PROCES-VERBAL DES DÉLIBÉRATIONS DU COMITE DE GESTION DE L ASSOCIATION DU LYCEE FRANÇAIS DE DOHA DU 26 OCTOBRE 2010 L'an deux mil dix, Le vingt-six octobre à 18h30, Les membres du comité de gestion de l association de gestion du Lycée Français de Doha, association de droit français constituée conformément à la loi française du 1er juillet 1901 dont le siège est situé à Al Intisar Street, West Bay, P.O. Box 6110 et exerce ses activités dans les limites du territoire de l Etat du Qatar (l "Association") se sont réunis au siège social de l Association, sur convocation du Président du Comité de Gestion de l Association (le "Président") conformément à l article 45.1 des statuts de l Association. Sont présent ou représentés : Membres du comité de gestion ayant une voix délibérative : Fonction Nom ou représenté Président Olivier Vermeulen Trésorier Frank Beicken Trésorier adjoint Christophe Michel Secrétaire Samy Benkermi Secrétaire adjoint Christophe Chevrier Pouvoir donné au Président Guillaume Deteix Ludovic Macé Christine Poole Marie Renard Représentant du personnel Stéphane Perpoil Membres du comité de gestion ayant une voix consultative : Fonction Nom ou représenté Proviseur Hafid Hadnani Représentant de l Ambassade de France Hocine Chalabi Page 1 / 7
Personnes conviées par le Président du Comité de Gestion : Fonction Nom ou représenté Personnel Helena Brocherie Le Président déclare que le comité de gestion est valablement constitué et qu il peut valablement délibérer. Le Président rappelle l ordre du jour de la réunion : Questions d ordre général Budget - Approbation du compte-rendu du dernier comité de gestion (28 Septembre 2010) ; Commissions - Point sur le budget 2010 - ation des principales hypothèses retenues pour l établissement du budget 2011 - Pénalités pour paiement en retard des frais de scolarité - Approbation de la création des différentes commissions - Rapport des différentes commissions (en fonction de l état d avancement de leurs travaux respectifs) Travaux /immobilier - Point sur la question du bail - Point sur les travaux Recrutement / Pédagogique - Recrutement remplaçante pour Madame Fremont - Création d une association de parents d élèves / conseil Lycéen - Point sur les questions pédagogiques ayant une incidence financière - Question de la création d une filière littéraire Activités Périscolaire - Point sur les activités périscolaires Questions Diverses - Compte rendu réunion sur les bourses AEFE Les membres du comité de gestion déclarent avoir pris connaissance des documents suivants : Les statuts actuels de l association ; et Page 2 / 7
Tableau récapitulatif du budget pour l exercice 2010. Les membres du comité de gestion ayant une voie délibérative ont pris les décisions suivantes conformément aux stipulations des statuts de l Association, notamment de l article 45.6 de l Association. 1. QUESTIONS D ORDRE GENERAL Conformément à l article 45.8 des Statuts, Le compte-rendu de la précédente réunion du comité de gestion qui s est tenue le 28 Septembre 2010 est présenté au comité de gestion pour approbation. Un compte-rendu pour publication sur le site de l association est également présenté au comité de gestion pour approbation. 2. BUDGET 2.1 Point sur le budget 2010 Le Président et le Trésorier exposent qu en raison d un nombre d élèves moins important qu initialement prévu (1070 au lieu de 1198), le montant des frais de scolarité perçu est inférieur à ce qui a été budgété. Il y a toutefois eu moins de charges que prévues donc l établissement devrait terminer son exercice en équilibre. Les réserves de l établissement devraient en conséquence ne pas être touchées. Cette résolution n est pas soumise au vote du Comité de Gestion. 2.2 Budget pour l exercice 2011 Après en avoir discuté, les membres du Comité de Gestion demandant à Monsieur le Proviseur de préparer avec l aide de Madame Jouard 3 propositions de budget sur les hypothèses suivantes : Prévision basse même nombre d élèves, soit 1070 Prévision réservée avec 1120 élèves Prévision haute 1198 élèves Une réunion du comité de gestion dédiée à l étude du budget sera organisée ces prochaines semaines. Des scenarii seront présentés pour vote. 2.3 Pénalités pour paiement en retard des frais de scolarité : Le système de pénalités de retard actuel n est pas assez dissuasif. Beaucoup de parents préfèrent payer les pénalités de 1% par semaine en payant leur dus en retard. Ont été soumis au vote les propositions suivantes : Page 3 / 7
Tout retard de paiement entraine une pénalité de 10% sur le montant à payer. Toutefois cette mesure sera appliquée avec discernement en fonction des cas qui pourraient survenir. Tout cheque impayé faute de provisions sera soumis à une pénalité de 3%. Toutefois cette mesure sera appliquée avec discernement en fonction des cas qui pourraient survenir. En cas de non-paiement des frais de scolarité, un premier courrier de rappel sera envoyé par le Lycée 15 jours après la date limite de paiement des frais de scolarité informant le (ou les) parents de leur obligation de payer les frais de scolarité désormais majorés des pénalités de retard sous peine d exclusion de leur(s) enfant(s). Si le paiement n est pas reçu par l établissement 15 jours après l envoi de ce premier courrier, un second courrier sera envoyé par le Lycée les informant que leur(s) enfant(s) seront exclus en cas de non-paiement des frais de scolarité (majoré de la pénalité de retard) dans un délai de 15 jours à compter de la date dudit courrier. L application des pénalités sera sujette à des recours par les parents concernes auprès du comité de gestion. Cette résolution est adoptée par à l unanimité des membres présents ou représentés une voix en abstention. 3. COMMISSIONS Le Président rappellent qu il a été décidé par le Comité de Gestion de créer un certain nombre de commissions conformément aux statuts de l association. Les membres du Comité de Gestion souhaitant participer à ces commissions l ayant indiqué par email, la création des commissions figurant ci-après est soumise à l approbation du Comité de Gestion : Commission Membres Sujets urgents à traiter Sécurité, Diététique, Santé, Christophe Chevrier / Cantine Hygiène Ludovic Mace Gestion des entrées / Sortie Gestion du personnel (revue Marie Renard / Stéphane Question des bourses contrats, différents Perpoil Comparatif lycées français GCC statuts, ) Travaux / Plan Quinquenal Guillaume Deteix / Ludovic Mace Finalisation bâtiment G Travaux loge gardien Tarifs Marie Renard / Christophe Michel Rapport sur les différentes options possibles. Fonctionnement comité de Christophe Michel Assurance gestion / révision statuts / Modification des statuts pour la Assurance prochaine AG? Si un changement dans la composition des différentes commissions constituées par le comité de gestion devrait survenir, ceci ne sera pas soumis au vote. Toutes les commissions devront présenter leurs rapports au comité de gestion sur une base régulière. Page 4 / 7
4. TRAVAUX /IMMOBILIER 4.1 Point sur le bâtiment G Monsieur Guillaume Déteix rappelle au Comité de Gestion l état d avancement des travaux pour le bâtiment G : La réception définitive des travaux n a pas encore eu lieu. Il reste deux réserves principales : La mise en route des pompes incendie ; et La remise au lycée du dossier technique et administratif (manuels + garantie). Concernant les escaliers de secours du bâtiment G, Monsieur le Proviseur informe le Comité de Gestion que contrairement à ce qui a été annonce lors des précédentes réunions du Comité de Gestion, cet escalier semble ne plus être cause de critiques de la part de l administration du primaire. La position définitive par rapport à ce problème sera soumise ultérieurement par Monsieur le Proviseur au Président. La protection au-dessus de la fontaine au bâtiment G semble ne plus être nécessaire. Monsieur le Proviseur reviendra avec plus d information pour le Président. Des travaux de réajustement des clims du bâtiment G sont à l étude. Les devis collectes seront soumis au comité de gestion pour décision. Monsieur Deteix est chargé de revoir les contrats signés avec l entreprise puis de revenir vers le comité de gestion avec plus de détails. 4.2 Point sur la Cantine Les plans des travaux de rénovation de la cantine sont manquants pour le moment. La version papier a bien été remise au lycée, par contre la version électronique ne l a pas encore été. Cette résolution n est pas soumise au vote du Comité de Gestion. Supprimé : Vu que les travaux du bâtiment G ont duré 4 mois supplémentaires, l entreprise GDC qui était chargée du suivi des travaux souhaiterai facturer à l établissement 4 mois supplémentaires de services a raison de 40,000QAR/mois. 4.3 Loge du Gardien Des travaux au niveau de l entrée du lycée sont à l étude. L objectif est de déplacer la porte d entrée piétonne à droite du portail et le studio qu occupe Monsieur Krishnan sera refait en studio + loge gardien et Monsieur Krishnan sera loge dans un nouvel appartement qui sera construit cote parking. Ont été soumis au vote le concept que le lycée ai un seul gardien et un petit appartement sera construit sur le parking ainsi que le studio actuel sera réaménagé en loge + studio pour le gardien. 4.4 Travaux Divers Un rapport sur l état des lieu sera également soumis au comité de gestion par rapport aux climatisations des autres bâtiments. La discussion de la réfection/élargissement des vestiaires du gymnase a été repoussée à la prochaine réunion du comité de gestion Page 5 / 7
Concernant le bail du lycée, une réunion est prévue au ministère des affaires municipales le 2 Novembre prochain. 5. RECRUTEMENT / PEDAGOGIQUE Un recrutement est prévu en remplacement de Madame Fremont qui part en congé de maternité. Un processus accéléré sera suivi pour palier à cette situation. Une réunion avec parents d élèves est prévue le 3 novembre pour discuter de l aspect sécurité aux abords du lycée. 6. ACTIVITES PERISCOLAIRE Le Président rappelle que, conformément aux statuts de l association, le Comité de Gestion souhaiterait pouvoir s entretenir avec le FSE afin d avoir un compte-rendu sur le budget du FSE. Il est toutefois rappelé que le FSE est une entité indépendante et que le Comité de Gestion n entend pas s immiscer dans le fonctionnement du FSE. 7. QUESTIONS DIVERSES 7.1 Compte rendu réunion sur les bourses AEFE Le système actuel pour détermination de bénéficiaires de bourses fait qu un nombre important de parents d élèves bénéficiaires auparavant ne le sont plus. Une commission consultative va être établie pour défendre le personnel enseignant sur ce point précis. 7.2 Planning Les dates suivantes ont été retenues pour les prochaines réunions : 10 novembre - présentation au comité de gestions des scenarii chiffrés quant à l évolution des effectifs/budgets ; 30 novembre - réunion du comité de gestion ; et 12 décembre - assemblée générale de l'association des parents d élèves du lycée. Page 6 / 7
De tout ce que dessus, il a été dressé le présent procès-verbal qui a été signé par les membres du Comité de Gestion présents ou représentés de l Association. Supprimé : Monsieur Olivier Vermeulen Président Supprimé : Monsieur Guillaume Deteix Membre du comité de gestion Supprimé : Monsieur Frank Beicken Trésorier Supprimé : Monsieur Ludovic Macé Membre du comité de gestion Page 7 / 7 Supprimé : Monsieur Christophe Michel Trésorier adjoint Supprimé : Madame Christine Poole Membre du comité de gestion Supprimé : Monsieur Samy Benkermi Secrétaire... [3] Supprimé : Madame Marie Renard Membre du comité de gestion Supprimé : Monsieur Christophe Chevrier Secrétaire adjoint... [1]... [2]... [4]... [5] Supprimé : Monsieur Sébastien Pinède Représentant du personnel... [6]
Page 7: [1] Supprimé Samy Benkermi 28/11/2010 21:04:00 Monsieur Christophe Michel Trésorier adjoint Représenté par Olivier Vermeulen Page 7: [2] Supprimé Samy Benkermi 28/11/2010 21:04:00 Madame Christine Poole Membre du comité de gestion Page 7: [3] Supprimé Samy Benkermi 28/11/2010 21:04:00 Monsieur Samy Benkermi Secrétaire Page 7: [4] Supprimé Samy Benkermi 28/11/2010 21:04:00 Madame Marie Renard Membre du comité de gestion Page 7: [5] Supprimé Samy Benkermi 28/11/2010 21:04:00 Monsieur Christophe Chevrier Secrétaire adjoint Page 7: [6] Supprimé Samy Benkermi 28/11/2010 21:04:00 Monsieur Sébastien Pinède Représentant du personnel