Conditions de participation Suisse Public Version juin 2014 BERNEXPO AG Mingerstrasse 6 Postfach CH-3000 Bern 22 Tel. +41 31 340 11 11 Fax +41 31 340 11 10 http://www.bernexpo.ch, info@bernexpo.ch 1
1. Liste de contrôle (sous réserve de modifications) Envoi de l appel d offre début juillet 2014 à l exposant Délai d inscription pour les exposants 30 septembre 2014 à la BERNEXPO AG Envoi emplacements des stands, 1 er février 2015 à l exposant Mot de passe pour les commandes d installations techniques Envoi matériel publicitaire dés mi-février 2015 à l exposant Dernière modifications dans le 15 février 2015 à la BERNEXPO AG guide du salon (inscriptions des exposants) Envoi d information sur le pack fin février 2015 à l exposant communication visit.suissepublic.ch Clôture des inscriptions pour les 1 er mars 2015 à la BERNEXPO AG installations techniques Envoie de la facture d acompte 100% mars 2015 à l exposant Échéance de la facture pour selon réception à la BERNEXPO AG la location du stand Plan de montage des stands mi-mai 2015 à l exposant (Calendrier détaillé) Envoi des cartes d exposant et parking env. début juin 2015 à l exposant (après réception du paiement) Montage selon information montage Manifestation du 16 au 19 juin 2015 Démontage selon information démontage Facture finale fin juin 2015 à l exposant Échéance de la facture finale dans les 30 jours à la BERNEXPO AG 2
2. Heures d ouverture / Prix d entrée (sous réserve de modifications) Heures d ouverture de la manifestation: mardi à jeudi 16 au 18 juin 2015 de 9h00 à 17h00 vendredi 19 juin 2015 de 9h00 à 16h00 Pour les exposants: 1.5 heures avant et 1 heure après les heures officielles de la manifestation. Article Prix Unité Carte journalière Adultes CHF 25.00 forfait Adultes avec cartes d invitées CHF 15.00 forfait Adultes avec V-ticket ou abonnement libero CHF 15.00 forfait AVS / AI / étudiants / militaires en uniforme CHF 15.00 forfait Enfants jusqu à 16 ans (accompagné des adultes) gratuit forfait 3. Patronage Association des communes suisses Téléphone +41 31 380 70 00 Laupenstrasse 35 Internet www.chgemeinden.ch 3001 Bern Union des villes suisses Monbijoustrasse 8 Téléphone +41 31 356 32 32 3001 Bern Internet www.staedteverband.ch 4. Organisateur BERNEXPO AG Suisse Public Téléphone +41 31 340 11 11 Mingerstrasse 6 Fax +41 31 340 11 44 Postfach E-mail suissepublic@bernexpo.ch 3000 Bern 22 Internet www.suissepublic.ch 5. Domaine d application Les conditions de participations sont valables pour tous les participants de la foire Suisse Public et complète «les conditions de participation générales» de la BERNEXPO AG. Egalement à prendre en considération sont «les ordres d exploitations» de la BERNEXPO AG et les «informations technique par rapport aux halles». 6. Objectif du salon La mission de cette foire est d'informer les collectivités publiques (communes, cantons, fédération, industrie, etc.) sur l'offre de produits nécessaires à l'accomplissement de leur mission. 7. Les exposants acceptés Sont admises à titre d'exposants toutes les entreprises et toutes les personnes privées en lien avec ce secteur. Personne ne peut se prévaloir d'un quelconque droit d'admission. Les demandes d'admission peuvent être rejetées sans avoir à être motivées. 3
8. Co-exposants Seuls les co-exposants membres de la SIK peuvent réserver une place aux stands d exposition des membres de la SIK. Les sociétés de groupes font exception à la règle. Il en va de même des sociétés liées par l actionnariat. 9. Hauteur de construction Les constructions de stands de plus de 4 mètres doivent faire l objet d une autorisation écrite de la direction du salon. Des cloisons de séparation peuvent être placées entre les stands, mais en en aucun cas du côté des allées des visiteurs. Des exceptions peuvent être consenties par écrit par la direction du salon sur la base d une demande écrite et à condition que celles-ci n entravent pas la visibilité des autres stands. 10. Tarifs (Les prix indiqués s entendent hors TVA) Les services suivants sont ajoutés à la location d un stand dans chaque cas: Pack communication de base Elimination d ordures 10.1 Location dans les halles (Surface de location) 100201 Location dans les halles, stand en ligne (1 front) CHF 169.- m 2 100202 Location dans les halles, stand d angle (2 fronts) CHF 186.- m 2 100203 Location dans les halles, stand de tête (3 fronts) CHF 205.- m 2 100204 Location dans les halles, stand îlot (4 fronts) CHF 219.- m 2 100012 Locations dans les halles, deuxième et autre niveau CHF 83.- m 2 10.2 Packages salon all inclusive Détails selon feuille d information «Packages salon». Uniquement possibles pour les stands dans les halles. Forfait d exposant BUDGET No d art. Article 104104 Stand en ligne (1 front) CHF 5 500.- 12 m 2 104104 m2 supplémentaire, stand en ligne CHF 390.- m 2 104104 Stand d angle (2 fronts) CHF 5 700.- 12 m 2 104104 m2 supplémentaire, stand d angle CHF 405.- m 2 104104 Stand de tête (3 fronts) CHF 5 950.- 12 m 2 104104 m2 supplémentaire, stand de tête CHF 430.- m 2 104104 Stand îlot (4 fronts) CHF 6 100.- 12 m 2 104104 m2 supplémentaire, stand îlot CHF 440.- m 2 Forfait d exposant COMFORT No d art. Article 104204 Stand en ligne (1 front) CHF 6 400.- 12 m 2 104204 m2 supplémentaire, stand en ligne CHF 465.- m 2 104204 Stand d angle (2 fronts) CHF 6 600.- 12 m 2 104204 m2 supplémentaire, stand d angle CHF 480.- m 2 104204 Stand de tête (3 fronts) CHF 6 850.- 12 m 2 104204 m2 supplémentaire, stand de tête CHF 505.- m 2 104204 Stand îlot (4 fronts) CHF 7 000.- 12 m 2 104204 m2 supplémentaire, stand îlot CHF 515.- m 2 4
Forfait d exposant DELUXE No d art. Article 104304 Stand en ligne (1 front) CHF 8 300.- 12 m 2 104304 m2 supplémentaire, stand en ligne CHF 630.- m 2 104304 Stand d angle (2 fronts) CHF 8 500.- 12 m 2 104304 m2 supplémentaire, stand d angle CHF 645.- m 2 104304 Stand de tête (3 fronts) CHF 8 750.- 12 m 2 104304 m2 supplémentaire, stand de tête CHF 670.- m 2 104304 Stand îlot (4 fronts) CHF 8 900.- 12 m 2 104304 m2 supplémentaire, stand îlot CHF 680.- m 2 10.3 Location en plein air (Emplacement vide sur sol naturel, sans aucun aménagement). Les exposants en plein air devront veiller à ce que la construction et les aménagements des stands soient assez solides pour supporter le vent. Les exposants seront rendus responsables des dommages survenus pour cause de manque de solidité. 100030 Locations d un stand en plein air (1-4 fronts) CHF 111.- m 2 100032 Locations d un stand en plein air, deuxième et autre niveau de stand CHF 53.- m 2 10.4 Location minimale Pour la location de stand et surface da le montant minimal sera facturé dans tous les cas, également si le prix est inférieur par rapport au m 2. - Location minimale CHF 1 500.00 forfait 10.5 Supplément co-exposant Co-exposant selon les conditions de participations générales valables. 100060 Co-exposant CHF 1 000.00 forfait 10.6 Stand de nourriture Pour tous les stands de nourriture une redevance sur le chiffre d affaire de 17% est facturée. Le payement d une avance d au moins CHF 2'000.- est obligatoire. No d art. Article prix Unité 102010 Stand de nourriture, location minimale CHF 2 000.00 forfait 11. Désistement de l inscription Selon les conditions de participations générales valables. Si un co-exposant annule sa participation au salon, le supplément de co-exposant reste en tous les cas dû, de même que les frais supplémentaires. 100075 Taxe d annulation CHF 1 000.00 forfait 12. Billets d entrée 12.1 Bons pour l entrée réduite Nous mettons à votre disposition des bons donnant droit à une réduction de prix sur les entrées faites-en cadeau à vos clients, invités et autres personnes intéressées. En donnant le bon à la caisse, le visiteur reçoit une réduction de CHF 10.00 sur le billet d entrée journalier de CHF 25.00. Les bons d entrée ne sont valables que sur les billets d entrée à CHF 25.00 (adultes)! Il ne peut être déduit qu un seul bon d entrée par billet. Nous vous prions de mettre le tampon de votre entreprise sur tous les bons avant la distribution à vos clients. Les bons d entrée ne sont pas renvoyés après le salon. Commandez suffisamment de bons car. Par commande supplémentaire nous facturons les coûtes additionnelles pour la production. 150070 Bons pour l entrée réduite en papier gratuit pièce 150071 Bons pour l entrée réduite électronique gratuit Pièce Commandes supplémentaires, forfait de traitement/production 150041 CHF 300.- par commande 5
12.2 Cartes d exposant Chaque exposant reçoit une carte d'exposant par 5 m 2, 2 cartes au minimum, 15 au maximum, permettant une entrée illimitée à l'exposition. D autres cartes supplémentaires payantes peuvent être commandées par écrit, en quantité limitée. Les cartes seront envoyées après réception du paiement dans les deux semaines précédant le salon. Les cartes ne sont utilisables que pendant le salon. 150010 Cartes d exposant supplémentaires CHF 37.04 pièce 13. Matériel publicitaire Chaque exposant peut commander le nombre nécessaire d articles publicitaires gratuits à l aide du formulaire d inscription publicitaire. Toutes commandes supplémentaires doivent être faites par écrit. Nous vous prions de bien vouloir commander suffisamment de matériel publicitaire car après l échéance du délai d inscription un stock limité sera disponible. INFO Affiche A2 (42x60cm) gratuit pièce INFO Autocollants épistolaire (feuille de 10 pièces) gratuit feuille INFO Prospectus Suisse Public gratuit pièce 14. Pack communication de base L`envoie des documents d`information (nomenclature) sur le pack communication aura lieu environ fin février 2015. Liste des exposants La saisie de base obligatoire dans la liste des exposants est payante. 606014 Saisie de base dans le catalogue online CHF 500.00 forfait Liste des produits Les cinq premières inscriptions dans la liste des produits sont gratuites, à condition qu elles soient déjà sur la liste des produits. Chaque inscription supplémentaire et nouvelle inscription dans la liste des produits (par inscription supplémentaire) sera facturée. 606002 Liste des produits, inscription supplémentaire CHF 100.00 par inscription 606000 Liste des produits, nouvelle inscription CHF 100.00 par inscription 14.1 Marché interactif La participation au «marché interactif» du salon Suisse Public prend effet à compter de l'autorisation pour une période de deux ans. La participation s achève cependant au plus tard 8 semaines avant le début du salon Suisse Public 2015. Les exigences de compensation ou autres formulées à l attention de la BERNEXPO AG ne peuvent être satisfaites si le participant n exploite pas la période de deux ans, en particulier en cas d arrêt de la Suisse Public 2015. Les exposants ou les co-exposants peuvent actualiser toutes les données à tout moment durant cette période. Le pack de base comprend par ailleurs les prestations suivantes: Portrait de l entreprise en images Coordonnées de l entreprise Représentation en images et en textes de 5 offres de l exposant au maximum Mise en lien vers le site Internet de l entreprise 6
15. Parking des exposants Les cartes / vignettes de stationnement sont valables du 15 juin 2015, 07h00 au 19 juin 2015, 23h00. Les cartes / vignettes seront envoyées après réception du paiement dans les 2 semaines précédant le salon. Les places des parkings sont limitées. Par exposant un nombre limité de 6 places de parc au garage sous-terrain peut être commandé. Les places sont distribuées par le principe «first come first served» Les parkings des exposants sont situés aux différents endroits : Au garage à étages (Attention : hauteur d accès 2.10m max) avec accès directe dans la halle 3.0 Au plein air P1-3, directement devant l entrée B Au plein air P6, pas directement sur le terrain d exposition (environ 5-10 minutes à marcher à l entrée C) 106095 Parking des exposant dans le garage à étages, 5 jours CHF 160.00 pièce 106395 Parking des exposant en plein air P1-3, 5 jours CHF 140.00 pièce 106495 Parking des exposant en plein air P6, 5 jours CHF 100.00 pièce 16. Enlèvement et recyclage des ordures Les déchets doivent être jetés dans les poubelles mise à disposition. Le soir avant l ouverture les déchets peuvent être mis dans les couloirs. Il est interdit de nettoyer les banneau à couloire dans les lavabos des toilettes. Pour le recyclage de verres les containers sont également mis à disposition. La participation aux frais d enlèvement et de recyclage des ordures sera chargée à chaque participant par stand avec la facture finale comme suit: (nous réservons le droit d augmenter ce montant dans le cas d une quantité d ordures extraordinaires.) 554026 Elimination d ordures (jusqu'à une grandeur de stand de 50 m 2 ) CHF 31.00 forfait 554026 Elimination d ordures (stands d une dimension de 51 à 100 m 2 ) CHF 62.00 forfait 554026 Elimination d ordures (stands d une dimension de 101 à 300 m 2 ) CHF 109.00 forfait 554026 Elimination d ordures (à partir une grandeur de stand 301 m 2 ) CHF 164.00 forfait 17. Location d un réduit Chaque exposant peut louer un réduit pendant la foire, pour entreposer ces marchandises (tant que disponible). Le stockage d emballage vide dans les réduits n est pas permis. 105015 Location d un réduit, 5 jours CHF 45.00 m 2 18. Livraison de marchandises Durant la foire : Quotidiennement 1.5 heures avant le début de la foire. Les véhicules de livraison doivent quittés le site ½ heure avant le début de la foire. 19. Dispositions finales Les prix communiqués se comprennent (sauf contre-indication) sans TVA. Changement de prix sous réserve. Obligeance fait la version allemande au temps de l inscription. Berne, 19.06.2014 7