Travaux Services industriels Administration générale et finances Pour des achats publics équitables Réponse à la motion de Mme Florence Germond et consorts Préavis n 2010/ 52 Lausanne, le 20 octobre 2010 Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs, 1. Objet du préavis 1.1 Objet du préavis Ce rapport-préavis répond à la motion de Mme Florence Germond et consorts "Pour des achats publics équitables" déposée le 28 octobre 2008 et renvoyée à la Municipalité par le Conseil communal en sa séance du 9 décembre 2009 pour étude et rapport-préavis. Cette motion demande que la Municipalité s'engage à : régler contractuellement avec les entreprises, fournisseurs et prestataires de services, à respecter les dispositions des conventions de l'organisation internationale du travail (OIT). sensibiliser et à informer l'ensemble de l'administration publique, et en particulier les secteurs actifs dans les marchés publics, sur les possibilités existantes de faire des acquisitions qui soient durablement sociales, écologiques et économiques, et à informer la population sur les mesures décidées et mises en œuvre. favoriser les achats de produits issus du commerce équitable. intensifier le développement de réseaux avec d'autres collectivités publiques dans le cadre de la "Communauté d'intérêt écologie et marchés Suisse" (CIEM) ou au-delà par le biais du "Conseil international pour les initiatives écologiques locales" (ICLEI). 2. Conséquences sur le budget Ce rapport-préavis n'a aucune conséquence sur le budget.
2 Préavis n 2010/52 du 20.10.2010 3. Préambule 3.1 La notion de commerce équitable Le commerce équitable est une approche commerciale basée sur des principes permettant aux producteurs de vivre dignement de leur travail. Ceci se réalise à travers des relations de longue durée, des prix stables pour ne pas dépendre de l'arbitraire du marché, du préfinancement de la production pour éviter les usuriers, du respect de la justice sociale, de la protection de l environnement, de la transparence financière et du fonctionnement participatif et démocratique. Le commerce équitable est souvent identifié à travers des labels (Max Havelaar, Word Fair Trade Organization, etc.). Il convient aussi de relever qu au cours de la dernière décennie tout un cadre de référence universel susceptible guider le comportement des entreprises s est mis sur pied (Global Compact des Nations unies, principe directeurs de l OCDE pour les entreprises multinationales, Ethical Trading initiative, etc). 3.2 La notion de développement durable Sous le terme de "développement durable", on entend un concept de développement qui puisse répondre aux besoins du présent, sans compromettre la capacité des générations futures de répondre à leurs propres besoins. L'idée est que seul un développement tenant compte des aspects économiques, sociaux et environnementaux est susceptible de parvenir à relever ce défi. Ainsi, le commerce équitable constitue un aspect du développement durable. 3.3 Les marchés publics Les procédures d'achat d'une collectivité publique sont règlementée par le droit des marchés publics. Ainsi pour tout franc dépensé, la Ville de Lausanne est assujettie à cette réglementation. Le droit des marchés publics règle la procédure en vue du choix d un partenaire contractuel qui devra fournir à une collectivité publique une prestation de service ou de construction ou une fourniture. A titre de rappel, le droit des marchés publics permet l utilisation de la procédure de gré à gré jusqu à CHF 100'000 pour les fournitures, CHF 150'000 pour les prestations de service et le second œuvre et CHF 300'000 pour le gros œuvre 1. Dans le cadre des marchés se situant en dessous des seuils de gré à gré, les services communaux disposent d'une certaine latitude qui leur permet de choisir plus librement leurs partenaires commerciaux. Pour les marchés plus conséquents dont une procédure de mise en concurrence est prévue par le droit, la Ville de Lausanne s'est dotée d'un certain nombre de règles harmonisées qu'elle impose aux services communaux (cf. chapitre suivant "Etats des lieux"). Ainsi, la Municipalité dispose d'une vision d'ensemble plus claire de la gestion des marchés financièrement plus important et elle laisse plus de marge de manœuvre aux chefs de service pour les dépenses moins élevées. 1 Accord intercantonal sur les marchés publics (AIMP), du 25 novembre 1994/15 mars 2001)
Préavis n 2010/52 du 20.10.2010 3 4. Etats des lieux La Municipalité s'efforce constamment d'intégrer les critères de développement durable dans les marchés publics qu'elle passe avec le secteur privé. Le droit des marchés publics est un domaine vaste et complexe. Essentiellement, il se compose de trois types de marché : l'achat de fournitures, les prestations de services et les contrats de construction. Pour la Municipalité, il est essentiel, de faire évoluer ses pratiques de manière uniforme pour tous les trois types de marchés. Cette manière de faire permet d'appréhender la problématique de manière harmonieuse pour toutes les activités de la Ville. Pour répondre à la motion de M. Perrin "Pour une prise en compte des critères de développement durable dans l'attribution des marchés publics" 2 en 2007, la Municipalité s'était engagée à insérer au moins un critère de développement durable dans tous les appels d'offres d'une certaine importance. Pour intégrer cet engagement au niveau opérationnel, l'administration s'est dotée d'un outil simple et convivial qui accompagne les praticiens dans la conception des appels d'offres et dans l'intégration de critères équitables et durables, soit d'un point de vue écologique que de celui social. Pour mettre sur pied ce système, l'administration communale lausannoise s'est largement inspirée du Guide romand pour les marchés publics, édité par la Conférence romande des marchés publics, composée par des représentants des six administrations cantonales romandes. Cette manière de faire permet une bonne harmonisation des pratiques entre pouvoirs publics romands, notamment entre ce qui se fait à l'etat de Vaud et à la Ville. Cet outil, dénommé "Tableau des critères d'adjudication et leur évaluation", est destiné aux fonctionnaires responsables des appels d'offres; il leur offre une sélection de critères d'adjudication ainsi qu'une proposition de pondération. Dans le canevas standard, les critères de développement durable (social et écologique) sont systématiquement proposés. Cette marche à suivre est officiellement en vigueur depuis le 1 er janvier 2009 et est utilisée par tous les services adjudicateurs de la Ville. Elle est consultable sur les pages Internet www.lausanne.ch destinées aussi aux mandataires qui organisent pour la Ville des marchés publics 3. L'outil à disposition a permis de rendre visible les efforts qui se faisaient déjà au sein de l'administration lausannoise pour favoriser les aspects sociaux et écologiques du développement durable. Par exemple, en 2008, dans le cadre de la réponse au postulat de Mme Germond "Pour des achats publics durables d'ordinateurs" 4 la Municipalité s'était engagée a intégrer dans les appels d'offres pour le renouvellement du parc informatique, un questionnaire sur la responsabilité sociale. L'outil à disposition n'est toutefois pas un instrument de travail figé. Preuve en est que, depuis son entrée en vigueur, le "Tableau des critères d'adjudication et leur évaluation" a déjà fait l'objet de quelques mesures correctives. En 2009, suite à la motion déposée par M. Gaudard "Métamorphosons l'aide à l'apprentissage" 5, la pondération destinée à évaluer les efforts des entreprises pour la formation des apprentis a été revue à la hausse. Ce changement a été répertorié dans ce même outil. 2 BCC 2007-2008 ; Tome II ; page 297 3 Ville officielle, Marchés publics, Guide du mandataire 4 BCC 2008-2009 ; Tome II ; page 427 5 BCC 2009-2010 ; Tome I ; page 872
4 Préavis n 2010/52 du 20.10.2010 En 2010, un groupe de travail piloté par le centre de compétence des marchés publics a réfléchi à la modification de la méthode de notation du prix. En effet, l'administration communale s'était rendue compte qu'il était très difficile, pour les soumissionnaires déposant une offre sensiblement plus chère, de remporter le marché en mettant en avant les aspects qualitatifs de l'offre. Entérinés par la Municipalité, ces changements permettent désormais d'attribuer aux critères qualitatifs plus d'importance par rapport au critère du prix. La cellule des marchés publics de la Ville informe de manière régulière les services adjudicateurs sur les outils mis en œuvre. Ceci contribue premièrement à la correcte appropriation des instruments à disposition des praticiens et deuxièmement à une constante sensibilisation aux aspects qualitatifs des marchés publics (notamment, le développement durable, avec ses aspects sociaux et environnementaux). 5. Analyse des critères évoqués par les motionnaires Respect des conventions de l'organisation internationale du travail (OIT) Auprès de l'administration communale lausannoise, le service d'organisation et d'informatique a déjà eu l'occasion d'intégrer le critère d'évaluation relatif au respect des conventions OIT, dans le cadre de l'appel d'offres pour le renouvellement du parc informatique de la Ville lancé en 2009, par le biais du PAIR (Partenariat des Achats Informatiques Romand) qui regroupe la majorité des administrations publiques romandes. Les soumissionnaires avaient dû compléter un questionnaire de Responsabilité sociale afin de permettre à la Municipalité de prendre la mesure de l'éthique sociale régnant au sein des concurrents. Basé sur les Conventions fondamentales de l'oit et déjà appliqué par la Ville de Genève, ce questionnaire renseigne notamment sur : l'existence d'un code de bonne conduite sociale en ce qui concerne les employés de la chaîne de production et de celles des fournisseurs ; dans l'affirmative, le contenu du code et sa référence aux conventions fondamentales de l'organisation internationale du travail (OIT) ; la garantie de liberté d'association et de négociation collective ; l'interdiction du travail forcé ; l'interdiction du travail des enfants ; la non-discrimination ; la garantie d'un nombre limité d'heures hebdomadaires de travail ; la protection contre les dangers pour la santé et la sécurité sur le lieu de travail ; l'organisation de visites des sites de production par le constructeur, aux fins de vérification du respect du Code dans les usines ; la bonne diffusion du Code au sein des usines et sur Internet ; le compte-rendu, dans le rapport annuel du constructeur, des mesures prises pour mettre en œuvre son Code de bonne conduite sociale. La Municipalité s'engage à intégrer ce questionnaire dans tous les appels d'offres soumis au droit international.
Préavis n 2010/52 du 20.10.2010 5 Sensibilisation et information au sein de l'administration communale / information à population sur les mesures adoptées La cellule des marchés publics, rattachée au service d'architecture, a pour mission de conseiller et appuyer les services de la Ville lors de l'organisation d'appels d'offres. Ce centre de compétence fournit, à la demande des services, des formations ciblées à leurs besoins. Un concept de formation dans ce domaine à l'intention de tous les services de la Ville sera prochainement soumis à l'approbation de la Municipalité par la cellule des marchés publics. Ainsi, la Municipalité s'engage à veiller que les employés de l'administration soient correctement informés et sensibilisés aux aspects qualitatifs des appels d'offres, notamment le développement durable. La Municipalité s'engage à rendre connu sur Internet les conditions équitables et/ou durables auxquels elle conclut ses achats. Favoriser les produits du commerce équitable Dans le cadre des marchés d'achat de fournitures, la Municipalité a avalisé en mars 2009 la création d'une Commission d'achat Ville (CAV). Cette commission, pilotée par le service du magasin général des services industriels (Magesi), a pour objectif l'achat groupé de produits récurrents (mobiliers de bureau, équipements de protection individuel, produits d'entretien et de nettoyage, matériel d ateliers et de garages, etc.), utilisés par les différents services de l administration communale. Cette réorganisation des achats auprès de l'administration lausannoise permet au Magesi d'assumer le rôle de "Grossiste Ville". Ainsi, grâce à son stock central et au regroupement des besoins des services, les fournisseurs reçoivent des commandes groupées, donc moins fréquentes et par conséquent plus volumineuses, à ne livrer que sur un seul site, celui de Malley. Le Magesi se charge ensuite d'optimiser les livraisons aux quelques 200 emplacements actuellement recensés par un système de tournées régulières. Le nombre global de transports dans la Ville s en trouve ainsi considérablement réduit. L'approche du développement durable n'est donc pas seulement demandée à nos fournisseurs, mais est également appliquée aux processus de l'administration lausannoise. Les appels d'offres publics organisés par la Commission d'achat Ville (CAV) sont basés sur le canevas standard Ville décrit ci-dessus au chapitre 4 ; ils intègrent de manière systématique les critères de développement durable (volet écologique et social). La CAV est aussi sensible à favoriser, dans la mesure du possible, des produits du commerce équitable dans ses appels d offres. Lorsque des labels reconnus existent pour des produits, ils sont mentionnés dans les appels d'offres (C.f. "Guide des achats professionnels responsables / produits et prestations" ainsi que le site de la "Fondation Suisse pour la pratique environnementale, Pusch"). Par exemple, l appel d offres pour l achat de certains vêtements de travail intègre le label «Fairtrade».
6 Préavis n 2010/52 du 20.10.2010 Intensifier le développement de réseaux avec d'autres collectivités publiques dans le cadre de la "Commaunauté d'intérêt écologie et marchés Suisse" (CIEM) ou au-delà par le biais du "Conseil international pour les initiatives écologique locales " (ICLEI). Depuis 1999, la Ville de Lausanne est représentée au sein de la CIEM par le biais du service du Magesi. La CIEM a pour objectif l'encouragement de la prise en compte des composantes écologiques lors d achats. Elle informe et oriente tant les institutions publiques que les entreprises privées et les incite à jouer un rôle d exemple. De plus, elle met en œuvre les objectifs d Agenda 21 «Changer les modes de consommation». Ses principes fondamentaux sont: - l information à ses membres et vers l'extérieur ; - l élaboration de recommandations et de méthodes d'évaluation, c'est-à-dire de critères importants en matière d achats durables; - la coopération avec les producteurs, les fournisseurs et les institutions privées ; - la concentration du savoir-faire disponible et l exploitation des synergies. La participation de la Ville à la CIEM a permis de bénéficier d'avantages pour la pratique d une politique d'achats efficace axée sur le développement durable par les échanges d informations et d expériences avec d'autres administrations, par le suivi de l évolution de la législation ainsi que l'harmonisation des méthodes d'évaluation. L'ICLEI compte parmi ses membres suisses la ville de Genève, le canton de Bâle-Ville ainsi que la CIEM. Au vu de l'adhésion de la Ville de Lausanne à la CIEM, la Municipalité ne considère pas opportun d'adhérer aussi à ICLEI. En effet, la Ville de Lausanne est au courant des projets menés par l'iclei parle biais de son adhésion à la CIEM. 6. Conclusions Fondée sur ce qui précède, la Municipalité vous prie, Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs, de bien vouloir prendre la résolution suivante : Le Conseil communal de Lausanne, vu le préavis n 2010/52 de la Municipalité, du 20.10.2010 ; ouï le rapport de la Commission nommée pour examiner cette affaire; considérant que cet objet a été porté à l'ordre du jour, décide de : de prendre acte de la réponse favorable de la Municipalité à la motion de la Conseillère communale Florence Germond "Pour des achats publics équitables", soit - d'intégrer le questionnaire relatif au respect des Conventions fondamentales OIT dans tous les appels d'offres soumis au droit international. - de veiller que les employés de l'administration soient correctement informés et sensibilisés aux aspects qualitatifs des appels d'offres, notamment le développement durable. - d'informer la population sur les conditions équitables et/ou durables auxquels elle conclut ses achats. - de favoriser, dans la mesure du possible, les produits du commerce équitable.
Préavis n 2010/52 du 20.10.2010 7 - de ne pas adhérer à l'iclei, vu que la Ville de Lausanne est déjà membre de la CIEM. Au nom de la Municipalité : Le syndic : Daniel Brélaz Le secrétaire : Philippe Meystre