tel est le cas, vous devez repousser la tâche à un moment où la ressource est disponible ou modifier la durée pendant laquelle la ressource travaille sur des tâches données. La ou les méthodes à choisir pour réduire les sur-utilisations dépendent des limites imposées au projet dans son intégralité, comme le budget, la disponibilité des ressources et la souplesse des tâches constituant le projet. Il existe plusieurs méthodes pour régler les conflits d une ressource. Les plus utilisées sont :?? L ajout ou le remplacement des ressources?? Le déplacement de l activité?? Le fractionnement de l activité?? Le temps supplémentaire J L audit de ressource L audit de ressource est un utilitaire qui sert à régler les ressources automatiquement. K : suivi du déroulement d un projet. Sous l onglet Outils, pointez sur Suivi, cliquez sur Mettre à jour les tâches afin de suivre le projet dans l ensemble. Il est important de suivre les tâches quotidiennement, car, les tâches qui débutent ou s'achèvent en retard peuvent affecter la totalité d'un projet en modifiant les dates de début et de fin des tâches associées. Les tâches qui commencent ou s'achèvent en avance peuvent libérer des ressources ainsi disponibles pour d'autres tâches en retard. Lorsque vous saisissez une date réelle de début ou de fin pour une tâche, vous modifiez la date correspondante prévue pour cette tâche. Cependant, les dates de la planification initiale ne sont pas affectées par des changements apportés aux dates réelles ou prévues. Gestion de la maintenance industrielle 7.28

9 Il est aussi possible d insérer des colonnes qui indiqueront la même information. Dans le menu Insertion, cliquez sur Colonne. Dans la boîte de dialogue Définition de la colonne, spécifiez le nom de champ, le titre, l'alignement du titre, l'alignement des données et la largeur de la colonne. Pour définir la largeur de la colonne en fonction de l'élément le plus long qu'elle contient, cliquez sur Ajuster. Je propose la structure suivante : La colonne planifiée sert à comparer les durées début ou fin planifiées aux durées début ou fin réelles ou courantes Par exemple, vous avez défini une planification initiale pour votre projet 3 mois auparavant et vous voulez pour un certain nombre de tâches comparer votre planification à ce qui se fait réellement sur le chantier. La colonne durée, début ou fin est celle que Ms project calcule pour vous pour les tâches futures. C est par ces tâches que vous serez en mesure de réagir avant d être devant les faits. L. Visualisation de rapport sur le projet en cours ou terminé Ms project offre plusieurs rapport utilisés en industrie comme complément d information Cliquer l onglet Affichage, rapport. Gestion de la maintenance industrielle 7.29