Ce document est spécifique au laboratoire de CytoGénétique secteur Hématologie ;TOUT échantillon est précieux ou irremplaçable - Il est adapté du document transversal au LBM du pôle Biologie qui prend en compte les reconnaissances de la SFBC. - En cas de refus de NC une Dérogation est possible : le Biologiste décide les conditions de dérogation (voir liste ci-dessous) - Toute NC Majeure conduit à FAM et/ou une action curative ou corrective par le Biologiste et/ou RAQ qui définit les actions curatives (voir liste ci-dessous) NON CONFORMITÉS TYPE EXTERNE (survenues en dehors du laboratoire) Catégorie Sous-catégorie Identité absente sur l échantillon Impact Acceptation Dérogation ou action menée Dérogation ou Si engagement du préleveur action ou menée prescripteur sur la validité de Identité absente sur le bon l échantillon et/ou vérification sur DxLab ou DPP 1 - Identité patient Identité discordante Bon / Échantillon avec Identité erronée TOUT échantillon est précieux ou irremplaçable Validation Identité incomplète Biologique notifier sur carnet de bord la NC (en rouge) 2 - Bon de demande d examen Bon absent Bon inadéquat Date absente Date discordante Bon / Échantillon Date incohérente Date et heure absentes Heure absente Heure discordante Bon / Échantillon Heure incohérente N Hospitalisation absent Préleveur absent ou illisible Prescripteur absent ou illisible UF absente selon le besoin. Synthèse des NC pré-analytiques du service en cas d absence ou illisibilité du préleveur et/ou prescripteur notifier «NC» sur carnet de bord (proche du code UF) 3 - Examens sur le bon Indications Examen illisible Examen non coché/ Absence d indication Bon rempli au crayon de papier en cas d absence ou illisibilité du de l indication pathologique notifier «NC» sur carnet de bord Validation Biologiste ou TLM et Vérification des indications sur DxLab / DPP ou renseignement pris auprès des internes ou prescripteur
4 Conditions d acheminement Délai non respecté : > à 1 jour et < à 5 jours Notifier la Non-conformité (NC) sur carnet de bord (entourer la date de réception en rouge) Délai non respecté : à 5 jours
NON CONFORMITÉS TYPE EXTERNE (survenues en dehors du laboratoire) Catégorie Sous catégorie Impact Acceptation Dérogation ou action menée Anticoagulant (EDTA) inadapté à l examen prescrit 5 - Échantillon AVANT traitement préanalytique Échantillon absent pour l examen Accepté ou recherché par le biologiste Échantillon coagulé Nature de l échantillon non indiquée ou erronée (moelle / sang) notifier sur carnet de bord la NC (préciser dans la colonne échantillon) Bon, pochette, et/ou étiquette souillés Accepté par le biologiste selon l état / en informer les préleveurs. 6 - Hygiène et sécurité dans LBM L DE041 (notifier par les secrétaires) Accepté par le biologiste selon l état Contenant détérioré ou non étanche FAIRE Fiche d Amélioration FAM (LBM A DE006) dans LBM L DE041 (notifier par les secrétaires) 7- Documents associés à la demande pour les établissements externes Formulaire de renseignement absent ou incomplet, si obtention des informations manquantes par Validation biologique avec DxLab et infos auprès du prescripteur et préleveur. FAIRE Fiche d Amélioration FAM en absence de formulaire dans LBM L DE041 : (notifier par les secrétaires)
NON CONFORMITÉS TYPE INTERNE (survenues au laboratoire) Catégories Sous catégories Impact Acceptation Dérogation ou action menée Pré-analytique Mauvais renseignement clinique / Temps de culture inadéquat Examen inadéquat FAIRE Fiche d Amélioration FAM ET notification sur compte rendu des résultats Incident technique : Réalisation impossible (ex tube cassé) NON Erreur d enregistrement avec Validation Erreur ou problèmes techniques (appareils, milieu, temps de culture ) Biologique, Si présence de mitose Analytique Inversion de tubes, de lames et de patients (XX / XY) Contamination du culot, etc Examens supplémentaires (ré étalement, standard-bandes R et FISH) Post-analytique Erreur d envoi par le biologiste Mauvaise destination d envoi des résultats Erreur sur le CR envoi d un nouveau résultat : * soit à la bonne adresse * soit avec «annule et remplace le CR du.» FAIRE Fiche d Amélioration FAM annuelle faisant la synthèse des NC (LBM A DE006)
Dérogations pour les NC Majeures Échantillon précieux Échantillon d un patient difficile à prélever Échantillon pédiatrique Obtention des informations manquantes Prélèvement à un moment stratégique Prise en charge de l examen possible Commentaires Moelle, tissus per -opératoire, ponction, biopsie Vérification sur DxLab ou DDP / Téléphoner à l interne ou prescripteur 1 seul prélèvement UNIQUE par patient Mise en culture : culture positive avec présence de mitoses possible et caryotype réalisable Actions curatives (actions immédiates) Vérification du diagnostic sur DPP / DxLab Appel au service clinique, laboratoire d hématologie, internes et cytologistes Validation du biologiste Modification du résultat (qui annule et remplace le précédent) Commentaires Noter les renseignements sur carnet de bord et parapher Notifier par le biologiste sur Compte Rendu des résultats