Vue d'ensemble OBJECTIFS

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1 Vue d'ensemble Créez des plans de projet plus aboutis en apprenant à utiliser les interdépendances (ou liens) des tâches, les retards et les avances dans Microsoft Office Project OBJECTIFS À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes : appliquer n'importe lequel des quatre types d'interdépendances des tâches ; savoir quand utiliser chacune des interdépendances des tâches ; savoir quand et comment utiliser les avances et les retards. À PROPOS DE CE COURS Ce cours comprend : trois leçons d'autoformation et deux sessions d'exercices pratiques (Project 2007 requis) ; un test rapide (non noté) à la fin de chaque leçon ; un aide-mémoire que vous pouvez extraire du cours. AVANT DE COMMENCER Ce cours présuppose que vous savez déjà créer des tâches et affecter des durées. Consultez le Guide Project dans Project 2007 pour des instructions pas à pas sur la définition des tâches, l'affectation des durées et la liaison des tâches.

2 Liens d'interdépendance Vous pouvez utiliser quatre types d'interdépendances (ou liens) de tâches dans Project pour définir les relations entre les tâches de votre plan de projet. Si vous liez des tâches, Project ajuste automatiquement vos prévisions lorsqu'une partie quelconque de votre plan change. Si à la place vous entrez des dates de début et de fin des tâches, vous annulez cet ajustement automatique. Chaque fois que quelque chose changera par la suite, vous devrez effectuer des mises à jour manuellement et penser chaque fois à mettre à jour votre plan. Vous voyez donc l'avantage qu'il y a à bien comprendre comment les types d'interdépendances Project sont utilisés pour lier des tâches. Avec quatre types simples, illustrés dans l'image, vous pouvez créer des plans pour un large éventail de situations, et vos plans sont toujours prêts à accompagner le changement.

3 Les bases de la liaison des tâches Toutes les tâches d'un plan de projet commencent à la date de début de projet sauf indication contraire. Si aucune interdépendance ou contrainte n'est appliquée, la date de fin est identique à celle de la tâche la plus longue. Les interdépendances des tâches, telles que celles de fin à début entre la première et la deuxième tâche (illustrée ici), peuvent modifier la date de fin prévue du projet. Après avoir défini les tâches de votre plan et estimé combien de temps il faudra pour les mener à bien, vous êtes prêt à planifier les tâches en créant entre elles des liens d'interdépendance. Par défaut, Project planifie le début des tâches à la date de début du projet et calcule la date de fin du projet en fonction de celle de la dernière tâche. Lorsque vous entrez des interdépendances des tâches, Project ajuste les prévisions pour affecter des dates plus précises à chaque tâche.

4 Tâches prédécesseurs et tâches successeurs Ces quatre types d'interdépendances peuvent vous aider à planifier votre situation réelle. Un prédécesseur est une tâche dont la date de début ou de fin détermine le début ou la fin de la tâche qui lui succède. Un successeur est une tâche dont la date de début ou de fin est déterminée par la tâche qui la précède. La nature de la relation entre la tâche prédécesseur et la tâche successeur détermine le type d'interdépendance des tâches à utiliser.

5 Relations de fin à début La Tâche 1 doit s'achever pour que la Tâche 2 puisse commencer - elles ont une relation de fin à début. Lorsque le travail de la Tâche 2 ne peut commencer que lorsque tout le travail de la Tâche 1 est achevé, les tâches ont une relation de fin à début (FD). La Tâche 1 est le prédécesseur de la Tâche 2, et la Tâche 2 le successeur de la Tâche 1. Par exemple, vous ne pouvez commencer l'impression d'un manuel qu'une fois qu'il a été écrit. La relation FD est créée par défaut lorsque vous liez deux tâches dans Project. L'ordre selon lequel vous sélectionnez les tâches traite la première comme prédécesseur, la seconde comme successeur. Si vous avez un doute au sujet de la relation entre deux tâches, c'est une bonne pratique que de créer une relation FD. Si vous déterminez par la suite que les tâches ont une relation différente, vous pouvez alors modifier le type de relation.

6 Relations de fin à début La Tâche 1 et la Tâche 2 doivent commencer en même temps elles ont une relation de début à début. Lorsque le travail de la Tâche 2 ne peut commencer avant le démarrage de la Tâche 1, les tâches ont une relation de début à début (DD). En situation réelle, les relations DD ont généralement lieu parce que vous voulez que le travail de deux tâches se superpose. Par exemple, «Niveler le béton» (Tâche 2) ne peut commencer tant que «Couler les fondations» (Tâche 1) n'a pas commencé. La superposition du travail permet également de réduire la durée globale d'un projet. S'il faut 10 jours pour achever la Tâche 1 et 5 jours seulement pour la Tâche 2, et que vous définissez une relation FD, la durée globale des deux tâches est de 15 jours. Si vous définissez une relation DD, la durée globale des deux tâches est de 10 jours seulement (le temps nécessaire pour la Tâche 1). Lorsque deux tâches ont une relation FD, mais que les travaux peuvent se superposer ou être effectués en parallèle, envisagez de changer leur relation en DD pour réduire la durée globale de votre projet.

7 Relations de fin à fin La Tâche 1 et la Tâche 2 doivent s'achever en même temps elles ont une relation de fin à fin. Lorsque la date de fin de la Tâche 1 détermine celle de la Tâche 2, elles ont une relation de fin à fin (FF). Par exemple, «Inspecter le système électrique» (Tâche 2) ne peut se terminer tant que la tâche «Installer le câblage» (Tâche 1) n'est pas terminée. Comme les relations DD, les relations FF réduisent le temps global nécessaire pour achever le travail sur deux tâches, si les travaux peuvent se chevaucher ou être effectués en parallèle. S'il faut 10 jours pour achever la Tâche 1 et 5 jours seulement pour la Tâche 2, et que vous définissez une relation FD, la durée globale des deux tâches est de 15 jours. Si vous définissez une relation FF, la durée globale des deux tâches est de 10 jours seulement (le temps nécessaire pour la Tâche 1). Lorsque deux tâches ont une relation FD, mais que les travaux peuvent se superposer ou être effectués en parallèle, envisagez de changer leur relation en FF pour réduire la durée globale de votre projet.

8 Relations de début à fin La Tâche 2 ne peut s'achever avant que la Tâche 1 ne commence elles ont une relation de début à fin. Lorsque la date de début de la Tâche 1 détermine la date de fin de la Tâche 2, les tâches ont une relation de début à fin (DF). Dans Project, c'est ainsi que l'on crée une planification juste-à-temps. Par exemple, si une tâche correspondante doit se terminer avant un jalon ou une date de fin de projet, mais que le moment importe peu et que vous ne souhaitez pas qu'une fin tardive affecte la tâche juste-à-temps, vous pouvez créer une relation DF entre la tâche qui doit être planifiée juste-à-temps (prédécesseur) et sa tâche correspondante (successeur). En situation réelle, le type de relation DF se produit moins fréquemment que les autres types de relations.

9 Testez vos connaissances Si vous ne savez pas exactement quelle est la relation entre le travail de la Tâche A et celui de la Tâche B, quel type d'interdépendance devez-vous créer? Début à début (DD) Fin à début (FD) Fin à fin (FF) Début à fin (DF) Lorsque «Poser la moquette» et «Installer les éclairages» sont toutes deux terminées, «Peindre les murs» devrait commencer immédiatement. Pour placer ces relations entre les tâches dans votre plan, quels types d'interdépendances devez-vous créer? Relation de fin à début entre «Poser la moquette» et «Installer les éclairages» et relation de fin à début entre «Installer les éclairages» et «Peindre les murs». Relation de début à début entre «Poser la moquette» et «Installer les éclairages» et relation de fin à début entre «Peindre les murs» et «Poser la moquette». Relation de fin à fin entre «Poser la moquette» et «Installer les éclairages» et relation de fin à début entre «Peindre les murs» et «Poser la moquette». Il faudra à un rédacteur 12 jours pour rédiger un manuel et 6 jours à un éditeur pour l'éditer. Avec quel type d'interdépendance le travail sera-t-il réalisé dans les délais les plus brefs? FD - fin de la rédaction et début de l'édition. DD - début de la rédaction et début de l'édition en même temps. FF - fin de l'édition en même temps que la fin de la rédaction.

10 Créer des liens d'interdépendance des tâches Lorsque vous liez deux tâches, Project crée par défaut une relation de fin à début. Vous vous sentez l'âme créatrice? Oui? Alors il est temps d'apprendre comment et quand créer des liens entre les tâches dans Project. Que vous soyez un adepte de la souris ou du clavier, il y a une méthode adaptée. Dès que vous saurez comment effectuer le lien, il vous faudra penser au moment où vous l'effectuerez. Si vous déplacez une tâche ou insérez une nouvelle tâche, Project la lie automatiquement de la même façon que les tâches qui l'entourent. En ordonnant vos tâches au préalable, vous aurez la certitude que le lien perdurera.

11 Créer une relation FD Lorsque vous entrez des interdépendances des tâches, Project ajuste les prévisions pour inclure des dates plus précises pour chaque tâche. Après avoir identifié deux tâches qui dépendront l'une de l'autre, identifiez une tâche comme tâche prédécesseur. Sélectionnez ensuite la tâche prédécesseur en cliquant sur son numéro d'id. Appuyez ensuite sur la touche CTRL et sélectionnez la tâche qui sera le successeur de la tâche que vous avez déjà sélectionnée. Cliquez ensuite sur Lier les tâches dans la barre d'outils Standard. Cette série d'actions crée une relation de fin à début (FD) entre les tâches. La tâche prédécesseur est planifiée pour s'achever avant le début de la tâche successeur. S'il vous faut supprimer un lien d'interdépendance : Sélectionnez les tâches liées. L'ordre de sélection n'a pas d'importance. Cliquez sur Supprimer la liaison dans la barre d'outils Standard.

12 Taper les interdépendances dans la colonne Prédécesseurs Figure 1 Vous pouvez créer des liens d'interdépendance en les entrant dans la colonne Prédécesseurs. Que se passe-t-il s'il vous faut définir des interdépendances qui sont assez éloignées dans le plan du projet? Project fournit une solution simple : vous pouvez entrer l'interdépendance directement dans la colonne Prédécesseurs. D'abord, notez le numéro d'id de la tâche prédécesseur. Ensuite, faites défiler jusqu'à la tâche qui deviendra son successeur. Dans le champ Prédécesseurs de la tâche successeur, tapez le numéro d'id de la tâche prédécesseur et l'abréviation appropriée de la relation : DD, FF, FD ou DF. Par exemple, si vous tapez 10DD, 125DD (la virgule est obligatoire) dans le champ Prédécesseurs de la tâche 235, Project définira un lien d'interdépendance de début à début entre les Tâches 10 et 235 et les tâches 125 et 235. Si vous tapez uniquement le numéro d'id dans la colonne Prédécesseurs, Project créera une relation de fin à début. Conseil Vous n'avez pas à taper les numéros d'id de tâche dans un ordre précis, mais vous devez séparer ces numéros par des virgules. Pour supprimer un lien d'interdépendance de la colonne Prédécesseurs, sélectionnez le numéro d'id de la tâche prédécesseur, puis appuyez sur la touche SUPPR.

13 Testez vos connaissances La colonne Prédécesseurs de la tâche 10 contient ce texte : 7FF,5,6DD. Quelle explication décrit correctement les interdépendances de la tâche 10? La tâche 10 doit se terminer après la tâche 7 ; la tâche 10 doit commencer avant que la tâche 5 ne finisse ; et la tâche 10 doit commencer lorsque la tâche 6 commence. La tâche 7 doit se terminer en même temps que la tâche 5 ; la tâche 5 doit commencer en même temps que la tâche 6 ; et la tâche 10 doit s'achever avant que la tâche 6 puisse commencer. La tâche 5 doit se terminer pour que la tâche 10 puisse commencer ; la tâche 10 s'achèvera en même temps que la tâche 7 ; et la tâche 6 commencera en même temps que la tâche 10. Quelle méthode pouvez-vous utiliser pour faire d'une tâche située à un rang inférieur dans la liste des tâches (affectée d'un N de tâche supérieur) le prédécesseur d'une tâche située à un rang supérieur dans la liste (affectée d'un N de tâche inférieur)? Utiliser la souris pour faire glisser les tâches de haut en bas, puis cliquer sur Lier les tâches. Maintenir enfoncée la touche CTRL, cliquer sur la tâche inférieure, cliquer sur la tâche qui apparaît le plus en haut dans la liste des tâches, puis cliquer sur Lier les tâches. Maintenir la touche MAJ enfoncée tout en cliquant sur chaque tâche, puis cliquer sur Lier les tâches. La durée de votre plan de projet actuel est de 11 jours et il existe une relation de fin à début entre ses quatre tâches. La tâche 1 est de deux jours ; la tâche 2 de trois jours ; la tâche 3 de quatre jours et la tâche 4 de deux jours. Parmi ces modifications, laquelle créera un plan de projet de la durée globale la plus courte, sans modifier la date de début du projet? Créer une relation de début à fin entre la tâche 1 et la tâche 2. Créer une relation de début à fin entre la tâche 2 et la tâche 3. Créer une relation de début à fin entre la tâche 3 et la tâche 4.

14 Créer des retards et des avances Les retards et les avances vous permettent de créer des relations plus complexes entre les tâches liées. La vie peut ne pas être simple. Que faire si votre plan doit inclure des relations complexes entre les tâches? Dans Project, vous pouvez définir un retard entre la fin d'une tâche et le début d'une autre tâche. Vous pouvez aussi superposer une tâche sur l'autre. Pour les temps de latence, vous utiliserez les retards. Cela permet de prendre en compte quelque chose qui doit se produire entre deux tâches, comme l'attente de l'arrivée d'une livraison de fournitures. Pour la superposition, utilisez les avances. Si une tâche peut commencer une semaine avant que la précédente ne soit terminée, une avance de sept jours déclenche le processus. Bien évidemment, le retard et l'avance s'ajustent en fonction d'autres changements. La date de début peut changer, la date de fin aussi, mais la tâche suivante reste liée et planifiée exactement comme vous le souhaitez.

15 Retard Pour créer un retard entre des tâches interdépendantes, entrez une valeur dans le champ Retard ou tapez une valeur dans la colonne Prédécesseurs. Le retard est un temps d'attente entre des tâches interdépendantes. Supposons par exemple que vous prévoyez de commencer l'édition d'un manuel trois jours après le début de sa rédaction. Pour la tâche «Éditer le manuel», vous entrerez 3 dans le champ Retard de l'onglet Prédécesseurs dans la boîte de dialogue Informations sur la tâche, puis vous cliquerez sur OK. Vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue en double-cliquant sur la tâche successeur. Remarque Par défaut, le retard est exprimé en jours, ou il peut être entré spécifiquement sous la forme J ou j. Vous pouvez entrer des unités de temps différentes en les tapant : M ou m pour les minutes, H ou h pour les heures, S ou s pour les semaines et Mo ou mo pour les mois. Vous pouvez également entrer le retard directement dans la colonne Prédécesseurs de la tâche successeur dans la partie diagramme de l'affichage Diagramme de Gantt. Si «Rédiger le manuel» est la tâche 1 et «Éditer le manuel» la tâche 2, dans la colonne Prédécesseurs de Tâche 2, vous taperez 1DD3.

16 Avance Pour créer une avance entre des tâches interdépendantes, entrez une valeur négative dans le champ Retard (en pourcentage ou valeur de durée). L'avance est la superposition de tâches interdépendantes. Par exemple, si la tâche «Préparer les classeurs» peut commencer deux jours avant que sa tâche prédécesseur «Imprimer le manuel» ne soit terminée, vous pouvez créer une avance de deux jours, et les travaux des tâches se superposeront, tout en progressant en même temps. L'avance est entrée en tant que valeur négative dans le champ Retard de l'onglet Prédécesseurs dans la boîte de dialogue Informations sur la tâche. Vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue en double-cliquant sur la tâche successeur dans la liste des tâches. Pour cet exemple, vous pouvez double-cliquer sur «Préparer les classeurs» pour ouvrir la boîte de dialogue, sélectionner l'onglet Prédécesseurs, puis taper -2 dans le champ Retard. Enfin, cliquez sur OK. Vous pouvez également entrer l'avance directement dans la colonne Prédécesseurs de la tâche successeur dans la partie diagramme de l'affichage Diagramme de Gantt. Si «Imprimer le manuel» est la tâche 4 et «Préparer les classeurs» la tâche 5, dans la colonne Prédécesseurs de Tâche 5, vous taperez 4FF-2.

17 Testez vos connaissances Supposons que la tâche «Peindre les murs» ne puisse commencer qu'après le début de la tâche «Poser la moquette». Les tâches ont toutes deux une longueur de dix jours et leurs travaux peuvent se superposer. Quel type de relation d'interdépendance et quel retard ou avance permettra d'accomplir le travail dans la bonne séquence et dans le délai le plus court possible? Relation de début à début entre «Poser la moquette» et «Peindre les murs» avec une avance de trois jours. Relation de début à fin entre «Poser la moquette» et «Peindre les murs» avec un retard de trois jours. Relation de début à début entre «Poser la moquette» et «Peindre les murs» avec un retard de trois jours. La tâche «Choisir les photos» doit être terminée au moins une semaine avant la fin de la tâche «Présentation». Quel type d'interdépendance et quel retard ou avance permettra d'accomplir le travail dans le délai le plus court possible? Relation de fin à fin entre «Choisir les photos» et «Présentation» avec une avance d'une semaine. Relation de début à fin entre «Choisir les photos» et «Présentation» avec une avance d'une semaine. Relation de fin à fin entre «Choisir les photos» et «Présentation» avec un retard d'une semaine. La tâche «Rédiger le manuel» prendra 15 jours et «Éditer le manuel» 12 jours. Quel type d'interdépendance et de retard ou d'avance permettra d'accomplir le travail en 18 jours? Affecter à la tâche d'édition une relation de début à début avec une avance de 6 jours. Affecter à la tâche d'édition une relation de début à début avec un retard de 6 jours. Affecter à la tâche d'édition une relation de fin à début avec une avance de 6 jours.