Procès verbal d Assemblée Association RS Team Du 11 novembre 2003 au 4 décembre 2003, les membres du comité et de l'association dénommée RS Team se sont réunis en assemblée virtuelle. Cette assemblée s est déroulée dans un forum de discussion crée spécialement pour l occasion et hébergé par le serveur dédié du RS Team. Après discussion et échange de vues ont été adopté un certain nombre de résolutions présentées ciaprès. Tout d abord, un rappel des faits marquants de 2003. 0/ Synthèse du bilan de l association pour l année 2003 L association RS Team comprend 71 membres à la date de cette assemblée. Il y a eu 3 démissions de membres au cours de l année 2003 (Toine, 1-11, Spiderman). Conformément aux engagements pris, il y a eu 3 sorties circuits exclusives en 2003 (Pouilly, Issoire et Val de Vienne) et une sortie commune avec un autre Club (Charade avec la JP Team). L association a développé ses partenariats afin d offrir encore plus de réductions auprès de différents fournisseurs : Oreca, Carascal, AGF ou encore, une ligne de vêtements au couleurs du RS Team. Du point de vue comptable, l association a dégagé un bénéfice de 3771 Euros depuis sa création (juin 2002). Le comité se félicite de cet excellent premier bilan et souhaite que le RS Team puisse continuer à prospérer en 2004. 1/ Déroulement de l assemblée et des votes Afin que les débats et les votes se déroulent au mieux. Voici ce que a été rappelé sur le forum «Assemblée». Comme vous l'aurez remarque, nous ne somme pas tous réunis dans la même pièce Aussi, nous allons utiliser un procède d'assemblée virtuelle, qui je pense, convient tout a fait a notre façon de "travailler" dans l'assoc depuis sa création. Pour rappel, je vous remets ici les articles de nos statuts qui concernent l'assemblée générale:
Art. 16 Assemblée ordinaire L Assemblée générale ordinaire se réunit durant le premier trimestre suivant la fin de l exercice. Elle délibère sur les objets suivants : a) Approbation de la gestion. b) Election des membres du Comité. c) Fixation de la finance d entrée et des cotisations annuelles. d) Approbation des comptes et du budget. e) Vote sur les propositions individuelles. Art. 17 Votes, Élections Les votes ont lieu à la majorité relative des membres présents. Les élections ont lieu à la majorité absolue des membres présents au premier tour et à la majorité relative des membres présents au second tour. Les votes et élections ont lieu au bulletin secret à la demande de cinq membres au moins. Art. 18 Ordre L assemblée générale élit tout d abord le Président, puis les autres membres du Comité, qui se répartissent les charges. Les taches que nous devons accomplir sont donc les suivantes: a) Approbation de la gestion. b) Election des membres du Comité. c) Fixation de la finance d entrée et des cotisations annuelles. d) Approbation des comptes et du budget. e) Vote sur les propositions individuelles. Pour cela, je vous demande de lire les comptes puis d'éventuellement faire vos commentaires dans le(s) thread(s) idoine(s). Nous procéderons a un vote (par sondage) pour l'approbation de ces comptes dans un deuxième temps. Pour les élections du président et des membres du comite, merci de vous déclarer candidat a un poste (président, secrétaire, trésorier, responsable sortie ou responsable partenaire) le plus tôt possible en envoyant un mail a assoc@rs-team.org. Nous procéderons aux votes par sondages. Pour les réponses aux diverses questions qui ont été posées a l'association, je vous demande de vous reportez aux sujets qui correspondent dans ce forum. Si des questions/propositions doivent donner lieu a des votes, nous nous chargerons de créer les sondages correspondants.
D'une manière générale, évitez de créer de nouveaux sujet, et essayez de rester a l'intérieur des sujets déjà crées. 2/ Gestion et Comptes 2003 Les comptes des l association telles que présentés dans le document «Bilan comptable de l'association pour 2003» (rsteamcomptes2003.pdf) ont été soumis à l approbation des membres. Plusieurs questions ont été posées, notre Trésorier y a répondu en apportant les explications suivantes : Concernant les tarifs par personne des sorties circuits, on constate que le paiement unitaire des membres donne des chiffres bizarres avec des centimes ; exemple pour Issoire où la moyenne payée par personne a été de 89,55 euros (rappel : le tarif membre était de 90 euros). L explication :Issoire 28 membres (1) Spiderman avait payé 70 euros pour Pouilly, n'étant pas venu, nous avons imputé ces 70 euros sur Issoire où il était là (sans voiture je crois, passager de 1-11), et la fameuse embrouille avec One-Eleven a fait que le solde de 20 euros ne nous a pas été réglé. Donc ce règlement fait baisser la moyenne des 90 euros. (2) 20 membres ont payé 90 euros. (3) pour les suisses, le virement a été de 637,60 euros pour 7 personnes, soit 91.09 euros par personne.cette moyenne de 28 personnes nous donne donc 89,55 euros. Autre question concernant les montants de la location des circuits, 2661,10 etc...je fais un chèque du montant de la facture. Une question sur les hôtesses : non elle n'ont pas été payées 139,50 euros chacune, elles nous ont coûté 139,50 chacune c'est différent. Elles ont été payés 76 euros chacune pour leur prestation, le reste correspond à leurs 2 nuits d'hôtels (57 euros et 70 euros), les repas ont été à leur charge. Concernant les bénéfices de l association, plusieurs suggestions ont été faites quant à leurs utilisations en 2004 : o achat de matériel pour le circuit (Alfano, gonfleur, clef, etc ) o amélioration du serveur Internet de l association o participation au restau lors de la Sortie Annuelle o location d un plateau lors des sorties circuit o baisse des tarifs des sorties 2004 o diminution des cotisations 2004 En fonction de la trésorerie restante après la réservation des circuits de la saison 2004 et du taux de ré adhésion des membres, le comité essaiera de suivre au mieux les recommandations des membres. Après ces discussions, les comptes 2003 ont été soumis à l approbation des membres. 50 membres ont participé au vote. 46 membres ont approuvé les comptes, 3 membres ne les ont pas approuvé et 1 membre a voté blanc. Les comptes 2003 sont donc considérés comme approuvés. 3/ Droit d entrée et cotisations pour 2004
Il n y a pas de changement concernant les montants des cotisations pour 2004. Le tarif du droit d entrée est fixé à 10 Euros. Le prix des cotisations est fixé à : o 10 Euros pour les membres passifs ; o 40 Euros pour les membres actifs ; o 20 Euros pour les membres actifs bénéficiant du statut étudiant. 4/ Membres du comité Personne ne s étant présenté au poste de Président de l association en dehors de Romain (Romain [RS2]), nous avons procédé à sa réélection par 53 voix pour sur 53 votes exprimés. Romain est donc reconduit dans ses fonctions de Président pour 2004! Les autres membres du comité pour 2004 sont les suivants : o Ludovic (Zatal), responsable Organisation o Patrick (Patrick RS1), responsable Partenaire o Cédric (Cédric GT217), Trésorier o Eric (Eric [RS2]), Secrétaire Ce comité a été élu par 50 voix pour sur 56 votes exprimés. 1 membre a voté contre, et 5 ont voté blanc. 5/ Organisation des sorties circuit pour 2004 Pour 2004, les membres du comité, avec le soutien des membres de l association, essaieront de proposer encore plus de sorties qu en 2003. Il a été demandé par le comité plus d implication de la part des membres dans la gestion de la sortie : commissaires de piste, aide au filtrage à l entrée des circuits, La liste provisoire pour 2004 des sorties RS Team est : Pouilly fin février Laquais mi-mars (avec JPTeam) Val de Vienne fin avril (un vendredi) Issoire début juin (Sortie Annuelle) Charade mi-juillet (avec JPTeam) Alès en octobre D autres sorties pourront être proposées, notamment des sorties «Pilotage sur Glace» ou encore des rallyes touristiques.
6/ Parrainage La question du parrainage a été abordé : devons nous le conserver, le modifier, le supprimer? Un sondage a été proposé aux membres, les résultats sont les suivants : Status Quo Parrainage + Approbation du comité Parrainage + Approbation majorité des membres Parrainage + Approbation du comité + membres Suppression 15 votes 7 votes 5 votes 5 votes 2 votes [34 votes au total] Le système actuel est conservé pour 2004. 7/ Questions diverses L assemblée s est poursuivie par quelques questions (exprimées par mail ou directement sur le forum). 1) Est il prévu de faire des sorties club autre que les sorties circuit? (Soirées/régions, rallyes touristiques, déplacements pour compétitions automobiles, musée, karting... Un projet de sortie touristique et jolies routes (en Suisse) au printemps prochain sur deux jours est en cours de finalisation. Nous devons aussi participer à un grand rassemblement de Renault Sport à Zolder en juin (en Belgique). 2) Est il prévu de faire un trombinoscope des membres / carte des membres / région? Pourquoi pas. A voir en cours d année si nous avons le temps et si une majorité de membre est intéressé. 3) Pourquoi ne pas faire une base avec les compétences des membres pour ceux qui veulent (mécano, juriste, informaticien...) pour créer une réelle communauté d'entraide? Hum... Le RS Team reste un lieu de détente, on cherche pas a faire une secte LOL!... Les gens qui ont envie de parler boulot le font, et ceux qui veulent s'entraider peuvent le faire sans l'aide de l'assoc... La réponse est plutôt donc non. 4) Est il prévu d'organiser un stage de pilotage encadré par des professionnels? Pour l'instant, rien n'est au programme. Toutefois, beaucoup de personnes semblent intéressées par ce genre de chose. Nous allons probablement essayer d'organiser ou d'aider à organiser une telle sortie en 2004.
5) Est il prévu une évolution du club pour englober toutes les Renault sport? Ben... on accepte déjà tout le monde Ce qu'il est prévu, c'est une évolution du site pour y parler de tous les autres modèles RS (Spider, V6, Megane). 6) Est il prévu de faire sponsoriser le club? (Renault, équipementier...) Rien de prévu dans ce sens. Peut-être éventuellement un partenariat ponctuel sur une manifestation, à voir. Nous voulons garder une complète indépendance. 7) Qui remplacera Zatal? Ben, Zatal théoriquement. Par contre, il serait bien que des membres se proposent pour faire l'accueil et l'encadrement lors des sorties circuit. Ceci afin que ce ne soit pas toujours les mêmes qui le fassent. 8) Qui arrive qu part de l'association? Pour les arrivées, c'est facile, il y a 71 inscrits a ce jour et nous avons déjà reçu quelques dossiers supplémentaires pour 2004 Pour les départs, a la date d'aujourd'hui, 1-11 (Michel), Spiderman, et Toine ont fait part de leur désir de quitter l'association. Nous ne connaissons pas aujourd'hui le taux de renouvellement des adhésions pour 2004... 9) Quel sont le budget et les bénéfices de l'association? Le coup de l'hébergement? Se reporter a l'excellent bilan préparé par Cédric. 10) quels sont les circuits envisagés pour 2004? Sortie annuelle? Pour l'instant: Pouilly fin février Laquais mi-mars (avec JPTeam) V2V fin avril (un vendredi) Issoire début juin (Sortie Annuelle) Charade mi-juillet (avec JPTeam) Ales en octobre 11) Quelles seront les évolutions au niveau de la boutique? Eurofac qui devrait arriver et d'autres choses. A voir avec Pat qui devrait être notre responsable "Partenaire" officiel en 2004. Si vous avez des demandes, c'est l'occasion 12) La communication par mail va t'elle s'intensifier? (C est bien) On va essayer (dixit Romain)
13) Quel est le rôle de notre parrain Ludovic Simon? Nous aimerions bien qu'il soit moins occupé... Peut-être organiserons-nous un stage de pilotage encadré par ses soins pour la prochaine saison. 8/ Conclusion L assemblée se termine sur l intervention de divers participants qui rappellent le besoin d avoir une communication beaucoup plus fournie pendant la saison 2004, notamment en utilisant le mail en plus du forum Club. La création d une Newsletter faites par les membres a été proposé, ce qui est une excellente initiative! Rendezvous en janvier pour la première édition (merci F@b pour l initiative). Longue vie au RS Team! Paris, le 5 décembre 2003 Le Président Le Secrétaire